Práctica 2:

Sistema de Gestión
de Bases de Datos

Parte II: Diseño de Consultas en Access

Ofimática 2003/2004

Dpto. Lenguajes y Sistemas Informáticos

Práctica 2.2. Microsoft Access. Diseño de Consultas 2

Consultas en Microsoft Access

1. Crear una consulta

Vamos a ver dos formas de realizar consultas que nos permite Microsoft Access. Una es la creación de
consultas usando QBE, en la que se usan herramientas visuales, y la otra sería usando un lenguaje
estructurado de consulta de BD (en nuestro caso SQL). Los resultados de una consulta normalmente se
van a mostrar en una Hoja de Respuestas Dinámica (HRD).

Para crear una consulta pulsamos el botón Nuevo, teniendo seleccionado el separador consulta de la
ventana de base de datos. Nos aparece la ventana de Mostrar Tabla y aquí seleccionaremos las tablas (o
consultas) que vamos a usar para nuestra consulta. Una vez que tengamos las tablas en la parte superior
de la ventana de diseño de consultas, podemos empezar a agregar campos a nuestra consulta.

2. Agregar campos a la consulta

Simplemente arrastramos los campos que queramos agregar a la consulta y los colocamos en una celda de la
fila Campo que se encuentra en la rejilla QBE de la parte inferior de la ventana de presentación de diseño de
consultas. No tenemos por qué mostrar en la HRD todos los campos que hayamos usado para la consulta, en
la fila Mostrar marcaremos sólo los que queramos que aparezcan.

3. Diseñar consultas de selección

Las consultas de selección son el tipo más común de consulta. Obtienen los datos de una o más tablas o
consultas y muestran el resultado en la HRD, permitiendo actualizar los datos resultantes de la consulta en
determinados casos.

Los criterios que podemos usar para realizar las consultas son los siguientes:

 Seleccionar rangos de registros

Operadores: <, >, <>, <=, >=, Entre ... Y
 Usar caracteres comodín
Caracteres: * y ?
 Registros que no coinciden con un valor
Operador: Negado
 Especificar varios criterios
Operadores: Y , O
 Selección de registros que contienen valores
Para buscar campos sin valor usamos el operador Nulo.
Para buscar campos con valor usamos los operadores Negado Nulo
Para buscar cadenas de longitud 0 usar: “”

Recordar la siguiente regla cuando se especifiquen criterios para campos distintos usando estos
operadores: Si se están buscando registros que cumplan un criterio Y otro criterio distinto, incluir ambos
criterios en la misma línea. Si se están buscando registros que cumplan un criterio O bien otro criterio,
incluirlos en distintas líneas.

Campos calculados.

Cuando agregamos campos a una consulta no tenemos por qué limitarnos a los campos de la/s tabla/s
subyacente/s sino que podemos usar expresiones y dichos campos para crear nuevos campos.

Para crear un campo calculado especificaremos la expresión correspondiente en la celda Campo de la

cuadrícula, de acuerdo con la sintaxis NombreCampo : expresión.
Práctica 2.2. Microsoft Access. Diseño de Consultas 3

Para crear un campo calculado que muestre un valor total (suma, promedio, cuenta, etc.) debemos
seleccionar la opción Totales del menú Ver. De esta forma podremos seleccionar en la celda Total una de
las funciones agregadas que nos ofrece la lista desplegable, o bien definir un campo calculado mediante
combinación de funciones o mediante el uso de alguna otra, para lo cual seleccionamos la opción
Expresión. Para definir los grupos para los que queremos realizar los cálculos, debemos seleccionar la
opción Agrupar por en la celda Total. La opción Donde nos permite indicar qué campo utilizaremos para
especificar los criterios.

Selección de valores únicos.

Una consulta devuelve todos los registros que cumplen criterios especificados. Si queremos que se
muestren sólo los valores únicos tenemos que establecer esta propiedad para la consulta ( ValoresÚnicos
= Sí )

4. Crear consultas de múltiples tablas.

Agregaremos todas las tablas que necesitemos para las consultas asegurándonos de que estén combinadas
entre sí. Las combinaciones son vínculos entre un campo de una tabla (o consulta) y otro campo de otra tabla
(o consulta). Para crear combinaciones basta con arrastrar un campo de la primera tabla hasta el campo
correspondiente de la segunda tabla. Cuando añadimos dos tablas a una consulta, para las cuales ya se había
creado una relación, Access crea automáticamente una combinación entre ambas tablas.

Al crear una combinación entre dos tablas, Access la establecerá por defecto del tipo combinación interna: se
incluirán solamente las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales. Si nos interesa otro
tipo de combinación (por ejemplo: incluir todos los registros de una tabla y solo aquellos registros de la otra
tabla donde los campos combinados sean iguales), haremos click con el botón derecho del ratón sobre la la
línea de combinación que relaciona los campos de las dos tablas, mostrándose las propiedades de la
combinación.

5. Consultas de parámetros.

Si efectuamos siempre una consulta de selección pero cambian los criterios cada vez que la ejecutamos,
podemos ahorrarnos tiempo usando una consulta con parámetros. Para crear una consulta de parámetros
hacemos lo mismo que para una consulta de selección normal, con la diferencia de que en la celda Criterios
correspondiente a cada campo en el que se de utilizar un parámetro, vamos a introducir entre corchetes el
nombre de ese parámetro. Este sombre se utilizará a su vez como de petición de datos. Así, para el parámetro
[Introduzca la edad: ] se obtiene el mensaje: “Introduzca la edad:”. El tipo de parámetro de una consulta se
especifica en la opción Parámetros del menú Consulta.

6. Consultas de tabla de referencias cruzadas.

Se utilizan para agrupar valores calculados (como sumas, promedios, cuentas, máximos, etc.) con un
formato igual al de una hoja de cálculo.

Para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas seguimos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la opción correspondiente del menú Consulta.

2. Para el campo o campos que deseemos que aparezcan como filas, haremos click en la fila Tab
refs cruz y seleccionaremos la opción Encabezado de fila; para estos campos debemos mantener
la opción Agrupar por en la fila Total.
3. Para el campo cuyos valores deseemos que aparezcan como encabezados de columna
seleccionaremos Encabezado de columna; también debemos mantener la opción Agrupar por
para ese campo.
4. Para el campo cuyos valores deseemos establecer como resultado de la referencia cruzada entre
los encabezados de fila y los valores del encabezado de columna, seleccionaremos la opción
Práctica 2.2. Microsoft Access. Diseño de Consultas 4

Valor en la fila Tab refs cruz. Para este campo debemos especificar (en la fila Total) la función
agregada que deseemos (suma, promedio, etc.).
5. Podemos establecer criterios que acoten los registros antes de que se agrupen los valores de
encabezado de fila y se realice la referencia cruzada. Para ello agregaremos el campo por el que
deseamos restringir el resultado de la consulta y el la fila Total seleccionaremos la opción
Dónde.

7. Consultas de acción.

Las consultas de acción nos van a permitir realizar cambios sobre muchos registros en una sola operación.
No se podrán recuperar los registros que hayan sido actualizados o eliminados tras ejecutar una consulta
de acción: para ello será necesario hacer copias de seguridad de las tablas sobre las que va a actuar la
consulta.

Consultas de eliminación.

En el menú Consulta seleccionaremos la opción Consulta de eliminación. Arrastramos el asterisco (*)

desde la lista de campos de la tabla hasta la cuadrícula de diseño. Arrastramos el campo o campos para
los que queramos especificar el criterio de eliminación. Para tener una vista previa sin eliminar los
registros seleccionaremos la Vista Hoja de Datos. Para eliminar los registros ejecutaremos la consulta.

Consultas de creación.

Este tipo de consultas son útiles, por ejemplo, para hacer una copia de seguridad de los registros
eliminados o modificados por una consulta de acción. Para ello, en el menú Consulta seleccionamos la
opción correspondiente, tras lo cual aparecerá un cuadro de diálogo solicitando el nombre y la ubicación
de la tabla que vamos a crear o reemplazar. Debemos arrastrar hasta la cuadrícula de diseño los campos
que queremos que formen la nueva tabla (no utilizar el asterisco), y especificaremos los criterios. Para
mostrar el resultado sin crear la tabla, podemos seleccionar la Vista Hoja de Datos. Si la vista previa se
corresponde con el resultado deseado, ejecutaremos la consulta.

Consultas de datos anexados.

Permiten hacer copias de seguridad de los registros sin tener que crear una nueva tabla o sobreescribir la ya
existente. Otra utilidad es la recuperación de registros almacenados en una tabla de copia de seguridad. Para
crear una consulta de este tipo, seleccionaremos Consulta de datos anexados en el menú Consulta, e
indicaremos en el cuadro de diálogo, la tabla a la que deseamos anexar los registros. Después arrastraremos
los campos que queramos anexar. Si ambas tablas tienen los mismos campos, utilizaremos el asterisco. Si los
campos de ambas tablas no tienen los mismos nombres, debemos escribir los nombres de los campos de la
tabla destino en la celda Anexar.

Consultas de actualización.

Permiten realizar actualizaciones de un grupo de registros en una sola operación. Seleccionaremos la opción
correspondiente en el menú Consulta y arrastraremos los campos que queramos actualizar, o para los cuales
necesitemos especificar criterios. Para los campos que deseemos actualizar, introduciremos en la celda
Actualizar a el nuevo valor o la expresión que lo va a calcular.

7. Consultas usando SQL.

Podemos usar SQL para crear las mismas consultas que hemos hecho con anterioridad usando QBE. Además,
podemos incluso modificar desde SQL dichas consultas.

Además, hay consultas que sólo vamos a poder hacer en SQL como por ejemplo las Consultas de Unión
(JOIN). Una consulta de unión incluye dos o más instrucciones SELECT del SQL. Cada instrucción SELECT
es necesaria para devolver el mismo número de campos y en el mismo orden.
Práctica 2.2. Microsoft Access. Diseño de Consultas 5

Para crear una consulta de este tipo se crea una nueva consulta y en el menú Consulta se elige Específica de
SQL -> Unión.

Práctica
Realizar las siguientes consultas sobre nuestra base de datos:

1. Consultas para introducir nuevas empresas, afiliados y recibos (estas tres consultas se asociarán
posteriormente a formularios).
2. Consulta de los afiliados que trabajan en una determinada empresa.
3. ¿Qué empresas tenemos dentro de una determinada actividad?
4. Dado un determinado afiliado, ¿cuántos recibos impagados tenemos de él y cuál es su importe total?
5. Seleccionar todos los afiliados cuyo apellido comience por F.
6. Buscar afiliados que trabajen en una determinada empresa o que tengan recibos pendientes.
7. Hacer las consultas 2 y 3 paramétricas.
8. Hacer una consulta de tabla de referencias cruzadas para mostrar, por cada provincia, el número de
empresas que hay de cada actividad.
9. Hacer una consulta de tabla de referencias cruzadas para mostrar, por cada actividad, el número de
afiliados que hay en cada provincia con fecha de alta del último año.
10. Hacer una consulta de actualización para subir en un 10% el importe de los recibos pendientes de los
afiliados a empresas del sector transporte.