CASO 2. COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA1.
1. ANALIZAR LA COMUNICACIÓN INTERNA DE TRANS-ISLAS S.L. Y
PROBLEMAS QUE SURGEN EN ELLA. DEL ANÁLISIS DEL CASO EN
TRANS-ISLAS S.L.
Según el caso planteado, se puede concluir que en la empresa Trans-Islas no
cuentan con un plan de comunicación interna bien definido en base a la estrategia
de la compañía, ya que existe una rivalidad entre el presidente del comité de la
empresa y el director general, provocando un desacuerdo inminente, dando lugar,
por consecuencia, a que el personal no llegue a identificarse con la estrategia de la
organización y que los equipos no sean productivos para alcanzar con éxito los
objetivos estratégicos de la empresa.
Como se puede observar, las acciones llevadas a cabo tanto por el presidente como
por el director general no se ejecutaron de la mejor forma. En el caso del director
general, este debió informar a los puestos ejecutivos sobre las decisiones tomadas
en la reunión sobre la reorganización con el fin de obtener su visto bueno para poder
ejecutarlas.
Por otra parte, el presidente del comité, debió reunir al director general para discutir
su descuerdo y plantearle su punto de vista para que juntos analizaran las ventajas
y desventajas del plan de reorganización y así evitar confrontaciones y mal
entendidos. Este desencuentro entre ambos cargos no solo queda en las rencillas
entre estos dos, sino que se extrapola a la plantilla de la empresa, creando un clima
de desconfianza y rivalidad entre los trabajadores.
Los problemas que estas situaciones traen además de los ya descritos, son la
formulación de rumores, ambiente de trabajo tenso, mala productividad y empeoran
en gran medida la comunicación interna. Por estas razones es de necesario que los
directivos se pongan de acuerdo y lleguen a un punto en común para que quede
clara la forma en la que se realizará y se comunicará en adelante sobre todos los
aspectos referentes a la organización, ya que, de no hacerlo, los resultados
esperados no serán posibles de conseguir.
La compañía carece de valores corporativos que formen una moral y determinen un
actuar correcto entre los trabajadores y sobre todo entre las directivas de la
organización. Se evidencia un déficit en su comunicación horizontal, pues no se
evidencia una interacción positiva entre pares, sino que por el contrario toman
decisiones de manera arbitraria pasando unos por encima de otros, en una lucha de
poder que termina afectando a los demás colaboradores.
SHEILA RIPOLL OSPINO
ADMINISTRADORA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
Un primer pilar ausente en esta compañía es la claridad de la información que se
comunica. Desde el primer reporte presentado por la dirección en el cual no había
la suficiente información que permitiera dar el contexto requerido al comité de
empresa de evidencia esta carencia, debido a que no presentar argumentos,
objetivos ni el impacto de sus propuestas, genera subjetividad en la interpretación
de lo que quiere presentar, desencadenando los malentendidos presentes en el caso.
Adicionalmente, cuando se menciona que se comparte información a los
colaboradores explicado lo “políticamente conveniente” acerca de la reorganización,
se evidencia una comunicación deshonesta y poco transparente, en la que se oculta
información por cuidar los intereses de algunas personas.
Para concluir, se logra determinar que esta compañía tiene un tipo de comunicación
vertical descendiente, ya que todas las metodologías implementadas buscan
únicamente difundir información para que los colaboradores se den por enterados,
sin tener en cuenta sus opiniones y sin buscar una real comunicación en doble vía.
2. ESTUDIAR LAS ACCIONES LLEVADAS A CABO, DETERMINANDO SI SON
CONVENIENTES Y EFICACES
1. Comunicar al comité de empresa por medio de las dos personas más a llegadas
a la Dirección, la decisión de implantar la nueva estructura con fecha 1 de
octubre.
- Esta acción no fue conveniente, puesto que tanto el Directivo como el
presidente del comité debían reunirse a analizar tanto la nueva estructura,
como las preocupaciones del presidente del comité al no querer implantarlas
con la finalidad de tener una sola visión o una decisión consensuada, y a la vez
los dos dar una sola información al personal bajo un mismo criterio. El
desconocimiento es una de las razones por las que el presidente del comité no
quiere implementar los cambios, y es importante dar claridad de los objetivos
que se esperan alcanzar con las nuevas acciones y caminar conjuntamente a
una sola meta en bienestar a los colaboradores y a la organización.
2. Convocar al reducido grupo de ejecutivos de la empresa a una reunión de trabajo
un sábado, en una sesión de inmersión, en un parador cercano, y explicar a ese
grupo de seis personas Subdirector, Jefe de administración, Jefe de tráfico,
Director comercial, Jefe de personal y Director de programación) todo lo relativo
a la nueva estructura.
SHEILA RIPOLL OSPINO
ADMINISTRADORA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
- En este caso, la acción es adecuada y eficaz. Al comunicar al equipo las razones y
objetivos referentes a la nueva estructura, lo que proporcionará claridad de lo que
se quiere alcanzar y como dirigir a su equipo hacia estos nuevos cambios; es decir
realizar una comunicación de manera descendente para obtener resultados eficaces.
3. Escribir una carta a todo el personal.
- Es importante realizar una comunicación al personal, se debe informar de un nuevo
proyecto o cambios de la organización al personal para que conozcan el por qué y
los objetivos a alcanzar. Es una buena forma de hacer que nuestra platilla se
identifique con la organización y sepan en qué dirección rema la empresa.
4. Poner en el tablón de anuncios de la empresa un texto de 32 folios en el que
se recogía todo el plan de acción. Así, ningún trabajador podría aducir que
desconocía su contenido.
- No consideramos que esta medida sea adecuada, puesto que, además de ser
un texto muy extenso, no llamará la atención de los empleados. Además, en
dicho plan puede existir información sensible o confidencial que debería ser
manejada únicamente por los directivos y ejecutivos.
5. Cuando todo esto se puso en práctica y se cumplió, remitió otro escrito al
comité de empresa en el que simplemente le adjuntaba para su conocimiento
el plan completo (copia de lo que había expuesto en el tablón de anuncios
- El directivo debió reunirse a tratar el plan con el comité y ejecutivos para que
la puesta en marcha del plan resultara exitosa. Otra mala decisión fue publicar
dicho documento primero a los colaboradores y después entregarlo al comité,
puesto que, si el personal tenía dudas o inquietudes, responderían sin conocer
la información de antemano. Tanto, esta medida resulta ineficaz inadecuada.
6. Finalmente, llamó a un periodista especializado en temas económicos, con
quien almorzó, y le comunicó los cambias que se iban a llevar a cabo en
Trans-Islas, S.L. Le explicó largamente sus causas, el problema de la
competitividad y la oportunidad del cambio. Le explicó como así su empresa
sería más ágil y estaría más preparada para un mercado tan difícil y tan
agresivo. Al final le pidió, y consiguió, que su periódico económico y de tirada
nacional, publicara un artículo haciéndose eco del cambio y apoyando a la
Dirección por la decisión tomada
- En este caso se tomó una decisión a mi parecer acertada, ya que esto
reforzará a la empresa cara a ser más conocida, a definirse mejor dentro del
mercado, alcanzará cierto prestigio y es una decisión que puede tener buena
SHEILA RIPOLL OSPINO
ADMINISTRADORA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
acogida de los trabajadores. Además, esto puede crear cierta incertidumbre
dentro de la competencia, haciendo a la empresa más fuerte en el mercado.
SHEILA RIPOLL OSPINO
ADMINISTRADORA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES