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GACE Modulo 5
Documentos financieros/comerciales usados en Comercio Exterior. Otros documentos usuales en Comercio
Exterior
En este módulo abordaremos sobre los documentos financieros / comerciales usados en Comercio Internacional.
Primero hablaremos sobre la factura pro forma, luego sobre la factura comercial y finalmente sobre la lista de
empaque. Todos documentos vinculados tanto a la exportación como a la importación, por lo que es muy
importante conocerlos y aprender sobre ellos.
1. Factura proforma
Ahora comencemos con la FACTURA PROFORMA
La factura pro forma es el documento en que el exportador o proveedor indican al importador o comprador sobre
las condiciones de venta de su mercadería y condiciones generales de la operación. El exportador le informa
entre otras cosas: el precio que tendría que pagar y en qué condiciones se va a realizar la venta de la mercadería.
No es una factura de cobro, sino el compromiso escrito entre el proveedor y el comprador, de que en
determinadas condiciones se va a entregar la mercadería y le van a cobrar un precio especificado. Se indica,
además, si la mercadería será transportada por vía marítima, aérea o terrestre; si los embarques serán parciales o
totales; el plazo de entrega de la mercadería y la forma en la que ésta deberá ser pagada. Normalmente, esta
factura tiene un determinado plazo de validez en lo referente a las condiciones en ella establecidas.
Generalmente se utilizan hojas con membrete para confeccionarlas y se envía con las muestras, catálogos,
análisis, etc.
No debe cumplir con ningún tipo de formalidad establecida por la AFIP.
La descripción debe ser lo más clara posible.
Incluye valor de la operación, moneda, incoterm, lugar y forma de pago, plazo de entrega, etc.
Es sólo un documento informativo, un presupuesto.
Un ejemplo de confección puede ser el siguiente:
Nombre, dirección y teléfono del Exportador
Factura pro forma nro.
Datos del Importador
Fecha y lugar de emisión
Cantidad y descripción de la mercadería
Precio unitario
Precio total
Condiciones de entrega, plazo y forma de pago,
incluyendo el incoterm
Plazo de validez
Firma del exportador
En la actualidad, los importadores deben presentar a su Banco la factura pro forma para poder realizar una
transferencia bancaria en caso de ser una operación con condición de pago Prepago. Este es un requisito que
exige el BCRA para permitir la salida de divisas en caso de operaciones de importación con condición de pago
Prepago.
Factura Comercial
Continuemos con la FACTURA COMERCIAL
Es un documento privado expedido por el vendedor, el cual contiene toda la información relativa al contrato de
compra-venta internacional de mercaderías. La factura sirve como documento base para el retiro de la
mercadería en el país de destino.
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Es uno de los principales documentos elaborados por el exportador y es tomado como base para la elaboración
de la Carta de Crédito. En caso de tener la Factura Comercial, previamente definida, se puede obviar la
elaboración de la factura Pro forma.
Cada empresa puede tener su propio formato.
Forma de completarla:
1. Datos de la empresa. Puede incluir su logotipo.
2. Número de factura.
3. Lugar y fecha de expedición. Se considerará cumplido el requisito del lugar de expedición cuando en el
membrete figure como mínimo el país. En caso de constar sólo la ciudad o el estado, se podrá deducir el país en
forma indudable.
4. Destinatario de la mercadería (comprador). País y dirección.
5. Puerto de carga.
6. Moneda.
7. Destino.
8. Forma de pago y entrega. Con indicación del lugar donde el vendedor se obliga a entregar la mercadería y
cualquier otra circunstancia que incida en el precio pagado o por pagarse, o bien señalándose, en forma
indudable, la cláusula INCOTERM.
9. Condiciones de venta.
10. Marca y número de los bultos.
11. País de origen de la mercadería.
12. Contrato. Condiciones (se vincula al campo 8).
13. Peso bruto
14. Peso neto.
15. Total de bultos.
16. Cantidad de mercadería.
17. Unidad de medida facturada.
18. Descripción de la mercadería. Cuando la factura se realice con códigos, se deberán aportar catálogos con la
decodificación.
19. Precio y moneda unitarios.
20. Precio y moneda total en números.
21. Precio total en letras.
22. Transporte.
23. Firma e identificación de la empresa.
Datos para tener en cuenta en la confección
- Idioma: Español o uno de uso frecuente internacionalmente. Cuando se utilice otro idioma, se podrá exigir la
traducción oficial legalizada.
- Origen: No será obligatorio tener el certificado de origen de la mercadería.
- Debe contener la leyenda “factura original” o su equivalente en otros idiomas. De no contener esta
identificación, deberá contener caracteres o indicaciones indudables en los que se verifique su originalidad.
- Documento no garantizable ante su falta.
- Se puede presentar una factura original por fax con las mismas características que la factura comercial original,
la cual debe ser firmada por el importador y esta firma refrendada por la del despachante de aduanas.
Es importante también tener en cuenta las siguientes sugerencias, para cada uno de los aspectos enunciados:
- Una información incompleta en Fecha puede traducirse en demoras innecesarias. Si no se indica, o se indica
incorrectamente, la dirección de entrega, ésta puede verse demorada.
- Si no indica el Número de Pedido en la referencia de compra del cliente, el pago se demora con frecuencia
- Si no se indica la Forma de Pago, previamente acordada, pueden surgir demoras.
- Si no se indica claramente la Cantidad de Mercaderías comprendidas en la factura, puede resultar difícil para los
funcionarios de aduanas o para el cliente inspeccionar las mercaderías.
- Si la Descripción de las Mercaderías no es completa, puede resultar difícil inspeccionar las distintas partidas.
- Si no se indica el Precio Unitario y la Moneda Utilizada en la factura, pueden surgir malentendidos que se
traduzcan en gastos para el exportador.
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- Si no se indican los Precios de las Distintas Partidas Comprendidas en la factura, esta puede ser difícil de
comprobar.
- Si no se indica la Referencia Arancelaria u otra información solicitada por el cliente, pueden producirse demoras
y gastos.
- Si no se Firman todos los Ejemplares de las facturas, pueden no ser aceptados por las autoridades aduaneras del
puerto de importación.
LISTA DE EMPAQUE (PACKING LIST).
Y ahora terminamos esta clase aprendiendo sobre la LISTA DE EMPAQUE (PACKING LIST).
La Lista de Empaque guarda estrecha relación con la factura y normalmente la acompaña en todo momento. Es
un documento que proporciona datos sobre la forma de embalaje de las mercancías, el contenido de los
diferentes envases, y especifica los pesos y dimensiones de cada uno de los bultos de la expedición. Es un
documento que facilita a las autoridades de aduanas realizar su inspección, y al cliente, identificar el contenido de
la expedición.
Su finalidad es informar el contenido, peso bruto y neto de la mercadería a ser exportada, de acuerdo a como se
encuentra embalada.
La emite el exportador en hoja con membrete de la empresa, y los principales datos que figuran en ella son:
- Datos del exportador
- Datos del importador
- Marcas y números de los bultos
- Lugar y fecha de emisión
- Modo de embarque
- Cantidad de bultos y descripción de la mercadería
- Total de los pesos brutos y netos
- Tipo de embalaje
- Firma y sello del exportador
En este módulo pudimos aprender sobre los documentos financieros más usados en Comercio Exterior:
factura pro forma, factura comercial y lista de empaque.
Es muy importante que conozcan estos documentos y aprendan a "leerlos" ya que, tanto en importación
como en exportación los utilizarán.
Habitualmente, este documento no es muy exigido en las operaciones de comercio internacional, dependiendo
este factor de la naturaleza de las mercaderías.
Por lo general, se lo solicita en grandes embarques, o en aquellos donde existen variedad de tipos de mercadería.
Si el embarque contiene un solo tipo de mercadería, este documento puede ser obviado.
En nuestro próximo módulo veremos los documentos relacionados con el transporte de la mercadería y distintas
clases de Certificados de Origen. Analizaremos el aspecto teórico y práctico de los mismos.