Guía del Sistema SAC para Funcionarios
Guía del Sistema SAC para Funcionarios
SISTEMA DE ATENCIÓN AL
CIUDADANO
SAC V.2 2019
Qué es el SAC ? Canales de Atención
PLATAFORMAS DIGITALES
CORREO CERTIFICADO
Mineducación
Quién es el Funcionario ?
El funcionario es la persona encargada en una dependencia, de gestionar,
tramitar y finalmente responder oportunamente las PQRSD asignadas por
los operadores de la Secretaría de Educación.
Para que se cumpla con la calidad de respuesta, ésta debe tener en cuenta
ciertos requisitos, de lo contrario, se incurre en una vulneración del derecho
constitucional fundamental de petición.
• Oportunidad.
• Debe resolverse de fondo, clara, precisa y de
manera congruente con lo solicitado
• Ser puesta en conocimiento del peticionario.
Mineducación
• Ingresar al Sistema
• Revisar a diario el resumen de FUNCIONES Y
las PQRSD.
• Consultar sus requerimientos. RESPONSABILIDADES
• Responder a tiempo los
requerimientos asignados.
• Administrar la correspondencia
Interna.
Mineducación
INGRESAR AL SISTEMA
DIGITE NOMBRE DE
USUARIO.
INGRESAR.
Mineducación
RECORDAR CONTRASEÑA
RECORDAR CONTRASEÑA
Mineducación
TIPOS DE RADICACIONES
Cada Secretaría tendrá un radicado diferenciador, que estará conformado por las tres
primeras letras del nombre de la secretaría, seguido del tipo de documento y
consecutivo, así:
Módulos
Mineducación
INGRESO A LOS MÓDULOS
Inicio:
Se visualiza la barra de tareas y el semáforo de requerimientos.
Correspondencia:
Se visualiza los dos tipos de correspondencias que se manejan en la secretaría.
Administración:
Se visualiza las opciones de crear plantillas de respuesta, Reportes, editar perfil e imagen del
usuario.
Reportes:
Se visualiza las opciones de Reportes, planillas, Listado de Ejes Temáticos y organigrama.
Seguridad:
Se visualiza la opción para para realizar el cambio de contraseña.
Mineducación
MÓDULO INICIO
Mineducación
BARRA DE TAREAS
Mineducación
REQUERIMIENTOS
3. Ingrese información sobre el PQRSD
para una búsqueda rápida.
Ingresando a requerimientos, el funcionario puede visualizar la barra de estados al costado izquierdo (Con un clic, puede ingresar a
los estados y ver los requerimientos a su cargo), además, los requerimientos con sus respectivos estados.
Si quiere ver mayor información, puede dar clic en el consecutivo para verlo y/o tramitarlo.
Mineducación
ESTADOS DE LOS REQUERIMIENTOS
BARRA DE ESTADOS
Muestra el listado de los requerimientos asignados al funcionario, los cuales no se les ha dado respuesta y a la fecha ha vencido.
Muestra el listado de requerimientos asignados al funcionario, que se encuentran pendientes por dar responder y que aún no se
han vencidos, pero que dentro del mes en curso vencerán.
Muestra el listado de requerimientos que se encuentran próximos a vencer con un plazo no mayor a 5 días el mes en curso,
donde el funcionario tendrá que responder.
Muestra el listado de requerimientos que se finalizaron en el mes en curso por el funcionario y la fecha de finalización es menor o
igual a la fecha de vencimiento el PQRSD.
Muestra el listado de requerimientos que se finalizaron en el mes en curso por el funcionario y la fecha de finalización es mayor a
la fecha de vencimiento el PQRSD.
Mineducación
CREAR REQUERIMIENTO ANÓNIMO
Contenido del
requerimiento.
Documento
Número del adjunto.
PQRSD.
Documento Contenido de la
adjunto . solicitud.
Mineducación
CORRESPONDENCIA EXTERNA EE
CORRESPONDENCIA
Mineducación
CORRESPONDENCIA EXTERNA EE
Tipo de radicado
Mineducación
CORRESPONDENCIA EXTERNA EE
Mineducación
RADICACIÓN EE
Información del
Una vez se da guardar el formulario, el sistema ciudadano.
crea el radicado, el cual quedará en un estado
llamado por aprobar.
Código de barras de la
comunicación externa.
Información del
jefe que aprueba.
Mineducación
RADICACIÓN EE
Mineducación
Rotulo código de
RADICACIÓN EE barras.
Fecha de elaboración de la
correspondencia.
Quien aprueba.
Quien elabora.
Mineducación
CREAR CIUDADANO
3. Dar clic en
1. Ingresar por el GUARDAR.
módulo de radicar.
Si el ciudadano no está creado, el
funcionario tiene la opción de registrarlo,
o solicitarle al operador que realice esta
2. Ingresar la información actividad.
requerida para crear la
correspondencia EE.
Sí es un ciudadano al que se
Nuevo Ciudadano envía por primera vez una
correspondencia, dar clic aquí.
Mineducación
CREAR CIUDADANO
Seleccione el tipo de
persona, JURIDICA o
NATURAL.
Módulo.
Correspondencia
Mineducación
CORRESPONDENCIA INTERNA IE.
Ejemplo: para este caso se trabajó con la
Secretaría de Educación de Arauca.
Mineducación
CORRESPONDENCIA INTERNA IE.
Mineducación
RADICACIÓN IE Describir el asunto de la
correspondencia.
En contenido, se
debe hacer la solitud
de manera clara.
Despliegue el tratamiento y
seleccione uno de ellos.
Detalle de la solicitud.
Cuerpo de la
comunicación.
Quien aprueba.
Quien elabora.
CONTESTAR PQRSD Tipo de PQRSD
Documentos adjuntos al
requerimiento.
Se observa la información
pertinente al requerimiento, anexos,
adjuntos y novedades.
Seguimiento y trazabilidad
del requerimiento.
Mineducación
CONTESTAR PQRSD
Clic para tramitar y
responder.
Dar clic, para seleccionar la notificación en físico. Dar clic, para seleccionar la notificación vía WEB.
Mineducación
CONTESTAR PQRSD
La respuesta se enviará a la
dirección registrada por el
ciudadano en el SAC.
La respuesta se enviará a la
dirección Email registrada por
el ciudadano en el SAC.
Mineducación
Describa el asunto de la El funcionario puede generar n.
respuesta. plantillas de respuestas.
CONTESTAR PQRSD
6. Enviar a aprobación.
El funcionario podrá enviar la
respuesta a probación. respuesta
si lo requiere.
Mineducación
Consecutivo de creación.
CONTESTAR PQRSD
Elaboró.
Mineducación
CONTESTAR PQRSD
Respuesta devuelta
Mineducación
CONTESTAR PQRSD
Consecutivo de creación.
Mineducación
CONTESTAR PQRSD
Respuesta devuelta
Editar asunto.
Consecutivo
de respuesta.
Quien elabora.
Quien aprueba.
Mineducación
PLANTILLA DE RESPUESTA
Mineducación
PLANTILLA DE RESPUESTA
Escriba el contenido de la
plantilla.
Mineducación
PLANTILLA DE RESPUESTA
Dar clic, para exportar las
plantillas en los formatos
establecidos.
Dar clic, para editar la plantilla. Dar clic, para crear una nueva
plantilla.
Mineducación
MODULO DE ADMINISTRACIÓN.
Imagen de Perfil.
Mineducación
MODULO DE REPORTES
Mineducación
MODULO DE REPORTES.
Planilla de requerimientos
Mineducación
MODULO DE REPORTES. Seleccionando fecha de
creación.
Planilla de requerimientos Podemos hacer búsqueda
por en número de radicado.
Fecha de
vencimiento
Fecha de finalización
Mineducación
MODULO DE REPORTES.
Planilla de requerimientos El Funcionario podrá hacer un exportar en cualquiera de los formatos
dispuestos para éste fin (WORD; EXCEL; PDF; JPG, etc.).
Mineducación
MODULO DE REPORTES.
Planilla de respuestas enviadas
Si se envió notificación
físico.
Si se envió notificación
Email.
Búsqueda por
ciudadano.
Búsqueda (generar
reporte).
Mineducación
MODULO DE REPORTES.
Planilla de respuestas enviadas
Clic en el botón
Búsqueda.
Exportar en PDF –
Nos muestra los WORD y EXCEL.
requerimientos enviados al
ciudadano.
Mineducación
MODULO DE REPORTES.
Planilla de respuestas enviadas propias
En este reporte el Funcionario puede exportar y hacer seguimiento a las respuestas que genero desde su usuario.
Búsqueda por
fecha
Si se envió
notificación física
Si se envió
notificación Email
Búsqueda por
requerimientos de
algún ciudadano
Mineducación
MODULO DE REPORTES.
Planilla de respuestas enviadas propias
Mineducación
MODULO DE REPORTES. Búsqueda por ciudadano.
Reporte Correspondencia Externa
Búsqueda por No. de
En este reporte el funcionario puede exportar las Radicado.
Búsqueda por usuario de
comunicaciones enviadas por la Secretaría de Educación si creación.
el operador no pone ningún filtro y realiza la búsqueda
aparece toda la información de la entidad.
Contenido del
comunicado.
Mineducación
MODULO DE REPORTES.
Reporte Ejes Temáticos
En este reporte el funcionario puede exportar el listado de ejes temáticos nacionales creados por el Ministerio de Educación Nacional
Información de los
ejes temáticos.
Mineducación
MODULO DE REPORTES. Digitar usuario con el que
ingresa el funcionario.
Reporte Revisados/Aprobados.
Nos muestra la
información.
Mineducación
MODULO DE SEGURIDAD.
Módulo.
Seguridad
Mineducación
MODULO DE SEGURIDAD.
Cambiar contraseña.
Mineducación
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