GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE ORGANIZACIÓN

SIGOD-DGMR-GTMO

Febrero 2023
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APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

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La información contenida en este documento es propiedad exclusiva de Gobierno del Estado de Aguascalientes y no deberá
ser mostrada, reproducida o publicada sin previo permiso por escrito por parte del titular de la Dependencia o Entidad que
aprueba.

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CONTENIDO
Página

GENERALIDADES ......................................................................................................................... 3
I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 3
II. GLOSARIO ................................................................................................................................ 4
III. OBJETIVO ................................................................................................................................. 7
IV. POLÍTICAS ................................................................................................................................ 7
V. RECOMENDACIONES............................................................................................................... 8

ESTRUCTURA ............................................................................................................................. 10
VI. ESTRUCTURACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN (forma y contenido) ................... 10
DESCRIPCIÓN DE LOS COMPONENTES DEL MANUAL ................................................................. 11
1. Portada Principal, Contraportada y Formato ...................................................................................... 11
2. Aprobación del Documento ................................................................................................................... 13
3. Contenido ................................................................................................................................................. 15
4. Introducción ............................................................................................................................................. 16
5. Antecedentes........................................................................................................................................... 17
6. Marco Jurídico Administrativo ............................................................................................................... 17
7. Atribuciones ............................................................................................................................................. 19
8. Glosario .................................................................................................................................................... 20
9. Objetivo General ..................................................................................................................................... 21
10. Directrices .............................................................................................................................................. 22
[Link] Orgánica .............................................................................................................................. 24
12. Organigrama.......................................................................................................................................... 26
[Link] y Funciones por UA ............................................................................................................. 28
14. Control de Cambios al Documento .................................................................................................... 30
CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO ............................................................................... 31

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GENERALIDADES

I. INTRODUCCIÓN

Con base en los artículos 21 y 22 fracción XX de la Ley Orgánica de la Administración Pública

Estatal, los Titulares de las Dependencias, así como Directores de Organismos Desconcentrados
deberán expedir y mantener actualizados los Manuales de Organización, además de regir el actuar
de sus funciones a través de dicho instrumento administrativo.

La Dirección General de Innovación y Mejora Regulatoria (DGMR) adscrita a la Secretaría de

Innovación y Gobierno Digital (SIGOD) con fundamento en el artículo 14, fracciones XXVIII y XXIX
de su Reglamento Interior, sobre el establecer las políticas y lineamientos en materia de manuales
administrativos correspondientes a Manuales de Organización, Procedimientos y Servicios al
Público para las Dependencias y Entidades, pone a disposición la presente Guía Técnica, con la
finalidad de precisar los elementos, criterios e información necesaria para la elaboración y
actualización del Manual de Organización, permitiendo con ello la uniformidad y aplicación de las
mejores prácticas institucionales.

La presente Guía Técnica pretende servir de orientación y ayuda a los responsables de elaborar
este tipo de documentos, contiene la descripción de los apartados necesarios para su elaboración
y ejemplos de éstos, con la finalidad de que el lector tenga un mejor conocimiento y comprensión
del tema.

La DGMR a través de la Coordinación de Eficiencia Gubernamental (CEG), será la instancia para

ofrecer la asesoría técnica en esta materia, revisar permanentemente y, en su caso actualizará la
presente Guía Técnica; así mismo promoverá la actualización de los Manuales de Organización en
virtud de las mejoras realizadas y ante modificaciones al marco jurídico o a la estructura orgánica
vigente y validada por la SIGOD.

La presente Guía Técnica contiene los siguientes apartados; Glosario, que incluye términos
utilizados en el documento, los cuales tienen un significado específico; Políticas, que permite
conducir las actividades a realizar, las cuales tienen que respetar; Recomendaciones, donde se
plantean y se proponen elementos de forma para la realización del Manual de Organización, así
como la Estructura de dicho manual; donde se incluyen apartados específicos que debe contener
el documento.

Asimismo, y en cumplimiento al artículo 53 segundo párrafo de la Ley Orgánica de la

Administración Pública Estatal, el Manual de Organización deberá publicarse en el Periódico
Oficial del Estado de Aguascalientes, y difundirlos en el portal electrónico del Gobierno del Estado
para su consulta por parte de todas sus Unidades Administrativas y demás personal interesado,
sin que esto último afecte su validez jurídica.

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II. GLOSARIO

Actividad. Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma Unidad
Administrativa, como parte de una función asignada.

CEG. Coordinación de Eficiencia Gubernamental.

Atribución. Es el derecho de poder hacer cada una de las funciones, actividades o tareas
asignadas a las unidades administrativas, mediante un ordenamiento jurídico o administrativo.

Dependencia (s). Las unidades administrativas adscritas a la Administración Pública Centralizada

del Gobierno del Estado de Aguascalientes, señaladas en la Ley Orgánica de la Administración
Pública del Estado de Aguascalientes.

DGMR. Dirección General de Innovación y Mejora Regulatoria.

Disposiciones normativas. Políticas, lineamientos y manuales administrativos que emitan las

Dependencias y Entidades dentro de sus facultades, que norman su actividad interna,
particularmente las relativas al cumplimiento de sus objetivos y metas.

Enlace. Persona dentro de las Dependencias y Entidades que fungirá como contacto directo con la
CMA para facilitar el flujo de información, la ejecución y el seguimiento a los proyectos
establecidos.

Entidad (es). Las señaladas en la Ley para el Control de las Entidades Paraestatales del Estado
de Aguascalientes.

Estructura orgánica. Conjunto de puestos de mando medio y superior organizados por nivel
jerárquico y funciones e integrados en unidades administrativas que conforman a la Institución.

Función. Incorpora amplias agrupaciones de actividades afines, encaminadas a cumplir con los
fines y atribuciones que tiene encomendadas las unidades administrativas y áreas de la Institución.
Las funciones se definen a partir de las disposiciones jurídico administrativas.

Mando medio. Servidor/a público/a cuyas funciones son derivadas en forma indirecta de las
atribuciones contenidas en el ordenamiento jurídico correspondiente. Se caracterizan por la
determinación de objetivos sustantivos e intermedios y la toma de decisiones, la formulación de
políticas, programas y lineamientos que atienden a ámbitos de competencias operativas y
específicas, que coadyuvan a la consecución de los objetivos generales de la organización.

Mando superior. Servidor/a público/a cuyas funciones son derivadas en forma directa de las
atribuciones contenidas en el ordenamiento jurídico correspondiente. Se caracterizan por tomar

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decisiones, establecer políticas, elaborar directrices y determinar las líneas generales de acción en
forma directa y determinante con los objetivos institucionales.

Manuales Administrativos. Manual de organización y manual de procedimientos de las

Dependencias y Entidades.

Marco Jurídico Administrativo. Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos y acuerdos a los

que debe apegarse la Institución en el ejercicio de las funciones que tiene encomendadas.

Modernización. Proceso de cambio a través del cual las Dependencias y Entidades actualizan e
incorporan nuevas formas de organización, tecnologías, iniciativas y procedimientos, que les
permiten alcanzar sus objetivos de una manera más eficaz y eficiente.

Mejora Regulatoria. Política pública sistemática, participativa, permanente y transversal

consistente en la generación de regulaciones, trámites y servicios simplificados con base en la
transparencia y la consulta pública, orientada a obtener el mayor valor posible de los recursos
disponibles y del óptimo funcionamiento de las actividades comerciales, industriales, productivas,
de servicios y de desarrollo humano de la sociedad en su conjunto, con los menores costos
posibles, a fin de hacer eficientes, agilizar y economizar los procedimientos que requieran realizar
los solicitantes ante los sujetos obligado.

Organigrama. Representación gráfica de la estructura orgánica autorizada de una Institución, o

parte de ella, y de las relaciones que guardan entre si las unidades administrativas que la integran.

Organización. Ente social creado para el logro de determinados objetivos mediante el trabajo
humano y el uso de recursos materiales y financieros. Estos entes sociales tienen una estructura
orgánica y están orientados a ciertos objetivos; se caracterizan por una serie de relaciones entre
sus componentes: poder, división del trabajo, motivación, comunicaciones, entre otros.

Plaza. Posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por más de un servidor/a público/a
a la vez, que tiene una adscripción determinada y que debe respaldarse presupuestalmente.

Proemio. Encabezado o inicio que tiene todo documento normativo el cual hace referencia al
fundamento y/u ordenamiento jurídico que otorga la facultad para autorizar la creación o
actualización de un documento.

Puesto. Unidad de trabajo específica e impersonal que se caracteriza por un conjunto de

operaciones a realizar, aptitudes que poseer y responsabilidades que asumir. Cada puesto puede
contener una o más plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparación y
experiencia, por ejemplo director/a de área.

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Responsable Administrativo. Al Director, Coordinador, Jefe, Encargado o quien realice la función

administrativa de una Dependencia o Entidad.

Simplificación Administrativa. Conjunto de acciones encaminadas a analizar, identificar,

clasificar y realizar propuestas que mejoren los procedimientos administrativos, tanto en la
reducción de cargas para la ciudadanía, como en la agilización de los trámites internos propios de
la Administración Pública Estatal.

Unidad Administrativa (UA). Órgano que tiene atribuciones propias conferidas por su
Reglamento Interior, Estatuto Orgánico o Ley de Creación y que lo distingue de los demás en su
Dependencia o Entidad.

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III. OBJETIVO

Proporcionar a los Enlaces de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal,

la metodología y formato para la elaboración y/o actualización de su Manual de Organización, con
la finalidad de que su presentación, contenido y estructura, sea estandarizada en todas las
instituciones estatales.

IV. POLÍTICAS

1. Las Dependencias y Entidades deberán expedir y mantener actualizado su manual de

organización y someterlo a revisión para su liberación a la SIGOD anualmente; al inicio,
durante el primer trimestre del año y posteriormente, si es requerida una actualización se
llevará a cabo una segunda revisión bajo este mismo lineamiento.
2. El Titular de cada Dependencia o Entidad designará a su Área Administrativa como la
unidad responsable de elaborar el Manual de Organización. A su vez, esta área podrá
designar a una persona que funja como enlace de apoyo ante la SIGOD, si lo ve
conveniente, para recibir y proporcionar información referente a la elaboración y
actualización de su manual;
3. El responsable o enlace del Área Administrativa tendrá las siguientes responsabilidades:
a. Elaborar la versión preliminar de su Manual de Organización;
b. Revisar la redacción, ortografía y comprensión del contenido del documento
incluyendo la clara descripción de las actividades;
c. Enviar la versión preliminar de su manual, vía correo electrónico a la CEG;
d. Realizar las correcciones derivadas de la revisión por parte de la CEG;
e. Recabar la firma de integración del documento del Responsable Administrativo;
f. Someterlo a firma de validación los aspectos legales por parte del Titular del Área
Jurídica o área responsable asignada;
g. Recabar la firma de autorización del Titular de la Dependencia o Entidad;
h. Enviar a la SIGOD el documento para su firma de liberación y publicación; y
i. Difundir el documento para su utilización.

4. La CEG, será la responsable de coordinar a los enlaces para vigilar el apego de sus
documentos a los lineamientos que emita la propia SIGOD. Además, cumplirá con las
siguientes responsabilidades:
a. Recibir y revisar la documentación enviada por los enlaces;
b. Remitir vía correo electrónico al enlace, el comunicado de las observaciones que
considere pertinentes;
c. Brindar asesoría sobre las dudas que puedan surgir en la conformación de su
documentación;
d. Gestionar la liberación del manual;
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e. Reenviar la versión final del manual a la Dependencia o Entidad para su difusión

interna y aplicación; y
f. Respaldar los documentos electrónicos en formato pdf, incluyendo la hoja de
Aprobación del Documento que sustentan su validez.

5. Para la conformación del manual, cada Dependencia o Entidad, deberá incluir su

Estructura Orgánica y su Organigrama los cuales deberán estar previamente validados
por la Dirección General de Capital Humano (DGCH) de la SAE, de correspondencia con
su Reglamento Interior o Estatuto Orgánico y de conformidad con los requerimientos que
establezca la propia DGCH.

V. RECOMENDACIONES

Con la finalidad de elaborar o actualizar el Manual de Organización y obtener mejores resultados,

es importante que las UA consideren las siguientes recomendaciones:

1. Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las unidades de mando,
administrativamente se recomienda que no tengan más de seis áreas subordinadas;
2. Una unidad de mando justifica su razón de ser cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones del Reglamento Interior y por aquellas disposiciones
jurídico-administrativas conferidas a la UA en la cual está adscrita;
3. Es conveniente que los Manuales de Organización sean elaborados con la participación
de las áreas de mando o subordinadas que tienen la responsabilidad de realizar las
funciones;
4. La utilidad de los Manuales de Organización radica en la veracidad de la información que
contienen, por lo que es necesario mantenerlos permanentemente actualizados, a través
de revisiones periódicas;
5. Cuando se modifique una o varias de las disposiciones jurídicas o administrativas que
establecen las atribuciones de las UA, así como las que regulan su operación, estructura
autorizada y su funcionamiento, será necesario actualizar los manuales conforme a las
modificaciones que se juzguen necesarias; y
6. En lo que se refiere al Marco Jurídico Administrativo, deberá integrarse únicamente los
ordenamientos jurídicos o administrativos que impacten directamente a la UA para el
cumplimiento de sus atribuciones y facultades.
7. La siguiente tabla contiene ejemplos de los verbos que son empleados frecuentemente
para señalar las funciones que llevan a cabo en las diferentes UA de acuerdo con su nivel
jerárquico, cabe aclarar que no es limitativa y que se puede emplear de apoyo para la
elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización; son los siguientes:

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Coordinadores
Titulares / Generales / Coordinadores de Jefes de
Subsecretarios Directores Área Departamento
Generales
Administrar Asignar Presupuestar Actualizar
Asegurar Autorizar Prever Analizar
Aprobar Certificar Procesar Atender
Asesorar Colaborar Proporcionar Calificar
Autorizar Controlar Proveer Clasificar
Conducir Coordinar Proyectar Comprobar
Coordinar Dirigir Realizar Comunicar
Controlar Establecer Recibir Desarrollar
Convocar Evaluar Revisar Distribuir
Definir Fungir Representar Efectuar
Determinar Informar Resolver Elaborar
Dictaminar Investigar Revisar Entrevistar
Difundir Organizar Seleccionar Especificar
Dirigir Participar Sistematizar Estandarizar
Emitir Planear Solicitar Expedir
Establecer Programar Supervisar Informar
Evaluar Promover Tramitar Participar
Expedir Propiciar Turnar Programar
Fungir Proporcionar Validar Proponer
Informar Supervisar Verificar Proporcionar
Instaurar Validar Vigilar Realizar
Participar Verificar Vincular Registrar
Planear Vigilar Remitir Sistematizar
Presidir Vincular
Representar

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ESTRUCTURA

VI. ESTRUCTURACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN (forma y contenido)

Los Manuales de Organización deberán contener los siguientes aspectos:

1. Portada Principal, Contraportada y Formato

2. Aprobación del Documento

3. Contenido

4. Introducción

5. Antecedentes

6. Marco Jurídico Administrativo

7. Atribuciones

8. Glosario

9. Objetivo General (Objetivos Específicos)

10. Directrices (Misión, Visión y Objetivo Estratégicos)

11. Estructura Orgánica

12. Organigrama

13. Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa

14. Control de Cambios al Documento

Con el propósito de facilitar la elaboración e integración de los Manuales de Organización, a

continuación, se define cada uno de los apartados que los conforman:

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DESCRIPCIÓN DE LOS COMPONENTES DEL MANUAL

1. Portada Principal, Contraportada y Formato

Es importante señalar que los formatos que se mencionen en la Guía Técnica estarán
sujetos a las especificaciones del Manual de Políticas para la Elaboración de Documentos
que emite la misma SIGOD.

a. La Portada (Figura 1) deberá contener las siguientes características y orden:

a.1. Márgenes;
a.2. Logotipo con siglas y nombre de la Dependencia/Entidad en formato JPG (parte
superior central);
a.3. Tipo y nombre del documento normativo (parte central);
a.4. Código del documento (parte central); y
a.5. Vigencia (parte inferior central), mes y año, al día hábil en que fue liberado por la
SIGOD.

b. La Contraportada (Figura 2) deberá contener las siguientes características:

b.1. Eslogan institucional centrado; y
b.2. Sin encabezado ni pié de página.

Ejemplos:

Figura 1. Portada Principal Figura 2. Contraportada

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c. El formato (Figura 3) deberá comprender las siguientes características:

c.1. Logotipo de la Institución (parte superior izquierda del encabezado);

c.2. Nombre del documento (parte derecha del encabezado);
c.3. Codificación, versión, vigencia, responsable y página (parte del encabezado); y
c.4. Responsable del control del documento (parte inferior izquierda del pie de
página).

La codificación del manual es la secuencia de literales asignados consecutivamente

conforme a las siglas de la Dependencia/Entidad y la clasificación del tipo de documento; la
Versión es el número de ediciones consecutivas correspondiente del documento dentro de
la administración actual; la Vigencia es la correspondiente a la entrada en vigor de la
disposición normativa, relacionado al mes y año en que es liberado por la SIGOD; el
Responsable es la Unidad Administrativa que será encargada de la gestión de la
información y estructuración del manual; el Área responsable de controlar el documento
será la Unidad Administrativa o área responsable que lo tenga bajo su resguardo y la
Página es el número consecutivo de hojas utilizadas en el documento.

Ejemplo:

Figura 3. El formato

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2. Aprobación del Documento

El manual de organización deberá incluir lo siguiente:

a. ACUERDO [SIGOD /MO/N° FOLIO /AÑO DE VIGENCIA], CON LA [NOMBRE DE LA

DEPENDENCIA O ENTIDAD], POR EL QUE SE ESTABLECE EL PRESENTE
MANUAL, EN APEGO AL ARTÍCULO 40 FRACCIÓN I y II DE LA LEY ORGÁNICA
DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL”. (Figura 4).

El ACUERDO lo emite la Secretaría de Innovación y Gobierno Digital, por lo que las

siglas deberán ser SIGOD, y será quien proporcione el número de folio del mismo.

b. Proemio. El proemio hace referencia al fundamento u ordenamiento jurídico que otorga

la facultad para autorizar la creación o actualización del mismo, el cual deberá ser
estructurado bajo el siguiente esquema (Figura 4):

“Con fundamento en lo dispuesto por el artículo 22 Fracción XX, de la Ley Orgánica de

la Administración Pública Estatal, el que suscribe [Nombre del Titular de la
Dependencia o Entidad], en mi calidad de [Función], he tenido a bien expedir el
presente”:

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

c. Firmas de la aprobación del documento. Permite identificar los nombres, puestos y

firmas de los responsables de la integración, validación, autorización y liberación del
documento (Figura 4):

c.1. La integración del documento corresponde al Titular Administrativo;

c.2. La validación del documento corresponde al Titular del área Jurídica o servidor
público que este facultado para el efecto;
c.3. La autorización del documento corresponde al Titular de la Dependencia o
Entidad; y
c.4. La liberación del manual corresponde al Director General de Innovación y Mejora
Regulatoria de la SIGOD.

d. Notificación de Propiedad del Documento (Figura 4).

Todo documento que sea expedido por el Gobierno del Estado, de conformidad con las
presentes políticas, deberá contener una notificación de propiedad que respalde su
autenticidad.

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Ejemplo:

Figura 4. Aprobación del Documento

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3. Contenido
La página posterior a la hoja de Aprobación del Documento corresponderá al Contenido,
la cual deberá incluir los numerales y títulos de los apartados, así como el número de
página que le corresponde a dicha sección (Figura 5), bajo el siguiente orden:

Ejemplo:

Figura 5. Contenido

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4. Introducción
Este apartado es preestablecido por la SIGOD (Figura 6), considerando los siguientes
aspectos:
a. Indica que las funciones de la Dependencia o Entidad se encuentren alineadas al
cumplimiento de objetivos, metas y programas institucionales;
b. Las razones y propósitos que motivaron la elaboración del manual;
c. A quiénes está dirigido el manual y elementos importantes de su integración; y
d. Forma en que deberá utilizarse, actualizarse y publicarse.

Ejemplo:

Figura 6. Introducción

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5. Antecedentes

El siguiente apartado deberá considerar los siguientes aspectos:

a. Describa el origen o hechos pasados sobre la existencia de su Dependencia o Entidad

y su evolución hasta llegar a la organización actual;
b. Incluya además información sobre el ámbito de su competencia, considerando las
atribuciones, leyes, decretos y funciones principales que le confieren su existencia; y
c. Redacte de manera concisa, clara y comprensible, sin exceder de dos cuartillas.

6. Marco Jurídico Administrativo

En este apartado se presentarán los ordenamientos jurídicos y disposiciones normativas

vigentes que regulan la operación y funcionamiento de la Dependencia o Entidad,
especificando el medio y fecha de publicación oficial, seguido de la última fecha de
actualización en caso de tener reforma. Deberán presentarse de forma descendente de
conformidad con el catálogo legal correspondiente y por orden alfabético en cada uno de su
apartado. En caso de no contar con alguno de ellos definir como Ninguno. (Figura 7):

Catálogo y orden para enunciarlas:

a. LEYES (FEDERALES Y ESTATALES, E INTERNACIONALES cuando aplique)

b. ESTATUTOS
c. CÓDIGOS
d. REGLAMENTOS
e. DECRETOS
f. ACUERDOS
g. CONVENIOS
h. LINEAMIENTOS
i. MANUALES
j. OTRAS DISPOSICIONES.

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Ejemplo:

Figura 7. Marco Jurídico Administrativo

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7. Atribuciones

Son las concedidas a cada Dependencia o Entidad por la Ley Orgánica de la

Administración Pública Estatal, por la Ley para el Control de las Entidades Paraestatales
del Estado de Aguascalientes o por su Ley de Creación respectivamente, mismas que
deben referenciarse, indicando los artículos y fracciones aplicables (Figura 8).
El respaldo electrónico del documento podrá tener una liga electrónica directa a las
secciones aplicables de la Ley, con la finalidad de acceder a la información completa.

Ejemplo:

Figura 8. Atribuciones

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8. Glosario

Se incluirán definiciones de términos utilizados en el contenido del manual y que son de

uso en la Institución, los cuales tienen un significado específico (Figura 9).

Para redactarlo se deberá atender los criterios siguientes:

a. Definir con claridad y precisión los términos técnico-administrativos señalados en el
manual;
b. Incluir solamente los términos que se presten a confusión;
c. Ordenar los términos en forma alfabética;
d. No enumerar los conceptos;
e. Describir los conceptos sin incluir para ello el término que pretende definir; y
f. Se sugiere definir solo las siglas, acrónimos y homónimos necesarios, por ejemplo:
“SEFI”, “SEGGOB”, “Enlace” o “Unidad Administrativa”.

Ejemplo:

Figura 9. Glosario

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9. Objetivo General

Concepto preestablecido por la SIGOD, donde especifica la utilidad y fines que persigue el
documento (Figura 10):

Ejemplo:

Figura 10. Objetivo General

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10. Directrices

Este apartado corresponderá a las directrices que se han determinado por parte de la
Dependencia o Entidad para cumplir con el Plan de Desarrollo del Estado 2022 – 2027.
La redacción deberá ser clara y sencilla y en párrafos breves para cada una de las
siguientes Directrices:

a. Misión: Propósito o razón de ser de una organización y que pretende cumplir en su

entorno o sistema social en el que actúa;
b. Visión: Capacidad de la organización de ver los resultados que pretende alcanzar a
largo plazo. Establece el marco de referencia para formalizar la misión; y
c. Objetivos Estratégicos: Se determinan para cumplir con la misión de la
Dependencia o Entidad y los programas establecidos en el Plan de Desarrollo del
Estado. Éstos deben correlacionarse con cada una de las UA que conforman la
Estructura Orgánica de la Dependencia o Entidad (Figura 11).
NOTA: Las Directrices en el Manual deberán ser semejantes a las que se encuentren
en la página oficial de Gobierno correspondiente a su Dependencia o Entidad.

Ejemplo:

Figura11. Directrices

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d. Colaboración en el Plan de Desarrollo del Estado: Con la finalidad de dar una

visión de los objetivos que se han definido para cada Dependencia, se deberá
identificar el eje rector, el programa y su objetivo ya que servirán como guía para
lograr las metas a corto, mediano y largo plazo. (Figura 15).

Para su conformación se deben considerar las siguientes características:

d.1. Tabla con el título Colaboración en el Plan de Desarrollo del Estado;
d.2. Se empleará la tabla con tres columnas que contengan la información alineada
con el Plan de Desarrollo del Estado y referente a:
d.1. Eje;
d.2. Estrategia (componente); y
d.3. Meta (actividad);

Ejemplo:

Figura 15. Colaboración en el Plan de Desarrollo del Estado

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11. Estructura Orgánica

Esta sección se refiere a la descripción ordenada por nivel jerárquico de cada una de las
UA que conforman la Dependencia o Entidad (Figura 12).

Para su diseño se debe considerar las siguientes características:

a. Los nombres son referenciados por UA y no por puesto;

b. Se presenta de manera descendente, señalando en primer lugar al Titular de la
Dependencia o Entidad hasta el nivel jerárquico inferior de mando medio (Jefatura de
Departamento o Unidad Especializada);
c. Ser congruente con el Organigrama y la descripción de las UA donde se especifica el
objetivo y funciones, tanto en su nominación como en su nivel jerárquico;
d. Evitar el uso de abreviaturas en las denominaciones de las áreas que la conforman;
e. Se debe representar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las de
apoyo, tomando en cuenta todas aquellas áreas de mando medio o superior;
f. La Estructura Orgánica contemplará una nomenclatura en números arábigos,
asignando números progresivos para cada nivel jerárquico de cada UA;
g. En caso de que una UA tenga más de una plaza con el mismo nombre y misma
función debido a las cargas de trabajo, deberá referenciarse una sola vez, seguido
del número de plazas correspondiente entre paréntesis; y
h. Los puestos staff pueden ser referenciados en cualquier nivel jerárquico, excepto en
Unidad Especializada y se identificarán con una nomenclatura diferente (.0) a los
demás puestos de línea de la Estructura Orgánica.

Al final de la Estructura Orgánica deberá referenciarse la fuente de su validación (ejemplo:

número de oficio y fecha de entrega).

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Ejemplo:

Figura 12. Estructura Orgánica

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12. Organigrama

Es la representación gráfica de la Estructura Orgánica autorizada por la Institución y

validada por la Dirección General de Capital Humano de la SAE, corresponde a la
Dependencia o Entidad reflejar en forma esquemática la posición de las áreas que la
conforman, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad;
así como sus respectivas relaciones (Figura 13).

Para su diseño se deberá considerar lo siguiente:

a. Se utilizará la figura de rectángulo con dimensiones semejantes para enmarcar cada

área, con fondo blanco y conectores en color negro, colocando en la parte superior al
Titular de la Dependencia o Entidad hasta el nivel jerárquico de Jefatura de
Departamento o Unidad Especializada;
b. Para su diseño y facilidad se podrán apoyar con el sistema Visio o Power Point;
c. Las jerarquías iguales se colocarán al mismo nivel y de manera horizontal;
d. Representar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las de apoyo,
tomando en cuenta todas aquellas áreas de mando medio y superior;
e. Conectar todos los órganos dependientes del titular de la Dependencia/Entidad o UA,
por medio de una sola línea;
f. El tipo de organigrama utilizado es mixto con líneas conectoras verticales y
horizontales; y
g. Para las Dependencias o Entidades con gran número de áreas dependientes de una
UA o Dirección, se recomienda desagregar un Organigrama por UA para evitar la
saturación de uno solo, siguiendo el mismo orden de la Estructura Orgánica para su
acomodo.

Al final del organigrama deberá referenciarse la fuente de su validación con número de

oficio y fecha de validación.

Para mostrar el organigrama completo de la Dependencia o Entidad, deberá remitirse al

Organigrama oficial publicado en el portal web de Gobierno del Estado, en apartado de
transparencia, indicando la liga electrónica de acceso.

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Ejemplo:

Figura 13. Organigrama

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13. Objetivos y Funciones por UA

a. Objetivo

Es el propósito que se pretende alcanzar con el desarrollo de las funciones, se

deberá describir la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y los esfuerzos de
la UA, para el cumplimiento de una o varias actividades de la Institución que
correspondan por atribución.

El objetivo debe redactarse en forma breve y concisa; iniciará con verbo en infinitivo
(no siendo más de tres verbos juntos), sin importar el nivel jerárquico de cada área,
manifestando el fin que se pretende cumplir con la realización de las funciones, se
evitará el uso de gerundios y adjetivos calificativos. El objetivo de la UA debe estar
íntimamente relacionado con las atribuciones que tenga conferidas y su redacción se
estructura a partir de las siguientes cuestiones ¿Qué se hace? y ¿Para qué se hace?
(Figura 14).

b. Funciones

Constituyen el conjunto de actividades correspondientes a cada una de las áreas, que

les permitan cumplir con las atribuciones conferidas por su Reglamento Interior y a
través de las cuales se alcanzará el objetivo planteado.

Para la definición de las funciones deberá tomarse en consideración lo siguiente:

b.1. Incorporar al documento las funciones de todas y cada una de las áreas que
conforman la UA;
b.2. Se evitará duplicar las atribuciones que para cada UA se establezcan en el
Reglamento Interior;
b.3. Las funciones se presentarán en forma de listado de acuerdo al orden de
importancia, iniciando su descripción con un verbo en infinitivo;
b.4. Las funciones se agruparán por afinidad y siguiendo un orden lógico, primero
las sustantivas y después las de apoyo;
b.5. Se procurará que la descripción de cada función no exceda de tres renglones y
considere un orden lógico respecto al proceso administrativo de planear,
programar, ejecutar, controlar y evaluar;
b.6. De preferencia no utilizar más de dos verbos al inicio de cada función, en caso
contrario elaborar otra función;
b.7. Cotejar que a las funciones sustantivas les corresponda un procedimiento que
permita lograr los objetivos institucionales de cada área;
b.8. El número de funciones por UA dependerá de la naturaleza y responsabilidad
del área, sin embargo, es importante señalar el definir funciones y no describir
actividades específicas del puesto; y

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b.9. Sean revisadas por el titular de la UA.

Ejemplo:

Figura 14. Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa

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14. Control de Cambios al Documento

Para llevar el control de las actualizaciones del documento, deberá registrarse el historial
de cambios que sufra el mismo bajo las siguientes especificaciones (Figura 15):

a. Tabla con el título Control de Cambios al Documento al final del manual previo a la
hoja de contra-portada, conformada por:
a.1. N° de revisión;
a.2. Fecha de revisión; y
a.3. Descripción del cambio especificando lo sustantivo de la actualización.

Para le fecha de revisión sólo deberá considerarse mes y año.

NOTA: La primera revisión será a partir de la segunda versión del Manual, debido a que
la primera no se considera como una revisión al ser la emisión del documento.

Ejemplo:

Figura 15. Control de Cambios

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CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO

(De la guía técnica)

N° de Fecha de
Descripción del Cambio
Revisión Revisión

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