ACADEMIA JESÚS AYALA

MICROSOFT EXCEL 2016

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EXCEL 2016
HOJAS DE CÁLCULO - INTERFAZ GRÁFICA – LIBROS, HOJAS Y CELDAS
FÓRMULAS Y FUNCIONES – REFERENCIAS
FICHA INICIO
FICHA INSERTAR
FICHA DISPOSICIÓN DE PÁGINA
FICHA FÓRMULAS
FICHA DATOS
FICHA REVISAR
FUNCIONALIDAD EN LA APLICACIÓN

EXCEL 2016
HOJAS DE CÁLCULO
• Paquetes o suites Ofimáticas: • Inicio de MS Excel:
• MS Office
• En el menú Inicio, ejecutando [Link]
• OpenOffice (LibreOffice)
• Desde cualquier acceso directo
• Lotus SmartSuite ubicado en el escritorio (zona de
• Corel Office accesos directos o barra de tareas)
• Zoho Work Online • En el menú de Inicio, usando el acceso
• Google Docs contenido en la lista de aplicaciones
instaladas (Todos los programas/MS
• MS Excel es la hoja de cálculo de MS Office/MS Excel -W7- o, directamente,
Office, con capacidad de realizar Excel -W10-)
cálculos mediante fórmulas y funciones • Abriendo cualquier libro de Excel con
predefinidas, generar gráficos o un doble clic, o botón secundario en
gestionar bases de datos no abrir sobre el fichero
relacionadas

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EXCEL 2016
INTERFAZ GRÁFICA (I)
• BARRA DE TÍTULO
• Opciones:
• Menú de control o menú de • Maximizar: ocupa el máximo espacio disponible en el escritorio
sistema: para mostrar la aplicación
• En la barra de título de la • Minimizar: lleva la ventana de aplicación a la barra de Tareas,
ventana despejando el escritorio
• Menú contextual con: Maximizar, • Restaurar: devuelve la ventana a su posición anterior, tanto en
Minimizar, Restaurar, Cerrar, tamaño como en posición
Mover y Tamaño (SIN ICONO)
• Cerrar: cierra ventana de aplicación y, por supuesto, el
• Método abreviado: ALT + Barra documento activo (ALT+F4). Disponemos de CTRL+F4/R para
espaciadora cerrar el documento dejando abierta la aplicación
• Aparece si presionamos el botón • Mover: permite el movimiento de la ventana restaurada
secundario sobre la barra de
• Tamaño: permite modificar el tamaño de la ventana mediante
título o sobre la barra de menús
flechas de dirección del teclado
de la aplicación

EXCEL 2016
INTERFAZ GRÁFICA (II)
• BARRA DE TÍTULO
• Nombre del Libro – Nombre de la Aplicación:
• Barra de • Nombre por defecto: [Link], con la etiqueta [Modo de compatibilidad], se indica
herramientas de que la extensión es .XLS
Acceso Rápido: • Nombre de la aplicación: Excel
• En la barra de • Botones de control o de sistema:
Título
• Comandos más • Botón Mostrar/Ocultar: tiene tres opciones:
usados • Ocultar automáticamente la cinta de opciones
• Por defecto: • Mostrar pestañas (CONTROL + F1)
Guardar, Deshacer
y Rehacer • Mostrar pestañas y comandos
• Personalizable, • 4 botones: minimizar, maximizar, restaurar (minimizar tamaño en Excel 2016)
mediante y cerrar, aunque SOLAMENTE APARECEN 3 BOTONES, ya que maximizar y
desplegable o en
minimizar son EXCLUYENTES.
opción del menú
secundario • La posición de la ventana es la contraria al botón de control que aparece.

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EXCEL 2016
INTERFAZ GRÁFICA (III) • CINTAS DE OPCIONES
• FICHAS • Ofrecen la mayoría de los comandos que podemos ejecutar
• Contienen los comandos en cada pestaña o ficha
que aparecen en la • Cada ficha está dedicada a un tipo de comandos,
cinta de opciones (en separados en grupos
forma de menús en • La combinación de teclas CTRL + F1 muestra u oculta la
anteriores versiones) cinta de opciones
• Podemos accionar las
distintas fichas con ALT
o F10 y haciendo uso
de las KEY TIPS. Esc nos
hace abandonar esta
funcionalidad

EXCEL 2016
INTERFAZ GRÁFICA (IV)
• Fichas:
• Archivo: abre la vista BACKSPACE, con las opciones básicas de la aplicación, como guardar, abrir, imprimir, etc.
• Inicio: comandos básicos de fuente, párrafo, color, tamaño, …
• Insertar: elementos varios como imágenes, autoformas, gráficos, …
• Diseño de página: márgenes, tamaño, columnas, saltos, sangrías, …
• Fórmulas: funciones, funciones recientes, auditoría de fórmulas, …
• Datos: ordenar, filtros, funciones recientes, …
• Revisar: ortografía, sinónimos, idioma, …
• Vista: vistas, zoom, organizar, dividir, …
• PDF: para exportar a documento pdf
• Cuadro de información, iniciar sesión y compartir: recursos para ayuda, inicio autenticado y uso de OneDrive

• Destacar que: al insertar diferentes elementos en el libro, se mostrarán nuevas fichas bajo la
denominación de Herramientas de …, propias de algunos objetos previamente creados y
seleccionados

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INTERFAZ GRÁFICA (V)
• BARRA DE FÓRMULAS • BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
• Dividida en 3 partes: • Permiten movernos a través del libro
• Cuadro de nombres: nombre de la celda (REFERENCIA), cuando los datos ocupan más que el
nombre de un conjunto de celdas (RANGO) y el nombre tamaño de la ventana
de las últimas funciones usadas.
• Dos barras:
• Control de tamaño entre el cuadro de nombres y
botones y barra de fórmulas • Barra de desplazamiento horizontal: que
podemos modificar de tamaño para
• Botones de edición: se activan cuando estamos editando
ajustarla al número de etiquetas por hoja y
una celda. Contamos con los botones: INTRODUCIR
sin comando de división vertical
(equivalente al Enter), CANCELAR (equivalente a
escape) y el botón INSERTAR (para el asistente de • Barra de desplazamiento vertical: sin
funciones (MAYÚS + F3) comando de división horizontal

• Barra de fórmulas: donde se mostrarán las fórmulas

insertadas en cada una de las celdas, teniendo la
posibilidad de edición

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INTERFAZ GRÁFICA (VI)
• BARRA DE ESTADO • ÁREA DE TRABAJO
• Es la barra inferior de la ventana, • Dividida en filas y columnas, cuya intersecciones se denominan celdas,
que muestra: nombradas como REFERENCIAS
• Acción del usuario • Las columnas se numeran con el Título de columnas, desde la A, B, C, en
• Botones de presentación (nombre adelante
de vistas):
• VISTA NORMAL: vista por • Las filas se numeran con el Título de filas, desde el 1, 2, 3, en adelante
defecto de Excel 2016
• VISTA DISEÑO DE PÁGINA:
• El nombre o referencia se la celda se compone de letra de columna más
muestra el número de páginas número de fila
• VISTA PREVIA DE SALTO DE • El contenido “real” aparece en la barra de fórmulas, en la celda
PÁGINA: muestra las distintas
áreas de impresión y en como la aparece el contenido “categorizado”
hoja se divide en páginas para
la impresión • Etiquetas de las hojas son las pestañas inferiores que nombran a las
• El Zoom: acerca y aleja el hojas
documento al usuario. CTRL + • Rango es un conjunto de celdas contiguas, que pueden recibir un
Rueda del Ratón
nombre. Para seleccionar varios rangos usamos CTRL

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LIBROS, HOJAS Y CELDAS
• INTRODUCIR DATOS • MODIFICAR DATOS
• Nos situamos en la celda donde • Posicionándonos sobre ella y pulsando F2 o doble clic sobre la misma. La
vamos a introducir los datos y barra de estado cambia Listo por Modificar
los tecleamos
• FÓRMULAS Y FUNCIONES
• SI LA CELDA CONTIENE DATOS,
• Secuencia formada por CONSTANTES, REFERENCIAS, NOMBRES,
SE BORRARÁN LOS DATOS
FUNCIONES U OPERADORES
EXISTENTES Y APARECERÁN
LOS NUEVOS • Técnica básica para el análisis de datos
• Se confirman los datos con: • Se escribe en la barra de fórmulas o en la celda en cuestión y DEBE
• Intro: valida y pasa a la COMENZAR POR EL SIGNO “=“
inmediatamente inferior • OPERADORES
• Flechas de dirección: valida y • ARITMÉTICOS: para producir resultados numéricos (+,-,*,…)
pasa a la señalada • TEXTO: para concatenar celdas que contengan texto (&)
• Cuadro de aceptación o botón • RELACIONALES: para comparar valores (>,<,=,…)
introducir de la barra de • REFERENCIA: el valor de la celda señalada debe ser usado en la fórmula
fórmulas: valida y permanece • RANGO: DOS PUNTOS (:), para señalar un conjunto contiguo
en la celda • UNIÓN: PUNTO Y COMA (;), une los valores de dos o más celdas

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FÓRMULAS Y FUNCIONES (I)
• FÓRMULAS Y FUNCIONES • FÓRMULAS Y FUNCIONES
• PRIORIDAD DE OPERADORES • VALORES CONSTANTES: se introducen directamente en la
• Si tenemos varios operadores en celda y pueden ser:
una expresión, se evalúan según
• Números: 0..9 y los signos + - ( ) % E €. Pueden ser formateados
una tabla de prioridad, que
en Formato/Celdas. Si el número no cabe en la celda, se pasa a
puede ser modificada mediante
formato científico. Por defecto, aparecen alineados en la parte
paréntesis
inferior derecha de la celda
• En primer lugar, se evalúan los
• Fecha y hora: para la fecha, debemos usar “/” o el carácter “-”,
operadores aritméticos, después
entre los dígitos que corresponden al dato (fechas entre el año
los de comparación, y por último,
1900 y 9999). Si introducimos el año con dos dígitos, 00-29
los lógicos (NOT, AND, OR)
(2000) y 30-99 (1900). Para la hora, se usa el carácter “:”.
• Cuando dos o más operadores Aparecen alineados a la derecha de la celda
tienen la misma prioridad, se
• Texto: letras, números y otros caracteres especiales. Si no cabe
efectúan las operaciones de
en una celda, se “ocupan” las celdas a su derecha para
izquierda de derecha
visualizarlo, aunque se almacena solamente en la primera celda.
• Prioridad de Operadores en Excel Aparece alineado a la izquierda

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FÓRMULAS Y FUNCIONES (II)
• FÓRMULAS Y FUNCIONES
• Prioridad de Operadores en Excel

Operador Descripción
: (dos puntos) Operadores de referencia
(un solo espacio)
; (punto y coma)

– Negación (como en –1)

% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= Comparación
<>
<=
>=
<>

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FÓRMULAS Y FUNCIONES (III)
• FÓRMULAS Y FUNCIONES • FÓRMULAS Y FUNCIONES
• REFERENCIAS: son enlaces a • Referencia Absoluta: se identifican por el signo dólar ($)
delante de la fila y de la columna. Las referencias NO
otros lugares de la misma hoja cambian, si se copia la fórmula a otra celda, quedando fijas las
de cálculo o de cualquier otra referencias
previamente creada. Por • Referencia Mixta: combinación de ambas referencias, pudiendo
ejemplo: A1, B3, Hoja3!C7. hacer que las columnas sean relativas y las filas sean absolutas
Existen 3 tipos: o viceversa
• Referencia Relativa: las • Referencias a otras hojas o libros: debemos indicar el nombre
referencias cambian si se copia de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la
la fórmula en otra celda, es celda. Por ejemplo: Hoja2!A2. Para hacer referencia a otros
decir, se adapta al nuevo libros, debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el
entorno, manteniendo la misma resto, como lo acabamos de indicar. Por ejemplo:
distancia entre la celda donde [FUNCIONARIO]Hoja1!B7
está la fórmula y las celdas
referenciadas
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FÓRMULAS Y FUNCIONES (IV)
• FÓRMULAS Y • FÓRMULAS Y FUNCIONES
FUNCIONES • Nombre de función: indica la función que vamos a realizar. Para obtener una lista
• FUNCIONES: permiten de funciones disponibles, se ha de usar MAYÚS+F3 o Insertar/Función o “fx” en la
realizar complejos barra de fórmulas
cálculos, sin tener
• Argumentos: datos con los que vamos a operar. Pueden ser números, texto, valores
conocimientos profundos
lógicos (VERDADERO/FALSO), matrices, valores de error, referencias a celdas y
de un proceso
otras funciones
matemático
• Al escribir una función, aparece una sugerencia con información sobre su sintaxis y
• Las funciones comienzan
sus argumentos
por un signo “=“,
seguido por el nombre • El cuadro de diálogo de Insertar función nos permite visualizar información sobre
de la función, un la función que vamos a introducir
paréntesis de apertura, • FUNCIONES ANIDADAS son aquellas que son argumentos de otras funciones
los argumentos de la
función, separados por • Categorías de funciones: financieras, fecha y hora, matemáticas y trigonométricas,
punto y coma y un estadísticas, búsqueda y referencia, bases de datos, texto, lógicas e información
paréntesis de cierre

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EXCEL 2016
FÓRMULAS Y FUNCIONES (V)
• FÓRMULAS Y FUNCIONES • FÓRMULAS Y FUNCIONES
• RANGOS DE CELDAS: conjunto de
celdas contiguas de forma
rectangular, que puede
seleccionarse como un solo
elemento. Se nombra usando la
celda superior izquierda y la celda
inferior derecha, con el operador
“:” entre ambas referencias. Por
ejemplo: A1:B2
• Se define Rango Múltiple como un
conjunto de rangos, separados por
“;”, de una o varias hojas

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FÓRMULAS Y FUNCIONES (VI)
• FÓRMULAS Y FUNCIONES
• FÓRMULAS Y FUNCIONES
• Es fácil recordar un conjunto de celdas por
un nombre y no por números de referencia • ERRORES: se representan con una # al
comienzo de la expresión (#####
• Por esta razón, Excel permite ponerles
significa desbordamiento, indicando que no
NOMBRES A LAS CELDAS, para
es posible mostrar el contenido en la celda
identificarlas más fácilmente y usarlas en
seleccionada, debido al ancho de la
las funciones
misma)
• Para ello, podemos usar el menú Fórmulas
• Podemos encontrar varios tipos de errores:
/ Nombres definidos / Asignar nombre o
#¿NOMBRE?, #¡REF!, #¡DIV/0!, …
CTRL + F3
• Permitiremos así escribir expresiones tales
como =SUMA(AGU)

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EXCEL 2016
FICHA INICIO (I)
• Contiene los comandos necesarios para dar formato • GRUPO FUENTE: equivalente a la
a la hoja de cálculo (fila, columna o celda), además pestaña Fuente que podemos encontrar
del ancho, alto o el formato de los elementos en Ctrl + 1
escritos en las celdas, sangrías, bordes, formato • Formato de celdas Fuente: da formato a
moneda, … lo visualizado en el interior de la celda
• GRUPO PORTAPAPELES: edición básica de celdas o • Fuente: True Type o NO True Type (lo
rangos de celdas: más parecido posible)
• Cortar: CTRL + X • Estilo: Normal, negrita, cursiva y negrita
• Copiar: CTRL + C cursiva

• Pegar: CTRL + V • Subrayado: Simple (contenido), Doble,

Simple contabilidad (celda completa),
• Copiar formato: CTRL + MAYÚS + C
Doble contabilidad
• Pegar formato: CTRL + MAYÚS + V
• Color: aplicado al texto de la celda
• Office permite hasta 24 elementos en el • Fuente Normal: vuelve a los valores por
Portapapeles defecto de Excel

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EXCEL 2016
FICHA INICIO (II)
• Formato celda • GRUPO ALINEACIÓN: equivalente a las pestañas Alineación del cuadro de diálogo
Borde: tres bordes Formato Celdas
preestablecidos, • Formato celda Alineación: dos alineaciones dentro de la celda, horizontal y vertical
ninguno, contorno e
• Horizontal: por defecto, en general, que índica el lugar que va a ejecutar el dato, según su tipo
interior (más de una (NÚMEROS, A LA DERECHA; TEXTO, A LA IZQUIERDA; VALORES LÓGICOS, AL CENTRO)
celda, para este • Tres alineaciones permiten sangría
último) • Rellenar produce relleno en el ancho de la columna con el valor introducido
• Por defecto, estilo • Justificar hace que el contenido de la celda quepa dentro de ella
6 de 13 estilos de • Centrar en la selección centra el contenido de una celda
línea • Dos alineaciones no permiten orientación: rellenar y centrar
• Formato celda • Vertical: por defecto, en la parte inferior, sin importar el tipo de datos
Relleno: dos • Justificar, hace que todo el contenido quede dentro de la celda
comandos, • Control de texto: ajustar texto (todo el texto dentro de la celda, modificando su tamaño); reducir
sombreado de hasta ajustar (reduce el contenido de la celda hasta que quepa); COMBINAR CELDAS (une varias
celdas en una)
celda y trama
• De derecha a izquierda: permite establecer la dirección del texto dentro de la celda

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EXCEL 2016
FICHA INICIO (III)
• GRUPO NÚMERO: equivalente a la pestaña Número de Formato Número
• Formato celda Número: diferentes categorías:
• General: sin formato específico, los datos se almacenan tal y como se introducen
• Número: permite configurar 3 elementos:
• Número de decimales a la derecha de la coma (2 por defecto)
• El separador de miles (sin punto por defecto)
• El formato de números negativos (Negro Negativo con signo menos; Rojo Negativo con signo menos; Rojo
Negativo sin signo menos)
• Moneda: permite tres configuraciones:
• Número de decimales
• El símbolo de la moneda (por defecto es €, a la derecha del número, mientras que $ se coloca a la izquierda)
• Formato de número negativo

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EXCEL 2016
FICHA INICIO (IV)
• GRUPO NÚMERO: equivalente a la pestaña Número de Formato Número
• Formato celda Número: diferentes categorías:
• Contabilidad: permite configurar los decimales y el símbolo de moneda, alinea el símbolo $ a la izquierda
de la columna y el signo € a la derecha. COLOCA EL SIGNO MENOS A LA IZQUIERDA DE LA CELDA
• Fecha: dos símbolos para introducir la fecha (el guión “-” y la barra “/”). La fecha se especifica en días
desde el 1 de enero del año 1900, por lo que hemos de tenerlo en cuenta a la hora de operar con ella.
Disponemos de fecha corta y larga
• Hora: usaremos el símbolo “:” para introducir una hora. La hora es un número entre 0 y 1, sin llegar a este
último. Puede tener dos formatos (24 y 12 horas)
• Porcentaje: permite números decimales y multiplica por 100 el contenido de la celda, añadiéndole el
símbolo “%”. Tres formas: escribir el dato y el símbolo %; darle formato y escribir el dato; escribir el dato
y darle formato (x100)

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EXCEL 2016
FICHA INICIO (V)
• GRUPO NÚMERO: equivalente a la pestaña Número de Formato Número
• Formato celda Número: diferentes categorías:
• Fracción: busca el cociente de una división y el resto lo deja en forma de fracción
• Científica: sirve para trabajar con un gran número de decimales o números elevados, desplazando la coma
a la derecha, si el exponente es positivo y a la izquierda, si es negativo
• Texto: aquello que se considere texto, se colocará por defecto en la parte inferior izquierda de la celda
• Personalizada: permite al usuario especificar el formato en el que van a aparecer los datos en la celda.
Puede contener cuatro campos: POSITIVOS; NEGATIVOS; CERO; TEXTO
• Para colocar los formatos; contamos con los símbolos:
• 0: DÍGITO OBLIGATORIO
• #: DÍGITO NO OBLIGATORIO
• + - , .: INDICAN LO QUE SIGNIFICAN
• “LITERAL”: PONE EL CONTENIDO QUE SE ENCUENTRA ENTRE COMILLAS, LITERALMENTE
• [COLOR]: PERMITE PONER COLOR A LA FUENTE

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EXCEL 2016
FICHA INICIO (VI)
• GRUPO NÚMERO: equivalente a la pestaña Número de Formato Número
• Formato celda Proteger: por defecto, Excel incorpora a sus celdas el atributo de bloqueadas, pero
dicho bloqueo no surte efecto hasta que se protege la hoja. Para bloquear una tabla solamente,
desbloquear la hoja, y bloquear solamente la tabla.
• La opción oculta, no muestra en contenido de las celdas en la barra de fórmulas, haciendo efecto solamente si
activamos la protección de la hoja
• GRUPO CELDAS: permite insertar o eliminar celdas, filas o columnas y dar formato a los elementos de
la hoja de cálculo
• Formato fila:
• Alto de fila: permite seleccionar el alto de filas seleccionadas (por defecto 12,75 puntos)
• Ocultar: oculta la fila o filas seleccionadas
• Mostrar: hay que seleccionar la anterior y la siguiente
• Formato columna:
• Ancho de columna: permite seleccionar al alto de las filas seleccionadas (por defecto 10,71 puntos)
• Ocultar: oculta la columna o columnas seleccionadas
• Mostrar: hay que seleccionar la anterior y la siguiente

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EXCEL 2016
FICHA INICIO (VII)
• Formato condicional: en el grupo Estilos y • Menú Formato condicional: permite
permite aplicar formato a una celda o conjunto seleccionar unas condiciones ya
de ellas, si se cumplen una o varias condiciones, predeterminadas o administrar
que se evalúan de forma secuencial (primera y reglas diseñadas por el usuario
si no se cumple, la segunda, y así, • Resaltar reglas permite seleccionar
sucesivamente) un conjunto de celdas para aplicar a
• Tipos de condiciones: ciertos formatos
• Valor de celda: aplica formato si se cumple la • Las escalas de color establecen colores
condición en la celda o celdas seleccionadas a las celdas según su contenido
• Fórmula: aplica formato si se cumple la condición de • Conjunto de iconos permiten añadir a
una celda o varias, distintas de las seleccionadas las celdas iconos que facilitan la lectura
al usuario de las celdas

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EXCEL 2016 • Ir (Control + I): permite el acceso rápido a una celda o tabla,
FICHA INICIO (VIII) ya configurada, mediante su cuadro de diálogo
• BUSCAR Y SELECCIONAR (GRUPO • Ir a Especial: permite el acceso a partes de la hoja según
EDICIÓN)
criterio introducido en su cuadro de diálogo
• Buscar (Control + B): abre el cuadro
de diálogo Buscar y reemplazar (ficha • Fórmulas: selecciona las celdas con fórmulas incluidas
Buscar), permitiendo la búsqueda de • Comentarios: selecciona las celdas con comentarios
información con opciones configurables
• Formato condicional: selecciona las celdas con este recurso
• Reemplazar (Control + L): abre el
configurado
cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar (ficha Reemplazar), • Constantes: selecciona las celdas con constantes incluidas
permitiendo la búsqueda de
información con opciones configurables • Validación de datos: selecciona las celdas con este recurso
y su reemplazo por otra, previamente • Seleccionar objetos: para acceder a objetos en segundo plano
indicada, también con opciones o directamente en el fondo
configurables
• Panel de selección: abre dicho recurso, donde podemos
observar los objetos con los que contamos en la hoja

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (I)
• TABLAS Y LISTAS DE DATOS • Las tablas incluyen, además de datos, incluyen
• Una tabla de Excel es un conjunto de datos operaciones que permiten administrar datos de
organizados en filas o registros, donde la forma muy cómoda
primera fila contiene la cabecera y las • Entre las operaciones interesantes con las que
demás contienen los datos almacenados. contamos:
• Es como una tabla de base de datos, por lo • Ordenar registros en orden ascendente y
descendente
que también se denominan listas de bases
de datos. • Filtrar el contenido de la tabla por uno o varios
criterios
• Cada fila es un registro de entrada, • Usar fórmulas o funciones
teniendo como máximo una lista con 16384 • Crear un resumen de datos
(XFD) campos y 1048576 registros. • Aplicar formatos predeterminados

• En versiones anteriores, las tablas se llamaban

Listas

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (II)
• CREAR UNA TABLA • MODIFICAR DATOS DE UNA TABLA
• Pasos: • Para modificar o introducir datos nuevos en
• Seleccionar el rango de celdas (con datos o una tabla, podemos teclear directamente
vacías) que queremos incluir en la lista los valores en ella, o bien podemos usar un
• En la pestaña Insertar, el primer grupo de formulario de datos
comandos se denomina Tablas, seleccionamos el • Caso de querer usar un formulario, habría
comando Tabla: aparece el comando Tabla y que incluirlo desde Archivo / Opciones /
seleccionamos el conjunto de datos Personalizar Cinta / seleccionar Comandos
• Si en el rango seleccionado hemos incluido la que no están en la cinta de opciones y
fila de cabeceras, activaremos la casilla de agregarlos a una ficha nueva o alguna
verificación
ficha existente
• Al cerrarse el cuadro de diálogo, veremos que
en la banda de opciones aparece la pestaña • Al irnos a esa ficha, encontramos el
Diseño, correspondiente a las Herramientas de comando y podemos agregar, eliminar o
tabla actualizar datos de los registros de la
tabla

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (III)
• FICHA FORMULARIO • Para cambiar los datos de registro, nos
posicionamos sobre el registro. Rectificamos los
• MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA
datos:
• En formulario, disponemos de los botones: • Si no queremos guardar, RESTAURAR
• Nuevo: para introducir un nuevo registro • Si queremos guardar, INTRO
• Eliminar: para borrar el registro que está
activo
• Para crear un nuevo registro, clic en Nuevo, que
habrá que rellenarlo, usando Intro o Restaurar
• Restaurar: deshace los cambios efectuados
• Buscar anterior: se desplaza al registro • Al pulsar Enter, se posiciona un nuevo registro en
anterior blanco por si precisamos insertar varios
• Buscar siguiente: se desplaza al siguiente
• Para buscar un registros podemos usar Buscar
registro
anterior y posterior o ir directamente con un
• Criterios: para aplicar un filtro de búsqueda
criterio de búsqueda
• Cerrar: el formulario

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (IV)
• FICHA DISEÑO DE TABLA • Si precisamos insertar filas y columnas entre las filas
existentes de la tabla, lo haremos con Insertar, en la
• MODIFICAR LAS PROPIEDADES DE LA
pestaña de Inicio. También desde el menú contextual de la
TABLA tabla
• En la pestaña Diseño de Herramientas de • Para eliminar filas y columnas, nos posicionamos en sobre
Tabla, nos aparecen en la cinta de opciones una celda, y seleccionaremos Filas o Columnas de la tabla
distintos grupos de comandos en el botón Eliminar, en Inicio y el menú contextual
• Grupo Propiedades: permite modificar el • Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando
nombre de la tabla (debe comenzar por SUPR, eliminamos los datos sin eliminar la estructura de la
letra o carácter de subrayado, no debe tabla
contener espacios o caracteres no
• Para eliminar toda la tabla, seleccionamos la tabla y
permitidos y no puede entrar en conflicto pulsamos SUPR.
con otro nombre, ni tampoco puede quedar
en blanco) o tamaño de la misma • Si queremos conservar los datos, pulsamos Convertir en
(seleccionar otro rango) rango (en Diseño de tabla)
• Tab para crear una nueva fila al final de la • CTRL + “-” para eliminar filas y columnas, estando sobre
tabla ellas

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FICHA INSERTAR (V)
• FICHA DISEÑO DE TABLA • FICHA DATOS
• ESTILO DE LA TABLA • Para ordenar los datos de una tabla (sólo en la tabla), se
hace de igual modo que si no hubiera ninguna estructura
• Una forma fácil de dar una combinación (columnas completas), usando los comandos A-Z, Z-A y
de colores para que la tabla resulte Ordenar del grupo Ordenar y filtrar
elegante es escogiendo un estilo
predefinido de Estilos de tabla, disponibles • Para el caso de las tablas, contienen en la primera celda
en Diseño de tabla el nombre con una pequeña flecha en el lateral derecho,
que despliega un menú con opciones rápidas de
• En Opciones de Estilo de tabla, podemos ordenación
marcar o desmarcar aspectos como que las
columnas o filas aparezcan remarcadas en
• FILTRAR EL CONTENIDO DE LA TABLA
bandas y otras, los cuales dependerán del • Filtrar no es más que, en una lista, seleccionar aquellos
estilo de la tabla que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros

• Se pueden aplicar colores de fuente y • Excel ofrece:

fondo, fondo condicional, etc. a cualquier • Autofiltro
celda de la hoja de cálculo • Filtros avanzados

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FICHA INSERTAR (VI)
• LAS TABLAS DINÁMICAS • Se crea una tabla y se selecciona la misma o parte
de ella y nos vamos a Insertar y Tabla dinámica,
• Crear Tablas Dinámicas: nos escogiendo Excel la tabla en la opción Tabla o
permiten modificar el aspecto de rango:
una lista de elementos de una
forma más fácil, cómoda y
resumida.
• Permite modificar su aspecto y
mover campos de un lugar a otro
para obtener distintas lecturas de
datos.
• Se pueden crear con la ficha
Insertar y el primer grupo de
comando, tabla dinámica o gráfico
dinámico

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FICHA INSERTAR (VII)
• LAS TABLAS DINÁMICAS • A continuación, creamos campos o cabeceras de
columnas y los vamos arrastrando en cada una
• Además de pedirnos el rango
de las casillas
seleccionado automáticamente,
• Filtro del informe, es la página de versiones
se solicita también si se va a usar anteriores. Parte superior izquierda de la tabla
una fuente de datos externa y • Etiquetas de las columnas: cabeceras
donde colocaremos la tabla • Etiquetas de filas: registros
dinámica (nueva hoja o actual a • Valores: datos que manejarán las funciones (suma,
promedio, máximo, etc.)
partir de una celda)
• Posteriormente, podremos cambiar campos de
• Seleccionando hoja nueva, nos
posición, con solo arrastrarlos a otra posición o
aparece una hoja preparada
seleccionarlos de nuevo
para crear la tabla dinámica

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (VIII)
• LAS TABLAS DINÁMICAS • GRÁFICOS
• Mientras colocamos los campos en • Gran variedad de gráficos donde elegir. La gran
las casillas, la tabla va tomando mayoría permite representar datos organizados en
forma filas y columnas. Algunos de ellos, como el circular o
el de burbujas, solo permiten añadir una serie al
• Por defecto, la función usada es gráfico (sólo puede representar una columna)
Suma, pero podemos seleccionar
• Para insertar un gráfico:
varias (configuración de campo de
• Seleccionamos los datos y ALT+F1 (gráfico incrustado) y
valor) F11 (en una hoja independiente)
• Desplegando cualquiera de las • En la ficha Insertar, en el grupo de comandos de
Gráficos y un subtipo de gráfico: se coloca como
flechas de los campos, podemos gráfico incrustado, pudiéndose cambiar en Diseño,
obtener los distintos resultados grupo Ubicación con Mover Gráfico
en la tabla dinámica (filtros) • LOS GRÁFICOS PERMITEN UNA IDEA RÁPIDA DE
LAS INFORMACIÓN QUE DESEAMOS REPRESENTAR

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (IX)
• GRÁFICOS
• Ficha Diseño: para mostrar los datos por filas o
• Al crear un gráfico, las columnas, realizar cambios en el origen de
herramientas de gráfico datos del gráfico, cambiar la ubicación, …
aparecen disponibles y se
• Ficha Presentación: para cambiar la posición de
muestran en las fichas Diseño, los elementos del gráfico, títulos del gráfico,
Presentación y Formato usar herramientas de dibujo, …
• Se pueden usar los comandos • Ficha Formato: agregar colores de relleno,
para modificar el gráfico con el cambiar estilos de línea o aplicar efectos
fin de presentar los datos de la especiales
forma que se desee

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (X)
• GRÁFICOS DE • Subtipos de gráficos:
COLUMNAS • Columna agrupada y agrupada en 3D: comparan valores entre
categorías. Se puede usar:
• Se pueden usar para • Rangos de valores
datos que se organizan • Disposiciones de escala específicas
en columnas o filas. Útil • Nombres sin orden específico
para mostrar datos en un • Columna apilada y apilada en 3D: relación de elementos individuales con
periodo de tiempo o el conjunto, comparando la contribución de cada valor con un total de
categorías. Se puede usar cuando se tienen varias series de datos y se
comparaciones entre desea destacar el total
elementos • Columna 100% apilada y 3D apilada al 100%: comparan el porcentaje
• Normalmente, las que cada valor contribuye a un total de categorías
categorías están en el eje • Columnas 3D: usan 3 ejes modificables y comparan puntos de datos en los
ejes horizontal, vertical y de profundidad. Para comparar de una manera
horizontal (nombres) y los igual datos entre categorías y entre la serie
valores en el eje vertical • Cilindro, cono y pirámide: igual que los anteriores con las formas indicadas
(cantidades)

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (XI)
• GRÁFICOS DE LÍNEAS
• Subtipos de gráficos:
• Para datos que se
organizan en columnas o
• Línea y línea con marcadores: sin o con marcadores, para
indicar valores de datos individuales
filas
• Línea apilada y apilada con marcadores: sin o con marcadores,
• Pueden mostrar datos para indicar la tendencia de la contribución de cada valor en el
continuos en el tiempo, tiempo o categorías ordenadas
establecidos frente a una • Línea 100% apilada y línea 100% apilada con marcadores: sin
escala común o con marcadores, para mostrar la tendencia del porcentaje con
• Datos de categorías en el que cada valor contribuye en el tiempo
eje horizontal y los • Línea 3D: muestran cada fila o columna como una cinta de
valores, en el eje vertical opciones 3D, con líneas 3D de ejes horizontal, vertical y de
profundidad

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (XII)
• GRÁFICOS CIRCULARES • Podemos usar un gráfico circular cuando:
• Para datos contenidos en • Con una sola serie de datos
una ÚNICA columna o una • Ninguno de los valores que desea trazar son negativos
ÚNICA fila de una hoja de • Casi ninguno de los valores que desea trazar son cero
cálculo • No tiene más de siete categorías (versiones antiguas)
• Las categorías representan partes de todo el gráfico circular
• Muestran el tamaño de los
elementos de una serie de • Subtipos de gráficos:
• Circular y circular en 3D: contribución de cada valor a un total en
datos en proporción a la formato 2D y 3D
suma de sus elementos • Circular con subgráfico circular o de barras: con valores definidos por
• Los puntos de datos se el usuario extraídos del gráfico circular principal y combinarlos en un
segundo circular. Para ver mejor los pequeños sectores del gráfico
muestran como porcentajes
• Circular seccionado y seccionado 3D: contribución de cada valor a un
del total del gráfico total mientras que destacan valores individuales
circular

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (XIII)
• GRÁFICOS DE BARRAS • Subtipos de gráfico:
• Para trazar datos que se • Barra agrupada y agrupada en 3D: comparan valores
organizan en columnas o filas entre categorías. Categorías en el eje vertical y valores en
en una hoja de cálculo el eje horizontal.
• Barra apilada y apilada en 3D: muestran la relación de
• Muestran comparaciones
elementos individuales con el conjunto
entre elementos individuales
• Barra 100% apilada y 100% apilada en 3D: compara
• Podemos usar un gráfico de porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre
barras cuando: categorías
• Las etiquetas de eje son largas • Pirámide, cono y cilindro horizontal: disponibles en todos
• Los valores que se muestran son los subtipos anteriores, con formas de cilindros, conos y
duraciones pirámides

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (XIV)
• GRÁFICOS DE ÁREA • Subtipos de gráficos:
• Destacan la magnitud del • Área y área en 3D: tendencia de valores en el tiempo o
categorías
cambio en el tiempo y se
• Área apilada y apilada en 3D: tendencia de la
pueden usar para llamar la
contribución de cada valor en el tiempo o categorías
atención hacia el valor total
• Área 100% apilada y apilada en 3D: muestra la
en una tendencia tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye
• Al mostrar la suma de los en el tiempo o categorías
valores trazados , un • Área 3D: muestran la tendencia de valores en el tiempo o
categorías , usando tres ejes (horizontal, vertical y de
gráfico de área también
profundidad)
muestra la relación de las
partes con un todo

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (XV)
• GRÁFICOS DE TIPO XY • Tiene dos ejes de valores, horizontal (eje x) y vertical (eje y). Combina
(DISPERSIÓN) estos dos valores en puntos de datos y los muestra en intervalos
• Se usan para trazar uniformes o agrupaciones
datos que se organizan • Se usan para mostrar y comparar valores numéricos, como datos
en columnas y filas científicos, estadísticos o de ingeniería

• Muestran la relación • Usos:

entre los valores • Cambio de escala del eje horizontal

numéricos de varias • Convertir el eje x en escala logarítmica

series de datos o trazan • Espacios entre valores del eje x no uniformes

• Muchos puntos de datos en el eje x
dos grupos de número
• Mostrar pares de datos y ajustar escalas para revelar información
como una serie de
• Mostrar similitudes de datos
coordenadas XY
• Comparar datos, sin tener en cuenta el tiempo

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (XVI)
• GRÁFICOS DE TIPO XY • GRÁFICOS DE COTIZACIONES
(DISPERSIÓN)
• Para trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden
• Subtipos de gráficos: específico
• Dispersión con sólo marcadores: • Para fluctuaciones de precios de las acciones, aunque también se
compara pares de valores. Para
puede usar para datos científicos
datos con un orden específico
• Dispersión con líneas suavizadas • La forma en que se organizan los datos es muy importante, en
y líneas suavizadas y columnas según categorías
marcadores: muestra con o sin • Subtipos de gráficos:
marcadores una curva
suavizada. Se usa para muchos
• Máximos, mínimos y cierre: precios de cotizaciones
puntos • Apertura, máximos, mínimos y cierre: cuatro series en el orden
• Dispersión con líneas rectas y correcto
líneas rectas y marcadores: para • Volumen, máximos, mínimos y cierre: dos ejes de valores (volumen
conectar puntos de datos, con o y precio)
sin marcadores • Volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre: en orden correcto

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (XVII)
• GRÁFICOS DE SUPERFICIE • Subtipos de gráficos:
• Superficie 3D: muestran tendencias en valores entre dos dimensiones
• Para datos que se organizan de una curva continua. Los colores representan la distinción entre los
en filas y columnas valores
• Es útil cuando busca • Trama de superficie 3D: mostrado sin color
combinaciones óptimas entre • Contorno y contorno reticular (trama de contorno): gráficos vistos
desde arriba. Los colores representan rangos de valores. El gráfico
dos conjuntos de datos. Los de trama de contorno de muestra sin color
colores y tramas indican que
están en el mismo rango de
valores
• Se puede usar cuando ambas
categorías y series de datos
sean valores numéricos

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (XVIII)
• GRÁFICOS DE ANILLOS • GRÁFICOS DE BURBUJAS
• Puede representar datos organizados • Para trazar datos que se organizan en
únicamente en columnas o en filas columnas de manera que los valores x se
muestran en la primera columna y los valores
• Muestra la relación de las partes con un y son los valores tamaño de burbuja, se
todo pero puede contener más de una muestran en columnas adyacentes
serie de datos
• Subtipos de gráfico:
• Subtipos de gráfico: • Son similares al gráfico de tipo XY, pero
• Anillos: cada anillo representa una serie de comparan conjuntos de tres valores en lugar de
datos dos. El tercer valor determina el tamaño de la
• Anillos seccionados: muestran la contribución de burbuja. Se puede elegir una burbuja o una
cada valor a un total mientras se destacan los burbuja con un subtipo de gráfico con efectos 3D
valores individuales

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (XIX)
• GRÁFICOS DE JERARQUÍA
• Puede representar datos organizados • GRÁFICOS DE ESTADÍSTICA
únicamente en columnas o en filas • Muestra análisis estadístico de los datos
• Para comparar partes con un todo o • Subtipos de gráfico:
cuando varias columnas de categorías • Histograma: distribución de datos agrupados en
forman una jerarquía rangos
• Pareto: muestra la parte relativa de cada factor en
• Subtipos de gráfico: el total, así como los factores más importantes en los
• Rectángulos: compara valores entre distintos datos
niveles jerárquicos o muestra las proporciones en
cada nivel como rectángulos
• GRÁFICOS DE CASCADA
• Proyección solar: compara valores entre distintos • Muestra un efecto acumulativo de una serie de
niveles jerárquicos o muestra las proporciones en valores
cada nivel con la forma de un anillo

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (XX)
• GRÁFICOS RADIALES • DIAGRAMAS DE SMARTART
• Para representar datos en columnas o • Para crear un diagrama de procesos u
filas organigrama.

• Comparan valores agregados de un • Nos permite elegir el tipo de diagrama que

queremos
número de series de datos
• Multitud de tipos: listas, procesos, ciclos,
• Subtipos de gráficos:
jerarquías, pirámides, …
• Radial y radial con marcadores: con o sin
marcadores, muestran cambios en valores • Seleccionar uno y aceptar. Mientras esté
relativos a un punto central seleccionado, veremos en la zona superior
• Radial relleno: el área cubierta con una una nueva barra de herramientas de
serie de datos se rellena con un color SmartArt, que incluye dos pestañas: Diseño Y
Formato

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (XXI)
• DIAGRAMAS DE SMARTART
• En la pestaña Diseño, la opción más usada es la
de Agregar forma, que nos permite añadir
elementos a la estructura que ya tenemos, con la
posición relativa donde estamos
• Otra opción interesante es De derecha a
izquierda, que cambia el elemento seleccionado
• Incluye un recuadro con el esquema que nos
permite modificar el texto de los elementos, o
bien, desde el interior de los propios elementos
• Si borramos uno de los elementos del panel
izquierdo, se elimina del diagrama. Con Intro, se
creará uno nuevo. Tabulador lo convierte en
elemento hijo, y en padre pulsando Retroceso.

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EXCEL 2016
FICHA INSERTAR (XXII)
• OBJETO (GRUPO TEXTO)
• En el Grupo Texto, nos permite incluir • Tiene, por lo tanto, dos pestañas en su
texto, abriendo un nuevo archivo cuadro de diálogo:
como objeto dentro de la hoja de • Crear nuevo: si queremos crear el archivo
en el momento que creamos el objeto a
cálculo o bien usar el texto de un
insertar. Después, podemos incluirle
archivo que ya esté creado. información

• Además de texto, se pueden incluir • Crear de un archivo: nos inserta el objeto

usando la información de un archivo ya
otro tipo de información, según el creado
archivo que usemos para crear el
objeto

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EXCEL 2016
FICHA DISPOSICIÓN DE PÁGINA (I)
• Permite configurar los datos que van a aparecer • GRUPO TEMAS
en cada hoja impresa • Configura el aspecto de la hoja, así como el formato
• Excel no trabaja por defecto con documentos A4 fuente entre otros del contenido de las celdas.
• Excel permite establecer el área de impresión • Modifica también el aspecto de los títulos o encabezados
(parte a imprimir y hojas a usar) de filas y columnas

• Excel 2010 cuenta con • GRUPO CONFIGURAR PÁGINA

• 16.384 columnas • Establece los márgenes para alinear la tabla horizontal y
• 1.048.576 filas verticalmente, la orientación de la tabla, el tamaño del
área de impresión, establecer un fondo de hoja,…
• Sin configuración, Excel sacará por impresora el
número de hojas que precise. Aceptando • También puede hacerse mediante el cuadro de diálogo
configurar página nos da una idea de las de Configurar página (iniciador de cuadro de diálogo)
páginas que necesitará • AJUSTAR ÁREA DE IMPRESIÓN
• En Diseño de Página se definen las opciones de • Permite definir cuantas hojas impresas obtendremos
impresión cuando sean enviadas a la impresora

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EXCEL 2016
FICHA DISPOSICIÓN DE PÁGINA (II)

• OPCIONES DE LA HOJA • ORGANIZAR

• Permite configurar aspectos visuales como el • Permite organizar elementos
que se vean o no las líneas de división o los insertados en la hoja, como
encabezados de líneas y columnas, así como autoformas, gráficos, WordArt,
enviándolos al frente, al fondo,
que aparezcan en la impresión o no,
delante, etc.
configurable también en Configurar Página

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (I)
• FÓRMULAS Y FUNCIONES • El resultado de la fórmula o función
• Todas empiezan por el signo “=“ aparece en la celda, el contenido de
la celda aparece en la barra de
• Las funciones son una serie de operaciones fórmulas
“empaquetadas” bajo una misma instrucción para
facilitar el cálculo de la solución deseada • Existen cuatro tipos de operadores
para crear fórmulas:
• En una fórmula se pueden introducir básicamente • Aritméticos
cuatro tipos de elementos (argumentos de las • Relacionales
funciones): • De texto
• Constante (número o valor lógico) • De referencia
• Referencia (absoluta, relativa o mixta) • Las fórmulas se resolverán según el
• Una función como parte de la fórmula o como orden de prioridad de los
argumento de otra función (anidación con un máximo de operadores
64 niveles)
• Un rango, definidos por dos puntos, “:”

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (II)
• OPERADORES ARITMÉTICOS • OPERADORES DE COMPARACIÓN
• Son aquellos usados para las operaciones • Se pueden comparar dos valores con los
matemáticas básicas como suma, resta o siguientes operadores, siendo el
multiplicación, combinando y generando resultado VERDADERO O FALSO:
resultados numéricos:

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (III)
• OPERADOR DE CONCATENACIÓN • OPERADORES DE REFERENCIA
• Para unir o concatenar una o varias • Combinan rangos de celdas para los
cadenas de texto se usa el carácter “&”, cálculos con los siguientes operadores:
con el fin de generar un solo elemento de
texto:

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (IV)
• OPERADOR DE CONCATENACIÓN • OPERADORES DE REFERENCIA
• Para unir o concatenar una o varias • Combinan rangos de celdas para los
cadenas de texto se usa el carácter “&”, cálculos con los siguientes operadores:
con el fin de generar un solo elemento de
texto:

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (V)
• Las celdas reciben el nombre de REFERENCIA
• Las anteriores son las más usadas.
• Una referencia está compuesta por una letra Tenemos, además:
de una columna y un número correspondiente a
• REFERENCIA EXTERNA: referencia a otro
una fila (B5, por ejemplo) libro de Excel ([Libro2]Hoja1!$D$7)
• Se reconocen 6 tipos de referencias: • REFERENCIA REMOTA: referencia de
• REFERENCIA RELATIVA: varían según donde se datos a otra aplicación
copian en la hoja de cálculo (C7) • REFERENCIA 3D: referencia formada
• REFERENCIA ABSOLUTA: aquella que no varía al ser por varias celdas de distintas hojas de
copiada a otra celda ($O$4) un mismo libro (Hoja1:Hoja3!A1)
• REFERENCIA MIXTA: es la que varía fila o columna,
según quien lleve el símbolo “$” (sirve para fijar el
elemento)

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (VI)
• FUNCIONES ESTADÍSTICAS (I)
• CONTAR: cuenta las veces que aparece un número en un rango.
[=CONTAR(n1,[n2];…;[n255])]
• [Link]: cuenta las celdas vacías de un rango de datos
[=[Link](rango)]
• CONTARA: cuenta el número de celdas no vacías [=CONTARA(rango)]
• [Link]: cuenta celdas diferentes de blanco de un rango que cumplen con un criterio
[[Link](rango; criterio)]
• [Link]: cuenta cuantas celdas cumplen con un conjunto de condiciones o
criterios [=[Link](rango1; criterio1; rango2; criterio2;…)]
• [Link] (MENOR): devuelve el valor k-ésimo mayor (menor) de un conjunto de
datos [=[Link](matriz; k)] - [=[Link](matriz; k)]

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (VII)
• FUNCIONES ESTADÍSTICAS (II)
• [Link]: devuelve el cuartil de un conjunto de datos en función del percentil de
0 a 1, no incluidos (incluyendo primero y último de los valores)
[=[Link](matriz; cuartil)]
• [Link]: devuelve el cuartil de un conjunto de datos en función del percentil de
0 a 1, incluidos (excluyendo primero y último de los valores) [=[Link](matriz;
cuartil)]
• MAX, MIN, MEDIANA, [Link], [Link], PROMEDIO, [Link],
[Link], PROMEDIOA (representaciones textuales de números;
matrices y texto “” como 0)

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (VIII)
• FUNCIONES FECHA Y HORA (I)
• FECHA: convierte tres números en formato DD/MM/AAAA [=FECHA(Año; Mes; Día)]
• [Link]: devuelve la fecha un número de meses antes o después de la fecha
indicada [=[Link](Fecha; Meses)]
• FECHANUMERO: convierte una fecha a un número de serie [=FECHANUMERO(Fecha)]
• HORA: devuelve la hora de una celda con la hora, minutos y segundos [=HORA(Hora
completa)]
• AHORA: devuelve la fecha y la hora actual del sistema [=AHORA()]
• DIAS360: devuelve el número de días entre dos fechas con los meses de 30 días
[=DIAS360(Fecha_Inicial; Fecha_Final; Método)]

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (IX)
• FUNCIONES FECHA Y HORA (II)
• DIA: devuelve el día de una fecha [=DIA(Fecha)]
• [Link]: devuelve el día de una fecha antes o después de un número de días laborables
pudiendo especificar las vacaciones [=[Link](Fecha_Inicial; días; vacaciones)]
• [Link]: devuelve el día de una fecha antes o después de un número de días, pudiendo
especificar vacaciones y además tipos de fin de semana [=[Link](Fecha_Inicial; Días;
Fin_de_Semana; Días_no_laborables)]
• [Link]: devuelve el número de días laborables entre dos fechas [=[Link](Fecha_Inicial;
Fecha_Final; Vacaciones)
• [Link]: devuelve el número de días laborables entre dos fechas, pudiendo especificar
vacaciones y además tipos de fin de semana [=[Link](Fecha_Inicial; Fecha_Final;
Fin_de_Semana; Días_no_laborables)]
• MINUTO, SEGUNDO, HOY, AÑO, DIASEM, [Link]
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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (X)
• FUNCIONES LÓGICAS
• Y: devuelve el valor de ejecutar la función lógica AND, siendo verdadero, si todos los
argumentos lo son y falso en otro caso
• O: devuelve el valor de ejecutar la función lógica OR, siendo verdadero si algunos de
los argumentos es verdadero y falso, en caso contrario
• SI: condición de bifurcación, para seleccionar un resultado, caso de cumplirse dicha
condición y otro resultado, caso de no cumplirse dicha condición
• [Link]: para el caso que encontremos un valor de error, devolviendo un valor
alternativo
• NO, FALSO, VERDADERO
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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (XI)
• FUNCIONES MATEMÁTICAS
• ABS: valor sin su signo
• COCIENTE: parte entera de una división
• ENTERO: número redondeado al entero inferior más próximo
• POTENCIA: eleva un número a la potencia de otro
• REDONDEAR: nos redondea el resultado según los decimales especificados
• SUMA, [Link], [Link]
• TRUNCAR: desprecia los decimales según los valores especificados
• SIGNO, RESIDUO, RAIZ, PRODUCTO, FACT

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (XII)
• FUNCIONES DE TEXTO
• CARACTER: devuelve el carácter especificado por el número
• CODIGO: devuelve el código ASCII del primer carácter del texto
• CONCATENAR: devuelve la unión de las cadenas de caracteres especificadas
• DERECHA, IZQUIERDA, MED (EXTRAE), ENCONTRAR, HALLAR
• IGUAL, LARGO, LIMPIAR (quitar no imprimibles), MAYUSC, MINUSC, NOMPROPIO
• SUSTITUIR, REEMPLAZAR, REPETIR
• TEXTO, VALOR, ESPACIOS

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (XIII)
• FUNCIONES DE BÚSQUEDA
• AREAS: devuelve el número de rangos de celdas adyacentes
• BUSCARH: busca por filas según el valor de columna seleccionado, e indicando la fila
a buscar
• BUSCARV: busca por columnas según el valor de fila seleccionado, e indicando la
columna a buscar
• COLUMNA, COLUMNAS, FILA, FILAS
• IMPORTARDATOSDINAMICOS: para extraer datos de las tablas dinámicas
• INDICE: devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila y una columna

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (XIV)
• FUNCIONES FINANCIERAS
• NPER: devuelve el número de pagos de una inversión
• PAGO: devuelve el pago de un préstamo basado en pagos y tasas de interés
constantes
• TASA: devuelve a tasa de interés por período de un préstamo o una inversión
• VA: valor actual de una inversión
• VF: valor futuro de una inversión basada en pagos periódicos
• [Link], DB, DDB, DVS, SLN, SYD (funciones de depreciación)

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EXCEL 2016
FICHA FÓRMULAS (XV)
• OTRAS FUNCIONES
• ALEATORIO: para generar un número entre 0 y 1 (sin incluir este último)
• COMBINAT: número de combinaciones para un determinado número de elementos
• [Link]: devuelve el número romano de un decimal dado según formato
• PI: devuelve la relación entre el diámetro y la longitud de una circunferencia
• ESBLANCO: comprueba si una celda está vacía o no
• ESLOGICO: comprueba si es un valor lógico o no
• ESNUMERO, ESERR, ESNOTEXTO, ESTEXTO, ESNUMERO, TIPO

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MICROSOFT EXCEL 2016 31

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EXCEL 2016
FICHA DATOS (I)
• La ficha Datos considera a los datos como • GRUPO OBTENER DATOS EXTERNOS
si fuera una base de datos no relacional.
(DATOS)
• Para eso, los datos deben ir solamente en • Desde Access
columnas como los campos de Access y las • Web
filas serían los registros de las tablas de • Texto
bases de datos • SQL Server
• Un ejemplo sería una tabla donde los • XML
campos son: nombre, población, empresa y • Analysis Services

sueldo. Las filas serían los registros • Microsoft Query

introducidos

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EXCEL 2016
FICHA DATOS (II)
• OBTENER DATOS DESDE ACCESS • OBTENER DATOS DESDE LA WEB
• Permite importar datos desde Access • Debemos acceder a un servidor con los
• Hemos de seleccionar el archivo datos compatibles para Excel
correspondiente • OBTENER DATOS DESDE UN FICHERO DE
• A continuación, nos pregunta la tabla de la TEXTO
base de datos de la cual queremos obtener los • Debemos tener los datos en un archivo de
datos texto con una de las siguientes extensiones:
• Podemos verlos de tres formas distintas: • PRN: datos separados por espacios
• Tabla • TXT: texto plano, también para aplicaciones
Office
• Informe de tabla dinámica
• Informe de gráfico y tabla dinámicos
• CSV: datos en fichero de texto separado por
comas
• Obtenemos la tabla ya configurada
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EXCEL 2016
FICHA DATOS (III)
• OBTENER DATOS DESDE OTRAS FUENTES
• La conexión SQL Server y Analysis Services • El asistente para la conexión de datos
requieren un servidor de bases de datos SQL, con permite conectarte a un archivo de datos
permisos de conexión remoto con formato SQL Server, DNS de
• SQL es un lenguaje de consulta estructurado para ODBC, MS Data Access entre otros
acceso a bases de datos (cálculo relacional que
permite efectuar consultas) • Microsoft Query es un programa incluido
• Los datos XML se encuentran en ficheros o en Excel que nos permite importar datos
ubicaciones de Lenguaje de Marcas Extensibles externos a nuestras hojas de cálculo lo cual
(eXtensible Markup Languaje, desarrollado por el nos evitará ingresar manualmente los datos
World Wide Web Consortium-W3C) provenientes de fuentes de datos externas
• XML permite definir la gramática de lenguajes
ya sean bases de datos corporativas o
específicos para estructurar documentos grandes,
dando soporte a bases de datos. Útil en la archivos de nuestros de texto o Excel.
comunicación de aplicaciones e integración de
información

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EXCEL 2016
FICHA DATOS (IV)
• ORDENAR • FILTRO
• Dispone de tres opciones: • El comando Filtro coloca una flecha
• A-Z (ascendente): ordena en orden ascendente de (conocida en versiones anteriores como
menor a mayor la tabla de la columna que Autofiltro) en cada cabecera de
tengamos seleccionada (se tiene en cuenta el resto
columna
de las columnas)
• Permite el filtrado de datos de forma
• Z-A (descendente): ordena en orden descendente la
secuencial (uno tras otro), acumulándose
columna de la tabla seleccionada (se tiene en
cuenta el resto de las columnas) • Es posible quitarlos todos, usando Mostrar
todos
• Ordenar (avanzado): muestra un cuadro de diálogo
en que podemos agregar varios criterios o • Los filtros se van realizando sobre la
condiciones tabla mostrando las filas que coinciden
• El primer criterio de ordenación ordenará la tabla y los
con el dato de búsqueda y oculta el
siguientes criterios entran en juego si en la columna
seleccionada se encuentran datos repetidos resto de las filas

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EXCEL 2016
FICHA DATOS (V)
• FILTRO (ANTES AUTOFILTRO) • FILTRO AVANZADO
• Listas desplegables asociadas a las • Para una condición más compleja. Debemos tener
cabeceras de campos (se activa previamente unas filas donde indicar los criterios de
marcando y desmarcando el botón filtrado
Filtro de la pestaña Datos) • Pulsar en Avanzadas, en la sección Ordenar y filtrar de
• Filtros de texto: con una o dos la pestaña Datos
condiciones de filtro de texto • Opciones:
• Se puede usar aquí “?” para un • Rango de la lista: a los que queremos aplicar el filtro
carácter y “*” para una cadena de • Rango de criterios: la fila donde se encuentran los
caracteres que puede ser vacía criterios de filtrado
• Podemos guardar el resultado en otro lugar con Copiar
• El icono cambia para indicar que hay
a, rellenando en este caso el campo Copiar a: con el
un filtro activo rango de celdas que recibirán el resultado
• Para quitar el filtro, escoger la opción • Si marcamos Sólo registros únicos, las repeticiones de
Seleccionar Todo y aparecerán todos registros desaparecerán
los registros de la lista • Para volver a ver todos los registros, Filtro-Mostrar todo

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EXCEL 2016
FICHA DATOS (VI)
• FILTRO AVANZADO • TEXTO EN COLUMNAS
• Permite copiar el resultado del filtro en otro • Permite separar el texto y poner cada
lugar de la hoja, siendo lo más destacable que dato en una celda independiente
tenemos que colocar los criterios del filtro en la consecutiva
hoja de cálculo • Un texto con varias palabras de una celda
• Seleccionamos la tabla o rango de la tabla sobre la puede ser dividido en varias celdas con el
que aplicaremos el filtro asistente que nos irá guiando y definiendo
• A continuación, seleccionamos los criterios a aplicar como quedarán los datos al separarse
en la tabla, que deben estar escritos en la hoja de • QUITAR DUPLICADOS
cálculo, coincidiendo con las cabeceras
• Marcamos copiar en otro lugar (para no modificar
• Quitará los registros o filas duplicados
la tabla origen), se activa “Copiar a” y de la tabla de datos, según el asistente
seleccionamos la zona donde se mostrarán los datos que se presenta
filtrados

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EXCEL 2016
FICHA DATOS (VII)
• VALIDACIÓN DE DATOS • En Validación de Datos encontramos las
pestañas:
• En la ficha Datos, grupo Herramientas de datos
• Configuración, Mensaje de entrada y
• Permite establecer restricciones respecto a los Mensaje de error
datos que se pueden o deben escribir en una • Muy útil cuando se pretende que los datos
celda sean exactos y coherentes
• Se configura para impedir que los usuarios • Usos de la validación de datos:
escriban datos no válidos, pudiendo incluso • Restringir datos a elementos predefinidos
advertirles cuando intenten hacerlo • Restringir datos (fechas u horas) que estén
fuera de un intervalo específico
• También puede proporcionar mensajes para • Limitar la entrada de la cantidad de
indicar qué tipo de entradas se esperan en una caracteres de texto
celda, así como instrucciones para corregir • Validar datos según fórmulas o valores de
errores otras celdas

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EXCEL 2016
FICHA DATOS (VIII)
• VALIDACIÓN DE DATOS • Se puede personalizar el mensaje. En
• Mensajes de validación de datos otro caso, verán un mensaje
• Mensaje de entrada: se muestra cuando se predeterminado
selecciona la celda. Ofrecen orientación acerca • Los mensajes de entrada y error
del tipo de datos que debe especificarse en la aparecen cuando los datos se escriben
celda directamente en las celdas. No
• Mensaje de error: aparecerá cuando el usuario aparecen en los siguientes casos:
escriba mensajes no válidos • Se escriben los datos en la celda mediante
• Puede elegir tres tipos de mensajes de error: copia o relleno
• Detener: con opciones Reintentar o Cancelar • Una fórmula calcula un resultado que no es
• Advertencia: avisa pero no impide escribirlos válido
• Información: informa pero no les impide escribirlos. • Una macro especifica datos no válidos en
Es el mensaje más flexible, con mensaje de alerta la celda
Información

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EXCEL 2016
FICHA DATOS (IX)
• VALIDACIÓN DE DATOS • Si la validación de datos no funciona,
• Sugerencias para trabajar con la validación de datos compruebe que:
• Debe protegerse la hoja de cálculo tras haber • Los usuarios no están copiando datos ni
configurado la validación rellenado celdas: para evitar que los usuarios
• Debe compartirse el libro tras haber configurado la copien o rellenen celdas, desactive la casilla de
validación y la protección de datos verificación Permitir arrastrar y colocar el
controlador de relleno y las celdas, de
• Para quitar la configuración de la validación: Validación
Avanzadas en Opciones de Excel
de datos / Configuración / Borrar todos
• Para buscar las celdas que tienen validación de datos: • La actualización manual está desactivada: si la
Inicio / Modificar / Buscar y seleccionar / Validación actualización manual está activada, las celdas
no calculadas pueden impedir que los datos se
• Para una lista desplegable, se puede usar Definir
validen correctamente. Para desactivar la
nombre (Fórmulas / Nombres definidos) para definir un
nombre para el rango que contiene la lista actualización manual: Fórmulas / Cálculo /
Opciones para el cálculo / Automático

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EXCEL 2016
FICHA DATOS (X)
• CONSOLIDAR • TABLAS DE DATOS
• Podemos hacerlo con Consolidar en la ficha • Para explicarlo, usaremos la función PAGO,
Datos, dentro del grupo Herramientas de datos con los valores VA=400000, Interés
Anual=3% y Cuotas totales=180
• El cuadro de diálogo Consolidar se debe
especificar cada uno de los rangos a los que • Se calcula la función y donde está calculado,
lo usamos como “semilla” para poner
queremos consolidar o aplicar una función
intereses en las filas y capitales en las
• Una vez especificada la referencia, se debe columnas
usar el botón Agregar • Seleccionando toda la tabla que se ha
• Finalmente se debe marcar Fila superior o formado, nos vamos a Análisis y si / Tabla
Columna izquierda, si es preciso de datos y se generan todos los posibles
pagos con los valores que se indican
• Aceptar realizará la consolidación de datos
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EXCEL 2016
FICHA REVISAR (I) • Editar comentario: permite acceder al
• COMENTARIOS mismo para modificarlo

• Objetos de utilidad para revisión, que se • Eliminar: quita el comentario o los

posicionan en la hoja al estilo de un “bocadillo comentarios actualmente seleccionados
de cómic” para relacionarse con una celda • Anterior: para ir a un comentario
determinada. Comandos situados en el grupo posicionado antes en la hoja
del mismo nombre: • Siguiente: para ir a un comentario
• Nuevo Comentario: para ingresar un objeto en posterior de la hoja
la celda seleccionada. Si se trata de un rango, • Mostrar u ocultar comentarios:
se posiciona en la celda que se seleccionó en presenta o no el comentario
primer lugar. Nos permite incluir información. seleccionado
Se índice el usuario que lo crea. Dicho
comando se transforma en Editar comentario
• Mostrar todos los comentarios:
presenta o no todos en la hoja
cuando se ha insertado el mismo

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EXCEL 2016
FUNCIONALIDAD EN LA APLICACIÓN (I)
• Algunas combinaciones de teclas (I):
• Cambiar al siguiente programa: ALT+TAB
• Cambiar al programa anterior: ALT+MAYÚS+TAB
• Mostrar el menú INICIO de Windows: CTRL+ESC
• Cerrar la ventana del libro seleccionado: CTRL+W o CTRL+F4
• Restaurar el tamaño de la ventana del libro seleccionado: CTRL+F5
• Cambiar al siguiente panel de una hoja de cálculo que se ha dividido: F6
• Cambiar al panel anterior de una hoja de cálculo dividida: MAYÚS+F6
• Cuando más de una ventana del libro está abierta, cambiar a la siguiente ventana del
libro: CTRL+F6
• Cambiar a la ventana anterior del libro: CTRL+MAYÚS+F6
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EXCEL 2016
FUNCIONALIDAD EN LA APLICACIÓN (II)
• Algunas combinaciones de teclas (II):
• Cuando una ventana del libro no está maximizada, ejecutar MOVER (en el menú Control).
Use las teclas de dirección para mover la ventana y ESC cuando haya terminado:
CTRL+F7
• Cuando una ventana del libro no está maximizada, ejecutar TAMAÑO (en el menú
Control). Use las teclas de dirección para mover la ventana y ESC cuando haya terminado:
CTRL+F8
• Minimizar la ventana del libro hasta convertirla en icono: CTRL+F9
• Maximizar o restaurar la ventana del libro seleccionado: CTRL+F10
• Copiar una imagen de la pantalla en el Portapapeles: (FN) + IMPR PANT
• Copiar una imagen de la ventana activa en el Portapapeles: (FN) + ALT+IMPR PANT

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EXCEL 2016
FUNCIONALIDAD EN LA APLICACIÓN (III)
• PERSONALIZAR EL ENTORNO DE TRABAJO

• Otra forma es mediante el comando Ir a de Inicio / Modificar / Buscar y seleccionar

o con las combinaciones Ctrl + I o F5

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EXCEL 2016
FUNCIONALIDAD EN LA APLICACIÓN (IV)
• DESPLAZAMIENTOS POR EL LIBRO • Como norma general, las combinaciones
de teclas para seleccionar celdas son las
• Haciendo clic en la etiqueta
mismas que para los desplazamientos
correspondiente, nos posicionamos en dicha
más la tecla Mayús
hoja
• Para seleccionar la primera celda:
• Ctrl + Mayús + Inicio
• Otras combinaciones:
• Ctrl + Barra Espaciadora: selecciona la
columna completa de la celda seleccionada
• Mayús + Barra Espaciadora: selecciona la
fila completa de la celda seleccionada
• Ctrl + Mayús + Barra Espaciadora:
selecciona la hoja

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