FACULTAD DE NEGOCIOS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN
Participación
Apellidos y nombres
(%)
ANTÓN DUQUE BRIAN STENE 20%
FRANCO SANTILLAN ADRIANO NICOLAS 20%
GAMARRA ROBLES ANGEL ANDRE 20%
PALACIOS CORTEZ VALERIA ROSARIO 20%
TICONA JAHUIRA CESAR ANTONIO 20%
DOCENTE: FIORELA DEL ROSARIO
MORAN ROMERO
CURSO: ADMINISTRACIÓN
NRC: 10725
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN......................................................................................................................3
MARCO TEÓRICO..................................................................................................................4
PROCESOS DE PLANIFICACIÓN.........................................................................................5
1. ANÁLISIS DEL ENTORNO.........................................................................................5
2. OBJETIVOS A CORTO PLAZO..................................................................................6
3. OBJETIVOS A MEDIANO PLAZO.............................................................................8
4. OBJETIVOS A LARGO PLAZO................................................................................10
PROCESOS DE ORGANIZACIÓN.......................................................................................12
1. DISEÑO ORGANIZACIONAL..................................................................................12
2. ASIGNACIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES..........................................13
3. ESTABLECIMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS...........................16
CASO PRÁCTICO..................................................................................................................18
CONCLUSIONES....................................................................................................................21
REFERENCIAS.......................................................................................................................22
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INTRODUCCIÓN
La empresa ECOCOLOR produce y comercializa tintas y
productos de decoración ecológicamente aceptables para el medio
ambiente, su horizonte está en ofrecer alternativas que sean
amigables con este. Es así que fabrican estas tintas con
ingredientes no tóxicos, biodegradables y químicos no peligrosos.
ECOCOLOR busca promover prácticas más sostenibles para el
medio ambiente en Perú y posteriormente en todo el mundo.
Nuestro propósito principal es demostrar la importancia de los
procesos administrativos en una microempresa como lo es
ECOCOLOR, centrándonos en la planificación y organización de
esta, para gestionar profesionalmente sus operaciones y
mantenerse a flote como PYME.
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MARCO TEÓRICO
Los procesos administrativos son una serie de actividades
interrelacionadas que se llevan a cabo en una organización para
lograr objetivos específicos. Estos procesos generalmente
incluyen planificación, organización, dirección y control. Además,
son fundamentales para el éxito y la supervivencia de las PYMEs
como lo es ECOCOLOR, ya que ayuda a operar de manera
eficiente, tomar decisiones informadas, adaptarse a los cambios
del mercado, controlar costos y buscar la mejora continua.
Importancia de la planificación en una PYME.
La planificación implica establecer metas y objetivos, así como
desarrollar estrategias para alcanzarlos. En esta etapa se definen
qué acciones deben tomarse, cuándo y cómo. Es imprescindible
para el éxito de las PYMEs, debido a que proporciona una
dirección clara, optimiza el uso de recursos limitados, anticipa
desafíos y oportunidades, reduce la incertidumbre, facilita la toma
de decisiones y mejora la eficiencia y la productividad de la
organización.
Importancia de la organización en una PYME.
La organización, consiste en asignar recursos (humanos,
financieros, materiales, etc.) de manera eficiente para llevar a
cabo los planes establecidos. Esto implica la creación de
estructuras organizativas, la asignación de responsabilidades y la
coordinación de actividades. Es esencial para el éxito y la
sostenibilidad de las PYMEs, puesto que proporciona una
estructura organizacional clara, mejora la eficiencia operativa,
facilita el crecimiento y la adaptabilidad, y fomenta la innovación.
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PROCESOS DE PLANIFICACIÓN
1. ANÁLISIS DEL ENTORNO
OPORTUNIDADES:
- Creciente demanda de productos ecológicos:
Últimamente, debido a la conciencia ambiental, los
consumidores han optado por productos ecológicos, lo
que genera una mayor demanda. Esto representa una gran
oportunidad para ECOCOLOR, ya que puede
posicionarse como una empresa líder de este mercado.
- Aumento de las inversiones: El gobierno y las empresas
privadas están invirtiendo más en iniciativas sostenibles,
lo que crea nuevas oportunidades para ECOCOLOR de
desarrollar, promocionar y comercializar sus productos.
- Nuevos avances tecnológicos: Los avances tecnológicos
pueden ayudar a ECOCOLOR a mejorar su producción,
reducir costos y desarrollar nuevos productos ecofriendly.
- Mercado tecnológico: El mercado tecnológico está
teniendo mayor impacto después de la pandemia, lo que
ofrece a ECOCOLOR una nueva oportunidad para llegar
a una audiencia más amplia y vender sus productos en
línea.
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AMENAZAS:
- Competencia: La competencia en el mercado de
productos ecológicos está aumentando, lo que puede
afectar directamente a ECOCOLOR, si no se mantiene en
constante innovación.
- Incremento en los precios de las materias primas: Los
precios de las materias primas pueden jugar en contra, si
es que este aumenta. Lo que podría afectar negativamente
la rentabilidad de ECOCOLOR.
- Conciencia y preferencias del consumidor: La
conciencia del consumidor sobre los productos
ecológicos puede ser baja, debido a las modas y los
costos, lo que podría dificultar las ventas de la empresa.
2. OBJETIVOS A CORTO PLAZO
OBJETIVOS:
- Aumentar las ventas en un 20 % al finalizar el año
presente (2024), así habría mayores recursos para una
mejor inversión, como en el desarrollo de un nuevo
producto.
- Reducir los costos en un 5% dentro de siete meses,
ayudará a maximizar mejor los recursos empleados y
tener una mayor optimización como empresa.
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- Mejorar la calidad del servicio al cliente en los
próximos cinco meses, este objetivo se centra en
identificar áreas de mejora y mantener a los clientes
satisfechos
ESTRATEGIAS:
- Ofrecer promociones y descuentos estratégicos, expandir
los canales de venta mediante la participación en eventos
y ferias comerciales, mejorar el marketing digital y la
publicidad en redes sociales.
- Revisar los gastos operativos, puede ser recortando
gastos de viaje, reduciendo el uso de suministros de
oficina o renegociando contratos de servicios, como
buscar proveedores alternativos con precios más
competitivos.
- Proporcionar capacitación regular y detallada al equipo
sobre cómo interactuar con los clientes. Además de
implementar un programa de retroalimentación para
mejorar la calidad del servicio al cliente.
PLANEAMIENTO OPERATIVO:
- En primer lugar, se organizaría liquidaciones para
despejar inventario y aumentar las ventas. A la vez, se
crearía un contenido de publicidad llamativo como
anuncios en redes sociales y folletos, los cuáles serán
compartidos en ferias ecológicas.
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- Hacer un análisis detallado de costos en primera
instancia, luego negociar con proveedores. Además, se
aplicaría la estrategia de reducción de desperdicios, por
último, hacer un seguimiento y evaluación continua de
esta operación.
- Recopilar comentarios de los clientes utilizando
encuestas y comentarios en línea. A la vez, se fomentará
una cultura empresarial focalizándose en el cliente. Por
último, el equipo de atención al cliente resolvería
problemas de ellos sin necesidad de pasar por múltiples
niveles de aprobación.
3. OBJETIVOS A MEDIANO PLAZO
OBJETIVOS:
- Mejorar la eficiencia del proceso de producción en un
10% dentro de dos años, lo cual puede aumentar la
productividad y reducir los costos de producción.
- Organizar un evento de networking con socios
potenciales dentro de dos años, para explorar
oportunidades de colaboración con socios claves y
expansión en el mercado.
- Desarrollar un nuevo producto dentro de dos años,
abrirse a una nueva categoría de productos ecológicos y
llegar a un público de un sector distinto.
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ESTRATEGIAS:
- Implementar tecnologías de automatización para agilizar
tareas repetitivas en mano de obra. Además, se
optimizará los niveles de inventario utilizando técnicas
como el justo a tiempo (JIT) y el inventario gestionado
por el proveedor (VMI).
- Crear un programa atractivo con charlas y paneles de
discusión. También se deberá seleccionar una ubicación
adecuada y se utilizará una promoción efectiva en redes
sociales o sitios web para captar más usuarios interesados
en eventos ecofriendly.
- Realizar una investigación de mercado para identificar las
tendencias, oportunidades no explotadas y áreas de
demanda insatisfecha. Por otro lado, se colaborará con
organizaciones ambientales locales para obtener su
orientación y apoyo.
PLANEAMIENTO OPERATIVO:
- Se realizará un mapeo detallado de cada paso del proceso
para comprender dónde se pueden hacer mejoras. Por
otro lado, se proporcionaría formación adecuada al
personal para el uso de los nuevos recursos tecnológicos.
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- Se planifica y diseña el programa de todas las actividades
que se realizarán en el evento con los socios de la
empresa. Por último, se hará un seguimiento post-evento
para evaluar su efectividad y poder mantener viva la red
de contactos creada durante el evento.
- Se analiza las tendencias actuales en productos
ecofriendly. Luego, se realizarán pruebas para asegurarse
de que el producto cumpla con los estándares de calidad
y rendimiento esperados. Por último, se creará una
estrategia de marketing que resalte sus características
ecoamigables.
4. OBJETIVOS A LARGO PLAZO
OBJETIVOS:
- Convertirse en el líder del mercado en productos
ecológicos en Perú dentro de diez años, ser reconocidos
y liderar el mercado es un punto importante para poder
expandirse.
- Expandirse a nuevos mercados en Latinoamérica
dentro de diez años, permitirá una mayor reducción de
costos, nuevos proveedores y negociaciones a
ECOCOLOR.
ESTRATEGIAS:
- Desarrollar productos ecológicos innovadores. También,
obtener certificaciones ecológicas reconocidas que
demuestren la autenticidad y calidad ambiental de los
productos de ECOCOLOR.
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- Para adaptarse rápidamente a los cambios en el entorno
empresarial, deberá mostrar flexibilidad. Es decir,
adaptará la oferta y su mensaje de marketing a las
particularidades del nuevo mercado.
PLANEAMIENTO OPERATIVO:
- Se producirá sosteniblemente, usando energías
renovables, reduciendo residuos y optimizando recursos
naturales. Más adelante, deberá establecer relaciones
sólidas con proveedores de materias primas sostenibles,
fabricantes de equipos ecoamigables y otros socios clave.
- Se deberá desarrollar estrategias de entrada al mercado y,
a su vez, buscar el apoyo y la colaboración de
instituciones gubernamentales y organizaciones de ese
país. Además, la red de contactos y socios comerciales
serían los recursos clave para la empresa.
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PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
1. DISEÑO ORGANIZACIONAL
La estructura de ECOCOLOR es una estructura funcional, la
empresa está organizada en departamentos con funciones
específicas, como ventas, producción, marketing y
administración. Esta estructura prioriza la especialización
departamental y permite a los expertos en áreas específicas
enfocarse en sus áreas de experiencia.
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2. ASIGNACIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
La asignación de roles y responsabilidades en una empresa es
fundamental para asegurar que todas las tareas y procesos de esta
se realicen de manera eficiente y efectiva. A continuación, se
presenta la distribución de funciones entre el personal de la
empresa.
Gerente General
- Define la misión y visión de la empresa: La misión
sería proveer soluciones de pintura ecológicas que no
solo embellezcan, sino que también cuiden el medio
ambiente. Por otro lado, la visión sería ser el líder en la
industria de pinturas y recubrimientos ecológicos en el
Perú.
- Toma decisiones y representa a la empresa: Actúa
como el principal punto de contacto en reuniones con
socios y proveedores, negociando contratos, formando
alianzas estratégicas y construyendo relaciones esenciales
para el éxito empresarial de la empresa.
- Aprueba presupuestos y planes de marketing: Revisa
y aprueba los planes financieros y las estrategias de
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marketing de la empresa, asegurando que sean realistas y
estén alienadas con los objetivos de ECOCOLOR.
Departamento de Ventas
- Gerente de Ventas: Lidera el equipo de ventas y
desarrolla estrategias comerciales, gestiona relaciones
con clientes clave para asegurar una alta retención y
aumento en las ventas en la empresa.
- Ejecutivos de Ventas: Identifican y captan nuevos
clientes. Además, planifican actividades de ventas,
monitorean el progreso y utilizan técnicas efectivas para
cerrar acuerdos.
Departamento de Producción
- Gerente de Producción: Asegura la calidad de los
productos, también garantiza la eficiencia en las
operaciones y el cumplimiento del plan de la empresa.
Por otro lado, supervisa diariamente e implementa
controles de calidad minimizando los defectos y
mejorando la consistencia de las pinturas ecológicas.
- Personal de Producción: Realizan tareas de fabricación
siguiendo los estándares de la empresa. Además,
mantienen el equipo y las instalaciones en constante
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mantenimiento, así logrando mejorar la seguridad de los
trabajadores en la empresa.
Departamento Financiero
- Gerente Financiero: Supervisa las actividades
financieras y evalúa las inversiones de la empresa.
Asimismo, garantiza la precisión de los registros
financieros y la supervisión del equipo contable de
ECOCOLOR.
- Contador: Registra transacciones financieras, prepara
los resultados y balances generales de la empresa y
gestiona el flujo de caja. También, recomienda acciones
para mejorar la liquidez, asegurando que esta cumpla con
sus obligaciones financieras.
Departamento de Recursos Humanos
- Gerente de Recursos Humanos: Invierte en el
desarrollo continuo de los empleados a través de
programas para mejorar las habilidades y el conocimiento
del personal. Por otro lado, establece y mantiene políticas
claras para garantizar un ambiente de trabajo justo y
respetuoso.
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- Especialista en Recursos Humanos: Procesa las
nóminas y administra los beneficios para mejorar la
satisfacción del personal laboral. También, gestiona
registros y documentación de los empleados garantizando
el cumplimiento normativo para proporcionar una base de
datos precisa y segura en la empresa.
Departamento de Marketing
- Gerente de Marketing: Determina cómo la empresa se
presenta ante el mercado y cómo se comunican los
valores de la marca y sus productos ecológicos, analiza el
mercado y la competencia, y gestiona el presupuesto de
marketing.
- Especialista en Marketing: Coordina las campañas
publicitarias, realiza un análisis continuo del mercado.
Sobre todo, se enfoca en el mercado y la competencia
para comprender el entorno operativo de ECOCOLOR,
así buscar oportunidades de crecimiento.
3. ESTABLECIMIENTO DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Las actividades y flujos de trabajo en una empresa pueden variar
enormemente, estas son las que realiza ECOCOLOR.
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Recepción de pedidos: Los clientes realizan pedidos por
teléfono o en línea, los cuales son registrados en el sistema
de gestión de pedidos de la empresa.
Procesamiento de pedidos: El equipo de atención al cliente
verifica la disponibilidad de productos y los detalles
solicitados. Si hay problemas, se resuelven antes de enviar
el pedido al departamento de almacén.
Preparación de pedidos: El departamento de almacén
prepara los pedidos, recolectando productos,
empaquetándolos y generando etiquetas de envío.
Envío y entrega: Los pedidos son entregados por un
servicio de mensajería colaborador. Se proporciona un
número de seguimiento al cliente y se garantiza la entrega
puntual.
Servicio post-venta: El equipo de atención al cliente se
asegura de la satisfacción del cliente después de la entrega,
ofreciendo asistencia adicional y solicitando comentarios
para la mejora de la empresa.
Gestión de inventario: El equipo de gestión de inventario
monitorea los niveles de existencias, realiza pedidos
adicionales cuando sea necesario y ajusta el inventario
según las tendencias de ventas.
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CASO PRÁCTICO
La organización es clave para el funcionamiento eficiente y
efectivo de una empresa. Es por eso que ECOCOLOR ha aplicado
los siguientes procesos de organización.
Diseño organizacional: Se planteó todos los departamentos
que han de verse involucrados para un desarrollo y
crecimiento óptimo de la empresa. Tenemos al
departamento de ventas, producción, finanzas, recursos
humanos y marketing.
Roles y responsabilidades: Se delegó dentro de la empresa
a personas capacitadas para cumplir estas funciones
específicas respecto a cada departamento involucrado.
- En el departamento de ventas, se contrató a un
licenciado de la carrera de Administración de Empresas
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con experiencia laboral y un excelente dominio en las
ventas, para que cumpla el rol de gerente de esta área.
- En el departamento de producción, el gerente está
altamente capacitado en el manejo de máquinas para la
fabricación de pinturas, además es quién estuvo
trabajando en la empresa desde sus inicios.
- En el departamento de finanzas y marketing, se
contrató a personal con mucha experiencia y de gran
desempeño, como contadores y marqueteros prestigiosos,
respectivamente.
- En el departamento de recursos humanos, se contrató
a una egresada de Administración de Empresas con
especialización en Recursos Humanos.
Además, la empresa ECOCOLOR ha aplicado los procesos de
planificación como el flujo de trabajo para alcanzar sus objetivos
y garantizar su éxito a largo plazo.
1. Recepción de pedidos: El cliente tiene el plazo de 3 días
para poder hacer la confirmación y el pago requerido del
producto, para ello se empleó un teléfono funcional que es el
(01) 717-6017 para el recibimiento de pedidos de clientes,
así como se contrató a un personal requerido para esta
función.
2. Procesamiento y preparación de pedidos: En esta fase,
ECOCOLOR cuenta con el área de producción que se
encargará de la creación del producto. Además, se dispone
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de un equipo de atención al cliente para verificar la
disponibilidad de los productos y especificar los detalles del
pedido.
3. Envío y entrega: La empresa ECOCOLOR cuenta con un
tarifario de costos de envío en su página web, donde el
cliente podrá determinar la dirección en la cual será enviada
su producto.
4. Servicio post-venta: El equipo de atención al cliente es el
encargado de asegurar la satisfacción del usuario después de
la entrega, ofreciendo asistencia adicional y solicitando
comentarios de mejora. Si se cuenta con alguna
disconformidad o devolución, se deberá realizar dentro de
los siete días de haber sido enviado el pedido.
5. Gestión de inventario: El equipo de gestión de inventario
se ocupará de monitorear los niveles de existencias de
productos, realizar pedidos adicionales cuando sea necesario
y ajustar el inventario según las tendencias de ventas.
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CONCLUSIONES
La empresa ECOCOLOR sigue demostrando su rentabilidad y
estabilidad para el futuro. Además, se ha logrado demostrar la
aplicación efectiva de los procesos administrativos en la empresa,
enfocándonos en la planificación y organización de esta, lo que
vendría influyendo en el éxito de una PYME como ECOCOLOR.
Asimismo, su enfoque en la sostenibilidad ambiental y su
eficiencia completamente operativa, la vendría a posicionar como
líder en la industria, ofreciendo lecciones valiosas para otras
empresas similares.
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REFERENCIAS
INTRODUCCIÓN:
[Link]
MARCO TEÓRICO:
[Link]
PROCESOS DE PLANIFICACIÓN:
[Link]
22
[Link]
mejores-metodos-617303753885651fa20ef5e9
PROCESOS DE ORGANIZACIÓN:
[Link]
profesional/que-es-diseno-organizacional-como-hacerlo
[Link]
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