EL INFORME
El informe es un tipo de documento administrativo, de uso interno en una empresa,
institución o interinstitucional, en el que se brinda información de interés para una empresa (datos,
causas y circunstancias documentales sobre algún tema). En el primer caso, el informe puede ser
solicitado por un superior a un subordinado o puede ser el subordinado quien lo envía a un superior
al que debe comunicar cierta información importante: compra de material, incidencias dentro de la
empresa, etc. En el segundo, es frecuente pedir informes a otra empresa (una consultora, por
ejemplo) sobre un tema determinado, a fin de poder tomar decisiones con menor riesgo. De este
modo, el informe sirve, básicamente, para dos fines: transmitir información y facilitar la toma de
decisiones en temas particulares.
Para la redacción del informe se recurre tanto a la exposición como a la argumentación, ya
que no solo presenta una situación de manera objetiva y fidedigna, sino que también busca que, a
partir de ella, el lector pueda tomar una decisión; es más, puede incluir sugerencias de actuación que
faciliten esa tarea.
En el informe se distinguen dos partes: una descriptiva y otra, técnica. La primera presenta
la situación actual, los hechos que se informan y las consecuencias que derivan de estos; la segunda,
tablas, los gráficos, cifras, estadísticas, imágenes, etc., que acompañan o refuerzan la información
anterior.
Un informe es un texto que responde a una pregunta planteada por quien pide el informe,
por lo que su extensión es variable, pues depende de qué tanto espacio necesite el emisor para
responder a dicha pregunta. Esto es, la extensión del informe está en función de la temática tratada.
Así, puede constar de una sola página si se pretende informar sobre un aspecto muy puntual (por
ejemplo, avance del desarrollo de un trabajo) o, al contrario, requerir de una considerable cantidad
de páginas, que permitan desarrollar de manera completa el tema (por ejemplo, un informe sobre la
situación de la ciudad después de haber afrontado un fenómeno de El Niño).
De otro lado, en el ámbito universitario, es frecuente que el alumno, sobre todo de niveles
superiores, deba presentar informes sobre la realización de un proyecto, trabajo o investigación, sea
de uno que esté en curso, de modo que muestra sus avances; sea que esté ya culminado, y presente
los resultados.
1.1. Clases. Según la finalidad que persiga el informe (del ámbito laboral o del académico), se
distinguen tres tipos:
a) Expositivos: su objetivo es describir los hechos y situaciones de manera objetiva. Se centran
en los hechos sin que el autor del documento emita sus opiniones, conclusiones o
recomendaciones sobre el tema. Por ejemplo, un informe sobre las carreras universitarias de
más acogida en Piura, que le servirá a una universidad para tener una visión general del
mercado piurano.
b) Valorativos o interpretativos: su finalidad es aclarar el sentido o el alcance de lo informado.
Esto es, a partir de la exposición de los datos se procede a su análisis y se presentan
conclusiones, recomendaciones que servirán para la toma de decisiones por parte de los
solicitantes del informe. Por ejemplo, un informe sobre la conveniencia o no de contratar a
una persona X en la empresa.
c) Demostrativos: se trata de un informe probatorio, es decir, se parte de la formulación de una
tesis que se intentará demostrar mediante la exposición detallada de datos y los comentarios
del informante. En el informe se deben poder distinguir claramente los hechos de las
opiniones. Por ejemplo, un informe sobre la necesidad de comprar maquinaria más moderna
para la empresa.
1.2. Estructura. El primer paso en la redacción del informe será siempre la recopilación
de los datos solicitados y, una vez obtenidos, se seleccionan los más relevantes y se
organizan por orden de importancia, de menor a mayor. Con la información ya organizada,
se puede empezar a escribir el texto siguiendo la estructura adecuada. Si bien no hay un
solo modelo de informe, existen algunos aspectos constantes en todos ellos, de acuerdo con
su extensión y su finalidad.
Para informes breves se estructura el contenido en tres partes:
a) Encabezamiento:
Membrete: nombre y datos de la empresa (dirección, teléfono, página web, etc.) y
logotipo (si hubiera) de la empresa, que vienen ya dados si se emplea hoja membretada.
Referencia: se sitúa debajo del membrete y contiene los nombres del remitente y del
destinatario
Asunto del informe: se especifica el motivo del informe. La redacción debe del asunto
debe emplear una frase o sintagma nominal, no oraciones. Por ejemplo: Rendimiento
académico de los alumnos de L3, sección D.
b) Cuerpo: consiste en la redacción, sin necesidad de preámbulos (saludos, fórmulas de
cortesía, etc.) del contenido del informe.
c) Final: fecha, firma y post firma (nombre), así como el cargo o el departamento al que
pertenece el emisor.
En el caso de informes extensos, se debe incluir lo siguiente:
a) Portada: nombre de la institución o empresa, título (y subtítulo) del informe, por medio de
una frase que defina el contenido del documento; nombre del autor, destinatario, lugar y
fecha.
b) Abstract o resumen de las ideas esenciales contenidas en el informe. Va en página
independiente después de la portada. En su redacción no se deben incluir en él citas o
gráficos. El abstract es una ayuda para el receptor, pues con solo leerlo sabrá de manera
general los aspectos principales del informe. Por ejemplo:
Se detallan los contenidos y metodología del curso Lengua 3, así como la evaluación
y los resultados obtenidos por los alumnos de la sección D.
c) Índice: los temas y subtemas aparecen numerados jerárquicamente. Se puede emplear el
sistema decimal, el de números romanos o letras, con las subdivisiones correspondientes.
Se debe indicar la página de cada subtema.
d) Introducción: En la introducción se señalan claramente los objetivos del informe, el
método empleado (de haber sido necesario), los principales contenidos.
e) Cuerpo: se debe incluir la información previamente recopilada, seleccionada y organizada
sobre el tema en cuestión. Es recomendable seguir un estilo impersonal, directo, objetivo.
La exposición de los datos debe ser clara, por lo que es recomendable seguir un orden:
cronológico, de mayor a menor relevancia, que permitirá estructurar las ideas en párrafos.
Si el informe es extenso, es preciso ordenar la información en apartados numerados. Se
recomienda que los párrafos sean cortos, de redacción sencilla (preferir el orden lógico de
la oración en lugar del psicológico), clara, pero no por ello informal. Se ha de emplear un
léxico preciso, recurriendo a los tecnicismos del campo de actividad en que se presenta el
informe, evitar las ambigüedades, las palabras clichés, la inclusión de adjetivos
valorativos.
El informe debe incluir todos los datos que sean necesarios, del tipo que sean: números,
porcentajes, gráficos. Si fuera necesario, se puede acudir a otras fuentes de documentación
para completar su contenido (textos legales, estudios técnicos, estadísticas, encuestas,
etc.), los cuales, de ser preciso, se incluirán como anexos, a los que se remitirá al lector
desde el cuerpo, mediante un número que los identifique. Por ejemplo: (Ver anexo 1).
Si se emplean citas, textuales o indirectas, deben aparecer entrecomilladas o en párrafo
aparte, de modo que se distingan de los hechos y de los comentarios del autor del informe.
f) Conclusiones: solo se incluyen en los informes valorativos o demostrativos. Después de
haber expuesto los hechos, se emite una valoración sobre lo expuesto y si, es el caso, se
brindarán recomendaciones de actuación. Pueden hacerse de dos formas: de manera
global, elaborando una sola conclusión que abarque todos los aspectos importantes
tratados en el informe; por incisos, dando una conclusión de cada uno de los apartados en
que se han estructurado en el cuerpo.
g) Apéndices: se incluyen al final documentos adicionales que complementan el informe y a
los que se ha hecho referencia en el cuerpo.
h) Bibliografía: siguiendo un solo estilo (APA, MLA, ISO…), se deben consignar todas las
fuentes que se han consultado para la elaboración del informe.
En cuanto a los informes académicos, además de la portada o carátula, constan de tres partes
diferenciadas: introducción, cuerpo y conclusiones.
a) Introducción: presenta el tema o problema que se ha planteado y que da lugar al informe,
así como los datos que permiten al lector tener una visión general de lo que se ha planteado
el emisor. Se incluyen aquí, además, los objetivos que persigue el trabajo y si hubiera, los
antecedentes teóricos del tema en cuestión.
b) Cuerpo: incluye la metodología utilizada, el procedimiento seguido, los resultados
obtenidos y su análisis; todo ello dependiendo del tipo de trabajo realizado.
c) Conclusiones: se elaboran a partir del análisis de los resultados obtenidos. Puede incluir,
además, sugerencias que permitan tomar decisiones.
La portada o carátula incluye los datos más relevantes que permiten identificar el trabajo: título,
autor(es), asesor (si es el caso), destinatario (profesor o autoridad a la que se le presenta el informe),
ciudad y fecha. Asimismo, dependiendo del trabajo sobre el que se esté informando, se pueden
incluir otros datos relevantes. Por ejemplo, si es un informe sobre un trabajo que forma parte de una
asignatura, se incluye el nombre de la asignatura y la sección (si hubiera más de una del mismo
curso); si se trata de un avance o de la entrega final, se debe indicar: primer/segundo/tercer..
informe, informe final.
1.3. Características. Independientemente del tipo de informe que se elabore, este debe
cumplir con ciertas condiciones:
a) Redacción clara, sin caer en ambigüedades o imprecisiones: los datos aportados deben ser
exactos, para lo cual el emisor se puede valer de porcentajes, cálculos, etc.
b) El estilo elegido en el informe debe ser sencillo, claro, pero sin caer en la informalidad. No
cabe la expresión artística o metafórica ni el entretenimiento del lector.
c) Presentar de forma clara el tema del que trata el informe, lo que se verá reflejado en la frase
que se escriba en ASUNTO, que debe sintetizar y expresar de la mejor manera de el tema.
d) Elaborar conclusiones o recomendaciones acertadas y factibles, que faciliten la toma de
decisiones.
e) Expresar la información de manera formal y de forma objetiva para lo que se pueden
emplear las estructuras impersonales (impersonal con se; pasiva refleja), las
nominalizaciones, la voz pasiva (sin abusar). Se deben evitar las referencias a la primera
persona (al que escribe) y centrarse, más bien, en el qué, en lo que se informa.
No obstante, cuando el informe exige la valoración personal de quien lo realiza, sobre todo,
en el apartado de recomendaciones o conclusiones, puede aparecer la referencia a la primera
persona, generalmente en plural (de modestia).
f) Cuidar la corrección del texto, tanto en el plano gramatical como ortográfico.
1.4. Presentación y formato
A modo de recomendación general, y dejando cierta libertad de modificación.
El tamaño de papel empleado en los informes en el DIN A-4, dejando los siguientes
márgenes: izquierdo, de 3 a 6 cm (para facilitar su archivo); derecho, 1 cm; superior, 2 cm;
inferior, dependerá de la extensión del texto, pero debe dejarse espacio suficiente para estampar
la firma.
En cuanto al formato, se suele emplear el tipo de letra Arial: tamaño 16 para el título, 14
para el subtítulo, 12 para el índice y los títulos de cada uno de los epígrafes y 11 para el texto. No
obstante, en la actualidad los procesadores de textos incluyen plantillas que facilitan la labor del
formato y presentan varias opciones para que el que escriba puede escoger la que mejor se
adapte al tipo de informe que redactará. Aún así, cabe recordar que lo más relevante, el
contenido, sigue siendo tarea del emisor, quien debe completar la plantilla con la información
correspondiente, lo que quiere transmitir, de forma clara y ordenada.
Bibliografía
Álvarez, Miriam. Tipos de escrito IV: Escritos comerciales. Madrid: Arco Libros, S. L., 1997.
Gómez de Enterría y Sánchez, Josefa. La comunicación escrita en la empresa. Madrid: Arco
Libros, S. L., 2002.
Sánchez Lobato, J. (coord.). Saber escribir. Buenos Aires: Aguilar, Altea, Taurus, Alfaguara,
2007.
Links
Arenas, S. et all. El informe. Universidad Sergio Arboleda (Colombia) Disponible en:
[Link]
Cassany, D., López, C. (coords.). Modelos de textos. El informe. Universidad Pompeu Fabra
(Barcelona). Disponible en: [Link]
EJERCICIOS
1. Responda verdadero o falso a las afirmaciones siguientes. Si es falso,
corrija la información. ARABA ANDAMIAJES S. L.
Urb. Santa Fe, Calle Los Olivos, B-26
a) El objetivo último del informe es permitir al receptor la elaboración Teléfs. (74)564098, (74)567564
de conclusiones. [Link]
b) En la redacción del informe debe primar la objetividad.
c) Todo informe debe contener gráficos, tablas, etc., como recursos de A : Sr. Pedro Troncos, jefe de seguridad interna
apoyo. DE : Sra. Julia Padilla, jefa de personal
d) El informe solo se emplea en la comunicación externa. ASUNTO: Aumento de accidentes laborales
e) El registro de lengua empleado en el informe debe ser apenas formal.
En el último semestre se ha producido en nuestra empresa un
2. Lea los siguientes enunciados y distinga cuáles pueden formar parte notable aumento de accidentes laborales, incrementándose el
de un informe. Justifique su elección. porcentaje de bajas laborales. Así, se han producido veinte accidentes
laborales, esto es, el 50% más que en el semestre anterior, de los
a) Con fecha 15 de agosto se emitió un primer informe a pedido de la cuales el 95% son accidentes leves y el 5% restante, de carácter grave.
dirección... Las principales tipos de accidentes registrados son producto de golpes
b) Por todo lo expuesto anteriormente se estima conveniente que... con objetos contundentes y caídas desde alturas considerables, debido sobre
c) Con relación a su solicitud del pasado martes 15 de febrero, adjunto todo a dos razones: sobreexposición a riesgos constantes, de los que el
encontrará varios documentos que espero le sean de utilidad. trabajador a veces no es consciente, falta de medidas preventivas (uso de
d) Le rogamos que acepten nuestras disculpas por ese error casco, lentes, etc.) y desconocimiento de primeros auxilios.
involuntario... En la mayor parte de los casos los accidentes podrían haber
e) Nos es muy grato entablar nuevamente relaciones comerciales con su sido evitados o minimizados si los trabajadores hubieran seguido las
empresa... recomendaciones de seguridad que exige la empresa. Sin embargo, el
f) En nuestra opinión, las instalaciones revisadas cumplen con las personal afectado y sus supervisores parecen desconocer cuáles son
recomendaciones de seguridad estipuladas por el reglamento... estas disposiciones. Además, en una rápida inspección se detectó que
g) Me satisface poner de su conocimiento que el Consejo de varios de los implementos de seguridad no están en condiciones
Administración ha convocado a asamblea general... óptimas e, incluso, están deteriorados completamente.
h) En primer lugar, se realizó una inspección detallada de la Es necesario, pues, que los trabajadores tomen conciencia de
infraestructura a fin de saber si en su condición actual soportaría un los riesgos a los que se exponen en su puesto de trabajo y de cómo
fenómeno de tal envergadura... podrían prevenirlos. Por este motivo, se sugiere tomar en cuenta las
i) Se adjunta un extracto del nuevo reglamento. siguientes recomendaciones:
j) Cualquier consulta sobre esta materia deberá hacerse al Sr. Secretario 1. Difundir el conocimiento y aplicación de las recomendaciones de
General, Sr. Carlos Jiménez. seguridad que exige la empresa.
2. Impartir cursos de prevención de accidentes laborales.
3. Identifique las partes del siguiente informe y diga de qué tipo de 3. Impartir cursos de primeros auxilios a los trabajadores con mayor
informe se trata. exposición de riesgo laboral.
4. Renovar los equipos de protección individual de los trabajadores
que lo necesiten.
Julia Padilla
Recursos Humanos
Piura, 25 de setiembre de 2023
4. Póngase en la siguiente situación: usted ha sido beneficiado con una beca
integral de estudios otorgada por una empresa privada, por lo que la
Comisión de Becas de dicha empresa le ha solicitado enviar un informe sobre
su desempeño académico en la universidad en el semestre que acaba de
culminar. En su redacción, tenga en cuenta los siguientes requisitos para
mantener la beca: índice semestral igual o superior a 12.5; no desaprobar
más de un curso por semestre; no tener sanciones disciplinarias.
a) Decida qué tipo de informe es el que debe redactar.
b) Emplee para su informe una plantilla que le proporcione su procesador
de textos (Word u otro).
c) Indique en el margen izquierdo las partes de que consta su informe.