SAP University Alliances
Version 2.11
Authors Bret Wagner
Gestión de Materiales (MM)
Stefan Weidner
Product
SAP ERP 6.0 EhP4
Global Bike Inc.
Level
Beginner
Focus
Cross-functional integration
Materials Management
© SAP AG
SAP ERP Resumen del curso
Introduction to SAP
Navigation
Introduction to GBI
Sales & Distribution
Materials Management
Production Planning
Financial Accounting
Controlling
Human Capital Management
© SAP AG Page 5-2
SAP ERP Funcionalidades MM
Gestión de stocks
Compras
MRP
Inventario físico
Valoración
Gestión de Servicios
Verificación de facturas
Catálogo de productos
© SAP AG Page 5-3
SAP ERP Resumen de la unidad
Estructura organizativa MM
Datos Maestros MM
Procesos MM
- Compra a pago (Procure-to-Pay Process)
© SAP AG Page 5-4
SAP ERP Estructura organizativa MM
Mandante (Client): es una unidad independiente en un sistema
SAP R/3
Sociedad (Company Code) (FI)
- Unidad organizativa que representa la menor entidad legal y
contabilidad independiente en el sistema
Centro (Plant) (Logística)
- Unidad organizativa que representa una instalación de
almacenamiento, de fabricación o de distribución de materiales
Almacén (Storage Location) (Logística)
- Unidad organizativa que permite diferenciar stocks dentro de un
centro, puede representar una ubicación o sala
© SAP AG Page 5-5
SAP ERP MM Estructura organizativa (Compras)
Organización de compras (Purchasing Organization)
- Las compras de un centro se realizan para una organización de
compras
- Representa una unidad responsable de la adquisición de bienes o
servicios
- Negocia condiciones de compras con los proveedores
Grupo de compras (Purchasing Group)
- Clave que representa una unidad responsable de ciertas compras y de
la comunicación con los proveedores
© SAP AG Page 5-6
SAP ERP GBI 2.0 Estructura para Gestión de Materiales
Global Bike Mandante
Sociedad
Global Bike Inc. Global Bike Germany GmbH
Dallas San Diego Miami Heidelberg Hamburg Centros
Raw Materials Trading Goods Trading Goods Raw Materials Trading Goods
Almacenes
Semi-fin. Goods Finished Goods Finished Goods Semi-fin. Goods Finished Goods
Finished Goods Miscellaneous Miscellaneous Finished Goods Miscellaneous
Miscellaneous Miscellaneous
© SAP AG Page 5-7
SAP ERP GBI 2.0 Estructura de la empresa en SAP ERP (Logística)
Puestos de DL00 MI00 SD00 TO00 HD00 HH00 PE00
expedición
RM00 TG00 TG00 TG00 RM00 TG00 TG00
Almacenes SF00 FG00 FG00 FG00 SF00 FG00 FG00
FG00 MI00 MI00 MI00 FG00 MI00 MI00
MI00 MI00
Organización de compras Central (global) GL00
Purchasing Org. US00 CA00 PO DE00 AU00
Purchasing Group North America PGr Europe Asia
N00 E00 A00
Dallas Miami S. Diego Toronto Heidelb. Hamburg Perth Centro
DL00 MI00 SD00 TO00 HD00 HH00 PE00
CC US00 CA00 CC DE00 AU00 Sociedad
Mandante GBI
© SAP AG Page 5-8
SAP ERP Datos Maestros MM
Maestro de proveedor
Maestro de materiales
Registro info de compras
Condiciones maestras
Mensajes
© SAP AG Page 5-9
SAP ERP Maestro de proveedores
Maestros de Proveedores
- Contiene toda la información
necesaria para negociar con un
proveedor externo
- Utilizado y actualizado
mayormente por los
departamentos de compras y
contable
- Cada proveedor debe tener un
registro maestro
© SAP AG Page 5-10
SAP ERP Vistas del maestro de proveedores
Nivel de mandante
- Dirección
- Número de proveedor
General Data
- Comunicación preferida
Nivel de Sociedad
- Cuenta asociada
- Condiciones de pago
Company Code Data
- Cuenta de banco Financial Accounting (FI)
Nivel de organización de
compras
Purchasing Data
- Moneda del pedido
Materials Mgmt (MM)
- Nombre del vendedor
- Interlocutores
© SAP AG Page 5-11
SAP ERP Maestro de proveedores
Información general relevante para toda la organización:
Nombre
Dirección
Mandante XXX Comunicación
Información específica por Sociedad: Información específica por organización de
compras:
Cuenta Incoterms
Pago Moneda
Sociedad US00 Banco
Org. de Compras US00
Sociedad DE00 Org. de Compras DE00
© SAP AG Page 5-12
SAP ERP Maestro de Materiales
Maestro de materiales
- Contiene toda la información que
precisa una empresa para
gestionar los materiales
- Se utiliza en varios módulos de
SAP
• Sales and Distribution
• Materials Management
• Production
• Plant Maintenance
• Accounting/Controlling
• Quality Management
- La información del Maestro de
Materiales se almacena en
segmentos por área llamados
Vistas
© SAP AG Page 5-13
SAP ERP Vistas del maestro de materiales
Sales Data
Basic Data Purchasing Data
Mat. Plan. Data
Material Master Forecasting Data
Storage Data
Controlling Data Quality Data
Accounting Data
© SAP AG Page 5-14
SAP ERP Maestro de materiales
Información general relevante para toda la organización:
Nombre
Peso
Unidad de Medida
Mandante XXX
Información específica por almacén:
Información específica de Compras: Cantidad
Condición de pago
de stock
Incoterms
Org. Compras US00 Moneda pedido Almacén FG00
Org. Compras DS00 Almacén TG00
© SAP AG Page 5-15
SAP ERP Registro info de compras
Soporte para el pedido de
compras
- Contiene información propia
de la relación proveedor
material
Puede crearse: Registro info
de compras
- Manualmente
- Automáticamente – Ofertas
- Automáticamente – Pedidos
Reportes
- Evaluación
de proveedores Maestro de Maestro de
Materiales proveedores
© SAP AG Page 5-16
SAP ERP Registro info de compras
Permite a los compradores determinar:
- Que proveedores han ofertado o suministrado determinados materiales
Contiene:
- Información de precios y condiciones
- Ultimo pedido de compras
- Límites de tolerancia para entregas
- Tiempos específicos
- Períodos de disponibilidad
- Información de evaluación de proveedores
Transfiere datos por defecto a los pedidos de compras
© SAP AG Page 5-17
SAP ERP Proceso de compra al pago
Solicitud de Determinación de
fuente de
Pedido
aprovisionamiento
Pedido
Pago al
proveedor
Ingreso de
Factura
Entrada de
mercadería
© SAP AG Page 5-18
SAP ERP Solicitud de pedido
Documento interno para informar al departamento de compras la
necesidad de adquirir un bien o un servicio
Las solicitudes pueden crearse dos formas:
- Directamente - Manualmente
• La persona que la crea determina: que, cuanto y cuando se necesita
- Indirectamente - Automáticamente
• MRP
• Ordenes de Producción
• Ordenes de Mantenimiento
• Pedidos de ventas
© SAP AG Page 5-19
SAP ERP Determinación de fuente de aprovisionamiento
Existe varias formas de procesar una solicitud de pedido para
asignar una fuente de aprovisionamiento apropiada:
- Fuentes internas
- Libro de pedidos
- Contrato Marco
- Petición de Ofertas (RFQ)
© SAP AG Page 5-20
SAP ERP Fuentes internas
Las necesidades de material pueden cubrirse dentro de la
empresa.
- Un centro dentro de la corporación puede ser una fuente de suministro
potencial
- Si existe una fuente de suministro interna la necesidad se cubre con
un traspaso de material
© SAP AG Page 5-21
SAP ERP Libro de pedidos
Un libro de pedidos es un registro de cuales son los proveedores
autorizados para un material y centro en un período dado
© SAP AG Page 5-22
SAP ERP Contrato Marco
Son acuerdos de compras a largo plazo
Pueden ser de dos tipos:
- Pedidos abiertos
• Pueden ser por cantidad o valor, se acuerda con el proveedor que durante
un período se va a requerir determinadas cantidades
- Plan de entregas
• La cantidad total comprada se va a repartir en diferentes entregas con
cantidades y fechas acordadas
© SAP AG Page 5-23
SAP ERP Petición de oferta
Una Petición de oferta (RFQ) es una invitación a un proveedor
desde una Organización de compras a enviar una cotización para
abastecer determinados materiales o servicios
- Las ofertas aceptadas generan registros info
- Permite realizar comparaciones de precio
P.O.
Quote 45…12
Vendor
generate 1
SolP RFQ Quote Eval.
Vendor
2 Reject
Quote Letter
Vendor
3
© SAP AG Page 5-24
SAP ERP Oferta del proveedor
La oferta recibida implica un compromiso legal para el proveedor
ya que si se decide comprar los items incluidos se debe cumplir
con las condiciones establecidas por el período acordado, no es
una obligación legal para la empresa que compra
- En SAP la Petición de oferta y la oferta son un mismo documento, se
ingresa la respuesta del proveedor en el documento creado como
Petición de oferta.
© SAP AG Page 5-25
SAP ERP Pedido de compras
Un pedido de compras es una solicitud formal a un proveedor para
abastecer un material o servicio específico bajo ciertas condiciones
Los pedidos pueden crearse manualmente:
- Con referencia a otro Pedido de compras
- Con referencia a una Solicitud de Pedido
- Con referencia a una Oferta
- Sin referencia
Pueden crearse automáticamente
© SAP AG Page 5-26
SAP ERP Estructura de los pedidos de compras
Cabecera
Proveedor Fecha
Número documento Moneda
Condición de pago
Resumen de posiciones
Materiales Precio/UM
Pedido de
Cantidades
Compras
Fecha de entrega
45......01
Detalle de posición
Historial Tolerancias
Repartos
© SAP AG Page 5-27
SAP ERP Mensajes de compras
Una vez se crea el Pedido de compras el proveedor necesita
recibir la información:
- Impresión
- E-mail
- EDI
- Fax
- XML
© SAP AG Page 5-28
SAP ERP Proceso de compra al pago
Solicitud de Determinación de
fuente de
Pedido
aprovisionamiento
Pedido
Pago al
proveedor
Ingreso de
Factura
Entrada de
mercadería
© SAP AG Page 5-29
SAP ERP Entrada de mercaderías
Pedido
45......01
Notificación al
Proveedor
Proveedor
Entrada de
Envío
Mercaderías
© SAP AG Page 5-30
SAP ERP Entrada de mercadería
Con la Entrada de Mercaderías registramos el ingreso de los
bienes en nuestro sistema
Si para los materiales recibidos existe un pedido realizamos el
ingreso con referencia a dicho pedido y el sistema propone la
información de material y cantidad desde el pedido
Cuando se registra una Entrada de mercadería en el sistema tiene
los siguientes efectos
- Se crea un Documento de Material
- Se crea un Documento Contable
- Se actualiza el stock
- Se actualiza el valor del stock
- Se actualiza el historial del pedido
© SAP AG Page 5-31
SAP ERP Verificación de facturas
Las facturas recibidas se ingresan con referencia al pedido para permitir
que el sistema verifique el contenido en cantidad, precio y aritmética.
Si existen diferencias entre la información de la factura y la del pedido o la
del ingreso de mercaderías el sistema genera un mensaje de advertencia
o error
- Dependiendo de la configuración el sistema puede bloquear la factura
para el pago Pedido
- Cantidad acordada
- Precio acordada
Ingreso mercadería
Ingreso de factura -Cantidad real
- Precio real entregada
© SAP AG Page 5-32
SAP ERP Verificación de facturas
Después del ingreso:
- Se actualiza el Pedido de Compras
- Se actualiza el Maestro de Materiales
- Se crea un Documento Contable
Una vez que se ingresa la factura se inicia en Gestión Financiera el
proceso de pago
© SAP AG Page 5-33
SAP ERP Pago a proveedores
Puede realizarse en forma manual o automática
- Contabilizar pago vs. Programa de pagos
Elementos de la Transacción de Pagos:
- Método de pago
- Banco
- Posiciones a pagar
- Calculo del monto a pagar
- Impresión del pago
Se genera un documento contable
© SAP AG Page 5-34
Cuenta transitoria EM/RF
SAP ERP
(Entrada de mercadería/Recepción de facturas
Solicitud de Pedido Sin impacto en
Gestión Financiera (FI)
Pedido de Compras
Reflejo en
Gestión Financiera (FI)
Entrada de desde la determinación
mercaderías automática de cuentas
Stock EM/ RF
Dr Cr Dr Cr
$100 $100
© SAP AG Page 5-35
Cuenta transitoria EM/RF
SAP ERP
(Entrada de mercadería/Recepción de facturas
El monto adeudado es
Verificación de asignado y transferido a la
facturas cuenta por pagar
del proveedor
EM / RF Proveedor A/P
Dr Cr Dr Cr
$100 $100
© SAP AG Page 5-36
SAP ERP Pago al proveedor
Se paga el monto adeudado
Banco y se reduce cuentas por
pagar
Banco Proveedor A/P
Dr Cr Dr Cr
$100 $100
© SAP AG Page 5-37
SAP ERP Integración FI – MM
Entrada Verificación Programa
de Facturas
Mercaderías De Pagos
AP
Stock EM / RF Proveedor Banco
Dr Cr Dr Cr Dr Cr Dr Cr
$100 $100 $100 $100 $100 $100
© SAP AG Page 5-38