Tema 2.
Documentos de oficina – Office documents
Cuando trabajamos en la oficina en nuestro día a día continuamente tenemos que lidiar
con muchas tareas (tasks) diferentes como:
- Preparar documentos legales (Prepare legal documents).
- Enviar faxesy circulares (Send faxes and memos).
- Mantener un registro de las facturas y los pagos (keep track of receipts and
payments).
- Escribir cartas comerciales (Write bussines letters).
- Escribir correos electrónicos (Type emails).
- Rellenar impresos (Fill out forms), como por ejemplo impresos de pedido (order
forms).
Con la terminología vista arriba podemos crear expresiones como las siguientes:
- Please, prepare the legal documents for tomorrow’s meeting (Por favor, prepara
los documentos para la reunión de mañana).
- We received an email from Mr. Johnson yesterday (Recibimos un correo
electrónico del señor Johnson ayer).
- It is necessary to full out this form to ask for the Government aid (Es necesario
rellenar este impreso para pedir la ayuda del Gobierno).
Entre los documentos mencionados anteriormente, la carta comercial (business letter)
es una de las más utilizadas ya que a menudo (often) es el primer contacto del cliente
(client) con tu empresa (company) o entidad (organisation). Por ello, debe ser
profesional (professional) y para ello se deben seguir unos sencillos pasos:
- Primero, escribe la dirección del remitente (sender’s address), la fecha (date) y
la dirección del destinatario (recipient’s address) en la parte superior (on the
top) de la carta.
- Segundo, añade un encabezamiento (salutation) y un saludo (greeting).
- Tercero, crea el cuerpo (body) de la carta. Sé breve (keep it brief), pero
asegúrate de incluir la información relevante (pertinent information).
- Finalmente, añade una despedida (closing). Algunas frases comunes en inglés
son “Sincerely Yours” (lo saluda atentamente) o “Respectfully Yours” (reciba un
cordial saludo). Pon tu firma (signature) bajo la despedida y ya tendrás escrita la
carta comercial.
A continuación, te mostramos un ejemplo de una carta comercial para ilustrar lo
explicado arriba.
Lucy Brooks
Purchasing Manager
Mirtland Ltd.,
27 Queen Drive,
London
Thomas Wilson
Riverwood Inc.,
4 Lime Avenue,
Birmingham
03/01/2019
Dear Mr. Wilson,
The order of goods from your company has arrived. We are very pleased with the order
and for this reason we want to increase our purchase order to 700 units.
You can find our purchase order no.1290907 attached. Following the last order, we
would like to purchase the goods on a line of credit.
Sincerely yours,
Lucy Brooks
A continuación, tenemos la misma carta comercial traducida al español para poder
entender su contenido con facilidad:
Lucy Brooks
Purchasing Manager
Mirtland Ltd.,
27 Queen Drive,
London
Thomas Wilson
Riverwood Inc.,
4 Lime Avenue,
Birmingham
03/01/2019
Estimado Señor Wilson,
El pedido de bienes de su empresa ha llegado. Estamos satisfechos con el pedido y por
esa razón queremos aumentar nuestra compra a 700 unidades.
Puede encontrar adjunto nuestro pedido n.1290907. Al igual que último pedido, nos
gustaría comprar los bienes en línea de crédito.
Reciba un cordial saludo,
Lucy Brooks
Pronombres Personales y el Modo Imperativo
Hemos dejado el pronombre personal it aparte del resto de pronombres personales de
tercera persona. Los pronombres anteriores que hemos visto, he / she , se utilizan con
personas. El pronombre it se utiliza con objetos y con animales, siempre que no se les
personifique. Su traducción podría ser: esto, ello...
Debemos recordar que hay que cambiar el orden del pronombre y el verbo para
construir la forma interrogativa.
Is it a computer? ¿Es esto un ordenador?
Hemos explicado en apartados anteriores la necesidad de colocar un sujeto en toda
oración que se haga en inglés. Esto se aplica a todos los modos y oraciones excepto al
modo imperativo, las órdenes.
El imperativo en inglés no tiene forma de plural, la misma orden vale para una o muchas
personas. Para la forma afirmativa se utiliza el infinitvo del verbo:
Come here Ven aquí, venid aquí.
Para la forma negativa se coloca el auxiliar don't (forma contracta de do not ) delante
del infitivo del verbo.
Don't write No escribáis.
En inglés, por educación, se suele añadir please al final de la frase. Si no lo haces puedes
resultar demasiado brusco, o incluso grosero.
Don't write, please No escribáis, por favor.
También podemos ver el uso de imperativo en el siguiente elance:
[Link]
Pasado Simple
Este tiempo se utiliza para referirnos a acciones ya pasadas y cerradas en el tiempo. Su
formación dependerá de si el verbo a conjugar en pasado es regular o irregular. Si el
verbo es irregular tomamos la segunda forma de la expuesta en la lista de verbos
irregulares:
drink - drank
Si el verbo es regular añadimos -ed :
work - worked
Para formar una oración negativa en pasado, hemos de recurrir al auxiliar de pasado
didn´t ; este auxiliar no hace diferencia entre la tercera persona del singular y el resto,
como ocurría con el presente simple.
I didn´t play tennis Yo no jugaba al tenis.
Hemos de tener en cuenta que al utilizar el auxiliar de pasado didn´t el verbo principal
ya no va en pasado, sino en infinitivo. En interrogativa, hemos de recurrir de nuevo al
uso del auxiliar de pasado did. El verbo principal pasa de nuevo a usarse en infinitivo ya
que es el auxiliar el que nos indica la forma del pasado:
Did you play tennis? ¿Jugaste al tenis?
Para formar las respuestas cortas del pasado utilizaremos tan sólo el auxilar.
Did you go to the cinema? Yes, I did. ¿Fuiste al cine? Si, fui.
Verbos Regulares e Irregulares
Los verbos irregulares son aquellos que presentan tres formas, una para el infinitivo de
presente, otra para el pasado y otra para el participio. Pongamos como ejemplo el verbo
drink, que significa beber.
Presente Pasado Participio
Drink Drank Drunk
A veces las formas para el pasado y para el participio son iguales. Pongamos como
ejemplo el verbo buy , comprar.
Presente Pasado Participio
Buy Bought Bought
Por otro lado tenemos los verbos regulares. Son aquellos que presentan dos formas, una
para el infinitivo y otra para el pasado y el participio. La formación de estos dos últimos
tiempos se realiza añadiendo -ed.
Presente Pasado Participio
Play Played Played
Además, en durante el tema hemos podido observar el uso del Past Simple en inglés. Para
estudiarlo en profundidad, se sugiere el siguiente enlace:
[Link]
simple
La Fecha
En inglés se utilizan los números ordinales (first, second, third...) para expresar las
fechas, a diferencia del español en que se emplean los números cardinales (uno, dos,
tres, etc.).
Today is 2nd of June Hoy es 2 de junio
Para expresar los días utilizamos la preposición on . En cambio, para expresar meses o
años se utiliza la preposición in.
You came on 12th of May Viniste el dia 12 de mayo
You came in May Viniste en mayo
En inglés, a diferencia del español, los meses y los días se escriben con mayúscula.
March marzo
Monday lunes
Normalmente, las fechas se escriben en el siguiente orden: día / mes / año. Pero además
debemos tener en cuenta que en ingles americano la fecha va ordenada como mes / día
y año.
Actividad 1. Rellena los huecos con las palabras correctas del cuadro.
Signature, salutation, body, keep it brief, pertinent
1. “Dear” is a common ________________ that appears in letters.
2. The ________________ of a letter includes the main message.
3. It’s important to include only ________________ information in your CV.
4. Peter has written his ________________ at the end of the form.
5. People prefer reading letters where the writer ________________.
Actividad 2. Elabora una carta comercial siguiendo el modelo que aparece en el tema.