Conceptos Básicos
Estos términos son fundamentales en la gestión y planificación
organizacional:
• Eficiencia vs. Eficacia:
o Eficacia: Es la capacidad de lograr los objetivos o resultados deseados en el
tiempo y forma establecidos. Se enfoca en el qué y el porqué de la tarea.
o Eficiencia: Es la capacidad de lograr los objetivos con el mínimo de recursos
(tiempo, dinero, esfuerzo) posible, o maximizando el rendimiento con los
recursos dados. Se enfoca en el cómo de la tarea.
o La diferencia clave es que se puede ser eficaz (lograr la meta) pero no
eficiente (gastar demasiados recursos), o viceversa (ser eficiente en algo que
no es la meta correcta).
• Objetivos, Fines y Metas:
o Multas: Son la razón de ser de la empresa o la organización, su propósito
general y de largo plazo (ej., ser líder en el sector).
o Objetivos: Son los resultados concretos que se esperan obtener, alineados
con los fines. Deben ser medibles, claros y alcanzables.
o Metas: Son los objetivos cuantificados y con un plazo definido (ej.,
aumentar las ventas en un 15% para el tercer trimestre).
• Estrategias y tácticas:
o Estrategias: Son el programa general a largo plazo que define los objetivos
principales de la organización y el curso de acción para
alcanzarlos.
o Tácticas: Son los planos de acción detallados ya corto plazo que se emplean
para implementar la estrategia.
• Planes: Documentos o esquemas que definen el curso de acción futuro, incluyendo
objetivos, métodos, recursos y tiempos.
• Normas y Procedimientos:
o Normas: Son elementos de control, reglas o disposiciones que buscan regular
el comportamiento y asegurar la coordinación de la traba.
o Procedimientos: Describe la secuencia cronológica detallada de pasos o
actividades necesarias para realizar un trabajo o una operación de forma
uniforme.
• Políticas: Guías amplias y principios que orientan la toma de decisiones y garantizan
que las decisiones sean consistentes con los objetivos organizacionales.
• Misión y Visión:
•
o Misión: La razón de existir de la organización en el presente; describe a qué
se dedica, a quién sirve y cómo lo hace.
o Visión: El estado futuro deseado de la organización; define a dónde quiere
llegar a largo plazo.
Estudios de Métodos de Trabajo
El Estudio de Métodos es una técnica clave del Estudio del Trabajo, que busca mejorar la
productividad y eficiencia.
• Concepto: Es el registro, análisis y examen crítico sistemático de los modos
existentes y propuestos de llevar a cabo un trabajo, con el objetivo de desarrollar y
aplicar métodos más sencillos y eficaces. Busca reducir el contenido de trabajo (el
tiempo de actividad) que no agrega valor.
• Procedimientos Básicos (Etapas): El estudio de métodos sigue un proceso
sistemático:
1. Seleccione la tarea o proceso a estudiar.
2. Registrar todos los hechos relevantes mediante observación directa y
diagramas (flujogramas, diagramas de recorrido, etc.).
3. Examinar los hechos de forma crítica (Preguntarse: ¿Qué se hace? ¿Por qué?
¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Cómo?).
4. Idear o Establecer el método más práctico, económico y eficaz.
5. Evaluar y Definir el nuevo método propuesto.
6. Implantar el nuevo método y formar al personal.
7. Controlar su aplicación para asegurar los resultados.
Sistemas y Procedimientos
• Definición de Sistemas: Un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas
que trabajan juntas para lograr un objetivo común. En el contexto empresarial, puede
ser un sistema administrativo, un sistema de producción, etc.
• Sistemas de Información (SI): Un SI es un conjunto de componentes
interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen información
para apoyar la toma de decisiones, el control, el análisis y la visión de una
organización.
o Actividades Básicas de un Sistema de Información:
Entrada (Captura): Recolección de datos en bruto (ej., transacciones de
venta).
Procesamiento: Conversión, manipulación y análisis de estos datos (ej.,
cálculo de totales, generación de informes).
Salida (Distribución): Entrega de la información procesada a las personas o
actividades que la utilizarán (ej., informe de ventas).
• Definición de Procedimientos: Como se mencionó, son la secuencia de pasos o
instrucciones para realizar una tarea específica.
o Procesos / Instrucciones / Método / Desperdicio:
Procesos: Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman
entradas en salidas, utilizando recursos. Un procedimiento detallado
cómo realizar parte de un proceso.
Instrucciones: Indicaciones puntuales sobre cómo realizar una
actividad específica, a menudo parte de un procedimiento.
Método: La manera específica y ordenada de hacer algo. El Estudio
de Métodos busca el método más eficaz y eficiente.
Desperdicio: Cualquier actividad o recurso que no añade valor al
producto o servicio y consume recursos (tiempo, materiales, esfuerzo).
Reducir el desperdicio es un objetivo principal de la eficiencia.
• Planificación Estratégica: Es el proceso de definir la dirección y tomar decisiones
sobre la asignación de recursos para perseguir esa dirección. Involucra la definición
de la Misión, Visión, análisis del entorno (FODA) y el establecimiento de objetivos
estratégicos.
o ¿Cómo se construyen los Objetivos? Se construyen a partir del análisis
estratégico, asegurando que estén alineados con la Misión y Visión. Una
metodología común es el criterio SMART (Específico, Medible, Alcanzable,
Relevante, Delimitado en el tiempo).
o Herramientas de Trabajo: Son los instrumentos y técnicas utilizadas para
la planificación y el control de la gestión (ej., Diagramas de Flujo, Diagrama
de Pareto, Gráficos de Gantt, Análisis FODA, Cuadro de Mando Integral
(Balanced Scorecard), etc.).
Diseño de Manuales
Los manuales son herramientas de comunicación y control que documentan la estructura,
funciones y procedimientos de una organización.
• Elaboración de Manuales (Pasos Generales):
1. Planificación: Definir el tipo de manual, el alcance y el equipo responsable.
2. Investigación y Recolección: Recabar toda la información necesaria
(documentos, entrevistas, observación).
3. Análisis y Diseño: Estudiar la información y estructurar el contenido.
4. Redacción: Documentar de forma clara, concisa y lógica los procedimientos
y la información.
5. Revisión y Aprobación: Obtener el visto bueno de los responsables y la
dirección.
6. Distribución y Capacitación: Poner el manual a disposición de los usuarios
y entrenarlos.
7. Actualización: Establecer un mecanismo de revisión y actualización
periódica.
• Estructura de un Manual (Típica de Procedimientos): Un manual bien diseñado
generalmente incluye:
o Identificación/Portada: Nombre, logotipo, área responsable, fecha de
elaboración/revisión.
o Índice/Contenido.
o Introducción: Propósito y alcance del manual.
o Marco Normativo/Legal (si aplica).
o Objetivos (del manual y de los procedimientos).
o Diagramas de Flujo: Representación gráfica de los procesos.
o Descripción de Procedimientos: La parte principal, que detalla la secuencia
de pasos, responsables, dónde y cuándo se realizan.
o Formato s (ej., de captura de datos, informes).