Gestión de Inventarios en Farmacias
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Traducido por
ScribdTranslationsGestión de la Cadena de Suministro Farmacia y Tienda
SOP No:
SOP Title: Inventory Management
NAME TITLE SIGNATURE DATE
Autor
Revisor
Autorizador
Effective Date:
Review Date:
Gestión de la Cadena de Suministro Farmacia y Tienda
SOP No:
SOP Title: Inventory Management
1. PURPOSE
Proporcionar las pautas uniformes para el equipo de farmacia y tienda sobre el inventario
gestión, este SOP guiará a la persona para toda la gestión de inventarios
actividades relacionadas como la creación de maestros de artículos, solicitud de compra, órdenes de compra
receipt of goods, material in entry in HIS, Stock Request, stock issue, stock receipt
y devolución, almacenamiento de mercancías, verificación de artículos cercanos a la fecha de caducidad/caducados y físico
verificación de material, mantenimiento de registros, etc.
2. INTRODUCCIÓN
Es el deber y la responsabilidad de la función de Gestión de Suministros de EFH y el
El gerente de la farmacia debe supervisar de cerca las condiciones de almacenamiento adecuadas y seguras.
operaciones eficientes de farmacia/tienda y registro completo y preciso de todo
movimientos de inventario.
3. ALCANCE
El alcance de este SOP abarca la compra completa, el almacenamiento y las operaciones de farmacia
relacionado con EFH.
4. {"DEFINITIONS":"DEFINICIONES"}
5. RESPONSIBILITIES
Un resumen de los roles enumerados en el procedimiento y las responsabilidades de cada rol
el titular de los procedimientos detallados en el SOP es el siguiente:
Jefe de cadena de suministro
Gerente de Farmacia
Farmacéuticos:
Ejecutivo de Compras
Ejecutivo de Tienda:
6. PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
6.1 Tienda Central
Esto funcionará como el almacén para tiendas terminales y farmacias.
6.1.a Gestión del maestro de artículos
Datos maestros de materiales: Estos datos son un requisito básico para gestionar el inventario en HIS.
Esto se creará de manera central y será aplicable y válido para todos los usuarios.
Según la necesidad o solicitud del departamento de usuario, se iniciará el proceso.
La siguiente será la estructura básica de cualquier descripción de artículo:
Gestión de la Cadena de Suministro Farmacia y tienda
No de SOP:
SOP Title: Inventory Management
Drogas
Brand Name, Strength, Formulation, Pack size
Consumos Médicos-
Common name, Size, Ref. Code (If any), specifications, Brand/Company, Pack Size
Artículos Generales-
Common Name, Specifications, Brand/Company, Pack Size
En caso de que el artículo deseado no esté disponible en HIS, el usuario puede iniciar el nuevo maestro de artículos.
solicitud de creación. Un formato estándar, como se indica en los formularios y formato, será
disponible para usuarios específicos que pueden iniciar la solicitud de creación del maestro de ítems. Cada
La solicitud de maestro de artículos debe ser autorizada por el jefe de la instalación / Jefe de la SCM.
Datos maestros de proveedores: Basado en la necesidad y requisitos, el jefe de la cadena de suministro deberá
estar autorizando la solicitud principal de Creación de Maestro de Proveedores. La misma solicitud será
aprobado adicionalmente de acuerdo con el proceso definido, antes de la creación del maestro de proveedores en HIS.
6.1.b Agregación de la demanda
La tienda central es el contacto principal para cualquier requerimiento a las subtiendas. A continuación
el proceso se deberá seguir en todo el grupo:
Se seguirá un sistema de nivel de reorden para evaluar el requerimiento de cualquier
material de rutina en cada sub ubicación, incluido en el almacén central.
La sub tienda deberá presentar la solicitud de material a la tienda central a través de HIS, debidamente
aprobado por el jefe de unidad. Las solicitudes pueden ser enviadas por correos electrónicos/u otros
medios electrónicos/físicos autorizados, en caso de que se trate de una nueva instalación o emergencia
requisito.
La tienda central recogerá y agregará los requisitos de diferentes
ubicación.
La tienda central emitirá el material a través de HIS, según la disponibilidad del requerido
material en la tienda central.
6.1.c Solicitud de compra
La tienda central hará una solicitud de compra al departamento de compras central según el
El sistema ROL y cualquier demanda permanece insatisfecha, debido a la falta de disponibilidad de material en
inventario.
La solicitud de compra debe ser elevada únicamente desde la ubicación de la tienda central.
6.1.d Purchase Order
El departamento de compras convertirá la solicitud de compra en orden de compra. En caso de
de un nuevo artículo o cambio de tarifas del proveedor, el proceso de compra para obtener la aprobación deberá
se debe seguir antes de emitir la orden de compra al proveedor.
Se compartirá una copia de la orden de compra con el proveedor por correo electrónico y se confirmará la
la entrega debe ser realizada por la segunda parte.
Gestión de la Cadena de Suministro Farmacia y Tienda
SOP No:
SOP Title: Inventory Management
6.1.e Receiving of supplies
El proveedor suministrará el material de acuerdo con los términos y condiciones mencionados en el
orden de compra.
El proveedor que venga a suministrar material deberá informarse en la seguridad de la puerta principal, donde la seguridad
realiza la inspección primaria y hace el material en la entrada para permitir el acceso.
movimiento.
Las secciones de recepción verifican la verificación de seguridad y la orden de compra para asegurar que
la recepción de suministros solo contra la orden de compra emitida por la compra
departamento.
El siguiente será el proceso de recepción de materiales:
Inspección visual de la consignación para garantizar que no haya daños físicos en el
envío siendo entregado.
En caso de material sensible a la temperatura, la verificación de temperatura es imprescindible para garantizar lo adecuado.
condiciones de entrega.
La factura / albarán de entrega debe estar dirigida a la parte mencionada en nuestra
orden de compra.
El material individual debe ser verificado en relación con los detalles mencionados en el
factura y en el producto físico.
El receptor deberá asegurarse de verificar el número de lote, la fecha de caducidad, el precio máximo de venta y
cantidad entregada en factura y física.
En caso de cualquier desconexión/ desviación en los detalles revisados, compra
el departamento será informado por correo electrónico.
Material revisado y encontrado en condiciones, será apilado adecuadamente según la política en
almacenamiento.
El material que no se encuentre según la solicitud o el estándar, deberá almacenarse por separado.
en un lugar designado y se iniciará el proceso de devolución al vendedor.
Se deberá mantener un registro de entrada de cada recibo en material.
en la sección de recepción y la serie de entrada debe mencionarse en la factura/dc para
verificación de referencia fácil en el futuro, en caso de ser necesario.
El receptor deberá firmar y sellar las copias de la factura y también poner su firma.
material en la entrada del registro.
6.1.f Nota de Recepción de Mercancías
Cada material recibido deberá ser ingresado en HIS dentro de 24 horas. Para crear GRN,
el individuo deberá usar el módulo definido en HIS y la entrada deberá hacerse solo contra
la orden de compra particular.
Los detalles requeridos deben ser completados en las columnas designadas antes de guardar finalmente y
aprobando el GRN.
Tan pronto como se apruebe el GRN, el stock de artículos se actualiza en la tienda en particular.
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SOP No:
SOP Title: Inventory Management
6.1.g Presentación de facturas y conservación de registros
La factura individual con copia del GRN deberá ser presentada dentro de 48 horas a contabilidad.
departamento de procesamiento de pagos según los términos acordados. Un registro cronológico de todos
Los GRN creados se mantendrán para una rápida referencia futura.
6.1.h Almacenamiento de Inventario
El almacenamiento de material deberá seguir la siguiente simetría:
El almacenamiento completo deberá seguir la simetría alfabética basada en el artículo
description/Brand.
El material se identificará como a granel o no a granel.
Las drogas, consumibles médicos y material general deberán almacenarse por separado.
lugares designados.
Bulk storage should be done in such a manner that every material should be
fácilmente accesible. Se deben utilizar paletas adecuadas para evitar cualquier daño debido a
humedad, calor o plagas.
El material que requiere cadena de frío debe ser almacenado en refrigeradores en todo momento y
se deberá realizar un estricto monitoreo de temperatura para garantizar la cadena de frío.
Los medicamentos deben subcategorizarse en Inyecciones, Jarabes, Gotas, Tabletas
y cápsulas, y deben ser almacenados en lugares designados separados en
orden alfabético de la marca. Esto ayudará a rastrear fácilmente el material cuando
necesario.
Los consumibles médicos se clasificarán en subcategorías como Consumibles-Lab, Críticos
consumibles de cuidado, etc. y almacenados por separado de manera alfabética.
6.1.i Emisión/Devolución de material a Subalmacenes/Farmacias
La tienda central deberá emitir el material a las subsecciones de manera planificada. Se elaborará un calendario.
compartido con todas las subtiendas al respecto.
Material requests received via HIS stock request shall be issued by Inter Branch
Problema. En caso de que la solicitud de material se reciba manualmente, se realizará una transferencia directa entre sucursales.
estar listo y el documento emitido debe adjuntarse con la solicitud manual y archivarse en el registro.
En ambos casos, el encargado de la subtienda deberá reconocer la recepción del material y hasta
esa transacción de tiempo se considerará abierta.
6.1.j Auditoría de Inventario Periódica
6.1.k Artículos cerca de su fecha de caducidad/ Artículos caducados
6.1.l Artículos No Móviles
Gestión de la Cadena de Suministro Farmacia y Tienda
SOP No:
SOP Title: Inventory Management
6.1.m Devoluciones de proveedores
6.1.n Emergency Purchase
6.2 Tienda de Farmacia
6.2.a Solicitud de Stock
6.2.b Recepción de suministros
6.2.c Almacenamiento de Inventario
6.2.d Issue/Return of material to Patients
6.2.e Análisis de Cerca de Caducidad/ No Movimiento
6.2.f Auditoría Periódica de Inventario
7. FORMULARIOS/TEMPLATES A UTILIZAR
7.1 Formato de creación de maestro de artículos
8. REFERENCIAS INTERNAS Y EXTERNAS
8.1 Internal References
8.2 Referencias externas
9. HISTORIA DE CAMBIOS
N.º de SOP
Efectivo Anterior
Cambios significativos
Fecha SOP no.
01 Ene'2022 Versión Inicial NA
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SOP No:
SOP Title: Inventory Management
Efectivo Anterior
SOP no. Cambios Significativos
Fecha SOP nº