Organización: es un sistema social compuesto por individuos o grupos de individuo, que con la
utilización de recursos, desarrollan actividades interrelacionadas o coordinadas para el logro
de un objetivo dentro de un contexto con el que establecen una influencia recíproca.
En general todas las definiciones tienen en cuenta al grupo humano o individuo, la
coordinación y el logro de objetivos.
- Un sistema social es un conjunto de individuo (gente) que se relacionan entre sí.
- Utilizan recursos se refiere a que se valen de medios materiales (capital, materias
primas, maquinarias, inmuebles, etcétera) y humanos. Con el solo hecho de agruparse
no alcanza para ser organización, si no que se deben procurar estos medios como
requisitos para alcanzar objetivos.
- . A demás que las actividades estén coordinadas significa que estas se desarrollan
dentro de un orden armónico, lógico, corregible, etc.
- Se interrelacionan: crean una sinergia propia. (dos o más personas en la cooperación).
- El contexto es el medio ambiente externo a la organización que incluye en su
funcionamiento y a la vez es incluido por ella.
Características de las organizaciones:
_ Dan trabajo y generan empleo. _Crean, transmiten y reciben
manifestaciones de la cultura.
_Crean y elaboran productos o servicios.
_crean símbolos, imagen y prestigio.
_Crean y satisfacen necesidades.
_Generan, poseen y transmiten poder.
_Producen y transmiten tecnologías.
Tipos de organización: (se clasifican según la finalidad para la que fueron creadas, dos tipos de
organización):
- Con fines de lucro: es una entidad que se establece con el objetivo principal de generar
ganancias o beneficios económicos para sus propietarios o accionistas.
Estas organizaciones suelen ser empresas privadas que buscan maximizar sus
ganancias a través de la venta de productos o servicios. Por ejemplo: estudio jurídico,
api, coca cola, ypf, Shell.
- Sin fin de lucro: es una entidad que se establece con el objetivo principal de realizar
actividades de beneficio social, cultural, educativo o ambiental, sin buscar generar
ganancias o beneficios económicos para sus propietarios o accionistas. Por ejemplo:
mutuales, correo, hospitales, bomberos.
Elementos de las organizaciones: los elementos son los recursos con que cuentan y que
necesitan las organizaciones para desarrollar sus actividades y lograr sus fines.
- Recursos humanos: es la gente que forma parte, de manera permanente o transitoria
de la organización.
- Recursos materiales: son los medios necesarios para ser utilizados en los procesos de
producción de bienes o servicios de la organización.
- Recursos naturales y energéticos: son recursos de los que por lo general la
organización no es propietaria pero debe disponer a cambio de un precio para
desarrollar sus actividades.
- Ideas, conocimientos e información: recursos originados por el intelecto del hombre y
el avance científico y tecnológico, clave para el desarrollo y evolución de las
organizaciones.
- Recursos tecnológicos: la tecnología convierte el comportamiento espontaneo e
irreflexivo en comportamiento deliberado y racionalizado.
- Nombre, prestigio, símbolos, marcas: no constituyen elementos tangibles, pero tienen
un valor que pueden medirse en términos económicos. Sirven para identificar a las
organizaciones en el mercado y les otorgan una identidad y perfil, con el que el
mercado y el medio ambiente externo reconocen y distingue respecto de otras
organizaciones.
Las organizaciones y el entorno: el entorno de trabajo cambia muy de prisa debido a que el
mundo también lo hace a esa velocidad. A demás las organizaciones e el entorno están
interconectados y se influyen mutuamente.
El entorno general: está compuesto por todos los factores externos que representan diversas
extensiones dentro las cuales las organizaciones –negocios, sindicatos, universidades, etc.-
deben funcionar. A demás este entorno puede afectar a los administradores porque influyen
en el clima en el cual actúa la organización, y estas fuerzas son:
- Entorno económico: las fuerzas económicas generan cambios de estado que se
reflejan en la situación económica; por ejemplo, las tareas de inflación, los índices de
desempleo, el crecimiento del producto interno bruto, las tasas de rendimiento, etc.
Los cambios económicos producen tanto oportunidades como problemas para los
administradores. Cuando la economía pasa por un periodo de auge, las organizaciones
aprovechan la demanda de productos para expandirse. En cambio, cuando la
economía se contrae (como en las recesiones), la demanda baja, el empleo crece y las
utilidades disminuyen. Las organizaciones deben estar atentas para enfrentar los
cambios de los indicadores clave de la economía.
- Entorno tecnológico: (fuerzas tecnológicas, desarrollada del entorno externo), pueden
afectar a la organización de dos maneras. Por una parte influyen en el uso del
conocimiento y técnicas que utiliza la organización para producir bienes y servicios, y
para realizar otros diversos trabajos. También afectan las características de los bienes
y servicios que la organización pone en el mercado. Los administradores deben
incorporar los avances tecnológicos para ser más eficientes y competitivos.
Las grandes organizaciones, que cuenten con inmensos recursos, desarrollar sus
propias tecnologías para producir bienes y servicios.
- Político legal: numerosas leyes e innumerables autoridades constituyen las fuerzas
políticas, legales y regulatorias del entorno externo. Ejercen una influencia indirecta
pero poderosa, sobre la organización. Las leyes de los gobiernos federales afectan los
salarios e impuestos que pagan las organizaciones, los derechos de los empleados,
leyes protectoras al consumidor, higiene y seguridad. Las fuerzas políticas, legales y
regulatorias pueden ser tanto restrictivas como generadoras de oportunidades, las
leyes contra la contaminación son vistas como restrictivas por algunas empresas, pero
por otro lado también estimula el crecimiento de la industria del control ambiental.
- Socio cultural: las fuerzas culturales y sociales generan cambios en esas áreas, que
afectan a las actividades en la organización y la demanda de bienes y servicios. Cada
nación tiene un sistema cultural que comprende determinadas creencias y valores.
Deben estar atentas a las fuerzas culturales y sociales porque estas son
extremadamente importante para su desempeño. A demás las organizaciones deben
tener conciencia de donde están situadas y establecer principios que relacionan a la
organización con las líneas de conductas definidas por la sociedad.
- Internacional: son influencias externas que afectan a una organización cuando trabaja
con proveedores de otros países o compiten con empresas internacionales. Se vuelven
mucho más importantes cuando deciden vender sus productos y servicios en otros
países debido a la competencia y oportunidades fuera del país y al depender cada vez
mas de recursos extranjeros, las fuerzas internacionales serán cada vez más
importantes en el futuro.
Entorno de las tareas: es un entorno más inmediato dentro del que se debe funcionar una
organización dentro de las tareas y actividades. Es más específico y se enfoca en los aspectos
que afectan directamente el desempeño de las tareas y la organización.
Incluye factores como: clientes, competidores, proveedores, reguladores, y socio estratégicos.
- Clientes: personas que compran los bienes o servicios de una organización, o de otras,
que difieren notablemente entre sí, con respecto a diversas características, como
educación, edad, ingresos, estilo de vida. Es muy importante conocer a nuestros
clientes para planificar nuestras estrategias ante ellos, sus gustos, necesidades, etc. Si
la organización no detecta los cambios en las preferencias de los consumidores, le
puede resultar sumamente caro.
- Competidores: son otras organizaciones con las que compite una organización para
conseguir clientes y consumidores. Existen dos clases de competidores: los ``intratipos
´´ (directos) y los ``intertipos´´ (indirectos). Los primeros son las organizaciones que
producen bienes o servicios similares, mientras que los indirectos son empresas
distintas que pueden alterar los intereses del consumidor y modificar sus intenciones
de compra.
- Proveedores: son aquellos que facilitan fondos, energías, equipos, servicios y
materiales para la producción de bienes o servicios para triunfar en el mercado. Es
importante tener en cuenta la calidad, precio, costo de envió, plazos de entrega,
trayectoria, permanencia en el mercado, servicio pos-venta, forma de pago. Algunas
compañías industriales optan por recurrir a tratar con un solo proveedor de
determinados productos, lo que les permite contar con mejores condiciones para
negociar.
- Reguladores: los reguladores tienen el poder de controlar legislar o influir en las
políticas y las prácticas de las organizaciones, dentro de ellas se encuentran dos tipos
importantes de reguladores. La primera es – organismos reguladores: tienen
dependencias gubernamentales creadas para proteger al público de ciertas prácticas
comerciales o a unas organizaciones de otras. La segunda – grupo de interés: uniones
de los miembros entre sí para influir sobre las organizaciones con el propósito de
proteger su área de actividad.
- Socios estratégicos: dos o más organizaciones que trabajan juntas en forma de
sociedad en participación para facilitar la venta, la distribución o la divulgación de los
bienes y servicios que producen mancomunadamente.
Entorno interno: las organizaciones tienen un entorno interno, compuesto por propietarios,
empleados, administradores y el lugar de trabajo, además de la cultura de la organización se
refiere a los factores y elementos que se encuentran dentro de la organización y que influyen
en su funcionamiento y desempeño.
- Propietarios: son aquellas personas que tienen derechos legales de dominio sobre la
empresa. Puede ser un solo individuo que constituye y desarrolla un pequeño negocio,
socios que establecen mancomunadamente un negocio y lo dirige o no, inversionistas
individuales que compran acciones de una organización o de otras.
- Empleados: son recursos conformados por personas, del entorno externo, a partir de
los cuales la organización obtiene empleados, además los recursos internos son los
más valiosos en una organización debido a que constituyen su energía vital que
proporcionan el conocimiento y las habilidades necesarias, a la vez también dirigen los
factores que crean , mantienen y desarrollan las organizaciones. para tener éxito la
empresa debe atraer y mantener a los individuos que necesita para alcanzar sus
objetivos y prosperar.
- Administradores: son cuerpo gobernante electo por el propietario accionista de la
organización o escogido por el propietario, se encarga de la administración general de
la empresa, para garantizar el buen desempeño de las funciones administrativas y los
resultados establecidos.
- Entorno físico: son las instalaciones de las empresas y el trabajo que las personas
ejecutan, pueden ocupar un solo nivel o varios pisos, un único local o varios, próximos
o distantes. Estos aspectos referentes al entorno físico tienen ventajas y desventajas.
El objetivo del entorno interno es crear un ambiente que permita alcanzar los objetivos y
metas de la organización de manera eficiente y efectiva.
Estructura: es la forma que adopta la empresa estableciendo pautas de coordinación de la
totalidad de los recursos para mejorar la relación y regulación de las actividades que se
realizan diariamente.
Dentro de la estructura empresarial e encuentran tres niveles:
- Nivel superior: aquí se encuentra la figura del gerente general, presidente o director,
que es el responsable de la definición del negocio de la empresa, del planeamiento
estratégico y de la definición de políticas.
- Nivel intermedio: está representado por la gerencia media, es decir, por los
responsables máximos de cada una de las áreas que integran el nivel que dependen
del gerente gerencial. Ellos establecen metas y tácticas subordinadas a los objetivos y
estrategias empresariales fijadas por el nivel político o superior.
- Nivel operacional: está representado por los departamentos en los que se desarrollan
las tareas más operativas y rutinarias de la empresa. Es el nivel más numeroso debido
a que aquí se encuentra la fuerza de trabajo que le permite a la empresa desarrollarse.
Organigrama empresarial: es una representación grafica de la estructura organizativa de una
empresa o institución. Muestra la relación entre los diferentes departamentos, unidades y
puestos de trabajo dentro de la organización.
El propósito de un organigrama empresarial es:
-Clarificar la estructura organizativa: Ayudar a entender la relación entre los diferentes
departamentos y puestos de trabajo.
- Establecer responsabilidades: Definir claramente las responsabilidades y autoridades de cada
puesto de trabajo y departamento.
-Mejorar la comunicación: Facilitar la comunicación entre los diferentes departamentos y
puestos de trabajo.
-Identificar oportunidades de mejora: Ayudar a identificar áreas de mejora y oportunidades
para optimizar la estructura organizativa.
División vertical: demuestra que cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en
un nivel inferior, ligados aquel por ligas que representan la comunicación de subordinación y
autoridad. A su vez, cada cuadro del segundo nivel se saca líneas que indican la comunicación
de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.
División horizontal: demuestra cada puesto subordinado a otro representado por cuadros y
ligados por líneas que determinan la comunicación de responsabilidad y autoridad. Comienza
con el nivel máximo a la izquierda y los demás niveles se suceden hacia la derecha.
División circular: están constituidos por un cuadro central, que corresponde a la autoridad
máxima de la empresa y a su alrededor se trazan círculos centrados que representan
diferentes niveles jerárquicos de la organización. En cada uno de los círculos se coloca a los
jefes inmediatos, y se los une con líneas, que representan los canales de autoridad y
subordinación.
Concepto administración: es un proceso que consiste en planificar, organizar, ejecutar y
controlar recursos para lograr objetivos. Se trata de una ciencia social que estudia las
organizaciones humanas y las técnicas para administrarlas. A demás es un conjunto de
actividades que se lleva a cabo en una organización para poder llegar a los objetivos, busca
eficiencia y llevar adelante la administración con eficiencia de los recursos que tiene la
organización.
La administración se aplica de manera universal, pero cada organización y cada individuo la
adaptan a sus necesidades y entornos. Por lo tanto, hay tantas concepciones validas como
oficio, organismos y entornos existentes.
Eficacia: es el logro de los objetivos.
Eficiencia: es el logro de los objetivos con la utilización de la menor cantidad de recursos.
Administración: sus objetivos de estudio son las organizaciones.
Administración: en el mundo en que vivimos es una sociedad institucionalizada y compuesta
por organizaciones. Todas las actividades relacionadas con la producción de bienes (productos)
o con las prestaciones de servicios (actividades especializadas) las planean, coordinan, dirigen
y controlan las organizaciones; a estas las constituyen personas y recurso no humanos.
La teoría de la organización es el campo del conocimiento humano que se ocupa del estudio de
las organizaciones en general. Por su tamaño y por la complejidad de sus operaciones, cuando
alcancen una cierta dimensión, las organizaciones necesitan que las administren un conjunto
de personas que dispongan diversos niveles jerárquicos que se ocupen de asuntos diferentes.
Ellas implican planeación, organización (estructura), dirección y control de las actividades
realizadas en una organización, diferenciadas por la división de trabajo. Sin la administración,
las organizaciones jamás tendrían condiciones que les permitan existir y crecer.
El administrador: define estrategias diagnostica situaciones, mide los recursos, planea su
integración, soluciona problemas y genera innovaciones y competitividad. Un administrador
que tiene éxito en una organización, puede no tenerlo en otra.
Conocimiento, perspectiva y actitud
- Conocimiento: es todo acervo de informaciones, conceptos, ideas, experiencias y
aprendizajes que el administrador tiene sobre su especialidad. Esto implica aprender a
aprender, a leer, a establecer contacto con otras personas y profesionales y en
especial actualizarse continuamente para no volverse obsoleto en sus conocimientos.
El conocimiento es necesario y fundamental pero no es suficiente para el éxito
profesional. Para alcanzar este, es necesario añadirle perspectiva y actitud, otros dos
componentes durables.
Por ejemplo: -conocimiento del mercado: entender las tendencias, necesidades y preferencias
de los clientes y competidores. -Conocimiento de gestión de proyectos: saber cómo planificar,
ejecutar y controlar proyectos para alcanzar objetivos.
- Perspectiva: es la capacidad de poner el conocimiento en acción, de saber transformar
la teoría en práctica, aplicar el conocimiento al análisis de situaciones y a la solución de
problemas y la dirección del negocio. Es necesario saber utilizarlo y aplicarlo en
diversas situaciones y en la solución de problema. A demás es la capacidad de poner
en práctica las ideas y conceptos abstractos que están en la mente del administrador,
así como de ver las oportunidades y transformarlas en productos nuevos, servicios o
acciones personales.
Por ejemplo: - Como visión estratégica; tener una visión clara de la misión, visión y objetivos
de la organización. -Aprendizaje continuo: estar dispuesto a aprender y mejorar
continuamente para mantenerse relevantes en un entorno en constantes cambios. -
Pensamientos innovadores: estar dispuesto a experimentar e innovar para encontrar
soluciones creativas a los desafíos.
- Actitud: se refiere al comportamiento personal del administrador frente a las
situaciones de trabajo, también representa el estilo personal de hacer que las cosas
sucedan, la manera de dirigir, motivar, comunicar y sacar adelántelas cosas. Esto
incluye el impulso y la determinación de innovar, la convicción de mejorar
continuamente, el espíritu emprendedor, la inconformidad frente a los problemas
actuales y en especial la capacidad de tratar con otras personas y confiar en ellas.
Por ejemplo: -Estar dispuesto a adaptarse a los cambios y desafíos. –Estar apasionado y
comprometido con la misión y objetivos de la organización. – Tomar la iniciativa para anticipar
y resolver problemas.
Habilidades técnicas, humanas y conceptuales
Según katz, el éxito de un administrador depende más de su desempeño y de cómo trata a las
personas y las situaciones, según sus características de personalidad; depende de lo que el
administrador logra y no de lo que es. Este desempeño es el resultado de las habilidades que el
administrador tiene y utiliza. Una habilidad es la capacidad de transformar conocimiento en
acción, que resulta en un desempeño esperado. Según katz, existen tres habilidades
importantes para el desempeño administrativo exitoso, técnica, humana, conceptual.
- Habilidades técnicas: incluye el uso de conocimientos especializados y la facilidad para
aplicar técnicas relacionadas con el trabajo y los procedimientos. Las habilidades
técnicas se relacionan con el hacer, es decir con el trabajo con objeto, ya sea físico,
concretos o procesos materiales.
Por ejemplo: habilidades de análisis para recopilar, analizar e interpretar datos para tomar
decisiones informadas. Habilidades en software, Microsoft office, google, etc. Ingeniería, etc.
- Habilidades humanas: se relaciona con el trato de las personas y se refiere a la
facilidad de relación interpersonal y grupal que incluye la capacidad de comunicarse,
de motivar, coordinar, dirigir y resolver conflictos personales y grupales. Se relacionan
con la interpretación personal, el desarrollo de la cooperación en equipo, el estímulo a
la participación sin temores.
Por ejemplo: habilidades para comunicarse de manera clara y efectiva, capacidad para motivar
y dirigir a los equipos para alcanzar objetivos, capacidad para resolver conflictos y disputas de
manera efectiva, habilidad para colaborar y trabajar en equipo con otros para alcanzar
objetivos comunes, etc.
- Habilidades conceptuales: implica la visión de la organización o de la unidad
organizacional en conjunto, la facilidad de trabajar con ideas, conceptos, teorías y
abstracciones. Las habilidades conceptuales se relacionan con el pensamiento, el
razonamiento, el diagnostico de las situaciones y la formulación de alternativas para la
solución de problemas. Es la capacidad cognitiva más sofisticada del administrador que
les permiten planear el futuro, interpretar la misión, desarrollar la visión y permitir
oportunidades donde no hay en apariencia.
Por ejemplo: les permite pensamientos estratégicos, como la capacidad para pensar de
manera estratégica y tomar decisiones que se alineen con los objetivos de la organización.
También una visión de futuro como habilidades para anticipar y prepararse para los cambios y
tendencias futuras.
Proceso administrativo: Es el conjunto de faces o etapas sucesivas a través de los cuales se
efectúa la administración. Las funciones administrativas en un enfoque sistemático conforman
el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos planificación,
organización, dirección y control, son solo funciones administrativas. Cuando se consideran
estos cuatros elementos (planificar, organizar, dirigir y controlar) en un enfoque global de
interacción para alcanzar objetivos, forman el proceso administrativos.
- Planificación: la planeación es la primer etapa que debe ejercer el cuerpo
administrativo de una empresa. Aquí es donde serán previstos los objetivos y metas
que deberá cumplir la empresa y los métodos a llevar a cabo. (la relación entre el
personal trabajador y el personal administrativo debe ser complementaria para el
funcionamiento correcto de la empresa y el cumplimiento de sus objetivos).
En la planeación, se debe desarrollar un plan que contenga las diferentes actividades
futuras que se van a realizar y dicho plan deberá implementarse en el plazo dispuesto.
(Actividades de la planeación: predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse
durante un tiempo determinado, pronosticar, establecer una estrategia con sus
correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo, accionar frente a problemas
futuros).
- Organización: Luego de la planeación de los objetivos y actividades futuras a realizar
para lograr las metas propuestas, el siguiente paso es distribuir cada actividad entre
los diferentes grupos de trabajo que componen una empresa.
Esto va a depender de las aptitudes físicas e intelectuales de cada trabajador y de los
recursos que posee la empresa. La finalidad de la organización es asignar un objetivo a
cada área de la empresa para que pueda ser cumplido con el mínimo de gastos y con
un grado de satisfacción máximo en cada empleado.
(Actividades de la organización: Hacer una selección detallada de los trabajadores
indicados para el puesto indicado, Subdividir cada tarea en unidades operativas,
Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector, Proporcionar materiales y
recursos útiles a cada sector.
- Ejecución: Para la ejecución es necesaria la figura de un gerente capaz de dirigir, tomar
decisiones, instruir y ayudar a los diferentes sectores laborales. En la ejecución se
busca dar el primer paso en las actividades designadas a los grupos de trabajo para
que sigan realizando esas actividades de manera periódica y eficaz.
Cada grupo trabajador está regido por normas y medidas que mejoran su
funcionamiento.
(Actividades de la ejecución: ejercer un carácter motivador al personal, recompensar a
cada empleado con el sueldo correspondiente, estar atento a las necesidades de cada
trabajador, mantener una comunicación estable entre todos los sectores.)
- Control: La función de control tiene el papel de garantizar que la empresa esté
encaminada hacia el rumbo del éxito. Si bien cada función puede ser realizada al pie de
la letra, eso no garantizará que la entidad se incline hacia un camino económico
positivo.
El control es una tarea administrativa que debe ser ejercida con profesionalidad y de
forma transparente. El control de las actividades que se desarrollan en una empresa
sirve para analizar sus puntos altos y los puntos bajos.
Luego de obtener los resultados correspondientes, se podrán analizar las diferentes
modificaciones que tendrán que llevarse a cabo para corregir aquellos puntos bajos.
(Actividades del control: comparar los resultados obtenidos con los planes
previamente hechos, evaluar y analizar los resultados obtenidos, iniciar las acciones de
corrección correspondientes.)
Misión, visión, objetivos y estrategias:
- Misión: La misión es una declaración que define el propósito y la razón de ser de una
organización. Es una afirmación que explica qué hace la organización y para quién.
Ejemplo: "Nuestra misión es proporcionar servicios de salud de alta calidad a la
comunidad, con un enfoque en la atención personalizada y la innovación médica."
- Visión: La visión es una declaración que define el futuro deseado de una organización.
Es una imagen de lo que la organización quiere ser en el futuro.
Ejemplo: "Nuestra visión es ser el líder en servicios de salud en la región, reconocidos
por nuestra excelencia en la atención al paciente y nuestra contribución a la
comunidad."
- Objetivo: El objetivo es una declaración específica y medible que define lo que la
organización quiere lograr en un plazo determinado. Los objetivos deben ser SMART
(específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales).
Ejemplo: "Nuestro objetivo es reducir la tasa de reingresos hospitalarios en un 20% en
los próximos 12 meses, mediante la implementación de un programa de atención al
paciente más efectivo."
- Estrategias: Las estrategias son los planes y acciones que se tomarán para alcanzar los
objetivos. Las estrategias deben ser coherentes con la misión y la visión de la
organización.
Ejemplo: "Nuestras estrategias para reducir la tasa de reingresos hospitalarios
incluyen:
- Implementar un programa de atención al paciente más efectivo
- Mejorar la comunicación entre los profesionales de la salud y los pacientes
- Incrementar la educación del paciente sobre su condición y tratamiento
- Establecer un sistema de seguimiento para monitorear el progreso de los pacientes"
Es importante destacar que la misión, visión, objetivos y estrategias deben estar alineados y
ser coherentes entre sí, para que la organización pueda alcanzar sus metas y objetivos de
manera efectiva.