Manual de uso de Microsoft Office Project

INDICE DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................1 -
1.1. Introducción ............. .................................................................................1 -
1.2. Antecedentes del Microsoft Project ……. ....................................................1 -
2. CONCEPTUALIZACIONES TEÓRICAS................................2 -
2.1. Que es un Proyecto .....................................................................................2 -
2.2. Fases de un proyecto ................................................................................. 2 -
2.3. Tipos de proyectos ..................................................................................... 2 -
2.4. Otras clasificaciones de proyectos ............................................................. 3 -
2.5. Planificación de proyectos .......................................................................... 3 -
2.6. Microsoft Project ......................................................................................... 3 -
2.7. ¿Que son las tareas? ................................................................................. 4 -
2.8. Tareas críticas ............................................................................................ 4 -
2.9. Recursos .................................................................................................... 4 -
3. EXPLORANDO EL MICROSOFT PROJECT …….................. 4 -
3.1. ¿Cómo ingresar a Microsoft Project? ......................................................... 5 -
3.2. Explorando las pestañas de menú ............................................................. 6 -
4. CONFIGURACIÓN DEL PROYECTO................................... 8 -
4.1. Configuración inicial del proyecto ............................................................... 8 -
4.2. Definir fecha de Inicio del proyecto.............................................................11 -
4.3. Definir calendario laboral del proyecto........................................................12 -
4.3.1. Ajustar el horario laboral diario ............................................................... 12 -
4.3.2. Establecer días no laborables ................................................................ 13 -
5. TAREAS ............................................................................ 15 -
5.1. Crear tareas................................................................................................ 15 -
5.2. Organizar tareas ........................................................................................ 16 -
5.3. Definir la duración de las tareas ................................................................ 17 -
5.4. Vincular tareas............................................................................................ 18 -
5.5. Dividir tareas............................................................................................... 21 -
5.6. Crear tareas recurrentes............................................................................. 21 -
5.7. Introducir notas de tareas ..........................................................................23 -
5.8. Crear Hitos .................................................................................................24 -
5.9. Rutas críticas ............................................................................................. 25 -
6. RECURSOS .......................................................................28 -
6.1. ¿Cómo crear recursos en el MS PROJECT? ............................................28 -
6.2. Asignar recursos......................................................................................... 30 -
7. EMISIÓN DE INFORMES....................................................35 -
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1. INTRODUCCIÓN

[Link]ón

Elpresentemanual fuecreadoconlafinalidaddeconvertirseenun metodo deconsulta para

aquellas personas que están involucradas en la gestión, dirección o
planificacióndeproyectos,y queutilizanaMicrosoft Project como la herramienta de
planeación de proyectos.

El contenidogeneraldel presentemanual lapodemos dividir en cinco etapas.

Primeramentesepresentaunaseriedeconceptualizacionesteóricasqueestánmuy
vinculadasalaplanificacióndeproyectos,y que,esdevitalimportancia comprenderlas
pararealizar una buenaplanificación.

Luego,sedescribe enformadetalladalasdiferentesformasdeconfigurar un proyecto.

Seguidamentesehacehincapiéenlastareas,sedetallanlosprocedimientosa seguir para

crear unatarea,vincular tareas, definir la duración delas tareas, jerarquizar tareas,
introducir notasalastareas, etc.

Tambiénsedesarrollael manejodelosrecursos,las asignaciones derecursosyla

creacióndelasmismas.

Finalmente,sedescribeelcontroldelproyectoqueelProjectofrecemediantela
líneabase,atravésdeella,sepuedehacer unanálisiscomparativodeloplanificado
conloejecutado.

1.2. Antecedentes del Microsoft Project

Microsoft Projectes un software de administración de proyectos desarrollado y

vendidopor [Link]óndelprogramafuelanzadaparaelsistema
operativoDOSen1984porunacompañí[Link]
adquiriótodoslos derechos delsoftwareen1985y produjolaversión2. Laversión3
[Link]ón4paraDOSfuelaúltimaversiónpara
estesistemaoperativo,[Link]ónparaWindows
fuelanzadaen1990,y fuellamadaversión1para [Link]
quelaprimeraversiónparaDOSintrodujoelconceptodeLíneasdedependencia (linklines)
entretareasenlagrá[Link] softwarehasido etiquetado como miembro de
la familia Microsoft Office. Está disponible en dos versiones: StandardyProfessional.

UnaversiónparaMacintoshfuelanzadaenjuliode1991ysudesarrollocontinuó
hastaProject4.0para Macen1993.En1994Microsoftdetuvoel desarrolloparala
mayoríadelasaplicacionesMacy noofreció nuevasversionesdeOfficehasta1998,
despuésdelacreacióndela nuevaunidad denegocio"Microsoft Macintosh"elaño
[Link]óningunaversiónactualizadaparaProjectylaversiónde
1993 noesejecutadanativamenteenMac OSX.

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2. CONCEPTUALIZACIONES TEÓRICAS

2.1. Que es un Proyecto

Un proyecto es el conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas entre si que

desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo.

La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que

imponen un presupuesto, procedimientos de calidad establecidos y un lapso de tiempo,
previamente definidos, para lo cual precisa de un equipo de personas multidisciplinarias
y una determinada cantidad de recursos.

2.2. Fases de un proyecto

Losproyectos,cualquieraseasunaturalezaestándivididasporfasesoetapasen
todasuvidaú[Link] figurasiguientese presentalasdiferentesfasesconlaque cuentaun
proyecto:

2.3. Tipos de proyectos

a) Proyecto productivo:

Son proyectosque buscangenerarrentabilidad económicay obtenerganancias en dinero.

Lospromotoresdeestosproyectossuelenserempresaseindividuos interesadosenalcanzar
beneficioseconómicos.
b)Proyecto público o social:

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Sonlos proyectosquebuscanalcanzar unimpactosobrelacalidaddevidadela población
objetivo,loscuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos
proyectossonlos gobiernos(municipales,prefecturalesy
nacionales),losorganismosmultilaterales,las ONG, etc.

2.4. Otras clasificaciones de proyectos

Basándoseen su contenido,los proyectos selas puedeclasificar como:

- Proyectos deconstrucción
- Proyectos deInformática
- Proyectos dedesarrollo deproductos
- Proyectos dedesarrollo deorganización
- Proyectos Logísticos
- Proyectos deMarketing
- Proyectos Comunitarios
- Proyectos culturales,etc.

2.5. Planificación de proyectos

La planificación es una herramienta fundamental dentro de la dirección de un proyecto.

La carencia de una buena planificación se traduce en improvisaciones que a la largo
terminan generando fracasos o pérdidas económicas considerables:

"Eselprocesodeestablecermetasyelegirmedios paraalcanzardichasmetas" (Stoner,1996).

“Eselprocesodeestablecerobjetivosyescogerelmediomásapropiadoparael logrodelos
mismos antesdeemprender laacción",(Goodstein,1998).

Entendemos que la planeación en el sentido más universal implica tener uno o varios
objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente; Va
de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La acción de planear
en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes, ámbito, niveles y
actitudes.

Etapas de la planeación.

 Identificación del problema.

 Desarrollo de alternativas.
 Elección de la alternativa más conveniente.
 Ejecución del plan.

2.6. Microsoft Project

EL Microsoft Project es un software de administración de proyectos diseñado,
desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores
deproyectoseneldesarrollodeplanes,asignaciónderecursosatareas, dar seguimiento
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alprogreso,administrarpresupuestoyanalizar cargasdetrabajo.

ElsoftwareMicrosoftOfficeProjectentodassusversiones(laversiónesla más reciente) es útil

paralagestión deproyectos, aplicandoprocedimientos descritos enel
PMBoK(Management Body ofKnowledge)delPMI(ProjectManagement Institute).

2.7. ¿Que son las tareas?

Sonactividadesquetieneuncomienzoy [Link] tareassesolapan,seenlazan,

seconcatenan en eltiempohasta alcanzar unatrasotra, lafinalizacióndelproyecto.
Todoproyecto está compuestoportareas.

Todatareatiene otratareaque se ejecutaantes de ella, exceptolainicial. Latarea que se

ejecutaantes quelaactual se llamaTAREA PREDECESORA.

Todatareatieneotratareaqueseejecutadespuésde ella, exceptolaFinal. Latarea que se

ejecutadespués quela actual sellamaTAREASUCESORA.

2.8. Tareas críticas

Las tareas criticas son aquellas que tienen mayor incidencia en el tiempo de
duracióndelproyecto, esdecir,quealretrasarseenlaejecución dealgunatarea
criticarepercute directamenteenla conclusión delproyecto.

El conjuntodetareas críticas formanlarutacrítica del proyecto.

2.9. Recursos

Losrecursossonlaspersonas, materialesyequiposquepermitenrealizarlastareas enun

proyecto, sinellas seríaimposibleejecutar las tareas.

ELProjectconsideratrestiposde recurso,estosson:recursoMaterial,recurso
trabajoyRecurso costo.

3. EXPLORANDO EL MICROSOFT PROJECT

Eneste acápitese explorarelentorno de Project, así comolaspoderosas
herramientasquepone Projectadisposicióndel usuario.

AunqueMicrosoftconsideraaProject como parte dela familia deMicrosoftoffice, recién

enestaversiónseincluyelos mismoscambiosdelanuevainterfaz que se encuentranenWord,
Excel, PowerPoint 2007.

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3.1. ¿Cómo ingresar a Microsoft Project?

Para ingresaralMicrosoftProject se sede seguir el mismo procedimiento normal

utilizadopor cualquier otro programade Office.E aquí,ladescripción de los pasosa seguir
paraingresar al Project:

a) Clic en el botónInicio
b) Clic entodos losProgramas/Todas las aplicaciones (Dependiendo de la ver Windows)
c) Clic enMicrosoftOffice
d) Clic enMicrosoft Project

Luego,estaes lavistainicial que nosmuestrael Project:

CuandoMicrosoftactualizólaestructuradenavegaciónenlaversión2007,lohizo
conlasprincipalesaplicacionesdeOfficecomo Word,Excel,perodejoaProjectcon
laantiguabarrademenú.Conlaversión,elProject finalmenteconsigueel
cambiodeimagenquese estaba esperando.

Enlasiguientefigura, semuestralaventanaprincipal deProject identificando cadaunadelas

aplicacionesexistentes:
Barrade Fichasopestañas
Cinta deopciones
accesorápido deMenú

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Escala detiempo Hoja decálculo Línea de división Área dediagrama
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EnlaanteriorfigurasepuedeapreciarlanuevainterfazdelProjectcompuesto por los

siguientes elementos:

a) BarradeAccesorápido:SonaplicacionesdeOfficequelasincluyeentodos
susprogramas,estas sirvenparamanipularelproyectoen formadirectay simplificada.
b) Fichas o pestañas de menú: El Project presenta 5 tipos de pestañas de menú
(Archivo, tarea, recurso, proyecto, vista, formato), cada una de ellas cumplen
funciones diferentes.
c) c) Cinta de opciones: Es la novedad de esta versión , cuya finalidad es facilitar el
trabajo de planificación al usuarios.
d) d) Escala de Tiempo: Aquí se muestra las indicaciones de variaciones de tiempo,
le ayuda al usuario a interpretar la duración de cada tarea del proyecto.
e) e) Hoja de cálculo: Está al lado izquierdo de la vista. Se puede usar esta interfaz
de hoja de cálculo para introducir, editar y ver información sobre su proyecto.
f) f) Línea de división: Es la línea que divide la hoja de cálculo y el área de
diagrama.
g) g) Area de diagrama: En este área se desplazan las barras que indican la
duración, vinculación y programación de las tareas.

3.2. Explorando las pestañas de menú

Las pestañas de menútienenensuinteriorunaseriedecomandosqueestán agrupadas de

acuerdoalafunciónquecumplecadaunadeellas. Acontinuaciónle presentaremos cada
unodel menúquepresentael Project.
a) Tarea:Elmenútarease divide en8grupos:

 Ver
 Portapapeles
 Fuentes
 Programación
 Tareas
 Insertar
 Propiedades
 Edición

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b) Recurso:El menú recurso sedivide ense divide en5grupo

 Ver
 Asignación
 Insertar
 Propiedades
 Redistribuir

c) Proyectos: Elmenú proyectos sedivide en6grupos:

 Insertar
 Propiedades
 Programación
 Estado
 Informes
 Revisión

d) Vistas: El menúvistas se divide en 7grupos:

 Vistapor tareas
 Vistapor recursos
 Datos
 Zoom
 Vistadedos paneles
 Ventana
 Macros

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e) Formato: El menú formato se divide en 5 grupos:

 Formato
 Estilo de Barra
 Mostrar u ocultar
 Dibujos

4. CONFIGURACIÓN DEL PROYECTO

Serecomiendarealizar laconfiguracióndel proyectocomoprimer paso dentrodel proceso
de planificación, no obstante, esto se lo puede realizar en la etapa intermediaofinaldela
planificación, pero,porrazones de seguirun orden cronológico,en estaguía se
sugiererealizarlo al iniciodelaplanificación.

4.1. Configuración inicial del proyecto

Elobjetivodelaconfiguración del proyectoesintroduciral Project todalainformación principal

del proyectoyconfigurarlode acuerdoasus características.

Paratal efectosedebe seguir los siguientespasos:

a) Ingresar al menú“archivo”
b) Luego,abrir lapestaña “informaciones”
c) Clic sobre“informacióndeproyectos”
d) Clic sobre“propiedades avanzadas”

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e) Dentro del cuadro de dialogo “Propiedades de Proyecto” abrir la opción “resumen”.

El cuadro de dialogo “propiedades” tiene 5 pestañas, dentro de

las cuales tiene como contenido información del proyecto. Solo
nos concentraremos en la pestaña resumen, ya que las otras no
se pueden manipular, además, nos muestra información no
relevante del proyecto.

Titulo: Digitar el nombre del proyecto.

Asunto: Poner el asunto, ejemplo: Construcción de
vivienda, planificación de eventos, proceso
roductivo producto x, etc. Autor: Poner el
nombre del encargado de la planificación del
proyecto.
Administrador: Nombre del Director, Gerente, Administrador
del proyecto.
Organización: Poner el nombre del la empresa ejecutora del
proyecto.
Categoría: Poner la categoría genérica del proyecto, ej.
Construcciones, eventos, desarrollo productivo,
proyectos informáticos, etc.
Palabra clave: Si el usuario lo desea puede identificar con una
palabra clave al proyecto, no es imprescindible
hacerlo. Comentario: si es necesario se puede
introducir algún comentario al proyecto

Una vez insertada toda la información solicitada hacer clic sobre

aceptar, para que se guarde la configuración introducida.

f) Contodoello, concluimos ysalimos deestecuadrodedialogo

Prosiguiendoconlaconfiguracióninicialdelproyecto,ahorasedebeingresarala
ventana“opciones”,para ello sedebeseguir los siguientespasos:

a) Ingresar al menú“archivo”
b) Abrir laventana“opciones”

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c) Clicsobrelapestaña“general”ysedesplazaelsiguientecuadrodedialogo, en ella, se
puede cambiar las configuraciones predeterminadas que por
defectovienenconelProject.

d) Luego, hacer clic sobre “mostrar”, y se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:

La principal modificación que se debe hacer en esta ventana es la definición de la

moneda a utilizar, el resto es información no relevante, por lo cual se lo puede dejar con
la configuración que aparece por defecto, si el usuario desea cambiar algo más lo
puede hacer.
e) UnavezconfiguradolapestañaMostrar,continuamosconlatercerapestaña
quees“programación” hacemosclicsobre ellay sedesplazael siguiente cuadro:
Definir el día de comienzo de la
semana del proyecto
Definir el comienzo del año fiscal
del proyecto
Definir el horario de ingreso del
proyecto
Definir el horario de salida del
proyecto
Definir la jornada laboral diaria en
horas del proyecto
Definir las horas semanales a
trabajar en el proyecto
Definir la cantidad de días a
trabajar en un mes
De las dos opciones existentes en
esta barra se debe elegir
“programada automáticamente”,
esto facilita considerablemente la
planificación
Determinar la modalidad de
duración del proyecto, se puede
elegir, hras, días, semanas, meses,
de acuerdo a la necesidad del
proyecto
Finalmente establecer el tipo de 11
tarea, preferentemente se debe
elegir duración fija
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4.2. Definir fecha de Inicio del proyecto

Paradefinirla fechadeiniciodel proyectosedebeingresarenelmenú“Proyectos”. Aquíse

programalafecha deinicio del proyecto,para ellohayque hacer clic sobrela
opciónInformacióndelproyecto,tal comoseobserva enlafigura siguiente:

Clicenlaopción
Informaciónde Proyecto

Luego,sedesplaza elsiguiente cuadrodedialogo:

Por defecto sale la fecha

de hoy día, no modificar
nada

No Disponible

Es un número de 1 al
1000, por defecto aparece
con 500, define el nivel de
prioridad del proyecto, se
usapara compartir
recursos entre diferentes
proyectos, se recomienda
dejar en 500.

En este espacio se debe definir Se tiene la opción de programar a

partir del comienzo del proyecto o
la fecha de inicio del proyecto
final del proyecto.

Parapredeterminarelcalendarioautilizar,sepuedeelegirlaqueseadaptemejoral
proyecto,lomásusual yrecomendado esusar el calendarioestándar.
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24 Horas

Estándar:Díalaboralde
09:00 a 19:00delunesa
viernescon dos horas
de descansoalmedio
día, cuyohorario
sepuede modificar
deacuerdoa
requerimientodel
proyecto

Turno Noche: es el
trabajo nocturno.

4.3. Definir calendario laboral del proyecto

ElMicrosoftProjectnospermiteestablecer uncalendariolaboral específicoparael

proyecto,atravésde ello,sepuedeprogramarelhorariolaboraldiario,losdías no
laborablespor feriado,y cualquierotraexcepciónqueocurradentrodelperiodode
ejecucióndelproyecto.

4.3.1. Ajustar elhorario laboraldiario

Paraajustar el horariolaboral del proyecto se debeingresar almenúProyectos, luego,

hacer clic sobrela opción cambiar calendariodetrabajo (ver figura siguiente).

Unavezhechotodoello, sedesplaza el siguientecuadrode dialogo:

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Paradefinir elhorariolaboral sedebeseguir los siguientespasos:

a) Enla parte de abajodel cuadro seleccionar semanas laborables

b) Luego, poner el cursor sobre predeterminado y luego hacer clic sobre la opción
detalles(ver figura siguiente).

a) Seleccionar el día que se desee cambiarel horario en ellado izquierdo del cuadro
del dialogo.
b) Seleccionarlatercera alternativa mostrada en cuadro de dialogo, es decir,
“establecer día en estos periodos laborables específicos”.
c) Vera usted, que con la selección de la tercera alternativa en la tabla de abajo se
habilitaralos espacios de las horas detrabajo.
d) Introducir manualmente el horario de trabajo deseado, en este caso se
establecerá elhorario de 8:30a 12:30y de 14:30a 18:30(ver cuadro siguiente).

e) ) Finalmente, para concluir con la configuración se debe hacer clic en aceptar

enlos dos cuadros de diálogos.
4.3.2. Establecerdíasnolaborables

ElMicrosoftProject tambiénnos presentala posibilidaddedefinirdíasno

laborablesdentrodelproyecto,estassepuedendarpor feriados,o porcualquierotro
motivoque elproyectoconsiderenecesario preverlo.

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Paraello,debemosingresaral mismocuadrodedialogoestudiadoenel anterior acápite,
esdecirmenú

Contodoello, sedesplaza el siguientecuadro dedialogo:

Aquíse debe seguir los siguientes pasos:

a) Enla parte de abajo del cuadro seleccionar Excepciones.

b) Luego, poner el cursor sobrela fecha especifica que se quiera establecer como
día nolaborable, en este caso definiremos el16 de Septiembre como día no
laborable.

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c) Enla parteinferior del cuadro, enla columna de nombre poner el motivo por el cual
se considera esafecha como nolaborable, en este caso, diremos que el 16 de
Septiembre es aniversario de la Independencia de México (ver figuras siguientes).

d) Vea usted en la figura anterior que el día programado como no laborable tiene un
color de fondo diferente a los demás, eso nos indica que ése es un día de
excepción (no laborable). Y finalmente para guardar las modificaciones realizadas
hacer clic sobre aceptar.
5. TAREAS

Lastareas,también conocidascomoactividadesoÍtem,sonloselementos individuales que

estáninterrelacionadas entre sí,y que en conjuntoforman el proyecto.

5.1. Crear tareas

CreartareasenelMicrosoftProjectes muy sencillo,simplementesedebe escribir elnombre

delatareaenlacolumna“nombredetareas” dentrodelahojade cálculo(ver siguientefigura).

Conla finalidaddeseguir unordencronológico,serecomiendacrear absolutamente

todaslastareasque tieneel proyecto,inclusivelatareagenérica(nombredel
proyecto),luego,enel siguienteacápitesejerarquizaralastareasdeacuerdoasu importancia.

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Noteustedenlaanterior figuraqueatodaslastareas el Project leasignauna duración deun

día,seguido de un signode interrogación (?), estesigno nosindica
queladuracióndelastareassonestimadasautomáticamenteporelProject,luego, enel
siguienteapéndiceveremosla formademodificar estaduracióndeacuerdoa
requerimientodel proyecto.

5.2. Organizar tareas

Enel acápiteanterior seindicoquetodaslastareas deberíanser creadas indistintamente

como si fueran similares, no obstante, cabe recordar que todo tareasgenéricasy
subtareas(tareasde1ºnivel,2º nivel,3ºnivel,…..),eneste
acápitenosconcentraremosenlaorganizacióndelastareas agrupándolasde
acuerdoasujerarquía.

Pasosa seguir para organizar tareas:

a) Seleccionartodaslastareasdenivel inferior (Subtareas).

b) Aplicarsangríaatodaslastereasseleccionadas,ubicadaenelmenútareas
(ver figura siguiente).

c) Hacer clic sobrelaflechaaplicar sangría

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d) Hacer lamismaoperaciónparatodas la subtareas quetenga el proyecto.

Noteustedenlaanteriorfigura,dentrodela hojadecálculoquelastareasdenivel inferiortienen

unamayorsangríaalastareasde nivelsuperior, estoes así debidoa la sangría aplicadaa
éstas.

Eltamaño delassangrías nosindicalos niveles delastareas,enla figuraanterior podemos

identificar tres niveles detareas,segúntrazo delaslíneasrojas.

Otroaspectoquediferenciaalastareasgenéricasdelassubtareasesel formatode
[Link]éricastienenbarrasdeformatodiferentey
confondodecolornegro,mientrasquelassubtareastienenbarrasconfondode color azul.

5.3. Definir la duración de las tareas

Aligualqueenlacreacióndetareas,paraintroducirladuracióndelastareasse
debedigitarmanualmente el numerorespectivodeladuracióndecada unadelas
tareasdentrodelahoja decálculoenla columna “Duración” (ver figura siguiente).

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Esimportante hacernotarque solo se debeintroducirla duración delastareas de nivel

inferir (subtareas),mientrasqueparalastareas denivel superior (tareas genéricas)
elProject calculaladuraciónautomáticamente,esdecirque,sumala duracióntotal delas
subtareas.

5.4. Vincular tareas

Lavinculacióndelastareasdefineelgrado derelaciónque existeentrelastareasde

[Link] antesquelaotra es unatareapredecesora, mientras
quelatareaque ocurre después dela otraseladenominatarea sucesora.

Los diagramas deGanttmuestran estos vínculos conlíneas que se trazan entrelas

barrasdelastareas, finalizadoconunaflechaquesiempre estáapuntandoalatarea sucesora.

Existencuatrotiposdedependenciasquedefinenlarelaciónentreelcomienzoyel findelas
tareas,estosson:

• Fin–Comienzo(FC)
• Comienzo–Comienzo(CC)
• Fin–Fin(FF)
• Comienzo–Fin(CF)

ElMicrosoftProjectnosofrecelaposibilidaddevincular lastareasdetres(3) formas diferentes.

Al finalelresultado obtenidoes el mismo,simplementevariael procedimiento.

E aquíles presentaremos cadaunade ellasenforma separada:

Primera:

a) Ingresar al menú“Tareas”.
b) Seleccionar con el mouse las dos tareas a vincular, es decir, la tarea
predecesorayluegolatareasucesora.
c) Hacer clic sobrelaherramientavincular tareas (ver figura siguiente).

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 Manual de uso de Microsoft Office Project

d) Eneláreadeldiagramaveraquesetrazaunalíneadevinculaciónentrelas
[Link]ón Fin–
[Link]ónsedebehacerdoble
clicsobrelalíneadevinculacióny luegoseleccionarelrequerido(verfiguras siguientes).

Segunda:

a) Ingresar al menú“Tarea”.
b) Seleccionar con el mouse la tarea sucesora avincular.
c) Hacer clic sobre la herramienta “información de la tarea” (ver figura siguiente).

d) Dentro del cuadro de dialogo “información de la tarea” ingresar a la

pestaña“Predecesora”.
e) Luego, dentro del cuadro “información de tarea”, en la columna nombre de tarea
elegir latarea predecesora.

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f) Hacer lo mismo en la columna “Tipo”, es decir, elegir el tipo de vinculación

requerido por las tareas.

g) Finalmente, hacer clic en aceptar.

Tercera

Posiblemente éstatercerformadevinculación detareassealamás sencilla,

simplementesedebedigitar con el teclado eltipodevinculación requerido.

Dentrodelahojadecálculoenlacolumna“Predecesora” digitar lastareas

predecesorasyeltipodevinculació[Link] usted,quedentro
del diagramaautomáticamentesetrazalalíneadevinculación definida(ver figura siguiente).

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5.5. Dividir tareas

Generalmenteciertastareasdeunproyecto demandanunapausaensu ejecución,

paraluegodeunciertotiemporeanudar suejecució[Link],nospermite programar
estapausamediantelaopción “dividir tareas”.

Para dividir tareas sedebeseguir el siguienteprocedimiento:

a) Ingresar al menú“Tareas”.
b) Hacer clic sobrelaherramienta“dividir tareas”.

c) Ubicar el mouse sobre la tarea a dividir y manteniendo presionado con el clic

izquierdorecorrer labarra deldiagramade acuerdoarequerimiento.

5.6. Crear tareas recurrentes

Losproyectos,amenudotienentareasquerepitensuocurrenciafrecuentemente. La
reuniónsemanaldel directorio,losinformestrimestralesolarevisiónmensualdel presupuesto,
son ejemplos detareas recurrentes.

Enlugarde crearpor ejemplo, 20omástareasdereunión de directorio,sepuede crear una

solatarearecurrente.

Para crear unatarearecurrente sedebe seguir los siguientespasos:

a) Ingresar al menú“tareas”.
b) Seleccionar latareasobre el cual sedeseaqueaparezca latarearecurrente.
c) Desplegar lalistadelaherramienta“tarea”.
d) Unavezdesplegadalalista detarea, seleccionar yabrir “tareas periódicas”.

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 Manual de uso de Microsoft Office Project

e) Luego, se desplazara un cuadro de dialogo en el cual se debe escribir el nombre de la

tarea recurrente.

f) Definirladuració[Link],lareuniónsemanalde evaluaciónde
avancede proyectotendráuna duracióndedoshoras

g) Luego, dentro del patrón de repetición se debe elegir el periodo de repetición.

Por ejemplo, la reunión se puede llevar a cabo diariamente, semanalmente, mensualmente

o anualmente. En este caso elegiremos semanal.
h) Definir el día que se llevara a cabo la reunión, en este caso, diremos que las reuniones
serán los viernes.
i) En intervalo de repetición, se debe determinar el periodo durante el cual se llevaran a
cabo las reuniones. En este caso diremos que se ejecutaran durante dos meses.

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 Manual de uso de Microsoft Office Project
f) Finalmente, para producir el efecto deseado hacemos clic en aceptar. En la figura
siguiente se puede visualizar la tarea recurrente creada.

5.7. Introducir notas de tareas

Lasnotasdetareas sonpárrafostextuales queseintroducena unatareaconla finalidadderecordar

ciertosparámetrosodetallesdeéstas. Porejemplo,sila
ejecucióndeunatareaimplicavariossubcontratistas,esposiblequedeseelistar aquí
lainformaciónde contacto, demodoqueseencuentre disponiblecuandoselo requiera
enlaejecución delproyecto.

Paraintroducir notaaunatareasedebe seguir los siguientespasos:

a) Ingresar al menú“Tareas”.
b) Seleccionar latareaenel cual sedeseeintroducir unanota. c) Hacer clic
sobrelaherramienta“informacióndetarea”.

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 Manual de uso de Microsoft Office Project

d) En el cuadrodedialogo“informacióndetareas”ingresar alapestaña“notas”.

e) Enlapartedeabajodel cuadro sedebeescribir la notadeseada

f) Yfinalmentehacer clicenaceptar

5.8. Crear Hitos

Amenudoseusanlos Hitosparamarcaralgúnmomentoclavedeunproyecto,como
laterminacióndeunafaseolaaprobació[Link] tareas quepor lo
general tienenunaduracióndecero.

Dentrodel diagrama, elHitoestárepresentadopor unrombo,adiferenciadelas

tareasnormales,éstasestánrepresentadaspor barras de color azul.

Unaterea, no necesariamentetienequeteneruna duración decero para serunHito,

existenhitosconduració[Link] figurase muestrala forma de
crearunhito:

a) Ingresar al menú“Tareas”.
b) Seleccionar latareaque sedeseemarcar comohito
c) Clic sobrelaherramienta“informacióndetarea”

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 Manual de uso de Microsoft Office Project

d) Luego,sedesplaza elsiguiente cuadrodedialogo

e) Ingresar enlaopción“avanzado”

f) Luego,habilitar laopción“marcar latareacomohito”

g) Finalmente clicenaceptar paraguardar todos los cambios.

5.9. Rutas críticas

Existen dosformas demostrar lasrutascríticas:

Primera:

Enel menúFormatosedebehabilitar laopcióntareas críticasyluegolas barras de

todaslastareascríticascambian decolor, enestecasosevuelvendecolorrojo,
mientrasquelastareasnocríticaspermanecenconelmismocolorinicial. Ver figuras deabajo:

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 Manual de uso de Microsoft Office Project

Segunda:

IngresamosalMenuFormatoyluegoalaherramientaformatoyseleccionamos estilode barras:

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 Manual de uso de Microsoft Office Project

Luego sedesplaza el siguiente cuadrodedialogo:

Luego sigalos siguientes pasos:

a) tareaenlapartesuperiordel cuadro dedialogo

b) Haga clic enlafichatexto enlaparteinferiordel cuadrodedialogo
c) Seleccione una posición para el formato: Izquierda, derecha, arriba, abajo, dentro; al
hacer clic en unaposición, aparece un cuadrode dialogo delistas.
d) Haga clic enlaflechayseleccionetareas críticas.
e) Haga clic en aceptar

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 Manual de uso de Microsoft Office Project
Veaustedqueeneldiagramaapareceeldenominativo“si”paraaquellastareas críticasy“no”
paraaquellas tareas quenosoncríticas.
6. RECURSOS
Losrecursossonlaspersonas,materialesyequiposquelepermitenrealizarlas tareasensu
proyecto.

ELProjectconsideratrestiposde recurso,estosson:recursoMaterial,recurso trabajoyRecurso

costo:

a) Recurso Material

Sonaquellosartículosqueseconsumenenlaobraoproyecto,ejemplo:cemento, arenilla,material
deescritorio, etc.

b) Recurso Trabajo

Sonlosquese utilizanenlaobraperonoseconsumenpor completo, solose

[Link] deobra,equipos
ymaquinarias.

c) Recurso Costo

Sonloscostos independientes quedeseemos asociar conunatarea.

6.1. ¿Cómo crear recursos en el MS PROJECT 2012?

Para asignarrecursos a un proyectolo primeroquese debehacerescrearlo,porlo

tanto,enesteacápite,nos dedicaremos únicamenteaexplicar paso por pasola
creaciónderecurso.

He aquíla cronologíade accionesarealizarpara crear recursos:

Primeramentedebemosingresaral menúRecursosy luegodesplazarlaherramienta

[Link] observaenlafigurasiguiente,sedesplazauna
ventanacondiferentesopciones,enestecaso,hacer clicsobre laopción hoja de recurso yluego
se visualizala siguienteventana:

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 Manual de uso de Microsoft Office Project

Ahora,unavezingresadoa la hoja de recursosexplicaremoscadaunade las columnas

queformanla hoja de recursos:

a b c d e f g h i j k

Previoalaexplicacióndelahoja derecursos,esimportantehacer notarqueenésta, se

debeingresar absolutamentetodoslosrecursosqueseránutilizados enel proyecto, luego, enla
asignación derecursos se asignararecursos a cadatareade acurdoa surequerimiento.

a) Nombredelrecurso: En esta columnasedebe escribir elnombre del recurso

b) Tipo:Aquítenemostresopciones(trabajo,material,costo),debemoselegir

solouna,deacuerdoala característica del recurso:

RecursoTrabajo:Estaopcióndeberáser elegidoparalos recursospersonas,
equiposymaquinariasqueseutilizaranenel proyecto.
RecursoMaterial:Comosunombreloindica,estaclasificacióncorrespondealos recursosmateriales.
RecursoCosto: Sonloscostos independientesquedeseasociarconunatarea.

Estaopciónpocasvecesseloutiliza.

c) Etiqueta de material: Esta opción solo se habilita para los recursos materiales,aquí
sedebeintroducirlaunidad demediadel material,ejemplo: m3,m2, Kg.,lts, pza,
ml,caja,paquete,etc.

d) Iníciales:Aquí[Link],Project
establecelaprimeraletradelnombredelrecurso,porlocual,serecomienda no cambiar estaletra.

e)Grupo:Aquí sedebeasignar unaagrupacióngenéricaalrecurso,ejemplo: [Link],materiales,

equipos ymaquinarias, etc.

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 Manual de uso de Microsoft Office Project
f) Capacidadmáxima: Projectexpresalacantidaddelrecursodetrabajoquese
disponeparasuasignació[Link],el100%es igualaunaunidad,o el
equivalentedeunrecursoatiempocompleto,el 50 % esigualalamitadde
unaunidad,olamitaddetiempodeunrecursoatiempo completo,yel 200%equivalea dos
recursosatiempo completo.

g) Tasaestándar: Eslatasadepagootarifaportrabajo normalrealizadoporun [Link],

Project calculala tasaqueseestablecióenla configuracióninicial del proyecto. Sinembrago,
puedecargar el trabajodeun
recursoenotrasunidadesdetiempo.(Paralosrecursosdetrabajo,puede usarminutos,
días,semanas, mesesoañ[Link],
segúnlaunidaddelaetiquetadematerial).

h)Tasahoras extras: Eslatasa de pagodehorasextrasrealizadasporun [Link]

horasextrasserealizanfueradelhorario [Link] ejemplo, siel horario es de8horas, lanovena
esunahoraextra.

i)Costo/Uso:Esuncostofijoquesepuedeasignarcadavezqueseuseel
ejemplolainstalacióndealgúnequipooelcostodetrasportedelmismo equipo.

j) Acumular: Este campo permite elegir como y cuando cargar los costos estándary
dehorasextrasdelosrecursosalcostodeunatarea. Laopción predeterminadaes prorrateo,
perotambiénpuedeseleccionarcomienzoofin. Las tres sedescribena continuación:

Si seleccionacomienzoyasignaeserecursoauna tarea, Project calculael costo

paraunatareatanprontocomolatareacomienza.
Si seleccionaFinyasignaeserecursoaunatarea,Projectcalculaelcostodela
tareacuandolatareasehacompletado.
Si seleccionaprorrateoyasignaeserecursoauna tarea, Project acumulael costo dela tareaa
medidaquesecompletael trabajoprogramado.

k)Calendariobase: Aquí sedebe elegir eltipodecalendarioque utilizarael

recurso,tenemostresalternativas:estándar,turnonochey 24 [Link]
recomendableeselegirelmismocalendarioqueestáutilizandoelproyecto, pero siesnecesariose
puedeelegir otro.

6.2. Asignar recursos

Todatarea,parasu ejecuciónrequieredeciertosrecursos, estospuedenser, recursos materiales,

recursoseconómicos,recursoshumanos,vehículos, maquinarias,materialde escritorio,etc.

Enesteacápite,seestudiaralasdiferentesformasdeasignaciónderecursosqueel
Project nos ofrece.

Existentresformasde asignaciónderecursos, cuyoresultado final es elmismo,solo varia el

procedimiento.A continuaciónse explica cadaunade ellas:

PRIMERAFORMA:

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a) Ingresar al menú“recursos”
b) Seleccionar latareaalcual sedesea asignarrecursos c) Clic sobrelaherramienta“asignar
recursos”

d) Luego sedesplazalasiguienteventana

e) Vera usted que enla parte inferior del cuadroaparecentodoslosrecursos

creadosenelanterioracápite,ahora,paraasignaralgunadeellassedebe seleccionarel
recursodeseadoyluegohacerclic en asignar.

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 Manual de uso de Microsoft Office Project

f) Veausted enlafiguraanterior,quelos recursosasignados alatarea seleccionada aparecen

marcadas. En la columna “unidades” se debe introducir la cantidadrequerida de
cadarecurso para ejecutar latarea. Enla columna“costo” elProjectcalculaelcosto total
delrecurso en funciónalos preciosestablecidosenlacreación
derecursos,enestaventananose puede modificar los costos

g) Finalmente hacerclic sobre“cerrar”y sepuedeveren eldiagramalatarea correspondiente

conlos recursos asignados (ver siguientefigura).

SEGUNDAFORMA

a) Ingresar al menú“tareas”
b) Seleccionar latareaalcual sedesea asignarrecursos c) Clic
sobrelaherramienta“informacióndetarea”

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 Manual de uso de Microsoft Office Project

d) Luego sedesplazalasiguienteventana

e) Ingresar alapestaña “recursos”

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f) En la columna “nombre de recurso” seleccionar los recursos requeridos por la tarea, luego
en la columna “unidades” introducirla cantidad de recursos requeridosyfinalmente en la
columna “costo” el Project calcula el costo total del recurso.
g) Clic en aceptar paraguardar las asignaciones

TERCERAFORMA

a) Ingresar al menú“recursos”
b) Desplazar lalínea de división asíalaizquierda
c) Enlacolumna“nombre delos recursos”desplazar la hojaderecursos.

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 Manual de uso de Microsoft Office Project

7. EMISIÓN DE INFORMES
ELProjectnospermitegenerarunaseriedeinformesqueseconstituyendegran importanciaalahora
de hacer el seguimientoalaejecucióndel poryecto.

El usuariopuede generar lainformaciónpertinenteeinclusopuedeimprimirlo. A

continuaciónsedescribelos pasosa seguir paragenerar dichosinformes:

a) Ingresar al menú“proyectos”
b) Clic sobrelaherramienta“informes”
c) Luego sedesplazalaventana siguiente

d) Laventanamuestraseis grupos deinformesque se puedengenerar

- Resumen del proyecto: El informe resumen del proyecto muestra

informació[Link] presenta
informaciónresumidasobrelasfechas,duración,trabajo,costos,estado delastareasyel estadodel
recurso.
- Tareasdenivelsuperior:Elinformedetareasdenivelsuperiorpresenta, apartir

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delafechadehoy,lastareasderesumen al más altoniveldel [Link]í
sepuedeverlasfechasprogramadasdecomienzoy fin,el porcentajecompletado decadatarea,
elcostoy eltrabajonecesariopara completar cadatarea.
- Lastareascríticas:Muestraelestadodelastareasenlarutacriticadel proyecto. Este informe
muestra la duración prevista de cada tarea, las fechas de comienzoy fin, los recursos que se
asignanalatarea, asicomo los predecesoresysucesores de cadatarea.
- Hitos:ElinformeHitomuestrainformaciónsobrecadahitodelproyecto.
En cada hitootarearesumen, Project muestrala duración prevista, las
fechasdecomienzoyfin,lastareaspredecesorasysucesorasdecada hitoylos recursos quese
asignaa cadahito.
- Díaslaborables:Muestralainformació[Link]í sepuede
apreciarlashorasdiariaslaborablesdelproyecto,así como tambiénlos días
nolaborablesporferiadoocualquier otromotivo.
e) Seleccionarcualquieradeestosseisgrupos(eldeseado)yluegohacerclic
sobre“seleccionar”.Luego se desplazala siguienteventana:

f) Igualmente,seleccionar unadelas cincoopciones queaparecenyluego hacer clic

en“seleccionar”.El informeque segenera esel siguiente:

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