SEGUNDO PARCIAL
ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Contenido
• Los principios de la organización aplicados al servicio de compras
• Ubicación del área de compras dentro de la estructura de la empresa
• Organización del departamento de compras
• Los principales tipos de organización en un departamento de compras
• Ubicación del área de compras dentro de la estructura de la organización
• Centralización y descentralización del servicio de compras
• Estructura del área de compras
• Características de los recursos humanos del departamento de compras
• El Manual de Compras
• Coordinación y comunicación del departamento de compras con las demás áreas
de la empresa.
Los principios de la organización aplicados al
departamento de compras
Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal
forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la
importancia que este departamento representa para las empresas, se
debe poner especial atención en tratar de organizarlo debido a la
importancia que representan las compras para una adecuada
operación.
Para que se logre obtener una adecuada organización de éste
departamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, además,
debe existir una excelente coordinación del trabajo en equipo, para que
los objetivos fijados se puedan alcanzar
Para que se de la coordinación necesaria, se deben observar ciertos
principios como, la ubicación del departamento dentro de la estructura
de la organización, la centralización o descentralización de actividades,
la sencillez de la organización propia del departamento, la armonía con
la que se trabaje en relación con los demás departamentos de la
empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios que se den en la
empresa, con el buen seguimiento de los principios mencionados
anteriormente, se logra el resultado esperado, que traducido a
principio se denomina eficiencia.
Los principales tipos de organización en un departamento de compras son:
1. Organización lineal; Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad
se transmiten en línea descendente, como una característica de un
crecimiento vertical de la organización.
2. Organización funcional; Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador
de la Administración científica, basada en la especialización de funciones
y la división del trabajo, lo anterior consiste en que las labores de la
Dirección deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el
mínimo de funciones posible. Así, cada persona que dirija, lo hará sólo
sobre una sola operación principal, para lo cual debe especializarse, para
poden ejecutar sus propios planes, siendo responsable de los resultados
que se obtengan.
3. Organización de línea y staff; Este tipo de organización se utiliza
como apoyo a la organización lineal, siendo el staff un grupo de
apoyo consultivo integrado por especialistas para cada función, sin
que esto le reste autoridad a cada jefe de la función que requiera de
apoyo, aunque algunas veces los altos directivos no aceptan del todo
recibir instrucción del personal del grupo de apoyo, ya que debido a
su jerarquía piensan que ellos conocen más del problema que los
especialistas.
Ubicación del área de compras dentro de la
estructura de la organización
La ubicación del área de compras dentro de una empresa varía de
acuerdo a la importancia de ésta, y a las necesidades y organización de
cada una de ellas, y a cómo se desarrollen las funciones y actividades
dentro de la empresa.
Es por ello que las funciones del departamento de compras pueden
llegar a ser muy diversas de una empresa a otra, en función del tamaño
de la empresa.
En algunas empresas, los departamentos de compras y producción
están estrechamente relacionados debido a que la función que se
considera primordial es la de abastecer a la producción.
El departamento de compras puede reportar a la Dirección Comercial si
se considera la importancia que representan las compras ante las
ventas, al departamento de Contabilidad si se trata de mantener un
control sobre las compras, a la Contraloría como parte de la
administración especial de las compras o directamente a la Dirección
General, cuando sea necesario mantener un riguroso control sobre las
compras.
Todo depende de la importancia que se le dé al departamento de
compras al que por cierto, se le debe de dar una gran importancia, por
ser un departamento de asesoría, además, debe contar con la misma
libertad de acción que los demás departamentos de la empresa.
Centralización y descentralización del servicio
de compras
Estos dos aspectos de las compras podrían darse separados y en grados
parciales o completos, o bien darse en conjunto, también en grado
parcial o total, pero es mejor definirlas en tres partes para que sea más
comprensible la función que se realiza en cada caso:
1. Las compras centralizadas, son aquellas en las que un departamento
de compras es el que se encarga de hacer todas las compras de
materiales, insumos, equipo, repuestos o servicios; para lo cual
requiere de personal especializado y competente.
2. Las compras descentralizadas son aquellas que son efectuadas
directamente por los departamentos que van a utilizar los materiales
comprados, lo cual en ocasiones es ventajoso para la empresa, ya
que se reducen los gastos de transporte, de papeleo y son ellos
mismos quienes deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar
directamente con los proveedores pueden establecer claramente sus
requerimientos, además, de tener un intercambio de información
técnica que a futuro pueda ser útil para el desarrollo de sus
funciones.
Esta práctica también puede traer graves consecuencias debido a que
habrá productos que se utilicen en dos o más departamentos y al
comprarlos en pequeñas cantidades reducirá la posibilidad de negociar
mejores precios o quizás se comprarán productos de características
similares con calidades diferentes, etc.
3. Las compras centralizadas-descentralizadas, son las más comunes en
la mayoría de las organizaciones que cuentan con varias plantas. Esto
debido a que es más práctico que una sola oficina matriz de compras
se encargue de la compra de materiales comunes para todas las
plantas con el objeto de obtener mejores precios por volumen,
dejando que cada planta compre solamente los materiales que sean
necesarios en forma exclusiva para su funcionamiento, apegándose
siempre a las políticas generales que para tal propósito deben estar
establecidas en la organización.
Estructura del área de compras
El área de compras así como todos los demás departamentos de una
empresa, cuenta con responsabilidades, y las principales se comprenden en
todas las operaciones que se llevan a cabo con los diferentes proveedores de
la empresa y se dividen en dos clases:
a) Responsabilidades del departamento de compras:
1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias
primas, Suministros y servicios de acuerdo a las necesidades de la
empresa.
2. Entrevistar a los proveedores.
3. Visitar las plantas e instalaciones de los proveedores.
4. Cotizar los precios, establecer tiempos de entrega, medios de transporte,
5. Condiciones de pago, etc
5. Seleccionar el mejor proveedor y efectuar el pedido.
6. Establecer condiciones de embarque y recibo.
7. Vender los materiales de deshecho y obsoletos.
8. Observar correctamente las regulaciones del gobierno.
b) El departamento de compras tiene otras responsabilidades tales
como:
Tomar la decisión de; Si se compra un articulo o se produce; esto
significa, evaluar qué es mejor, si se fabrica o se manda fabricar un
articulo que se necesita en el proceso de producción, basándose en el
costo que esto represente, y se elegirá la opción que mejor convenga a
las necesidades de la empresa.
En el caso de hacerlo en la propia empresa, se ahorra el pago de la
utilidad del proveedor, y permite tener un mejor control y efectuar los
cambios que pudieran ser necesarios en el diseño.
El comprar los artículos ya fabricados puede ser más barato que
fabricarlos, sobretodo si se trata de artículos de temporada, en los
cuales se correría el riesgo de que se quedara inventario, también se
ahorra tiempo de operación, el cual se puede utilizar en alguna otra
necesidad de la producción o en la especialización de la misma
operación.
Para tomar una decisión con relación a comprar artículos ya hechos o
mandarlos hacer, se debe efectuar un estudio minucioso en cuanto a la
optimización de costos y la obtención de beneficios a largo plazo, de la
decisión que se tome, también se darán cambios en cuanto a las
utilidades.
Cuando se trata de la compra de equipo usado, es responsabilidad del
departamento de compras hacer un estudio en cuanto a costo,
disponibilidad, confianza que ésta pueda dar, necesidades de
capacitación para el personal que operará dicho equipo, tiempo de vida
útil probable, disponibilidad de repuestos en el mercado, transporte,
etc.
Respecto a la estructura del departamento de compras, debido a la
dinámica de sus funciones, se observa que no es fácil adaptar una
estructura en común para todos los departamentos de compras de las
diferentes empresas, lo cual implica que dicha organización sea una
combinación de los tres sistemas; lineal, funcional o de comités, de
acuerdo a los fines que se traten de alcanzar
Existen ciertos principios que se deben tener en cuenta al estructurar el
departamento de compras:
1. Un jefe debe tener un ámbito de control sobre sus colaboradores,
para verificar que se realicen las funciones de acuerdo a los planes
establecidos. El número del personal no debe de ser mayor de 7.
2. La especialización es otro principio que debe de llevarse a cabo, y
consiste en asignar a cada grupo o individuo, obligaciones y
actividades de carácter similar, lo cual será benéfico para el logro de
la eficiencia, tomando en cuenta siempre la cantidad de actividades
de acuerdo a la planeación.
La responsabilidad de un jefe en cuanto a la actuación de sus
subordinados es absoluta y debe de estar en equilibrio con su
autoridad, la cual puede delegar de acuerdo a los resultados que
espera por parte de sus colaboradores.
En empresas pequeñas, el departamento de compras puede estar
constituido por una sola persona, en las grandes empresas se llega a
tener subdivisiones en líneas especializadas en éste departamento, de
acuerdo a las necesidades y al tamaño de la empresa.
La función de administrar se refiere a:
La iniciativa, capacidad intelectual, honradez, habilidad para organizar,
responsabilidad, etc., características que debe tener un gerente de
compras. Además, este debe ser perspicaz al tratar con agentes
vendedores y con el personal de la empresa para la cual labora,
previsor en el sentido de pronosticar las necesidades de la empresa,
cambios en el mercado y dentro de la propia empresa y, además, debe
tener la capacidad de aprender a través de la experiencia y no dejar de
hacerlo.
MANUAL DE COMPRA
El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna
empresa como parte de la estructura formal de la misma. Es un
compendio exclusivo que funciona como guía del departamento de
compras, en el se describe la organización del departamento y la
definición de las operaciones que en el se desarrollan.
El manual de compras debe apegarse a los lineamientos del manual
general, y debe funcionar de acuerdo a los aspectos que comprende
con el propósito de acrecentar la eficiencia de la operación por medio
de la definición de responsabilidades de cada puesto, acciones a seguir
de acuerdo a las políticas y debe contener las instrucciones de las
operaciones a desarrollar, con lo cual se convierte en un compendio de
consulta para resolver problemas propios de la operación del
departamento de compras
Integración del Manual de Compras
1. Introducción
2. Índice
3. Objetivos Generales
4. Organización
5. Políticas
6. Procedimientos
7. Instrucciones Técnicas
8. Circulares y/o boletines
1. Introducción
En esta sección se incluye una breve descripción de la importancia de
contar con el manual para lograr el desarrollo de las actividades
debidamente encuadradas, así como contar con una guía de
organización y operación de compras.
2. Índice
Es conveniente establecer un índice, ya sea formado de a cuerdo a la
materia, por numeración progresiva general o por numeración
particular la ventaja del índice permite una rápida localización de la
publicación deseada.
3. Objetivos Generales
Establecer los objetivos generales del manual de compras
4. Organización
En esta parte se describe toda información relativa a los lineamientos
integrantes de la misma como ser:
a. Organigrama de la empresa
b. Organigrama del departamento de compras
c. Personal del Departamento de compras (Perfiles de puestos)
d. Asignación de responsabilidades
5. Politicas
Esta sección está destinada a incluir exclusivamente todas las políticas
emanadas por la gerencia en las que algunos casos serán preparadas
en coordinación con los representantes de las áreas que integran la
misma gerencia.
6. Procedimientos
En esta sección se presenta la parte mas abundante del manual de
compras ya que establecen la secuencia de los pasos que han de seguir
las operaciones tratando de simplificar y orientar las labores
respectivas.
Diagramar del proceso de compras
7. Instrucciones Técnicas
Son incluidas todas aquellas instrucciones que cubren métodos de
operación y están delimitadas a cubrir los aspectos de un área o parte
específica.
8. Circulares y boletines
Este apartado comprende todas aquellas disposiciones de aplicación
general al personal del departamento de compras tales como medidas
disciplinarias y administrativas, así como instrucciones concretas sobre
determinados trámites de coordinación con otros departamentos o
áreas de la empresa esto es a lo que concierne a circulares.
En cuanto a boletines se refiere a aquellas publicaciones dirigidas a los
proveedores en lo relativo a sus relaciones con la empresa y trámites o
aspectos que deben conocer para evitar confusiones. Estos deberán ser
incluidos en el manual de compras con la finalidad de que el personal
de compras conozca y acuda a ellos en los casos particulares que así se
requiera
ESTRATEGIAS DE COMPRAS
Aspectos Generales
Los aspectos que se deben considerar son muy comunes en casi todas las
compañías siendo estos:
1. Existencias actuales en almacén
2. Fecha planeada para su utilización
3. Grado de obsolescencia
4. Costos de transporte y manejos
5. Costo de la compras
6. Precios que se pueden lograr al comprar por volumen
7. Condiciones en que se encuentra el mercado actual de los materiales a
comprar y,
8. Los plazos de entrega
Si se tiene una buena planeación en cuanto a producción, será fácil
establecer tiempos de entrega reales y así abatir costos.
Cuando no se cuenta con lugares suficiente , además posiblemente se
tendrá que comprar en cantidades pequeñas.
El afectar de tal manera el costo del producto puede llegar a ser un
factor que ocasione incompetencia en el mercado por tener que
vender muy caros los productos finales.
Los materiales que se llegan rezagar en los almacenes debido a
cambios en los procesos de manufactura, los cuales se dan
generalmente por cambios en la tecnología, pueden ser factor de
perdida para la empresa y es un factor que se debe tomar en cuenta al
momento de planear la cantidad a pedir.
Sistemas de Inventarios
El término inventario tiene diversas aceptaciones, según la aplicación
que se le de. Para una empresa industrial implica que su inventario esta
formado por materias primas, productos en proceso y productos
terminados, mientras que para una empresa comercial implica
mercadería existente.
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas
Generalmente son la partida mas grande del activo, la adquisición,
distribución y retención de los inventarios, se entiende exclusivamente
a la lista de mercancías compradas para volverse a vender, mercancías
que forman parte del renglón del activo circulante.
Uno de los principales objetivos de la contabilidad para inventarios es
determinar debidamente la utilidad a través del proceso de enfrentar
los costos apropiados para los ingresos.
Visto ahora desde el departamento de compras, el responsable le
preocupa la política que afecta a la materia prima en cuanto al importe
de las mismas, calidad, numero de unidades existentes etc., que están
relacionadas con el volumen de producción.
El control de inventarios significa un buen planeamiento de
operaciones de producción a largo, mediano y corto plazo, al igual que
una buena programación de la producción y los métodos de control
Un sistema de control amplio e integrado que incluya el planeamiento,
la programación y el control de la producción, ha de tener una estrecha
relación con otras actividades del proceso administrativo, como
movimiento de caja, presupuesto financiero y pronostico de ventas.
Ningún sistema de control de inventario eliminará los faltantes en las
existencias. Las técnicas únicamente ayudan a aproximarse cuanto sea
posible a una simulación de la realidad del mundo.
Lo que mas contribuye a la administración eficaz del inventario es la
función del departamento de compras.
La clasificación de inventarios se basa en el tipo de material que
almacenan por lo que tenemos las siguientes clasificaciones.
1. Suministros. Artículos de costo indirecto que se consumen en las
operaciones de fábrica.
2. Materias primas. Material en bruto en un término relativo, pues es el
contenido principal que utilizará a futuro en producto fabricado por la
empresa. Son los bienes que no se les ha añadido ningún factor o
componente en la fábrica en que se hallan.
3. Productos en proceso. Aquellos que están en períodos de
transformación, antes de convertirse en productos terminados, y su
costo se encuentra en aumento por lo que se lleva mano de obra y
gastos indirectos.
4. Materiales de producción. Piezas o componentes que pueden
obtenerse en fuentes externas a la empresa, o pueden ser producidas
en la fábrica y almacenadas para su uso futuro.
5. Material de trabajo. Son los que se usan en el funcionamiento de la
planta o en la producción de la compañía, pero que no llegan a formar
parte integrante de los mismos productos.
6. Productos terminados. Son los bienes terminados que se almacenan
para su venta y entrega a los clientes.
7. Mercancías en tránsito. Se refiere a las mercancías adquiridas por la
empresa, las cuales forman parte de su activo, aun cuando no se
encuentren físicamente en sus almacenes.
8. Mercancías en consignación. Son las que se han enviado con el
objeto de buscarles mercado y son propiedad de la empresa, mientras
no sean vendidas.
9. Mercancías en depósito. Son las que se han entregado para su
custodia en algún almacén de depósito y se encuentran amparadas con
el certificado de depósito respectivo. Se encuentran, en algunas
ocasiones, como garantía de un préstamo obtenido, por lo que se les
llama también mercancías pignoradas.
10. Artículos obsoletos. Son piezas, herramientas, materiales viejas, en
reparación usadas provenientes de la producción y máquinas
reconstruidas. Son objetos para venderse a un precio bajo cualquiera,
contar de recuperar un poco de inversión pasada.
Valuación de inventarios.
Existen tres métodos de valuación de inventarios: Identificados como
Históricos, P.E.P.S. (Primeras Entradas Primeras Salidas), Promedios.
P.E.P.S.
El método de Primeras Entradas Primeras Salidas funciona como su nombre,
es decir, lo primero que entra es lo primero que sale, pero no en unidades,
sino en valores. Para realizar tal método en valores, son los costos los que se
van aplicando de conformidad al orden en que se fue comprando la
mercancía. El costo unitario a que se efectuó la primera compra es el costo
que se deberá aplicar a la primera venta hasta agotar el lote. Una vez
terminada la venta, entonces se aplicará como costo unitario de la mercancía
vendida el correspondiente a la siguiente compra.
Ejemplo:
La compra del artículo X el 1° de enero costó Lps.50.00 c/u y la cantidad
comprada fueron 10 piezas. El 1° de febrero se compraron 5 piezas a
L 60.00 c/u. El 15 de febrero se vendieron 12 piezas a Lps.150 c/u. Se
puede observar que a 10 piezas se les habrá de aplicar un costo de L.
50.00 c/u y los dos restantes se les aplicará de L. 60.00.
10x50= 500.00
2X60= 120.00
Suma: 620.00
12x150= 1,800 .00
Ingreso: 1,800.00
Costo: 620.00
Utilidad bruta 1,180.00
Promedio Ponderado
El costo promedio es simplemente obtener una suma promediada en los
costos unitarios de compra. Siguiendo con el ejemplo anterior, el costo
promedio es el siguiente:
10 piezas compradas a L 50.00 c/u: L 500.00
5 piezas compradas a L60.00 c/u: L 300.00
Total: 15 piezas: L 800.00
800/15=53.33
12 artículos vendidos a 53.33 de costo:L 639.96
Ingreso: 1,800.00
Costo: 639.96
Utilidad bruta: 1,160.04