Formularios
Contenido
Formularios y Controles ............................................................................................... 3
Tipos de formularios en Excel ................................................................................... 3
Formulario de datos ................................................................................................. 6
Controles de formulario en Excel ............................................................................. 7
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Formularios
Formularios y Controles
Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de
mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información.
Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.
Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a alguna
oficina para realizar un trámite. Estos formularios contienen instrucciones precisas de
lo que debes escribir y contienen los recuadros necesarios para que introduzcas la
información. Los formularios en Excel no son tan diferentes de los impresos ya que de
igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios
en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formulario que son
precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, botones de opción
entre otras cosas más.
Tipos de formularios en Excel
Podemos crear tres tipos diferentes de formularios en Excel.
• Formulario de datos
• Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX
• Formularios de usuario de VBA
A continuación veremos brevemente cada uno de ellos.
Formularios de datos
A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario una sola fila de
nuestra tabla de datos. En este formulario se puede realizar la edición de la
información e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.
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Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para nuestra tabla.
Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una
celda contiene una fórmula no podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario,
sino que solamente se mostrará el resultado del cálculo sin poder editarlo.
Hoja de cálculo con controles
Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información, podemos
pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos controles
de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de datos muy
útiles.
Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar
la selección de los elementos.
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De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificación
y otros controles más que nos ayudarán a crear formularios avanzados.
Formularios de usuario VBA
Los formularios de usuario, también conocidos como UserForm, son cuadros de diálogo
que hacen uso de controles ActiveX y que nos permiten solicitar información al usuario.
Estos formularios son creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde
código VBA.
Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los
controles Active X que se mostrarán en el Cuadro de herramientas:
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Los diferentes tipos de formularios en Excel nos permiten tener cierto grado de control
sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.
Formulario de datos
Excel nos permite trabajar de una forma más cómoda utilizando formularios. Los
formularios proporcionan un interfaz simple para la introducción de datos, lo cual es
especialmente útil cuando es preciso introducir una gran cantidad de información en la
hoja. Los formularios evitan tener que desplazarse por la hoja para introducir los datos
pertinentes en cada celda.
Para crear un formulario lo primero que debemos hacer es habilitar el acceso a la
herramienta Formularios a través de una de las fichas de Excel. En nuestro caso,
personalizaremos la ficha Programador para incluirla. Para hacerlo seguimos el mismo
procedimiento que se explicó para la personalización en las Macros.
El resultado es el siguiente:
Si hacemos clic en el comando Formulario aparecerá el cuadro de diálogo nombre de la
hoja como título.
El comando Formulario permite añadir, visualizar, buscar y extraer registros de una
forma sencilla. En el cuadro de diálogo que aparece nos encontramos:
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• En la parte derecha los nombres de los campos. Si la base de datos ya tiene
información se visualizarán los datos del registro en el que estemos posicionados
al seleccionar el comando Formulario.
• En el formulario pueden encontrarse dos tipos de campos:
o Campos cuyo contenido puede ser modificado. Su contenido aparece en
un cuadro de texto.
o Campos a los cuales no se podrá modificar su contenido, son campos
cuyo contenido son el resultado de una fórmula o la celda que los
contiene está protegida. Aparece su contenido sin recuadro.
• En la parte central aparece una barra de desplazamiento. Permite mostrar por
pantalla el contenido de los registros. Haciendo clic en una de las flechas se
desplazará un registro anterior o posterior. También podrá pasar a la ficha
anterior haciendo clic en el botón Buscar anterior o a la ficha siguiente haciendo
clic en el botón Buscar siguiente situados a la derecha del cuadro de diálogo. Si
arrastras el recuadro de desplazamiento recorrerá la base de datos rápidamente
desde el principio al final.
• En la esquina superior derecha (por encima de los botones de comando) se nos
informa del número total de registros de la base de datos y el número de registro
en el que estamos posicionados. Ejemplo: 3 de 25, es decir, la base de datos
contiene 25 registros y estamos visualizando el número 3.
• Si en la base de datos o lista en Microsoft Excel no hay registros, aparece el
mensaje Nuevo registro.
• La modificación, adición o eliminación de un registro la podremos realizar de una
manera manual con la misma técnica utilizada para la información de la hoja de
cálculo.
Controles de formulario en Excel
Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una
hoja y que nos darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y
tener un mejor control sobre la información.
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Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de
una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un
botón. Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha
Programador dentro del grupo Controles. Solamente pulsa el botón Insertar y
observarás cada uno de ellos:
Justo por debajo de los controles de formulario podrás observar el grupo de controles
ActiveX.
Insertar un control de formulario
Para insertar cualquiera de los controles de formulario debe seleccionarlo del menú
desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para “dibujar” el
contorno del control.
Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos tipos
de funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta controles
que permiten una selección múltiple de sus opciones. A continuación vemos una breve
descripción de cada uno de ellos.
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• Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra
dentro de un intervalo predefinido.
• Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre
él.
• Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de
opciones.
• Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.
• Control de número. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico.
• Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro
de lista.
• Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.
• Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una
sola opción o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control.
• Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.
Sin embargo, debemos mencionar que algunos controles sólo pueden utilizarse en los
formularios de usuario de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y no directamente en las
hojas de cálculo.
Configurando controles
Cada control tiene una función específica, por lo que los parámetros que requiere son
distintos entre ellos. Sin embargo, los controles se insertan en la hoja de cálculo siempre
del mismo modo. Pulsamos el botón Insertar de la sección Controles y seleccionamos el
control deseado.
Después dibujamos con el cursor el tamaño que va a tener el control sobre la hoja de
cálculo. Por ejemplo, podemos seleccionar un control de número e indicar su tamaño
en la hoja, incluso de modo desproporcionado, como en la siguiente imagen:
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Obviamente, un buen diseño de formulario en una hoja de cálculo debe incluir controles
bien presentados. Sin embargo, debemos aprovechar para mencionar que un control en
la hoja incluye anclas a su alrededor, como cualquier otro objeto de dibujo de Excel, o
un gráfico, con los que podemos redimensionar el control o tomarlo por el centro y
reubicarlo en la hoja.
En este caso, ya hemos hecho clic fuera del control. Para volver a seleccionarlo debemos
hacer clic en él al mismo tiempo que pulsamos la tecla Control. También es importante
mencionar que cuando tenemos uno o más controles seleccionados, aparece la pestaña
contextual Formato en la Cinta de opciones, la cual nos permite dar estilo, colores,
relleno y otros efectos a los controles de formulario. Pero su funcionalidad más común
es permitirnos reorganizarlos, es decir, alinearlos y distribuirlos en la hoja para una
mejor apariencia, como veremos más adelante.
Decíamos que todos los controles se crean con el mismo procedimiento: Se seleccionan
en el botón Insertar de la sección Controles de la pestaña Programado, luego se dibujan
en la hoja de cálculo. Después debemos configurar su comportamiento a través de su
respectivo cuadro de diálogo. Para ello podemos seleccionar el control y pulsar el botón
derecho del ratón, del menú contextual seleccionamos la opción Formato de control.
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Otra posibilidad es seleccionar el control y pulsar el botón Propiedades de la sección
Controles . En ambos casos se abre la ventana que permite configurar el
comportamiento del control seleccionado.
Cada control tiene un cuadro de diálogo distinto según su función. Por ejemplo, un
botón de opción tiene un cuadro de diálogo como el siguiente:
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Como mencionamos en la introducción, para ver cómo funcionan los controles y cómo
podemos crear con ellos un formulario en una hoja de cálculo, vamos a crear un ejemplo
sencillo.
En el primer control seleccionamos el tipo de vivienda a adquirir en este caso hipotético.
Puede ser un apartamento, una vivienda unifamiliar o un piso. Para seleccionarla,
utilizamos un control de cuadro combinado . Como ya mencionamos, seleccionamos
el control y luego dibujamos sus dimensiones en la hoja de cálculo. Los datos que debe
mostrar la lista deben encontrarse disponibles en un rango de celdas. Por tanto,
debemos establecer las propiedades del control. En este caso son las siguientes:
• Rango de entrada. Es el rango de celdas donde se encuentran los
datos que va a mostrar la lista del cuadro.
• Vincular con la celda. Es la celda donde va a presentar el número del
ítem de la lista seleccionado.
• Líneas de unión verticales. En el caso de listas muy grandes, es el
número de datos que va a mostrar sin necesidad de utilizar la barra
deslizable. Como en este caso sólo tenemos tres datos, no
requerimos presentar muchas líneas.
• Sombreado 3D. Afecta la presentación del control con un tenue
efecto de sombra.
Una vez indicados esos datos, cuando desplegamos el cuadro se muestra del siguiente
modo:
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A su vez, la celda vinculada al resultado (K5) la dejamos fuera del formulario, pero sin
duda utilizamos su resultado. Junto a K5 podemos ver las celdas con los elementos de
la lista en el rango L5:L7.
En el formulario hemos establecido una celda que muestra el precio de la vivienda
seleccionada en el cuadro combinado. Obviamente, los valores no corresponden a los
precios reales en ninguna moneda ni en ningún país en particular. Se muestran en Euros
solo para efectos de presentación en formato moneda. Si se selecciona Apartamento en
la lista, se muestra un valor de 50000. 75000 en caso de Unifamiliar y 90000 para Piso.
Esto lo conseguimos evaluando el contenido de la celda K5 que contiene el número de
ítem de la lista seleccionado. Por tanto, la fórmula que presenta el precio tiene la
siguiente función:
=SI(K5=1;50000;SI(K5=2;75000;90000))
A la derecha hemos dibujado un control de Cuadro de grupo . El Cuadro de grupo no
realiza ninguna función en sí. Sirve para agrupar otros controles. En el caso de los
controles de opción, es importante usar un cuadro de grupo toda vez que los botones
de opción son excluyentes. En caso de las casillas de verificación no es así, cada una es
independiente. Colocarlas dentro de un cuadro de grupo es opcional y lo hemos
utilizado sólo para efectos de orden.
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Dentro del Cuadro de grupo colocamos casillas de verificación. Cada casilla corresponde
a un accesorio que podemos añadir a la vivienda seleccionada y el usuario puede
comprarla o no. Si se activa la casilla, se entiende que se desea la vivienda con ese
accesorio y, por tanto, el precio de la vivienda se incrementa. Los accesorios disponibles
son:
La Cocina incrementa el precio en 3500, la bañera en 4000 y el garaje en 7500.
Ya mencionamos el procedimiento para crear cada control: Se selecciona y se dibuja en
pantalla, después, una vez seleccionado, debemos abrir su cuadro de propiedades para
configurarlo. Veamos las propiedades de un control de casilla de verificación .
- Sin activar. Muestra la casilla sin activar.
- Activada. Ídem.
- Mixto. Muestra la casilla con un relleno color gris, pero sin dato definido en la
celda vinculada.
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- Vincular con la celda. Es la celda que mostrará el resultado dependiendo si está
activada o no. Si la casilla está desactivada, la celda vinculada mostrará la
leyenda FALSO. Si está activada, VERDADERO.
Hemos vuelto a utilizar una celda fuera del formulario como celda auxiliar para el
resultado del control. Después debemos evaluar si la celda muestra Falso o Verdadero
y en función de ello añadir o no el valor del accesorio al precio de la vivienda.
La primera fila corresponde a la Cocina, la segunda a Bañera y la tercera a Garaje. Como
podemos ver, en este caso todas las casillas están desactivadas. Para cada una hemos
establecido una celda a la izquierda que evalúa su estado (todas están en 0 en este
momento). La función SI() queda del siguiente modo para la primera celda.
=SI(L9=VERDADERO;3500;0)
Si el comprador selecciona, por ejemplo, el primer y el último accesorio, esas celdas
cambian así:
En el formulario podemos, simplemente, añadir una celda que haga la suma de las
celdas con el valor de los accesorios y luego otra celda que muestre el total:
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Finalmente. Añadamos un botón al formulario cuya función es, simplemente, limpiar
el formulario para nuevos usos. Para ello, usamos la grabadora de macros. Después
desactivamos las casillas de verificación (usando sus ventanas de propiedades). Para
asignar la macro al botón, simplemente lo seleccionamos y en el menú contextual
seleccionamos la opción Asignar macro y seleccionamos la macro de la lista de macros.
Podemos crear macros y botones para que impriman el formulario o para que soliciten
el nombre del usuario. Podríamos tener un botón que lleve a otro formulario para
seleccionar nuevas opciones, etcétera. Las posibilidades son tantas como el usuario
desee. El requisito, en todo caso, es que sólo puede asignarse una macro a cada botón
que creemos del formulario.
Al asignar una macro a un botón, para guardar un archivo tendremos que guardarlo
como
En la opción Guardar como.
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