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200
07

Presenttado por:

Mg. Jho
onny VENTTURA JANA
AMPA
Lic. Miguel A. VEN
NTURA JANAMPA
Microsoft Office Excel 2007

Modulo de Microsoft Excel 2007

Índice

Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel2007……………..……………………………. 3

Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel…………………..……………………………… 9

Unidad 3. Operaciones con archivos……………………..…..……………………………… 14

Unidad 4. Fórmulas y funciones……………..……………………………………………….. 19

Unidad 5. Manipulando celdas……………..………………………………..……………….. 29

Unidad 6. Formato de celdas……………..………………………..…………………………. 38

Unidad 7. Cambios de estructura……………………………...……………………………… 47

Unidad 8. Insertar y eliminar elementos………………………..……………………………. 53

Unidad 9. Corrección de la ortografía………………….……..……………………………… 57

Unidad 10. Impresión……………..……………………………………….…………………… 61

Unidad 11. Gráficos……………..…………………………………………..…………………. 69

Unidad 12. Imágenes……………..……………………………………………………………. 75

Unidad 13. Esquemas y vistas………………………………..………………………………. 83

Unidad 14. Importar datos en Excel………………….………..……………………………… 90

Unidad 15. Tablas de datos……………………………………………………………………. 99

Unidad 16. Tablas dinámicas……………..…………………………..………………………. 108

Unidad 17. Características avanzadas de Excel……………..………………………….…. 115

Unidad 18. Macros……………..…………………………….……………..……………….… 125

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UNIDAD 1. INTRODUCCIÓN. ELEMENTOS DE EXCEL

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados
en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si
no has trabajado nunca con Excel

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para
saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven.
También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando
conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

Iniciar Excel 2007

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.

¾ Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el
cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los
programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero
del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se
iniciará el programa.

¾ Desde el icono de Excel del escritorio.

Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 3

Microsoft Office Excel 2007

Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

¾ Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la
ventana de Excel.

¾ También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la
ventana que tengas activa en ese momento.

¾ Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La
pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que
se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Las Barras

¾ La barra de título

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Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que
queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar
.

¾ La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer
o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha
desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

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¾ La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en
Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos
que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos
añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color
atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando
trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada
pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños
recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para
acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.

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Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

¾ El Botón Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás
desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento,
incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este menú también puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la
Banda de opciones.

Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic

sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando
no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el
documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un
cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a
realizar como la opción Abrir.

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Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un

triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes
acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administar
para acceder a las opciones de administración de la base de datos.

¾ La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos
más adelante.

¾ La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

¾ Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

La Ayuda

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

¾ Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:

¾ Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual
tendremos que buscar la ayuda necesaria.

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UNIDAD 2. EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como
manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de
cálculo.

Conceptos de Excel

En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de
cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,...

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría
de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario
moverse por el documento rápidamente.

¾ Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja
son:

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

¾ Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir
es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la
celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

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Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo
aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de
trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la
que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3
pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la
izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de
trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Página 10 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Aparecerán n en dos luga

ares: en la celda
c a y en la Ba
activa mulas, como
arra de Fórm o puedes observar en ell
dibujo siguie
ente:

Para introducir el valorr en la celda

a puedes uttilizar cualqu
uiera de los tres método
os que te explicamos a
continuación:

¾ INTRO:: Se valida el valor intrroducido en la celda y además

a la celda
c activa
a pasa a se
er la que se
e
encuen
ntra justo po
or debajo.

¾ TECLA AS DE MOV VIMIENTO: Se

S valida ell valor intro
oducido en la celda y aademás la celda
c activa
a
cambiaará dependie endo de la flecha
f ada, es decirr, si pulsamo
pulsa os FLECHA D
DERECHA será
s la celda
a
contigua
a hacia la de
erecha.

¾ CUADR RO DE ACEP PTACIÓN: Es E el botón de la barra de fórmulas, al hace

er clic sobre
e él se valida
a
el valor para introdu
ucirlo en la ce
elda pero la celda activa
a seguirá sie
endo la misma.

Si antes de
e introducir la
a informació
ón cambias de
d opinión y deseas resttaurar el con
ntenido de la
a celda a su
u
valor inicial, sólo hay que
q pulsar la
a tecla Esc del
d teclado o hacer clic sobre el bo otón Cancela
ar de la
a
barra de fóórmulas. Así no se introdducen los dattos y la celda
a seguirá con
n el valor que
e tenía.

Si hemos inntroducido mal

m una fórmu ula posiblemente nos apa
arezca un re
ecuadro dánddonos informmación sobree
el posible error
e cometid
do, leerlo dettenidamente
e para comprrender lo que
e nos dice y aceptar la corrección o
no.

Otras vecess la fórmula no es correcta y no noss avisa, pero

o aparecerá algo raro en
n la celda, comprobar
c la
a
fórmula en la
l barra de fó
órmulas paraa encontrar el
e error.

Modificarr datos

Se puede modificar
m d una celda al mismo tiempo que
el contenido de e se esté esscribiendo o más tarde,,
después de
e la introduccción.

Si aún no se
s ha validado la introd ducción de datos
d y se comete
c algún
n error, se pu
uede modificcar utilizando
o
la tecla Rettroceso del teclado
t para
a borrar el ca
arácter situad
do a la izquie
erda del curssor, haciendo retrocederr
éste una poosición. No se
s puede utilizar la teclaa FLECHA IZ ZQUIERDA porque equivale a valida ar la entradaa
de datos.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 11

1
Microsoft Office Excel 2007

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar,

m Se
eleccionarem
mos la celda
a adecuada,,
después acctivaremos laa Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos dire
ectamente a la barra de
e
fórmulas ha
aciendo clic en el dato a modificar.
e la parte de

La Barra de
e Estado cambiará de Liisto a Modifficar.

En la Barra
a de Fórmulas aparecerrá el punto de n o cursor all final de la m
d inserción misma, ahora
a es cuando
o
podemos modificar
m la in
nformación.

Después de
e teclear la modificación
m pulsaremos INTRO o haremos clic so
obre el botón
n Aceptar.

Si después de haber mo odificado la información

i s cambia de opinión y se
se s desea resstaurar el conntenido de la
a
celda a su valor
v inicial, sólo hay que e pulsar la te
ecla Esc del teclado o haacer clic sob
bre el botón Cancelar
C dee
la barra de fórmulas.
f Assí no se introducen los da atos y la celd
da muestra la
a informaciónn que ya tenía.

Si se deseaa reemplazar el contenid do de una ce

elda por otro e selecciona la celda y se
o distinto, se s escribe ell
nuevo valorr directamentte sobre ésta
a.

Tipos de datos

En una Hoja
a de Cálculo
o, los distintoss TIPOS DE DATOS que
e podemos in
ntroducir son
n:

¾ VALORRES CONSTA ANTES, es decir,

d un datto que se intrroduce direcctamente en una celda. Puede
P ser un
n
número
o, una fecha u hora, o un texto.

¾ FÓRMU ULAS, es de ecir, una se

ecuencia formada por: valores
v consstantes, refeerencias a otras
o celdas,,
nombrees, funcioness, u operadores. Es una técnica básica para el análisis
a de da atos. Se pue
eden realizarr
diversass operacionees con los datos
d de lass hojas de cálculo
c como o +, -, x, /, S
Sen, Cos, etc...
e En unaa
fórmula
a se pueden mezclar constantes, nom mbres, refere
encias a otrass celdas, opeeradores y fu
unciones. La
a
fórmula
a se escribe en
e la barra de fórmulas y debe empe ezar siempre e por el signno =.

Errores en
e los dato
os

Cuando intrroducimos una fórmula ene una celdaa puede ocurrir que se produzca
p un error. Depe
endiendo dell
tipo de error puede que Excel nos avise o no.

¾ Cuando o nos avisa del

error, el cuadro de
diálogo que aparrece
tendrá el aspecto que
ves a la
a derecha:

Nos da una possible

propuesta que podemos
aceptar hacciendo clic so
obre
el botón Sí o recha azar
utilizando el botón No.

Página 12 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

¾ Podemo
os detectar un error sin que nos avvise cuando aparece la celda
c con un
n símbolo en
n la esquina
a
superior izquierda ta
al como esto
o: .

mbolo aparecerá un cuad

Al hacer clicc sobre el sím dro como que nos pe
ermitirá saber más sobre el error.

Dependienddo del tipo de acer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo ell
e error, al ha
más frecuen
nte el que apparece a con ntinuación:

Este cuadroo nos dice qu a es incoherente y nos deja

ue la fórmula d
elegir entre
e diferentes opciones. Posiblement
P te el error sea
s
simplementte que la fó órmula de laa celda no tiene
t el mis
smo
aspecto qu ue todas la as demás fórmulas adyacente
a (por
(
ejemplo, éssta sea una re
esta y todas las demás sumas).
s

Si no sabe acer, disponemos de la opción Ayu

emos qué ha uda
sobre este error.

Si lo que qu
ueremos es comprobar la a fórmula paara saber si hay
h
que modificcarla o no po
odríamos utilizar la opció
ón Modificarr en
la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta
a, se utilizará
á la opción Omitir
O errorr para que de
esaparezca e
el símbolo de la esquina
a
de la celda.

¾ Puede que al introd

ducir la fórmula nos aparrezca como contenido de la celda #TEXTO , sie
endo TEXTO
O
un valor que puede cambiar dep pendiendo deel tipo de errror. Por ejem
mplo:

##### se produce
p cuan
ndo el ancho
o de una collumna no es
s suficiente o cuando se
e utiliza una fecha o una
a
hora negativva.

#¡NUM! cua
ando se ha introducido un o incorrecto, como puede ser sumarr
u tipo de arrgumento o de operando
textos.

#¡DIV/0! cuando se divid

de un númerro por cero.

E? cuando Excel
#¿NOMBRE E no reco
onoce el textto de la fórmu
ula.

#N/A cuand
do un valor no está dispo na función o fórmula.
onible para un

#¡REF! se produce
p cuan
ndo una refe
erencia de ce
elda no es vá
álida.

#¡NUM! cua
ando se escrriben valoress numéricos no
n válidos en
n una fórmula o función.

#¡NULO! cu
uando se esp as que no se intersectan.
pecifica una intersección de dos área

También en os, la celda, como en el caso anterio

n estos caso or, contendrá
á además un
n símbolo en
n la esquina
a

superior izq
quierda tal co
omo: . Este
E símbolo se utilizará como
c hemoss visto antes.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 13

3
Microsoft Office Excel 2007

UNIDAD 3.
3 OPERA
ACIONES CON
C ARCHIVOS

Vamos a veer las operacciones refere

entes a archhivos como abrir,
a nuevoo, guardar, gguardar com
mo y cerrarr
para poder manejarlas sin
s problema as a la hora de
d trabajar co
on libros de trabajo de Excel.

Guardar un libro de trabajo

Cuando em mpezamos a crear un libro l de trabbajo y quereemos poderr recuperarlo o en otra ocasión para a
modificarlo, imprimirlo, en
e fin, realiza osterior sobrre éste, tendremos que almacenarlo
ar cualquier operación po a o
en alguna unidad de disco,
d esta operación
o see denomina Guardar.
G Ta
ambién cuando tengamos s un libro ya
a
guardado y lo modifiqu uemos, para a que los ca ambios permmanezcan de eberemos gu uardar el lib
bro antes de e
cerrar.

Para almacenar un libro

o de trabajo, podemos utiilizar varios métodos.
m

¾ Un méttodo consiste en almace

enar el archiivo asignándole un nom
mbre:

Haz clic el Botón

B e y elige la opción
Office o Guard
dar como...

Aparecerá el
e siguiente cuadro
c de diá
álogo:

Si el fichero
o ya existía, es decir yaa tenía un nombre,
n apa arecerá en ele recuadro Nombre de archivo su u
antiguo nom mbre, si pulsas el botónn Guardar, sin indicarle e una nueva a ruta de arrchivo, modifficaremos ell
documento sobre el cua al estamos trrabajando. Por el contrarrio si quieres crear otro nuevo docum mento con lass
modificacionnes que has realizado, sin cambiar el
e documento o original tenddrás que seg guir estos pa
asos:

En el recua
adro Guardarr en haz clicc sobre la fleccha de la de
erecha para seleccionar
s r la unidad donde
d vas a
grabar tu trrabajo.

Observa co
omo en el reccuadro inferio
or aparecen las distintas subcarpetass de la unidad selecciona
ada.

Página 14 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Haz doble clic

c sobre la carpeta
c dond
de guardaráss el archivo.

En el recuadro Nombre
e de archivo, escribe el nombre
n que quieres pone
erle a tu arch
hivo.

y por último
o haz clic sob
bre el botón Guardar.
G

Otro métod do consiste en

e almacena
ar el archivo
o con el mis e que tenía a
smo nombre antes de la modificación.
m .
Para ello:

¾ Seleccio
ona la opción Guardar del
d Botón Offfice.

¾ O bien, haz clic sob

bre el botón Guardar
G de la Barra o Rápido, se
a de Acceso e guardará con
c el mismo
o
nombree que tenía. También
T pue
edes utilizar la
l combinación de teclass Ctrl + G.

Si el archivoo era nuevo,, aparecerá el

e cuadro de
e diálogo Guardar como
o... que nos p
permitirá darrle nombre y
elegir la ruta
a donde lo va
amos a guarrdar.

Cerrar un
n libro de trabajo
t

Una vez haayamos term minado de trrabajar con un archivo, convendrá salir de él p
para no estaar utilizando
o
a operación de salir de un docume
memoria inútilmente. La ento recibe el
e nombre de e Cierre del documento..
Se puede cerrar un documento de varias
v formass.

¾ Una de ellas consiste en utilizarr el Botón Offfice

Selecciona el Botón Offfice y elige la opción Cerrar.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 15

5
Microsoft Office Excel 2007

En caso de detectar un archivo al cual

c se le
ha realizado una modificación no
almacenada a, Excel noos avisará de ello
mostrándon nos el sig guiente cua adro de
diálogo:

Haz clic sob

bre el botón:

Cancelar para no cerra

ar el docume
ento.

No para sa
alir del docu
umento sin almacenar las modific
caciones re
ealizada des
sde la últim
ma vez que
e
guardamoss.

Sí para alm
macenar el documento antes
a de salirr de él.

En este último caso, si el archivo no

n tuviese aú ún ningún no ombre, apareecerá el cua
adro de diálo
ogo Guardarr
como para poder asignarle un nomb bre, en caso contrario, se
e almacenarrá con el nom
mbre que tenía.

¾ Otra forrma consistee en utilizar el

e botón Ce
errar de la barra de menú, cuida
ado no el de
e la barra de
e
título qu
ue cerraría el programa Excel.
E

Empezar un nuevo
o libro de trabajo
t

Cuando entramos en Excel

E máticamente se inicia un
autom n libro de tra
abajo vacío, pero supon
ngamos que
e
queremos crear
c bro nuevo, la operación se denomina
otro lib a Nuevo.

o de trabajo, seguir los siguientes pasos:

Para empezzar a crear un nuevo libro

¾ Seleccio n Office y elige la opción

ona el Botón n Nuevo.

Página 16 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

O bien uttilizar la combinación de teclas CTRL

L+U.

En el cuadro que apareccerá deberass seleccionar Libro en blanco

b y hacer clic en Ac
ceptar .

Abrir un libro de trrabajo ya existente

e

Si queremo
os recuperarr algún libro
o de trabajo ya guardado
o, la operació
ón se denom
mina Abrir.

Para abrir un
u archivo ya
a existente se
elecciona la opción Abrirr del Botón Office.
O

Aparecerá el
e cuadro de diálogo sigu
uiente:

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 17

7
Microsoft Office Excel 2007

Haz clic sob

bre la flecha de la derech
ha del recuad
dro Buscar en.
e

Se desplega
ará una lista con las unid
dades dispon
nibles del ord
denador.

Elige la unid
dad deseada
a, haciendo clic
c sobre éstta.

En el recuadro inferior, aparecerán

a l distintas carpetas de la unidad ele
las egida.

Haz doble clic

c sobre la carpeta
c dond
de se encuen
ntra el archiv
vo a recupera
ar.

Al abrir una
a carpeta, ésta
é se sitúa
a en el recuuadro superior Buscar en,
e y ahora en el recua
adro inferiorr
aparecerá toda la inform
mación de diccha carpeta.

Haz clic sob

bre el archivo
o deseado. y después so
obre el botón
n Abrir.

Nota: En el entorno de Windows Vissta, este díalogo no es ig

gual, aunque
e las opcione
es son prácticamente lass
mismas.

Página 18 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

¾ Otra forrma disponib

ble también para abrir un
n documento
o, consiste en
e utilizar una lista de documento
o
os anteriorme
abierto ente.

Selecciona el menú Bottón Office.

A la derecha de la venta
ana del menú sta con los últimos docum
ú, Excel pressenta una lis mentos abierttos.

bre el docum
Haz clic sob mento desead
do.

El primer do
ocumento de
e la lista es el
e último que se abrió.

Si quieres que
q un docu
umento se muestre
m siem
mpre en la lis cientes haz clic sobre ell
sta de Documentos rec
icono q se encue
que entra a su de o fijará en la lista hasta que lo vuelvass a desactiva
erecha que lo ar.

UNIDAD 4.
4 FÓRMU
ULAS Y FU
UNCIONES

Esta unidad
d es la unida ad una de la as más impo ortantes del curso, pue es en su com mprensión y manejo está
á
la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo o sino una base
b de dato os que utilizzamos con una
u serie de
e
fórmulas para evitar tener
t que re ecalcular poor cada cam mbio que hacemos.
h Po or eso esta
a unidad ess
fundamentaal para el dessarrollo del curso
c y la bue
ena utilizació
ón de Excel.

Vamos a prrofundizar ene el manejo nes ya defin

o de funcion nidas por Exccel 2007 parra agilizar la creación de
e
hojas de cálculo,
c estuudiando la sintaxis de e éstas así como el us so del asis stente para funciones,,
herramienta
a muy útil cua
ando no con nciones existtentes o la sintaxis de és
nocemos muyy bien las fun stas.

Introducir Fórmula
as y Funciones

Una funcióón es una fó órmula pred

definida por Excel 2007 (o por el ussuario) que opera con uno o más s
valores y devuelve
d n resultado que
un q aparece erá directame
ente en la ce utilizado parra calcular la
elda o será u a
fórmula que
e la contiene.

La sintaxis de cualquie
er función es::

unción(argum
nombre_fu mento1;argumento2;...;;argumentoN)

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 19

9
Microsoft Office Excel 2007

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de
cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos
identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la
función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de
base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis,
pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con
ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

¾ Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

Página 20 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

¾ O bien, hacer clic so

obre el botón
n de la barra
b de fórm
mulas.

Aparecerá el
e siguiente cuadro
c de diá
álogo Insertar función:

Excel 2007 nos permite

e buscar la función que necesitam
mos escribie
endo una bbreve descripción de laa
función ne
ecesitada enn el recuadrro Buscar una
u n: y a continuación hacer clic sob
función bre el botón
n

, de esta fo
orma no es necesario
n co
onocer cada una de las fu
unciones que
e incorpora Excel
E ya que
e
el nos mostrará en el cuadro
c de lissta Seleccio
onar una función: las funciones quue tienen que
e ver con la
a
descripción escrita.

Para que laa lista de fu

unciones no sea tan exttensa podem mos seleccio onar previam
mente una categoría dell
cuadro commbinado O se eleccionar una
u categorría:, esto haará que en el e cuadro de lista sólo ap
parezcan lass
funciones de
d la categorría elegida y reduzca porr lo tanto la lista. Si no esstamos muy seguros de la categoría
a
podemos ellegir Todas.

En el cuadrro de lista Se
eleccionar una egir la función que desea
u función:: hay que ele amos haciend
do clic sobre
e
ésta.

Observa coomo conform me seleccioonamos una función, en n la parte inferior nos aparecen los
l distintoss
argumentoss y una bre a. También disponemos de un enla
eve descripcción de ésta ace Ayuda sobre esta a
ón más completa de dich
función parra obtener una descripció ha función.

A final, hace
er clic sobre el botón Ace
eptar.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 21

1
Microsoft Office Excel 2007

Justo por debajo de la barra de fórrmulas apare ecerá el cuad dro de diálog
go Argumen ntos de función, donde
e
nos pide inttroducir los argumentos
a d la función
de n: Este cuadrro variará seg
gún la funció
ón que hayam
mos elegido,,
en nuestro caso
c se eligió la función SUMA ().

En el recua
adro Número
o1 hay que indicar
i el primer argum
mento que ge
eneralmente será una ce
elda o rango
o
de celdas tiipo A1:B4 . Para ello, ha
acer clic sobbre le botón para quee el cuadro sse haga máss pequeño y
podamos ve er toda la ho
oja de cálculoo, a continua
ación selecccionar el ran
ngo de celdaas o la celda deseadas s
como prim mer argumen nto (para se eleccionar unn rango de celdas
c c con el botón izquierd
haz clic do del ratónn
sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la
a última celd
da del rango
o) y pulsar la
a
tecla INTROO para volver al cuadro de
d diálogo.

En el recuaadro Númerro2 habrá que

q indicar cuál será el segundo argumento.. Sólo en caso
c de que
e
existiera.

Si introducim
mos segundo o, aparecerá otro recuadrro para el terrcero, y así ssucesivamen
o argumento nte.

Cuando ten
ngamos introd
ducidos todo
os los argumentos, hacerr clic sobre el
e botón Acep
ptar.

Si por algú
ún motivo insertáramo os una fila en medio del rango de una función, Excel expande e
automática ango incluye
amente el ra endo así el valor
v de la ceelda en el ra
ango. Por eje
emplo: Si ten
nemos en la
a
celda A5 la función =SUMA(A1:A
= A4) e inserrtamos un fila
f en la poosición 3 la
a fórmula se e expandirá
á
automáticam
mente cambiando a =SU UMA(A1:A5)..

En la pestaña Inicio o en
e la de Fórrmulas enco
ontrarás el bo
otón Autosu
uma que nos permite
e
realizar la función
f SUMMA de formaa más rápida.

Página 22 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Con este bootón tenemos acceso tam

mbién a otrass funciones utilizando
u la flecha de
la derecha del
d botón.

Al hacer clicc sobre ésta aparecerá la egable de la derecha:

a lista desple

Y podremoss utilizar otra

a función quee no sea la Suma,
S como puede ser Promedio
P
(calcula la media aritm mética), Cuenta (cuenta valores), Máx
M (obtiene
e el valor
máximo) o Mín (obtiene e el valor mínimo). Adem mas de poder accesar al
a diálogo
de funcionees a través dee Más Funciones...

¾ Utilizarr Expresione gumentos de las Funcio

es como arg ones

Excel permite que en unau función tengamos como argume entos expressiones, por e
ejemplo la suma de doss
celdas (A1+ den de ejecución de la función serrá primero resolver
+A3). El ord r las expresiones
s y despuéss
ejecutar la función
f sobre
e el resultado
o de las expresiones.

Por ejemplo
o, si tenemoss la siguiente
e función =Su 3);(A2-A4)) donde:
uma((A1+A3 d

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero

o las expressiones (A1+
+A3) y (A2-A A4) por lo que
q obtendre
emos los va
alores 3 y 2
respectivam
mente, despu
ués realizará la suma obtteniendo así 5 como resu
ultado.

¾ Utilizarr Funciones como argumentos de las

l Funciones

q una funcción se convvierta en argumento de otra

Excel tambiién permite que o función, de esta form ma podemoss
realizar ope
eraciones rea
almente com
mplejas en un na simple celda. Por ejem
mplo =MAX(S SUMA(A1:A4 4);B3) , esta
a
fórmula connsta de la co
ombinación ded dos funciones, la sum ma y el valorr máximo. Exxcel realizarrá primero laa
suma SUMA A(A1:A4) y después
d calcculará el valo
or máximo entre
e el resultado de la s
suma y la cellda B3.

Funcione
es de fech
ha y hora

nciones, en este apartado estudia

De entre todo el conjjunto de fun aremos las funciones dedicadas
d all
tratamiento de fechas y horas.

Y estas son osibles funciones ofrecid

n todas las po das por Excel.

En varias fu
unciones verremos que ele argumento que se le pasa o el valo or que nos d
devuelve es un "número o
de serie". Pues
P bien, Excel
E llama número
n de se
erie al núme ero de días trranscurridos desde el 0 de enero de e
1900 hasta la fecha intrroducida, es decir coge la fecha inicial del sistem
ma como el ddía 0/1/1900 y a partir de
e

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 23

3
Microsoft Office Excel 2007

ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un
número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Función Descripción
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año
DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes
Calcula el número de días entre las
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
dos fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha
Devuelve la fecha en formato de
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
fecha
Devuelve la hora como un número del
HORA(núm_de_serie)
0 al 23
Convierte una hora de texto en un
HORANUMERO(texto_de_fecha)
número
HOY() Devuelve la fecha actual
Devuelve el número del mes en el
MES(núm_de_serie)
rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)
Devuelve el minuto en el rango de 0 a
MINUTO(núm_de_serie)
59
Convierte horas, minutos y segundos
NSHORA(hora;minuto;segundo)
dados como números
Devuelve el segundo en el rango de 0
SEGUNDO(núm_de_serie)
a 59

Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también
tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Función Descripción
Devuelve el carácter especificado por el
CARACTER(número)
número
Devuelve el código ASCII del primer
CODIGO(texto)
caracter del texto
Devuelve una cadena de caracteres con
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
la unión
Redondea un número pasado como
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)
parámetro
Devuelve el número de caracteres
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
especificados
Devuelve la posición inicial del texto
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
buscado
Devuelve el mismo texto pero sin
ESPACIOS(texto)
espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados de

Página 24 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Microsoft Office Excel 2007

una cadena
Encuentra una cadena dentro de un
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
texto
Devuelve un valor lógico
IGUAL(texto1;texto2)
(verdadero/falso)
Devuelve el número de caracteres
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
especificados
LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
Limpia el texto de caracteres no
LIMPIAR(texto)
imprimibles
MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto) Convierte a minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda
Convierte a mayúscula la primera letra
NOMPROPIO(texto)
del texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres Reemplaza parte de una cadena de
;texto_nuevo) texto por otra
REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurre
Reemplaza el texto con texto nuevo
ncia)
T(valor) Comprueba que el valor es texto
TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto
Convierte un número a texto tailandés
TEXTOBAHT(número)
(Baht)
VALOR(texto) Convierte un texto a número

Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas.
Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no
buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una
propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la
guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo
conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:

Función Descripción
Devuelve el número de
AREAS(ref)
rangos de celdas contiguas
Busca valores de un rango
BUSCAR(...)
de una columna o una fila
Busca en la primera fila de la
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)
tabla o matriz de valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;orden Busca un valor en la primera

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 25

Microsoft Office Excel 2007

ado) columna de la izquierda

Devuelve la posición relativa
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)
de un elemento
Devuelve el número de
COLUMNA(ref)
columna de una referencia
Devuelve el número de
COLUMNAS(matriz) columnas que componen la
matriz
Devuelve una referencia a un
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
rango
Crea una referencia de celda
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
en forma de texto
Elige un valor o una accion
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)
de una lista de valores
FILA(ref) Devuelve el número de fila
FILAS(matriz) Devuelve el número de filas
Crea un acceso directo a un
HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)
documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS (camp_datos; tablas_dinámicas; Extrae datos almacenados
campo1; elemento1; campo2; elemento2...) en una tabla dinámica
Devuelve el valor de una
INDICE(matriz;num_fila;num_columna) celda en la intersección de
una fila y una columna
Devuelve una referencia
INDIRECTO(ref;a1)
especificada
Intercambia las filas por las
TRANSPONER(matriz)
columnas en una matriz

Funciones financiera

Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece
una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".

Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.

Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:

Función Descripción y Ejemplo

Devuelve la depreciación
de un bien para un período
DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)
especificado, método de
depreciación de saldo fijo
Devuelve la depreciación
de un bien para un período
especificado, mediante el
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)
método de depreciación
por doble disminución de
saldo
Devuelve la depreciación
DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;factor;sin_ca
de un bien para un período
mbios)
especificado, incluyendo

Página 26 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Microsoft Office Excel 2007

periodos parciales
Calcula el interés pagado
[Link](tasa;periodo;nper;va) durante un período
específico de una inversión
Devuelve el número de
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)
pagos de una inversión
Devuelve el pago de un
préstamo basado en pagos
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
y tasas de interés
constantes
Devuelve el interés pagado
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) por una inversión durante
periodo determinado
Devuelve el pago de un
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) capital de una inversión
determinada
Devuelve la depreciación
por método directo de un
SLN(costo;valor_residual;vida)
bien durante un período
dado
Devuelve la depreciación
por método de anualidades
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)
de un bien durante un
período específico
Devuelve la tasa de interés
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) por periodo de un
préstamo o una inversión
Devuelve la tasa interna de
retorno de una inversión
TIR(valores;estimar)
para una serie de valores
en efectivo
Devuelve la tasa interna de
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversión)
retorno modificada
Devuelve el valor actual de
VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)
una inversión
Devuelve el valor futuro de
una inversión basada en
VF(tasa;nper;pago;vf;tipo) pagos periódicos y
constantes más una tasa
de interés constante
Devuelve el valor neto
actual de una inversión a
VNA(tasa;valor1;valor2;...) partir de una tasa de
descuentos y una serie de
pagos futuros

Otras funciones.

Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes
categorías que nos pueden ser de gran utilidad.

En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 27

Microsoft Office Excel 2007

Función Descripción
Funciones matemáticas y trigonométricas
Devuelve el valor absoluto de un
ABS(número)
número
ALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1
Devuelve el número de
COMBINAT(número;tamaño) combinaciones para un número
determinado de elementos
COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo
Redondea un número hasta el entero
ENTERO(número)
inferior más próximo
Realiza el cálculo de elevar "e" a la
EXP(número)
potencia de un número determinado
FACT(número) Devuelve el factorial de un número
Devuelve el número pasado en
[Link](número,forma)
formato decimal a número Romano
PI() Devuelve el valor de la constante pi
Realiza el cálculo de elevar un
POTENCIA(número;potencia)
número a la potencia indicada
Devuelve el resultado de realizar el
PRODUCTO(número1;número2;...) producto de todos los números
pasados como argumentos
Devuelve la raiz cuadrada del número
RAIZ(número)
indicado
RESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto de la división
Funciones estadísticas
Devuelve la media armónica de un
[Link](número1;número2;...)
conjunto de números positivos
Devuelve el valor máximo de la lista
MAX(número1;número2;...)
de valores
Devuelve el valor mínimo de la lista
MIN(número1;número2;...)
de valores
Devuelve la mediana de la lista de
MEDIANA(número1;número2;...)
valores
Devuelve el valor que más se repite
MODA(número1;número2;...)
en la lista de valores
Devuelve la media aritmética de la
PROMEDIO(número1;número2;...)
lista de valores
Devuelve la varianza de una lista de
VAR(número1;número2;...)
valores
Devuelve el valor k-ésimo mayor de
[Link](matriz;k)
un conjunto de datos
Devuelve el valor k-ésimo menor de
[Link](matriz;k)
un conjunto de datos
Funciones lógicas
FALSO() Devuelve el valor lógico Falso
VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero
Devuelve un valor u otro, según se
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
cumpla o no una condición

Página 28 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Microsoft Office Excel 2007

NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado

Comprueba si todos los valores son
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
verdaderos
Comprueba si algún valor lógico es
O(valor_logico1;valor_logico2;...)
verdadero y devuelve VERDADERO
Funciones de información
Comprueba si se refiere a una celda
ESBLANCO(valor)
vacía
ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error
ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógico
Comprueba si un valor no es de tipo
ESNOTEXTO(valor)
texto
Comprueba si un valor es de tipo
ESTEXTO(valor)
texto
Comprueba si un valor es de tipo
ESNUMERO(valor)
numérico
Devuelve un número que representa
TIPO(valor)
el tipo de datos del valor

UNIDAD 5. MANIPULANDO CELDAS

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así
como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a
realizar.

Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos
que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación
encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.

Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si
realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora

de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: .

¾ Selección de una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón
izquierdo del ratón.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 29

Microsoft Office Excel 2007

¾ Selección de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón
en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se
arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

¾ Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a
seleccionar y hacer clic sobre éste.

¾ Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el

cursor sobre el identificativo izquierdo de
la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

¾ Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el

indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una

hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que
el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO
contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una
fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la
tecla CTRL.

Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas
contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde
queremos que termine la selección.

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de
cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

Página 30 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Copiar ce
eldas utilizzando el Portapape
P eles

La operació
ón de copia ar duplica una
u celda o rango de celdas a ottra posición n. Cuando utilizamos
u ell
portapapele
es entran en juego 2 opeeraciones Copiar y Pega
ar. La operación de Coppiar duplicarrá las celdass
seleccionad
das al portappapeles de Windows y Pegar copia a la información del porrtapapeles a donde noss
encontramoos situados.

Para copiarr unas celdass a otra posicción, tenemo

os que realiza
ar hacerlo en
n dos tiempo
os:

¾ En un primer
p tiempo
o copiamos al
a portapapeles las celda
as a copiar:

Seleccionarr las celdas a copiar.

Seleccionarr la pestaña Inicio.

Hacer clic en
e el botón Copiar.
C

O bien, utilizzar la combinación de teclado CTRL + C.

Observa coomo aparecee una línea de marca alrededor de las celdas copiadas
c ind
dicándote la información
n
e portapapeles.
situada en el

¾ En un segundo
s tiem
mpo las trasla
adamos del portapapeles
p s a la hoja:

Seleccionarr las celdas sobre

s las que piar las primeras.
e quieres cop

Seleccionarr la pestaña Inicio.

Haz clic en el botón Peg

gar.

O bien, utilizza la combin

nación de tecclado CTRL + V.

Cuidado, ya
a que al pegar unas celd
das sobre otras
o no vacías, se borra
ará el conte
enido de ésttas últimas.

En el paso 4 no tieness por qué se eleccionar el rango comppleto sobre el que se vaa a pegar, ya
y que si see
selecciona una única ceelda, Excel 2007
2 extiend
de el área de
e pegado para ajustarlo a
al tamaño y la forma dell
área copiad
da. La celda seleccionada
s a será la esq
quina superio d área pegada.
or izquierda del

Para quitar la línea de marca

m alrede
edor del área ulsar la tecla ESC del tecclado, mientrras tengas la
a copiada, pu a
línea de ma
arca puedes volver a peg gar el rango en
e otras celd
das sin necessidad de volvver a copiar.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 31

1
Microsoft Office Excel 2007

Con el Porttapapeles podremos

p pe
egar hasta 24
4 objetos alm
macenados
en él con su
ucesivas cop
pias.

Puedes accceder al Porrtapapeles haciendo

h clicc en la pequ
ueña flecha
que aparece en la parte
e superior de
erecha de la sección Porrtapapeles
de la pestañ
ña Inicio.

Esta barra tiene

t el aspe
ecto de la figu
ura de la derrecha.

ementos que se pueden

En nuestro caso puedess observar que hay 3 ele
pegar.

Para pegar uno de elloss, hacer clic sobre

s el obje
eto a pegar.

Para pegarr todos los elementos

e a la vez, haccer clic sobrre el botón
.

Y si lo que queremos
q ess vaciar el Po
ortapapeles, hacer clic so
obre el botón
n .

Si no nos in
nteresa ver la
a Barra del Portapapele
P es, hacer clic
c sobre su bo
otón cerrar del panel.

Podemos taambién elegir si querem máticamente esta barra o no a la hora de copiarr

mos que aparrezca autom
algún eleme
ento. Para elllo:

Hacer clic sobre

s el botón .

Seleccionarr la op
pción Mos
strar
automática amente el Portapapeles
P s de
Office, para a activar en caso de qu
uerer
visualizarla automática amente, o para
desactivarlaa en caso contrario.

Al despleg gar el botóón de opciones

también poddemos activaar algunas de las
siguientes opciones
o desscritas a conttinuación:

Si activamo
os la opción Recopilarr sin mostrar el Porta d Office co
apapeles de opiará el co
ontenido dell
portapapele
es sin mostra
arlo.

Si activamo
os la opción Mostrar
M el ic
cono del Po
ortapapeles de Office en e tareas apa
n la barra de arecerá en la
a

ema (junto all reloj del sistema) el icon

barra de tarreas del siste no del portap
papeles .

Si activamo
os la opción Mostrar esttado cerca de d tareas all copiar mosstrará en la parte
d la barra de p inferiorr

derecha de la ventana un
u mensaje informándote
e del número
o de elementtos copiados .

Página 32 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Microsoft Office Excel 2007

Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles,
seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratón se transforma en .

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se
quiere copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del
ratón.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Soltar la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el
autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos
contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a
copiar, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el
controlador de relleno.

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el
rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el
icono de Opciones de autorrelleno .

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 33

Microsoft Office Excel 2007

Desplegand
do el botón podemos
p ver el Cuadro y elegir el tipo
o de copiado
o:

Nota: Si no
o aparece el e controladoor de relleno o debemos activarlo enttrando por e el menú He
erramientas,,
Opciones..., en la ficha
a Modificar activar
a la cassilla Permitirr arrastrar y colocar.

Cuando copiamos celd das con fórrmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemploo
=A2+3, la fórmula va ndiendo de donde vaya
ariará, depen amos a coppiar la fórmu
ula, esto es porque lass
referencias contenidas en la fórmula
a son lo que
e denominam
mos REFEREENCIAS REL LATIVAS son relativas a
la celda que
e las contiene.

Así si en laa celda B3 tenemos la fórmula =A A2+3 y copia amos la celda B3 a la celda B4 , esta última a
contendrá laa fórmula =AA3+3. A vece es puede ressultar incómoodo la actuallización ante
erior a la hora
a de trabajarr
y por ello Exxcel 2007 disspone de otrros tipos de referencias
r como
c son lass ABSOLUTA AS y las MIXXTAS.

Para indicar una refereencia absoluuta en una fórmula

f tendremos que poner
p no $ delante del nombre
el sign e
de la fila y de la colum
mna de la celda, por ejem
mplo =$A$2, y así aunque copiemoss la celda a otra, nunca
a
variará la re
eferencia.

Para indica encia mixta, pondremoss el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna,,
ar una refere
dependienddo de lo que queremos fijjar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
=

Si no recue
erdas muy bie
en el concep
pto de refere
encias te aco
onsejamos re
epases el bássico correspondiente dell
Tema 4.

Si en las ce
eldas a copia
ar no hay fórm
mulas sino valores
v stantes como fechas o sseries de núm
cons meros, Excell
2007 rellennará las nueevas celdas continuando la serie. Si deseas más informa ación sobre el uso dell
autorrellenno,

Pegado Especial
E

En algunas ocasiones nosn puede in nteresar coppiar el valor de una celd

da
sin llevarnos la fórmu ula, o copiaar la fórmulla pero no el formato o
aspecto de e la celda, es
e decir, ele
egir los elem
mentos del ra
ango a copiaar.
Esta posibilidad nos la proporciona
p el Pegado especial.
e

Para utilizarr esta posibillidad:

Seleccionarr las celdas a copiar.

¾ Hacer clic
c en el botó
ón Copiar de
e la pestaña Inicio.

¾ O bien, utilizar la co
ombinación de
d teclado CT
TRL + C.

Observa co omo aparece una línea a de marca alrededor de d las celda

as
copiadas indicándonos la informació
ón situada en
n el portapap
peles.

Página 34 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Seleccionarr las celdas donde

d quiere
es copiarlas.

Haz clic en la flecha del botón Pega

ar que se enccuentra en la
a pestaña Inicio y selecciona Pegado
o especial.

Aparecerá el cuadro de
d diálogo Pegado
P pecial en el que tendrás que activa
esp ar las opcio
ones que se
e
adapten al pegado
p que quieras realiizar:

Todo: Para a copiar tanto la fórmula como el

e
formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de

la celda perro no el formato de ésta.

Valores: Pa ara copiar el d una celda

e resultado de
pero no la fó
órmula, como tampoco el
e formato.

Formatos: Para copiar únicamentte el formato

o
de la celda pero no el co
ontenido.

Comentarioos: Para copiar comentarios

asignados a las celdass (no estudiado en este
e
curso).

d validación
Validación: Para pegarr las reglas de
de las celda
as copiadas (no estudiad
do en este cu
urso).

pto bordes: Para copiar las fórmulass así como to

Todo excep odos los form
matos exceptto bordes.

as: Para copiiar la anchurra de la colum

Ancho de las columna mna.

e números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulass y todas loss opciones de
Formato de e formato de
e
números de
e las celdas seleccionada
s as.

e números y valores: Para

Formato de P copiar únicamente los valores y todas los opciones de
e formato de
e
números de
e las celdas seleccionada
s as.

Como hemo os visto, al hacer

h clic so
obre la flechaa del botón aparece unaa lista
desplegable
e en la que, a parte de la opción Pe egado espec cial, aparece
en las
opciones más importanttes de las visstas anteriorm
mente.

Sólo tendremos que ele

egir el tipo de
e pegado.

Vamos a ver
v las diferrentes técniicas disponiibles a la hora de mov ver o
desplazar celdas den ntro de una a hoja de cálculo
c a utilizar la más
para
adecuada según
s la operación a reallizar.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 35

5
Microsoft Office Excel 2007

Mover ce
eldas utilizzando el Portapapel
P les

La operació
ón de move er desplaza una celda o rango de celdas a ottra posiciónn. Cuando utilizamos
u ell
portapapele n juego dos operacioness Cortar y Pegar.
es entran en P La operación de Cortar des
splazará lass
eccionadas al portapap
celdas sele peles de Wiindows y Pe egar copia la
l informaciión del porttapapeles a
donde nos encontramos situados.

¾ Para mo
over unas ce
eldas a otra posición,
p sigue los siguie
entes pasos:

Seleccionarr las celdas a mover.

Seleccionarr la pestaña Inicio y hace

er clic en el botón
b Cortarr.

¾ O bien, utiliza la com

mbinación de
e teclado CT
TRL + X.

Observa coomo aparece d marca alrrededor de las celdas co

e una línea de ortadas indiccándonos la información
n
situada en el
e portapapeles.

A continuacción seleccioonar las celldas donde quieres que e se sitúen las celdas cortadas (no o hace falta
a
seleccionar el rango coompleto sobrre el que se va a pegar, ya que si se selecciona a una única celda, Excell
extiende el área de pegado para aju maño y la forma del área cortada. La celda selecc
ustarlo al tam cionada será
á
la esquina superior
s izqu
uierda del áre
ea pegada).

¾ Seleccio aña Inicio y haz clic en el

onar la pesta e botón Pega
ar.

¾ O bien, utiliza la com

mbinación de
e teclado CT
TRL + V.

Cuidado, ya que al peggar unas celldas sobre otras

o no vac
cías, se borrrará el conte
enido de ésttas últimas,,
no podemoos utilizar ell pegado especial visto en el tema anterior.

Tampoco se modifican las referenccias relativass que se enc

cuentran en la fórmula a
asociada a la
l celda que
e
movemos.

Mover ce
eldas utilizzando el ra
atón

¾ Para desplazar unn rango de e celdas a otra posició

ón dentro de la mism
ma hoja, sin
n utilizar ell
apeles, segu
portapa uir los siguien
ntes pasos:

Seleccionarr las celdas a mover.

Situarse sob
bre un borde
e de la seleccción.

El puntero del
d ratón se convertirá
c en
n una flecha blanca apun
ntando hacia
a la izquierda
a y una cruz de
d 4 puntas,,

tal como essto: .

Pulsar el bo
otón del ratón
n y mantenié
éndolo pulsad
do, arrastrarrlo hasta donde quieres m
mover el rang
go.

Página 36 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Observa co
omo aparece un recuadro
o que nos ind
dica dónde se
s situará el rango en ca
aso de soltar el botón dell
ratón.

Suelta el bo
otón del ratón
n cuando hayyas llegado a donde quie
eres dejar lass celdas.

¾ Si quere
emos moverr algún rang
go de celdas a seguiremoss los siguienttes pasos:
s a otra hoja

Seleccionarr las celdas a mover.

Situarse sob
bre un borde
e de la seleccción.

El puntero del
d ratón se convertirá
c en
n una flecha blanca apun
ntando hacia
a la izquierda
a y una cruz de
d 4 puntas,,

tal como essto: .

Pulsar el botón del rató

ón y sin soltarlo pulsar la tecla ALTT, después pasar el puntero del rattón sobre la
a
pestaña de la hoja a la cual quierass mover el ra
ango de celdas que haya
as selecciona
ado, verás que esta hojaa
pasa a ser la
l hoja activa
a.

uado en la hoja deseada

Una vez situ a soltar la teccla ALT.

Después, so
oltar el punte uado en el lugar donde quieres dejar las celdas.
ero del ratón una vez situ

Veremos có ómo diferencciar entre los objetos a borrar de una celda como c puede e ser el form
mato (todo lo
o
referente all aspecto de
e la celda, co
omo puede sers el color el tipo de le
etra, la alinea
ación del tex
xto, etc) o ell
contenido de
d éstas y utilizar el menúú para realiza
ar el borrado
o deseado.

eldas
Borrar ce

Puede que alguna vez introduzcas información en

e una celda
a y a continua
ación decida
as borrarla.

Para ello de
ebes seleccio
onar la celda
a o rango de celdas a borrrar y a continuación...

¾ Ir a la pestaña
p Inicio.

Escoger la opción
o ar, entoncess aparecerá otro
Borra o submenú.

Seleccionarr una de las opciones

o dissponibles enttre:

Borrar Toddo: Elimina el contenid do de las ce eldas selecc

cionadas,
los comentaarios ligadoss a esas celddas y cualqu o excepto
uier formato
la anchura de
d la column na y la altura de la fila.

n una celda tenemos inttroducido el siguiente va

Ejemplo: En alor: 12.000 €, borramoss la celda co on la opción
n
hora introduccimos el valor 23000 aparecerá tal co
Todo. Si ah omo lo acaba amos de escrribir sin formato.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 37

7
Microsoft Office Excel 2007

Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar,
pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las
opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción
Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de
ésta, no el contenido.

Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero
mantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción
Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir 23.000 €.

Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero
conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

¾ Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar.

Pulsar la tecla SUPR

Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

UNIDAD 6. FORMATO DE CELDAS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a
nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo
podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y
eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y
resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el
año ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de
aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la
letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el
tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo
o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero
deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Página 38 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

¾ Utilizando los cuadrros de diálog

go:

En la pestaña Inicio ha
az clic en la flecha
f que se
e encuentra al pie de la
sección Fueente.

Del cuadro de diálogo que

se abre, Formato de
celdas, hacciendo clic sobre
s
la pestaaña Fueente,
aparecerá la ficha de la
derecha.

Una vez elegidos todoss los

aspectos deseaados,
hacemos clic sobre el botón
b
Aceptar.

Conforme va
amos
cambiando los valores de
d la
ficha, aparece en el
recuadro Vista
V a un
previa
modelo de cómo que edará
nuestra seelección en n la
celda.

Esto es mu uy útil a la hora

de elefir el formato
f que más
se adapte e a lo que
queremos.

A continuacción pasamo os a
explicarte la
as distintas opciones
o de la
l ficha Fuen
nte.

Fuente: Se elegirá de la
a lista una fu
uente determ
minada, es de
ecir, un tipo de
d letra.

Si elegimoss un tipo de le
etra con el id
dentificativo delante de su nombre e, nos indica que la fuentte elegida ess
True Type, es decir, qu ue se usará la misma fu uente en la pantalla
p que la impresoraa, y que adeemás es una a
fuente escaalable (pode emos escribiir un tamaño de fuente e aunque no o aparezca en la lista de tamañoss
disponibles)).

Estilo: Se elegirá de laa lista un esstilo de escritura. No tod

dos los estilo
os son dispo
onibles con cada
c tipo de
e
fuente. Los estilos posib
bles son: Norrmal, Cursivaa, Negrita, Negrita
N Curs siva.

Tamaño: Dependiendo
D del tipo de fuente
f elegid
do, se elegirá
á un tamaño
o u otro. Se p
puede elegirr de la lista o
bien teclearrlo directame
ente una vez situados en el recuadro..

Subrayado o: Observa comoc la opción activa ess Ninguno, haciendo clic sobre la fflecha de la derecha se
e
abrirá una liista desplega
able donde tendrás
t que elegir
e un tipo
o de subraya
ado.

Color: Por defecto el color

c activo es
e Automático, pero hac
ciendo clic sobre
s la flech
ha de la dere
echa podráss
elegir un co
olor para la le
etra.
Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 39
9
Microsoft Office Excel 2007

Efectos: Teenemos disp

ponibles tress efectos disstintos: Tach hado, Superríndice y Suubíndice. Pa ara activar o
desactivar uno
u de ellos, hacer clic so
obre la casillla de verifica
ación que se encuentra a la izquierda
a.

Fuente norrmal: Si esta

a opción se activa, se de
evuelven tod
das las opcio
ones de fuen
nte que Exce
el 2007 tiene
e
por defecto.

¾ En la Banda
B de oppciones disponemos de e unos botonnes que noss permiten m
modificar algunas de lass
opcione
es vistas ante
eriormente y de forma más rápida, co
omo:

En estte recuadro aparece

a el tiipo de fuentte o letra de la celda en la que nos encontramos
e s
situados. Pa
ara cambiarlo, hacer clic sobre la fleccha de la derrecha para elegir
e otro tipo
o.

Al igual que el botón de Fuente

F anterrior, aparece
e el tamaño o de nuestra
a celda, parra cambiarlo
o
puedes eleg
gir otro desde la flecha de la derecha
a, o bien escrribirlo directa
amente en ell recuadro.

Este bootón lo utiliza

amos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clicc sobre éste
e se activa o desactiva la
a
negrita depe
endiendo de el estado inicial.

Este bo
otón funciona igual que el de la Neg
grita, pero en este caso lo utilizamo
os para pone
er o quitar la
a
Cursiva.

Este botón funciona como loss dos anteriorres pero para

a poner o qu
uitar el Subra
ayado simple
e.

Con este
e botón podemos
p elegir un colorr para la fue ente. Debajoo de la letra A aparece una
u línea, en
n
nuestro casso roja, que nos indica que
q si hacem mos clic sobrre el botón cambiaremos
c s la letra a ese
e color. En
n
caso de queerer otro colo
or, hacer clicc sobre la fleccha de la derecha y elegirlo.

Alineació
ón

Se puede asignar foormato a las l

d las celdas a fin de que
entradas de q
los datos queden alineados u
orientados de una form
ma
determinada
a.

Para camb biar la alineeación de los

datos de nuestra hojja de cálcu ulo,
seguir los siguientes pasos:

¾ Seleccioonar el rang
go de celdass al
cual queremos
q modificar la
alineaciión.

Haz clic en la flecha que se encuen

ntra
al pie de la sección Alin
neación.

Página 40 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Aparecerá la ficha de la
a derecha.

Elegir las op
pciones dese
eadas.

egidas todas las opcioness deseadas, hacer clic so

Una vez ele obre el botón
n Aceptar.

A continuacción pasamoss a explicarte

e las distinta
as opciones de
d la ficha.

Alineación del texto Horizontal: Alinea

A el conttenido de las
s celdas sele
eccionadas h
horizontalmente, es decirr
respecto dee la anchura de las celda
as. Al hacer clic sobre la flecha de la
a derecha po
odrás elegir entre
e una de
e
las siguiente
es opciones::

GENNERAL: Es la opción de e Excel 2007 7 por defecto

o, alinea lass celdas sele
eccionadas dependiendo
d o
del tipo de dato introducido, es decir, loss números a la derecha y los textos a la izquierda
a.

IZQ
QUIERDA (S Sangría): Alin
nea el conteenido de las s celdas sele
eccionadas a la izquierd da de éstass
inde
ependientem mente del tipo de dato. Observa
O com
mo a la dereecha aparece un recuad dro Sangría::
quee por defecto
o está a 0, pe
ero cada vezz que se incrrementa este
e valor en un
no, la entrada
a de la celda
a
commienza un caarácter más a la derechaa, para que el
e contenido de la celda nno esté pegaado al bordee
izqu
uierdo de la celda.
c

NTRAR: Cen
CEN ntra el contenido de las celdas
c selecc
cionadas den
ntro de éstass.

DERRECHA (Sa angría): Alinea el contenido de las celdas sele eccionadas a la derech ha de éstas,,
inde
ependientem o de dato. Observa como
mente del tipo o a la derech
ha aparece uun recuadro de Sangría::
quee por defecto
o está a 0, pe
ero cada vezz que se incrrementa estee valor en un
no, la entrada
a de la celda
a
commienza un caarácter más a la izquierda
a, para que ele contenido de la celda no esté pega ado al borde
e
dereecho de la ce
elda.

LLEENAR: Esta opción no es e realmente una alineac ción sino quee que repite el dato de la
a celda para
a
relle
enar la anchhura de la ce
elda. Es deccir, si en una a celda teneemos escritoo * y elegimoos la opción
n
Llennar, en la ce
elda aparecerá ************* hasta completar la ancchura de la ce
elda.

JUSSTIFICAR: Con
C esta opción el contenido de las eccionadas se alineará tanto por la
s celdas sele a
dere
echa como por
p la izquierrda.

CENNTRAR EN LA SELECC CIÓN: Centra el contenid do de una celda

c respectto a todas la
as celdas en
n
blan nadas a la derecha, o de
nco seleccion e la siguiente
e celda en la selección qu
ue contiene datos.
d

Alineación del texto Vertical:

V Alinea el conteenido de lass celdas seleccionadas verticalmentte, es decir,,
respecto dee la altura de
e las celdas.. Esta opción á sentido si la altura de las filas se ha ampliado
n sólo tendrá o
respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre e la flecha de la dereccha podrás elegir entre una de lass
siguientes opciones:
o

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 41

1
Microsoft Office Excel 2007

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por
la inferior.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal
(opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de
un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de la fila
para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas
para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá
que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará
en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que
su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes
que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc...

¾ En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las
opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser
Izquierda.

Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación
nos centrará los datos.

Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Página 42 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

¾ Para caambiar la apaariencia de los

l
datos de
d nuestra hoja
h de cálcuulo
añadienndo bordess, seguir los l
siguienttes pasos:

Seleccionarr el rango dee celdas al cu

ual
queremos modificar
m el aspecto.
a

Seleccionarr la pestaña Inicio.

Hacer clic sobre la flecha

f que se
encuentra bajo
b la secció
ón Fuente.

En el cuadrro de diálogoo que se abrrirá

hacer clic so
obre la pesta
aña Bordes.

Aparecerá el e diálogo de la
e cuadro de
derecha.

Elegir las opciones deseadas del

d
recuadro.

Una vez ele

egidos todos los aspectoss deseados, hacer clic so
obre el botón
n Aceptar.

Al elegir cualquier opció

ón, aparecerrá en el recu e un modelo de cómo qu
uadro Borde uedará nuesttra selección
n
en la celda.

A continuacción pasamoss a explicarte

e las distinta
as opciones del
d recuadro.

Preestablecidos:Se ele
egirá una de estas opciones:

nguno: Para quitar cualqu

Nin e las celdas seleccionada
uier borde de as.

ntorno: Para
Con a crear un bo ente alrededor de las celdas seleccio
orde únicame onadas.

erior: Para crear

Inte c un bord as celdas selleccionadas excepto alre
de alrededorr de todas la ededor de la
a
sele
ección.

Borde: Estte recuadro se suele utilizar

u cuanddo no nos sirve
s ningun
no de los botones pree establecidos..
Dependiend do del borde e a poner o quitar (su uperior, inferrior, izquierd
do,...) hacer clic sobre los botoness
correspondientes. ¡CUIIDADO! Al utilizar los botones
b eestablecidoss, el borde será del es
pre stilo y colorr
seleccionad
dos, en caso o de elegir otro
o aspecto para el bord de, primero habrá que e elegir Estilo y Color y a
continuación hacer clic sobre
s el bord
de a colocar.

Esttilo:Se elegirrá de la lista un estilo de línea.

Collor:Por defeccto el color activo

a es Au
utomático, pero
p haciend
do clic sobre
e la flecha de
e la derecha
a
pod
drá elegir un color para lo
os bordes.

¾ En la Banda de opcciones dispon

nemos de un
n botón que nos permitirá
á modificar los bordes de
e forma máss
rápida:
Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 43
3
Microsoft Office Excel 2007

Si se
s hace clic sobre el botó ón se dibujarrá un borde tal
t como vien ne representtado en éste. En caso de
e
querer otro tipo de borde, elegirlo de
esde la flecha derecha deel botón. Aqu
uí no enconttrarás todas las
l
opciones visstas desde el
e recuadro deld menú.

Rellenos

Excel nos permite

p tambbién sombre das de una hoja
ear las celd h de cálculo para rem
marcarlas de
e las demás..
Para ello, se
eguir los sigu
uientes paso
os:

¾ Seleccio
onar el rango
o de
celdas al cual
querem
mos modifica ar el
aspectoo.

Seleccionarr la pestaña
Inicio.

Hacer clic sobre la fle

echa
que se encuentra bajo la
sección Fue
ente.

Hacer clic sobre

s la pestaña
Relleno.

Aparecerá la ficha de
e la
derecha.

Elegir las opcio

ones
deseadas del
d recuadro.

Una vez ele egidos todoss los

aspectos deseados,
d hacer
clic sobre el botón Acep
ptar.

Al elegir cua
alquier opció
ón, aparecerá
á en el recua
adro Muestra
a un modelo
o de cómo qu
uedará nuesttra selección
n
en la celda.

A continuacción pasamoss a explicarte

e las distinta
as opciones del
d recuadro.

Color de fondo:
f Se elegirá
e de la
a lista un co
olor de fond do determin
nado. Para
quitar el efe
ecto de somb
breado, bastaará con elegir Sin Color..

egirá de la lissta desplegable un estilo de trama, así

Color de trrama: Se ele a como el
color de la trama.
t

Página 44 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

¾ En la Banda
B de opcciones dispo
onemos de un botón que nos permitirrá modificar el relleno de
e forma máss
rápida:

Si se hace clic soobre el botón

n se sombre eará la celda del color ind dicado en ésste, en nues
stro caso, en
n
n caso de qu
amarillo. En uerer otro co
olor de somb breado, eleg girlo desde laa flecha dere
echa del bottón. Aquí no
o
podrás añaddir trama a la
a celda, para
a ello tendráss que utilizarr el cuadro de
e diálogo Fo
ormato de ceeldas.

Números
s

Excel nos permite

p modificar la visu
ualización de
d los núme elda. Para e
eros en la ce ello, seguir lo
os siguientess
pasos:

¾ Seleccio
onar el rango de celdas al
cual queremos
q modificar el
o de los números.
aspecto

Seleccionarr la pestaña Inicio.

Hacer clic sobre la fllecha que ses

encuentra bajo
b la secció
ón Número.

Hacer clic sobre

s la pesta
aña Número
o.

Aparecerá la ficha de la
a derecha:

Elegir la opción d
deseada d
del
recuadro Ca
ategoría:

Hacer clic sobre

s el botón Aceptar.

Al elegir cua
alquier opció
ón, aparecerá
á en el recua
adro Muestra
a un modelo
o de cómo qu
uedará nuesttra selección
n
en la celda.

A continuacción pasamoos a explicarrte las distinttas opcioness del recuadro Categoríía:, se elegirrá de la lista
a
una categorría dependie
endo del valo
or introducido o en la celda. Las categorías más utilizadas son:

Gen mente el valor introducido

neral: Visualliza en la celda exactam o. Es el formato que utiliz
za Excel porr
defe
ecto. Este fo
ormato admitte enteros, decimales,
d números en forma
f exponnencial si la cifra
c no coje
e
por completo enn la celda.

Númmero: Contieene una serie e de opcionees que permiiten específiccar el númerro de decima
ales, también
n
perm
mite especifiicar el separa
ador de milla
ares y la form
ma de visualizar los númeeros negativo
os.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 45

5
Microsoft Office Excel 2007

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede

escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse
entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes
formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se
le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como
15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número
de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre
algún número en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de
teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

¾ En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el
formato de los números de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato
moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de
Windows, seguramente tendremos el símbolo €).

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).

Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Página 46 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

UNIDAD 7.
7 CAMBIO
OS DE ES
STRUTURA
A

Vamos a uttilizar los métodos dispon

nibles en Exccel 2007 parra modificarr el aspecto de las filas, columnas,,
el aspecto general de una hoja de e cálculo y obtener
o m presentable.
así un aspecto más

Alto de fila

Excel 2007 7 ajusta auttomáticamen nte la alturaa de una fila dependiendo del tip po de letra más grande e
utilizado en n esa fila. Po
or ejemplo, cuando
c el tip
po de letra mayor
m de la fila
f 2 es Ariaal de 10 punttos, la altura a
de esa fila es
e 12,75. Si aplicamos Times
T New Roman
R de 122 puntos a unna celda de lla fila 2, la alltura de toda
a
la fila pasa automáticam mente a 15,75.

Si deseamo
os modificar la altura de alguna
a fila, podemos
p utilizar dos méto
odos:

¾ El prim
mer método consiste en n utilizar el menú. Pa
ara ello,
seguiremos los sigu
uientes pasoss:

Seleccionarr las filas a las

l que quie eras modificaar la altura. En caso
de no selecccionar ningu una, se realizará la operración a la fila
f en la
que nos enccontramos.

Seleccionarr del menú Formato qu entra en la pestaña

ue se encue
Inicio.

Elegir la opcción Alto de

e fila...

Aparecerá el cuadro de d diálogo

Alto de fila a de la dere
echa en el
que tendráss que indicarr el alto de
la fila, pa ara indicar decimales
utilizar la co
oma ",".

Escribir la altura
a deseadda, en este caso
c 2,75 que es la altura
está 12
que tiene laa fila por defe
ecto.

Hacer clic sobre

s ón Aceptar para que loss cambios se hagan
el botó
efectivos.

¾ El segundo método consiste en utilizar el ra

atón. Para ello:
e

Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo de

el número de
e la fila que desees mod
dificar, en la
a
cabecera dee la fila.

El puntero del
d ratón ado
opta la forma
a de una flech
ha de dos pu
untas, tal com
mo:

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 47

7
Microsoft Office Excel 2007

Mantener pulsado el bo otón del ratón

n, y arrastrarr la línea a la
a nueva posicción. Conform
me movemos el ratón, la
a
altura de la fila cambia.

Al final solta
ar el botón de
el ratón.

Autoajus
star

Si hemos modificado
m la altura de un
na fila, podem
mos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta
a
de la fila, utilizando doss métodos distintos.

¾ El prime
er método co
onsiste en uttilizar el men
nú. Para ello
o:

Selecciona las filas a lass que desees modificar la altura.

Seleccionarr del menú Formato

F que
e se encuenttra en la pestaña
Inicio.

Elige la opcción Autoajustar alto de fila.

¾ Este se
egundo métod
do es mucho
o más rápido
o:

Situarse sobre la línea divisoria

d por debajo de la
a fila que des
seas
modificar, en
e la cabecerra de la fila.

Tal como vimos a la ho a con el ratón, el

ora de modifficar la altura
puntero del ratón se con
nvertirá en una flecha de dos puntas..

Haz doble clic,

c el tamañ
ño se reajusta
ará automátiicamente.

Ancho de
e columna
a

En Excel 20007 la anchu ecto de una columna es de 8,43 cara

ura por defe acteres o 10
0,71 puntoss. A menudo,,
la anchura estándar
e de una columna
a no es suficciente para visualizar el contenido
c com
mpleto de un
na celda.

Si deseamo
os modificarr la anchura de alguna columna,
c pod
demos utiliza
ar dos métodos:

Página 48 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

¾ El prim
mer método consiste en n utilizar el menú. Pa
ara ello,
seguiremos los sigu
uientes pasoss:

Seleccionarr las column

nas a las quue quieres modificar
m la anchura.
a
En caso dee no seleccioonar ninguna
a, se realiza
ará la operacción a la
columna enn la que nos encontramos
e s.

Desplegar el
e menú Form
mato de la pestaña
p Inicio.

Se abrirá ottro submenú.

Elegir la opcción Ancho de columna

a...

Aparecerá el cuadro de
e diálogo
de la derech
ha.

Escribir la anchura
a dese
eada.

Hacer clicc sobre e

el botón
Aceptar.

¾ El segundo método consiste en utilizar el ra

atón. Para ello:
e

Situar el puntero del rattón en la líne

ea situada a la derecha del
d nombre de
d la column
na que desee
es modificar,,
en la cabeccera de la collumna.

El puntero del
d ratón ado
opta la forma
a de una flech
ha de dos pu
untas, tal com
mo: .

Mantener pulsado el botón del ratón

n, y arrastrar la línea a la nueva posicción.

Observa co
omo conforme
e nos movem
mos la anchu
ura de la colu
umna va cam
mbiando.

Soltar el botón del ratón

n cuando el ancho
a de la columna
c sea el deseado..

Autoajustar a la se
elección

¾ Podemo os modificarr la anchura a de una columna para acomodarla

a al dato de entrada más
m ancho,,
utilizand
do dos métod dos distintoss.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 49

9
Microsoft Office Excel 2007

El primer método consisste en utiliza

ar el menú. Para
P ello:

Seleccionarr las columna

as a las que desees mod
dificar la anch
hura.

Desplegar el
e menú Form
mato de la pestaña
p Inicio.

Se abrirá ottro submenú.

Eligir la opcción Autoajustar ancho de columna

a.

¾ El segundo método es mucho más

m rápido.

Situarse so
obre la línea a divisoria a la derechaa de la colu
umna que
deseas moddificar, en la cabecera dee la columna.

Tal como vimos

v a la hora
h de mod dificar la ancchura con el
e ratón, el
puntero del ratón se con
nvertirá en una flecha de dos puntas..

Hacer dob omáticamente se ajusta

ble clic, auto ará el tamaaño de la
columna al mayor texto que hayas in
ntroducido en la columna
a.

Ancho estándar de columna

a

Excel 2007 nos permite

e modificar la anchura estándar para todas la a que tienen
as columnas de la hoja n
asignada dicha anchura
a. Si deseam s siguientes pasos:
mos modificarrla, seguir los

Desplegar el
e menú Form
mato de la pestaña
p Inicio.

Se abrirá ottro submenú.

Elegir la opcción Ancho predetermin

nado...

Aparecerá el cuadro de
d diálogo
de la derech
ha.

Escribir la
a anchura estándar
deseada.

Hacer clicc sobre el botón

Aceptar.

Todas las columnas pasan

p a ten
ner la anch
hura estándaar, excepto
aquellas que tuvieran assignada una anchura parrticular.

Página 50 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Cambiar el nombre
e de la hojja.

Como ya saabes, en Exccel 2007 crea

amos libros de
d trabajo fo
ormados por varias hojass. Por defecto cada hoja
a
se referenc
cia como Hooja1, Hoja2, ...

Si trabajammos con varrias hojas dentro

d del libro
l es aco
onsejable utilizar
u un nombre de e hoja paraa
identificarla de forma más rápida a, así si utilizzamos una hoja
h para ma anejar los ing
gresos y gas
stos de cada
a
mes, la prim
mera hoja se podría nombbrar Enero, la segunda Febrero,
F ...

La longitud
d máxima de
e los nombre
e de las hojass es de 31 caracteres.
c

No puede haber
h dos hojjas de cálcullo dentro del mismo libro
o de trabajo con
c el mismo
o nombre.

Si deseamo
os modificar el
e nombre de
e una hoja, podemos
p utilizar dos méttodos:

¾ El prim
mer método consiste en n utilizar ell menú. Pa
ara ello,
seguir lo
os siguientess pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el

e nombre.

Seleccionarr el menú Formato y Elegir la opción

o Cam
mbiar el
nombre dee la hoja.

Si te fijas en la etiq
queta de la
a hoja, su nombre Ho
oja1 se
seleccionará, tal como: .

Escribir el nuevo
n nombrre y pulsar IN
NTRO.

¾ El segundo método es mucho más

m directo y rápido:

Hacer dob
ble clic sobrre el nombrre de la ho
oja en su etiqueta
e
.

Escribir el nuevo
n nombrre de la hoja..

Pulsar INTR
RO.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 51

1
Microsoft Office Excel 2007

Ocultar hojas.
h

Si deseas ocultar
o hojass de cálculoo del libro
de trabajo, seguir
s los sig
guientes passos:

Seleccionarr las hojas a ocultar.

No se puedden seleccio
onar todas la
as hojas,
deberá que
edar al menoos una en el libro de
trabajo.

Seleccionarr el menú Fo
ormato.

Elegir la opcción Ocultarr y mostrar.

o submenú.
Aparecerá otro

Seleccionarr la opción Ocultar

O hoja.

Mostrar hojas
h oculltas.

Si deseamo os mostrar hojas ocultas, seguir los

siguientes pasos:
p

Seleccionarr el menú Fo
ormato.

Elegir la opcción Ocultarr y mostrar.

o submenú.
Aparecerá otro

Elegir la opcción Mostrar hoja...

Aparecerá el cuadro ded diálogo Mostrar de

e la
derecha con
n las hojas

Página 52 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Cambiar el color a las etique

etas de ho
oja

Excel 2007 7 también nos permite cambiarr o

asignar un color a las s etiquetas ded las hojas s de
cálculo. Pa
ara ello, segu
uir los siguien
ntes pasos:

ormato de la pestaña Inic

Seleccionarr el menú Fo cio.

Elegir la opcción Color de

d etiqueta.

o submenú.
Aparecerá otro

Seleccionarr el color desseado.

Aqui te mostramoss como quedarían si

colorearamo
os las etique
etas de las ho
ojas.

Para quitarr el color de la etiqueta de la hoja hay

que seguir los mismoss pasos que e al principio
o de
este apartaddo.

Seleccionarr el menú Formato, elegir

e la opcción
Color de ettiqueta.

Aparecerá otro
o submenú.

Seleccionarr la opción Sin color.

UNIDAD 8.
8 INSERT
TAR Y ELIMINAR EL
LEMENTO
OS

Vamos a ve er las diferentes formas

s de inserta as y hojas operacioness
ar y eliminarr filas, columnas, celda
muy útiles cuando
c tene
emos un libro
o ya creado y queremoss retocarlo o cuando a mmitad del dis
seño de una
a
hoja nos da
amos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o column na.

Insertar filas
f en un
na hoja

En muchas ocasiones, después

d de crear una ho
oja de cálculo, nos darem
mos cuenta d
de que nos falta
f alguna
a
fila en medio de los datos ya introdu
ucidos.

Para añadirr una fila, se uientes pasos:

eguir los sigu

Seleccionarr la fila sobre

e la que quie
eres añadir la
a nueva, ya que las filass
siempre se añaden por encima de la a seleccionada.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 53

3
Microsoft Office Excel 2007

Seleccionarr el menú Ins

sertar de la pestaña
p Inic
cio.

Elegir la opcción Insertar filas de ho

oja.

Todas las filas por deba

ajo de la nuevva, bajarán una
u posición.

En caso dee no haber seleccionado

s o ninguna fila
a, Excel tom
ma la fila don
nde está situ
uado el curs
sor como fila
a
seleccionad
da.

Si quieres añadir
a s filas, basta
varias a con selecc
cionar, en ell primer pas
so, tantas filas como fila
as a añadir.

Añadir filass a nuestra hoja de cálc culo no hace que el núm mero de filas varíe, seguuirán habiendo 1048576 6
filas, lo que
e pasa es qu
ue se eliminaan las últimass, tantas com
mo filas añaddidas. Si inte
entas añadir filas y Excell
no te deja, seguro
s que las últimas fillas contienen
n algún dato.

Cuando inssertamos filass con un forrmato diferen

nte al que ha
ay por defeccto, nos aparrecerá el bottón para
a
poder elegir el formatoo que debe tener
t la nueeva fila.

Para elegir un formato u otro, haceer clic sobre

e el botón y aparecerá el
e
cuadro de la
l derecha desde
d al podremos elegir si el formato
el cua f de la
nueva fila será
s mo que la fila de arriba
el mism a, que la de abajo o que
no tenga foormato.

No es oblig
gatorio utiliza
ar este botón, si te mole
esta, no te preocupes
p y
ya
que desapaarecerá al seguir trabajan
ndo con la hooja de cálculo
o.

Insertar columnas
s en una hoja
h

Excel 2007 también noss permite aña nas, al igual que

adir column q filas.

Para añadirr una column

na, seguiremos los siguie
entes pasos:

Seleccionarr la columna
a delante de la cual quie
eres añadir otra,
o ya que
e
las columna
as siempre se añaden a la
l izquierda de
d la seleccionada.

Seleccionarr el menú Ins

sertar de la pestaña
p Inic
cio.

Elegir la opcción Insertar columnas de hoja.

Todas las columnas

c porr la derecha de la nueva se incremen
ntarán una po
osición.

eleccionado ninguna colu

En caso de no haber se umna, Excel 2007 toma la columna d
donde estam
mos situadoss
como colum
mna seleccionada.

Página 54 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Si quieres añadir
a varia s, basta con
as columnas n selecciona
ar tantas co
olumnas, en
n el primer paso,
p como
o
columnas a añadir.

Añadir collumnas a nuestra

n a de cálcullo no hace que el núm
hoja mero de collumnas varíe e, seguirán
n
habiendo 16384
1 mnas, lo que pasa es que
colum e se eliminann las últimas,, tantas como
o columnas añadidas. Sii
intentas aña
adir columna
as y Excel no
o te lo permitte, seguro qu
ue las últimass columnas ccontienen alg
gún dato.

Cuando inssertamos colu umnas con un

u formato diferente
d al que
q hay por defecto,
d noss aparecerá el
e botón
para poder elegir el form
mato que deb
be tener la nueva columnna.

Para elegir un formato u otro, hacerr clic sobre el

e botón y ap
pareceré
el cuadro de
e la derecha
a desde el cuual podremoss elegir si el formato
de la nuevva columna será el mismom que la columna a de la
q la de la derecha o que
izquierda, que q no teng ga formato.

No es oblig
gatorio utiliza
ar este botón
n, si te molessta, no te pre
eocupes
ya que desaaparecerá al seguir trabaajando con laa hoja de cálcculo.

Insertar celdas
c en una hoja

En ocasione
es, lo que noos interesa añadir
a on ni filas ni columnas en
no so nteras sino ú
únicamente un
u conjunto
o
de celdas dentro
d de la hoja de cálcu
ulo.

as, seguir loss siguientes pasos:

Para añadirr varias celda

Seleccionarr las celdas sobre

s e quieres añadir las nuev
las que vas.

Seleccionarr el menú Ins

sertar.

Hacer clic sobre

s el la fle
echa para am
mpliar el men
nú.

Elegir la opcción Insertar celdas...

Esta opción
n no aparece es celdas seleccionadas.
erá si no tiene

Aparece el cuadro de diiálogo de la derecha.

d

Elegir la op
pción deseadda dependienndo de si lass celdas sele
eccionadas queremos
q qu
ue se desplacen hacia la
a
derecha o hacia
h abajo de
d la selecció
ón.

Fíjate como
o desde aquíí también te permite
p añad
dir filas o colu
umnas enterras.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 55

5
Microsoft Office Excel 2007

Hacer clic sobre

s Acepta
ar.

Al añadir ce
eldas a nuesstra hoja de cálculo,
c el nú
úmero de ce
eldas no varía ya que s
se eliminan las del finall
de la hoja.

Cuando inssertamos celdas, con un

n formato differente al qu
ue hay por defecto,
d al ig
gual que parra las filas y
columnas, nos aparecerá el botón para poder elegirr el formatoo que debe tener la nueva celda..
Dependienddo de si se inserta desp
plazando haccia la derech
ha o hacia abajo
a nos ap
parecerá el cuadro visto
o
anteriormen e columna o fila. Este cuadro funcciona de la misma form
nte para la inserción de ma que para a
columnas o filas.

Insertar hojas en un
u libro de
e trabajo

on más de trres hojas en un libro de trabajo, tend

Si necesitass trabajar co drás que aña
adir más. El número de
e
hojas puedde variar de 1 a 255.

Para añadir una hoja, seguiremos

s los siguiente
es pasos:

Situarse en
n la hoja possterior a nuestra nueva hoja, ya qu
ue las hojass
siempre se añadirán a la
a izquierda de
d la seleccio
onada.

Seleccionarr el menú Ins

sertar.

Eligir la opcción Insertarr hoja.

Eliminar filas y columnas de

e una hoja
a

Para elimin
nar filas, seg
guir los siguie
entes pasos::

Seleccionarr las filas a eliminar

e o selecciona las columnas
c a eliminar.
e

Seleccionarr el menú Eliiminar de la pestaña Inic

cio.

Eligir la opcción Eliminarr filas de ho

oja o Elimina
ar columnas
s de hoja.

Al eliminar filas o colu umnas de nuestra

n hoja de cálculo, no varía el
e
número de filas o columnas, seguirá habiendo 4 columnas, lo que pasa
o 1048576 fiilas y 16384 a es que se
e
añaden al fiinal de la hojja, tantas com
mo filas o co
olumnas elim
minadas.

Página 56 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Eliminarr celdas de
e una hoja
a

Para elimin eldas, seguirr los siguienttes pasos:

nar varias ce

Seleccionarr las celdas a eliminar.

Seleccionarr el menú Eliiminar de la pestaña Inic

cio.

Eligir la opcción Eliminarr celdas....

e cuadro de diálogo de la derecha.

Aparecerá el

Elegir la opción
o deseaada depend diendo de cómo querem mos que se
e realice la eliminación de celdas..
Desplazanddo las celdass hacia la izquierda o haccia la derecha
a.

Observa co
omo desde aq
quí también te permite elliminar filas o columnas enteras.
e

Hacer clic sobre

s Acepta
ar.

Eliminar hojas de un
u libro de
e trabajo

Para elimin a, seguir los siguientes

nar una hoja s pa
asos:

Situarse en la hoja a eliminar.

Seleccionarr el menú Eliiminar de la pestaña Inic

cio.

Eligir la opcción Eliminarr hoja.

UNIDAD 9.
9 CORRE
ECCIÓN ORTOGRÁF
FICA

Vamos a ve er la herramienta Autoco

orrección de e Excel para que el programa nos co orrija autommáticamente
e
ores que se suelen come
ciertos erro eter a la hora
a de escribirr texto en una a hoja de cálculo, así co
omo manejarr
la correcciión ortográ áfica y dejar nuestras hojas de cá álculo libress de erroress lo que las s hace máss
presentable
es.

Configura
ar la Auto
ocorrecció
ón

Esta herram
mienta nos ayyuda a correegir automááticamente errores
e habiituales de escritura. Paara visualizarr
y poder moodificar algun
nas de las opciones
o de autocorrecciión asignada
as por defeccto, seguir lo
os siguientess
pasos:

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 57

7
Microsoft Office Excel 2007

Hacer clic en
e el Botón Office
O .

Hacer clic en
e el botón Opciones
O de
e Excel.

En el cuadro de diálogo
o que se abrirrá seleciona la categoría
a Revisión.

Aquí tienes muchas de las opcioness que concierrnen a la corrrección de te

extos en Exccel.

Veamos lass más importantes.

Haz clic en el botón de Opciones

O de Autocorre
ección...

e cuadro de diálogo Auttocorrección

Aparecerá el n como el qu
ue te mostram
mos más aba
ajo.

Página 58 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Si activas la
l casilla Co orregir DOs s MAyúsculas SEguida as, no perm
mitirá que a la hora de escribir una a
palabra las dos primera as letras esté
én en mayússcula y el res
sto en minússcula. Este es un error fre
ecuente a la
a
hora de esccribir, por lo que
q interesa que esta opción esté activada.

Si activas la
a casilla Pon
ner en mayú úscula la prrimera letra de una oración, Excel comprueba a la hora dee
escribir una
a frase, si la
a primera lettra está en mayúscula,
m en caso de que no lo eesté automátticamente la
a
cambiará. SiS escribimoss la frase to
oda con mayyúscula, no se
s cambiaráá. Esta opció
ón también interesa quee
esté activad
da.

Si activas la casilla Pooner en may yúscula los nombres de d días, en caso de enccontrar una palabra que e
corresponda a a un día ded la seman na, Excel poondrá automááticamente la primera le
etra en mayú
úscula. Esta
a
opción no siempre
s intere
esa que esté
é activada.

Si activas la
l casilla Co
orregir el us so accidenttal de bloq mayus, en n caso de empezar una a frase, si la
a
primera letra está en miinúscula y el resto en ma cel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está
ayúscula, Exc á
activado poor error y au
utomáticamente corrige ele texto y deesactiva la te
ecla. Esta o
opción interesa que esté é
activada.

La opción Reemplazar
R texto mienttras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferio
or del cuadro
o
de diálogo, donde se encuentran muchos de los elemen ntos comune es a sustituiir, de esta forma
f Excell
reemplazaráá el texto qu
ue coincida con
c alguno de d la column na de la izquierda por el texto que ap parece en laa
columna dee la derecha.

Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará

b con escribir en el recuadro
o Reemplaz zar: el errorr
frecuente que
q deseamo os que se corrija
c máticamente, en el recu
autom uadro Con: escribir la corrección
c a
realizar, y hacer
h clic en el botón Agrregar.

Si deseas eliminar
e algún
n elemento de
d la lista, se
eleccionarlo de
d la lista y hacer
h clic sobre el botón Eliminar.

A final cuan
ndo hayamoss configuradoo la autocorrección hacemos clic sob
bre el botón A
Aceptar para
a aceptar loss
cambios y cerrar
c el cuad
dro de diálog
go.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 59

9
Microsoft Office Excel 2007

Verificación de la ortografía
o

Excel dispo
one de un co
orrector ortog
gráfico que nos
n permitirá á detectar errrores ortográ
áficos dentro
o de nuestra
a
hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada a palabra en su diccio onario, y cualquier pala abra que no o
encuentre la considerará como pos sible palabraa errónea.

Evitar que hayan

h errores en nuestro
os textos es ahora
a muchoo más fácil. No
N obstante conviene saber que si all
revisar un documento,
d Excel no en
ncuentra ning o quiere deciir que, necesariamente, sea así. Ya
gún error no a
que hay errrores que Exxcel no puedde detectar puesto
p que dependen
d deel contexto, por ejemplo esta y estáá
como las doos palabras están
e en el diccionario
d s escribimos Esta hoja esta
si e bien, noo detectará el
e error en ell
segundo es sta.

Para correg
gir una hoja de
d cálculo o parte de ella
a, seguir los siguientes
s pa
asos:

Situarse en la primera celda

c de la ho
oja de cálcullo.

Seleccionarr la pestaña Revisar y eligir la opción

n Ortografía.

En caso de encontrar allgún posible error ortográ

áfico, aparec
cerá el cuadrro de diálogo
o Ortografía..

Observa co
omo en la baarra de título aparece el diccionario que
q está utilizando para corregir la ortografía,
o sii
queremos cambiar
c de diccionario
d porque el idio
oma es difere
ente o quere
emos utilizarr un dicciona
ario personall
con palabra
as propias, solo
s tenemo os que elegir el nuevo diccionario
d d la lista de
de esplegable del
d recuadro o
Idioma del diccionario
o:

En la partee superior ap parece un mensaje

m que
e nos advierrte de la pa
alabra que n
no ha encon
ntrado en su
u
diccionario, y por lo tantto puede serr errónea.

En el recuadro Sugeren
ncias: tenem
mos una lista con posibles
s solucioness a nuestra co
orrección.

cta, podremo
Si la palabrra es correc os utilizar cua
alquiera de lo
os siguientess botones:

Página 60 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

MITIR UNA VEZ para igno

OM orar esta pala
abra.

OM S para ignora
MITIR TODAS ar todas las ocurrencias
o de
d la palabra
a en la hoja d
de cálculo.

AGREGAR AL DICCIONA ARIO para añ abra al dicciionario que aparece en el recuadro

ñadir la pala o
oma del dicc
Idio cionario:

Si la palaabra es errrónea, y la a palabra correcta

c se encuentra en la lista a de Suge erencias: laa
seleccionaremos, si no se encuentra a en la lista de
d Sugerenccias la escrib
biremos dire
ectamente en n el recuadro
o
No está en el diccionaario:, y a con
ntinuación utilizaremos cu
ualquiera de los siguiente
es botones:

MBIAR para
CAM a sustituir la palabra
p errón
nea por la qu
ue hemos esscrito.

CAM MBIAR TOD ustituir todass las ocurrencias de la palabra erró

DAS para su ónea por la que hemoss
esccrito.

AUT TOCORREC CCIÓN para que ademáss de realizar la corrección en la hoja, la sustitució
ón se añada
a
a la
a lista de auto
ocorreccione
es, explicada
as en el punto
o anterior.

e los botoness anteriores, Excel seguirá con la co

Al utilizar cualquiera de orrección hasta el final, si
s encuentra
a
otro error noos volverá a avisar con un
u mensaje.

Cuando Exccel haya llegado al final del

d documen
nto nos avisa
ará, hacer clicc sobre el bo
otón Aceptarr.

UNIDAD 10. IMPRE

ESIÓN

Vamos a ver
v las diferrentes técniicas relacio onadas con n la impresión de datoos, como pu uede ser la
a
configuracción de las páginas
p a im
mprimir, la viista prelimin
nar para ver el docume
ento antes de
e mandar la
a
impresión y por supuestto la operació
ón de imprimmir los datos
s.

Vista preliminar

La vista pre
eliminar es una herramie
enta que nos
s permite viisualizar nue
estra hoja a
antes de imp
primirla.

Pero prime
ero es aconssejable ver la Vista de Diseño de e página pa ara poder ve
er los saltos
s de página,,
márgenes, encabezado
e s y pies de página,
p el forrmato comple
eto de la hoja
a.

Para visualizar la Vista

a de Diseño de página, seguir
los siguiente
es pasos:

Selecciona la pestaña Vista.

V

Elige la opcción Vista de

e Diseño de página.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 61

1
Microsoft Office Excel 2007

En el centrro de la venttana aparecerá una pág

gina de nuesstra hoja de cálculo. Ob
bserva comoo en la parte
e
inferior de la ventana nos
n informa que estamo
os visualizan
ndo la págin
na 1 de un ttotal de 1 página (Vista
a
previa: Página 1 de 1).

Desde esta vista podem

mos seguir tra mo hasta ahora, la única diferencia
abajando con la hoja de cálculo com d ess
que sabrem
mos cómo quedará en la hoja
h al imprim
mirla.

Una vez terrminado, parra ver la vistta preliminarr de la hoja en

e una págin
na utiliza la opción Vista
a preliminarr
que encontrrarás en el Botón
B Officee, haciendo clic
c en la flecha a la dereccha de Imprimir.

Página 62 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

La página se
s mostrará de
d este modo
o:

d una página, podremoss cambiar la página a visu

En caso de tener más de ualizar utiliza
ando los boto
ones:

para ir a la págin
na anterior. También
T podríamos pulsa
ar la tecla RE
E PAG del te
eclado.

a ir a la págin
para na siguiente. También po
odríamos pullsar la tecla A
AV PAG del teclado.

Si nuestra hoja
h sólo tien
ne 1 página éstos
é botone
es estarán de
esactivados.

Al situarse sobre la hojja, dentro de

e vista prelim ntero del rattón se convierte en una lupa, de tall
minar, el pun
forma que podremos
p am
mpliar o reducir cualquierr zona de la página.
p

Si nos situa
amos sobre cualquier
c parte de la pág
gina y hacemmos clic, se ampliará
a la p
parte de la pá
ágina donde
e
nos encontrramos situad
dos. Y si volvvemos a hace
er clic se volverá a visua
alizar la págin
na entera.

Esta operacción se puede realizar tam

mbién hacien
ndo clic sobrre el botón .

Si la hoja de
e cálculo se encuentra preparada
p pa ara la impresión, hacer cllic sobre el b
botón , para que
e
aparezca ell cuadro de diálogo
d Imprresión expliccado más ade elante.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 63

3
Microsoft Office Excel 2007

Si la hoja de
d cálculo neecesita algun
na modificacción de aspeecto, hacer clic
c sobre el botón , para
a
que aparezcca el cuadro de diálogo Configurar
C p
página explicado más addelante.

er a la hoja, hacer clic so

En caso de desear volve obre el botón
n para cerrar la Vista preliminar.

Cuando volvemos a nue estra hoja de

e cálculo, ap
parecerán unnas líneas discontinuas q
que nos indic
carán donde
e
hará Excel 2007
2 los salttos de página, estas líneas no se imp
primirán.

Configura
ar página

Antes de imprimir una a hoja de cá el 2007 nos permite modificar facctores que afectan
álculo, Exce a a la
a
presentacióón de las pág
ginas impressas, como la
a orientación ados y pies de página, tamaño dell
n, encabeza
papel, ...

Si deseamoos modificar algunos

a de lo
os factores anteriores,
a de
esde la vista deberemos hacer
a preliminar, d h clci en
n
el botón Co
onfigurar pággina...

Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar

C p
página desc
crito a contin
nuación. Diccho cuadro consta
c de 4
fichas.

La primera de las fichass se denominna Página y permite indic

car caracteríísticas como la orientació
ón del papel,,
el tamaño del
d papel que e utilizamos y otros parám
metros.

Página 64 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Selecciona la orientació
ón del papell, vertical u horizontal.
h (En
( la impressora se coloccará el papel siempre de
e
la misma fo
orma).

En el recuadro Escala nos

n permitiráá indicarle si deseamos que
q la salida a impresoraa venga deteerminada porr
un factor de escala (10 00%, 50%, 200%,...)
2 o bien ajustan ndo automátticamente la hoja en un n número dee
páginas esppecífico (una
a página de ancho
a por 1 de s imprimirá en una sola hoja,...).
d alto, así se

Observa coomo en la parte derecha disponemoss de un botón

n para ir a op
pciones esp
pecíficas de la impresora
a
seleccionad
da para impriimir.

Para modifficar los márgenes supe e las hojas a imprimir, utiilizar la ficha
erior, inferiorr, derecho e izquierdo de a
Márgenes.

En esta fich
ha podrás modificar
m los márgenes superior:,
s nferior:, derrecho: e izq
in quierdo: de las hojas a
imprimir.

Si la hoja tie
ene encabezzado: o pie de
d página:, también nos
s permite indicar a cuánto
os centímetro
os del borde
e
del papel qu ueremos que
e se sitúen.

q tu salida tenga centra

Si deseas que adas las hoja
as tanto horiz
zontal como verticalmentte, Excel nos
s lo realizará
á
automáticam
mente activa
ando las casillas Horizon
ntalmente y/o Verticalmente respecttivamente.

Para definir los encabe

ezados y pie
es de págin
nas se utiliza
a la ficha En
ncabezado y pie de pág
gina.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 65

5
Microsoft Office Excel 2007

En esta fich
ha tenemos dos
d recuadro os, que en nu uestro caso están vacíoss, ya que no hay ningún encabezado
o
ni ningún pie de páginaa asignado a nuestra ho o. En estos recuadros a
oja de cálculo aparece una muestra dell
encabezado o y pie cuand
do hay algun
no definido.

En el recua
adro Encabe ezado: aparrece el tipo de
d encabeza ado elegido,, en nuestro
o caso no ha
ay ninguno..
Pulsando la
a flecha de la
a derecha ap
parecerán poosibles encab
bezados a uttilizar.

Para modifficar el enca

abezado, haccer clic sobre
e el botón Pe
ersonalizar encabezado
e o...

En el recua
adro Pie de página:
p apaarece el tipo de pie de páágina elegido
o, en nuestro
o caso no ha
ay ninguno..
Pulsando la
a flecha de la
a derecha ap
parecerán po osibles pies de
d página a utilizar.
u

Para modifficar el pie de

d página, ha
acer clic sob
bre el botón Personaliza
P r pie de pág
gina...

Dentro del cuadro de diálogo Con

nfigurar pággina tenemo os la ficha Hoja
H que no
os permite definir
d cómo
o
queremos que
q se imprim
man los dato
os contenidoss en la hoja.

Página 66 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

En Área de
e impresión: podrás indicar qué rang
go de celdas
s quieres imp
primir.

En Imprimir títulos pod

drás activar cualquiera
c de
e las siguientes opcioness:

Repetir fila
as en extremo superio or para que en cada páágina que se
e imprima a
aparezca com
mo título de
e
columnas aquella fila qu
ue está indicada en ese recuadro.
r

Repetir collumnas a laa izquierda para

p que en cada página
a que se imp
prima aparezzca como título de la fila
a
aquella colu
umna indicad
da en el recu
uadro.

En el recuadro Imprimir podrás actiivar cualquie

era de las sig
guientes opciiones:

Líneas de división
d para
a imprimir las líneas que delimitan ca
ada celda de
e la hoja.

Blanco y negro
n por sii tenemos asignados co olores en nueestra hoja y vamos a utilizar una im
mpresora en
n
blanco y negro o no queeremos gastaar el cartucho de colores
s.

Calidad de e borrador para

p realizarr una impressión rápida pero
p menos bonita de nu
uestra hoja. Sólo tendrá
á
sentido si la
a impresora dispone
d de esta
e herramieenta.

mnas para imprimir los encabezados

Títulos de filas y colum e s de filas (loss números d
de filas de la izquierda) y
columnas (las letras de los nombress de las colum
mnas superio
ores) de la hoja.
h

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 67

7
Microsoft Office Excel 2007

Imprimir

Una vez nu uestra hoja esté preparrada para im

mprimir, es aconsejable guardarla,, y después
s, seguir loss
siguientes pasos:
p

Hacer clic sobre

s la opció
ón Imprimir del Botón Office.
O

n cuadro de diálogo desd

Se abrirá un de donde po
odremos cammbiar algunaa opción de impresión como puede
e
ser la impre
esora donde queremos que imprima o el número de copias de
eseadas.

En el recuadro Impres
sora, apare
ecerá el nom
mbre de la impresora que
q tenemo
os instalada en nuestra
a
computadorra.

En caso de desear cam mbiarla, haceer clic sobre la ombre: para elegir otra im
l flecha derrecha del No mpresora de
e
la lista desp
plegable que se abrirá.

Con el botó
ón Priopieda
ades podrem
mos cambiar algunas
a cara
acterísticas de
d la impreso
ora.

En el recuaadro Intervalo de págin

nas, tendremmos que indic
car si desea
amos imprim
mir Todas las
s páginas, o
bien sólo un
n rango de Páginas,
P esp
pecificándolo en Desde: y hasta

En el recuadro Imprimmir, podrás indicar si deseas

d imprrimir Todo el
e libro, o ssólo las Ho ojas activass
(seleccionadas o nuestrra hoja activva), o bien, Selección
S paara imprimir sólo los obje
etos seleccio
onados de la
a
hoja.

Por último en
e Número de
d copias: podrás
p ar el número de copias a realizar y si las quieres Intercala.
indica I

Puedes imp ente sin passar por este cuadro de diálogo hacciendo clic en
primir la hojja directame e la opción
n
Impresión Rápida que se encuentrra en eldesplegable Imprimir del Botó
ón Office.

Página 68 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

UNIDAD 11. GRÁFICOS

Introducc
ción

Un gráfico es la repres s datos de una hoja de cálculo

sentación grráfica de los c y faciilita su interrpretación.

Vamos a ve er en esta unidad, cómo o crear gráfiicos a partirr de unos datos

d introducidos en una
u hoja de
e
cálculo. La utilización de
d gráficos hace más sen ncilla e inmeddiata la interpretación de
e los datos. A menudo un
n
gráfico nos dice mucho más que una a serie de da
atos clasifica
ados por filass y columnass.

Cuando se crea un gráffico en Excel, podemos optar

o por crea
arlo:

- Como grá
áfico incrusttado: Inserta
ar el gráfico en
e una hoja normal
n como
o cualquier ottro objeto.

- Como hojja de gráficoo: Crear el gráfico

g en un
na hoja exclusiva para el
e gráfico, en
n las hojas de
d gráfico no
o
existen celd
das ni ningún
n otro tipo de
e objeto.

Veamos cómo crear de

e un gráfico..

Crear grá
áficos

Para inserta
ar un gráfico
o tenemos varias
v opcion
nes, pero sie
empre utiliza
aremos la se
ección Gráfiicos que se
e
encuentra en
e la pestaña a Insertar.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 69

9
Microsoft Office Excel 2007

¾ Es recoomendable que tengas selecciona ado el rang go de celda as que

quieres que particip
pen en el grá
áfico, de esta forma, Exc cel podrá geenerarlo
automááticamente. En
E caso conttrario, el gráffico se mostrrará en blancco o no
se creará debido a un
u tipo de errror en los da
atos que soliccita.

Como pued des ver exissten diversoss tipos de gráficos

g a nuestra
n dispo
osición.
Podemos seleccionar
s u gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos
un
interese paara que see despliegue o de los que se encu
e el listado uentran
disponibles.

En cada un no de los tipo os generaless de gráficos podrás enco

ontrar un enlace en
la parte infe
erior del listad
do que muesstra Todos lo os tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opcción equivald

dría a despllegar el cuaadro de diálo
ogo de
Insertar gráfico que se e la flecha de la parte inferior
e muestra al hacer clic en
derecha de la sección Gráficos.
G

Aquí puede
es ver listado
os todos loss gráficos dissponibles, se
elecciona un
no y pulsa A
Aceptar para
a empezar a
crearlo.

Si seleccionnaste un ran
ngo de celda as verás tu nuevo gráfic co inmediataamente y lo insertará en
n la hoja de
e
cálculo conn las caracte
erísticas pred
determinadas del gráfico o escogido. Si has decid
dido probar suerte y noo
tenías celda
as seleccionaadas, deberáás seguir leyyendo los siguientes aparrtados.

Página 70 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Añadir una
a serie de da
atos

e el más importante de todos

Este paso es t ya que
e en él definiremos qué datos
d querem
mos que aparezcan en ell
gráfico.

Una vez te bre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas pesstañas para mostrarnoss
engamos un gráfico sob
nuevas opcciones.

Si observam
mos la pestaña Diseño encontraremo
e os dos opcio
ones muy útiles:

Primero noss fijaremos en

e el botón Seleccionar
S d
datos. Desd
de él se abre el siguiente cuadro de diálogo:
d

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 71

1
Microsoft Office Excel 2007

Observa de
etenidamente
e el contenido de esta ventana.

Como ya he e la más importante porrque se enca

emos dicho es argará de gen
nerar el gráfiico.

Así pues tenemos un ca ampo llamaddo Rango de e datos del gráfico

g dond
de podremoss seleccionarr el rango de
e
celdas que se tomarán en cuenta pa ara crearlo. En el caso de
d la imagen, las celdas q
que se toma
aron eran 5 y
tenían los valores
v 445, 453,
4 53 y 345.
545, 45

Pulsa el botón y se
elecciona las celdas, auto
omáticamentte se rellena po de texto con
ará el camp c el rango
o
correcto.

Una vez ha ayamos acotado los dato

os que utiliza
aremos, Exc
cel asociará unos al eje horizontal (c
categorías) y
otros al eje vertical (seriies).

Ten en cue enta que hay gráficos que q necesitaan más de dosd series para poder ccrearse (por ejemplo loss
gráficos de superficie), y otros en ca
ambio, (comoo el que ves en la imagenn) se bastan con uno solo.

Utiliza el bo
otón Editar de las series para modific estra en la leyenda del grráfico.
car el literall que se mue

Del mismo modo también podrás modificar

m el rango de ce
eldas que se
e incluirán ta
anto en las series
s como
o
enlas categorías.

Haciendo clic en el botón Cambiar

na podremoss permutar los datos
fila/column
de las serie
es y pasarla
as a las cattegorías y
viceversa. Este
E botón actúa
a del missmo modo
que el que podemos encontrar
e en la banda
de opcion nes Cambiiar entre filas y
columnas (pestaña
( Dis
seño).

Si haces cllic en el bottón Celdas ocultas

o y
vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo desde
d donde
e podrás eleg
gir qué hace
er con las celdas que no
o
tengan datos o estén ocultas.
o

Modificarr las carac

cterísticas
s del gráfic
co

En la pestaña Presenta
ación podráss encontrar to
odas las opc
ciones relativvas al aspectto del gráfico
o.

Por ejemploo, podrás deecidir que eje

es mostrar o si quieres incluir una cuadrícula
c de fondo para poder leerr
d
mejor los re
esultados. To
odo esto lo encontraras en
e la secciónn Ejes:

Página 72 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Utiliza las opciones

o de la sección Etiquetas para
p establec
cer qué literrales de tex
xto se mosttrarán en ell
gráfico:

De todas foormas, recuuerda que puedes selecccionar las etiquetas

e de
entro del grá
áfico y arras
strarlas para
a
colocarlas en
e la posición
n deseada.

Desde esta sección tam

mbién podráss configurar la
a Leyenda del
d gráfico.

Finalmente destacarem mos las opcioones de la se

ección Fondo que te perrmitirán mod
dificar el mod
do en el que
e
se integrará
á el gráfico en el cuadro de
d cálculo.

La primera opción Área o, sólo estará

a de trazado á disponible para los gráficos bidimensionales (co
omo el de la
a
imagen de ejemplo
e ante
erior).

Cuadro Grá o interior del gráfico y Giro

áfico, Plano G 3D mod
difican el asp
pecto de los g
gráficos tridim
mensionaless
disponibles:

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 73

3
Microsoft Office Excel 2007

Excel 2007 ha sido dise

eñado para que
q todas suss opciones sean
s sencillas e intuitivass, así que después de un
n
par de pruuebas con cada
c una de estas opcciones entenderás perffectamente ssus comporrtamientos y
resultados.

Practica primero con unos cuantoss gráficos co

on datos al azar
a y veráss el provecho
o que puede
es sacarle a
estas caraccterísticas.

Para termin
nar de configurar tu gráficco puedes ir a la pestaña
a Formato, donde
d encontrarás la seccción Estilos
s
de forma (que
( utilizare
emos tambié én más ade elante para enriquecer la visualizacción de los objetos quee
insertemos)).

Estas opcio
ones te permitirán aplicarr diversos estilos
e sobre
e tus gráficoss.

Para ello, simplemente selecciona el

e área completa del gráfiico o de uno de sus componentes (árreas, barras,,
leyenda...) y luego haz clic
c en el esttilo que más se ajuste a lo que busca
as.

Si no quiere
es utilizar un
no de los pre
eestablecido
os puedes utilizar las lista as Relleno d
de forma, Contorno
C de
e
forma y Efeectos de forrma para perrsonalizar aú
ún más el esttilo del gráficco.

Modificarr el tamañ
ño de un gráfico

También pu
uedes selecccionar un elemento del grráfico para modificarlo.
m

Cuando tieenes un elem parecen diferentes tiposs de controle

mento selecccionado ap es que exp
plicaremos a
continuación:

Los contro oles cuadra ados esta

ablecen el
ancho y larrgo del objeeto, haz clic sobre
s ellos
y arrástraloss para modifficar sus dimensiones.

Haciendo clic y arrasstrando los controles

circulares podrás modificar
m su tamaño
mantiendo el alto y ancho que hayas
establecido, de esta foorma podrás escalar el
objeto y haccerlo más grrande o peq
queño.

ursor sobre cualquier

Coloca el cu c obbjeto seleccio
onado, cuand
do tome esta
a forma podráss
hacer clic y arrastrarlo
o a la posición deseada a.

Página 74 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Modificarr la posición de un gráfico

Excel te perrmite decidir la posición del

d gráfico en
n el documento.

Además dee poder establecer su tamaño y movverlo por la hoja de cálcculo también
n podrás es
stablecer su
u
ubicación.

az clic en el botón
Para ello ha b Moverr gráfico que
e encontrarás en la pesta
aña Diseño .

Se abrirá el siguiente cu
uadro de diállogo:

La primera opción Hojaa nueva te permite

p estab
blecer el grá áfico como una
u ueva. Tendrá
hoja nu ás la ventaja
a
de que no molestará
m en
n la hoja de cálculo,
c pero no podrás contrastar
c loss datos núme
ericos si la mantienes
m enn
una hoja a parte.
p Depen
nde del forma ato que quieras utilizar.

Escribe un nombre
n en la
a caja de texxto y pulsa Aceptar.
A

Utilizando la
a segunda opción, Objetto en, podrem
mos mover el
e gráfico a una hoja ya e
existente.

Si utilizas este
e método otante en la hoja y podrás situarlo en la posiciión y con ell
o, el gráfico quedará flo
tamaño que e tú eligas.

UNIDAD 12. IMÁGE

ENES

Introducc
ción

Una vez te engamos nuestro libro definido,

d poddemos mejo orarlo incluye
endo elementos gráfico
os, podemoss
añadir título
os WordArt, imágenes, fo
otografías, au
utoformas, ettc...

Los distinto
os elementoss gráficos (im
mágenes o dibujos)
d que se pueden
insertar en Excel son:

Imágenes desde
d archivo
o,

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 75

5
Microsoft Office Excel 2007

Imágenes prediseñadas
p s, pertenecie
entes a una galería
g que tiene Excel,

Autoformass, es decir, lín

neas, rectáng
gulos, elipse
es, etc, para diseñar
d nuesstros propioss dibujos,

SmartArt, va
arias plantilla
as para crear organigram
mas,

ótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar

WordArt, ró p con diversass opciones.

Sobre las im
mágenes y lo os dibujos pueden
p realizzarse multitud de operacciones, comoo mover, cop
piar, cambiarr
el tamaño, variar la inttensidad, etcc. Para ello disponemos s de varias barras de herramientas que iremoss
viendo, fund
damentalmente las pesta añas de Dise eño y Forma ato que vimo
os para los grráficos.

Con todos estos eleme

entos no hayy excusa parra no diseña
ar hojas de cálculo
c con u
una compon
nente gráfica
a
atractiva.

Insertar imágenes prediseña

adas

Para insertaar una image

en prediseña
ada del catálogo de Offic
ce o de nuestra propia co
olección debemos seguirr
los siguiente
es pasos:

- Hacer clicc sobre el bo

otón Imágen
nes prediseñadas de la
a pestaña
Insertar.

Nos aparecce el panel Imágenes

I p
prediseñadas a la derec
cha de la
pantalla.

- En Buscar en: podemos se eleccionar d

donde deseaamos que se e
realice la búsqued
da (Mis coleccciones, Cole
ecciones de Office, etc).

- En Los
L resultad dos deben ser:
s podemos especificarr qué tipo de
e
archivvos multimedia estamoss buscando (imágenes, fotografías,,
sonido, etc )

- En el
e recuadro Buscar: pod demos espe ecificar algun
nas palabrass
clavess para acota
ar más la bússqueda o dejjarlo en blannco para que
e
nos muestre
m todos los archivo
os disponible
es.

Por ejemplo
e al es
scribir "moto
ocicleta" apa
arecen la im
mágenes que
e
tengaan relación co
on ese conceepto, como ppuedes ver en
e la imagen
n
de la derecha.

- Cua ando ya ten

ngamos todo os los parám metros de la búsqueda
a
definidos pulsamo
os sobre el botón Buscar y nos aparecerá una a
lista con a previa con los archivos localizados.
c una vista

- Si hemos
h localiizado la ima
agen que bu uscabamos simplemente
s e
debemmos seleccioonarla de la lista y autom
máticamente se insertará
á
en la hoja de cálc
culo.

Página 76 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Al realizar búsquedas
b d imágeness puede que
de e el sistema solicite que insertes el CD-ROM de
e Office2007
7
para copiar la imagen a tu disco durro.

Insertar imágenes desde arc

chivo

También po odemos inse ertar imágen eñadas, com

sificadas como predise
nes no clas mo pueden se
er imágeness
fotográficass creadas por nosotros o descargadas desde internet.

ar cualquier archivo de imagen debe

Para inserta emos hacer clic en el
botón Imagen.

Nos aparecce un cuadro er la imagen desde el

o de diálogo para escoge
disco duro, Insertar ima
agen.

En la parte derecha mue

estra la vista a imagen seleccionada.
a previa de la

Una vez se eleccionadoo el archivoo que querem

mos importa
ar pulsaremo
os el botón IInsertar y la
a imagen se
e
copiará en nuestra
n hoja de cálculo.

Manipula
ar imágene
es

De forma general para manipular cuualquier obje

eto (imagen, dibujo, WorrdArt...) inserrtado en nue
estra hoja de
e
cálculo, deb
beremos seg
guir los mism
mos pasos:

Para mover un objeto tenemos qu ue selecciona

arlo haciendo clic sobre él, una vez seleccionad
do aparecerá
á
enmarcado en unos pu ontroladores de tamaño. Si posicion
untos, los co namos el puntero del rattón sobre ell

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 77

7
Microsoft Office Excel 2007

objeto, cam
mbiará de asp pecto a una flecha pareccida esta , sólo tienes que arrasstrar la imagen sin soltarr
el botón dell ratón hasta llegar a la posición
p dese
eada.

Para modifficar su tam maño, situar el cursor en n las esquinas del objeto y cuando cambie de forma
f a una
a
a, hacer clic y arrastrarlo para conseg
doble flecha guir el nuevo
o tamaño.

Para cambiar otras prop piedades del objeto debe

eremos utiliz
zar las opcio
ones definida
as para ese objeto
o y que
e
iremos viendo a lo largo
o del tema.

Para manip
pular una ima
agen podemo
os utilizar la pestaña Forrmato.

Mediante la
a barra de imagen se pue
eden realizarr las siguiente
es funcioness y modificacciones sobre la imagen:

¾ P
Permite cambiar la image macenada en disco.
en existente por otra alm

¾ Contrrol del contra

aste de la im
magen.

¾ Control del
d brillo de la imagen.

¾ Permite hacer volve agen a su estado orig

er a la ima ginal, antes de que le
e
hubiese
emos aplicad
do ningún cambio.

¾ Hace quue la image en se comp

prima, ocupaando muchoo menos espacio en ell
docume
ento de Exccel. Si ejecu
utas esta oppción es pos
sible que no
o puedas vo
olver al esta
ado original..
Ademáss la imagen puede
p perde
er resolución.

¾ Puedes re ecortar la im
magen utilizzando esta herramienta a, simplemente seleccio
ona el área
a
gular) de la imagen que quieras
(rectáng q mantener, el restto de deshecchará.

¾ Ro mite girar la imagen o voltearla horizo

otar. Te perm ontal o verticcalemente.
¾ Permitte elegir entrre los diferen
ntes bordes para
p la image
en.

¾ Estilos de imagen. Pe
ermite aplica
ar un estilo rrápido a la imagen para
a
hacerla más atractivva.

¾ Puedess aplicar dife

erentes estilos (muchoss de ellos e
en 3 dimens
siones) a tu
u
imagen utilizando esste menú de
e configuracióón.

Página 78 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Insertar Autoforma
A as y dibujo
os

7 dispone de herramien
Excel 2007 ntas que nos permiten realizar
nuestros propios
p dibu
ujos.

Si no eres muy hábil dibujando con

c el ratónn, no te preeocupes,
mediante la
as Formas dispondrás
d de multitud de formas listtas para
e permitirán realizar esquemas, dia
usar que te agramas de flujo, y
otros mucho
os gráficos.

Y si te gusta realizar tus propioss dibujos también dispo

ones de
rectas, curvvas ajustablles y dibujo
o a mano alzada
a para que tu
imaginación
n se ponga a trabajar.

Al hacer clic en el menú Formas aparecerá

a el listado de to
odas las
formas disp
ponibles en el
e programa.

Selecciona la que máss te guste y haz clic so obre ella, enseguida

podrás volvver a la hojja de calcullo y estable
ecer el tamaaño que
tendrá la forrma.

Para ello haz

h clic en una zona ded la hoja y sin soltar el ratón
arrástralo hasta ocupar toda la zona
a que quieress que tome la
a forma.

Modifica
ar dibujos

¾ Modific
caciones.

Los gráficoss y autoform

mas, admiten multitud de modificacionnes como giros
y cambios de
d tamaño y proporcione es. Para mod áfico lo primero
dificar un grá
que hay que hacer es e seleccionarlo, para ello
e hacer clic
c sobre él
é y
aparecerán unos puntoss de control a su alrededor.

Para modifiicar el tamaño, situar el cursor en los puntos de d control y, cuando

cambie de forma a una a doble flechha, hacer clicc y arrastrarlo para consseguir el
nuevo tama
año. Aquí vem mos el resulttado de arrasstrar hacia la
a derecha.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 79

9
Microsoft Office Excel 2007

Para man ntener la proporción mantener pulsada la tecla

MAYÚSCULAS mientra as se arrasstra desde una
u de las esquinas.
Como se puede ver en n esta image a hecho un poco más
en que se ha
grande que la original.

Algunos grá áficos también tienen un

u rombo am marillo que sirve para
l forma del gráfico. En este caso un triangulo
distorsionarr o cambiar la
isósceles see ha convertido en escale
eno.

Para girar el
e gráfico, se
eleccionarlo y hacer clic sobre el cirrculo verde
que vemos en la parte superior
s cenntral de la imágen, y movver el ratón
para hacerr girar el objeto,
o para acabar el proceso de ejamos de
presionar ell ratón.

También se
e pueden cam mbiar los collores de las líneas, el color de relleno
o, añadir efe
ectos de som
mbra y 3D, ....
Estas modifficaciones se
e pueden reaalizar a partirr de la pestañ
ña Formato..

Con estos iconos

i den realizar muchas de las accioness que ya vim
de la barra de dibujo se pued mos para lass
imagenes, además
a de estilos
e dos y de form
rápid ma.

Página 80 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

En esta imaagen se ha aplicado

a colo
or verde degrradado de fo
ondo, color azul
a del conto
orno, grosor de 3 ptos. y
tipo de conttorno disconttinuo.

¾ Añadir texto a un dibujo.

d

Se puede añadir texto o a un dibujjo mediante e el botón Cuadro

C de texto de la pestañ
ña Formato,,
deberemos hacer clic y arrastrar pa e cuadro de texto en la zona
ara dibujar el z en la q
que queremoos insertar ell
texto, y a co
ontinuación insertar el texxto.

Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un u

gráfico es haciendo
h clicc en el gráfico con el botón
b derechho
del ratón, para
p que ap
parezca el menú
m contexxtual, elegir la
l
opción Mod dificar textoo y automá áticamente nos
n creará el
e
cuadro de texto ajustá ándolo al espacio
e dispponible en el e
gráfico.

Aquí tienes un ejemplo de un dibujo

o con texto.

Insertar WordArt
W

Mediante WordArt
W se pueden
p ótulos dentrro de nuestra
crear títulos y ró a hoja de cá
álculo. Sólo te
enemos que
e
introducir o seleccionarr el texto al que queremmos aplicarle un estilo dee WordArt y automáticam mente Word
d
creará un objeto gráfico
o WordArt.

Una vez he emos aplicad do WordArt a un texto, dejamos

d de tener texto y pasamos a tener un gráfico,
g esto
o
quiere decirr que, por ejemplo, el co
orrector ortog
gráfico no de
etectará un error
e en un texto WordArrt, y también
n
que el texto
o WordArt seguirá las regglas de alinea
ación de los gráficos.

Para inicia
ar WordArt hacemos clicc en el botón
WordArt dee la pestaña Insertar.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 81

1
Microsoft Office Excel 2007

Al hacer clic sobre el icono aparecerá un lista ado con la Galería

G de WordArt
W co
omo la que vemos
v aquí..
Haciendo cllic selecciona
aremos el tip
po de letra qu
ue más nos guste.

e cálculo dispuesto para ser modifica

A continuacción se mostrrará el texto en la hoja de ado.

eleccionado texto previam

Si hemos se mente no será necesario
o teclearlo ya
a que apareccerá ya escritto.

También po
odemos elegir la fuente, el
e tamaño y el
e estilo del texto
t desde las
l pestañass Inicio y Forrmato.

Página 82 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Microsoft Office Excel 2007

UNIDAD 13. ESQUEMAS Y VISTAS

Introducción

Un esquema podríamos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de
mayor trascendencia del documento esquematizado.

Así pues, un esquema puede ser perfectamente un índice de un libro, donde vemos todos los puntos
tratados en el libro, también podemos ver como ejemplo de esquema el índice de este curso, el cual
contiene los puntos más importantes que se tratan en él y además está estructurado por niveles de
profundización sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el
tema.

Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.

- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados
para crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si
tenemos datos sobre las precipitaciones ocurridas a lo largo del año en toda España con las precipitaciones
mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. Pero si
únicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una estructura compuesta por
Producto---Precio, no disponemos de niveles suficientes para hacer un esquema.

- En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos,
debemos copiar los datos a otra hoja.

- Para crear esquemas automáticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado como
veremos más adelante.

Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automática.

Creación automática de esquemas

La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho
menos tiempo que haciéndolo manualmente.

Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automáticamente el esquema:

- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.

- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados.

Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características nos veremos obligados a definir el
esquema manualmente.

En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 83

Microsoft Office Excel 2007

Podemos ve er que existe

en subtotaless en las celdas B6, C6, D6,
D B11, C11 1, D11, B20,, C20, D20 y la columna a
a de subtotales correspondientes a la
E está llena as filas donde se encuen
ntran. En las celdas B21,, C21, D21 y
E21 son loss totales de lo
os subtotaless.

En este ejemplo pode emos hacer un esquem ma tanto de

e filas como o de column
nas, puesto que se ha a
organizado los subtotalles de cada comunidad autónoma (filas)
( y se ha
h calculado
o los subtota
ales de cada
a
trimestre (co
olumnas).

Por tanto, como

c ya tene
emos los dato
os vamos a realizar
r el es
squema.

Para ello nos

n situamoss sobre una celda cualq quiera y sele
eccionamos la opción A ma del menú
Autoesquem ú
Agrupar quue se encuenntra en la pesstaña Datos.

Automáticamente, Exce
el nos genera
a los niveles del esquema
a como pode
emos ver a ccontinuación::

Página 84 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

En la image en anterior podemos

p verr que ahora aparecen unas líneas en
e la zona izzquierda de las celdas y
otra línea so
obre las colu
umnas de la tabla.
t

Además, ve
emos en la esquina sup n indican cuántos nive
perior izquierrda unos números que nos eles tiene ell
esquema.

Por columnas podemoss ver que exissten dos nive

eles:

- La tabla de
esplegada por completo

- y la tabla con
c los datoss trimestraless.

Por filas ten

nemos tres niveles:

- La tabla de
esplegada co
ompletamen
nte

- Por autono
omías

- y solo por España.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 85

5
Microsoft Office Excel 2007

Para comprimir y expaander el esqquema sólo tenemos

que hacer clic mbolos - y + de cada nive
c en los sím el.

Por ejemplo o, en la tabbla del ejem

mplo, si hace
emos clic
sobre el - encima del primer trime estre, comprrimiremos
ese trimestrre, si hacem
mos lo mismoo sobre los niveles
n de
cada autonnomía, el essquema se nos quedarría como
podemos ve er en la imaggen.

Creación manual de
d esquem
mas

La segunda
a opción es la
a de crear el esquema manualmente
m .

Para crear un esquema a manualmente debemoss crear grup

pos de filas o de columnas dependie
endo del tipo
o
de esquema a que queram
mos hacer.

Para crear un grupo de ebemos sele eccionar las filas (selecc

cionando loss números d de las filas) o columnass
(seleccionando las letra
as de las colu
umnas) de la
as cuales vay yamos a creaar un grupo, pero no debbemos incluirr
las filas o co
olumnas que
e contengan fórmulas de sumario.

Una vez seleccionadas las filas o co

olumnas vam
mos al menú
ú Agrupar de
e la pestaña Datos y selleccionamoss
Agrupar.

Para trabaja
ar un poco más
m rápido po s para agrupar y desagru
odemos utilizzar las teclas upar.

Para agrupa
ar, una vez tengamos el grupo selecccionado pres
sionamos Altt+Shift+Flec
cha derecha
a.

Para desagrupar, una vez tengamoss el grupo se

eleccionado presionamos
p s Alt+Shift+F
Flecha izquierda.

Borrar y ocultar un esquem

ma

¾ Borrar un esquema
a.

Para borrar un esquema debemo n Desagrupar y selecccionar la opción Borrarr

os acceder a la opción
esquema.

Antes de elliminar un essquema, deb

bemos estarr seguros de e que es lo que
q realmennte deseamo
os, pues una
a
vez dada laa orden, Exccel no nos ofrece
o la posibilidad de deshacer. Así
A pues si no estamos seguros de
e
querer eliminar el esque
ema es mejo
or ocultarlo.

Página 86 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

¾ Ocultarr un esquem
ma.

Al ocultarlo lo que haceemos es oculltar las marcas que nos ayudan

a a expandir/contra
aer un esque
ema, pero ell
esquema sigue
s estand
do activo, para
p ema basta con presion
ocultarr un esque nar las tecla
as Ctrl+8 y
automáticam mente desap parecen las marcas dell esquema, para volverlas a mostra ar volvemos a pulsar la
a
combinación de teclas Ctrl+8.
C

Ver una hoja en va

arias venttanas

Suele suced der de forma

a muy común que al esta ar realizando
o hojas de cálculo vayammos ampliando cada vezz
más el cammpo de visiónn de la panta
alla, llegando
o a ocupar más
m de una página
p por ho
oja, y cuandoo se trata de
e
estar coteja
ando datos re
esulta bastannte incómodo o tener que desplazarse
d cada vez dee arriba hacia
a abajo o dee
un lado al otro.
o

Vamos a ve
er las distinta
as opciones que Excel 2007
2 nos ofre
ece para min
nimizar el pro
oblema y as
sí trabajar de
e
una manera
a más cómod da con los da
atos introduccidos.

Podemos utilizar la opcción de ver la

a misma ho s ventanas, o utilizar la opción de ve
oja en varias er la misma
a
hoja en varrios paneless.

Para ver la misma hoja a en varias ventanas, debemos

d acc
ceder a la peestaña Vista y pulsar el botón
b Nuevaa
ventana, si la ventana que teníam mos estaba maximizada
m no nos daremos cuenta a de que ha aya ocurrido
o
algún cambbio en la ventana, pero si
s nos fijamoss en la barra
a de título po
odemos ver qque ahora ell nombre dell
documento además tien ne añadido al
a final ":2" ind
dicando que es la segunda ventana ddel mismo do ocumento.

Para ver la
as dos venta
anas al mismmo tiempo hacemos clic c en Organizzar
todo y se eleccionamo
os Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascad da,
dependienddo de como estén
e situado
os los datos en la hoja.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 87

7
Microsoft Office Excel 2007

Ahora pode
emos desplazzarnos sobre
e una ventan
na independie
entemente de la otra.

Dividir un
na hoja en
n paneles

Podemos utilizar tambié

én la opción de
d dividir la
a hoja por pa
aneles.

Si no nos gusta
g lo de te
ener varias ventanas
v ab
biertas en la pantalla, podemos utiliza
ar la opción de dividir la
a
hoja en 2 ó 4 paneles.

Para dividirr la hoja en paneles poddemos hacer clic en el botón

b Dividiir en la pesttaña Vista y
automáticam a vertical y ottra horizontal las cuales p
mente nos aparecen doss barras, una podemos desplazar para a
ajustar el ta
amaño de lass porciones de
d ventana a nuestro gus sto.

Página 88 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Otra opción
n para definirr los paneles y dividir la pantalla
p a nue
estro gusto es
e utilizando las barras de
d división:

Tenemos do
os disponible
es:

- La barra de
d división horizontal quee aparece en n la barra de
e desplazam miento vertica
al arriba del todo.
t All
situar el pun
ntero del rató
ón sobre la línea
l gris que está encimma de la flecha de desplaazamiente ell puntero dell
ratón toma el aspecto , indicando
o el desplaza
amiento haciia arriba y ha
acia abajo..

- La barra de
d división vertical
v que aparece
a en la barra de desplazamien
d nto horizonta
al a la derec
cha del todo..

Al sittuar el punte
ero del rató
ón sobre la línea gris vertical
v que está a la derecha de la
l flecha de
e
desplazamiento, el punttero del rató
ón adopta la forma , indicando el desplazamie
ento de la ba
arra hacia la
a
derecha y hacia
h la izquierda.

Inmovilizzar paneles
s

Podemos utilizar la opciión de inmov

vilizar los paneles.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 89

9
Microsoft Office Excel 2007

Si lo que noos interesa es

e dejar inm
móviles las ca abeceras de los datos y así desplazarnos unicam mente sobre e
los datos te
eniendo siemmpre disponib
ble la vista de
e las cabece
eras, podemoos utilizar la o
opción de inmovilizar loss
paneles.

Para realiza
ar esto, simp
plemente de espliega el menú
m vilizar paneles que se e
Inmov encuentra en
n la pestaña
a
Vista. Si te
e interesa mantener
m la primera
p fila (como
( cabec
cera) o la primera colum
mna (para que ejerza la
a
misma funcción) seleccio
ona la opción
n corresponddiente

En el caso de que lo qu n se encontrase en esa

ue quisieses inmovilizar no as posicioness selecciona
a el rango de
e
celdas y pulsa
p la opción Inmov vilizar pane eles. La zona seleccionada podrá á desplazars se, el restoo
permanecerrá inmoviliza
ado.

Para desacctivar la inmo

ovilización de
e los paneless vuelve a se
eleccionar essta opción y haz clic sobre Movilizarr
paneles.

UNIDAD 14. IMPOR

RTAR DAT
TOS A EXC
CEL

ción
Introducc

En muchass ocasioness tenemos la necesidad ar en Excel con datoss procedente

d de trabaja es de otrass
aplicacioness. Tenemos dos alternatiivas:

- Introducir de nuevo loos datos en un libro de trabajo, con el consumoo de tiempo que ello implica más ell
riesgo de in
ntroducir erró
óneamente lo
os datos al in
ntroducirlos manualmente
m e.

- Utilizar alg
gunas de las herramienta
as disponible
es en Excel para
p importarr datos.

Para imporrtar datos ex

xternos a Exxcel disponemos básicam
mente de doss opciones:

- Utilizar ell portapape dows, es de

eles de Wind os datos de la aplicación externa y pegarlos en
ecir, copiar lo n
una hoja dee Excel.

- Importar datos
d de otrro archivo que
q no tiene que ser nece
esariamoente
e del formato
o Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el

e contrapunto de ser má
ás laboriosa y tediosa.

Página 90 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

La segunda a opción ess más rápida, pero pue

eden surgir problemas de
d compatib
bilidad depe
endiendo dell
formato del archivo a im
mportar.

El problema a fundamenta al de la impo

ortación de datos
d externo
os, hemos dicho que es debido al forrmato de loss
propios arcchivos, esto quiere decir que cada aplicación genera
g un archivo
a con un formato propio para a
identificar mejor
m enido de los datos, por ejemplo
el conte e Exceel al generar un archivo .xxls no solam
mente guardaa
los datos quue hemos in ntroducido sin
no que lo guuarda con unn formato especial para iinterpretar el documento o
en su plenittud, de esta manera sab be exactame ente dónde están
e las fórrmulas, qué fformato esté
ético tiene ell
documento,, etc.

Además de e esto, al imp

portar datos de una apliccación externa debemoss tener en cu
uenta que pu
ueden surgirr
los siguiente
es fallos:

- Algunas de las fórmula

as no ajustan
n correctame
ente.

- El formato
o no se ajusta
a al original.

- Las fórmulas y funcion

nes que no entiende no la
as copia.

Pese a todo
os estos con ntratiempos, siempre
s es mejor
m intenta
ar realizar un
na importació
ón y después
s comprobarr
si todo ha salido correectamente. A no ser qu ue la cantidaad de datos no sea demasiado exttensa y noss
decantemoss por utilizar el portapape
eles.

Utilizar el
e asistentte para importar tex
xto

Cuando deccimos archivvos de texto nos estamos refiriendo a archivos que q no tienen
n formato, lo
os conocidoss
como archiivos de textto plano (AS SCII); los arrchivos de te
exto con form
mato como los de Word (.doc) o loss
(.rtf) tienen otra forma de importarse
e a Excel que m adelante.
e veremos más

Pero para im
mportar arch
hivos de texto
o con el asisttente podem
mos hacerlo de
d dos forma
as distintas:

- Podemos acceder a la a pestaña Datos y selecccionar uno de

d los tipos de orígeness de datos qu
ue podemoss
encontrar en esta secció
ón.

- O accederr mediante el Botón Office - Abrir y donde pone

e Tipo de dattos seleccionar Todos lo
os archivos
s
(*.*).

A continuacción en ambo
os casos se sigue
s el mism
mo procedim
miento.

Nos aparecce un cuadro de diálogo para

p seleccio vo a importar.
onar el archiv

e archivo de texto apareccen una serie de tres pantallas corre

Una vez seleccionado el espondientes
s al asistente
e
para importar texto.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 91

1
Microsoft Office Excel 2007

En la ventan
na del Asitente para importar texto
o -Paso 1 , aparecen variias opcioness:

Podemos inndicar si el texto importtado tiene lo s o no para que Excel sepa donde
os Campos delimitados e
empieza un
n campo y dó ónde acaba.

Podemos in
ndicar a partir de qué fila s importar por si querem
a queremos mos descartar títulos, por ejemplo.

Y también podemos
p deccidir el Orige
en del archiv
vo.

Página 92 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

En la segun
nda pantalla del asistente
e podemos elegir
e los sep
paradores de los datos.

Por defectoo viene marca ado el separrador de Tab

bulación. En
n la imagen podemos
p verr que lo que hay en cada a
línea lo incluye en un sólo campo, estoe es debido a que no
o hay signos de tabulació
ón en el textto por lo que
e
todo lo escrrito lo pone en
e un sólo caampo.

Si hubierammos seleccion nado Espacio, el carácteer espacio en

n blanco delimitaría los ccampos es decir que noss
aparecerían n varias coluumnas (varios campos), en la primerra estaría loss números que empiezan n cada línea
a
(13, 2, 28,...), en la segu
unda la prim
mera palabra de cada líne
ea (fantasma as, policias, d
dias, dias, se
egundos), en
n
la siguiente otra palabra a (nada, rebe
eldes, despues, y, nada) y así sucesivvamente.

Cuando utilizamos esta opción (sseparar con espacios en blanco), es e convenie ente activar Considerarr
separadorees consecuttivos como uno solo, essta opción hace que si por ejemplo sse encuentran dos o máss
caracteres separadores
s omo uno sólo. En el ejem
s juntos, los considera co mplo anterio
or, vamos a suponer
s quee
en la prime
era línea ten
nemos dos espacios en n blanco enttre 13 y FANNTASMAS, si activamos s Espacio y
dejamos deesactivada la
a casilla Considerar separadores co onsecutivos s como uno solo, Excel colocará 133
en la primeera columnaa y FANTAS SMAS en la tercera, mientras que si activamos la casilla Considerarr
separadorees consecuttivos como uno solo, la ANTASMAS se colocará en la segunda columna,,
a palabra FA
como podem mos apreciar en la siguie
ente imagen.

Para continuar con el assistente pulsamos sobre Siguiente>..

En la tercerra y última pantalla

p del asistente,
a po
odemos selec
ccionar el Fo
ormato de los datos. Normalmente
N e
Excel puedde determina ar el tipo dee los datos de una coluumna por lo os valores ccontenidos en
e ella, pero
o
podemos ca ambiar ese fo ormato si no
o nos parece el más adeccuado.

Para ello sólo

s tenemoss que hacerr clic en la columna pa ara seleccion
narla (aparece con fond do negro), y
seleccionar el formato en
e la sección
n Formato de e los datos en columna as. Esta seccción también
n nos sirve sii
no queremoos importar la
a columna enn nuestra hooja (No impo
ortar column na (saltar)).

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 93

3
Microsoft Office Excel 2007

En el botón
n Avanzadas s podemos completar
c cie
etas características para
a los número
os como los separadores
s s
de decimale
es y millares y la posición
n del signo en
e los negativvos.

Una vez ha ayamos com mpletado o co omprobado la l definición, pulsamos sobre

s Finalizar para que termine ell
asistente e importe los datos.
d Si de lo contrario, creemos quue se nos ha olvidado alg
go, podemoss volver a lass
pantallas an
nteriores pulssando el botó
ón <Atrás.

Nos aparecce un cuadro de diálogo preguntándo

p nos dónde deseamos
d mportar los d
Im datos.

Marcamos Hoja
H de cálc nte y la celda
culo existen a =$A$1, paara que los im
mporte a parrtir de la celd
da A1 o bien
n
podemos im
mportar los datos en una nueva hoja dentro
d del lib
bro.

Pulsamos sobre
s ar y aparecerán los datoss importados
Acepta s en la hoja.

La secció
ón Conexiones

Deesde esta sección en la pestañaa Datos po odremos acc ceder a lass

op
pciones de Conexión con
c archivoss externos d
de los cuale
es hayamoss
im
mportado algú
ún dato.

Haciendo clic
c en la opción Pro
opiedades veremos
v es
ste cuadro de diálogo donde enc
contraremoss
propiedadess muy útiles::

Página 94 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

En la secciión Control de actualizzación pode

emos hacer que
q Excel actualice
a automáticamente los datoss
insertados en la hoja de
d cálculo cada
c vez que
e se abra el
e libro (marccando la cassilla Actualizar al abrirr
archivo).

Si los datoss almacenado os en el fichero origen han cambiado

o, estos cammbios quedarrán reflejados s en nuestra
a
hoja de cálcculo. Esto ess posible porrque Excel almacena
a en el libro de trrabajo la deffinición de la consulta de
e
donde son originarios
o lo
os datos impo ortados, de manera
m que puede ejecu utarla de nuevo cuando se s desee.

Si marcamo os la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez qu ue se vayan a actualizarr
los datos im
mportados, Excel
E nos peedirá de qué
é fichero cog
ger los dato
os, sino los ccogerá direc
ctamente dell
archivo quee indicamos cuando imp portamos por primera ve ez. Esta opcción puede sser útil cuan
ndo tenemoss
varios archivos con da atos y en ca ada momento queremos s ver los daatos almaceenados en unou de esoss
ficheros.

En la sección Definición de cons sulta tenem mos activada por defecto o la casilla Guardar de efinición de
e
consulta para
p que Exccel guarde esta
e definición y pueda actualizar los datos cu uando se lo pidamos, sii
mos el libro, Excel no pod
desactivamos esta casillla y guardam drá volver a actualizar lo
os datos exte
ernos porque
e
éstos serán
n guardados como un ran ngo estático de datos, dig
gamos que ses perderá el enlace con el origen dee
la importación.

Por último, en la sección Diseño y formato

f de datos podem e a Excel qué debe de hacer cuando
mos indicarle o
actualiza loss datos.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 95

5
Microsoft Office Excel 2007

¾ Volviendo a la sección Conexiones, también nos permite actualizar manulamente los datos importados
de un archivo externo.

Para ello, haz clic en la opción Actualizar que se encuentra en el desplegable Actualizar todo. Si escoges
la opción Actualizar todo, todos los origenes de datos se actualizarán.

Importar datos de Word a Excel y viceversa

¾ Importar datos de Word a Excel.

A veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algún tipo de fórmula a los
datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en un libro de Excel.

Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.

- Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.

- Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el
botón Copiar.

- Ahora en Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.

- Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. Es posible que nos
advierta de que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja, pulsamos sobre Aceptar y nos pegará la
tabla con el mismo formato que la teníamos en Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla lo
podemos eliminar utilizando las opciones de este menú: .

¾ Importar datos de Excel a Word.

Al importar datos de Excel a Word además de lo visto anteriormente podemos hacer que los datos queden
vinculados, es decir que además de copiar los datos de Excel en un documento de Word si realizamos
algún cambio en la hoja de Excel, este cambio queda reflejado en el documento de Word.

Para realizar este proceso:

- Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel.

- Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + Co desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón
Copiar.

- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + Vo desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar.

Página 96 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Después de pegar loss datos en Word nos

aparece un
n indicador de pegado donde
podemos ve
er las distinta
as opciones.

Por defectoo nos conse erva el mism

mo formato
que tenía en la hoja de Excel.

Si lo querem
mos insertar en una tabla
a podemos
escoger la opción Hace er coincidirr estilo de
tabla de deestino.

Y si querem
mos vincularr los datos de
d Excel para que se actualicen
a en
n Word pode
emos escoger la opción
n
Conservar formato de origen y vin ncular a Exc
cel.

Importar datos de Access

También disp
T ponemos de un botón qu
ue nos permiitirá importarr
d
datos directa
amente de consultas y tablas de e Microsoftt
A
Access.

Pulsando De
P esde Accesss, aparecerá
á el diálogo
o Abrir para
a
q
que elijamos de qué basse de datos deseamos importar loss
d
datos, u una
a vez elegid
da la base,, yna lista de tablas y
consultas.

mos una tabla o consulta

Seleccionam a y pulsamoss Aceptar.

En la siguie ente ventanaa podemos elegir cómo ver los dato os en el

libro, entre las opcion nes que ya conocemoss, o si prefferiomos
incluirlos en do su posición, o en una nueva
n la hoja acttual, indicand
hoja del librro.

Pulsando en e Propied dades, podrremos podrremos mdifficar las

ón o cuando se debe
propiedadess de la conexión, como la Descripció
actualizar.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 97

7
Microsoft Office Excel 2007

Importar de una pá
ágina Web
b.

Otra herramienta para im

O mportar dato
os, nos perm
mite obtenerr
d
datos Desde Web.

Pulsando sob
P bre ella, se abrirá una ventana del navegador,,
d
donde se maarcan con fleechas amarillas las tabla
as existentess
e la página web.
en w

Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre lass flechas.

En el botón
n Opciones.... de esta ventana, podremos elegirr por ejemplo, si importa
ar o no el fo
ormato de la
a
tabla.

Ten en cuenta que aunq

que no se ve
ean los borde
es, la mayoríía de las web
bs están estrructuradas co
on tablas.

Una vez fina

alizada la ele
ección, pulsa
amos Importtar.

Veremos en
ntonces la misma
m ventan
na que con Access,
A dond
de elegir si im
mportar en la
a hoja o en una
u nueva, y
donde podremos modificar en Prefe
erencias las opciones de
e actualizacióón de la cone
exión.

Página 98 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Microsoft Office Excel 2007

Otra forma rápida de hacer esto, es directamente seleccionar la tabla en nuestro navegador, copiarla con
Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Después podremos modificar el formato y si queremos que haya
actualización.

Importar de otros programas.

La mayoría de tablas que nos encontremos en otros documentos, y podamos seleccionar y copiar, Excel
nos permitirá pegarlas en una hoja de cálculo. En algunos nos permitirá crear conexiones de actualización y
en otros no. Y otros programas nos permitirán exportar tablas directamente a Excel. Por ejemplo, si
navegamos con Internet Explorer, al hacer clic derecho sobre una tabla, en el menú contextual
encontraremos la opción Exportar a Excel, que volcará los datos de la tabla en una nueva hoja de cálculo.

UNIDAD 15. TABLAS DE EXCEL

Introducción

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos
almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de
datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255
campos y 65535 registros.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que
permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos.
Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se refire a las tablas como listas.

A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.

Crear una tabla

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 99

Microsoft Office Excel 2007

- Selecciona
ar el rango de
d celdas (co
on datos o va
acías) que qu
ueremos incluir en la lista
a.

- Selecciona
ar del Tabla en la pestañ
ña Insertar.

ón el cuadro de diálogo Crear

Aparecerá a continuació C tabla .

Si nos hemo
os saltado el paso de seleccionar pre
eviamente las celdas, lo podemos ha
acer ahora.

- Si en el ra
ango seleccioonado hemoos incluido la
a fila de cabe
eceras (reco
omendado), a
activaremos la casilla de
e
verificación La lista tien
ne encabeza
ados.

- Al final haccer clic en Aceptar.

A

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos

p verr que en la banda
b de op
pciones aparrece la pesta
aña Diseño,,
correspondiente a las Herramientas
H s de tabla:

Y en la hojja de cálculo aparece ene rango se

eleccionado
con el forma
ato propio de
e la tabla.

Página 100
0 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Modificarr los datos

s de una tabla
t

Para modificar o introdu

ucir nuevos datos
d en la ta
abla podemo os teclear dirrectamente lo
os nuevos valores sobree
la ella, o bie
en podemos utilizar un fo
ormulario de datos. Esta segunda op pción viene mmuy bien sob
bre todo si la
a
lista es muyy grande.

nemos la siguiente lista con

Veamos un ejemplo, ten c informac
ción de nuesttros amig@ss.

Un formula s es un cuad
ario de datos dro de diálog
go que permite al usuario
o escribir o m
mostrar con facilidad
f una
a
fila entera de
d datos (un registro).

Para abrir el
e formulario de datos, tenemos qu
ue posicionarnos en la lissta para que
e esté activa,, y pulsar en
n
el icono Forrmulario .

Como esta opción no está directamente dispo onible en la Cinta de

opciones, podemos añ ñadirla a la Barra de acceso
a do, de la
rápid
forma que ya
y vimos. Pulsando el Bo otón Office > Opciones de Excel
> Personallizar, y Agre o Formulario..., en la se
egar el icono ección de
Comandos s que no están en la cinta de opciones.

Al crear el formulario, disponemoss de siguienttes

botones:

Nuevo: Sirvve para introd

ducir un nue
evo registro.

Eliminar: Eliminar
E el reg
gistro que esstá activo.

Restaurar: Deshace loss cambios effectuados.

Buscar antterior: Se de
esplaza al reg
gistro anterio
or.

Buscar siguiente: Se
S desplaza
a al siguien
nte
registro.

Criterios: Sirve
S para ap
plicar un filtro
o de búsqued
da.

Cerrar: Cierra el formula

ario.

Para cambiar los datos de un registro, primerro nos posicionamos sobbre el registrro, luego recttificamos loss
datos que queramos
q (p
para desplazarnos por loos campos podemos utiliizar las tecla
as de tabulacción), si noss
hemos equivocado y no o queremos guardar los cambios ha acemos clic en
e el botón Restaurar, si s queremoss
guardar los cambios pulsamos la teccla Intro.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 101

1
Microsoft Office Excel 2007

Para crear un nuevo re egistro, haccemos clic enn el botón Nuevo, Excel se posicionaará en un re
egistro vacío,,
sólo nos quedará rellena staurar para aceptar o ca
arlo y pulsarr Intro o Res ancelar respe
ectivamente.

Después de e aceptar Exxcel se posiiciona en un

n nuevo registro en blan
nco por si q
queremos ins
sertar varioss
registros, un
na vez agreg
gados los reg
gistros, hace
er clic en Cerrrar.

Para busca ar un registtro y posicio é podemos utilizar los botones Bus

onarnos en él or y Buscarr
scar anterio
siguiente o ir directam
mente a un reegistro concreto introduc
ciendo un crriterio de bússqueda. Puls
samos en ell
botón Criteerios con lo cual pasammos al formu ulario para introducir
i el criterio de búsqueda, es
e similar all
formulario de
d datos peroo encima de la columna de
d botones aparece
a la pa
alabra Criterrios.

o, si buscamos un registrro con el valor Ana en el

Por ejemplo e campo Nom mbre, escribbimos Ana en Nombre y
pulsamos el
e botón Buscar Siguien nte, Excel vuelve al formuulario de dattos y nos po
osiciona en el
e registro de
e
nombre Anaa.

Modificarr la estruc
ctura de la
a tabla

Pulssando en el icono Camb biar tamaño ded la tabla, p

podemos seleccionar un
n
nueevo rango de e datos. Pero
o si la tabla contiene enccabezados, estos deben
n
permanecer en n la misma posición, assí que sólo podremos aumentar y
dism
minuir filas.

Podemos modificar
m dire
ectamente el
e rango de filas
f y colum ndo o encogiendo la tab
mnas, estiran bla desde su
u

esquina infe
erior derecha
a.

Cuando neccesitemos aññadir una fila

a al final de la tabla para
a continuar introduciendo
i o datos, sólo
o tendremoss
que pulsar la
l tecla TAB desde la últtima celda y aparecera una fila nuevaa.

Si necesitaamos inserttar filas y columnas entre las filasf

existentes de n posicionaremos en la
d la tabla, nos a primera ce
elda
que querremos dessplazar y elegiremoss la opc ción
correspondiente desde el menú In nsertar, en la pestaña de
Inicio o en el menú con
ntextual de la
a tabla.

Para eliminar filas o collumnas, deberemos posiicionarnos so obre una cellda, y

elegiremos Filas o Columnas de la l tabla en el
e menú Elim minar, dispo
onible
en la pestañ
ña de Inicio y en el menúú contextual de la tabla.

Seleccionanndo una celd da, fila o collumna, y pulsando la tec

cla SUPR, eliminamos
e lo
os datos selleccionados,,
pero no la estructura
e de
e la tabla.

ar la tabla co
Para elimina ompleta, sele
eccionamos toda
t la tabla y pulsamos SUPR. Si de
eseamos elim
minar la
estructura d ela tabla, pero conserva e la hoja, entonces pulssamos
ar los datos en en la
pestaña de Diseño de la tabla.

Página 102
2 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Estilo de la tabla

Una forma fácil de darr una combinación de colores

c a la tabla que reesulte elegaante, es
escogiendo
o uno de los estilos
e efinidos, disponibles en la
prede a pestaña Disseño de la ta
abla.

En Opcio ones de estilo de la tabla, podemo os marcar o

desmarcarr otros aspectos, como qque las columnas o filass
aparezcann remarcada as con bandas, o se muestre un n
resaltado especial
e l primera o última colum
en la mna.

Las banda
as y resaltado
os dependerrán del estilo
o de la tabla.

Por lo demáás, a cada ceelda se le po

odrán aplicarr los colores de fuente y fondo, fondo
o condiciona
al, etc. que a
cualquier ce
elda de la ho
oja de cálculo
o.

mbiado el estilo, y se han

En está tabla, se ha cam n marcado la
as opciones Primera
P y Úlltima colum
mna

Ordenar una tabla de datos

A la hora de
e ordenar un na tabla, Exccel puede hacerlo de form
ma simple, es
e decir, orde
enar por un único
ú campo
o
u ordenar la
a lista por differentes cam
mpos a la vezz.

Para hacer una ordena ación simple, por ejemp plo ordenar la lista anterior por el primer apellid
do, debemoss
posicionarnos en la collumna del primer apellid
do, después podemos accceder a la pestaña Dattos y pulsarr

sobre Orde
enar... y escooger el criterrio de ordena
ación o bien pulsar sobre
e uno de loss botones de la
a
sección Ord
denar y filtrrar para que e la ordenacción sea ascendente o descendente
d respectivam
mente. Estoss
botones también están n disponible es al desple a que aparece pulsand
egar la lista do la pesta aña junto all
encabezadoo de la colum
mna.

Para ordena
P ar la lista po
or más de un criterio de e ordenación n, por ejempplo ordenar la
a lista por ell
p
primer do más la fecha de nacim
apellid miento, en la
a pestaña Da atos, pulsam mos sobre Orrdenar... noss
a
aparece el cuadro
c de diálogo
d Ordeenar donde podemos seleccionar lo os campos por los que e
q
queremos orrdenar (pulsa ando Agrega ar Nivel para
a añadir un campo),
c si orrdenamos seegún el valorr
d la celda, o por su co
de olor o icono (en Ordena ar Según), y el Criterio de ordenac ción, dondee
e
elegimos si el
e orden es alfabético
a (A A o sigue el orden de un
A a Z o Z a A) na Lista perrsonalizada..
Por ejemplo o, si en la columna
c de la tabla se guardan los s nombres de d días de la semana o meses, la a
ordenación alfabética no sería co orrecta, y po odemos esc coger una lista donde sse guarden los valoress
posibles, orrdenados de la forma que creamos conveniente,
c y así el crite
erio de orden nación seguirá el mismoo
patrón.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 103

3
Microsoft Office Excel 2007

Seleccionanndo un nivel, y pulsandoo las flechass hacia arriba o hacia abbajo, aumenntamos o disminuimos la a
prioridad de
e ordenación n de este nivel. Los dattos se orden narán, prime
ero, por el prrimer nivel de
d la lista, y
sucesivame ente por los demás
d nivele
es en orden descendente
d e.

En la parte superior derrecha tenemo os un botón Opciones...., este botón sirve para a
abrir el cuadrro Opciones
s
de ordenac ción dónde podremos
p esspecificar má
ás opciones en
e el criterio de la ordena
ación.

Filtrar el contenido
o de la tab
bla

Filtrar una lista no es ni

n más ni me
enos que de e todos los registros
r alm
macenados e
en la tabla, seleccionar
s r
aquellos qu ue se corres on algún critterio fijado por nosotros.
spondan co

Excel nos ofrece

o dos formas de filtra
ar una lista.

- Utilizando el Filtro (au

utofiltro).

- Utilizando filtros avan

nzados.

¾ Utilizar el Filtro.

Para utiliza
ar el Filtro nos servimo os de las lisstas despleggables asocciadas a las cabeceras de camposs
(podemos mostrar
m u ocuultar el autofiltro en la pestaña Datos
smarcando o desmarcand do el botón Filtro).
F

Página 104
4 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Si pulsamoss, por ejemp

plo, sobre la flecha
f del ca
ampo 1er Ap
pellido,
nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece
una serie de
e opciones para
p realizar el filtro.

Por ejemploo, si sólo marcamos

m Mo oreno, Exce el filtrará tod
dos los
registros qu
ue tengan Moreno
M en ell 1er apellido
o y las demá ás filas
'desapareceerán' de la lissta.

Otra opciónn, es usar lo

os Filtros de
d texto, donde se desp
pliegan
una serie de
e opciones:

er opción, acccedemos a una ventana

En cualquie a donde podemos elegir dos condicioones de filtro
o de texto, y
exigir que se cumpla una condiciión o las do os. Excel evvaluará la condición
c ele
egida con el e texto que e
escribamoss, y si se cum
mple, mostraará la fila. Ussaremos el carácter
c ? para
p determin
nar que en esa
e posición n
habrá un ca
arácter, sea cual
c sea, y el
e asterisco * para indicar que puede haber
h o no u
un grupo de caracteres.
c

En el ejempplo de la ima
agen, solo se
e mostrarán los registros
s cuyo 1er Apellido
A tenga una o en
n el segundo
o
carácter y no
n contenga la letra z.

Para indicarrnos que hayy un filtro acttivo, la flecha

a de la lista desplegable
d cambia de iccono.

Para quitar el filtro, volvvemos a dessplegar la lissta y elegimos la opción

n (Seleccion
nar Todo), re
eaparecerán
n
todos los re
egistros de la lista. Tammbién podem mos quitar ell filtro pulsan
ndo en Borrrar filtro en la
a
pestaña Daatos.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 105

5
Microsoft Office Excel 2007

¾ Utilizar Filtros avan

nzados.

Si queremo os filtrar los re

egistros de la
a lista por un
na condición más compleeja, utilizarem
mos el cuadrro de diálogo
o
Filtro avannzado. Previamente deb beremos tene er en la hoja de cálculo
o, unas filass donde indic caremos loss
criterios del filtrado.

Para abrir el e diálogo Filtro avanzado, pulsarem

e cuadro de mos
en en la sección
s Orde
enar y filtrarr.

Rango de la lista: Aquíí especificammos los regisstros de la lis

sta a
los que que
eremos aplica
ar el filtro.

Rango de criterios: Aquí selecccionamos la fila donde se

encuentran los criterios de filtrado (la zona de crriterios).

También po odemos opta ar por guardaar el resultad

do del filtrado
o en
otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar,, en
este caso rellenaremos
r s el campo Copiar a: con c el rango o de
celdas que recibirán el resultado
r del filtrado.

Si marcamoos la casilla
a Sólo regis s, las repetiiciones de registros
stros únicos r (fila
as con exac
ctamente loss
mismos valo
ores) desapaarecerán.
Funciones de base de datos

En el tema de funcioness omitimos el

e apartado de
d funciones dedicadas a bases de d
datos, pero ahora
a vamoss
a explicar cada una de esas
e funcion
nes ya que se
e aplican a ta
ablas de dato
os.

Estas funcio
ones se utilizan cuando queremos realizar
r cálcu
ulos sobre alguna
a colum
mna pero aña adiendo una
a
condición de selección de
d las filas que
q entrarán en el cálculo
o, es decir ap
plicando prevviamente un filtro.

Por ejemplo
o si tenemoss una colummna con el beneficio
b obtenido por nu
uestros auto
omóviles (verr figura máss
abajo) y qu
ueremos sabber cuánto ha
h sido el beneficio de los Ford, noo podemos utilizar la fu
unción suma a
porque summaría todos los automóvviles, en este caso lo podríamos coonseguir con
n la función de base de e
datos BDSUUMA incluye la condición
n de filtrado automóvil="
a "Ford"

Para explica
ar las funcion
nes de Base
e de datos qu
ue nos ofrece
e Excel, utilizzaremos la h
hoja:

Página 106
6 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Microsoft Office Excel 2007

En esta hoja tenemos una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de plazas, años,
rentabilidad y beneficio obtenido.

Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.

Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos: el
rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la función, un
rango de criterios para indicar la condición que deben cumplir las filas que serán utilizadas en el cálculo de
la función (el filtro).

Función Descripción
Cuenta las celdas que contienen un
BDCONTAR(datos;campo;criterios)
número
BDCONTARA(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que contienen un valor
BDMAX(datos;campo;criterios) Obtiene el valor máximo
BDMIN(datos;campo;criterios) Obtiene el valor mínimo
Obtiene el producto de los valores
BDPRODUCTO(datos;campo;criterios)
indicados
Obtiene el promedio de los valores
BDPROMEDIO(datos;campo;criterios)
indicados
BDSUMA(datos;campo;criterios) Obtiene la suma de los valores indicados
Obtiene un valor de un campo en una fila
BDEXTRAER(datos;campo;criterios)
que cumpla un criterio de selección
Calcula la varianza sobre una muestra de
BDVAR(datos;campo;criterios)
valores
Calcula la varianza sobre todos los
BDVARP(datos;campo;criterios)
valores de un campo
Calcula la desviación estándar sobre una
BDDESVEST(datos;campo;criterios)
muestra de valores
Calcula la desviación estándar sobre
BDDESVESTP(datos;campo;criterios)
todos los valores de un campo

Crear un resumen de datos

Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales
agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.

Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad; podemos
obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad.

Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos clasificados por marca y
modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 107

Microsoft Office Excel 2007

Para agrega ar los subtota

ales automáticamente de ebemos
situarnos soobre una celdda cualquiera de la lista y marcar la
opción Fila de totales en
e las Opcio ones de estillo de
tabla, en la pestaña Disseño.

d totales, aparece una pestaña con

nar una celda de la fila de
Al seleccion n una lista de
e las
funciones que podemoss usar para calcular
c el tottal de esa co
olumna.

Se puede mejorar
m el ressumen y los subtotales de
d la tabla utiilizando los esquemas
e qu
ue ya vimos,, o las tablass
dinámicas, que veremoss en el tema siguiente.

UNIDAD 16. LAS TABLAS DINÁMICAS

S

Crear una
a tabla din
námica

Una tabla dinámica

d co
onsiste en ele resumen de d un conjunto de dato os, atendiend do a varios criterios de
e
agrupación,, representa
ado como un na tabla de doble entra ada que noss facilita la interpretación de dichoss
datos. Es dinámica
d po
orque nos permite
p bteniendo diiferentes totales, filtrand
ir ob do datos, caambiando laa
presentació
ón de los dato
os, visualizando o no loss datos origen
n, etc...

Para aquellos que tenggais conocim mientos de Access

A es lo más parecido a una consulta de
e referenciass
cruzadas, pero
p con máss interactivida
ad.

Veamos cómo podemoss crear una tabla

t e unos datos que ya tene
dinámicca a partir de emos.

Página 108
8 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Para crear una

u tabla din
námica, Exce
el nos proporrciona las tablas y gráfic
cos dinámic
cos.

Supongamo os que tenemmos una cole

ección de da
atos de los arrtículos del almacen
a con el número de
d referencia
a
y el mes de compra,, además
sabemos la a cantidad co
omprada y
el importe del
d mismo.

Vamos a crear un na tabla

dinámica a partir de esstos datos
para poderr examinar mejor las
ventas de cada
c artículo
o en cada
mes.

Para ello vamos

v a la a pestaña
Insertar y hacemos
h clicc en Tabla
dinámica (también podemos
desplegar el
e menú hacciendo clic
en la flecha
a al pie del botón
b para
crear un grá
áfico dinámicco).

Aparece el cuadro de diálogo de creeación de tablas dinámic cas. Desde aquí

a podremoos indicar el lugar donde
e
se encuentrran los datoss que querem
mos analizar y el lugar do
onde querem
mos ubicarla.

En nuestro caso indicaamos que va amos a sele n rango de celdas y que queremoss
eccionar los datos de un
ubicarla en una hoja de cálculo nuevva.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 109

9
Microsoft Office Excel 2007

Podríamos crear una conexión

c con
n otra aplica
ación para obtener
o los datos
d desde
e otra fuente
e diferente a
Excel.

En el caso de seleccion nar la opción

n Seleccionaa una tabla o rango de
ebemos selecccionar toda
as las celdass
que vayan a participar, incluyendo la
as cabecerass.

Pulsamos Aceptar
A para
a seguir.

Se abrirá un
n nuevo pane
el en la dere
echa de la pa
antalla:

Desde este panel podem

mos persona
alizar la forma en que van
n a verse loss datos en la tabla dinámica.

Con esta he
erramienta podríamos co
ontruir una ta a con la siguiente estructtura:
abla dinámica

- Una fila pa
ara cada una
a de las Refe
erencias de la tabla.

- Una colum
mna para cad
da uno de loss Meses de la
l tabla.

- En el resto
o de la tabla incluiremos el total del Importe
I parra cada Refe
erencia en c
cada Mes.

Página 110
0 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Para ello simplemente

s tendremos que arrastra ar los elemeentos
que vemos listados a su
u lugar corresspondiente al
a pie del pan
nel.

En este ejemplo
e deb
beríamos arrastrar
a el campo RE
EF a
, el campo ME ES a y
finalmente el
e campo IMP
PORTE a la sección .

Tras realiza
ar la tabla din
námica este sería
s el resu
ultado obtenid
do.

Podemos verv que la estructura

e ess la que hemmos definido
o anteriormeente, en el campo fila tenemos
t lass
referencias,, en el campo
o columnas tenemos
t los meses y en el centro de
e la tabla las sumas de lo
os importes.

Con esta esstructura es mucho

m más fácil
f analizarr los resultad
dos.

Una vez cre

eada la tabla
a dinámica no
os aparece la
a pestaña Opciones:

El panel late
eral seguirá pudiéndose utilizar, así que
q en cualq
quier momen
nto podremos quitar un campo
c de un
n
zona arrastrrándolo fuera
a.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 111

1
Microsoft Office Excel 2007

Con esto ve emos que en

n un segundo podemos variar
v la estrructura de la
a tabla y obte
ener otros re
esultados sin
n
casi esfuerzzos.

Si arrastrássemos a la zona de dattos los campos cantidad

d y total, ob
btendríamos la siguiente
e tabla, máss
compleja pe ero con más información:

Puede que no visualicess la tabla de la misma foorma, al añad dir varios cam
mpos en la ssección Valo
ores el rótulo
o
a
aparecerá en una las seecciones de rótulos, si te
e aparece en n Rótulos de columna despliega la a
lista asociad
da a él y sele
ecciona la op
pción Moverr a rótulos de fila.

Página 112
2 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

¾ Elimina
ar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla

a dinámica simplemente debemos se
eleccionar la
a tabla en su
u totalidad y presionar la
a
tecla Supr.

Aplicar filtros a un
na tabla din
námica

Otra caracte
erística útil de
d las tablass dinámicas es permitir filtrar
f los
resultados y así visualizzar unicamente los que nos intereseen en un
momento determinado
d . Esto se emplea
e bre todo cuando el
sob
volumen dee datos es immportante.

Los camposs principaless en el pane

el y los rótulo
os en la tab
bla están
acompañad dos, en su parte
p derecha, de una fllecha indican ndo una
lista despleg
gable.

Por ejemplo o, si pulsam

mos sobre la a flecha dell rótulo Rótulos de
columna no os aparece una lista commo vemos en e la imagen n con los
distintos meses
m dispo
onibles en la tabla co on una casilla de
verificación en cada uno ara indicar sii los queremos ver o
o de ellos pa
no, más un na opción paara marcar toodas las opcciones en es ste caso
todos los meses.

Si dejamos marcados lo os meses En nero y Febreero, los otros

s meses
desaparece
erán de la tabla, pero no se pie erden, en cualquier
c
momento podemos
p vissualizarlos volviendo
v a desplegar la a lista y
marcando la
a casilla (Seleccionar to odo).

Para cerrar este cuad dro debemo n Aceptar o sobre

os pulsar en
Cancelar para cerrar y dejarlo comoo estaba.

Aplicando el
e filtro a va
arios camposs podemos formar
f condiciones de filtrado
f más complejas, por ejemplo
o
podemos seeleccionar veer los articulo
os con refere
encia 1236 de Abril.

Obtener promedios
p s en una tabla
t dinámica

Por defecto
o, al crear una
u tabla dinámica, Excel nos
n sumatorio, puede intere
genera unos totales con esarnos
modificar esas
e fórmula
as por otras como pued den ser
sacar el má
áximo o el míínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debem

mos situarnoss en cualquie er celda
de la zona que querem
mos rectificarr y hacer clicc con el
botón dere echo del raatón, nos aparece
a unn menú
emergente con diferenttes opcioness, debemos escoger
e
la opción Configuració
C ón de camp po de valor... y nos
aparece un cuadro de diálogo com mo el que vemos en
la imagen.

En este cu
uadro de diá
álogo podem
mos escoge
er cómo

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 113

3
Microsoft Office Excel 2007

queremos hacer
h el resumen, median
nte Suma, Cuenta,
C medio, etc.
Prom

También podemos abrir el cuadrro de diálog

go con el botón
b de la pestaña
a
Opciones.

Gráficos
s con tabla
as dinámic
cas

Para crear una gráfica de

d nuestra ta
abla dinámicca deberemo
os hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la
a
pestaña Oppciones.

Para cambiar el formato o a otro tipo de gráfico que nos agrade más o no
o del gráfico os convenga
a más según
n
los datos qu
ue tenemos.

Al pulsar esste botón se abrirá el cua

adro de diálo
ogo de Inserttar gráfico, allí deberemo
os escoger el gráfico que
e
más nos co onvenga.

Luego, la mecánica
m a se
eguir para tra
abajar con el gráfico es la e se vió en el tema de grráficos.
a misma que

Página 114
4 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

UNIDAD 17. CARA

ACTERÍSTIICAS AVA
ANZADAS DE EXCEL.

En este tem
ma estudiaremmos algunass característticas avanza
adas de Exc cel que nos p
pueden ser de
d utilidad
cuando queeramos realizzar algún trab
bajo un poco
o más profes
sional o que se
s salga un p
poco de lo co
orriente.

Diferente
es formas de cambia
ar un form
mato

Para modifficar el form

mato de una o varias ce eldas, podemos elegir entre las distintas form mas que noss
proporcina Excel, es inte
eresante con as para luego elegir la qu
nocerlas toda ue nos resultte más cómo
oda.

Estas son la
as diferentess formas que
e podemos uttilizar:

¾ Utilizando la pestañ
ña Inicio.

Ya hemos visto,
v en temas anterioress, que en la pestaña Inic
cio, tenemoss varios icono
os para asign
nar de forma
a
rápida un de
eterminado formato
f a loss números inncluidos en la
as celdas.

Los formato
os incluidos en
e la barra so
on los más comunes.
c

¾ Utilizando las teclas

s de acceso
o rápido

También po odemos esccoger un forrmato utiliza

ando las tec ceso rápido que expon
clas de acc nemos en la
a
siguiente tabla:

Teclas
s de Acceso
o
Efecto
o
Rápid
do
Aplicar el formato Moneda
M con dos decima ales
CTRL+MAYÚS+$
(los nú
úmeros nega ativos apareccen en rojo).
CTRL+MAYÚS+%
% Aplicar el formato Porcentaje
P s decimaless.
sin
Aplicar el formato numérico
n Exxponencial co
on dos
CTRL+MAYÚS+^
decimaales.
CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha
F con el día, mes y año.
Aplicar el formato Hora
H con la hora
h y minuttos e
CTRL+MAYÚS+@
@
indicarr a.m. o p.m.
Aplicar el formato Número
N con dos decimales,
CTRL+MAYÚS+! separaador de miles enos (-) para los
s y signo me
valoress negativos.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 115

5
Microsoft Office Excel 2007

Esta forma me permite aplicar tamb

bién en un só
ólo paso un formato, inccluye formato
os que no tenemos en la
a
barra Form
mato, pero ese tal vez más compliicada de uttilizar ya qu ue requiere que memo oricemos lass
combinaciones de teclas.

¾ Utilizando el cuadro
o de diálogo Formato de celdas

Esta última forma es menos

m rápida
a ya que req
quiere de va
arios pasos (abrir
( el cuad
dro de diálo
ogo, elegir la
a
pestaña ade ecuada y lue
ego el formatto deseado), pero permitte utilizar muchos más foormatos y sobbre todo noss
permite verr todo el amplio abanico de formatoss que nos ofrece
o Excel, además dee permitir que
e definamoss
nuestro propio formato personalizad
p do.

Para abrir el
e cuadro de diálogo Form das podemo
mato de celd os elegir entre
e:

- Hacer clic en la flecha que aparece a sección Número (en la imagen máss arriba).
e al pie de la

- Hacer clicc con el botó

ón derecho sobre
s la celd
da y escogie
endo del men
nú contextua
al la opción Formato de
e
celdas...

- Presionar la combinacción de teclass Ctrl + 1.

Al realizar cualquiera
c d estas ope
de eraciones no os aparece ele cuadro dee diálogo como el que vemos
v en la
a
imagen don nde podemoss escoger en
ntre los diverssos formatos
s numéricos.

Página 116
6 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Definir fo
ormatos pe
ersonaliza
ados

Excel provvee una graan cantidad de formato os numérico os, pero ess posible que en algún momento
o
necesitemo
os algún form
mato que no esté
e ble en los estándares de Excel.
disponib

Para subsanar esta care

encia Excel dispone
d de una
u herramie
enta para cre
ear formatos
s personaliz
zados.

Por defecto
o todas las celdas de Excel tienen el formato de número genneral. Su fun
ncionamientoo se basa en
n
que lo que escribimos es lo que tenemos,
t ess decir se ad
dapta a lo que
q hayamo os escrito, ya
a sea texto,,
números coon decimaless, porcentajess, etc.

Para crear un nuevo fo

ormato debe
emos accede
er al cuadro de diálogo Formato de
e celdas, seeleccionar la
a
n el cuadro de texto Tip
Categoría: Personalizada y seguidamente en po: debemoos escribir el código dell
e deseamos crear.
formato que

Para crearr un formatoo de núme ero

personalizado, primero debemo os
conocer lass reglas dee los código
os
para crear un
u formato.

El formato se compone de cuattro

secciones separadas
s p ; (punto y
por
coma).

___ ;____
__________ _________ ;
__________
___ ; ______
_______

La primera sección deffine el forma ato

que tendra el número en la celda si
es positivo; la segundaa, si el númeero
es negativoo, la tercera,, si el núme
ero
vale cero; la cuarta si la celd da
contiene texxto.

0 : Reserva un díg gito para unu

número, si no se completa el tamañ
ño
definido po
or el formato
o se compleeta
con ceros.

# : Reserva
a un dígito pa
ara un núme
ero, pero si no
n se comple
eta el tamañ
ño definido p
por el formato
o se deja en
n
blanco.

? : Reserva
a un dígito. Añade
A espaciios en ceros insignificantes.

. : Punto decimal.

% : Símbolo
o porcentual..

, : Separado
or de millaress.

E- E+ e- e+ : Notación científica.
c

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 117

7
Microsoft Office Excel 2007

$ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.

\ : Muestra el siguiente caracter en el formato.

* : Repite el siguiente caracter hasta completar el ancho de la celda.

_ : Deja un espacio

"texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.

@ : Espacio reservado para texto.

[color] : Muestra el caracter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde,
Rojo y Amarillo.

[color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número entre 0 y 56.

[valor condicion] : Permite escoger tu pròpio criterio para cada sección de un formato numérico.

m : Muestra el mes como número sin ceros (1-12).

mm : Muestra el mes como número con ceros (01-12).

mmm : Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene, Feb).

mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).

mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F).

d : Muestra el día como número sin ceros (1-31).

dd : Muestra el día como número con ceros (01-31).

ddd : Muestra el nombre del día como abreviación (Lun, Mar).

dddd : Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes).

yy o yyyy : Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999).

h o hh : Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23).

m o mm : Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).

s o ss : Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).

AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se muestra la hora en formato
24 horas.

Página 118 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Por ejemplo
o, puedes utilizar el siguie
ente formato
o personaliza
ado:

€#,##[Verd
de];(0,00€)[R
Rojo];"Cero"";""

Este formato contiene cuatro seccciones separadas por el

e signo de punto y com
ma y utiliza un formato
o
diferente pa
ara cada sección.

Con este foormato estam mos indicanddo que los nú úmeros positivos (1ªseccción) se escriben en verrde, llevan ell
signo del euuro delante, no se muesttran los ceros no significa ativos y solo se muestrann 2 decimale es (#.##); loss
números ne egativos se escriben
e en rojo, entre paréntesis
p co
on el € detrá
ás y con doss decimales siempre; loss
valores ceroo se sustituyyen por la pallabra cero y los textos po
or la cadena nula, es deccir que si en la celda hayy
texto, ese te
exto desaparrecerá.

El formatto condicional

El formato condicional
c s
sirve para qu
ue dependien
ndo del valorr de la celda,, Excel apliqu
ue un formatto especial o
no sobre essa celda.

El formato condicional suele utilizaarse para resaltar errore

es, para valo ores que cumplan una determinada
d a
condición, para
p resaltar las celdas según
s el valo e ella, etc...
or contenido en

Cómo aplic
car un forma onal a una ce
ato condicio elda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un forrmato

condicional.

- Accedemos al menú
ú Formato condiciona
al de la pes
staña
Inicio.

Aquí tenem
mos varias opciones,
o co
omo resaltarr algunas ce eldas
dependiend
do de su rela
ación con otras, o resalta
ar aquellas ce
eldas
que tengan un valor ma
ayor o menorr que otro.

Utiliza las opciones Barras

B de datos,
d Escaalas de collor y
Conjunto de iconos s para ap
plicar diverrsos efecto
os a
determinada as celdas.

Nosotros noos fijaremoss en la opció

ón Nueva re egla que peermite
crear una re
egla personaalizada para aplicar un fo
ormato concrreto a
aquellas celdas que cummplan determminadas cond diciones.

Nos aparecce un cuadrro de diálog

go Nueva re
egla de form
mato
como el que
e vemos en la
l imagen.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 119

9
Microsoft Office Excel 2007

En este cuadro seleccionaremos unu tipo de re

egla. Normaalmente querremos que se aplique el formato
o
únicamentee a las celda alor, aunque puedes escoger otro dife
as que conttengan un va erente.

En el marcoo Editar una ón de regla deberemos

a descripció d indicar las co
ondiciones qu
ue debe cum
mplir la celda
a
y de qué forrma se marccará.

De esta forrma si nos basamos en n el Valor de

d la celda podemos esscoger entre
e varias opc
ciones como
o
pueden serr un valor entre
e un ran
ngo mínimo o y máximo,, un valor mayor
m que, un valor menor
m que y
condicioness de ese estilo.

Los valoress de las condiciones pued

den ser valorres fijos o ce
eldas que con
ntengan el va
alor a compa
arar.

Si pulsamo os sobre el botón Form mato... entram mos en un cuadro de diálogo

d dondde podemos
s escoger ell
formato conn el que se mostrará
m la celda cuando o la condiciónn se cumpla.. El formato p
puede modifficar, el colorr
de la fuente
e de la letra, el estilo, el borde
b de la celda,
c el color de fondo de
e la celda, ettc.

obre Aceptar se creará la regla y cada celda que

Al pulsar so e cumpla lass condicioness se marcaráá. Si el valorr
incluido en la celda no cumple
c ningu
una de las co
ondiciones, no
n se le apliccará ningún fformato espe
ecial.

Si pulsamoss sobre Canc

celar, no se aplicarán loss cambios effectuados en
n el formato ccondicional.

La valida
ación de da
atos

La validacióón de datos ese muy simillar al formato

o condiciona erística tiene una función
al, salvo que esta caracte n
muy concre eta y es valid
dar el conten
nido de una celda;
c pudienndo incluso mostrar
m un m
mensaje de error
e o aviso
o
si llegara el caso.

Para aplica
ar una valida
ación a una celda.

- Selecciona
amos la celd
da que quere
emos validar..

Página 120
0 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

- Accedemo
os a la pestaña Datos y pulsamos
p Va
alidación de
e datos.

Nos aparecce un cuadro o de diálogo Validación de datos co

omo el que vemos
v en la imagen dond
de podemoss
elegir entre varios tipos de validacio
ones.

En la secció
ón Criterio de n para que el datos sea ccorrecto.
d validación indicamos la condición

Dentro de Permitir
P pod
demos enco ontrar Cualquier valor, Número
N enttero, Decimmal, Lista, Fe echa, Hora,,
d texto y pe
Longitud de ersonalizada a. Por ejemp
plo si elegimo
os Número entero,
e Exce el sólo permittirá númeross
enteros en esa
e celda, sii el usuario in
ntenta escrib
bir un número
o decimal, se
e producirá u
un error.

Podemos restringir
r máás los valore es permitidos en la celd
da con la opción
o s:, donde, por
Datos p ejemplo,,
podemos in
ndicar que loss valores esttén entre 2 y 8.

Si en la opcción Permitirr: elegimos Lista,

L podremos escribirr una lista de
e valores pa
ara que el us
suario pueda a
escoger un valor de los disponibles en la lista. En
E el recuadro que apare ecerá, Orige
en: podremoss escribir loss
distintos vallores separa
ados por ; (pu
unto y coma)) para que apparezcan en forma de lista.

En la pesta
aña Mensaje e de entradaa podemos introducir un mensaje qu ue se muestrre al accedeer a la celda..
Este mensaaje sirve para e qué tipos de datos son considerado
a informar de os válidos pa
ara esa celda
a.

En la pesta
aña Mensaje e de error podemos
p esscribir el mensaje de error que queremos se le
e muestre all
usuario cua da un valor incorrecto.
ando introduzzca en la celd

Además de definir cond diciones de validación

v para los datos, podemos co
ontrolar que una página esté libre de
e
errores, si quieres
q saber más sobre cómo localiizar y depurrar errores

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 121

1
Microsoft Office Excel 2007

Enlazando y consolidando hojas de trabajo

¾ Enlazar hojas de trabajo.

El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinas datos. Al
enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo así
dos conceptos:

- el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.

- el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.

La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta
complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja.

No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las fórmulas; si las hojas
las van a utilizar varias personas, etc...

Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas, es decir
fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está la fórmula.

¿Cómo crear fórmulas de referencias externas?

Para crear fórmulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos:

- Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos).

- Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la fórmula.

- Introducir la fórmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue al punto de escoger las
celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar las celdas necesarias.

- Terminar la fórmula y pulsar Intro.

Las referencias al libro externo las gestiona automáticamente Excel, incluso si cambiamos el nombre del
archivo donde están los datos desde Archivo → Guardar como... las referencias también se cambiarían.

Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vínculos a las páginas fuente podemos hacerlo
accediendo a la pestaña Datos y haciendo clic en el botón Editar vínculos... Nos aparece el cuadro de
diálogo Modificar vínculos donde podemos hacer modificaciones sobre los vínculos.

Actualizar valores: Actualiza la lista con los vínculos.

Página 122 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA

 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Cambiar orrigen: Podem

mos modifica
ar el origen del
d vínculo se
eleccionado.

en: Abre el lib

Abrir orige bro del vínculo selecciona
ado.

Romper vín a los vínculoss de las fórmulas externa

nculo: Quita as.

omprueba el estado del origen.

Comprobarr estado: Co o

Pregunta inicial: Pode

emos incluir una adverte ependiente, indicando que tenemoss
encia al abrrir el libro de
enlaces externos.

¾ Consollidar hojas de
d trabajo.

El conceptoo de consolid
dar hojas dee trabajo vien
ne muy ligaddo al conceppto de enlace
e que acabaamos de ver..
Cuando hablamos de consolidar
c ho
ojas de trabajo estamos s entablandoo una relació
ón entre variias hojas de
e
trabajo, por tanto es mu
uy posible qu
ue existan ennlaces entre esas
e hojas de
d trabajo.

Un ejemploo donde se puede utilizaar la consolidación de hojas

h de tra
abajo puede ser una compañía que e
dispone de varios departamentos, cada
c uno de ellos con un
n presupuestto, para cono ocer el presu
upuesto totall
de la empre
esa, crearíam
mos una hoja
a dependiente y los libro
os fuentes se
erían los libro
os de los dep
partamentoss
con sus pre
epuestos.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 123

3
Microsoft Office Excel 2007

Si pulsamo
os sobre la pestaña
Datos y pulsando
p el botón
Consolidarr... nos apa
arece el
cuadro de diálogo Connsolidar
como vem mos en la imagen
donde pode
emos escoge er:

- la Función
n: a utilizar,

- en Re eferencia: vamos
seleccionan
ndo las celldas de
uno de los libros fuentess,

- pulsamo os sobre Agregar

A
para añaadir las celdas
seleccionaddas a la lista de
todas las re
eferencias,

- repetimos los dos últim

mos pasos pa
ara seleccion
nar las celda
as de los dife
erentes libross fuentes,

- finalmente
e pulsamos en
e Aceptar para
p finalizar la fórmula.

Si marcamo os la casilla Crear víncu ulos con los s datos de origen,

o los datos de los llibros fuente se incluirán
n
en el libro consolidado
c a modo de esquema, y si cambiam mos un valor en el origeen, ese cam mbio quedará á
automáticam mente reflejaado en el librro consolidad
do.

Excel e In
nternet

Excel nos ofrece la po e compartir nuestras ho

osibilidad de ojas de trab
bajo en la W
Web y tamb
bién recogerr
información
n de Internet.

¾ a en página web.
Converrtir una hoja

Para poderr exponer ("ccolgar") en Internet nueestro trabajo realizado en

e Excel, de
ebemos conv vertirlo a un
n
formato reconocible porr los navegad
dores (html o xml). Para hacer esto debemos
d seg
guir los siguie
entes pasos::

- Pulsar sob
bre el Botón Office.

- Selecciona
ar la opción Guardar
G com
mo.

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4 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

- En el cuad
dro de diálog
go Guardar como tipo tendremos que
q seleccionar el tipo P
Página Web en Guardarr
como tipo: .

En esta pan
ntalla dispone
emos de doss posibles modos de gua
ardar la págin
na Web:

Una vez ha ayamos eleg gido la opció

ón que más nos interesa
a según nue
estras necessidades pode
emos pulsarr
sobre Guarrdar y tendre emos nuestrra hoja Exce
el guardada como
c una página web ccon la extens
sión .htm en
n
lugar del clá
ásico .xls.

Una vez ten

nemos nuesstra hoja con nvertida a formato html tendremos
t q subirla a un servidorr de Internett
que
para que pu
ueda ser vista por los inte
ernautas.

UNIDAD 18. MACR

ROS

En esta unnidad estudiaaremos qué son las Ma acros, en qué nos pue eden ayudar y cómo cre ear macros s
automáticaamente. Esta a unidad trattará de mane
era muy senccilla el tema de macros ssin entrar en profundidad
d
con el leng
guaje de pro
ogramación utilizado
u por MS Excel, el Visual Ba asic Applicattion (VBA), ya que estoo
ocuparía un
n curso enterro y se sale del
d objetivo del
d curso.

Introducc
ción

Cuando tra abajamos co on un libro personalizad do, es decir, que nos hemos defiinido con una serie de e
característiccas específiccas como pu uedan ser el tipo de letra e ciertas celdas, los form
a, el color de matos de loss
cálculos y característica
c as similares,, perdemos mucho tiempo en forma atear todo ell libro si disp
ponemos de e
muchas hojas.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 125

5
Microsoft Office Excel 2007

Con las maacros lo que se pretende e es automatizar varias tareas

t y fusiionarlas en u
una sola, añ
ñadiendo porr
ejemplo un botón en nuestro libro qu
ue al pulsar sobre
s él realice todas esas tareas.

Crear una
a macro automática
a amente

La forma más
m fácil e inttuitiva de cre
ear macros es
e crearlas mediante
m el grabador
g de macros del que dispone
e
Excel.

mite grabar las acciones deseadas que posterriormente las traduce a

Este grabador de maccros te perm
instruccione
es en VBA, las cualess podemos modificar posteriormennte si tenemos conocimientos de e
programacióón.

Para grabarr una macro debemos accceder a la pestaña

p Vistta y desplieg
ga
el submenúú Macros y dentro de este subme enú seleccionnar la opcióón
Grabar mac cro...

Además de e esta opción en el men

nú podemoss encontrar las
l siguiente
es
opciones:

Ver Macros s... - Donde accedemos

a a un listado de las macro
os creadas en
e
ese libro.

encias relattivas - Con esta opción

Usar refere n utilizaremo
os referencia
as reativas p
para que las
s macros se
e
graben con acciones relativas a la celda
c inicial seleccionada
s a.

Al seleccionar la opcióón Grabar macro...,

m lo
primero que vemos ess el cuadro de diálogo
Grabar macro donde podemos
p darr un nombre
a la macro (no está perrmitido inserttar espacios
en blanco en
e el nombre de la macro o).

Podemos asignarle
a un Método abreviado:
mediante la
a combinacióón de las tecla CTRL +
"una tecla del teclado"". El problem
ma está en
encontrar una
u combinaación que no utilice ya
Excel.

En Guarda ar macro enn: podemos seleccionar

guardar la macro en ell libro activo, en el libro
de macros personal
p o en otro libro.

En Descrippción: podemmos describir cuál es el

cometido de
e la macro o cualquier ottro dato que
creamos co
onveniente.

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6 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Para comenzar la grab

bación de la macro pulsa
amos el botó
ón Aceptar y a continuacción, si nos fijamos
f en la
a

barra de esstado, encon ntraremos esste botón en

n la barra de
e estado donde tenemos la
a
opción de detener
d la gra
abación.

A partir de entonces deebemos realizar las acciiones que queramos gra abar, es connveniente no seleccionarr
ninguna ceelda a partir de la graba ación, ya quue si selecc guna celda posteriormente, cuando
cionamos alg o
ejecutemoss la macro, la
a selección nos puede occasionar prob
blemas de ce
eldas fuera d
de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, pres

sionamos so
obre el botón Detener de la barra
a
de estado, o accediendo
o al menú de
e Macros y haciendo
h clic
c en .

Ejecutar una macro

Una vez cre

eada una ma
acro, la podre
emos ejecuta
ar las veces que queramos.

Antes de daar la orden de

d ejecución
n de la macrro, dependie
endo del tipoo de macro q que sea, serrá necesario
o
seleccionar o no las celd
das que que
eramos queden afectadass por las accciones de la m
macro.

Por ejemplo
o si hemos creado una a macro quee automáticaamente da fo ormato a lass celdas selleccionadas,,
tendremos que
q seleccioonar las celda
as previamen
nte antes de
e ejecutar la macro.
m

Para ejecuttar la macro debemos accceder

al menú Veer Macros..., que se encuuentra
en el menú Macros de la pestaña Vista,
y nos apa arece el cu uadro de diálogo
Macro commo el que vem mos en la im
magen
donde tenemos una listta con las macros
m
creadas.

Debemos seleccionar
s la macro deseada
y pulsar sobre el bottón Ejecuta ar. Se
cerrará el cu
uadro y se ejecutará
e la macro.
m

En cuanto al
a resto de bo
otones:

Cancelar - Cierra el cuadro

c de diálogo
sin realizar ninguna accción.

Paso a paso p - Ejecuta la macro

m
instrucción por instruccción abrien
ndo el
editor de programación de Visual Ba
asic.

Modificar - Abre el editorr de

programació
ón de Visuall Basic para modificar el código de la
a macro. Esttos dos últim
mos botones son para loss
que sapan programar.
p

Eliminar - Borra
B la maccro.

Mg. Jhonny VENTURA JANAMPA Página 127

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Microsoft Office Excel 2007

Opciones - Abre otro cuadro de diálogo do onde podemos modifica ar la tecla de método o abreviadoo
(combinació oca la ejecución de la macro
ón de teclass que provo m sin necesidad
n de
e utilizar el menú) y la
a
descripción
n de la macro.

a macro manualme
Crear una m nte

Para crear una macro de d forma manual es nece esario tener conocimientos de progra
amación en general
g y de
e
Visual Basicc en particular, ya que es el lenguaje
e de program
mación en el que se basaa el VBA de Excel. Si no
o
tienes esta base puedess saltarte estte punto del tema.

Primero deb
bemos abrir el editor Visu esionando la combinación de teclas A
ual Basic pre Alt + F11.

Una vez abierto el edito

or de Visual Basic
B debem
mos insertar un
u módulo de trabajo quee es donde se
s almacena
a
el código de las funcionnes o procedimientos dee las macross. Para insertar un módulo accedem
mos al menú
ú
Insertar → Módulo.

A continuacción debemos plantearno os si lo que vamos

v a crea
ar es una fun
nción (en el ccaso que dev
vuelva algún
n
valor), o si por
p el contrario es un pro
ocedimiento (si
( no devuelve ningún vaalor).

Una vez con

ncretado que
e es lo que vamos
v a crea
ar, accedemo
os al menú In
nsertar → P
Procedimien
nto...

Nos aparecce un cuadrro de diálogo como

vemos en la imagen donde
d le da
amos el
Nombre: al procedimiento/función sin
insertar esp
pacios en su nombre.

También esscogemos de
e qué Tipo e
es, si es
un Proceddimiento, Función o es una
Propiedad..

Además po odemos seleeccionar el Ámbito

de ejecución. Si lo poneemos como Público
P
podremos utilizar
u el pro
ocedimiento//función
desde cuallquier otro módulo,
m perro si lo
creamos comoc Privaddo solo poodremos
utilizarlo dentro de ese módulo.
m

Una vez selecciona ado el tipo de

procedimien
nto y el ámbito presio onamos
sobre Acepptar y se abre el editor de
e Visual
Basic dondde escribimo os las instru
ucciones
necesarias para definir la macro.

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8 Lic. Miguel A. VENTURA JANAMPA
 Modulo de Miccr
rosoft Office Excel 2007

Guardar archivos
a c
con Macro
os

Cuando guaardamos un archivo y qu ueremos que e las Macros que hemos creado
se almacen
nen con el reesto de las hojas de cálcculo deberem
mos utilizar un
u tipo
de archivo diferente.

Para ello de
eberemos ir al
a Botón Offfice y selecccionar la opciión Guardarr como.

Se abrirá el
e cuadro de uardar como. En el desplegable Guardar
e diálogo Gu G
como tipo seleccionar Libro de Ex
xcel habilitad cros (*.xlsm).
do para mac

mbre y el arcchivo se alma

Dale un nom acenará.

¾ Cuandoo abrimos un
n archivo que
e tiene Macro
os almacena
adas se nos mostrará estte anuncio bajo la banda
a
de opcio
ones:

Esto ocurre
e porque Offfice no cono
oce la proced
dencia de la
as Macros. Como
C están compuestas
s por código
o
podrían rea
alizar accion
nes que fuesen perjudiciales para nuestro equuipo.

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Microsoft Office Excel 2007

Si confías en
e las posibles Macros que
q contuvie
ese el archiv
vo o las has creado tú p
pulsa el botón Opciones
s
para activarrlas.

Aparecerá este
e cuadro de
d diálogo:

Selecciona la opción Ha
abilitar este contenido y pulsa Acep
ptar.

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