Diplomado virtual
Excel para la Gestión
de Datos, Informes y
Notificaciones
Guía didáctica - Módulo 1
Imagen: Freepik.
Guía didáctica
Validando el
ingreso de
datos
Imagen: Freepik.
Se espera que, con los temas abordados en Implementar reglas
la guía didáctica del módulo 1: Validando el
para validar el
ingreso de datos, el estudiante logre la
siguiente competencia específica:
ingreso de los datos
en las celdas al
capturar información.
Contenidos temáticos
Los contenidos temáticos, para desarrollar en la guía didáctica del módulo 1:
Validando el ingreso de datos, son:
1. 2. Uso de 4. Herramienta
3. Uso de listas
Recomendaciones funciones para «validación de
desplegables
para el diseño de automatizar el datos» utilizando
dependientes
tablas de datos ingreso de datos fórmulas
Tema 1
Recomendaciones para el Diseño de
Tablas de Datos
«El amor es algo hermoso. Cuando lo encuentras, el mundo entero sabe a flores y
aromatizantes» Deadpool.
Recomendaciones para el diseño de tablas de datos
Una característica que no siempre es tenida en cuenta cuando se recopila
información es el adecuado diseño de la tabla.
A continuación, vamos a mencionar al menos tres aspectos que serán muy
útiles a la hora de gestionar nuestros datos para segmentar la información
y poder sacarle mejor partido.
1. Una tabla debe contener información relativa a una sola entidad u
objeto.
2. Los campos deben estar organizados en columnas que deberían ser
indivisibles.
3. Las tablas de datos deben contar con un campo clave.
Entidad ¡¿What?! 😐
No te preocupes, ya lo vamos a
explicar de manera más detallada y de
Para una mejor comprensión de las
la manera más sencilla posible.
anteriores recomendaciones, comencemos
Tampoco el objeto es graduarnos en
por definir algunos conceptos. teorías de bases de datos 🤪.
Definimos entidad como una cosa u objeto
del mundo real. También puede ser un
objeto abstracto, pero distinguible de otros
objetos.
Adicionalmente, toda entidad, tiene un
conjunto de propiedades o atributos que la
caracterizan.
Imagen: Pexels.
Entidad y campos Entidad
Un ejemplo de entidad es persona, ya que
cumple con ser un objeto del mundo real y
además tiene unos atributos: identificación,
género, nacionalidad, fecha de nacimiento,
edad, entre otros. La entidad, entonces, se
convierte en una tabla.
Los atributos de la entidad son los que
ubicamos como campos de datos en la
tabla. También podemos decir que una
tabla es una entidad.
Campos
Imagen: autor.
Campo clave Campo
clave
Dentro de la teoría de bases de datos, un
campo clave es aquel que identifica de
manera única a un objeto o entidad.
También se conoce como llave primaria.
Por ejemplo, para el objeto o tabla
Persona, su campo clave puede ser su
documento de identificación, conocido en
algunos países como DNI. También puede
ser el número de pasaporte.
Imagen: autor.
Campo clave Campo
clave
Digamos que la empresa decide tener una
tabla donde almacena los servicios que
ofrece. Esta entidad sería un objeto
abstracto, sin embargo, se puede considerar
un objeto al que se le puede definir unos
respectivos campos o atributos.
Para identificar de manera única cada
servicio que se ofrece, se le asigna un
campo clave llamado Código (en este
caso).
Imagen: autor.
Los campos deben estar
organizados en columnas que
deberían ser indivisibles
Un ejemplo claro de esto es almacenar el
nombre de un cliente en una sola columna. Lo
ideal es dividir el nombre en al menos dos (2)
columnas: una para el nombre y otra para los
apellidos.
De este modo se podría buscar de manera más
fácil a una persona por su apellido.
Imágenes: autor.
Resumiendo…
Las anteriores recomendaciones son tomadas
de la teoría de bases de datos.
Para ampliarlas, te invito a visualizar el
documento de apoyo 1: Teoría de bases de
datos
, y si aún deseas profundizar más, también
Imagen: Pixabay.
puedes consultar acerca de las formas
normales para normalización de bases de
datos 😉.
Tema 2
Uso de Funciones para Automatizar
el Ingreso de Datos
«Sí, soy súper. Pero no soy ningún héroe» Deadpool.
Uso de funciones para automatizar el ingreso de datos
Con el fin de disminuir la cantidad de No pretendemos abarcar en este tema todas las formas
campos en los que se requiera digitar la posibles, solo dar algunas ideas prácticas y aplicables.
información, se puede utilizar diferentes Un ejemplo sería cuando tenemos un campo con la fecha de
funciones, sobre todo, cuando la nacimiento y otro campo con la edad. Solo tendríamos que
información de un campo depende digitar la fecha de nacimiento, porque la edad la podemos
directamente del valor digitado en otro. calcular con base en ella.
Imagen: autor.
Función=SIFECHA(fechaInicial;fechaFinal;”formato”)
Curiosamente, esta función no aparece en las sugerencias
de Excel cuando la digitamos, sin embargo, es de gran
utilidad para calcular el tiempo transcurrido entre dos
fechas.
Las fechas pueden estar escritas en celdas, se pueden digitar dentro de la
misma función escribiéndolas entre comillas dobles, o se pueden traer por
medio de una función.
Imagen: autor.
Función=SIFECHA(fechaInicial;fechaFinal;”formato”)
En cuanto al formato, se debe colocar y, m o d, dependiendo de si deseamos el resultado en años,
meses o días, respectivamente. Debe ser una sola letra y debe estar dentro de comillas dobles.
Te invito a visualizar el video de apoyo 1: cómo utilizar la función SIFECHA, para que amplíes la
visión acerca de esta función y conozcas con mayor detalle cómo trabajar con ella.
Imagen: autor.
Función =SI(pregunta;respuestaV;respuestaFalso)
Un ejemplo de esto puede darse al
determinar a qué parte del
continente pertenece un país, cómo
lo ilustramos en la imagen.
En el ejemplo, al escribir el nombre
Otra función que podemos utilizar con este fin es la función SI, de un país la fórmula de la columna
con todas sus variantes, como SI ANIDADO, o mezclándola UBICACIÓN, le asigna el continente,
con funciones como la Y o la función O. Con ellas podemos y si el país no se encuentra en la
hacer clasificaciones predictivas sin necesidad de escribir el función, mostrará como resultado
dato. “Sin Asignar”.
Imagen: autor.
Función
=SI(pregunta;respuestaVerdadero;respuestaFalso)
Es la prueba lógica o criterio que permite tomar decisiones a la función. Recordemos
Pregunta que, para poder formular la pregunta, debemos utilizar operadores relacionales, con el
fin de poder comparar dos proposiciones.
respuestaVerdadero respuestaFalso
Es lo que queremos que la función haga, muestre Es lo que queremos que la función haga, muestre
o calcule en caso de que la pregunta se evalúe o calcule en caso de que la pregunta se evalúe
como VERDADERO. como FALSO.
📲
Importante: para ampliar el uso de esta función con SI anidado, te invito
observar activamente el video de apoyo 2: Cómo utilizar la función SI, con
la función Y más la función O que se encuentra posteado en la plataforma.
Función =BUSCARV(valorBuscado;rangoTabla;#col;coincidencia)
La función BUSCARV o también llamada CONSULTAV
Es importante tener en claro que para utilizar la
(dependiendo de la versión de Excel), es otra que nos
función CONSULTAV o BUSCARV es requisito
ayuda en el propósito de autocompletar datos.
que el campo clave esté ubicado en la primera
columna de la tabla o rango que contiene la
En el ejemplo, tenemos el detalle de una factura, que
información.
carga los datos del artículo (descripción y valor unitario)
Otra recomendación es que, si se cuenta con
cuando escribe la referencia de este.
campo clave, la coincidencia que especificamos
en la función sea FALSO.
Imagen: autor.
Función =BUSCARV(valorBuscado;rangoTabla;#col;coincidencia)
valorBuscado rangoTabla
Está representado por el campo clave del Es el rango de celdas donde se encuentra la tabla con los
objeto sobre el cual deseo consultar la datos. No es necesario incluir los títulos de los campos al
información, es decir, un código, o número de seleccionar el rango, pero sí es importante que
identificación o referencia que pertenece al referenciemos todas las columnas de la tabla o, al menos,
objeto. las que necesitamos consultar.
Imagen: autor.
Función =BUSCARV(valorBuscado;rangoTabla;#col;coincidencia)
#col
Es el número de columna dentro de la
tabla en donde se encuentra el valor
que deseamos mostrar como resultado
de la función. No tiene nada que ver
que el nombre de la columna,
simplemente enumeramos las
columnas y colocamos el número que 1 2 3 4
corresponda con lo que queremos
mostrar como resultado.
Campo clave
Imágenes: autor.
Función =BUSCARV(valorBuscado;rangoTabla;#col;coincidencia)
coincidencia
Con este parámetro se le indica a la
función si la búsqueda será exacta al
valorBuscado, o si se admitirá
aproximación al buscar. Lo
recomendable es que, si se cuenta con
un campo clave, no se admitan
coincidencia
aproximaciones, en cuyo caso
colocaremos FALSO sin utilizar Por el contrario, si se desea aceptar una aproximación, en
comillas. caso de que no se encuentre en la tabla el valorBuscado,
colocaremos VERDADERO en la coincidencia
Imagen: autor.
Función=BUSCARV(valorBuscado;rangoTabla;#col;coincidencia)
Te invito a visualizar de forma activa el
📲 video de apoyo 3: Función BUSCARV (CONSULTAV) que
Con el propósito de continuar
se encuentra posteado en la plataforma.
con esta concientización a la
En conclusión, así como las funciones mencionadas hay muchas automatización al gestionar
otras fórmulas que de seguro puedes aplicar en tus bases de tablas, en el siguiente tema
datos, que pueden ser calculadas y definidas a partir de otras veremos cómo trabajar con
columnas, solo es cuestión de imaginación, creatividad y listas desplegables y listas
preguntarse si una columna de la tabla en particular es desplegables dependientes.
estrictamente necesario digitarla o, si por el contrario, se puede
calcular a partir de otro campo. ❗ Te invito a continuar
adelante con tu formación
❗
Tema 3
Uso de Listas Desplegables
Dependientes
«No hay mejor lugar que el hogar para lamer tus heridas»
DeadPool.
Uso de listas Digitar las listas de manera organizada. Para
dependientes
La herramienta validación de datos
permite crear listas desplegables. Una
1 este caso tendríamos tres categorías
crearemos tres (3) listas de productos, una por
de
productos: Frutas, Verduras y Granos. Por lo tanto,
cada categoría.
forma de aprovechar mejor su Categorías
potencial es creando listas que se
carguen dependiendo de un criterio
que sería el ítem seleccionado en otra
lista.
Su implementación podemos resumirla
en los siguientes pasos:
Productos
Imagen: autor.
2 Crear tablas
Creamos una tabla con los datos de
cada lista de producto. Para ello,
seleccionamos los datos y vamos al
menú Insertar / Tabla.
Para este ejemplo, estaríamos creando Ilustración: Autor
tres (3) tablas, una para Frutas, otra
para Verduras y una última para Granos.
Imagen: autor.
3
Colocarle a cada tabla como nombre
el título de esta, es decir, si el título
de la tabla es Frutas entonces el
nombre de la tabla debe ser Frutas.
Esto lo debemos realizar con todas las
tablas para que posteriormente lo podamos
utilizar al crear la validación de datos.
Para hacerlo, vamos al menú Diseño de
tabla / Nombre de la tabla.
Imagen: autor.
4
Después de haber cambiado el nombre a
Para crear la lista desplegable, nos ubicamos
las tablas, debemos crear una validación
sobre la celda donde quedará la lista desplegable,
de datos con los títulos del primer nivel.
luego nos vamos al menú Datos / Validación de
Para nuestro caso, la lista de primer nivel la datos.
creamos con las categorías, y las de segundo nivel
serían los productos, los cuales irán en las listas En la ventana que emerge, seleccionamos
dependientes. Cualquier valor → Lista.
Recordemos que los nombres de las categorías que
estamos utilizando son los títulos de cada una de Seguido, nos ubicamos en el cuadro llamado
nuestras tablas: Origen, y seleccionamos las celdas que contienen
los datos que aparecerán en la lista desplegable.
Terminamos pulsando clic en Aceptar.
Imagen: autor.
4
Observemos el proceso
para crear la lista
desplegable con las
categorías:
Imagen: autor.
5
Ahora, procederemos a crear la lista Como anteriormente le dimos un nombre a la tabla
dependiente, es decir, la lista de cada categoría, cuando seleccionemos la
desplegable de los productos, la cual categoría de la lista se cargará en la lista
cargará los productos según la dependiente de productos la lista de productos
categoría seleccionada. según la categoría.
Para poder lograr esto utilizaremos una
La función INDIRECTO permite crear una
validación de datos con fórmula y en ella
referencia válida a partir del contenido escrito en
utilizaremos la función INDIRECTO,
una celda. En nuestro caso, la referencia se creará
pasándole como argumento la celda donde
a partir de la celda donde se selecciona la
está la lista desplegable de las categorías.
categoría.
El proceso se muestra en la diapositiva siguiente…
5
Para que esto funcione, en el
origen de lista escribiremos:
=indirecto(celdaCategoría)
Donde celdaCategoría es la celda que
tiene la lista desplegable con las
categorías. Observemos el proceso en
la imagen.
Te invito a visualizar de forma activa el
📲 video de apoyo 4: Uso de listas
dependientes, el cual se encuentra
posteado en la plataforma.
Imagen: autor.
Tema 4
Herramienta «Validación de Datos»
Utilizando Fórmulas
«Cuando la vida resulta jodidamente horrible, generalmente puedes rastrear la
causa hasta esa decisión descomunalmente mala» Deadpool.
Herramienta
validación de datos
utilizando fórmulas
La herramienta validación de datos, nos
permite restringir el contenido que se puede
escribir en una celda.
Encontramos esta herramienta accediendo al
grupo Herramientas de datos en el menú
Datos.
Imágenes: autor.
El asistente nos da unas opciones
bastante útiles, sin embargo, las
posibilidades utilizando fórmulas son
bastante buenas.
En el asistente tenemos las opciones
para validar número entero, decimal,
lista, fecha, hora y longitud del texto, las
cuales no son combinables y tampoco las
explicaremos (porque no hacen parte del
contenido del presente diplomado),
excepto la opción Personalizada.
Imagen: autor.
En el criterio de validación
Personalizada, mediante fórmulas,
podemos realizar restricciones bastante
efectivas, como por ejemplo determinar
que el dato ingresado cumpla con una
cantidad de caracteres, pero que además
sea numérico, o que solo se pueda
ingresar en una celda letras en
minúsculas y sin tildes, entre otras ideas.
Imagen: autor.
Mensaje de entrada
Este tiene como fin orientar al usuario
acerca de la información que debe digitar
en la celda con la validación.
Se le puede dar un título al mensaje y en
el mensaje escribimos la nota descriptiva
de lo que esperamos que escriban en la
celda.
Imagen: autor.
Mensaje de error
Este mensaje aparecerá si el usuario ingresa en la
celda un valor que no coincide con la regla de
validación expresada en la pestaña configuración.
Además de permitir personalizar el título y el
mensaje de la ventana emergente de error, permite
indicar un estilo, siendo “Alto” la opción estricta, es
decir, no permitirá insertar el dato; “Advertencia”,
para dar la opción de permitir el dato y saltar la
validación; e “Información”, que informa que hay una
restricción, pero permite la inserción del dato en
cuestión.
Imagen: autor.
En este video realizaremos varios
ejemplos de casos en los que podemos
utilizar la validación de datos con el fin de
hacer que los valores o textos ingresados
en una celda cumplan con diferentes
criterios, determinando estos mediante
fórmulas. Recordemos que, para ello, una
vez ingresemos a la herramienta
validación de datos debemos seleccionar
la opción Personalizada en el Criterio de
validación.
Clic para ver el video
Imagen: autor.
1. Desde la plataforma, descarga el archivo “Ejercicio
Práctico [Link]”, con el cual realizaremos los
💾
ejercicios.
2. En cada hoja del archivo encontrarás las indicaciones
sobre los formatos condicionales que se requiere
Practiquemos lo realizar.
aprendido 3. Toma en cuenta que es posible que haya varias
maneras de realizar una misma operación.
4. Si tienes alguna duda, o quieres realizar la actividad
paso a paso, puedes ver el video para apoyarte en él.
Clic para ver el video
Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines
didácticos como material de consulta de los participantes en
el diplomado virtual EXCEL PARA LA GESTIÓN DE DATOS,
INFORMES Y NOTIFICACIONES, del Politécnico Superior
de Colombia, y solo podrá ser reproducida con esos fines.
Por lo tanto, se agradece a los usuarios referirla en los
escritos donde se utilice la información que aquí se presenta.
GUÍA DIDÁCTICA 1
M3-DV94-GU01
MÓDULO 1: VALIDANDO EL INGRESO DE DATOS
© DERECHOS RESERVADOS
POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA, 2024
Medellín, Colombia
Proceso: Gestión Académica Virtual
Realización del texto: Ronald Toscano Pretelt, docente
Revisión del texto: Comité de Revisión
Diseño: Comunicaciones
Editado por el Politécnico Superior de Colombia.