DIAGRAMA
Es una representación gráfica, es un instrumento de análisis de un trabajo para
presentar información de una manera clara y ordenada (como sí estas fueran
expresadas mediante palabras o números).
Dentro de la administración de empresas es imprescindible como medio de
comunicación; en este sentido se observa su utilización para representar estructuras,
secuencias de procedimientos, procesos, programas, operaciones, etc.
Loas diagramas deben permitir al investigador no solo entender en su totalidad tramites
actuales, sino que además le socorren en búsqueda de mejoras; par la construcción de
un diagrama se exige como paso previo la obtención de la información que habrá de ser
representada.
Hay diferentes tipos de diagramas, los cuales nombraremos algunos de ellos( pues
nuestro estudio no esta inmerso en ellas en forma general) como: diagramas de
proceso, diagrama “X”, diagrama de flujo de sistemas, diagramas de
organización(organigramas), etc.
VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS.
1. Reduce el espacio de representación mediante la utilización de símbolos.
2. Pueden prepararse más rápidamente que las descripciones escritas, son más
fáciles de actualizar.
3. Es un medio más eficaz de comunicación y análisis, pues se entienden fácilmente.
4. Son más adecuados par la representación de relaciones complejas. Es decir,
trasmiten los hechos más significativos o importantes ya que suelen estar menos
expuestos a interpretaciones diversas.
5. Permiten una comparación más fácil entre dos o más sistemas.
6. Logran un mayor impacto.
7. Permite localizar con mayor rapidez incoherencias, errores, cuellos de botella(todo
lo que detiene el flujo normal de comunicación, operación, actividades o procesos
dentro de una organización), tendencias, etc. En los hechos que se representan.
ORGANIGRAMAS
Luego de hacer una investigación y dar una lectura de los libros actuales y antiguos
podemos llegar a una conclusión:
El organigrama es sinónimo de una organización de base de toda empresa acerca de
cómo está conformada dicha sociedad. Entonces derrepente nosotros no estemos de
acuerdo con los organigramas tradicionales; es decir acerca de cómo está estructurado,
dividido estos organigramas.
Miguel Angel Cornejo dice: Los organigramas tradicionales son los que el hombre
antiguo y derrepente todavía los hombres de esta época seguimos usando. Pero el
hombre actual verdaderamente inteligente ya no hace uso de estos organigramas. No
estamos en contra de los organigramas conocidos por todos; si no que el empresario
debe saber que es un organigrama actual la cabeza o la punta de toda organización
debe estar conformado por el público consumidor o clientes, mucho antes que la máxima
autoridad representativa en toda organización. ¿ Por qué el cliente?, pues es la razón de
existir de toda empresa, el cliente es el que decide utilizar, comprar, consumir todo lo
que produce una empresa; y así hacer arreglar a toda la estructura de toda organización.
El grupo que hace este trabajo comparte las ideas explicadas por el Lic., Miguel Angel
Cornejo, pues todos los libros que revisamos no dan un concepto o al menos decirnos
que si está bien o no los organigramas actuales. He aquí un concepto especifico de un
organigrama.
DEFINICIÓN.
Organigrama es una sustitución gráfica resumida de la estructura formal que ha tomado
una organización. Es decir, el organigrama es un gráfico geométrico donde se
encuentran ubicados todas las partes o estructuras de una organización o una empresa
que es lo que nos importa.
Toda organización consta de una estructura formal con sus relaciones,
responsabilidades y autoridades, quienes informan la organización: es decir en el
organigrama, una persona puede saber quien depende de quien; saber que
departamento se relaciona con uno y otro. Todo esto es como una fotografía instantánea
ya que refleja la estructura de al organización en un momento determinado.
Por tanto toda esta estructura es necesario representarla de una manera sencilla y
simple que es un organigrama.
“El organigrama es la representación gráfica mediante símbolos convencionales de la
estructura orgánica de una entidad o institución. El organigrama como documento formal
reflejará la estructura administrativa escogida y la interrelación funcional entre sus
componentes. Se le conoce también como cartas o gráficas de organización”.
“ A través de los organigramas se trata de representar: la desagregación y el
agrupamiento de funciones, la estructura y niveles jerárquicos, la naturaleza de las
unidades orgánicas, las relaciones de autoridad, responsabilidad, los canales de
comunicación, las jefaturas de unidades, las relaciones entre los cargos, etc.”.
IMPORTANCIA.
La importancia de los organigramas radica en que permite observar como están
dispuestas y relacionadas las partes constitutivas de una organización; así como dar a
conocer con precisión el lugar que le corresponde a cada trabajador dentro de la misma.
Particularmente, la aplicación de los organigramas es importante por que:
- Permite visualizar los niveles jerárquicos y los que tienen poder de decisión; así
como las relaciones de autoridad y responsabilidad.
- Identifica a las Unidades Orgánicas que conforman la organización (Oficinas,
Direcciones, Departamentos, Secciones, etc.); así como a los cargos desempeñados
en ellas.
- Da a conocer con sencillez, claridad y precisión el lugar que le corresponde a cada
dependencia, grupo y cargo dentro de la organización.
- Se constituye en un valioso medio de estudio y consulta a efectos de analizar los
aspectos positivos y negativos de la estructura.
UTILIDAD
Los organigramas ofrecen una gran utilidad como herramienta de comunicación. A
continuación señalaremos algunos de sus usos.
- Se usa par proveer un cuadro general de la estructura que permita su compresión y
análisis.
- Par informar a los miembros de la organización, la posición relativa que ocupan y su
relación con el resto de la estructura.
- Par facilitar a las personas que se incorporen a la organización, el conocimiento de la
estructura de la misma.
- Par facilitar la compresión acerca de las posibilidades que tienen las personas de
ascender a otras posiciones dentro la organización.
- Para informar al público ajeno a la Institución como se encuentra estructurada la
misma.
LIMITACIONES
A. La primera es la simplicidad. Es decir, el organigrama Tiene que ser simple, sencillo.
B. La segunda es su actualización constante. Decir debe estar permanentemente
actualizado o al día, sí no es así, se Tiene un riesgo de tener resultados negativos.
OBJETIVOS
Los organigramas se diseñan a fin de cumplir con dos objetivos primordiales:
- Objetivo Técnico.- Par analizar organizaciones existentes, cambiar estructuras,
planear nuevas organizaciones, capacitar al personal sobre la organización, facilitar
el cumplimiento de funciones, etc.
- Objetivo de Comunicación.- Par difundir la existencia, estructura, propósitos,
funciones y actividades de la organización.
DISEÑO DE ORGANIGRAMAS
FACTORES DE LA ORGANIZACIÓN A CONSIDERARSE
Entre los factores organizativos que consideramos de mucha importancia par la
diagramación de los organigramas tenemos:
- Autoridad y responsabilidad
Se representa por los niveles jerárquicos. Se considera en forma descendente la
autoridad, en tanto que la responsabilidad en las dos formas (Ascendente y
Descendente). La responsabilidad es inherente a la función que el individuo
desempeña, luego no se pierde por delegación.
- Facultad de Mando
Señala el derecho de dar instrucciones obligatorias y de tomar decisiones. Existen
en todos lo niveles de la organización en forma delimitada y regulando las
conexiones del mismo nivel.
- Equilibrio Orgánico
Objetivo importante de la organización es conseguir el equilibro dentro de la misma,
es decir conseguir que todas sus partes trabajen con el mayor rendimiento par la
obtención de la meta propuesta. En tal sentido el proceso de departamentalización
debe resguardare el equilibrio de la estructurarse teniendo en cuenta los siguientes
aspectos.
• Diferenciar claramente, los diferentes tipos de unidades administrativos. Esto
ya sea por la nomenclatura, la ubicación o el nivel.
• Evitar el número excesivo de niveles jerárquicos en lo posible.
• Asegurar que las personas o unidades son responsables sólo ante un jefe.
• Cada función necesaria par el cumplimiento de los objetivos del organismo
deberá integrarse a una unidad orgánica.
ELEMENTOS Y SIGNOS CONVENCIONALES PARA
CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA
- ELEMENTOS
Para el trazado de un Organigrama deberá tenerse en cuenta la utilización de los
siguientes elementos, los cuales son pautas convencionales y en ningún caso reglas
universalmente válidas
a) Las Casillas.-
Que representa las diversas unidades estructurales del Organismo. Estas
casillas son generalmente rectángulos horizontales. La importancia de la
unidad graficada generalmente se manifiesta en el área del rectángulo así
como en la altura en el plano organizacional.
Los rectángulos a un mismo nivel generalmente serán del mismo tamaño sobre
la línea horizontal.
Las casillas en líneas punteadas, indican estructuras por crear:
b) Las Líneas continuas
Que representan las relaciones directas de autoridad, éstas pueden ser
verticales, horizontales u oblicuas.
El espesor de las líneas de la unidades administrativas puede ser de 0.5 mm y
de las líneas de autoridad 1 mm. La línea de autoridad de mando principal,
deberá diferenciarse de las otras haciéndolas de mayor espesor.
c) Las Líneas punteadas
Señalan que existen relación de coordinación entre la Unidades.
d) Líneas Quebradas
La desconcentración especialmente la Geográfica o Territorial se expresa
a través de una Línea Quebrada.
Ejemplo:
e) Puente
Se utiliza cuando por requerimiento de diseño se cruzan dos líneas sin
que exista conexión entre ellas
f) El Organigrama se comprende partiendo de arriba hacia abajo, o de
izquierda a derecha.
- SIGNOS CONVENCIONALES
Par llevar a cabo la representación gráfica del Organismo, es necesario utilizar
determinados signos convencionales que permitan su graficación, los principales son
los siguientes.
a) Las Líneas de Autoridad
Que se presentan por líneas rectas, que van en ángulos rectos, es plano
horizontal o vertical.
Estas Líneas salen de la parte media inferior del rectángulo superior, (línea de
mando) descendiendo a la parte media superior del rectángulo inferior que
representa la unidad subordinada.
b) Las lineas de Asesoría.
Son de dos tipos:
- Cuando no existe dependencia:
Son líneas laterales que une a dos rectángulos por sus lados laterales en
forma directa.
- Cuando existe dependencia
La línea asesor(a) sale lateralmente de la línea de autoridad(b) del nivel
asesorado y va a interceptar a la unidad asesora(c).
(a)
(c)
(b)
c) Las líneas de Relación.
Mediante ellas se muestran las relaciones funcionales o dependencias técnica o
mando especializado. Se representan por líneas oblicuas que salen de la parte
media inferior del rectángulo de mayor nivel jerárquico y termina en la parte
media superior del rectángulo inferior que representa a la estructura del grado
inferior de dependencia.
Es preferible omitir en un organigrama, la representación de la relaciones
funcionales para evitar confusión en la distinción de los niveles.
d) Líneas de Coordinación.
Se representan con lineas punteadas uninedo las unidades comprendidas en la
coordinación.
Si la línea de coordinación cruza niveles de autroidad, se debe representar así:
e) Otros.
Cuando existen varias unidades equivalentes que actúen en forma
desecntralizada y que por su gran numero no pueden ser graficadas en un
organigrama, éstas se pueden abreviar, no graficándolas todas, si no
representándolas en la siguiente forma.
Así mismo, si se quiere expresar la idea de que en un nivel hay varias Unidades
equivalentes, ésta se hace de la siguiente manera:
DIVISION 1 DIVISION 2 DIVISION 3
En caso de puesto o unidades iguales, se superponen los rectangulos. Se pueden
graficar de la siguiente forma:
Cuando una unidad no existe, pero está programada su creación, se representa así:
Cuando por razones de espacio, no pueden representarse todas las unidades
administrativas en forma horizontal ésta podrá hacerse en forma vertical como se
indica en el ejemplo siguiente: