CS 587 Gestión de Proyectos de Software

Instructor:Dr. Atef Bader

Tutorial de MS Project
MS Project en Laboratorios:
Disponible en el laboratorio Siegal Hall en el campus principal Preparado por
Disponible en la habitación 210 del campus Rice Milton Hurtado
¿Cómo obtener MS Project?

Descargue MS Project desde el siguiente enlace

[Link]
Embarking new Project

Ve a archivo, selecciona nuevo. Esto

se abrirá una pantalla en blanco
proyecto clic ok.
Ahora puedes ingresar tu
información del proyecto viz. inicio
fecha, fecha de finalización y también
¿Cómo te gustaría...
programar el proyecto desde
ya sea la fecha de inicio o de finalización.

También puedes elegir la selección

si vas a usar la noche
turnos.
Diagrama de Gantt

Selecciona la vista de Diagrama de Gantt desde el menú de vista.

Tendrás una hoja de cálculo donde ahora puedes ingresar información.

de todas las actividades
i.e. task name, duration, start date, end date, predecessors and
varios otros campos.
Puedes ingresar la información requerida de dos maneras, en una hoja de cálculo.
o cuando haces doble clic en la celda aparece una ventana emergente en
que puedes ingresar toda la información de ese particular
actividad.
Para la actividad predecesora, necesitas escribir el número de actividad.
El software se encargará de calcular la fecha de inicio y la fecha de finalización.

Ahora el diagrama de Gantt está completo.

Añadiendo tareas y hitos a un archivo de proyecto

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de la tarea, escribe un nombre de tarea y luego presiona TAB. (Microsoft Project ingresa una estimación
duración de un día para la tarea seguida de un signo de interrogación)
3. En el campo Duración, escribe la cantidad de tiempo que tomará cada tarea en meses, semanas, días, horas o
minutos, sin contar el tiempo no laborable. (Por defecto, el período de tiempo será días, pero eso puede ser
cambiado a horas, meses, etc.)
4. Presiona ENTER.
5. Debería verse como la figura a continuación:

6. Para agregar un hito, la única diferencia es que la duración de la actividad debe ser cero (debajo hay un)
ejemplo):

Nota: Al hacer doble clic en una tarea o hito, puedes modificar su información con un formulario que solicita.
Agrupación de tareas en orden lógico (Esquema WBS)

Esquematizar ayuda a organizar tus tareas en partes más manejables. Puedes sangrar tareas relacionadas bajo una más
tarea general, creando una jerarquía. Las tareas generales se llaman tareas resumen; las tareas indentadas debajo de
Las tareas resumen son subtareas. Las fechas de inicio y finalización de una tarea resumen están determinadas por las fechas de inicio y finalización.
de sus subtareas más tempranas y más recientes.

1. Haz clic una vez en la primera actividad del grupo de actividades que deseas agrupar. Para el ejemplo Actividades 4
y5

2. Luego haga clic en la opción "Nueva Tarea" en el menú "Insertar" para insertar una nueva tarea que representará la
nombre del grupo (“Grupo 1” para este ejemplo)

3. Luego selecciona las tareas a continuación (4 y 5) y luego haz clic en la opción "Contorno- Sangrar" en el "Proyecto"
Menu
Creando relaciones entre tareas
Una red de tareas en un proyecto debe conectar actividades desde el inicio hasta el final, para establecer estas relaciones.
necesitamos utilizar el campo “Predecesores” de cada tarea, donde podemos designar qué actividad precederá a la siguiente
we are updating, in the example below we will indicate MS project that “Activity 5” can start once “Activity 4” is
completado (Relación de Finalizar a Comenzar).

Nota que al establecer la relación ahora el Grupo 1 toma 2 días para completarse, porque antes,
las actividades se estaban configurando para realizarse en paralelo, y ahora están en serie (relación Terminar a Empezar)

Nota: MS Project calculará las fechas en función de las duraciones de las tareas, sus relaciones y la fecha de inicio.
conjunto para el proyecto, sin embargo es posible cambiar la fecha de inicio de una tarea (si es necesario) haciendo doble clic
en una tarea o hito, y utilizando los campos relacionados con las fechas (Inicio o Fin)
Asignación de recursos a tareas
Puedes utilizar la Hoja de Recursos en Microsoft Project para crear una lista de las personas, equipos y materiales.
que conforman tu equipo y llevan a cabo las tareas del proyecto. Tu lista de recursos consistirá en recursos de trabajo o material.
recursos. Los recursos de trabajo son personas o equipos; los recursos materiales son materiales consumibles o suministros, como
concreto, madera o clavos.

1. En el menú Ver, haz clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, apunta a Tabla y luego haz clic en Entrada.
3. En el campo Nombre del recurso, escribe un nombre de recurso.
4. Puedes recorrer los campos en la hoja, pero para simplificar el ejemplo, solo concéntrate en el
nombre e iniciales del recurso
5. A continuación se muestra un ejemplo de algunos recursos humanos añadidos a la Hoja de Recursos (también podríamos añadir otros)
tipo de recursos tales como Equipos, Consumibles, etc.)

6. Una vez que se crean los recursos, puedes volver al menú Ver y hacer clic en Diagrama de Gantt para verlo nuevamente.
las tareas, y luego cuando haces doble clic en una tarea puedes agregar un recurso a esta tarea usando la tecla tab.
Recursos
Nota: El objetivo principal de la asignación de recursos es asignar adecuadamente los recursos y proporcionar valor.
information regarding the effort of the team.
Encontrar la Ruta Crítica

El Análisis de Ruta Crítica (CPA) te ayuda a organizar todas las tareas que
debe completarse como parte de un proyecto.
CPA te ayuda a identificar la duración mínima de tiempo necesaria para
completar un proyecto
Para encontrar la ruta crítica, enumera todas las actividades y registra el inicio temprano y el retraso.

start, early finish and late finish info of all the activities.
Puedes hacer esto en insertar/columnas y seleccionando cada término.
La siguiente captura de pantalla demuestra cómo insertar.
El proyecto calcula automáticamente ES, EF, LS y LF en función de
fechas de inicio/finalización que has proporcionado.
Mostrando la Ruta Crítica

Puedes mostrar la ruta crítica de múltiples maneras. Puedes mostrar

ruta crítica utilizando gráfico de Gantt, Gantt detallado, red
Diagrama, y mostrando solo tareas críticas.
En el diagrama de Gantt, haz clic en el asistente del diagrama de Gantt y elige crítico
ruta y seguir los pasos.
En Gantt Detallado, haga clic en VerÆMás VistasÆDetallado
GanttÆAplica. Muestra la ruta crítica con tiempo de holgura.
En el Diagrama de Red, haga clic en VerÆMás VistasÆRed
DiagramaÆAplica.
Para mostrar solo las tareas críticas, haga clic en Gantt
GráficoÆfilterÆCrítico.
Las siguientes diapositivas tienen capturas de pantalla de cómo mostrar lo crítico
ruta utilizando varios métodos.
Tiempo de margen para la programación

Para ver el horario que muestra el slack, ve a VistasÆ Más vistasÆ

Vista de Gantt detalladaÆ Solicitar.
En este, haga clic en VerÆ MesaÆ Horario
Slack appears as thin bars to the right of a task, with slack values adjoining the
barras Gantt regulares
También puedes ver el margen libre y el margen total de una tarea en la hoja.
Puedes mover la actividad dentro del tiempo de holgura disponible, para equilibrar el
recursos, en los casos donde hay una sobreasignación presente.
Cierre de Proyecto

Cuando estás guardando un archivo, te pregunta si deseas

guardar con base/ sin base. Puedes elegir cualquiera
opciones.
Si eliges guardar con línea base, una copia de tu horario
y otras cosas se guardarán y cualquier cambio cuando estés
haciendo que el progreso del proyecto se pueda ver claramente utilizando
la línea base.
Si eliges guardar sin línea base, no podrás
ver los cambios.
Ejemplo Paso a Paso
Ahora intentemos un pequeño ejemplo, paso a paso, para practicar cada una de las opciones que hemos visto hasta ahora sobre cómo crear un
proyecto utilizando MS Project. Vamos a utilizar un pequeño conjunto de tareas (tabla a continuación) relacionadas con las fases iniciales de un
Plan de Pruebas del Sistema (Definición y Diseño)

Actividad Predecesor Responsabilidad Esfuerzo Fase de Pruebas del Sistema

[Link]álisis de RSD * Documento de Especificación de Requisitos •Test Manager 3 días Fase de Definición
completado. •Gerente de Proyecto
(No parte del Plan de Pruebas del Sistema) •Líder de Pruebas
2. Develop Test Plan Actividad1 •Gerente de Pruebas 5 días Fase de diseño
•Líder de Pruebas
•Probador E
3. Desarrollar Especificación de Diseño de Pruebas Actividad2 •Probador A y B 8 días Fase de diseño
4. Desarrollar Especificación de Casos de Prueba Actividad3 •Probador A y B 5 días Fase de Diseño
5. Desarrollar la Especificación del Procedimiento de Pruebas Activity4 •Probador A y B 3 días Fase de Diseño
6. Desarrollar la Transmisión de Artículos de Prueba Actividad5 •Probador A y B 1 día Fase de Diseño
Informe
7. Preparar herramientas y scripts de prueba Actividad6 •Tester A y B 3 días Fase de diseño
8. Revisar el Plan de Pruebas y los Anexos Actividad7 •Gerente de Pruebas 2 días Fase de Diseño
•Líder de Pruebas
•Tester E
9. Verifique que el sistema esté listo para ser Actividad7 •Tester E, A y B 1 día Fase de Diseño
Probado
10. Agregar Documentos de Diseño al CMS Actividad8 •Líder de Pruebas 1 día Fase de Diseño
(Hito) •Probador E, A y B
Ejemplo Paso a Paso (Paso 1 - Configurar archivo)

1. Crea un nuevo archivo "Proyecto1"

2. Asigne la fecha de inicio del proyecto a ser el 02 de diciembre de 2002

2.1
2.2
Ejemplo Paso a Paso (Paso 2 – Agregar Tareas)

1. Escribe el nombre de cada tarea en la hoja de cálculo usando la columna "Nombre de la tarea"
2. Escriba la duración en días de cada tarea en la hoja de cálculo utilizando la columna 'Duración'
3. Agrupa las tareas por fase de acuerdo con la tabla de tareas mostrada anteriormente y añade un grupo que las englobe.
fases llamadas “Plan de Pruebas del Sistema MCY-ADTT-ST-2002-01” esto representará el plan en su conjunto
4. Escribe los predecesores de cada tarea en la hoja de cálculo utilizando la columna 'Predecesores' (si no puedes ver el
columna, intenta expandir la barra vertical que divide la hoja de cálculo al gráfico de Gantt)
5. Para convertir una Tarea en un Hito, simplemente haz doble clic en la Tarea y ve a la pestaña “Avanzado” y luego marca la casilla que
Marcar tarea como un hito

2
Ejemplo Paso a Paso (Paso 2 – Continuar Añadiendo Tareas)

3.1
Inserte una nueva tarea al principio que agrupe todo. 3.3
Haga clic en la opción "Esquema - Sangrar"

3.4
3.2

Destacar las tareas que se van a añadir como subtareas El resultado final debería verse así, ahora repite esto
pasos para crear los subgrupos que representarán el
fases (Definición y Diseño)
Ejemplo Paso a Paso (Paso 2 – Continuar agregando tareas)

3.5
Inserte una nueva tarea al principio de las tareas de definición 3.7
Haga clic en la opción “Esquema - Sangría”

3.6
3.8
Destaca las tareas que se van a añadir como subtareas
El resultado final debería verse así, ahora repite esto
pasos para crear el Subgrupo que representará el
fase “Diseño”
Ejemplo Paso a Paso (Paso 2 – Continuar Agregando Tareas)

3.9
Insert a new task at the beginning of the Design tasks
(Nota que la nueva tarea que funcionará como un grupo para el
"Fase de Diseño" está dentro del grupo "Fase de Definición"
therefore we need toOutdentone position to put it at
el mismo nivel que la Fase de Definición
3.11

Highlight the tasks that are going to be added as subtasks in the

fase de diseño y luego haga clic en la opción “Sangría - Indentar”

3.10
Haz clic en la opción “Contorno-Disminuir” para mover el
actividad a la izquierda
3.12
El resultado final debería verse así
Ejemplo Paso a Paso
(Paso 2 – Añadir tareas continuadas)

4
Ejemplo Paso a Paso
(Paso 2 - Continuar añadiendo tareas)

5
Ejemplo Paso a Paso (Paso 3 – Agregar Recursos)

1. Ve a la vista "Hoja de Recursos"

2. Agrega los recursos necesarios a la “Hoja de Recursos”, solo vamos a usar el Nombre, las Iniciales y el Estándar.
Tarifa en $/hr. Los recursos serán tomados de la tabla mostrada al principio del ejemplo, más
específicamente de la columna 'Responsabilidades'
3. Ahora, con los Recursos ya registrados en el archivo del proyecto, regresa a la Vista "Diagrama de Gantt".

2
1

3
Ejemplo paso a paso (Paso 4 - Asignar Recursos)

1. Haz doble clic en la tarea que deseas vincular a los recursos disponibles en la "Hoja de Recursos".
2. Luego ve a la pestaña "Recursos" y busca los recursos que deseas relacionar con la actividad (Para el ejemplo
mantengamos la cantidad de esfuerzo de cada recurso en 100%, el nivelado de recursos no será cubierto en este tutorial
finally Click the “Ok” button to finish the assignment.
3. Repite los pasos 1 y 2 para el resto de las tareas

1 2
Ejemplo Paso a Paso (Paso 5 – Ajustar el Diagrama de Gantt)

1. Ajusta la longitud del gráfico de Gantt de manera que se pueda ver en una pantalla (si es posible), para hacer esto realiza un clic derecho
Haz clic en la parte superior del diagrama de Gantt primero, aparecerá un menú emergente, selecciona la opción "Tiempo de Networking..."
2. En el formulario que se abrirá, ve a la pestaña "Escala de tiempo" y cambia las Unidades de Escala Mayor a "Meses" y el
Unidad menor de escala a "semanas", luego presione el botón "Aceptar" para ver los resultados en el diagrama de Gantt. (Ajustar como
necesarias las escalas una vez que estés familiarizado con ellas)

2
Ejemplo Paso a Paso (Paso 6 - Ver la Ruta Crítica)

1. Para el ejemplo, vamos a utilizar el Diagrama de Gantt Detallado para ver la Ruta Crítica, porque esta opción también
muestra el tiempo de holgura de las actividades que no pertenecen a la ruta crítica, por lo tanto primero tenemos que seleccionar el
option “More Views”
2. Luego tenemos que seleccionar el Diagrama de Gantt Detallado para obtener la vista deseada (Ajusta el Diagrama de Gantt como se explicó antes si es
necessary)

The View should look like this (If the Gantt

El gráfico no aparece, verifica que estés en
la fecha correcta en el diagrama de Gantt)

Tiempo de holgura (Las actividades en azul son

2 no parte de la Ruta Crítica)
Ejemplo Paso a Paso (Paso 7 - Mostrar más columnas)

Podemos mostrar más información relacionada con las tareas en la hoja de cálculo, una columna que podría ser de carácter general.
el interés es el costo, para hacer esto primero haz clic derecho en la parte superior de la hoja de cálculo (específicamente en los títulos de la
Un menú emergente debería aparecer mostrando varias opciones, elige la que dice "Insertar Columna"
2. Luego busca la columna llamada "Costo" y presiona el botón "Aceptar"

Ahora deberías ver la columna 'Costo', este costo se calcula

basado en los recursos asignados para cada tarea, notice también que
los grupos suman automáticamente el costo de las subtareas haciendo
la vista aún más interesante.
1

2
Ejemplo Paso a Paso (Paso 8 - Una Mejor Vista)

Como se explicó anteriormente, puedes agregar y ocultar columnas de la hoja de cálculo, esto te permite mostrar exactamente lo que la gente
necesita ver, a continuación hay una vista con campos seleccionados: Nombre, Costo, Duración, Iniciales del recurso y Fecha de inicio. El lector es
bienvenido a experimentar con estas características y a explorar más vistas que ofrece MS Project, como recursos
uso, informes de costos, etc.
Ejemplo paso a paso (Paso 9 - Guardar el archivo)

1. Para este ejemplo, estamos guardando el archivo al final, pero se recomienda que guardes el archivo con frecuencia mientras
estás trabajando para evitar la pérdida de datos como resultado de problemas como una falla de energía, por ejemplo.
2. Puedes elegir entre guardar el archivo con o sin Baseline (la diferencia fue explicada anteriormente en esto
Tutorial)