Actualizar y documentar la fecha de los procedimientos operativos

Sistema de TVET etíope

SERVICIO DE SOPORTE EN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Nivel II

GUÍA DE APRENDIZAJE # 7

Unidad de Competencia : Actualizar y Documentar

Procedimientos Operativos
Título del módulo : Actualizando y Documentando
Procedimientos Operativos
Código LG : ICT ITS2 M02 L02 07
Código TTLM : ICT ITS2 TTLM02 0516

LO 2: Actualización de Procedimientos Operativos

Introducción Guía de Aprendizaje #7

Esta guía de aprendizaje está desarrollada para proporcionarte la información necesaria sobre el
cobertura de contenido y temas siguientes -

Revisión de Documentación de Usuario y Técnica

Revisión de Precisión de Documentación Técnica y de Usuario

Esta guía también te ayudará a alcanzar el resultado de aprendizaje indicado en la página de portada.
Específicamente, al completar esta Guía de Aprendizaje, podrás -

Revisar la versión actual de la documentación técnica y de usuario basada en la última.

operational procedures.
Compara la precisión de la documentación técnica y del usuario con la funcionalidad actual del sistema.
Identificar y documentar inexactitudes para referencia futura.

Preparado Por 1|P a g e

 Actualizar y documentar procedimientos operativos fecha

Actividades de Aprendizaje

1. Lee los objetivos específicos de esta Guía de Aprendizaje.

2. Lea la información escrita en las "Hojas de Información 1" en las páginas 3-6.
3. Realiza la 'Autoevaluación' en la página 7.
4. Si obtuviste una evaluación satisfactoria, procede a "Hoja de Información 2". Sin embargo, si tu
la calificación es insatisfactoria, consulta a tu profesor para más instrucciones o regresa al Aprendizaje
Actividad # 1.
5. Lea la información escrita en la "Hoja de Información 2" en las páginas 8-11.
6. Completa el “Auto-chequeo” en la página 12.
7. Si obtuviste una evaluación satisfactoria, procede a la 'Prueba de Rueda'. Sin embargo, si tu calificación es
insatisfactorio, consulte a su profesor para más instrucciones o regrese a la Actividad de Aprendizaje # 2.
8. Realiza la 'prueba LAP' en la página 13 (si estás listo) y muestra tu resultado a tu maestro.
el profesor evaluará tu rendimiento como satisfactorio o insatisfactorio. Si es insatisfactorio, tu
el profesor te aconsejará sobre trabajo adicional. Pero si es satisfactorio, puedes proceder al Aprendizaje
Guía 7.

Tu profesor evaluará tu salida como satisfactoria o insatisfactoria. Si

insatisfactorio, tu profesor te aconsejará sobre trabajo adicional. Pero si es satisfactorio, tú
puede proceder al siguiente tema.

Prepared By 2|P a g e
 Actualizar y documentar la fecha de los procedimientos operativos

Hoja de Información 1 Actualización de Procedimientos Operativos

Procedimientos Operativos

Un Procedimiento Operativo (PO) es un conjunto de instrucciones escritas que documentan una rutina sobre
actividad repetitiva seguida por una organización. El desarrollo y uso de Ops son una parte integral
parte de un sistema de calidad exitoso ya que proporciona a los individuos la información para realizar un
trabajo adecuadamente, y facilita la consistencia en la calidad y la integridad de un producto o resultado final.

El término "OP" puede no ser siempre apropiado y términos como protocolos, instrucciones,
Las hojas de trabajo y los procedimientos operativos de laboratorio también pueden ser utilizados. Para este documento, 'OP' se referirá a ...
ser utilizado.

Propósito

OP detalla los procesos de trabajo que se repiten regularmente y que deben ser realizados o seguidos
dentro de una organización. Documentan la forma en que se deben realizar las actividades para facilitar
cumplimiento consistente con los requisitos técnicos y del sistema de calidad y para apoyar la calidad de los datos.

Pueden describir, por ejemplo, acciones programáticas fundamentales y acciones técnicas.

como procesos analíticos y procesos para mantener, calibrar y usar equipos.
Las OP están destinadas a ser específicas para la organización o instalación cuyas actividades se describen y
asistir a esa organización en el mantenimiento de sus procesos de control de calidad y aseguramiento de calidad y
asegurar el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales.

Si no se redactan correctamente, los SOP (Procedimientos Operativos Estándar) tienen un valor limitado. En
Además, los mejores SOP escritos fracasarán si no se siguen. Por lo tanto, el uso de SOPs
necesita ser revisado y reforzado por la gerencia,Preferiblemente el supervisor directo. Actual
Las copias de los SOP también deben estar fácilmente accesibles para referencia en las áreas de trabajo de aquellos
individuos que realizan efectivamente la actividad, ya sea en formato físico o electrónico, de lo contrario
Los SOP tienen poco propósito.

Beneficios

El desarrollo y uso de los SOP minimiza la variación y promueve la calidad a través de

implementación consistente de un proceso o procedimiento dentro de la organización, incluso si hay
cambios personales temporales o permanentes. Los SOP pueden indicar el cumplimiento con la organización.
y requisitos gubernamentales y puede usarse como parte de un programa de capacitación del personal, ya que
deben proporcionar instrucciones de trabajo detalladas. Minimiza las oportunidades de mala comunicación
y puede abordar las preocupaciones de seguridad.

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Estilos de escritura
Los SOP deben estar escritos en un formato conciso, paso a paso y fácil de leer. La información
presentado debe ser inequívoco y no excesivamente complicado. La voz activa y el verbo en presente
debería utilizarse el tiempo verbal. El término "tú" no debería utilizarse, sino que se debe implicar. El documento no debe
sea redundante, excesivamente largo o prolijo. Mantenlo simple y breve. La información debe ser
transmitido de manera clara y explícita para eliminar cualquier duda sobre lo que se requiere.
Además, utiliza un diagrama de flujo para ilustrar el proceso que se está describiendo. Además, sigue la guía de estilo.
usado por su organización, por ejemplo, el tamaño de fuente y los márgenes.

PROCESO SOP

Preparación de SOP
La organización debería tener un procedimiento establecido para determinar qué procedimientos o
los procesos deben ser documentados. Esos OPs deben ser escritos por individuos
conocedores de la actividad y la estructura interna de la organización. Estas personas son
esencialmente expertos en la materia que realmente realizan el trabajo o utilizan el proceso.
Se puede seguir un enfoque de equipo, especialmente para procesos multifuncionales donde el
las experiencias de una serie de individuos son críticas, lo que también promueve el "compromiso"/interés de
usuarios potenciales del SOP.

Los SOP deben escribirse con suficiente detalle para que alguien con experiencia limitada con
o conocimiento del procedimiento, pero con una comprensión básica, puede reproducir con éxito el
procedimiento cuando no supervisado. El requisito de experiencia para realizar una actividad debe ser
se señaló en la sección sobre las calificaciones del personal. Por ejemplo, si una química básica o biológica
Se requiere experiencia en el curso o formación adicional, esa requisito debe ser indicado.

Escribe OP sobre cómo desinstalar software de tu computadora XP

Revisión y Aprobación del SOP

Los SOPs deben ser revisados (es decir, validados) por una o más personas con la formación adecuada
formación y experiencia con el proceso. Es especialmente útil si los borradores de SOP se prueban realmente
por individuos distintos al escritor original antes de que se finalicen los SOP.

Los SOPs finalizados deben ser aprobados como se describe en la calidad de la organización.
Plan de gestión o su propio SOP para la preparación de SOPs. Generalmente el supervisor inmediato,
como un jefe de sección o de rama, y el oficial de aseguramiento de calidad de la organización revisa y
aprobar cada SOP. La aprobación por firma indica que un SOP ha sido tanto revisado como
aprobado por la dirección.

Frecuencia de Revisiones y Reseñas

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 Actualizar y Documentar los Procedimientos Operativos fecha

Los procedimientos operativos estándar (SOP) deben mantenerse actualizados para ser útiles. Por lo tanto, siempre que se cambien los procedimientos, el SOP

debe ser actualizado y re-aprobado. Si se desea, modificar solo la sección pertinente de un SOP e indicar el
cambiar la fecha/número de revisión para esa sección en la tabla de contenido y la notación de control del documento

Los SOP deben ser revisados sistemáticamente de manera periódica, por ejemplo, cada 1-2 años, para asegurar que el
las políticas y procedimientos se mantengan actualizados y sean apropiados, o para determinar si los SOP son incluso necesarios. El
la fecha de revisión debe añadirse a cada SOP que ha sido revisado. Si un SOP describe un proceso que ya no está
seguido, debería ser retirado del archivo actual y archivado.

El proceso de revisión no debería ser excesivamente complicado para fomentar una revisión oportuna.
la frecuencia de revisión debe ser indicada por la dirección en el Plan de Gestión de Calidad de la organización. Eso
el plan también debe indicar la(s) persona(s) responsable(s) de asegurar que los SOP estén actualizados.

Control de Documentos
Cada organización debería desarrollar un sistema de numeración para identificar y etiquetar sistemáticamente sus SOP.
y el control de documentos debe ser descrito en su Plan de Gestión de Calidad.

En general, cada página de un SOP debe tener una notación de documentación de control, similar a la ilustrada.
a continuación. Un título corto y un número de identificación (ID) pueden servir como designación de referencia. El número de revisión y
las fechas son muy útiles para identificar el SOP en uso al revisar datos históricos y son críticas cuando se necesita
se involucran registros evidenciales y cuando la actividad está siendo revisada. Cuando se indica el número de páginas,
el usuario puede comprobar rápidamente si el SOP está completo. Generalmente, este tipo de anotación de control de documentos se encuentra en
la esquina superior derecha de cada página del documento después de la página del título.

Seguimiento y Archivo de Documentos SOP

La organización debe mantener una lista maestra de todos los SOP. Este archivo o base de datos debe indicar el SOP
number, version number, date of issuance, title, author, status, organizational division, branch, section, and any
información histórica sobre versiones anteriores. El Gerente de QA (o designado) es generalmente la persona
responsable de mantener un archivo que lista todos los SOP relacionados con la calidad que se utilizan dentro de la organización. Si un
se utiliza una base de datos electrónica, se pueden enviar automáticamente notificaciones de "Revisión de SOP". Tenga en cuenta que esta lista también puede ser utilizada.
cuando se están considerando auditorías o cuando se plantean preguntas sobre las prácticas que se están siguiendo en el
organización.

Short Title/ID #
Rev. #:
Date:
Página 1 de

Como se indicó anteriormente, el Plan de Gestión de Calidad debe indicar la(s) persona(s) responsable(s) de asegurar
que solo se utilice la versión actual. Ese plan también debe designar dónde y cómo se deben manejar las versiones obsoletas.
ser mantenidos o archivados de manera que se evite su uso continuo, así como estar disponibles para datos históricos
revisión.

Los mecanismos de almacenamiento y recuperación electrónicos suelen ser más fáciles de acceder que un documento impreso.
Formato. Para el usuario, el acceso electrónico puede estar limitado a un formato de solo lectura, protegiendo así contra
cambios no autorizados realizados en el documento.

Submit procedure
Prepare un procedimiento estándar para la instalación de programas desde CD/DVD en un sistema Windows 7.

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 Actualizar y Documentar Procedimientos Operativos fecha

FORMATO GENERAL DE SOP

Los SOP deben estar organizados para garantizar facilidad y eficiencia en su uso y ser específicos para la organización.
que lo desarrolla. No hay un formato "correcto"; y el formato interno variará según cada organización y
con el tipo de SOP que se está escribiendo. Donde sea posible, divida la información en una serie de pasos lógicos para evitar un
lista larga. El nivel de detalle proporcionado en el SOP puede diferir según, por ejemplo, si el proceso es crítico,
frecuencia de ese procedimiento que se sigue, el número de personas que utilizarán el SOP y dónde se realiza la capacitación
no está disponible de forma rutinaria. A continuación se discute un formato generalizado.

Página de título
La primera página o portada de cada SOP debe contener la siguiente información: un título que claramente
identifica la actividad o procedimiento, un número de identificación del SOP (ID), la fecha de emisión y/o revisión, el nombre de
la agencia, división y/o rama aplicable a la que se aplica este SOP, y las firmas y las fechas de firma
de esos individuos que prepararon y aprobaron el SOP. Las firmas electrónicas son aceptables para los SOP.
mantenido en una base de datos computarizada.

Tabla de Contenidos
Puede ser necesario un índice para referencia rápida, especialmente si el SOP es largo, para localizar
información y para denotar cambios o revisiones realizados solo en ciertas secciones de un SOP.

Texto
Los SOP bien redactados deben describir primero brevemente el propósito del trabajo o proceso, incluyendo cualquier
información normativa o estándares que son apropiados para el proceso de SOP, y el alcance para indicar qué es
cubierto. Defina cualquier término especializado o inusual ya sea en una sección de definición separada o en el lugar apropiado.
sección de discusión. Indique qué procedimientos secuenciales deben seguirse, divididos en secciones significativas; por ejemplo,
posibles interferencias, equipos necesarios, calificaciones del personal y consideraciones de seguridad (preferiblemente enumerados en
en negrita para captar la atención del usuario). Finalmente, describa a continuación todos los QA y control de calidad (QC) apropiados.
activities for that procedure, and list any cited or significant references.

Como se mencionó anteriormente, los SOP deben estar redactados de manera clara para ser fácilmente comprensibles por una persona.
conocedor del concepto general del procedimiento, y los procedimientos deben estar escritos en un formato que
describe claramente los pasos en orden. El uso de diagramas y gráficos de flujo ayuda a dividir secciones largas de texto y a
resume brevemente una serie de pasos para el lector.

Adjunte cualquier información apropiada, por ejemplo, un SOP puede hacer referencia a otros SOP. En tal caso, lo siguiente
debe incluirse:
1. Cita el otro SOP y adjunta una copia, o referencia dónde se puede localizar fácilmente.
2. Si el SOP de referencia no debe ser seguido exactamente, la modificación requerida debe ser especificada en el
SOP en la sección donde se cita el otro SOP.

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 Actualizar y Documentar Procedimientos Operacionales fecha

Autoevaluación Clave de respuestas

Name: ______________________________________ Date:

________________________________________
[Link] O FALSO. Escribe Verdadero si la afirmación es correcta y escribe Falso si no lo es.

incorrecto. Escriba su respuesta en el espacio proporcionado antes de cada elemento.(10 puntos)

________1.Las OPs están destinadas a ser específicas para la organización o instalación cuyas actividades

se describen.
________2.La información presentada en los SOP debe ser ambigua y excesiva.
complicado.
________3. "TÚ" se puede usar libremente en SOP para dirigirse a la instrucción al lector.
Las copias actuales de los SOP deben estar fácilmente accesibles para consulta en el trabajo
áreas.
________5. El SOP debe ser actualizado y re-aprobado siempre que haya cambios en cualquiera de
los procedimientos de la organización.
________6.Durante la revisión, todo el SOP debe ser revisado.
________7.Una OP debe ser redactada por una persona que tenga un poco de conocimiento sobre el
actividades y la estructura interna de la organización.
________8.Es especialmente útil si los borradores de los SOP son realmente probados por el escritor original.
antes de que pueda ser finalizado.
________9. El SOP debe ser escrito en un formato conciso, paso a paso y de fácil lectura.
________10. El Plan de Gestión de Calidad es responsable de mantener un archivo que liste todos
SOPs relacionadas con la calidad actualmente utilizadas en la organización.

II. ENUMERACIÓN. Da lo que se pide en cada ítem.

1. Otros términos para OP

_______________________ _______________________
_______________________ _______________________

2. Instancias donde OP falla

_______________________ _______________________

3. Information indicated in the Title Page

_______________________ _______________________
_______________________ _______________________

III. IDENTIFICACIÓN. Identifica el término descrito en cada ítem. Escribe tu respuesta.

en el espacio provisto antes de cada elemento.

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 Actualizar y documentar los procedimientos operativos fecha

1. Un procedimiento operativo es un conjunto de instrucciones escritas que

documentar una rutina sobre qué actividad de la organización?
______________________2. ¿Qué pasa con el SOP mejor redactado cuando no se sigue?
______________________3. Indica la frecuencia de revisión y la persona responsable
para asegurar que los SOP estén actualizados.
______________________4. Utilizado como referencia rápida, especialmente para SOP largos.
______________________5. ¿Quién es responsable de mantener un archivo que liste todos los actuales?
¿SOPs relacionados con la calidad utilizados dentro de la organización?

Note:Satisfactory rating - 20 points Unsatisfactory - below 20 points

Puedes pedirle a tu profesor una copia de la respuesta correcta.
Otros términos utilizados para referirse a los procedimientos operativos (protocolos, instrucciones, hojas de trabajo, laboratorio)
procedimientos operativos)
1. (repetitivo)
2. falla)
3. ¿Cuándo son los SOP de valor limitado? (no escritos correctamente, no seguidos)
4. ¿Son los OP específicos de una organización? verdadero
5. Las copias actuales de los SOPs deben estar fácilmente accesibles para referencia en las áreas de trabajo (impresas
copia o formato electrónico). (verdadero)
6. SOP should be written in what format? (concise, step – by – step, easy – to – read)
7. ¿Qué tipo de voz debe usarse al escribir un SOP? (activa)
8. La información en el SOP debe ser transmitida ___________ y ______________ a
elimine la duda sobre lo que se requiere. (claramente, explícitamente)
9. Se utiliza por la organización para tener un formato consistente en el tamaño de la fuente, los márgenes y otros.
estilos de formato. (guía de estilo)
10. ¿Qué término no debería usarse en SOP porque ya está implícito?
11. Un OP debe ser escrito por una persona que tenga un poco de conocimiento sobre las actividades
y la estructura interna de la organización.

Preparado por 8|P a g e

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12. ¿Qué enfoque se puede seguir especialmente para procesos de múltiples tareas porque el
¿Las experiencias de un número de individuos son críticas? (equipo)
13. Es especialmente útil si los borradores de los SOP son realmente probados por el escritor original antes de que pueda
ser finalizado. (Falso)
14. ¿Quién revisa y aprueba los SOP (supervisor inmediato, jefe de sección o departamento, QA)?
oficial)
15. Indica que un SOP ha sido revisado y aprobado por la dirección. (firma de
aprobación)
16. El SOP debe ser actualizado y re-aprobado siempre que haya cambios en cualquiera de los
procedimientos de la organización.
17. Durante la revisión, es posible modificar solo secciones específicas y no todo el SOP.
18. Indica la frecuencia de revisión y la persona responsable de asegurar que los SOPs
son actuales. (Plan de Gestión de Calidad)
19. ¿Cuáles son las consideraciones en el proceso de revisión y modificación de los SOP? (Los SOP necesitan que...
para seguir siendo útiles, los procedimientos operativos estándar (SOP) también deben revisarse sistemáticamente de forma
de forma periódica, el proceso de revisión no debería ser demasiado engorroso.
20. ¿Quién es responsable de mantener un archivo que liste todos los SOPs relacionados con la calidad que se utilizan actualmente?
dentro de la organización? Gerente de QA
21. ¿Qué información se escribe en la página de título (título, una identificación del SOP (ID))?
número, fecha de emisión y/o revisión, el nombre de la agencia aplicable, división y/o
rama a la cual se aplica este SOP, y las firmas y fechas de firma de aquellos
individuos que prepararon y aprobaron el SOP
22. Es información en la página del título que identifica claramente la actividad o procedimiento.
[Link] como referencia rápida, especialmente para SOP largos.

Autoevaluación Actualizando Procedimientos Operativos

Nombre: ______________________________________ Fecha:

________________________________________

[Link]ÓN. Identifica el término descrito en cada ítem. (10 puntos)

_______________________1.Un conjunto de instrucciones escritas que documentan una rutina sobre repetitivos
actividad seguida por una organización.
_______________________2. El desarrollo y uso de SOPs puede minimizar qué factor en
la implementación de un proceso o procedimiento dentro de la
organización.
_______________________3. ¿Qué tiempo del verbo se debería utilizar al escribir SOP?
_______________________4.Se utiliza para ilustrar el procesamiento descrito.

Preparado por 9|P a g e

 Actualizar y Documentar Procedimientos Operativos fecha

_______________________5. Indica que un SOP ha sido revisado y aprobado por el

gestión.
_______________________6. La duración típica para revisar el SOP (número de años).
_______________________7.Generalmente, el responsable de mantener un archivo que liste todo
SOPs relacionados con la calidad utilizados actualmente dentro de la organización.
_______________________8. Contiene la lista de contenidos del SOP y la página correspondiente
número en el manual.
_______________________9. Contiene la descripción del trabajo o proceso.
_______________________10. Significa que el SOP está actualizado.

[Link]ÓN: Enumera los elementos solicitados en cada ítem. (10 puntos)

1. Las tres características de los procedimientos operativos estándar (SOP), en términos de cómo deben ser redactados.

_______________________________ _______________________________
_______________________________
2. Give four (4) important information that should be indicated in the master list of SOP.

_______________________________ _______________________________
_______________________________ _______________________________
3. Tres (3) partes principales de un SOP

_______________________________ _______________________________
_______________________________
III. Identifique los siguientes elementos según a qué proceso SOP pertenecen. Escriba A si es una actividad
en la preparación del SOP, si está en la revisión y aprobación del SOP o si en el SOP
Seguimiento de Documentos y Archivo. (6 puntos)
_____1. Identificar los procedimientos / procesos que necesitan ser documentados.
_____2. El Plan de Gestión de Calidad debe indicar las personas responsables de
asegurando que solo se use la versión actual.
_____3.Las SOP deben mantenerse actualizadas - recientes para ser útiles.
La organización debe mantener una lista maestra de todos los SOP.
_____5. Se debe identificar a los miembros del equipo / a un individuo que será responsable de
escribe la SOP.
_____6. El proceso de revisión no debería ser excesivamente engorroso - gravoso.

Note:Satisfactory rating - 12 points Unsatisfactory - below 12 points

Puedes pedirle a tu profesor una copia de la respuesta correcta.

Preparado por 10|P a g e

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Autoevaluación Clave de respuestas

I. IDENTIFICATION
1. SOP
2. Variación
3. Tiempo presente
4. Diagrama de flujo

5. Firma de aprobación
6. 1-2 años
7. QA manager
8. Tabla de Contenidos
9. Texto
[Link] - reciente
II. 1.a. Concise b. step – by – step c. easy – to – read format
2. a. short title / ID # b. Rev # c. Fecha d. Número de página
3. a. título b. table of contentsc. text

III. 1. A
2. C
3. B
4. C
5. A
6. B

Preparado por 11|P á g e