CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En las empresas se realizan actos de diversas naturaleza, pero todos ellos con
fines empresariales, siendo necesario disponer de un sistema de información
eficiente, capaz de llegar hasta el último rincón de la organización; el cual deberá
estar en condiciones de resumir y clasificar adecuadamente los datos obtenidos de
todas las operaciones que realice la institución, con el objeto de que el empresario
pueda obtener el conocimiento total de todos el estos elementos, sin resultar
desbordados con la cantidad de información recibida.
Con el crecimiento y complejidad de las operaciones realizadas por las
empresas, se hace necesario un sistema para manejar la gran cantidad de información
que con el paso del tiempo ha ido evolucionando en términos de especialización y en
aumento de capacidad de cómputo.
Con el transcurrir del tiempo, en las empresas se han observado grandes cambios
en su estructura organizacional, es decir; que ha
aumentado el número de actividades que éstas realizan cotidianamente; dentro de
ellas se encuentran las operaciones contables en las cuales descansa el control de gran
parte de las actividades del hombre.
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Las organizaciones empresariales para ser manejadas de una manera satisfactoria
deben especificar, sus objetivos, establecer los planes y la forma de lograrlos a través
de los procedimientos de ejecución. Así mismo estar clara en la delegación de
responsabilidad y autoridad administrativas, estableciendo los métodos más
adecuados y las normas que se adapten a su ejecución sin olvidar que todo este
proceso debe ser establecido objetivamente y con posibilidad de valorizar sus
resultados.
Por tanto, se podría llamar a la contabilidad el lenguaje de los negocios,
efectivamente la forma como se traduce en términos monetarios toda la actividad de
la organización.
De lo anteriormente descrito se destaca que dentro de este conjunto de
medidas y sistemas administrativos, la contabilidad juega un papel fundamental,
tomando en consideración la oportunidad brindada para el registro cualitativo y
cuantitativo del patrimonio de las empresas.
En tal sentido Catácora (1997 p.43) señala que los sistemas administrativos
“son utilizados en las empresas para el procesamiento de la información generada por
todas sus operaciones y ayudan a soportar las decisiones gerenciales de la misma,
para guiar las operaciones y cumplir con sus objetivos”.
En el mismo orden de ideas Loaiza (1998 p.2) considera al sistema
administrativo como aquel que permite coordinar las tareas ejecutadas por el sistema
operacional y se encarga de definir los niveles de autoridad y asignar
responsabilidades para ejecutar las tareas”.
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De lo anteriormente descrito se denota al sistema administrativo como aquel
que permite llevar un adecuado control sobre las actividades administrativas que se
llevan a cabo dentro de las empresas, siguiendo normas y procedimientos, que
conforman todas aquellas medidas organizativas y operativas la empresa para
garantizar que sus operaciones se realicen como debe ser y de acuerdo a lo
planificado y convenido.
Aunado al sistema administrativo está el sistema contable, el cual a juicio de
Catácora ( 1997 p.110) “es el eje alrededor del cual se toma la mayoría de las
decisiones financieras en una entidad, ya que gran parte de las decisiones tomadas por
la gerencia de una empresa están basadas en la información que generan los sistemas
de información contable utilizados por éstas”.
En este sentido; se infiere que con base a un sistema contable se toman la
mayoría de las decisiones financieras en una organización, permitiendo así,
sistematizar las operaciones y obtener información financiera oportuna.
Por consiguiente, es importante para toda empresa conocer y aplicar el
Sistema administrativo – contable por ser este quién a través de funciones, procesos o
sistemas permiten clasificar, organizar, dirigir o controlar, todas las operaciones de
una empresa ( Sistema administrativo); centralizar, agrupar todos los
movimientos y generar información financiera relevante para la empresa, es decir;
que sea verdaderamente útil, además de precisa; para todos los usuarios de ella,
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(Sistema contable), ya que es la columna vertebral alrededor de la cual se mueven
e interrelacionan todos los sistemas (producción, ventas, y administración).
Por lo anteriormente expuesto cabe mencionar que, REDESUR (Recuperadora
del Sur C.A.), es una empresa establecida en el Municipio San Francisco del Estado
Zulia, dedicada a la recuperación de metales, la cual por ser conocedora de las
amenazas de la competencia, ha decidido crear una organización con alta calidad en
el servicio, brindando la oportunidad a sus clientes de encontrar diversidad en hierros
a los mejores precios, aspecto este que le asegura ventajas frente a sus competidores.
Para lograrlo debe operar bajo parámetros establecidos, los cuales deben
consistir en claras pautas del proceso, así como el establecimiento de políticas que
abarquen ampliamente todos los procesos operativos, incluyendo la aptitud de los
integrantes de la organización, lo cual le permitirá lograr los resultados óptimos y
confiables al menor costo posible, y servir de apoyo a la directiva en la toma de
decisiones.
REDESUR, en la actualidad presenta una serie de debilidades, como lo son; la
carencia de lineamientos que le permitan definir y orientar los procedimientos de la
organización, principalmente en el manejo de los inventarios, lo que trae como
consecuencia que existan diferencias entre las cifras registradas en los sistemas
computarizados y la existencia de la mercancía almacenada (ya que de la misma
forma que entra, de esa misma forma sale sin dar tiempo a ser registrada como
recibida, almacenada y vendida), lo que demuestra desorganización existente en la
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empresa, y no facilita la obtención de información administrativa contable precisa
para una toma de decisiones efectiva y acertada.
Igualmente en la organización, no hay controles ni registros de las cuentas por
cobrar, ya que las ventas realizadas se hacen al contado. Por ello; la facturación de las
ventas realizadas a su cliente exclusivo, no varía; ya que las mismas a pesar de ser
efectuadas en distintas fechas del mes, su registro no se realiza en forma redundada,
sino reducida; es decir, se realiza un asiento global.
De igual manera, la adquisición de bienes y/o servicios necesarios, que
permiten llevar a cabo el proceso de producción o mantener operativamente las
funciones de apoyo de servicios a las distintas unidades del negocio; la realiza
completamente al contado y en efectivo.
Aun cuando la empresa es pequeña; se hace necesario un control sobre el
renglón de los activos fijos adquiridos ya que a pesar de poseer un solo galpón para
las labores, también tienen maquinarias pesadas, equipos de oficina; a las cuales se
hace necesario supervisar su adecuado uso y la depreciación que estos vayan
acumulando.
En cuanto a la nómina que se procesa en esta empresa, es relativamente
pequeña, ya que cuenta con una población de 11 personas (Un presidente, un
vicepresidente, una secretaria, un maquinista, un depositario, dos choferes y cuatro
ayudantes de chofer) y por lo tanto se ha decidido manejar a los empleados como
personal contratado liquidándolos anualmente, comenzando el corte al 31 de
diciembre del año en curso.
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A medida que la organización va creciendo, se hará necesario la existencia de
una diferenciación en el trabajo, como consecuencia de la
especialización de las distintas actividades que conforman el funcionamiento de
REDESUR. Se descarta la necesidad de llevar un control administrativo – contable
en el proceso de la nómina.
En REDESUR, es el Presidente (el mismo propietario) quien toma las
decisiones dentro de la organización; respaldado u orientado por la presentación de
los estados financieros y operaciones mercantiles que están razonablemente al día, de
acuerdo al profesional de contabilidad (sobre quien descansa el control financiero de
REDESUR), que asegura la integridad de los datos, adecuado registro y
procesamiento de las operaciones; presentando la información financiera en forma
confiable y oportuna.
Por lo anteriormente descrito, se considera necesario aplicar un sistema
administrativo – contable en REDESUR, ya que se puede evitar la disparidad entre lo
que se opera y lo reflejado en los estados financieros; además la existencia de este
sistema dentro de la empresa objeto de estudio ayudaría a controlar la información
manejada dentro ella y por ende, se tomarían mejor decisiones en cuanto a lo
administrativo y/o contable se refieran.
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1.1.- FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Tomando en consideración la situación antes descrita en el planteamiento, se
requiere Diseñar un Sistema Administrativo – Contable para la empresa
Recuperadora del Sur, C.A. (REDESUR).
Para lograr todo esto se hace necesario conocer:
1.- ¿Cuál es la situación actual del proceso administrativo de la empresa
REDESUR?
2.- ¿Cuál es la situación actual del proceso contable de la empresa
REDESUR?
3.- ¿ Cuáles serian las políticas para el sistema administrativo - contable de la
empresa REDESUR?
4.- ¿Cuáles serian las normas que regirán las actividades administrativas y
contables de la empresa objeto de estudio?
5.- ¿Cuáles serán los procedimientos que regirán sistema administrativo y
contable de la empresa objeto de estudio?
6.- ¿Cómo deben ser los formatos para el sistema administrativo-contable de
la empresa objeto de estudio?
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2.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
2.1.- OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema administrativo – contable para la empresa Recuperadora del Sur,
C.A.
2.2.-OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.- Analizar la situación actual del proceso administrativo de la empresa
Recuperadora del Sur; C.A. (REDESUR)
2.- Analizar la situación actual del proceso contable de la empresa
Recuperadora del Sur; C.A. (REDESUR)
3.- Formular las políticas para el sistema administrativo-contable de la
empresa REDESUR.
4.- Establecer las normas que regirán el sistema administrativo-contable de la
empresa REDESUR.
5.- Elaborar los procedimientos que regirán el sistema administrativo-contable
de la empresa REDESUR.
6.- Diseñar los formatos para el sistema administrativo-contable de la empresa
REDESUR
3.- JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
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En la actualidad las pequeñas y medianas empresas se encuentran en un
mercado muy competitivo; es por ello que el éxito de las organizaciones solo es
posible si se establecen las pautas administrativas y contables dirigidas hacia la
excelencia. Por tal motivo, una de las razones más importantes para la realización de
esta investigación, radica en el hecho de que actualmente la empresa Recuperadora
del Sur; C.A., no posee un sistema administrativo – contable, capaz de proporcionar
información veraz y confiable a los dirigentes de esta empresa, que les permita tomar
decisiones encaminadas al logro de sus objetivos.
Cabe destacar, que toda empresa que se dedica a la compra-venta de
mercancía debe aplicar políticas, normas y procedimientos que le permitan proteger
sus inventarios obteniendo así; el más alto beneficio económico-financiero y por ende
cumplir con las necesidades de sus clientes.
En tal sentido con la implementación de un sistema administrativo-contable,
la empresa puede lograr cumplir con las normas, políticas, procedimientos
establecidas en su estructura operacional; es decir, tratar de controlar los procesos de
recepción, almacenaje, venta de mercancía, así como también las actividades
administrativas - financieras que en ella se realizan, donde se simplifique los
procedimientos, se establezcan pasos específicos en el manejo de las operaciones,
para de esta forma evitar altos costos y pérdida de tiempo para la búsqueda de una
eficiencia por parte de una empresa.
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Por consiguiente con un sistema administrativo-contable eficiente se obtiene
un manejo adecuado de las operaciones, permitiendo hacer frente a las necesidades de
la empresa, evitando pérdidas considerables por deterioro y exceso de mercancía
almacenada, material humano, así como de los recursos financieros de la empresa, lo
que proporciona una mayor seguridad y confiabilidad en las operaciones realizadas, y
por supuesto garantizar una mejor supervisión en la competitividad de los procesos,
aportando beneficios para la empresa con el fin de obtener una mayor rentabilidad.
Es importante mencionar que esta investigación puede ser de gran utilidad a
otras empresas del mismo ramo que requieran un diseño de un sistema
administrativo-contable.
De igual forma, existe la posibilidad de originar nuevas investigaciones, de
aportar base teóricas y de ofrecer datos que contribuyan a incrementar la información
sobre la administración y contabilidad de las empresas.
4.- DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La investigación se realizará en la empresa Recuperadora del Sur; C.A.
ubicada en el Municipio San Francisco del Estado Zulia, dedicada a la recuperación
de metales, su misión está basada en la distribución y suministro de servicios a la
industria de la siderurgia.
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La duración de esta investigación es de cinco meses comprendida entre el mes
Septiembre de 2003 y el mes de Enero del año 2004.
La misma se encuentra enmarcada dentro del área de las ciencias
administrativas, específicamente en el área contable.
Dicha investigación tomó como base los criterios de varios autores entre los cuales
se encuentran: Chiavenato (1995) (1998), Stoner (1995), Munch y García (1993),
Álvarez (1999), Catácora (1997), Rosemberg (1995), Magdalena (1.998),Loaiza
(1998), entre otros.