ENSAYO-GUÍA SISTEMA DE GESTIÓN

LAURA ORTEGA LYONS

WENDY PAOLA DIAZ ESPITIA
VALENTINA GARCÍA AGUIRRE

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO.
El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo se encuentra regulado en el
Decreto 1072 de 2015, el cual establece grosso modo que este sistema consiste en un
procedimiento lógico y por etapas, basado en la mejora continua e incluyendo una
estructura que abarca la organización, la creación de políticas, la planificación, la
evaluación, la auditoría y las acciones de mejora. Cuyo fin es el de anticipar, reconocer,
evaluar y controlar los riesgos que pueden afectar la salud y la seguridad en los espacios de
trabajo, dicho lo anterior es importante hacer un estudio de los documentos que sustentan la
implementación de cada fase, tarea que será realizada durante el desarrollo de este ensayo.
Como primer documento necesario para la implementación del SGSST se encuentra la
política de Seguridad y Salud en el Trabajo, que consiste en un documento escrito donde el
empleador plasma sus compromisos frente al Sistema y la integra a las políticas de gestión
de la empresa, este política debe ser específica, apropiada a la naturaleza de los peligros y
el tamaño de la organización, debe estar redactada con claridad, firmada por el
representante legal y por supuesto que debe ser difundida, esto significa que todos los
trabajadores e integrantes de la organización deben tener conocimiento sobre esta. Se debe
ser muy coherentes a la hora de diseñar dicha política, por ejemplo, la política de SST de
una empresa dedicada a la investigación académica no es la misma que la política de una
empresa que se dedica al transporte y logística, ya que para ambas actividades lo riesgos
son diferentes. Cabe mencionar que se debe revisar anualmente este parámetro y en caso de
que sea necesario actualizar dicha política.
Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del SG-SST
también se convierten en un documento necesario, más aún cuando la misma norma en su
Artículo [Link].8 establece la obligación de asignar, documentar y comunicar las
responsabilidades de forma especifica en SST a todos los niveles de la organización. Para
este caso se pueden designar las responsabilidades por medio de una comunicación a los
trabajadores. Otro de los documentos fundamentales para que este procedimiento lógico
funcione es la matriz de riesgo, es una herramienta que permite la identificación de los
peligros, la evolución y valoración de los riesgos y finalmente el establecimiento de
controles correspondientes para prevenir daño en la salud de los trabajadores.
Las organizaciones utilizan un informe de las condiciones de salud junto con el perfil
sociodemográfico de los colaboradores, que no es más que la compilación de ciertos datos
del trabajador como lo son el grado de escolaridad, ingresos, domicilio, composición
familiar y estrato socioeconómico. Es posible preguntarse ¿para qué quieren las empresas
esta información? El objeto es gestionar el riesgo psicosocial y elaborar diagnósticos de
salud que permitan hacer un seguimiento a ese trabajador, conocerlo e identificar ciertos
factores no laborales que podrían incidir en su salud.
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El plan de trabajo anual en SST es un documento a través del cual se alcanzan cada uno de
los objetivos propuestos, este plan debe incluir las metas, responsabilidades, recursos y
cronograma de actividades que dentro de la organización se pretendan para materializar el
SS-SGT. Este documento deberá estar firmado por el empleador y el responsable del SG-
SSST.
El programa de capacitación anual en SST debe estar plasmado en un documento, que
incluya anexos somo los soportes de inducción, reinducción y por supuesto las
capacitaciones de los trabajadores. Cada empresa dependiendo su naturaleza establecerá
procedimientos e instructivos internos de SST, por ejemplo: la carnicería GANACOR
S.A.S ha establecido un procedimiento de trabajo seguro para la actividad de corte de carne
con sierra eléctrica, el cual divulgará con el personal encargado, deberá ser acatado por
estos y será parte entonces del SG-SST; el registro de entrega de equipos y elementos de
protección personal debe ser documentado generalmente esta documentación se realiza a
través de actas de entrega, de igual forma se debe documentar el registro de entrega de los
protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y demás instructivos internos
de SST.
A raíz de la conformación del Comité Paritario de SST, el cual es un organismo de
promoción y vigilancia de las normas y reglamentos en temas de seguridad y salud en el
trabajo, se deberá documentar la convocatoria, elección y conformación de COPASST, así
como las actas de reuniones y el soporte de sus actuaciones. De igual forma los documentos
que correspondan a reportes e investigaciones de los incidentes, accidentes y enfermedades
laborales deberán ser conservados.
Los planes de emergencia y prevención también constituyen documentos importantes para
el SG-SST es por ello que cada organización deberá contar con uno ya que estos definen el
comportamiento ante la inminencia y ocurrencia de eventos potencialmente desastrosos,
cabe reiterar que estos planes se proyectan con el fin de mitigar, reducir o contralor flujos
de peligros sobre elementos vulnerables presentes en las instalaciones de trabajo y el
entorno e incluyen los mecanismos de organización, coordinación, funciones,
competencias, responsabilidades, los recursos disponibles y necesarios para garantizar la
atención efectiva de las emergencias que se puedan presentar y se elabora con la
participación del personal de trabajo.
Otro de los documentos que hacen parte del SG-SST son los que tienen que ver con los
programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, resultados de las
mediciones ambientales y perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológicos en caso
de que la organización cuente con servicios de médico especialista en medicina laboral. Los
formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos ejecutadas
deben estar incluidos de igual forma y en algunas empresas lo documentan a través de
fotografías y videos.
Por ultimo las organizaciones dentro de su SG-SST deberán incorporar la matriz legal la
cual es un compendio de las normas del Sistema General de Riesgos Laborales que le
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aplica a la empresa y de igual forma deberán contar con las evidencias de las gestiones
adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.
Dicho lo anterior y para concluir con este ensayo, es importante conocer ciertas
generalidades que nos trae la norma con respecto a la documentación, como que esta deberá
estar redactada de manera clara y entendible, debe ser actualizada cuando sea necesario
puesto que esta es una información que puede variar muy rápidamente ya que las
condiciones de los trabajadores e incluso de la empresa misma no se mantienen inmóviles,
también debe colocarse a disposición de todos y la conservación de los siguientes
documentos será por un periodo mínimo de 20 años contados partir del momento en que
cese la relación laboral del trabajador con la empresa: los resultados de los perfiles
epidemiológicos de salud, los conceptos, exámenes de ingreso, periódicos y de retiro
cuando la empresa cuente con un médico especialista en áreas afines a la SST, los
resultados de mediciones y monitoreo de ambientes de trabajo, el registro de actividades,
capacitación y entrenamiento y el registro del suministro de elementos y equipos de
protección personal.
En conclusión es importante reconocer que la retención documental implica que ciertos
documentos no podrán ser eliminados a menos de que cumplan con el tiempo mínimo de
conservación, además nos damos cuenta de que hay una abanico de documentos que se
requieren para poner en marcha el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,
documentos que permiten analizar esa mejora continua de la que tanto hace referencia este
procesos lógico y por etapas.