Manual de Excel 2003 Nivel

Básico/Intermedio
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más
fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general
todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador,
ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento,
como veremos más adelante.

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Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel,
así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para
la creación de hojas de cálculo.

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento.

Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles
en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través
de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

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Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda
donde se desea ir es utilizando el cuadro de diálogo Ir a que aparece a la derecha:

Se escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que se quiere

desplazar.

Después hacemos clic en Aceptar.

Para acceder al cuadro de diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, podemos usar el
teclado con la combinación Ctrl+I ó también podemos desplegar el menú Edición y
seleccionar la opción Ir a...

Siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta

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Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el
aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el
más adecuado según la operación a realizar.

Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con

Excel2003, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se
realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección
más utilizados.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del
ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La
forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa

blanca, tal como: .

Selección de una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar
con el botón izquierdo del ratón.

Selección de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón
en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se
arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

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Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de
la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la
fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la

columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace
falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja
basta para tenerla seleccionada.

Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos
seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección
manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo
podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre
el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

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Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea
de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla
MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.
Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de
una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición . Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación
de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia
la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Seleccionar las celdas a copiar.

Seleccionar el menú Edición.

Elegir la opción Copiar.

O bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote
la información situada en el portapapeles.

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En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.

Seleccionar el menú Edición.

Eligir la opción Pegar.

O bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de
éstas últimas.

En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar,
ya que si se selecciona una única celda, Excel2003 extiende el área de pegado para
ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina
superior izquierda del área pegada.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado,
mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin
necesidad de volver a copiar.

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas

copias.

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Cuando el Portapapeles dispone de más de un elemento a pegar, aparecerá en la parte
derecha de la ventana la Barra del Portapapeles. En caso de que no apareciese, elegir la
opción Portapapeles de Office... del menú Edición.

Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.

En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se pueden pegar.

Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.

Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón.

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar del
panel.

Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la

hora de copiar algún elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botón .

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Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar
en caso de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.

Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes

opciones descritas a continuación:

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el

contenido del portapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas

aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del

portapapeles .

Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en

la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de
elementos copiados.

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Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratón se transforma en .

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado,

arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de
soltar el botón del ratón.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Soltar la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho
método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa
cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a
la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

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Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado
negro, es el controlador de relleno.

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz
negra.

Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde
quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las
celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú

Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y
colocar.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como
por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la
fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que
denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.

Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 ,

esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la
actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel2003 dispone de otros tipos
de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

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Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $
delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así
aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o
de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series
de números, Excel2003 rellenará las nuevas celdas continuando la serie. Si deseas más
información sobre el uso del autorrelleno

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Formato de celdas

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una
buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante,
de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y
así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta
de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las
pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año
ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel2003 respecto al

cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para
modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de
visualizar números en la celda.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando
la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la
barra de menús o bien la barra de herramientas, a continuación te describimos estas dos
formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de
celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

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Utilizando la barra de menús:

De la barra de menús desplegar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña
Fuente, aparecerá la ficha de la derecha.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa
un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elefir el formato que más se adapte a lo que queremos.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

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Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que
la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que
la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de
fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles
con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede
elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de
la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha podrás elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice.

Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se
encuentra a la izquierda.

Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que
Excel2003 tiene por defecto.

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Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes
pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Seleccionar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Aparecerá la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas.

Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.

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Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes,
seguir los siguientes pasos :

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Desplegar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la pestaña Bordes.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda.

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A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los
botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir
otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación
hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha podrá elegir un color para los bordes.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar los

bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste.
En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no
encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.

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Tramas

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas
de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Desplegar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la pestaña Tramas.

Aparecerá la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo

quedará nuestra selección en la celda.

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A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de

sombreado, bastará con elegir Sin Color.

Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la

trama.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar el

sombreado de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en
nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la
flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que
utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

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Añadir un fondo a una hoja.

Excel2003 también nos permite añadir una imagen de fondo a nuestras hojas . Para ello,
seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Formato y elegir la opción Hoja.

Aparecerá otro submenú.

Elegir la opción Fondo...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Buscar la imagen a utilizar de fondo.

Hacer clic en Insertar.

Si queremos quitar el fondo:

Seleccionar el menú Formato.

Elegir la opción Hoja.

Aparecerá otro submenú.

Elegir la opción Eliminar Fondo.

Cambiar el color a las etiquetas de hoja

Excel2003 también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas
de cálculo. Para ello, seguir los siguientes pasos:

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Seleccionar el menú Formato.

Elegir la opción Hoja.

Aparecerá otro submenú.

Elegir la opción Color de etiqueta...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de la derecha.

Seleccionar el color deseado

Hacer clic en Aceptar.

Así quedarían coloreadas las etiquetas de las hojas.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al
principio de este apartado.
Seleccionar el menú Formato, elegir la opción Hoja.
Aparecerá otro submenú.
Elegir la opción Color de etiqueta...
Seleccionar la opción Sin color.
Hacer clic en Aceptar.

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Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes :

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes

observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te
explicamos a continuación:

 INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa

pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

 TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y

además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si
pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

 CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer

clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido

de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la
celda seguirá con el valor que tenía.

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 Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro
dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para
comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la
celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

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Números

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello,
seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

Seleccionar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Hacer clic sobre la pestaña Número.

Aparecerá la ficha de la derecha:

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo

quedará nuestra selección en la celda.

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A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se
elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las
categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que

utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de

decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar
los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de

decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de
visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda

por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger

el número de decimales.

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Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algún número en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el
número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos

permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida :

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a
formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la
configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €).

Para que las celdas seleccionadas tengan el símbolo € y dos decimales.

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el

símbolo %).

Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de

alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

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Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o
más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede

modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla
FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda

adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos
directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma,

ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón

Aceptar

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea

restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se
introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda
y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

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Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una

celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

Si deseas una explicación más detallada sobre los valores constantes visita nuestro
básico.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a

otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de
datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo
como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves
a la derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o
rechazar utilizando el botón No.

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Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en
la esquina superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más
sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un
cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el
mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta
y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no

podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el

símbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza

una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,

como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

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#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un

símbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como
hemos visto antes.

Fórmulas y Funciones

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su
comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base
de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por
cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del
curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel2003 para

agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso
del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de éstas.

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Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario) que opera con
uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será
utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos.
El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas
incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4
+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

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Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones
anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias de los
operadores visita nuestro básico.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si

conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar.

Elegir la opción Función...

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

34
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha.

Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a
continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer cada una
de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista
Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro
de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la
lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen
los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un
enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha
función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

35
 Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo
Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este
cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la
función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será
una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el
cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación
seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para
seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera
celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar
la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo
en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y

así sucesivamente.

36
 Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón
Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función,
Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango.
Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila
en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a
=SUMA(A1:A5) .

En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma que nos permite realizar

la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de
la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio
(calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o
Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a
través de Más Funciones...

37
 Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será
primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las
expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que

obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo
así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra

función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple
celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación
de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma
SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la
celda B3.

38
 Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las

funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos
devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de
días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge
la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en
las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o
bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Función Descripción
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año
DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes
Calcula el número de días entre las dos
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha
Devuelve la hora como un número del 0
HORA(núm_de_serie)
al 23
Convierte una hora de texto en un
HORANUMERO(texto_de_fecha)
número
HOY() Devuelve la fecha actual
Devuelve el número del mes en el
MES(núm_de_serie)
rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)
Devuelve el minuto en el rango de 0 a
MINUTO(núm_de_serie)
59
Convierte horas, minutos y segundos
NSHORA(hora;minuto;segundo)
dados como números
Devuelve el segundo en el rango de 0 a
SEGUNDO(núm_de_serie)
59

39
 Función AHORA()

Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de
fecha y hora.
Ejemplo: =AHORA () devuelve 09/09/2004 11:50.

 Función AÑO(núm_de_serie)
Esta función tiene como parámetro un número de serie y devuelve el año en
formato año entre el rango de 1900-9999.
Ejemplo: =AÑO (38300) devuelve 2004.

En vez de un número de serie le podríamos pasar la referencia de una celda que

contenga una fecha: =AÑO(B12) devuelve también 2004 si en la celda B12 tengo el
valor 01/01/2004

 Función DIA(núm_de_serie)
Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado.
Ejemplo: =DIA (38300) devuelve 9.

 Función DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
Calcula el número de días entre las dos fechas proporcionadas basándose en
años de 360 días. Los parámetros de fecha inicial y fecha final es mejor introducirlos
mediante la función Fecha (año;mes;dia). El parámetro método es lógico (verdadero,
falso), V --> método Europeo, F u omitido--> método Americano.

Método Europeo: Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes
se convierten en el 30 del mismo mes

Método Americano: Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30

del mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la
fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se
convierte en el 30 del mismo mes

40
 Ejemplo: =DIAS360 (Fecha(1975;05;04);Fecha(2004;05;04)) devuelve
10440.

 Función DIASEM(núm_de_serie;tipo)

Devuelve un número del 1 al 7 que identifica al día de la semana, el parámetro

tipo permite especificar a partir de qué día empieza la semana, si es al estilo americano
pondremos de tipo = 1 (domingo=1 y sábado=7), para estilo europeo pondremos tipo=2
(lunes=1 y domingo=7).

Ejemplo: =DIASEM (38300;2) devuelve 2.

 Función FECHA(año;mes;día)

Devuelve la fecha en formato fecha, esta función sirve sobre todo por si
queremos que nos indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos los datos
del día, mes y año por separado.

Ejemplo: =FECHA (2004;2;15) devuelve 15/02/2004.

 Función FECHANUMERO(texto_de_fecha)

Devuelve la fecha en formato de fecha convirtiendo la fecha en formato de texto

pasada como parámetro. La fecha pasada por parámetro debe ser del estilo "día-mes-
año".

Ejemplo: =FECHANUMERO ("12-5-1998") devuelve 12/05/1998

41
 Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los
números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la
manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Función Descripción
Devuelve el carácter
CARACTER(número) especificado por el
número
Devuelve el código
CODIGO(texto) ASCII del primer
carácter del texto
Devuelve una cadena
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) de caracteres con la
unión
Redondea un número
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares) pasado como
parámetro
Devuelve el número de
DERECHA(texto;núm_de_caracteres) caracteres
especificados
Devuelve la posición
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
inicial del texto buscado
Devuelve el mismo
ESPACIOS(texto)
texto pero sin espacios
Devuelve los caracteres
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) indicados de una
cadena
Encuentra una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
dentro de un texto

Devuelve un valor
IGUAL(texto1;texto2)
lógico (verdadero/falso)
Devuelve el número de
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) caracteres
especificados
Devuelve la longitud del
LARGO(texto)
texto
Limpia el texto de
LIMPIAR(texto)
caracteres no

42
 imprimibles
MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto) Convierte a minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda
Convierte a mayúscula
NOMPROPIO(texto)
la primera letra del texto
Reemplaza parte de
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo) una cadena de texto por
otra
REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto
Reemplaza el texto con
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)
texto nuevo
Comprueba que el valor
T(valor)
es texto
Convierte un valor a
TEXTO(valor;formato)
texto
Convierte un número a
TEXTOBAHT(número)
texto tailandés (Baht)
Convierte un texto a
VALOR(texto)
número

 Función CARACTER(número)

Devuelve el carácter específicado por el número de código correspondiente al código de

caracteres ASCII.

Ejemplo: =CARACTER(76) devuelve L

 Función CODIGO(texto)

Esta función devuelve el código ASCII del primer caracter del texto pasado como
parámetro.

Ejemplo: =CODIGO("L") devuelve 76

43
 Función CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como parámetros.
Esta función es de utilidad cuando tenemos texto como puedan ser el nombre completo
de una persona pero está dividido en distintas celdas y en alguna ocasión queremos
fundir el nombre completo en una sola celda.

Ejemplo: =CONCATENAR("Antonio ";"Gutierrez ";"Fernandez " ) devuelve

Antonio Gutierrez Fernandez

 Función DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)

Redondea un número pasado como parámetro a los decimales indicados y devuelve el

resultado en formato de texto. La última opción es una parámetro lógico
(VERDADERO, FALSO), si se omite coge como valor FALSO, mostrará los puntos
separadores de los millares.

Ejemplo: =DECIMAL(4005,75;3) devuelve 4.005,750 y

=DECIMAL(4005,75;3;verdadero) devuelve 4005,750

 Función DERECHA(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados comenzando a

contar desde el final del texto.

Ejemplo: =DERECHA("Bienaventurados los que estudien Excel...";12) devuelve

"ien Excel..."

44
 Función ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a buscar
desde la posición núm_inicial. A diferencia de la función HALLAR, ENCONTRAR
distingue entre mayúsculas y minúsculas y no admite caracteres comodín.

Ejemplo: =ENCONTRAR("Wally";"Siempre buscando nuevas aventuras este

Wally y siempre perdido, ayúdame a encontrarlo";1)

devuelve 40, que es la posición donde empieza la palabra Wally.

 Función ESPACIOS(texto)

Devuelve el mismo texto pero quitando los espacios que no sean espacios simples entre
palabras.

Ejemplo: =ESPACIOS("En un lugar de la mancha... ") devuelve "En un lugar

de la mancha..."

 Función EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)

Devuelve los caracteres indicados de una cadena de texto a partir de una posición
inicial.

Ejemplo: =EXTRAE("Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";12;3)

devuelve "mar"

45
 Función HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Busca un texto dentro de otro y devuelve la posición del texto buscado. Realiza la
búsqueda leyendo el texto de izquierda a derecha a partir de la posición inicial indicada
en núm_inicial. A diferencia de la función ENCONTRAR, HALLAR no distingue entre
mayúsculas y minúsculas y admite caracteres comodínes (? un solo carácter, * cualquier
número de caracteres, ~ carácter de escape).

Ejemplo: =HALLAR("Mar";"Mirando el mar, me envuelve una emoción

intensa...";1) devuelve 12

=HALLAR("M?r";"Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";1)

devuelve 1

 Función IGUAL(texto1;texto2)

Devuelve un valor lógico (verdadero/falso) según las dos cadenas de texto comparadas
sean iguales o no.

Ejemplo: =IGUAL("esto es igual?";"es igual esto?") devuelve FALSO

Normalmente se utiliza para comparar los valores almacenados en dos celdas.

 Función IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve el número de caracteres especificados desde el principio de la cadena de texto.

Ejemplo: =IZQUIERDA("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada";6)

devuelve "El sol"

46
 Función LARGO(texto)

Devuelve el número de caracteres que tiene la cadena de texto, es decir su longitud.

Ejemplo: =LARGO("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada")

devuelve 51

 Función LIMPIAR(texto)

Limpia el texto de caracteres no imprimibles.

Ejemplo:Si escribimos en una celda:=CARACTER(7)&"Este texto si que

vale"&CARACTER(7) en la celda veríamos esto: si escribimos
=LIMPIAR(CARACTER(7)&"Este texto si que vale"&CARACTER(7)),
desaparecerán los caracteres no imprimibles y veremos :

 Función MAYUSC(texto)

Convierte a mayúsculas la cadena de texto.

Ejemplo: =MAYUSC("convierteme a mayuscula") devuelve "CONVIERTEME A

MAYUSCULA"

 Función MINUSC(texto)

Convierte a minúsculas la cadena de texto.

Ejemplo: =MINUSC("VENGA Y AHORA A MINUSCULA") devuelve "venga y

ahora a minuscula"

47
 Función MONEDA(número;núm_de_decimales)

Convierte a texto un número usando el formato de moneda.

Ejemplo: =MONEDA(25;2) devuelve "25,00 € "

 Función NOMPROPIO(texto)

Convierte la primera letra de cada palabra del texto a mayúscula y el resto de la palabra
a minúsculas.

Ejemplo: =NOMPROPIO("antonio manuel ramiro") devuelve "Antonio Manuel

Ramiro"

 Función
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo)

Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.

Ejemplo: =REEMPLAZAR("Si este es el texto original, será modificado";21;8;"

Por este ") devuelve "Si este es el texto Por este , será modificado"

 Función REPETIR(texto;núm_de_veces)

Repite el texto un número de veces determinado.

Ejemplo: =REPETIR("Como te repites ";5) devuelve "Como te repites Como te

repites Como te repites Como te repites Como te repites "

48
 Función SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)

Reemplaza en texto, el texto_original por el texto_nuevo.

Ejemplo: =SUSTITUIR("El precio total del proyecto

conlleva...";"precio";"coste") devuelve "El coste total del proyecto conlleva..."

 Función T(valor)

Comprueba que el valor es texto y devuelve texto si lo es o comillas dobles si no lo es.

Me permite eliminar de una celda los valores que no sean texto.

Ejemplo: =T("Esto es texto") devuelve "Esto es texto"

 Función TEXTO(valor;formato)

Convierte un valor en texto.

Ejemplo: =TEXTO(25;"0,00 €") devuelve "25,00 €"

 Función VALOR(texto)

Convierte un texto que representa un número en número.

Ejemplo: =VALOR("254") devuelve 254 en formato numérico.

49
50
Referencias relativas y absolutas

Referencias relativas

Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición

relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que
hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o
columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma
predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por
ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se
ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Fórmula copiada con referencia relativa

Referencias absolutas

: Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre

hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la
posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas
fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a
referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de
la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas
=$A$1.

Fórmula copiada con referencia absoluta

51
Referencias mixtas

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o
una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna
absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta
adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que
contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o
columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la
referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia
mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Fórmula copiada con referencia mixta

Fórmulas

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la
hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por
ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5
al resultado.

=5+2*3

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función:

fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y
devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar
fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a
cabo cálculos prolongados o complejos.), referencias,
operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo
que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores
matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y
constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto,
no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son
constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son
constantes.).

52
Partes de una fórmula

 Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

 Referencias (o nombres): A2 devuelve el valor de la celda A2.
 Constantes: números o valores de texto escritos directamente en
una fórmula, por ejemplo, 2.
 Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número
a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

Funciones en las fórmulas

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando

valores específicos, denominados argumentos, en un orden
determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar
operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR
redondea un número en la celda A10.

Nombres en las fórmulas

Puede utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo
para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. También
puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que
representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante.
Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a

53
rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) descriptivos para
representar las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores
constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto,
no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son
constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son
constantes.). Es posible utilizar rótulos en las fórmulas que hagan
referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si desea representar un
rango en otra hoja, utilice un nombre.

Utilizar nombres definidos para representar celdas, constantes

o fórmulas

Un nombre definido en una fórmula puede facilitar la comprensión del

objetivo de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula
=SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar que
=SUMA(C20:C30). Los nombres están disponibles en cualquier hoja de
cálculo. Por ejemplo, si el nombre VentasProyectadas hace referencia
al rango A20:A30 en la primera hoja del cálculo de un libro, puede
utilizarse el nombre VentasProyectadas en cualquier hoja del mismo libro
para hacer referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de cálculo.

Los nombres también pueden utilizarse para representar fórmulas o

valores que no cambien (constantes). Por ejemplo, puede utilizarse el
nombre IVA para representar el importe del impuesto (como un
porcentaje) aplicado a las transacciones de ventas.

También puede vincularlo a un nombre definido en otro libro, o definir

un nombre que haga referencia a celdas de otro libro. Por ejemplo, la
fórmula =SUMA([Link]!VentasProyectadas) hace referencia al rango
con el nombre VentasProyectadas del libro denominado Ventas.

Nota De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias

absolutas de celda (referencia de celda absoluta: en una fórmula,
dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de
la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta
tiene la forma $A$1.).

Caracteres permitidos El primer carácter de un nombre deberá ser una

letra o un carácter de subrayado. Los demás caracteres del nombre
pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.

54
Nombres iguales que referencias Los nombres no pueden ser iguales
que una referencia de celda, como Z$100 o L1C1.

Usar varias palabras Se pueden usar varias palabras pero no se

permiten espacios. Pueden utilizarse caracteres de subrayado y puntos
como separadores de palabras; por ejemplo, Impuesto_Ventas o
[Link].

Número de caracteres permitido Un nombre puede contener 255

caracteres como máximo.

Nota Si un nombre definido para un rango contiene más de 253

caracteres, no podrá seleccionarlo en el cuadro Nombre.

Distinción entre mayúsculas y minúsculas Los nombres pueden

contener letras mayúsculas y minúsculas. Microsoft Excel no distingue
entre mayúsculas y minúsculas en los nombres. Por ejemplo, si se ha
creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el
mismo libro, el segundo nombre reemplazará al primero.

Utilizar rótulos de filas y columnas existentes como nombres

Cuando se crea una fórmula que hace referencia a datos en una hoja
de cálculo, se pueden utilizar los rótulos de fila y de columna de la hoja
para hacer referencia a datos. Por ejemplo, para calcular el valor total
de la columna Producto, utilice la fórmula =SUMA (Producto).

55
Utilizar un rótulo Si tiene que hacer referencia a la cantidad de Producto
3 correspondiente a la división Este (es decir, al valor 110,00), puede
utilizar la fórmula =Producto 3 Este. El espacio que hay en la fórmula
"Producto 3" y "Este" es el operador (operador: signo o símbolo que
especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una
expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y
referenciales.) de intersección. Este operador designa que Microsoft
Excel debe buscar y devolver el valor de la celda en la intersección de
la fila que tiene el rótulo Este y la columna que tiene el rótulo

Nota De manera predeterminada, Excel no reconoce los rótulos de las

fórmulas. Para utilizar rótulos en las fórmulas, haga clic en el comando
Opciones del menú Herramientas y, a continuación, en la ficha
Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificación Aceptar
rótulos en las fórmulas.

Rótulos apilados: Si utiliza rótulos para las columnas y filas en la hoja de

cálculo, pueden utilizarlos para crear fórmulas que hagan referencia a
los datos de la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene rótulos de
columna apilados (un rótulo en una celda va seguido de uno o más
rótulos por debajo de él), pueden utilizarse en las fórmulas para hacer
referencia a los datos de la hoja de cálculo. Por ejemplo, si el rótulo
Oeste está en la celda E5 y el rótulo Previstas está en la celda E6, la
fórmula =SUMA(Oeste Previstas) devolverá el valor total de la columna
Oeste Previstas.

Orden de los rótulos apilados: Si se hace referencia a la información

mediante el uso de rótulos apilados, la referencia se hará en el orden en
que aparezcan los rótulos, de arriba a abajo. Si el rótulo Oeste está en la
celda F5 y el rótulo Real está en la celda F6, puede hacer referencia a
los números reales de Oeste mediante el uso de Oeste Real en una
fórmula. Por ejemplo, para calcular el promedio de las cifras reales de
Oeste, utilice la fórmula =PROMEDIO (Oeste Real).

Utilizar fechas como rótulos: Si se asigna un rótulo a un rango mediante

el cuadro de diálogo Rango de rótulos y el rango contiene un año o una

56
fecha como un rótulo, Excel definirá la fecha como un rótulo
encerrándolo entre comillas sencillas cuando se escriba en una fórmula.
Por ejemplo, supongamos que la hoja de cálculo contiene los rótulos
2007 y 2008 y que éstos se han especificado mediante el cuadro de
diálogo Rango de rótulos. Cuando escriba la fórmula =SUMA (2008),
Excel actualizará automáticamente la fórmula a =SUMA ('2008').

Funciones

Estructura de una función

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=),

seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los
argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de
cierre.

Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles,

haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.

Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos

como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear
fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un
grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de
matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un
grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error
como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de
coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por
ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la
columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deberá
generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser
también constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que,
por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos
trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de
ellas, no son constantes.), fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la

función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y

57
sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR ( y aparecerá la
información. La información sobre herramientas sólo aparece para las
funciones integradas.

Escribir fórmulas

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de

diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja
de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el
cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la
función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y
de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado
actual de toda la fórmula.

Funciones anidadas

En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los
argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a
cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una
función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que
se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y
nombres.) de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una
función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

Resultados válidos

Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá

devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por
ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la
función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el
caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!

58
Límites del nivel de anidamiento:

Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones

anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la
Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función
PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel
porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de
la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

Referencias en las fórmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja

de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los
valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias
se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una
fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También
puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y
a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan
vínculos.

Estilo de referencia A1

De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia

A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256
columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y
números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer
referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del
número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la

59
intersección de la columna B y la fila 2.

Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la
A10:A20
20.
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20

Referencia a otra hoja de cálculo

En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO

calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo
denominada Marketing del mismo libro.

Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro

Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de

exclamación (!) preceden a la referencia de rango.

Filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de

datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra
sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se

60
especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de
resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una
columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros
a los rangos:

 Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

 Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El

filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato,

representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin
necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Auto filtro

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de

Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

1. Rango sin filtrar

2. Rango filtrado

61
Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan

un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para
mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna;
por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango
específico (como un valor de Davolio).

Filtro avanzado

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como

el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las
columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios:
condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen
en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) según los
cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente
situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más
complejos.

Varias condiciones en una sola columna

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los

criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen
"Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor.

Vendedor
Davolio
Buchanan
Suyama

62
Una condición en dos o más columnas

Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas,
introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que
contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna
Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $.

Escriba Vendedor Ventas

Generar Davolio >1000

Una condición en una columna u otra

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una
condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango.
Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que
contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna
Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $.

Escriba Vendedor Ventas

Generar
Davolio
>1000

Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas

Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones,

donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna,
introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la
columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y también
muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas
superiores a 1.500 $.

Vendedor Ventas
Davolio >3000
Buchanan >1500

63
Más de dos conjuntos de condiciones para una columna

Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones,

incluya columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $
junto con aquellas inferiores a 500 $.

Ventas Ventas
>5000 <8000
<500

Condiciones creadas como resultado de una fórmula

Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de

una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda,
nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un
valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).). Si
emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de
columna como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice
uno distinto a un rótulo de columna del rango. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C
mayor que el promedio de las celdas C7:C10.

=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

Notas

 La fórmula que utilice con el fin de generar una condición debe

utilizar una referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula,
dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda
que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si
se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una
referencia relativa toma la forma A1.) para hacer referencia al
rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo
correspondiente del primer registro. Todas las demás referencias
de la fórmula deben ser referencias absolutas (referencia de
celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda,

64
 independientemente de la posición de la celda que contiene la
fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) y
el resultado de la fórmula debe ser VERDADERO o FALSO. En el
ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna C) del primer
registro (fila 7) del rango.
 En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una
referencia relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft
Excel presenta el error #¿NOMBRE? en la celda que contiene el
criterio, no necesita tenerlo en cuenta, ya que no afecta a la
forma en que se filtra el rango.
 Cuando evalúa datos, Microsoft Excel no distingue entre
caracteres en mayúscula y minúscula.

Gráficos

Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios las

visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por
ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de
cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o
aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las
ventas con respecto a las previsiones.

Crear gráficos

Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de
cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web. Para crear un gráfico, debe
especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A continuación, seleccione los
datos y utilice el Asistente para gráficos, que le guiará en el proceso de elegir el tipo
de gráfico y sus distintas opciones, o bien utilice la barra de herramientas Gráfico para
crear un gráfico básico al que podrá aplicar formato más adelante.

65
 Datos de la hoja de cálculo

Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo

Un informe de gráfico dinámico es un resumen interactivo de los datos

con formato de gráfico. Se crea de forma diferente a los gráficos
normales de Microsoft Excel. Después de crear un informe de gráfico
dinámico puede ver diferentes niveles de detalle o reorganizar el diseño
del gráfico arrastrando sus campos y elementos.

Representar los datos de hojas de cálculo mediante gráficos

Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la

que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos.

66
 1. Marcador de datos
2. Línea de división principal
3. Nombres de categoría
4. Nombres de series de datos del gráfico

Marcador de datos:

Cada marcador de datos (marcador de datos: barra, área, punto,

sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de
datos o valor que procede de una celda de una hoja de cálculo. Los
marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie
de datos.) representa un número de la hoja de cálculo. Los marcadores
de datos que tengan la misma trama representan una serie de
datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un
gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color
exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o
más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una
serie de datos.). En el ejemplo anterior, el marcador de datos situado en
el extremo derecho representa el valor real del segundo trimestre de 99.

Línea de cuadrícula principal Microsoft Excel crea los valores de los ejes
a partir de los datos de la hoja de cálculo. Observe que los valores de
los ejes en el ejemplo anterior estaban comprendidos en el rango que
va de 0 a 120, que abarca todos los valores de la hoja de cálculo. Las
líneas de división (líneas de cuadrícula de gráficos: líneas que se pueden
agregar a un gráfico para facilitar la visualización y evaluación de
datos. Las líneas de cuadrícula se extienden desde las marcas de
graduación de un eje a través del área de trazado.) principales marcan
los intervalos principales del eje. También es posible ver las líneas de
división secundarias del gráfico, que marcan los intervalos existentes
entre los intervalos principales.

Nombres de categoría: Excel utiliza los títulos de las columnas o de las

filas de datos de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de
las categorías. En el ejemplo anterior, los títulos de las filas TRIM1 y TRIM2
aparecen como nombres de ejes de categorías.

Nombres de series de datos del gráfico: Excel también utiliza los títulos
de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los
nombres de las series. Estos nombres aparecen en la leyenda (leyenda:
cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de
datos o categorías de un gráfico.) del gráfico. En el ejemplo anterior, los
títulos de las filas Proyectado y Real aparecen como nombres de series.

67
Sugerencias para gráficos: Cuando se sitúa el puntero sobre un
elemento de un gráfico, aparece una sugerencia que contiene el
nombre del elemento. Por ejemplo, al colocar el puntero sobre una
leyenda, aparece una sugerencia para gráfico que contiene la palabra
Leyenda.

Gráficos incrustados y hojas de gráficos

Puede crear un gráfico en su propia hoja de gráfico (hoja de gráfico:

hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es
muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico
separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla
dinámica.) o como gráfico incrustado (gráfico incrustado: gráfico que
se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico
separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o
imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de
datos u otra información en una hoja de cálculo.) en una hoja de
cálculo. De ambas formas, el gráfico queda vinculado a los datos de
origen y, por tanto, se actualiza al actualizar los datos de la hoja de
cálculo.

Gráficos incrustados: Un gráfico incrustado se considera un objeto gráfico y se

guarda como parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado. Utilice este tipo de
gráficos cuando desee mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los datos de la hoja
de cálculo.

Hojas de gráficos: Una hoja de gráficos es una hoja independiente del libro que
tiene su propio nombre de hoja. Utilice una hoja de gráficos cuando desee ver o
modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia de la hoja de
cálculo, o bien cuando necesite dejar espacio libre en la pantalla mientras trabaja en
la hoja de cálculo.

68
 Aplicaciones de Excel para gráficos
 Utilizar gráficos como marcadores de datos
 Puede agregar imágenes a gráficos incrustados y a hojas de gráficos,
así como utilizar imágenes como marcadores de datos.



 Utilizar gráficos como hipervínculos
 Puede activar los gráficos y los botones de forma que actúen como
hipervínculos. Al hacer clic en el gráfico, irá a una ubicación
determinada del documento o de la página Web actual, a un libro de
Microsoft Excel o a una página Web distinta, o bien a un archivo creado
con un programa diferente. Por ejemplo, puede insertar un gráfico que
represente el símbolo de las acciones de su organización y utilizarlo
como hipervínculo para abrir una página que contenga los precios
actuales de las acciones.


 Gráfico hipervinculado

69

 Utilizar macros con gráficos
 Puede asignar una macro, es decir, un programa automatizado de
Visual Basic para Aplicaciones, para que se ejecute al hacer clic en un
gráfico o botón. Incluso, puede usar gráficos en hojas de cálculo con el
fin de crear una interfaz para el programa automatizado. Por ejemplo,
puede crear un gráfico que represente una calculadora y asignarle una
macro que busque y muestre el presupuesto mensual de la compañía.


 Gráfico con macro asignada

 Crear imágenes de celdas, gráficos y otros objetos

 Puede crear imágenes de los datos, de los gráficos y de otros objetos de

la hoja de cálculo, y utilizarlos como ilustraciones en una hoja de
cálculo o en un documento creado en otro programa. Puede cambiar
el tamaño de una imagen, moverla y modificarla como si se tratase de
cualquier otro objeto de dibujo.

 También puede crear una imagen vinculada de datos de una hoja de

cálculo de forma que la imagen se actualice cuando cambien los
datos de origen.

70
Subtotales

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales

y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales
automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y
ocultar las filas de detalle de cada subtotal .

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas
cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los
subtotales de cualquier columna que contenga números.

Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total,

puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.

Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o
Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de
cálculo a la vez.

Totales generales
Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de
las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total
general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los
valores de las filas de subtotales.

71
Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los
subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales anidados

Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de

subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de
cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada
región.

Subtotales exteriores

Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado

la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales
de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Insertar subtotales individuales

72
Columna cuyos subtotales se desea calcular

Subtotales

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están

en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la
primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas
en blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea
calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la
columna Deporte, columna B.
3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna
cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic
en la columna Deporte.
6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de
resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos
de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de
consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en
una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de
resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para
calcular los subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación
de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee
calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.
8. Si desea un salto de página automático después de cada
subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre
grupos.
9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos
subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo,
desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
10. Haga clic en Aceptar.

Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con
diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes,

73
desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

Sugerencia

Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales

generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a
los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas
de detalle de los subtotales individuales.

Insertar subtotales anidados

1. Subtotales exteriores
2. Subtotales anidados

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están

en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la
primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas
en blanco en el rango.
2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la
columna de subtotales exteriores, después por la siguiente
columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo

74
 anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y
después por la columna Deporte.

¿Cómo?

Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá

tener rótulos de columna.

1. Haga clic en el rango que desee ordenar.

2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las
columnas que desee ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
3. Inserte los subtotales exteriores.

¿Cómo?

1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.

2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la
columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior,
haría clic en Región.
3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de
resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina
datos de origen en un informe de tabla dinámica o una
tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales
automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos
de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.)
que desee utilizar para calcular los subtotales.
4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de
verificación correspondiente a cada columna que
contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el
ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
5. Si desea un salto de página automático después de cada
subtotal, active la casilla de verificación Salto de página
entre grupos.
6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas
cuyos subtotales se han calculado en lugar de que
aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación
Resumen debajo de los datos.
4. Inserte los subtotales anidados.

¿Cómo?

1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.

2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la
columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa

75
 columna sería Deporte.
3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo
de cálculo que combina datos de origen en un informe de
tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se
insertan subtotales automáticos en una lista o base de
datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son:
Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones.
4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales
actuales.
5. Repita el paso anterior para más subtotales anidados,
empezando desde los más exteriores.

Insertar una fila total en una lista

1. Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que

contienen datos relacionados o serie de filas que designa para
que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear
lista.) seleccionando una celda de la lista.
2. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.

Función BUSCARV
Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una
matriz y devuelve el valor en
la misma fila de una columna especificada en la tabla.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;o
rdenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la
matriz.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de
texto.
Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan
los datos.
Indicador_columnas es el número de columna de
matriz_de_comparación desde la cual debe
devolverse el valor coincidente.
Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función
BUSCARV busque un valor igual

76
o aproximado al valor especificado.
Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un
valor aproximado,
Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado.
Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.

Ilustración : Insertar función

De clic en Aceptar
Se visualiza el siguiente cuadro de diálogo:

Ilustración 19: Función BUSCARV

En Valor_ Buscado, seleccione la celda que contiene el número de RUC
En Matriz_buscar_en

77
Marque la hoja clientes, como se visualiza:

TABLA VERTICAL ( Base de datos Empleados)

Cedula Nombre y Apellido Fecha_Ingreso Sueldo Bs. Dpto.

3.567.890 Carmen Castillo 12/01/1982 512.303,00 DEP002
4.567.800 Jose A. Rodriguez 15/06/1989 780.900,00 DEP002
5.612.700 Alberto Castillo 15/04/1986 658.900,00 DEP003
5.678.120 Morelia Perez 12/05/1994 456.900,00 DEP004
6.200.470 Alberto Perez 02/05/1990 234.500,00 DEP001
10.800.900 Maria Duarte 12/12/1991 678.900,00 DEP001
12.456.120 Roberto Suarez 14/07/1995 231.900,00 DEP004
3.567.890 Carmen Castillo 12/01/1982 512.303,00 DEP004

La función buscarv se ilustraría de la siguiente manera:

=BUSCARV(A2;NOMINA;2;0)
Nota: Si el valor buscado no se encuentra en la BDD nomina,
la función devuelve #N/A

Funciones de Información

Función ESERROR
Devuelve como VERDADERO si Valor es cualquier valor de error ( #N/A,
#¡VALOR!,
#¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #NULO)

Ejemplo para aplicar la función de información, ESERROR en la función

BUSCARV:
=ESERROR(BUSCARV(A2;NOMINA;2;0))

Seleccionamos la BDD le asignamos un nombre por el cuadro de nombre como

se indica a continuación
CUADRO DE
NOMBRE

78
Las definiciones de las BDD se hacen por el cuadro de nombre y si la
queremos acceder activamos las teclas de función F3, como se ilustra a
continuación:

79