¿Qué es Excel?
Excel es un programa de software de hoja de cálculo desarrollado por la compañía
Microsoft y está disponible en Windows, Macos, Android y iOS. Este programa forma
parte de la suite ofimática de Office junto con otros programas muy conocidos como
Word, PowerPoint, entre otros.
¿Para qué sirve Excel?
Excel es un programa enfocado en el almacenamiento y procesamiento de datos.
Pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de cálculo.
Las hojas de cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para simular las
hojas de trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del
trabajo contable. Actualmente estos procesos son enteramente computacionales y
aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas
para un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.
¿Qué se puede hacer con Excel?
Si eres estudiante, lo que puedes hacer es, por ejemplo:
Análisis de datos teóricos y experimentales.
Crear de gráficas y diagramas.
Generar tus horarios, creación de programas, entre otras muchas cosas que
pueden facilitar varias tareas.
En el ámbito profesional-empresarial, te podría interesar usar Excel para, por ejemplo:
Calcular un flujo de caja y hacer análisis económicos de tu negocio o empresa.
Hacer inventarios de entradas y salidas o disponibilidad de productos
Creación de bases de datos, ya sea de personal.
¿Cómo instalar Excel en mi computadora?
A pesar de que Excel es un programa que viene preinstalado en las computadoras y
laptops con Windows, solo estará disponible en un periodo de prueba gratuita, que
puede variar entre 1 a 6 meses.
Para poder utilizarlo sin restricciones, es necesario adquirir una licencia. En el siguiente
capítulo se verá a mayor detalle las distintas versiones de Excel que existen y las
ventajas y desventajas de cada uno, pero por el momento nos quedaremos con la
manera oficial de adquirir este programa.
El siguiente link te redirige a la página oficial de Microsoft Office, desde ahí podrás
adquirir Microsoft Excel según el plan o precio que mejor te
convenga: [Link]
Versiones de Excel
Las diferentes versiones de este programa. No voy a hacer un repaso histórico de todas
las versiones que fueron lanzadas, eso lo puedes encontrar con una búsqueda en Google
o en Wikipedia. Ya si quieres leer un poquito sobre eso te dejaré algunos enlaces en la
descripción.
Las versiones a las que me estoy refiriendo son estas 4:
1. Excel Online
Esta es la opción gratuita de Excel. Es posiblemente la versión que recibe más
actualizaciones y que emula a Excel de Microsoft 365. Tiene menos comandos que la
aplicación de escritorio.
En esta versión de Office se han reducido mucho las funcionalidades con respecto al
software que se instala en el disco duro. Se puede acceder a los documentos
directamente desde cualquier navegador web así como compartir archivos y colaborar
con otros usuarios en línea.
Navegadores compatibles incluyen: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari y Google
Chrome.
2. Excel 2010, 2013, 2016, 2019
Corresponden a las versiones de Excel dentro de los paquetes de Microsoft Office en
esas versiones. Son de pago único, lo que significa que por un solo desembolso puedes
adquirir los programas para siempre, con el soporte que Microsoft ofrezca.
Ciclo de vida de los productos
Microsoft Office 2003: el soporte principal acabó el 13 de enero de 2009, y el soporte
extendido finalizó el 14 de enero de 2014.
Microsoft Office 2007: sin soporte desde el 10 de octubre de 2017.
Microsoft Office 2010: el soporte estándar se terminó el 13 de octubre de 2015. El
soporte extendido se terminará el 13 de octubre de 2020.
Microsoft Office 2013: el soporte principal se terminará el 10 de abril de 2018. El
soporte extendido se terminó el 11 de abril de 2023.
Microsoft Office 2016: el soporte principal se terminará el 13 de octubre de 2020. El
soporte extendido se terminó el 14 de octubre de 2025.
3. Excel 365
Excel 365 es parte del paquete Microsoft Office 365, el cual está disponible para su uso
mediante un modelo de suscripción, ya sea con un pago anual o mensual. Aunque se
puede pagar el arrendamiento anual completo, es común que se pague a plazos
mensuales (se aplican impuestos según el país donde se encuentre).
Esta versión es la que recibe constantes actualizaciones y mejoras, siendo la única
versión (además de Office Online) que recibe actualizaciones importantes más allá que
los parches de seguridad.
4. Excel Mobile
Office Mobile es una Suite ofimática creada por Microsoft para teléfonos móviles. La
aplicación de Excel tiene más de 1 billón de descargas en todo el mundo, lo que la hace
una de las apps más descargadas en las tiendas de apps. Es de uso gratuito, pero
requiere de una cuenta de Microsoft para poder acceder a él.
Interfaz de Excel
La interfaz de Excel es el hogar de todas las opciones – botones – comandos que nos
ofrece este maravilloso programa. Podríamos dividirlo en 3 secciones: Barra superior,
Cinta de opciones y Espacio de trabajo.
1. Barra Superior
No hay espacio desaprovechado en la interfaz de Excel. Incluso en su barra superior
podremos encontrar varios elementos con funciones bastante útiles.
Barra de herramientas de acceso rápido
Se ubica en la parte superior izquierda, contiene un conjunto de comandos adicionales
a los que se muestran en la cinta de opciones. Esta barra se puede reubicar tanto en la
parte superior como dentro del espacio de trabajo, pero es recomendable mantenerla
donde está. Además, se puede personalizar con las opciones que mejor te convengan,
como con los botones de Deshacer, rehacer, guardar, nuevo, imprimir.
B. Información del documento
Se ubica en la parte central de la barra superior. Por defecto, los documentos se
nombran Libro1, Libro 2, etc., pero pueden editarse solo con hacer clic en el nombre,
pero también puedes hacerlo al guardar el documento o desde su carpeta de archivos.
En las últimas versiones se ha implementado una barra de búsqueda dentro de esta
sección.
C. Información de la cuenta y comandos generales
Ubicada en la parte superior derecha, esta sección muestra información de la cuenta del
usuario, como el nombre, correo y una foto. Además, si usas un dispositivo Windows,
encontrarás a la derecha los botones de ocultar pestañas, cerrar, minimizar y
maximizar, o a la izquierda, si es que usas MacOS.
2. Cinta de Opciones
Aquí se agrupan los «botones» según las funciones que realizan. Encontraremos una
infinidad de estas opciones, pero no te abrumes, cada botón tiene un objetivo en
específico y los iremos conociendo a lo largo de este curso.
Esta sección tiene un ligero cambio estético con la versión de Office 365, donde las
pestañas se tornan blancas, al igual que la cinta de comandos.
BARRA DE PESTAÑAS
Aquí se ubican todas las pestañas de Excel, que son las etiquetas con las que se agrupan
los comandos. Pueden activarse o desactivarse yendo
a Archivo>Opciones>Personalizar cinta de opciones.
Si instalas alguna extensión como PowerBi o PowerPivot, tendrán sus propias pestañas
en la cinta de opciones.
BARRA DE COMANDOS
Aquí se ubican todas las funciones de Excel. Encontraremos desde opciones para editar
el texto, hasta para aplicar filtros avanzados. Algunos comandos están agrupados en
bloques que a su vez tienen más opciones disponibles -pero ocultas- a las que se
acceden haciendo clic en una flecha pequeña que se ubica en la parte inferior derecha
del bloque.
3. Espacio de Trabajo
El espacio de trabajo de Excel es el lugar en donde desarrollaremos cualquier actividad
que involucre el manejo y procesamiento de datos. Puede dividirse en 5
secciones: Cuadro de nombres, barra de fórmulas, workflow, pestaña de hojas y
opciones de vista del documento.
A. Cuadro de nombres: Muestra la referencia de la celda actual como una combinación
de la letra de la columna y el número de la fila que corresponden a una celda (A1 en la
imagen), también muestra la referencia del área de celdas seleccionada o el nombre del
área. En caso de ser una celda combinada, mostrará la clave de la celda superior
izquierda.
B. Barra de Fórmulas: Es el espacio en el que aparecen los valores o las expresiones
que escribimos en las celdas (números, texto, fórmulas, etc.) Lo que veamos en esta
barra puede no coincidir con lo que se muestra en las celdas, ya que Excel evaluará o
desarrollará cualquier dato que se haya ingresado.
C. Pestaña de Hojas: Desde aquí se puede navegar por las hojas que componen al libro
en el que se está trabajando. No hay límite práctico de la cantidad de hojas que pueden
crearse.
D. Opciones de vista: Excel tiene una variedad de opciones de vista que te pueden
ayudar en diferentes tareas, especialmente cuando vas a imprimir una hoja de cálculo.
Permiten usar un zoom o ver una división del documento dependiendo de la cantidad
de hojas que ocupará en una impresión.
E. Workflow (En español: espacio de trabajo): Es el espacio donde se encuentran las
celdas y donde se realiza el ingreso y procesamiento de datos.
Excel organiza los datos a lo largo de Filas y Columnas, las mismas que pueden añadirse,
eliminarse y modificarse.
Las Filas están dispuestas de manera horizontal y son identificadas por números del
1 al 1 048 576.
Las Columnas están dispuestas de manera vertical y se identifican con letras de la A
a la Z y con la combinación de estas para las columnas posteriores a Z hasta la columna
XFD.
Celda. Una celda de Excel es la intersección entre una fila y una columna. Es el
espacio que contiene algún tipo de dato, que pueden ser de diferentes tipos: texto,
números, fecha, instrucciones, funciones.
Un rango es un grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la dirección
de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la celda
inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B2 y
C2. A la hora de traducir esta forma de hacer referencia solemos decir ‘desde A1 hasta
C2’.
Los documentos de Excel reciben el nombre de libros, están compuestos por hojas
donde se almacenan y procesan los datos. Dependiendo del contenido y funcionalidades
del documento, estos tendrán diferentes formatos.
Los formatos de archivo de Excel:
XLSX: Un libro de Excel que no contiene macros (el formato predeterminado).
XLSM: Un libro de Excel que contiene macros.
XLTX: Una plantilla de Excel que no contiene macros.
XLTM: Una plantilla de Excel que contiene macros.
XLAM: Complemento de Excel habilitado para macros.
XLSB: Archivo binario de Excel.