1.
INTRODUCCIÓN
Una de las tareas que mejor desempeñan los ordenadores son los cálculos
matemáticos, prácticamente desde el nacimiento de la informática. Es un programa del tipo
Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula.
Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.
• Hoja de cálculo es:
▫ Potente calculadora, representa una hoja de papel cuadriculada, en la que van
introduciéndose los datos y las fórmulas necesarias según los resultados que
desean obtenerse.
▫ Afirman que la difusión inicial en el uso de los ordenadores fue,
presumiblemente, causa de la aparición de la primera hoja de cálculo.
Es capaz de analizar datos introducidos, por ejemplo resolviendo las
fórmulas y ofreciendo los correspondientes resultados.
2. ENTORNO Y CONCEPTOS GENERALES
Excel es una aplicación, una herramienta de ordenador que sirve para desempeñar un
cierto trabajo. Lo que interesa es utilizar esta herramienta para construir documentos.
Un documento es un archivo en el que se almacena información. Estos archivos se
guardan en las unidades de almacenamiento con que cuenta su sistema, unidades que
puede abrir e inspeccionar mediante el Explorador de Windows o cualquier utilidad similar.
Los documentos sobre los que trabaja Excel contienen libros, un libro por cada
documento. Se denomina Libro, al conjunto de varias hojas de cálculo, cada una de las
cuales sería una página de ese libro. Con Excel, por lo tanto, es posible trabajar
simultáneamente con varias hojas de cálculo, almacenándolas todas ellas en un mismo
libro.
Un libro cuenta con varias hojas, de las cuales sólo una de ellas estará visible en un
instante concreto. Después podrá ver que es posible cambiar de una hoja a otra
sencillamente haciendo clic sobre una pestaña.
Toda hoja de cálculo se divide en filas y columnas, dando lugar a una cuadrícula en la
que cada cruce de una columna con una fila da lugar a una celda.
Departamento de Formación GEACA, S.A.
pág. 1
Una fila es una sucesión horizontal de celdillas, se identifican mediante números
consecutivos, siendo el 1 el número de la primera fila de la hoja.
Una columna es una sucesión vertical de celdillas y se identifican mediante letras
mayúsculas, siendo la A la que hacer referencia a la primera columna de la hoja.
El cruce de cada columna con cada fila es una celdilla, que se identifica uniendo la letra
o letras de la columna con el número de fila. Cada celdilla sirve para anotar textos, datos
numéricos y fórmulas.
Esta hoja en definitiva sirve para analizar los datos introducidos.
2.1. CREAR UN NUEVO DOCUMENTO
Como anteriormente se ha explicado en Excel se trabaja con documentos. Éstos
deberán ser creados o si ya existen, deberán abrirse. Para crear un documento, bastará con
abrir Excel ó utilizar el botón de nuevo documento de Office de la barra de botones que se
encuentra instalada en el sistema.
Departamento de Formación GEACAM, S.A.
pág. 2
Fig.1.- Crear /abrir un nuevo documento de Excel
2.2. CINTA DE OPCIONES
Excel cuenta con un extenso número de opciones, tantas que difícilmente pueden
mostrarse en forma de botones. Hace tiempo que las opciones de un menú pueden tener
asociado un submenú, que a su vez pueden tener otros, dando lugar a listas casi interminables
de posibilidades.
En Excel 2007 los menús han desaparecido y han dado paso a la conocida como Cinta
de opciones. Ésta ocupa la parte superior de la ventana, componiéndose de varias fichas a las
que se da paso mediante una serie de pestañas. Cada ficha contiene los comandos de una
cierta categoría, agrupados en subcategorías lo que les hace fácilmente localizables. El
resultado es una distribución más racional de las funciones de una aplicación tan potente
como Excel, requiriéndose menos pasos, respecto a versiones previas, para efectuar las
mismas tareas.
Cada ficha de la Cinta de opciones puede contener botones, grupos de botones, listas
desplegables y menús de opciones, entre otras herramientas. Basta con situar el puntero del
ratón sobre cualquier elemento para obtener, en una ventana emergente, una indicación
sobre la finalidad y el correspondiente atajo de teclado si es que lo tiene asociado. En el
detalle de la figura se puede observar cómo en la ficha Inicio existen distintos grupos:
Portapapeles, Fuente, Número, Estilos, Celdas y Modifica
TECNICO: DEYVISD VALDIVIESO 981214282
pág. 3
Fig. 2.-Cinta de opciones (Pestaña Inicio)
Para cambiar de una ficha a otra basta con hacer clic en las pestañas que contienen en
el título, en la parte superior de la Cinta de Opciones.
Determinados grupos de cada ficha muestran, en su parte inferior derecha, un icono
en forma de flecha que da paso a un cuadro de diálogo con más opciones, obviamente
relacionadas con la tarea de ese grupo, o bien abren paneles de tareas que se acoplan a uno
de los márgenes de la hoja. Colocando el puntero del ratón sobre dicho icono se mostrarán las
distintas opciones.
Dependiendo de la ficha en la que se encuentre en la Cinta de opciones, normalmente
el icono o título de cada herramienta será más que suficiente para saber cuál es su finalidad.
No obstante, basta con situar el puntero del ratón sobre cualquier elemento para obtener una
descripción, como se aprecia en la Figura 3, además indica, entre paréntesis, el atajo de
teclado que habría que usar para llevar a cabo esa misma acción sin necesidad de recurrir al
ratón.
Fig. 3.- Detalle información de la pestaña sombreada
2.3. PRIMERA IMPRESIÓN
Independientemente del método utilizado para crear el nuevo documento, Excel
se abrirá y creará un nuevo libro, inicialmente vacío. El entorno con el que se encontrará
será parecido al que se puede ver en la figura 4. En dicha imagen se pueden ver indicados
los nombres de los elementos más importantes. Son elementos que se van a analizar con
mayor detalle.
Departamento de Formación GEACAM, S.A.
pág. 4
Fig. 4. Aspecto inicial al crear un nuevo documento
Aunque Excel muestra este aspecto, Excel ofrece un alto grado de personalización al usuario,
que puede optar por modificar las barras de acceso rápido y las cintas de opciones. También
puede cambiar su disposición, adatándola a su propia comodidad. Todo esto puede hacer que
el aspecto del entorno de Excel cambie de un usuario a otro, puesto que cada uno habrá
efectuado sus propias personalizaciones.
Excel utiliza una típica ventana de Windows, similar a la de cualquier otra aplicación.
En esta ventana existe una barra de título, en la parte superior, que suele contener el título o
nombre de la aplicación. Excel usa este espacio para mostrar también el nombre del libro
sobre el que se está trabajando.
2.3.1. NOMBRES
Justo debajo de la Cinta de opciones, o encima de la cuadrícula que representa a la
hoja de cálculo, puede ver dos apartados que, como se indica en la figura 5., se denomina
Cuadro de nombres y barra de fórmulas. A medida que desplace el foco de entrada por las
celdas, podrá ver que en el Cuadro de nombres aparece el nombre de la celda seleccionada,
mientras en la barra de fórmulas aparece su contenido.
Departamento de Formación GEACAM, S.A.
pág. 5
MAN-B-
EXCEL MAN-B-EXCEL
Rev: 00
MANUAL BÁSICO DE EXCEL
Fecha de Aprobación: 30/11/2016
Página 6 de 15
Fig. 5. Asignación de un nombre a una celda
El cuadro de nombres se usa para asignar nombres a las celdas o conjuntos de éstas,
así como para seleccionarlas. Por defecto el nombre de las celdas es, como ya sabe, una
combinación de la letra de columna y número de fila. Es posible, sin embargo, asignarles un
nombre más lógico.
2.3.2. SALIR
El procedimiento para salir de Excel es idéntico al que usaría con cualquier otra aplicación.
Basta con hacer clic en el botón que hay en la parte superior derecha de la ventana. En el caso
de que existiesen documentos modificados sin guardar, antes de salir el asistente le dará
opción a almacenarlos.
Como métodos alternativos a éste, puede usar la opción de Salir de Excel del botón de
Excel o pulsar la combinación de teclas Alt+F4. El resultado será exactamente el mismo, el
cierre de Excel previa comprobación del estado de los documentos.
Fig. 6. Salir del libro y de Excel
3. BARRA DE HERRAMIENTAS
Inicialmente situada en la parte superior del entorno, justo encima de la Cinta de
opciones, y conteniendo sólo tres botones que permiten guardar el documento actual,
deshacer y rehacer, la Barra de herramientas de acceso rápido es el elemento más
Departamento de Formación GEACAM, S.A.
pág. 6
MAN-B-
EXCEL MAN-B-EXCEL
Rev: 00
MANUAL BÁSICO DE EXCEL
Fecha de Aprobación: 30/11/2016
Página 7 de 15
configurable de Excel 2007. Se puede cambiar tanto su posición como las herramientas que
contiene, usando para ello distintos procedimientos.
La Barra de herramientas de acceso rápido tiene asociado un menú desplegable el cual
nos permite cambiar las opciones visibles por defecto, así como cambiar su posición. En la
figura 7 se muestran las opciones para personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.
[Link] de personalización barra de herramientas
El primer bloque de opciones, desde Nuevo a Orden descendente, hace referencia a
botones que se añadirán o eliminarán de la barra según los marquemos o desmarquemos. En
principio las opciones seleccionadas son guardar, deshacer y rehacer, de ahí que sean ésos los
botones que aparecen por defecto.
Marcando la opción de Mostrar debajo de la cinta de opciones colocaremos la Barra de
herramientas de acceso rápido justo encima de la Barra de fórmulas, como se ve en la figura 8.
La situación no afecta a la funcionalidad, es simplemente cuestión de gustos ponerla en un
punto u otro.
[Link] de herramientas debajo de la Cinta de opciones
Por último, en cuanto a las opciones del menú desplegable asociado a la Barra de
herramientas de acceso rápido existe la opción de Más comandos. Ésta abre una ventana
como la figura 9, en la que se distinguen dos listas: una a la izquierda conteniendo todos los
Departamento de Formación GEACAM, S.A.
pág. 7
MAN-B-
EXCEL MAN-B-EXCEL
Rev: 00
MANUAL BÁSICO DE EXCEL
Fecha de Aprobación: 30/11/2016
Página 8 de 15
comandos disponibles en Excel, agrupados por distintas categorías, y otra a la derecha
mostrando los comandos que aparecerán en la barra de herramientas.
Bastará con ir haciendo doble clic sobre los elementos a añadir o eliminar, según nos
coloquemos en una lista u otra, para componer la Barra de herramientas de acceso rápido más
cómoda para trabajar. La personalización solamente será efectiva si cierra la ventana mediante
el botón Aceptar.
Fig.9.Más comandos de personalización de la barra de herramientas
4. MOVERSE POR LA HOJA
La mayor parte de la interfaz de Excel, está ocupada por la hoja activa del libro recién
creado. Realmente, lo que se muestra es una pequeña porción de esa hoja, ya que ésta puede
ser mucho más extensa que el espacio disponible en la pantalla.
Una hoja de Excel puede tener hasta 16384 columnas y algo más de un millón de filas,
lo que hace un total de más de dieciséis mil millones de celdillas disponibles. Lógicamente
todas no pueden estar visibles, porque el espacio en pantalla no es suficiente, siendo preciso
desplazarse por esa área visible. También es fácil deducir que el número de celdas con
Departamento de Formación GEACAM, S.A.
pág. 8
MAN-B-
EXCEL MAN-B-EXCEL
Rev: 00
MANUAL BÁSICO DE EXCEL
Fecha de Aprobación: 30/11/2016
Página 9 de 15
contenido, y la extensión de éste, estará limitados por la memoria disponible más que por un
límite físico en el número de columnas o filas.
El método instintivo para moverse de un punto a otro de un documento, consiste en
usar las teclas de desplazamiento del cursor. Mediante dichas teclas no sólo desplazaremos el
foco de entrada sino que, además, también se podrá llegar a un límite de la hoja visible.
Además de las cuatro teclas que permiten moverse arriba, a la derecha, abajo y a la
izquierda, también puede usar las teclas como Inicio, Fin, RePág y AvPág, consiguiendo un
movimiento más rápido. La combinación de la tecla Control con las teclas de desplazamiento
del curso llevará la selección directamente a la primera o última celda en sentido horizontal o
vertical, según el caso. En la hoja de cálculo existen dos barras de desplazamiento, que, como
su propio nombre indica, sirven también para moverse. En este caso, sin embargo, el foco de
entrada no se mueve. Lo que se consigue, por el contrario, es desplazar directamente el área
visible de la hoja.
Si el punto al que se desea desplazar requiere muchas pulsaciones de tecla,
seguramente la forma más eficiente de hacerlo sería usando la opción Ir a, también, se puede
ejecutar directamente mediante el atajo de teclado F5.
La opción Ir a muestra una ventana, como la de la figura 10, en la que aparece una lista
con todas las referencias de celdillas con contenido, así como aquellas que tienen nombre. Es
posible seleccionar cualquiera de los elementos de la lista, haciendo doble clic sobre él.
También, como alternativa, puede escribirse una referencia justo debajo de la lista, en caso de
que se desee mover a un punto concreto que no aparece en ella.
[Link] el comando Ir a se puede mover rápidamente a cualquier punto de la hoja
Departamento de Formación GEACAM, S.A.
pág. 9
MAN-B-
EXCEL MAN-B-EXCEL
Rev: 00
MANUAL BÁSICO DE EXCEL
Fecha de Aprobación: 30/11/2016
Página 10 de 15
Las primeras filas y columnas de una hoja de cálculo, en la parte superior y a la
izquierda, suelen usarse para colocar rótulos y títulos. Al desplazar el foco de entrada fuera del
área visible, ya sea por la parte derecha o inferior, esos títulos desaparecen.
Para evitarlo, permitiendo así que los títulos estén siempre visibles, existe una opción
de inmovilizar paneles. El proceso es situar el foco de entrada en una celdilla que esté justo
debajo y a la derecha de los títulos que se quieren inmovilizar, seleccionando a continuación la
opción Inmovilizar paneles de la ficha Vista, en la Cinta de opciones, figura 11. Cuando se
desee desbloquearlos, usar la opción Movilizar paneles.
Fig.11. Opciones para mantener títulos fijos, en la ficha Vista de la cinta de opciones
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la
hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Departamento de Formación GEACAM, S.A.
pág. 10
MAN-B-
EXCEL MAN-B-EXCEL
Rev: 00
MANUAL BÁSICO DE EXCEL
Fecha de Aprobación: 30/11/2016
Página 11 de 15
[Link] resumen de desplazamiento por la hoja
5. GUARDAR Y ABRIR DOCUMENTOS
Lógicamente, la información introducida en un libro de Excel no será de utilidad por
mucho tiempo si no se conserva y, posteriormente, recuperarlo cuando sea necesario. Excel es
capaz de almacenar y recuperar documentos no sólo en las unidades locales de nuestro
sistema, sino que también sabe cómo acceder a un servidor Web y usarlo como sistema de
almacenamiento.
Para guardar el libro que tiene abierto se puede realizar de varias maneras diferentes,
entre ellas: hacer clic en el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido,
seleccionar la opción Guardar del Botón de Office o usar la combinación de teclas Control+G.
En cualquiera de los casos, puesto que el documento no se había guardado previamente,
aparecerá un cuadro de diálogo como el de la figura 13. El panel izquierdo representa,
mediante una serie de iconos, las carpetas utilizadas más habitualmente para almacenar los
documentos. Puede hacer clic sobre uno de estos iconos para seleccionar directamente la
carpeta correspondiente.
[Link] de diálogo para guardar un documento
Departamento de Formación GEACAM, S.A.
pág. 11
MAN-B-
EXCEL MAN-B-EXCEL
Rev: 00
MANUAL BÁSICO DE EXCEL
Fecha de Aprobación: 30/11/2016
Página 12 de 15
Mediante la opción llamada Sitios recientes el cuadro diálogo mostrará aquellas
carpetas en las que haya almacenado, o recuperado, recientemente información.
En la parte superior del cuadro diálogo existe una lista desplegable que, en principio,
nos muestra el nombre de la carpeta seleccionada con los botones que hay en el panel
izquierdo. Puede desplegar esa lista para seleccionar cualquier otro destino, ya sea local, en su
propio equipo; de red, en un equipo conectado al suyo en una red local o corporativa.
Con los botones que aparecen bajo la lista anterior puede, por ejemplo, modificar el
modo de visualización o, en caso de que la carpeta donde desea almacenar el documento
todavía no existe, puede crearla sin necesidad de recurrir al Explorador de Windows.
Una vez que el documento se ha guardado, posteriores ejecuciones de la opción
Guardar, usando cualquiera de los métodos mencionados, tendrán como resultado el
almacenamiento directo del libro. No será preciso preguntar el nombre, puesto que el nombre
ya se asignó previamente.
En caso de que desee guardar el libro con un nombre diferente al que tenía
originalmente, no tiene más que usar la opción Guardar como del Botón de Office.
El segundo punto de este apartado trata de abrir un documento existente, se puede
hacer con doble clic directamente sobre él, o usar la opción Abrir del Botón Office, véase
figura 14. Dicha opción es equivalente a la combinación de teclas Control+A.
[Link] de diálogo para abrir un documento
Departamento de Formación GEACAM, S.A.
pág. 12
MAN-B-
EXCEL MAN-B-EXCEL
Rev: 00
MANUAL BÁSICO DE EXCEL
Fecha de Aprobación: 30/11/2016
Página 13 de 15
El funcionamiento de este cuadro de diálogo es prácticamente idéntico al descrito en
el punto anterior. Generalmente, lo primero será seleccionar la carpeta donde está el
documento, ya sea haciendo clic sobre uno de los botones del panel izquierdo o usando la lista
de desplegable que hay en la parte superior. Hecho esto, bastará un doble clic sobre el
documento para abrirlo.
Si no sabe en qué carpeta está el documento que necesita abrir, o incluso si ha
olvidado o desconoce su nombre puede utilizar la opción Buscar que hay en la parte superior
derecha del cuadro de diálogo. Primero seleccione dónde quiere realizar la búsqueda, por
ejemplo haciendo clic en el icono Equipo que aparece en el panel de la izquierda si quiere
buscar en todo el equipo, y después introduzca en el recuadro Buscar parte del nombre del
archivo o su extensión. Al pulsar Intro se iniciará la búsqueda e irán apareciendo los diferentes
resultados que se encuentren.
En caso de que no encuentre el archivo por su nombre, pero recuerde algo sobre el
contenido que tenía, haga clic en el enlace Buscar en el contenido del archivo que aparece en
la mitad inferior de la ventana de búsqueda y Excel repetirá la búsqueda examinado el
contenido de archivos, mostrándole una lista de los que contienen el texto buscado.
6. FÓRMULAS
6.1. HACER UNA FÓRMULA
La Barra de fórmulas, mostrada a la derecha del Cuadro de nombres, muestra el
contenido de la celdilla seleccionada. Si esa celdilla contiene un número, en la Barra de
fórmulas aparece ese número. Con los textos ocurre lo mismo, en cambio, si la celda contiene
una fórmula, en la pantalla principal lo que aparece es el resultado, mientras que en la Barra
de fórmula aparece la fórmula.
Si teniendo seleccionada una celda se inicia la introducción de un dato o su
modificación, para lo cual bastaría la pulsación de la tecla F2, la barra de fórmulas tomará el
aspecto de la figura 15. El contenido de la celda, en este caso la fórmula, se mostrará en la
barra propiamente dicha. A su izquierda aparecen tres botones y una lista desplegable de
funciones.
Departamento de Formación GEACAM, S.A.
pág. 13
MANUAL DE EXCEL BASICO I
Fig.15. Elementos de la Barra de fórmulas
Los dos primeros botones que han aparecido a la izquierda, contando de izquierda a
derecha, son equivalentes a la pulsación de las teclas Esc e Intro, respectivamente. El primero
anula las modificaciones efectuadas, mientras que el segundo las introduce. El tercero, justo a
la izquierda de donde aparece el contenido de la celdilla, abre una ventana de ayuda para la
inserción de funciones. La lista desplegable que hay más a la izquierda sirve para insertar en la
fórmula funciones predefinidas de Excel.
Por regla general, los valores y fórmulas se introducen directamente en la celda que
interese.
Una función es una fórmula predefinida que opera con uno o más valores y devuelve un
resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que
la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
Nombre_función(argumento1;argumento2;…;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
▫ Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
▫ Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
▫ Los argumentos pueden ser valores constantes (número o textos), fórmulas o
funciones.
▫ Los argumentos deben de separarse por un punto y coma;.
Ejemplo:=SUMA(A1:A8), la función SUMA() devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador “:” identifica un rango de celdas, así A1:A8 indica todas las celdas
incluidas entre la celda A1 y la A8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8
[Link] ADRIAN VALDIVIESO LEON TELEF.981214282 14
MANUAL DE EXCEL BASICO I
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar-
[Link] ADRIAN VALDIVIESO LEON TELEF.981214282 15