Características de Microsoft Excel

 Organización en hojas, filas y columnas

Excel trabaja con libros que contienen hojas de cálculos

Cada hoja está formada por filas (numeradas) y columnas (letradas).

La intersección de una fila y una columna forma una celda (por ejemplo,
B3).

Las celdas son donde ingresas datos o fórmulas, y cada una tiene una
dirección única.

 Tipos de datos que maneja

Texto: nombres, títulos, etiquetas.

Números: cantidades, precios, porcentajes.

Fechas y horas: calendarios, agendas.

Fórmulas y funciones: operaciones matemáticas y lógicas.

Esto permite combinar información numérica con descriptiva.

 Uso de fórmulas y funciones

Fórmulas: creadas manualmente por el usuario (ej. =A1+B1).

Funciones: fórmulas predefinidas por Excel (ej. =SUMA(A1:A5)).

Estas permiten realizar cálculos rápidos y automáticos, desde

operaciones simples hasta análisis complejos.

 Formato personalizable

Puedes cambiar el aspecto visual de celdas y datos:

Tipo, tamaño y color de letra.

Colores de fondo.

Bordes y sombreado.

Formatos especiales para números (moneda, porcentaje, decimales).

Esto ayuda a que la información sea más clara y fácil de interpretar.

 Herramientas de análisis de datos

Filtros: muestran solo la información que cumpla ciertas condiciones.

Ordenación: organiza datos alfabética, numérica o cronológicamente.

Tablas dinámicas: resumen y análisis rápido de grandes volúmenes de

datos.

Segmentaciones y gráficos dinámicos para visualizar información.

 Creación de gráficos
Permite representar datos en gráficos de barra, líneas, circular, áreas,
entre otros.

Los gráficos se actualizan automáticamente si cambian los datos de

origen.

Es posible personalizar colores, leyendas, títulos y etiquetas.

 Integración con otros programas

Puede importar y exportar información a Word, PowerPoint, Access, PDF,

CSV, etc.

Permite copiar tablas y gráficos para presentaciones o reportes.

 Automatización con macros

Excel permite crear macros para automatizar tareas repetitivas.

Se programan con VBA (Visual Basic for Applications).

Esto ahorra tiempo en procesos complejos o repetitivos.

 Compatibilidad y trabajo en equipo

Compatible con diferentes versiones de Office y otros programas de

hojas de cálculo.

En Excel online (Microsoft 365) es posible trabajar en tiempo real con

otras personas.

Permite compartir documentos con control de permisos.

 Actualización automática

Cuando un dato cambia en una celda usada en una fórmula o gráfico,

Excel actualiza automáticamente todos los resultados relacionados,

evitando errores manuales.

Pasos para trabajar en Microsoft Excel

 Abrir Excel: Haz doble clic en el ícono de Microsoft Excel o abre

desde el menú de inicio.

Selecciona Libro en blanco para empezar desde cero.

  Conocer la interfaz: Barra de herramientas: pestañas como Inicio,
Insertar, Fórmulas, Datos.

Hojas de cálculo: en la parte inferior puedes añadir, cambiar nombre o

eliminar hojas.

Celdas: cada celda tiene una dirección (por ejemplo, A1).

 Ingresar datos: Haz clic en una celda y escribe texto, números o

fechas.

Presiona Enter o usa las flechas para moverte.

 Aplicar formato: Selecciona la celda o rango de celdas.

Usa la pestaña Inicio para cambiar color, letra, tamaño, bordes, etc.

Si son números, puedes darles formato de moneda, porcentaje o

decimales.

 Usar fórmulas y funciones: Fórmulas: escritas por ti, siempre con =

(ejemplo: =A1+B1).

Funciones: predefinidas por Excel, como =SUMA(A1:A5) o

=PROMEDIO(B2:B6).

 Insertar gráficos: Selecciona los datos.

Ve a la pestaña Insertar → elige el tipo de gráfico (columnas, líneas,

circular).

Personaliza colores, títulos y etiquetas.

 Guardar el archivo: Ve a Archivo → Guardar como.

Elige ubicación, nombre y formato (.xlsx, .xls, .csv, etc.).

Ejemplos de Microsoft Excel

Ejemplo 1: Sumar ventas de una semana

Paso 1: Escribe en las celdas A1 a A5 los valores: 100, 150, 200, 175,
300.

Paso 2: Haz clic en la celda A6.

Paso 3: Escribe =SUMA(A1:A5) y presiona Enter.

Resultado: Excel sumará los valores y mostrará 925.

Explicación: SUMA es una función que calcula automáticamente el total

de un rango de celdas.

Ejemplo 2: Calcular un promedio

Paso 1: Escribe en B1 a B4 las notas: 80, 75, 90, 85.

Paso 2: Selecciona B5.

Paso 3: Escribe =PROMEDIO(B1:B4) y presiona Enter.

Resultado: Excel mostrará 82.5.

Explicación: PROMEDIO calcula la media aritmética de los valores

seleccionados.

Ejemplo 3: Mostrar aprobado o reprobado

Paso 1: En C1 escribe una nota, por ejemplo 65.

Paso 2: Selecciona C2.

Paso 3: Escribe =SI(C1>=60,”Aprobado”,”Reprobado”) y presiona Enter.

Resultado: Excel mostrará Aprobado porque 65 es mayor que 60.

Explicación: La función SI evalúa una condición y muestra un resultado

u otro según el caso.

Fórmulas en Microsoft Excel

 Suma directa

Fórmula: =A1+B1

Explicación: Suma el valor que está en la celda A1 con el que está en la

celda B1.

Uso típico: Calcular el total de dos precios, cantidades o medidas.

Resta directa

Fórmula: =C5-D5

Explicación: Resta el valor de la celda D5 al valor de la celda C5.

Uso típico: Calcular la diferencia entre un precio y un descuento.

 Multiplicación

Fórmula: =E2*F2

Explicación: Multiplica el contenido de la celda E2 por el de F2.

Uso típico: Calcular el precio total multiplicando precio unitario por

cantidad.

 División
Fórmula: =G3/H3

Explicación: Divide el valor de la celda G3 entre el valor de H3.

Uso típico: Calcular el precio por unidad o el rendimiento por persona.

 Suma de varias celdas

Fórmula: =SUMA(A1:A10)

Explicación: Suma todos los valores desde la celda A1 hasta la A10.

Uso típico: Calcular el total de ventas, gastos o ingresos de un periodo.

 Promedio

Fórmula: =PROMEDIO(B2:B8)

Explicación: Calcula la media aritmética de los valores que están entre

las celdas B2 y B8.

Uso típico: Obtener la nota media de un alumno o el promedio de

ventas.

 Máximo

Fórmula: =MAX(C1:C20)

Explicación: Devuelve el número más alto dentro del rango C1 a C20.

Uso típico: Saber cuál fue la venta más alta o el valor máximo
registrado.

 Mínimo

Fórmula: =MIN(D1:D15)

Explicación: Devuelve el número más bajo dentro del rango D1 a D15.

Uso típico: Conocer el valor más pequeño en una lista de precios o

cantidades.

 Condicional (SI)

Fórmula: =SI(E1>=60,”Aprobado”,”Reprobado”)

Explicación: Si el valor de E1 es mayor o igual a 60, muestra la palabra

“Aprobado”. Si no, muestra “Reprobado”.

Uso típico: Clasificar resultados según una condición.

 Fecha actual

Fórmula: =HOY()

Explicación: Muestra la fecha actual del sistema.

Uso típico: Registrar la fecha del día en un reporte sin tener que

escribirla manualmente.

Funciones de Microsoft Excel

1. SUMA

Qué hace: Suma todos los números dentro de un rango de celdas que le
indiques.

Cómo se usa: =SUMA(A1:A10) suma todos los valores desde la celda A1

hasta la A10.

Ejemplo: Si tienes ventas diarias en A1 a A10, esta función calcula el

total de ventas.

2. PROMEDIO

Qué hace: Calcula la media aritmética de un conjunto de números en un

rango.

Cómo se usa: =PROMEDIO(B2:B8) devuelve el promedio de los valores

en esas celdas.

Ejemplo: Para calcular la nota promedio de un estudiante que tiene sus

notas en B2 a B8.

3. MAX

Qué hace: Devuelve el valor máximo dentro de un rango de celdas.

Cómo se usa: =MAX(C1:C20) encuentra el número más grande en ese

rango.

Ejemplo: Para saber la venta más alta del mes registrada en C1 a C20.

4. MIN

Qué hace: Devuelve el valor mínimo dentro de un rango.

Cómo se usa: =MIN(D1:D15) devuelve el número más pequeño.

Ejemplo: Para identificar el menor gasto entre D1 y D15.

 5. SI

Evalúa una condición y devuelve un valor si la condición es verdadera y

otro si es falsa.

Cómo se usa: =SI(E1>=60, “Aprobado”, “Reprobado”) muestra

“Aprobado” si E1 es mayor o igual a 60, de lo contrario “Reprobado”.

Ejemplo: Para clasificar estudiantes como aprobados o reprobados según

su nota.

6. HOY

Qué hace: Muestra la fecha actual del sistema.

Cómo se usa: =HOY() no necesita argumentos.

Ejemplo: Para registrar automáticamente la fecha en un reporte.

7. CONCAT

Qué hace: Une el contenido de varias celdas en una sola cadena de

texto.

Cómo se usa: =CONCAT(A1, “ “, B1) une el contenido de A1, un espacio,

y luego B1.

Ejemplo: Para juntar nombres y apellidos que están en celdas separadas.

8. BUSCARV

Qué hace: Busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve

un valor en la misma fila desde otra columna.

Cómo se usa: =BUSCARV(1001, A2:C50, 2, FALSO) busca 1001 en la

columna A2:A50 y devuelve el valor correspondiente de la columna 2
(B).

Ejemplo: Para encontrar el precio de un producto según su código.

9. CONTAR

Qué hace: cuenta las celdas en un rango contienen números.

Cómo se usa: =CONTAR(A1:A20) devuelve el número de celdas con

valores numéricos.

Ejemplo: Para saber cuántos días se registraron ventas.

10. AHORA

Qué hace: Muestra la fecha y hora actual del sistema.

Cómo se usa: =AHORA() sin argumentos.

Ejemplo: Para colocar la fecha y hora de la última modificación de un

documento.