FLUJOGRAMA
El Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en
representar gráficamente las actividades de un
proceso, por medio de símbolos.
Es un diagrama que expresa gráficamente las
distintas operaciones que componen un
procedimiento o parte de este.
El objetivo fundamental del flujograma es indicar el
flujo de todo el trabajo de un departamento y de
toda la empresa u organización, si se quiere
elaborando uno para cada actividad y otro para
cada persona, de manera que muestre las
interrelaciones, procedimientos entre los diferentes
departamentos, secciones y personas.
Es importante que se elabore de forma secuencial y
cronológica, ya que así se evita la inconsistencia al
momento de transmitir el mensaje.
¿Para qué se usan?
Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo
pueden mejorarse.
Ayuda a buscar los elementos claves de un proceso.
Facilita el conocimiento general del proceso.
Sirve para identificar los responsables del proceso.
Permite establecer áreas importantes para la
observación o recopilación de datos.
Facilita la identificación de áreas a mejorar.
Facilita la generación de hipótesis sobre las causas de
los problemas del proceso.
Importancia:
Permite la visualización de las actividades
innecesarias y verifica si la distribución del trabajo
está equilibrada, o sea, bien distribuida en las
personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros
trabajan con mucha holgura.
Facilita la correcta identificación de actividades.
Disminuye la complejidad y brinda accesibilidad a la
información - transparencia.
Características de los Flujogramas
Sintética: La representación que se haga de un sistema o
un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de
preferencia en una sola. Los diagramas extensivos
dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan
de ser prácticos.
Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a
los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los
analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en
su interpretación.
Comprensible: Un diagrama es comparable, en cierta
forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos
principales.
Tipos de Flujogramas
Según su forma:
Formato Vertical: -destaca la secuencia de la rutina- En él el flujo
o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una
lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su propósito.
Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las
operaciones, va de izquierda a derecha. -destaca a las personas u
organismos que participan en una determinada rutina o
procedimiento-.
Formato Panorámico: El proceso entero está representado en
una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más
rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión,
aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea
vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la
participación de más de un puesto o departamento que el formato
vertical no registra.
Tipos de Flujogramas
Por su propósito:
De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las
operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se
descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan.
De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan
además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que
debe realizarla y dentro de la secuencia establecida.
Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del
procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que
analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento.
De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una
forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él,
señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el
tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.
Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases
anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos y
análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).
Simbología: Flujo de Procesos
Proceso - Procedimiento- Actividad
Revisión de transacción, documento o tarea
Decisión Base de Datos
Transporte Diskette
Demora Documento
Almacenamiento transacción o documento
Atención al Público
Diseño y Elaboración de Flujogramas
Etapas del desarrollo:
Defina el proceso con el que va a trabajar.
Haga una lista en orden cronológico de diferentes
actividades y sus responsables.
Sintetice las actividades en forma clara y concisa.
Incluya las observaciones.
Aplique la simbología definida
Utilice el formato preestablecido.
Diseño y Elaboración de Flujogramas
La información para identificar cada diagrama
debe ser la siguiente:
Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
Nombre del departamento o los departamentos
involucrados.
Nombre de la persona que preparó el diagrama.
Número de personas o puestos involucrados.
Número de pasos.
Modelo de Flujograma
DESCRIPCIÓN DE PROCESO :
Corte Suprema de TITULO :
Justicia de la Nación
Versión 00 Fecha de vigencia: Página 1 de 5
CARATULA
Responsable del Proceso: Participantes: Destinatarios:
Índice
1. Descripción del desarrollo
2. Definiciones y abreviaturas
3. Explicaciones sobre el desarrollo
4. Indicadores
5. Registros
6. Anexos
7. Registros de las revisiones
Introducción
Objetivo:
Alcance :
Referencias
Control de acceso al documento
Area / Función Fecha de Tipo de permiso
notificación
Confeccionado por: Revisado por: Aprobado por:
Aclaración: Aclaración: Aclaración:
Fecha: Fecha: Fecha:
1. DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO
Responsable
ENTRADA PROCESO SALIDA
Documento Pasos del Proceso Registro
E P A I
PA
PA
PA
PA
PA
PA
2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
PJ: Prosecretario Jefe E: Ejecuta
PA: Prosecretario Administrativo P: Participa
EA: Empleado Administrativo I: Informado
UJ: Ujier A: Aprueba
ME: Mesa de entradas
3. EXPLICACIONES SOBRE EL DESARROLLO
1. Recepción de expedientes: se recibe del personal que lo ingresó.
2. Control del expediente: se lee el expediente y se clasifica según la materia.
3. Asignación por sistema y giro: se carga en el sistema la Secretaría Judicial a la que se asignó el expediente y se realiza el giro.
4. Confección del remito: diariamente se realiza el listado por secretaría de expedientes a ser remitidos.
5. Envío a secretaría: se llevan los expedientes a la secretaría correspondiente.
6. Reasignación: a solicitud de una secretaría puede regresar el expediente para ser asignado nuevamente a otra secretaría.
4. INDICADORES
5. REGISTROS
Registro Responsable Ubicación Período de
conservación
6. ANEXOS
7. REGISTROS DE LAS REVISIONES
No Rev. Fecha Ítem Descripción Intervino