B&D GESTIÓN EMPRESARIAL
CONTROL DE DOCUMENTOS
Codificación: PR-CAL-006 Fecha de elaboración: 20 de junio de 2023
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1.0 HOJA DE APROBACIONES
Elaborado por:
Beatriz Navas
Analista de Calidad
Revisado por: Aprobado por:
Manuel Pérez Cristina Lares
Gerente de Calidad Directora General
1.0 OBJETIVO.
Fecha de última actualización: 20 de junio de 2024
Documento controlado por el SGC por medios electrónicos, esta versión es vigente si se consulta en la ubicación autorizada.
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Establecer los controles necesarios para la creación, revisión, aprobación, modificación y/o actualización,
baja, distribución y manejo de los documentos de los Sistema de Gestión de la Calidad
2.0 ALCANCE.
Nivel Corporativo, aplica para todas las Áreas y Unidades de Negocio de B&D GESTIÓN EMPRESARIAL
3.0 DEFINICIONES.
● ARCHIVO ACTIVO: Tipo de archivo en el que los documentos se mantienen disponibles en el área de
trabajo para cualquier requerimiento, para lo cual se define un tiempo de retención.
● ARCHIVO INACTIVO: Tipo de archivo en el que se disponen los documentos que ya no son requeridos de
manera inmediata (archivo muerto).
● BAJA DE DOCUMENTOS O REGISTROS: Se refiere a la exclusión del Sistema de Gestión de los
documentos identificados como obsoletos.
● ALMACENAMIENTO: Lugar en el que se colocan los registros. Ejemplo: (archivero, medios electrónicos,
etc.).
● DISPOSICIÓN: Se refiere al tipo de desincorporación a efectuarse cuando un documento cumple el tiempo
de retención establecido.
● DOCUMENTO: información y su medio de soporte en físico o electrónico.
● DOCUMENTO CONTROLADO: Documento sobre el cual existe la necesidad de reemplazo y distribución
hacia los puntos donde se tiene previsto su uso, cada vez que existe una nueva versión.
● DOCUMENTO NO CONTROLADO: Documento emitido que no genera la necesidad de reemplazo una vez
que existe una nueva versión de este.
● DOCUMENTO INTERNO: Es aquel que se genera dentro de la organización por requerimiento o por
necesidad del Sistema de Gestión de la Calidad.
● DOCUMENTO EXTERNO: Es aquel que, aunque no se genera dentro de la organización, contiene
información importante para el logro de las actividades asociadas al Sistema de Gestión de la Calidad (Ej.:
Normas ISO, Planos y/o Especificaciones del Cliente, regulaciones, entre otras).
● DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que se reemplaza por una nueva versión, luego de su
actualización o que ya ha cumplido su tiempo de retención.
● LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS O REGISTROS: herramienta de control que contiene la información
de los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad.
● FORMATO: Es la estructura de un documento. Documento que es utilizado para controlar o implementar
las actividades de un procedimiento.
● PROCEDIMIENTO: Documento que describe las actividades que se desarrollan dentro de un proceso e
incluyen el qué, el cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea, involucrando el alcance, las
normas y los elementos técnicos entre otros.
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● REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
● TIEMPO DE RETENCIÓN: El tiempo que el registro permanece en el área de consulta antes de su
disposición.
● PROTECCIÓN: Manera de cómo se protegen los registros. Ejemplo: (carpetas, memorias, etc.).
● RECUPERACIÓN: La manera en que se presenta el registro; este puede ser electrónico y/o papel para
realizar cualquier consulta.
● GOOGLE DRIVE: es la plataforma en la nube que permite guardar los archivos o documentos en línea y
acceder a ellos desde cualquier lugar o equipo.
● SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC): Sistema de gestión para dirigir y controlar una
organización respecto a la calidad.
● UBICACIÓN AUTORIZADA: es el lugar donde se encuentra la última versión de los documentos (físicos o
electrónicos). El Analista de Calidad, le indicará la ubicación autorizada a los usuarios.
● GOOGLE DRIVE: es la plataforma en la nube que permite guardar los archivos o documentos en línea y
acceder a ellos desde cualquier lugar o equipo.
5.0 REFERENCIAS.
Normas ISO: 9001, 15489, 30301.
6.0 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD
6.1 Director General:
6.1.1 Revisar y autorizar el mecanismo propuesto para la gestión de los documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad.
6.1.2 Asignar los recursos materiales, humanos y tecnológicos necesarios para implementar este
procedimiento.
6.2 Analista de Calidad:
6.2.1 Orientar y brindar soporte a los colaboradores para crear, modificar y/o actualizar cualquier
documento que mejore o proporcione mayor efectividad en el desarrollo de las actividades.
6.2.2 Asegurar el cumplimiento de lo establecido en el presente procedimiento y realizar
recomendaciones.
6.2.3 Es responsable del control y distribución de la documentación del Sistema de Gestión de la
Calidad.
6.2.4 Debe identificar las áreas de distribución de los documentos.
6.2.5 Es responsable de distribuir la última versión en las áreas que no tienen acceso a los medios
electrónicos.
6.2.6 Debe asegurar que los documentos publicados en la “Ubicación Autorizada” y distribuidos en
copias de papel, cumplan con lo estipulado en el presente procedimiento.
6.2.7 Autorizar el acceso y respaldo de los documentos disponibles en medios electrónicos.
6.2.8 Se encargará de la destrucción de los documentos, una vez se haya cumplido el periodo
especificado, y de realizar la sustitución de las versiones vigentes.
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6.3 Gerentes y Responsables de Área:
6.3.1 Cada área es responsable de generar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, de
acuerdo con sus funciones y procesos, conforme a lo estipulado en el presente procedimiento.
6.3.2 Responsables de participar en las revisiones y/o aprobaciones de los documentos
correspondientes a su área.
6.3.3 Han de asegurar que el personal cumpla con los procedimientos.
6.3.4 Coordinan con el Analista de Calidad cualquier cambio y/o actualización.
6.4 Personal interno:
6.4.1 Detectar y comunicar la necesidad de elaborar un documento nuevo.
6.4.2 Generar observaciones para la modificación o baja de documentos.
6.4.3 Reportar el uso de documentos obsoletos; utilizar, cuidar y actuar con ética profesional ante la
aplicación de estos.
6.4.4 Hacer uso de los documentos de sus procesos.
6.4.5 Cumplir con los procedimientos establecidos.
6.5 Analista de Sistemas y Tecnología:
6.5.1 Es responsable de controlar el acceso, respaldo y seguridad de los documentos y datos
disponibles en medios electrónicos.
7.0 DESARROLLO
7.1 Creación, modificación y/o actualización de un Documento.
7.1.1 El Personal interno detecta la necesidad de gestión documental y solicita al Analista de
Calidad el soporte para la elaboración o actualización del documento.
7.1.2 Para la creación de documentos se debe cumplir con el procedimiento PR-CAL-005
Elaboración y Codificación de Documentos.
7.1.3 La frecuencia de revisión de los documentos es de cada dos años para identificar
necesidades u oportunidades de mejora, a menos que por cambios en el proceso se requiera
una revisión antes del plazo señalado o que la Máxima Autoridad del Área en conjunto con el
Analista de Calidad definan una frecuencia de revisión diferente de acuerdo con las
necesidades del área.
7.2 Cuando se modifica un documento se actualiza el número de versión:
7.2.1 Una vez creado o modificado el documento, se somete a revisión por parte del Personal
involucrado.
7.2.2 El Personal interno responsable del documento lo envía al Área de Calidad para su revisión.
7.2.3 El Analista de Calidad debe asegurar que el documento cumple con lo establecido en el
procedimiento PR-CAL-005 Elaboración y Codificación de Documentos y emite observaciones
en caso de encontrarlas.
7.2.4 El Personal interno corrige las observaciones y luego lo entrega a la Máxima Autoridad del
Área para su aprobación.
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7.2.5 Se remite el documento al Analista de Calidad (versión electrónica y/o documento firmado,
copias en papel que sean necesarias).
7.2.6 El Analista de Calidad debe almacenar el documento en archivo activo en la “Ubicación
Autorizada” y comunica vía correo electrónico al personal involucrado.
7.2.7 Cuando un documento es modificado la nueva versión electrónica liberada reemplaza a la
anterior.
7.2.8 Los documentos electrónicos representan copias no controladas , el usuario debe
garantizar el uso de la versión vigente del documento para lo cual debe ingresar en la
Ubicación Autorizada.
7.2.9 El Analista de Calidad se encargará de la distribución de las copias controladas en los
casos en los que sea requerido completando el formato: FO-CAL-001 Lista de Distribución de
Copias Controladas, las copias deben tener un sello que contiene: la leyenda “COPIA
CONTROLADA”.
7.2.10 El Analista de Calidad mantiene una lista actualizada de los documentos en el formato FO-
CAL-002 Lista Maestra de Documentos.
7.3 Baja de documentos:
7.3.1 El Personal interno detecta que es necesario dar de baja un documento y solicita al Analista
de Calidad el soporte para la baja del documento.
7.3.2 El Analista de Calidad debe almacenar el documento dado de baja en archivo inactivo
(documentos físicos) y/o “Carpeta de Obsoletos” (Documentos electrónicos) y dar de baja el
documento en el Sistema o Ubicación Autorizada.
7.3.3 El Analista de Calidad debe revisar el registro de la lista de distribución de copias controladas
y en caso de que existan copias controladas del documento dado de baja, debe encargarse de
la recolección de las copias controladas y colocarles el sello “OBSOLETO” y almacenar en
archivo inactivo o realizar la disposición final del documento (destrucción), según corresponda.
7.3.4 El Analista de Calidad mantiene una lista actualizada de los documentos en el formato FO-
CAL-002 Lista Maestra de Documentos.
7.4 Documentos de procedencia externa:
7.4.1 El Personal interno detecta la necesidad de gestión documental y solicita al Analista de
Calidad el soporte para la incorporación del documento que no pertenece a la Empresa, pero
es necesario para la operación o cumplimiento legal o regulatorio.
7.4.2 El Analista de Calidad debe almacenar el documento en archivo activo y libera el documento
en el Sistema y/o Ubicación Autorizada y comunica vía correo electrónico al Personal
involucrado.
7.4.3 En caso de requerir la distribución de copias del documento, el Personal involucrado solicita
las copias controladas al Analista de Calidad.
Nota: Cuando no sea práctico fotocopiar un documento externo, el Analista de Calidad gestiona la
compra de los ejemplares que sean necesarios.
Si una nueva versión de un documento se deja de distribuir a un área que contenga la versión anterior, se
le debe retirar físicamente dicho documento.
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7.4.4 El Analista de Calidad se encargará de la distribución de las copias controladas completando
el FO-CAL-001 Lista de Distribución de Copias Controladas, las copias deben tener un sello
que contiene: la leyenda “COPIA CONTROLADA”
7.4.5 El Analista de Calidad debe actualizar el listado de documentos externos (Normas Externas,
procedimientos de proveedores, entre otros) en la lista FO-CAL-003 Control De Documentos
Externos.
Nota: Los documentos externos deberán ser los más actualizados, por lo que los responsables de la solicitud
deberán revisar con frecuencia anual que los documentos solicitados sean los más recientes a través de
medios electrónicos, o físicos.
7.5 Administración y control de los registros.
7.5.1 Los registros son controlados por los Responsables de las áreas (ubicación, tiempo mínimo de
retención y disposición final).
7.5.2 Los registros pueden estar contenidos en medios electrónicos o impresos, de acuerdo con su
naturaleza y campo de aplicación.
7.5.3 Los registros físicos se almacenan en archiveros o cualquier otro elemento contenedor que
garantice su conservación y forman parte del Archivo Activo de control del área que gestiona el
proceso asociado al registro.
7.5.4 Los registros electrónicos deben almacenarse en la carpeta de la nube electrónica según
corresponda, ubicadas en servidores administrados por Sistemas y Tecnología y son los
responsables de realizar los respaldos (backup) correspondientes.
7.5.5 Los registros deben estar protegidos adecuadamente, por ejemplo, contra pérdida de la
confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad.
7.5.6 En el caso de los registros físicos, estos se deben proteger a fin de asegurar que se mantengan
legibles e identificables, y recuperables, por lo que estos deben ser almacenados en lugares
apropiados y seguros a fin de evitar su deterioro; siendo responsable de ello el responsable del
registro.
7.5.7 En el caso de los registros electrónicos, estos se deben proteger contra su pérdida y/o
modificación mediante controles tales como: control de acceso a las carpetas, respaldos
(backup) u otros, son administrados por Sistemas y Tecnologías.
7.5.8 El tiempo mínimo de retención de aquellos documentos que se requiera conservar como
evidencia, es de un año, a menos que el responsable del documento establezca otro
periodo, dependiendo de lo requerido por el proceso, los requisitos de los clientes, los legales
y/o regulatorios, para los que preste evidencia dicho documento.
7.5.9 Los registros deben estar identificados en la FO-CAL-004 lista de control de registros
8.0 INFORMACIÓN DOCUMENTADA REQUERIDA EN LA ACTIVIDAD.
● PR-CAL-005 Elaboración y Codificación de Documentos
● FO-CAL-001 Lista de Distribución de Copias Controladas
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● FO-CAL-003 Control De Documentos Externos.
● FO-CAL-004 Lista de Control de Registros
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