Unidad 1

101 Una base de datos es un conjunto organizado e integrado de datos almacenados en

un ordenador, con el fin de facilitar su uso para aplicaciones con múltiples finalidades.

Para iniciarla tenemos dos opciones:

Pulsando desde el botón Inicio situado, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla, hacer clic sobre Programas, aparece una lista con los programas que hay
instalados, buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y
se iniciará el programa.

O también, podemos optar por marcar el icono de acceso directo Access 2007 del
escritorio en el caso de que lo hayamos creado anteriormente.

102
Al comenzar a trabajar en Access aparece una pantalla inicial denominada
Introducción a Microsoft Office Access, que permite iniciar una nueva Base de
Datos en blanco o poder elegir alguna de las plantillas destacadas en línea, que
ofrece Microsoft para basar en ella nuestra base de datos.

También podemos elegir una plantilla inicial de trabajo de una de las siguientes
categorías:

• Plantilla locales

• Trabajo

• Personal

• Educación

Todas ellas se encuentran a la izquierda de la pantalla inicial de Access. También

podemos utilizar como plantilla de trabajo la base de datos de ejemplo Northwind
2007.
Al hacer clic en el botón Crear, empezamos a trabajar con una base de datos nueva
basada en la plantilla seleccionada o en el panel de la derecha se presenta la opción
Abrir base de datos recientes que nos permite acceder a documentos ya creados.
103 Una vez iniciada una nueva base de datos en Access, nos muestra la ventana
correspondiente a la pestaña Hoja de datos de Herramientas de tablas que nos
permitirá definir los campos de las tablas de la base de datos.

Entre los elementos se destacan:

• Banda de opciones: área que se sitúa en la parte superior de la ventana de
Access donde se puede elegir:
• Pestañas de opciones: opciones combinadas de manera significativa en
fichas según tema de trabajo.
• Pestaña de opciones contextuales: pestañas de opciones que aparecen según
el objeto con que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo.
• Barra de Herramientas de acceso rápido: permite obtener acceso con un solo
clic a las opciones más usadas.
• Botón de Office.
• Panel exploración: área situada a la izquierda de la ventana donde se
muestran los objetos de la base de datos.
• Área de trabajo con pestañas: los Formularios, tablas, consultas, informes,
etc. se muestran en el área de trabajo como pestañas.
• Barra de estado.

La banda de opciones contiene todas las opciones de Access agrupadas en pestañas. Al

hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación
de los diferentes elementos que se pueden crear en Access.

104 Pulsando en el Botón de Office, situado en la parte superior izquierda de la pantalla

podremos desplegar un menú con las opciones como Guardar, Imprimir, Nuevo,
etc.

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Opciones inmediatas: Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se
reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por
ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual.

O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo que nos
pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción con otro menú desplegable: Se reconocen porque tienen un triángulo a la

derecha. Colocando el ratón en ese triángulo podemos acceder a otro listado de
opciones. Por ejemplo, la opción Administrar para acceder a las opciones de
administración de la base de datos.

En la parte inferior derecha, tenemos dos iconos:

• Opciones de Access: que permite administrar las opciones más frecuentes de
Access, cambiar las opciones de la base de datos actual, personalizar la
apariencia de las tablas de datos, etc.
• El icono Salir de Access.
105 El Panel de Exploración es la herramienta de Access 2007, que nos permitirá
acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.

La vista predeterminada del Panel está organizada por grupos cuyo elemento más
importante es la tabla. A partir de esa tabla se muestran el resto de objetos
relacionados a ella.

El Panel de Exploración puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic
en el botón (<<).

Para volver a mostrar el panel bastará con volver a pulsar el botón (>>) o
directamente pulsando sobre su nombre en la barra que se mostrará en el lateral
izquierdo de la ventana.

Haciendo clic sobre la cabecera del panel Todas las Tablas podemos acceder al menú
de visualización por Categoría o Filtrado por Grupo.

Los elementos de la base de datos se organizan no conforme a su tabla o tablas

relacionadas sino dependiendo del tipo de objeto al que pertenecen.

106 En Access los objetos de una base de datos se muestran como Documentos con
Pestañas en vez de ventanas superpuestas.

Esta opción sólo será aplicada a las bases de datos creadas con Access 2007, las bases
de datos creadas en una versión anterior de Access utilizarán ventanas superpuestas
de forma predeterminada.

107
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene
indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según
la pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo, aquí nos puede indicar que tenemos la tecla de teclado numérico
pulsada (Bloq Num), mostrar que estamos en la vista Hoja de datos y podremos
cambiar la vista a: Tabla dinámica, Gráfico dinámico, SQL y Diseño (son los
cuatro iconos que aparecen a la derecha de la misma).
Para poder verlas tenemos que tener algún documento de Access.
108 Ahora analicemos la Banda de opciones que se sitúa debajo de la Barra de Título.

Esta banda contiene normalmente cinco pestañas que al pincharlas con el botón
izquierdo del ratón se activan de a una a la vez, éstas son: Inicio, Crear, Datos
Externos, Herramientas de Base de Datos, y Hoja de Datos.

Al pulsar sobre una pestaña de la banda aparecen, ordenadas en grupos lógicos, todas
las herramientas disponibles para realizar las operaciones que indican su nombre.

Todas nuestras operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. En algunos

momentos, algunas opciones no estarán disponibles, las reconoceremos porque tienen
un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el
momento en el que nos encontremos cuando trabajemos con Access. Está diseñada
para mostrar solamente aquellas opciones que nos serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma,
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que debemos pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad de
utilizar el ratón. Para salir del modo de acceso por teclado se vuelve a pulsar la tecla
ALT.

En el extremo inferior derecho tendremos acceso a otras opciones de configuración del

grupo

109 Posiblemente la función que necesitemos se encuentre entre los iconos que vemos,
pero si no es así tenemos la posibilidad de agregar aquellos iconos que al principio no
están visibles.

Al lado del Botón de Office, al final de la barra de herramientas de acceso rápido, hay
una pequeña flecha que nos indica la existencia de más iconos. Si la pulsamos
observamos el resto de los iconos, pudiendo utilizarlos, agregarlos o quitarlos según
nuestra necesidad.

110 Para cerrar correctamente una aplicación abierta de Access tenemos varias opciones:

• Hacer clic en el botón cerrar, de la tabla abierta.

• Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
• Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar en la opción Salir de Access.

En todas las opciones Access nos consultará si deseamos guardar los cambios que se
hayan producido en la aplicación.

Unidad 2
201 Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo
que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador
las reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la
información de las bases de datos utilizando el modelo de gestión de bases de datos
relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las

tablas pueden almacenar información sobre un tema como pueden ser los clientes de
una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos.

Las tablas se relacionan, por ejemplo, a partir de una tabla con los datos de clientes
podemos obtener información sobre los pedidos de éstos, a través de la relación con la
tabla con datos de pedidos.

202 Una tabla de datos es un objeto que definimos y utilizamos para almacenar datos.
Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular que nos interesa,
como pueden ser, por ejemplo, el listado de clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del
cliente, nombre del cliente, dirección,…

Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o

fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro
cliente forman otro registro.

203 A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los
datos que se van a almacenar en ese campo. Algunos de los tipos de datos de Access
son:

• Texto: Normalmente, se utiliza para almacenar datos cómo nombres,

direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, cómo números de
teléfono o códigos postales.

• Memo: Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda

para almacenar texto con formato o documentos largos.

• Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Ejemplo

son los tipos Byte, Entero y Entero largo, etc.

• Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año

9999.

• Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos

matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales.

• Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o

número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo
registro a una tabla.
204 Para crear una nueva base de datos podemos hacerlo por dos caminos desde el
botón de Office o desde la pantalla Introducción a Microsoft Office Access,
cualquiera de estas dos formas utiliza la pantalla introductoria para tal fin.
Podremos asignarle un nombre a nuestra base de datos y al crearse se abrirá el
documento en la vista Hoja de datos.
se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access le asignará la extensión
.ACCDB

205 Para poder leerlo y/o trabajar en nuestros documentos que han sido recientemente
usados o creados con Access, se nos ofrece varias formas de llevar a cabo este
procedimiento:

• Desde el Botón de Office.

• Escoger la opción Abrir.
• Buscar la carpeta donde se guardó el archivo.
• Hacer doble clic sobre el nombre del archivo

También podremos abrir un documento desde la tabla de Documentos recientes, al

pulsar sobre el Botón de Office.

Al abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio en Todos

los Programas aparecerá la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.
En la parte derecha veremos el marco Abrir base de datos reciente.

Seleccionar una base de datos existente, abrir o hacer clic en el enlace Más... para
buscar el archivo de la base de datos que quieres abrir.

206 Una vez que hemos realizado trabajos en nuestra base de datos necesitaremos
guardar correctamente la base de datos.

Para ello tendremos que pulsar en la Barra de herramientas de Acceso rápido y

pulsar sobre el icono Guardar.

También podremos hacerlo desde el Botón de Office, en su menú pulsamos sobre el

icono guardar.

Cabe recordar que Access, siempre que habremos realizado alguna modificación, al
cerrar el mismo nos preguntará si queremos guardar los cambios del objeto de la base
de datos.

207 Access nos provee de varias formas de terminar correctamente nuestro trabajo y
guardarlo en nuestro ordenador:
En el Botón de Office tenemos la opción Salir de Access.
En la ventana Base de Datos hacer clic sobre el botón Cerrar.
En el botón de office tenemos la opción Cerrar base de datos, sin necesidad de
salir de Access.

Unidad 3
301 Para crear una tabla de datos tendremos que hacer clic en la pestaña Crear.

Las tablas en una base de datos on las encargadas de almacenar los datos. El
almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada gracias a la estructura
de las tablas, la buena estructuración de las tablas es imprescindible para realizar con
eficacia todas las operaciones necesarias.

Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de
los elementos propios de una base de datos.

Al crear un nuevo archivo base de datos, tras haber definido el nombre y ubicación del
nuevo archivo, directamente nos traslada Access a la creación de una tabla, en la vista
hoja de datos para que de manera más rápida y eficaz comencemos a diseñar cada
tabla que formará parte de nuestra base de datos.

En el grupo Tablas podremos escoger entre estas opciones:

• El icono Tabla que abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir

directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la
columna determinará el tipo de datos que va a tener columna.

• Vista diseño de tabla consiste en definir la estructura de la tabla y otras

consideraciones cómo claves, etc.

• Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido,
abre una tabla de este tipo y sólo tendremos que rellenarla con sus datos.

• Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio

SharePoint desde el que podremos compartir los datos almacenados en la lista
o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.

302 Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento que se encuentra en la parte inferior, en la parte izquierda de la tabla.

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros
que la tabla posee.

Haciendo clic sobre los diferentes iconos que posee, realizaremos las operaciones :

• ir al primer registro de la tabla.

• ir al registro anterior en la tabla.
• ir al registro siguiente en la tabla.
• ir al último registro de la tabla.
• crear un nuevo registro, que se situará al final de la tabla.

Podemos ir también a un registro determinado de la siguiente forma: Escribiendo en el

cuadro el número de registro al cual queremos acceder en el cuadro que indica los
registros.

También podríamos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las
teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA
DERECHA del teclado.
303 Podemos necesitar en algún momento la creación de una base de datos con una o más
tablas, para ello solo necesitaremos pulsar en la pestaña Crear de la banda de
opciones, luego tendremos que pulsar en el icono Tabla.

Esto nos permitirá no sólo crear una nueva tabla en nuestra base de datos, sino
también introducir los campos de la base de datos.

304 Una vez que hemos creado una tabla y asignado los campos y registros; necesitamos
guardarla, para ello tenemos varias maneras:

• de pulsar sobre en la opción Guardar del menú del Botón de Office

• en la Barra de herramienta de acceso rápido pulsar en el icono guardar

si al guardar la tabla no tiene asignado un nombre, nos aparecerá una ventana para
que le asignemos un nombre a la tabla.

305 Al crear una base de datos, se abrirá una nueva tabla por defecto en la vista de hoja
de datos de nombre Tabla1.

A ésta se le pueden agregar campos haciendo doble clic en agregar nuevo campo y
luego proceder a escribir su nuevo nombre.

Una vez completada la tabla, será necesario proceder a guardarla y asignarle un

nombre en el caso que se trabaje con ella posteriormente.

Esto es posible haciendo clic en Guardar en la barra de Herramientas de acceso

rápido. Lo podemos llevar a cabo también al utilizar la opción Guardar Objeto
cómo del menú de Guardar Cómo dentro del Botón de Office.

306 Para poder llevar a cabo la operación de introducir datos en una tabla tenemos a
nuestra disposición varias maneras :

• Haciendo doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.

• Desde el Panel de Exploración hacer clic con el botón derecho del ratón,
sobre la tabla a ingresar datos y escoger la opción Abrir en el menú contextual.

• Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el icono Vistas y

elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño según estemos o no
en Vista Diseño.

En todos estos casos se abrirá la ventana Hoja de datos. Cada fila nos sirve para
introducir un registro. Escribimos el valor del primer campo del registro al pulsar
[Enter] nos desplazamos al segundo campo del registro.

En el momento en que cambiamos de un registro a otro, los cambios introducidos se

almacenarán sin consultarnos nada, no es necesario guardar los registros de la tabla.
307 Una vez creada la tabla a través de la Vista Diseño, podemos empezar a introducirle
los datos.

Situándonos sobre el primer campo, en la vista Hoja de Datos, procedemos a

introducir un valor. A través de la tecla [TAB], avanzamos al campo siguiente de
nuestro registro, así, hasta completarlo.

Para modificar un valor en un campo de un registro, procedemos a hacer clic sobre el

campo y Access nos habilita para realizar la modificación, y si lo que deseamos es
eliminar un dato en un campo de un registro podemos hacerlo de la siguiente manera:
hacemos clic encima y apretamos la tecla [Supr], en campo de ese registro quedará
vacío.

Todos estos cambios deben de guardarse, para que se asienten en nuestra base de
datos.

308 Cuando necesitemos borrar un registro en nuestra tabla debemos recurrir a

seleccionarlo pulsando sobre el cuadrado que se encuentra a la izquierda del registro.

Una vez seleccionado, el registro se eliminará pulsando la tecla [Supr] del teclado o
haciendo clic en el icono Eliminar que se encuentra en el grupo Registros de la
pestaña Inicio.

Si lo que necesitamos es modificar algún valor que hemos introducido podemos

proceder a situarnos sobre el valor y volver a escribirlo; asimismo podemos eliminar
toda una columna, una vez que esté seleccionada, procedemos a pulsar la tecla
[Supr].

Estas modificaciones las podemos deshacer por ejemplo desde los iconos que se
encuentran en la Barra de Herramienta de Acceso directo.

309 Access nos permite modificar el ancho de una tabla de nuestra base de datos, que
estemos utilizando.

De este modo podremos ver el contenido de un campo en su totalidad, por defecto

Access asigna una longitud de visión del texto de 12 caracteres.

Para solucionar este inconveniente, podemos situarnos en los extremos de la

columna, donde el icono del cursor adquiere la forma de una barra horizontal
atravesada con una línea con flechas a ambos extremos.

De igual manera podemos proceder las filas de nuestra tabla, es decir, tomando un
registro en su totalidad.

310 Access nos permite ordenar las columnas de acuerdo a nuestras necesidades, dentro
de una tabla.

Para ello, sólo debemos pulsar sobre la cabecera del campo de la tabla, una vez que
ha sido sombreado, pulsamos nuevamente y lo mantenemos pulsado, procedemos a
desplazarlo al lugar que deseamos.

Podemos desplazar varios campos a la vez, manteniendo pulsada la tecla Shift,

mientras escogemos los campos a desplazar.
311 Para cerrar una tabla tenemos dos opciones :
• Debemos pulsar sobre la pestaña con el nombre de la tabla y escoger Cerrar del
menú del botón derecho del ratón.
• Pulsar en el icono Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel
que la pantalla.

312 Existen dos formas básicas de visualizar una tabla:

• El modo Vista Diseño (su estructura), que es en el cual se ha creado la tabla.
• El modo Vista Hoja de datos (entrada y visualización de información), que
muestra los datos introducidos en la tabla estableciéndolos en filas y columnas,
cada campo en una columna y cada registro en una fila.

Se puede conmutar entre ambas visualizaciones de una forma rápida a través del
icono Ver del Grupo Vistas, en la pestaña Herramientas de tabla.

313 Si una vez creada una tabla de Access, queremos cambiar algo de su definición sea
por ejemplo, añadirle una nueva columna, ampliarle una columna que ya existiera,
borrar una columna, etc.) Tendremos que realizarle una modificación en su diseño.

Para añadir o eliminar un campo tenemos que recurrir al grupo Herramientas de la

pestaña Diseño y pulsar sobre los iconos Insertar filas y Eliminar Filas.
Respectivamente, se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos
almacenados en el campo también desaparecerán.

Hay que tener en cuenta que para llevar a cabo estas modificaciones, tendremos que
tener la tabla en Vista Diseño.

314 En la pestaña tenemos el nombre de la tabla, cómo todavía no hemos asignado un

nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1.

Esta vista se fundamenta en la necesidad de la definición de una estructura de una

tabla, es decir, que se tendrán que definir las distintas columnas que la tabla tendrá y
otras consideraciones cómo claves, etc.

A continuación tendremos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la

tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior, encontramos a la izquierda, dos pestañas (General y Búsqueda)

para definir las propiedades del campo es decir las características adicionales de la
columna que estamos definiendo.

Y a la derecha, vemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre
lo que tenemos que hacer, en Access hay una restricción con respecto al nombre que
utilicemos para definir nuestro campo, que puede tener hasta 64 caracteres.

En la primera fila podemos escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla
INTRO pasamos al tipo de datos, que por defecto nos pone Texto como tipo de dato.

Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable
de la derecha y elegir otro tipo.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para

introducir un comentario, que normalmente es una descripción del campo de forma
que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya
que este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.
315 A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los
datos que se van a almacenar en ese campo. Algunos de los tipos de datos de Access
son:

• Texto: Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,

direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de
teléfono o códigos postales.

• Memo: Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda

para almacenar texto con formato o documentos largos.

• Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Ejemplo

son los tipos Byte, Entero y Entero largo, etc.

• Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año

9999.

• Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos

matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales.

• Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o

número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo
registro a una tabla.
316 Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de
sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la
herramienta Buscar de Access.

Para hacer uso de esta herramienta debemos estar visualizando los datos con alguna
vista, a continuación, debemos posicionar el cursor en el campo donde queremos
buscar y finalmente hacer clic en el icono Buscar de la pestaña Inicio.
Se nos abrirá la ventana de buscar y reemplazar, y en el cuadro Buscar: podremos
escribir el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar.

Por defecto escoge el campo donde tenemos el cursor en ese momento.

En el cuadro Coincidir: podemos elegir entre estas tres opciones:

• Hacer coincidir todo el campo para que el valor a buscar coincida

exactamente con el valor introducido en el campo.
• Cualquier parte del campo para que el valor a buscar se encuentre en el
campo pero no tiene porqué coincidir exactamente con él.
• Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del
campo.
Después podemos indicarle Buscar:

• Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

• Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
encontramos situados.
• Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y
hasta el último.

Hacemos clic sobre la opción Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se

posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos
seguir la búsqueda, hacer clic sobre la opción Buscar siguiente sucesivamente para
encontrar todos los valores que buscamos y una vez hallado el valor buscado
procedemos a cerrar el cuadro de diálogo.
317 Si lo que queremos es lograr la sustitución un valor por otro, utilizaremos para ello la
opción Reemplazar que se sitúa en el grupo Buscar.

Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la
vista Hoja de datos a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos
reemplazar y luego hacer clic en el icono Reemplazar del grupo Buscar de la pestaña
Inicio.

También se puede hacer clic sobre la opción Buscar en el mismo sitio y escoger la
pestaña Reemplazar.

Se nos abre el cuadro de diálogo de Buscar y reemplazar de la siguiente forma: La

pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro
para introducir el valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y una opción
Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y una
opción Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de
sustitución.

Esta opción hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir
resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opción Hacer coincidir todo el
campo.

318 La clave principal o primaria nos proporciona un valor único para cada fila de la
tabla y nos sirve para identificar de forma única e inequívoca el registro al cual
identifica.

No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave
principal compuesta por más de un campo.

Tenemos que recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave
principal de una tabla no puede contener valores nulos y no puede haber dos filas en
la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas,
el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un mensaje de error.

Para poder ver las herramientas con las que cuenta Access para el tratamiento de
clave Principal tenemos que trabajar en Vista Diseño.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),

debemos de escoger los campos pulsando simultáneamente la tecla [Ctrl] y el campo
a escoger y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono Clave
principal del grupo Herramientas.

319 Si necesitamos eliminar de nuestra tabla un campo que es clave principal solo bastará
con que seleccionemos el campo donde se encuentra la clave y pulsemos el icono
Clave Principal del grupo Herramientas.

Este procedimiento no elimina el campo o campos designados como clave principal,

sólo les quita la característica de clave principal de la tabla.
320 Normalmente todas las tablas deben tener una clave principal definida. Una clave
foránea (o clave Secundaria) es una columna o combinación de columnas, que
contiene un valor que hace referencia a una fila de otra tabla.

Por ejemplo, tenemos dos tablas, la de alumnos y la de cursos, en la tabla de alumnos

pondríamos una columna curso: para saber en qué curso está matriculado el alumno,
la columna curso en la tabla de alumnos es clave foránea, mientras que la columna
código de la tabla de cursos será clave primaria.

Una tabla tiene una única clave primaria. Una tabla puede contener cero o más claves
foráneas.
Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla puede
contener un valor nulo en esta columna ni tampoco se pueden repetir valores en la
columna.

Cuando se define una columna como clave foránea, las filas de la tabla pueden
contener en esa columna o bien el valor nulo, o bien un valor que existe en la otra
tabla. Eso es lo que se denomina integridad referencial que consiste en que los datos
que referencian otros (clave foránea) deben ser correctos.

321 Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices
hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y
también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes

crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.
Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores
duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados

Asimismo el uso de Índices trae las siguientes desventajas:

• Al ser el índice una estructura de datos adicional a la tabla, ocupa un poco
más de espacio en disco.
• Cuando se añaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe
actualizar los índices afectados por esos cambios lo que supone un tiempo de
proceso mayor.

Unidad 4
401 Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es la eliminación de la
redundancia de los datos (datos duplicados). Para evitar esto conviene desglosaren
muchas tablas basadas en temas para que cada hecho este representado una sola vez.

Bases de datos relacionales

Una base de datos relacional nos permite la utilización simultánea de los datos
procedentes de más de una tabla.

Al hacer uso de las relaciones, se obtiene:

• Evitar la duplicidad de datos.

• Ahorro de memoria y del espacio en el disco.
• Aumentar la velocidad de una ejecución.
• Facilitar al usuario/a el trabajo con las tablas.

Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que
contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una
de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de
la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).

Tipos de relaciones.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado
con un único registro de la otra tabla y viceversa.

Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo
puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un
registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado
en la primera tabla (tabla secundaria).

Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado
con más de un registro de la otra tabla y viceversa.

Para poder ver las distintas relaciones que se encuentra en nuestra ase de datos,
tendremos que pulsar en la pestaña Hoja de datos, luego hacer clic en el icono de
Relaciones del grupo Relaciones
402 Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un
campo en una hoja de datos desde el panel “lista de campos “.

Cuando se crea una relación entre tablas se debe de cumplir:

• Los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres.

• Los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de datos
• Si el campo de llave es un campo autonumérico, el campo de clave externa
puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de
ambos tiene el mismo valor.
Para crear la relación utilizamos el cuadro de dialogo Modificar relaciones:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo
de éstos el nombre de los campos de relación.

Nota: siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por lo
tanto del mismo tipo.

Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las

características de los campos de relación. Activar el recuadro Exigir integridad
referencial haciendo clic sobre éste. Si se desea, se puede escoger las casillas
Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los
registros relacionados.

403 Si aun no se ha definido ninguna relación, al pulsar en el icono Relaciones del grupo
Relaciones, que se encuentra en la pestaña Hoja de datos se nos aparecerá el
grupo Relaciones de la pestaña Diseño

Se nos aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla, al cual le indicaremos las

tablas que formarán parte de la relación a crear.

Una vez Seleccionada la tabla que participara en la relación, hacer clic sobre el botón
Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear.
Puede usarse la tecla CTRL para hacer varias selecciones a la vez.

Hacer clic sobre el botón Cerrar.

404 Si lo que necesitamos es eliminar una tabla que se nos presenta en la ventana
Relaciones:
Primero nos hemos de situar en la ventana Relaciones, haciendo clic en el icono
Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.

Después podemos elegir entre dos opciones que posee Access:

• Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el icono Ocultar
tabla en el grupo Relaciones de la pestaña Diseño.
• Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla
del menú contextual que nos aparecerá.
405 Para modificar una relación ya creada, es decir, proceder a cambiar el tipo de
combinación o exigir integridad referencial, etc.

Debemos posicionarnos en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

• Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar y elegir la opción
Modificar relación... del menú contextual que aparecerá.
• Hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el icono Modificar
relaciones que se encontrara en la pestaña Diseño.

Se nos abrirá el cuadro de Modificar relaciones, donde procederemos a realizar los cambios
deseados

406 Si quitamos una relación, también se quitara la integridad referencial para esa relación
si estaba habilitada.

Si deseamos borrar una relación de nuestra base de datos podemos:

• Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la relación que deseamos
borrar y elegimos la opción Eliminar del menú contextual.
• Hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará
seleccionada, y a continuación debemos pulsar la tecla SUPR.

La relación nos quedara eliminada de la ventana como también de la base de datos.

407 Existe una opción que nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las
relaciones basadas en una tabla determinada, es decir, que aparecerán todas las
relaciones asociadas a esta tabla y todas las tablas que intervienen en estas
relaciones.

Para ello, hemos de situarnos en la ventana Relaciones y elegir entre:

• Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la tabla y elegir la opción
Mostrar directas del menú contextual que aparecerá.
• Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el icono Mostrar
relaciones directas en la pestaña Diseño.

408 Si lo que deseamos es querer visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones
definidas en nuestra base de datos, Access nos brinda dos maneras de poder lograrlo,
debemos de posicionarnos en la ventana Relaciones y elegir entre:

• Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el fondo de la ventana y
elegimos la opción Mostrar todo del menú contextual que nos aparecerá.
• Pulsamos el botón Mostrar todas las relaciones en la pestaña Diseño.

Cualquiera de las dos opciones hará aparecer todas las relaciones existentes en
nuestra base de datos y las tablas asociadas que contiene.
409 La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurarse
de que:

• Las relaciones entre registros de tablas relacionadas sean válidas.

• Que no hayan registro que hagan referencia a otros registros que ya no existen.
• Que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.

Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access que no

nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el
registro relacionado en la tabla principal.

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:

Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el

valor del campo de la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de sus
registros relacionados en la tabla secundaria.

Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de

la tabla principal se borrarán también los registros relacionados en la tabla secundaria.

Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejará ni cambiar el nombre de una

población ni eliminar una población si ésta tiene habitantes asignados.

Unidad 5

501 Una vez que hemos definido un campo tendremos que asociarle un tipo de datos, a
través del uso de la Vista Diseño:

• Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de

caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50
caracteres y valor máximo de 255.
• Para los campos Numérico, las opciones son:
• Byte para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
• Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
• Entero largo para valores enteros comprendidos entre -[Link] y
[Link].
• Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -
1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38
para valores positivos.
• Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -
4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre
1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
• Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
• Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si
estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si
estamos en una base de datos .accdb)
• Los campos Autonumérico son Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Si queremos realizar estas operaciones en la vista de Hoja de Datos¸ debemos ir al

grupo Formato y tipo de datos que se encuentra en la pestaña Hoja de Datos.

Nota: el símbolo ^ , indica la operación de Potencia.

502 Esta propiedad se la utiliza para poder personalizar la forma en que se presentan los
datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos a
excepción de Objeto OLE y Autonumérico.

Para los campos Moneda, las opciones que disponemos son:

• Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
• Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el
símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.
• Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
• Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
• Estándar: presenta los valores con separador de millares.
• Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
• Científico: presenta el número con notación científica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

• Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el
valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha.
• Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo.
• Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres.
• Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
• Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y

Activado/Desactivado.

Para acceder a estas opciones de formato debemos estar en Vista Diseño. Si

queremos realizar estas operaciones desde la vista de Hoja de Datos¸ debemos
trabajar desde el grupo Formato y tipo de datos, que se encuentra en la pestaña
Hoja de Datos.

Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo

que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de
verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato.

503 Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un
tipo de dato Número o Moneda.

Este número de dígitos que aparecen a la derecha del separador decimal.

504 Una máscara de entrada es un formato que utilizamos para la introducción de
valores en un campo y para controlar los valores que se pueden introducir.

Al igual que con el formato se pueden generar máscaras de entrada de forma

automática mediante el generador correspondiente o bien podremos definir nuestras
propias máscaras de entrada

Por ejemplo, podemos crear una máscara de entrada para un campo denominado
Número de teléfono que nos muestre exactamente cómo debemos de introducirle
un número nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita la tarea de
establecer esta propiedad, al cual accederemos al hacer clic sobre el icono que aparece
a la derecha de la propiedad Máscara de entrada, una vez que seleccionamos esta
propiedad.

La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por
signos de punto y coma.

Al crear una máscara de entrada, podemos utilizar caracteres especiales para hacer
que la introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de área de un
número de teléfono) sea obligatoria. Estos caracteres especifican el tipo de datos,
como el número o el carácter que debe introducir para cada carácter de la máscara de
entrada.

505 Un valor predeterminado es un dato que se almacenará automáticamente en el campo

si no hemos de introducir ningún valor.

Vamos a utilizarlo cuando nos encontremos con un campo que va a ingresar en la

mayoría de las veces un mismo valor, utilizamos esta propiedad para indicar o
especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el
campo.

Podemos utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
el Autonumérico. Solo se aplicará a los nuevos registros.

506 Con esta propiedad podremos controlar la entrada de datos según un criterio que
hemos de especificar.

Tendremos que escribir el criterio que debe cumplir un valor introducido en el campo,
para que sea introducido correctamente en nuestra tabla.

Por ejemplo, si deseamos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y
2000, se puede especificar con la propiedad “ >=100 Y <=2000”.

Para poder escribir una regla de validación tenemos el generador de expresiones,

que lo podemos abrir al pulsar sobre el icono que aparece a la derecha de la propiedad
Regla de Validación.

Podemos utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos, excepto los del tipo Objeto OLE y
Autonumérico.
507 Un valor predeterminado es un dato que se almacenará automáticamente en el campo
si no hemos de introducir ningún valor.

Vamos a utilizarlo cuando nos encontremos con un campo que va a ingresar en la

mayoría de las veces un mismo valor, utilizamos esta propiedad para indicar o
especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el
campo.

Podemos utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
el Autonumérico. Solo se aplicará a los nuevos registros.

508 Una máscara de entrada es un formato que asignamos para la introducción de valores
en el campo. Al igual que con el formato se pueden generar máscaras de entrada de
forma automática mediante el generador correspondiente.

La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por
signos de punto y coma (;).

Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999)

1ª 999-9999.

Especifica si Access 2007 almacena los caracteres de visualización

2ª literales en la tabla al introducir datos.

Especifica el carácter que Access 2007 muestra para el espacio en el que

3ª el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada.

Puedes definir una máscara de entrada utilizando los siguientes caracteres

Carácter Definición
Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no
0
permitidos).
Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran
# en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan
los datos; signos más y menos permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).
? Letra (A a Z, entrada opcional).
& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).
.,:;-/ Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha.
< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.
> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.
Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal
\ (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).

Unidad 6
601 Un formulario es un objeto de la base de datos que se puede usar para escribir,
modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta controlando qué campos o filas
de datos se van a mostrar.

Asimismo, se le pueden agregar iconos y otras funciones a un formulario con el fin de

automatizar las acciones mas frecuentes.

Para crear un formulario con un solo clic, utilizamos el icono Formulario del grupo
Formularios dentro de Crear. Usando esta herramienta, todos los campos de origen
de datos subyacente están colocados en el formulario.

Podemos comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, podemos

modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

En la vista Presentación podremos realizar cambios de diseño en el formulario

mientras muestre datos.

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o
consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario
basado en la tabla o consulta relacionada.

602 Con el asistente para la creación de Formularios, podremos crear nuestros Formularios
en una forma sencilla, en donde paso a paso el asistente nos irá pidiendo que
ingresemos o señalemos los datos necesarios para la creación de nuestro formulario.

Para acceder a este asistente, tendremos que pulsar en la opción Asistente para
Formularios del menú que se despliega cuando pulsamos sobre el icono Más
Formularios, que se encuentra en el grupo Formularios.

En la primera ventana se nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Se

ha de escoger la tabla o consulta de donde cogerá los datos a través del cuadro
Tablas/Consultas, este será nuestro origen del formulario.

Si lo que queremos es sacar los datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta
para así obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario nuestra consulta.

Para escoger los campos a incluir en nuestro formulario, hacemos clic sobre un campo
y pulsamos sobre el botón “>” o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos
equivocado de campo pulsamos el botón “<” y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.

En la siguiente pantalla podremos elegir la distribución de los datos dentro del

formulario. Con elegir un formato que aparece en el dibujo de la izquierda, elegimos el
aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.

Luego podemos elegir el estilo que le queremos dar al formulario, podemos elegir
entre los estilos que tiene definidos Access.

Por último, el asistente nos preguntará el título del formulario, que también será el
nombre asignado al formulario.
603 Para abrir un formulario que con anterioridad hemos creado, tendremos que buscarlo
en el Panel de exploración cuando hemos aplicado filtrado por grupo, y hemos
optamos Formularios.

La lista que se nos presenta, tiene todos los Formulario que trae o hemos definido en
la base de datos.

Haciendo doble clic sobre cualquiera, se nos abrirá la pestaña del formulario en Vista
Hoja de Datos. Pero si lo que deseamos es abrirlo en Vista Diseño o Vista
Presentación, procedemos al panel de exploración y con el menú contextual,
situándonos sobre un formulario del listado, elegimos la vista deseada.

604 Access nos permite manipular los datos de una base de datos, a través de un
Formulario.

Para añadir un registro nuevo debemos utilizar el icono Nuevo Registro, que se
encuentra en el extremo inferior de nuestro formulario, haciendo clic sobre éste se
nos presenta un Formulario en blanco para que le ingresemos los nuevos datos.

La modificación particular de un campo de un Registro, estando en Vista Formulario,

se lleva a cabo pulsando dos veces sobre dicho campo cuando en el formulario nos
muestre el registro a modificar.

Para eliminar un registro podemos hacerlo por medio de la Vista Hoja de Datos.
Cuando se eliminan registros completos de una base de datos, se eliminan los datos de
cada uno de los campos y se elimina asimismo el valor de clave; es decir, el valor que
hace que el registro sea único.

Si el registro no está relacionado con ningún otro registro (es decir, si el valor de clave
no reside en ningún otro registro o tabla de la base de datos), se puede eliminar el
registro seleccionándolo y presionando la tecla [SUPR].

Si se desea eliminar un gran número de registros no relacionados (es decir, un número

mayor del que se desea eliminar manualmente), se puede usar una consulta de
eliminación para quitarlos.

Si estamos el Vista Diseño, Access nos provee el icono Eliminar Registro que se
encuentra en el grupo Registros de la pestaña Inicio, dentro del menú del icono
Eliminar
605 Por medio de la vista diseño se nos permite definir un formulario, en ella le indicamos
a Access cómo se debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos
servimos de los controles.

Para acceder a la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de

Exploración y hacer clic con el botón derecho del ratón sobre él para optar la opción
Vista Diseño en el menú contextual.

Se abre el área de diseño, que consta de tres secciones:

La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que
aparezca al principio del formulario.

La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o varios
registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen
varios registros en una pantalla, debemos indicar en la sección Detalle el diseño
correspondiente a un sólo registro.

La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del
formulario y en la sección de Pie de Pagina lo que aparecerá al final de página.

Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botón

Encabezado o Pie del formulario de la pestaña Organizar del grupo Mostrar u
Ocultar.

En el mismo grupo tenemos:

• Regla: son reglas que nos permiten medir las distancias y los controles.
• Cuadrícula: Disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los
controles dentro del área de diseño.
606 Cuando entramos en la Vista Diseño del formulario vemos las múltiples opciones de
la pestaña de Diseño.

El icono Ver es uno de los más útiles cuando estemos trabajando con formularios, nos
permite pasar de una vista a otra. Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista
Diseño y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal
como lo tenemos definido en la vista diseño.

Access 2007 nos introduce a la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del
mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseño, pero con las ventajas de la
Vista Formulario, pues nos muestra en tiempo real los datos del formulario para que
nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final.

También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y Gráfico
dinámico, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario.

En el grupo Herramientas podremos encontrar el icono Agregar campos

existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos, en el que
aparecen todos los campos del origen de datos para que sean añadidos en el área de
diseño, arrastrándolos desde el listado.

En la parte central se puede ver el grupo Controles en el que aparecen todos los
tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño.

Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos programar
ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede
a esta página de código haciendo clic sobre el icono Ver Código del grupo
Herramientas.

Con el icono Hoja de Propiedades hacemos aparecer el cuadro Propiedades del

control seleccionado.
607 Para acceder a las propiedades del formulario, hacer clic sobre la esquina superior
izquierda del formulario, la que tiene un cuadrito negro o hacer clic en el icono Hoja
de Propiedades del grupo de herramientas.

Las propiedades están organizadas en esta ventana en varias pestañas, en la pestaña

Todas se recopila todas las propiedades, la pestaña Eventos permite asociar macros,
procedimientos o código VBA a ejecutar cuando se produzca algún evento asociado al
formulario.

En la pestaña Formato tendremos:

• El título es el que aparece en la barra de título.
• Vista predeterminada permite especificar la presentación inicial del
formulario, es la vista con la que se visualizan los datos al abrir el formulario.
• Las propiedades Permitir... indican a qué tipo de vista se puede pasar una vez
abierto el formulario, serán las vistas mostradas en el botón de Vistas de la
pestaña Inicio.
• Las propiedades referentes a imagen se refieren a una imagen de fondo del
formulario.
• Centrado automático: indica si el formulario será centrado automáticamente
en la ventana de la aplicación cuando se abra.
• Selectores de registros: para especificar si deben aparecer o no los
selectores de registros (el selector de registros es el pequeño cuadrado o barra
colocado a la izquierda de un registro en el que se puede hacer clic para
escoger todo el registro).
• Botones de desplazamiento: si la propiedad está establecida aparece en la
vista formulario la barra de desplazamiento por los registros del origen del
formulario.
• Barras de desplazamiento: permite definir qué barras de desplazamiento
queremos que se vean en el formulario cuando el formulario es más grande que
la pantalla de nuestro ordenador.

En la pestaña Datos, visualizamos:

• Origen del registro: permite indicar de qué tabla o consulta se sacarán los
datos a visualizar en el formulario.
• Filtro: permite poner una condición para filtrar los registros del origen que
queremos que aparezcan en el formulario.
• Ordenar por: permite indicar el campo por el cual queremos que salgan los
registros.
• Entrada de datos: se nos abre un registro en blanco para empezar a añadir
nuevos registros.
• Permitir filtros: si esta propiedad está establecida en No, quedarán
desactivados los iconos de la barra de herramientas y las opciones del menú
Registros referentes a filtros.

En la pestaña Otras:
Emergente: un formulario emergente es un formulario que permanece encima de
otras ventanas.
Modal: el usuario debe cerrar el formulario para poder hacer clic fuera del formulario.
Los cuadros de diálogo y los mensajes suelen ser modales.
Ciclo: permite especificar qué sucede cuando se presiona la tecla TAB.
608 Para definir qué información debe de aparecer en un formulario y qué formato debe de
poseer, se utilizan controles.

Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza
como decoración. En el grupo Controles de la pestaña Diseño tenemos un botón por
cada tipo de controles que podemos añadir a un formulario.
El icono Utilizar Asistente para Controles nos activará o desactivará la Ayuda a los
controles. Si lo tenemos activado al crear determinado tipo de controles se abrirá un
asistente para crearlos.

En el resto del grupo tenemos los siguientes tipos de controles:

Etiqueta: sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente
dentro del control o en su propiedad Título de la pestaña Formato.
Para insertar un hipervínculo tenemos el icono Insertar Hipervínculo.
Cuadro de Texto: se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en
un campo del origen del formulario.
Cuadro combinado: En muchos casos, es más rápido y fácil escoger un valor de una
lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda también a
asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto.
Cuadro de lista: A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista, la lista de
valores aparece desplegada en todo momento.
Grupo de opciones: Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas.
Icono de opción: se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de
opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No.
Casilla de verificación: se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de
opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No.
Icono de comando: Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple
clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc.
Control pestaña: se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen
muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias
pestañas.
Control imagen: para insertar imágenes en el formulario, esta imagen no variará al
cambiar de registro.
Salto de página: el salto de página no tiene efecto en la vista Formulario pero sí en
la vista Preliminar y a la hora de imprimir.
Línea: para añadir una línea en el formulario.
Rectángulo: para añadir un rectángulo al formulario.
Por último, podremos añadir más controles, controles más complejos con el icono
Insertar Control ActiveX.
609 Si queremos escoger un control bastará hacer clic sobre él. Cuando un control está
seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos Control de movimiento
(los más grandes) y Control de tamaño (los más pequeños).

A veces nos puede resultar un poco complicado escoger controles porque, o bien son
demasiado pequeños o finos (como en el caso de las líneas), o porque estos se
encuentran solapados. En estos casos es muy útil utilizar la lista desplegable de
selección de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de
Propiedades.

Escoger un control de esta forma es muy sencillo, solo debemos desplegar la lista y
escoger el control que nos interesa. Para escoger varios controles debemos hacer clic
sobre uno de los controles a escoger, mantener pulsada la tecla [Shift] y hacer clic en
cada uno de los controles que queremos escoger.

Para añadirle a un formulario un nuevo campo de origen, deberíamos abrir la Lista de

campos haciendo clic en el icono Agregar campos existentes que se encuentra en
la pestaña Diseño. En esta ventana aparecen todos los campos del origen del
formulario.

A continuación, hacer clic sobre el campo a añadir y, sin soltar el botón del ratón,
arrastrar el campo en el área del formulario hasta el lugar en donde queremos que
aparezca el campo. Access nos creará automáticamente una etiqueta con el nombre
del campo, y un cuadro de texto asociado al campo.

Si deseamos Copiar controles en forma útil y rápida: Sólo tenemos que escoger el
control a duplicar y hacer clic en el icono Copiar de la pestaña Inicio (también puedes
utilizar la combinación de teclas [Ctrl] + [C]). Luego pegarlos en el formulario
utilizando el icono Pegar de la pestaña Inicio o la combinación de teclas [Ctrl] +
[V].
610 Una vez creado un Formulario, también, podremos agregarle un subformulario,
haciendo clic en el botón Subformulario de la pestaña Diseño en el grupo
Controles.

Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se

denomina formulario principal, y el formulario dentro de este formulario se
denomina subformulario. Una combinación formulario/subformulario se lo llama a
menudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario
principal/secundario.

Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o
consultas con una relación uno a varios. El formulario principal y subformulario de
este tipo de formularios deben estar vinculados para que el subformulario nos presente
sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal.

Podemos crear un subformulario por medio del Asistente para formularios:

En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a

continuación, en Asistente para formularios, una vez seleccionada la tabla o
consulta y escogidos los campos de las tablas o consultas a incluir (al menos deben de
ser dos). Veremos que en una ventana del asistente, más precisamente en la parte
inferior de la página, podremos escoger la opción Formulario con subformularios.

Se nos pedirá qué tipo de distribución deseamos aplicar al subformulario, podremos

elegir el diseño que deseemos para el subformulario. Podremos, también elegir un
estilo de formato para el formulario y, por último, se nos pedirá escribir los títulos que
deseemos para los formularios. Access asigna nombres a los formularios según los
títulos que escriba, y etiqueta el subformulario de acuerdo con los títulos que escriba
para el subformulario.
Access crea dos formularios: uno para el formulario principal que contiene el control de
subformulario y otro para el propio subformulario.

Access puede agregar un control de subformulario al formulario principal y vincular el

control al formulario arrastrándolo desde el panel de exploración. Access intentará
vincular el subformulario al formulario principal, basándose en las relaciones que
hemos definido en nuestra base de datos.

Si Access no puede determinar cómo debe vincularse el subformulario al formulario

principal, las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales
del control de subformulario estarán vacías.

Unidad 7
701 Las consultas son los objetos de una base de datos que nos permiten recuperar datos de
una tabla u otra consulta, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Tenemos varios tipos de consultas:

Consultas de selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Nos
muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez
obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos. Una consulta de
selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el
disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).
Consultas de acción: Son consultas que van a realizar cambios a los registros.
Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos
anexados y de creación de tablas.
Consultas específicas de SQL: Son consultas que se tienen que definir directamente
en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que requiere del uso de
lenguaje SQL.

Las consultas nos permiten:

• Visualizar los registros que cumplen una determinada condición.
• Visualizar a la vez datos de distintas tablas (éstas deberán estar relacionadas).
• Ver determinados campos de los registros que cumplen una condición.
• Ordenar y representar de distintos modos los registros seleccionados.
• Calcular nuevos valores, para cada uno de los registros, a partir de los datos
almacenados.
• Calcular parámetros estadísticos, referidos a todos o algunos registros (sumas,
promedios,...).

702 Para poder crear una consulta en nuestra base de datos, debemos seguir los
siguientes pasos:

• Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

• Hacer clic en el icono Diseño de Consulta, en el grupo Otros, dentro de la
pestaña Crear.

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas para crear

consultas con un poco de ayuda. Si hacemos clic en el icono Asistente para
consultas aparecerá la ventana Nueva Ventana, donde podremos optar por varios
Asistentes para realizar y llevar a cabo nuestras consultas.

Podremos insertar los campos de nuestra tablas, agregar un campo entre dos campos
(se arrastra desde la tabla y se sitúa el puntero del ratón entre las dos tablas y se
suelta) y también cambiar la posición de un campo en el diseño de una consulta (se
sitúa sobre la cabecera del campo hasta que el puntero adquiere la forma de una
flecha gruesa de color negro y se procede a desplazarlo).

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla. Los
otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta un poco más
elaboradas.

Al usar la Vista Diseño de consulta nos pedirá el nombre de las tablas, de las que la
consulta sacará los datos. Y cerramos la operación pulsando el botón Cerrar de la
ventana del asistente.
703 Para Poder ejecutar una consulta que hemos diseñado, podemos hacerlo de dos
maneras:

• Desde el Panel de Exploración: Haciendo doble clic sobre su nombre.

• Desde la vista diseño de la consulta: Haciendo clic sobre el icono Ejecutar de
la pestaña Diseño.

Cuando estamos visualizando el resultado de nuestra consulta, lo que vemos

realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados por nosotros,
por lo tanto, si modificamos algún dato de los que aparecen en la consulta estaremos
modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas
modificaciones).

704 Las consultas nos permiten realizar preguntas a una base de datos con el fin de
obtener una información concreta, que puede provenir de una o varias tablas o
consultas.

Si observamos la ventana que nos presenta la Vista Diseño, en la parte superior,

tendremos una zona de tablas en donde aparecen las tablas añadidas con sus
correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE donde
definiremos la consulta.

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un

propósito que detallaremos brevemente a continuación:

• Campo: en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el

nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.
• Tabla: nombre de la tabla de la que sacaremos el campo. Nos será útil cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
• Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
• Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada, la columna no
aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el
campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado.
• Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda.

Nota: Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que
aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto, está formado por una condición
o varias condiciones unidas por los operadores AND y OR.

Para poder incorporar los campos que se van a utilizar en la consulta bastará con
hacer doble clic sobre cada uno de los campos de las tablas a incluir, o los
seleccionamos y arrastramos hasta la posición que van a ocupar en la fila Campo de la
cuadricula inferior.
705 Para hacer una selección de filas de una tabla tenemos que indicar un criterio de
búsqueda, es una condición que deberán cumplir todas las filas que aparezcan en el
resultado de una consulta.

Normalmente, la condición estará basada en un campo de la tabla por ejemplo para

escoger los alumnos de Valencia la condición sería población = "Valencia".

Para escribir esta condición en la cuadrícula tenemos que tener en una de las
columnas de la cuadrícula el campo población y en esa columna ponemos en la fila
Criterios: el resto de la condición, o sea ="Valencia".

Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner

directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador
asume por defecto el =.

Tampoco es necesario poner las comillas, las añadirá él por defecto. Siempre que se
encuentra un texto lo encierra entre comillas.

Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para

comparar dos campos entre sí) tenemos que encerrar el nombre del campo entre
corchetes [ ].

Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y (AND) y O (OR). En

un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador Y, para
que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones.

En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador O, el

registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las
condiciones.

Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda

de registros.

706 Para proceder a la eliminación de una consulta debemos primero cerrarla, de lo

contrario, Access negará la acción de eliminación, luego podemos ubicar la consulta a
eliminar en el Panel de exploración dentro del menú de Consultas.

Una vez escogida procedemos a eliminarla pulsando [Supr].

707 En Access tenemos dos maneras de ordenar los datos que se presentarán en una
Consulta o en un Formulario:
En la Vista Diseño:
Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Hacer clic sobre la fila Orden del campo por el cual queremos ordenar las filas, en la
cuadrícula QBE, hacer clic sobre la flecha que aparecerá para desplegar la lista y elegir
el tipo de ordenación:

• Puede ser Ascendente: se ordenarán de menor a mayor si el campo es

numérico, por orden alfabético si el campo es de tipo texto, de anterior a
posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc.
• Descendente en orden inverso.

Podemos ordenar también por varios campos para ello rellenar la fila Orden de todas
las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la
primera columna de ordenación, para un mismo valor de la primera columna, se
ordenan por la segunda columna, y así sucesivamente.

El tipo de ordenación es independiente por lo que se puede utilizar una ordenación

distinta para cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro
de la primera columna, descendente por la segunda columna.

En la Vista Hoja de datos (en el caso de una consulta) o en la Vista Formulario (en
el caso de un Formulario), la ordenación la podemos llevar a cabo pulsando en el
campo y escoger uno de los iconos Ascendente o descendente del grupo Ordenar y
Filtrar. Si deseamos deshacer un criterio de ordenación debemos pulsar en el icono
Borrar todos los criterios de ordenación del mismo grupo.

Unidad 8
801 Para arrancar el asistente para informes debemos pulsar en el icono Asistente para
informes que se encuentra en la pestaña Crear.

Se abre una ventana en la cual ingresamos los campos a incluir en el informe. Pero
primero debemos seleccionar la tabla o consulta de donde cogerá los datos por
medio del cuadro Tablas/Consultas (origen del informe). Si necesitamos obtener los
datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y
luego elegir como origen del informe dicha consulta.

A continuación, podremos seleccionar los campos pulsando sobre el campo para

seleccionarlo y luego clic sobre el icono “>” o simplemente doble clic sobre el campo.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el icono “>>”.

Luego tendremos que elegir el nivel de agrupamiento dentro de nuestro informe.

Podremos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y
para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo
normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el

campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el icono “>”(o directamente
hacer doble clic sobre el campo). En la parte de la derecha aparece un esquema que
nos indica la estructura que tendrá nuestro informe.
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los iconos de
prioridad (la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia
abajo baja el grupo un nivel).

Podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar los registros que
saldrán en nuestro informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o
descendente. Dentro del informe elegimos la distribución de los datos, podremos
guiarnos por el dibujo de la izquierda del aspecto que tendrá el informe con la
distribución elegida.

Con Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado).

En esta etapa podemos elegir el estilo que queremos dar al informe, entre los estilos
que trae definidos Access.

Debemos ingresar un título del informe, este título también será el nombre
asignado al informe. Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

• Vista previa del informe: en este caso veremos el resultado del informe
preparado para la impresión.
• Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la
ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

802 En Access para guardar un Informe tenemos varios caminos, pero los más usados son:

• En la Barra de herramientas de acceso rápido, pulsando sobre el icono

Guardar.
• Usando en el menú del Botón de Office, el icono Guardar.

Y para Cerrar el formulario, es decir, para cerrar la pestaña del éste, se procede a
pulsar en el extremo superior derecho de la pestaña , sobre el icono “X”
803 Para eliminar un Informe, éste debe estar cerrado, es decir, no debe estar visible su
pestaña.

Se procede de la siguiente manera, en el panel de exploración, se escoge el formulario

que deseamos eliminar y mediante el menú contextual del botón derecho del ratón,
elegimos la opción Eliminar.

Como cualquier proceso que se realice sobre una aplicación de Access, ésta nos pedirá
una confirmación de la acción y sus consecuencias en la base de datos.

804 Para cambiar la alineación de los datos dentro de un campo, es decir, que se nos
presenten los datos de ese campo en un orden que nosotros deseemos:

• Alinear texto a la Izquierda

• Centrar el texto
• Alinear texto a la derecha

Para hacerlo disponemos en el grupo Fuente de la pestaña Diseño, de los iconos que
llevarán a cabo este proceso.

Para cambiar el texto de las etiquetas de nuestro informe, solamente debemos

situarnos encima y proceder a pulsar dos veces, nos aparecerá el puntero del ratón,
que nos permitirá llevar a cabo la modificación.

805 La vista diseño se nos permite definir el informe, en ella indicamos a Access cómo
debe de presentarse los datos del origen en el informe, para ello nos servimos de los
controles.

Para entrar en la vista diseño debemos visualizar en el panel de exploración nuestro

informe y a continuación por medio del menú contextual del ratón, pulsar en Vista
Diseño.

También para visualizarlo en esta vista escogemos Vista Diseño del menú de Vistas
de la pestaña Inicio.

El área de diseño constará normalmente de cinco secciones:

• La sección Encabezado del informe: en ella pondremos lo que queremos que

aparezca al principio del informe.
• La sección Encabezado de página: en ella pondremos lo que queremos que
aparezca al principio de cada página.
• La sección Detalle: en ella aparecerán los registros del origen del informe.
Aunque se visualicen varios registros en una página, debemos indicar en la
sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.
• La sección Pie de página, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
final de cada página.
• La sección Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
final del informe.

Podremos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de
página y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en la pestaña
Organizar en el grupo Mostrar u Ocultar.
806 También podremos agregar un subinforme a nuestro informe. Un subinforme es un
informe que se inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el
informe dentro del informe se denomina subinforme.

Una combinación informe/subinforme se llama a menudo informe jerárquico,

informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de forma
idéntica a los subformularios en un Formulario.

Para agregar un Subinforme a nuestro Informe debemos situarnos en el icono

Subformulario/Subinforme de la pestaña Diseño.

Para facilitarnos la tarea de crear un Subinforme, nos conviene tener escogido el icono
Utilizar Asistente para Controles antes de agregar un Subinforme.

Se nos pedirá que elijamos un Origen de Datos, luego los campos a incluir en el
Subinforme y luego de varios pasos el nombre para nuestro Subinforme.

Unidad 9

901 Para obtener una vista previa de nuestro documentos de Access, ya sea un formulario,
un informe o una tabla, tenemos que ir al Botón de Office, colocar el ratón sobre la
flecha que aparece junto al icono Imprimir , escoger el icono Vista preliminar.

Si observamos vemos que se despliega la pestaña Vista preliminar, en ella tenemos

los iconos:
• Imprimir: que nos abre la ventana de impresión, donde podemos elegir entre
las distintas impresoras que disponemos.
• Zoom: permite aplicarle un zoom entre valores que trae predeterminado
Access.
• Cerrar vista preliminar: nos permite salir de la Vista preliminar.
• Diseño de página: permite definir Orientación, márgenes, tamaño de la hoja,
etc.

Si nuestro documento consta de varias páginas, podemos visualizarlas individualmente

por medio de una barra de desplazamiento de páginas que se encuentra en el
extremo inferior izquierdo encima de la barra de estado.

En la vista preliminar, al situarnos sobre la página, la apariencia del ratón se modifica

a la forma de una pequeña lupa, que nos indica que es posible realizar con un clic un
zoom sobre la página.

902 Una de las funciones más usadas en una Vista preliminar, es la de modificar la
orientación de nuestro documento, podemos elegir entre presentar con una orientación
vertical u horizontal.

Asimismo podremos determinar el tamaño de página, que define el tamaño del papel
con el que trabaja la impresora que hemos seleccionado.

Tanto las funciones de Orientación y de tamaño del papel, las podemos visualizar en el
grupo Diseño de página.

En el caso de definir márgenes personalizados, recurrimos a icono Configurar

página, del grupo Diseño de página.
903 Para imprimir un documento de Access, sea un registro, una tabla o una pagina;
tendremos dos formas:

• Desde el icono Imprimir del Botón de Office, pulsando sobre el mismo.

• En la Vista preliminar en el icono Imprimir.

En este último punto tendremos la posibilidad de configurar márgenes, tipo de hoja,

etc. antes de proceder a la impresión.

En la ventana de impresión podremos escoger la impresora, como también, el

intervalo de impresión, que nos permite imprimir todo un documento, o lo que hemos
seleccionado del mismo.

También nos permite definir el número de copias, y por último, si no se ha configurado

los márgenes, poder hacerlo mediante el botón Configurar en el cual podemos
configurar la página, cambiar los márgenes, impresión a varias columnas, etc.

904 Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos
puntos dentro del mismo Access.

• Imprimir directamente: Hacemos clic sobre el nombre del informe que

deseamos imprimir en el Panel de Exploración para escogerlo. Despliega el
Botón de Office y colocar el ratón sobre la flecha que aparece junto al
comando Imprimir, en el desplegable que se abrirá selecciona Impresión
Rápida. Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente
comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello, tenemos que
abrir el cuadro de diálogo Imprimir.

• Abrir el cuadro de diálogo Imprimir, hacer clic sobre el nombre del informe
que queremos imprimir para escogerlo, luego, seleccionar la opción Imprimir
del Botón de Office.

Para escoger un determinado rango de páginas continuas o no, tendremos que

especificarlo tildando en Páginas e indicarle:

• Mediante números de páginas separados por “,” indicamos la/s página/s que
queremos que imprima individualmente.
Mediante “-”, le indicaremos uno o varios rangos de páginas a imprimir.