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Procedimiento de Gestión Documental Institucional

El documento establece las normas y procedimientos para la elaboración y envío de oficios en la Secretaría del Poder Popular para la Planificación y Desarrollo. Se asignan responsabilidades específicas a diferentes roles, desde el Secretario/a hasta el mensajero, asegurando que cada paso del proceso esté claramente definido. Además, se requiere que todos los documentos contengan el sello institucional y se obtenga un acuse de recibido tras la entrega.

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Procedimiento de Gestión Documental Institucional

El documento establece las normas y procedimientos para la elaboración y envío de oficios en la Secretaría del Poder Popular para la Planificación y Desarrollo. Se asignan responsabilidades específicas a diferentes roles, desde el Secretario/a hasta el mensajero, asegurando que cada paso del proceso esté claramente definido. Además, se requiere que todos los documentos contengan el sello institucional y se obtenga un acuse de recibido tras la entrega.

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NORMAS ESPECÍFICAS

1. El/la Secretario/a del Poder Popular para la Planificación y Desarrollo,


como máxima autoridad institucional, es el/la responsable de aprobar
este procedimiento.

2. El/la Asistente Ejecutivo/a es el/a persona responsable de llevar a


cabo este procedimiento.

3. El/la Asistente Administrativo se encargará del archivo, resguardo y


control de los oficios o documentos enviados.

4. El mensajero se encargará del envío y entrega del documento u oficio


a la entidad o unidad de destino correspondiente.

5. Cualquier documento u oficio que sea expedido por esta Secretaría


deberá contener el sello húmedo de la institución, el número de
seriación correspondiente y la firma de la máxima autoridad
institucional.

6. Una vez efectuada la entrega del documento u oficio a la entidad o


unidad de destino correspondiente, se deberá solicitar una copia de
acuse de recibido para su resguardo y control.
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
01 Emite orden o instrucción al/a Asistente Secretario/a del
Ejecutivo/a para la elaboración del oficio o Poder Popular
documento. para la
Planificación y
Desarrollo

02 Recibe la instrucción y procede a redactar Asistente


el oficio o documento de acuerdo a los Ejecutivo/a
lineamientos recibidos.

03 Una vez elaborado el documento u oficio, lo Asistente


entrega al/a Secretario/a de Planificación Ejecutivo/a
para que lo revise, le dé su visto bueno y lo
firme.
04 Recibe y revisa el documento u oficio, si Secretario/a del
está correcto, lo firma y lo remite al/a Poder Popular
Asistente Administrativo para la colocación para la
del sello húmedo. De no ser así, hace las Planificación y
observaciones y lo remite al/a Asistente Desarrollo
Ejecutivo/a para que haga las correcciones
y lo entregue nuevamente al/a Secretario/a
de Planificación para su revisión.
05 Se coloca el sello húmedo de la Secretaría Asistente
de Planificación y Desarrollo al documento Administrativo
u oficio y su número de seriación
correspondiente.
06 Entrega el oficio o documento al mensajero Asistente
de la Secretaría de Planificación y Administrativo
Desarrollo para que lo envíe al lugar de
destino.
07 Recibe el oficio o documento firmado y Mensajero
sellado y procede a entregarlo a la
institución o lugar de destino.

08 Una vez entregado el documento u oficio a Mensajero


la institución o lugar de destino, le solicita
una copia de acuse de recibido.

09 Entrega copia de acuse de recibido al/a Mensajero


Asistente Administrativo para su archivo y
resguardo.
10 Recibe y verifica copia del oficio o Asistente
documento recibido y procede a su archivo y Administrativo
resguardo.
11 Verifica y da visto bueno del proceso. Asistente
Ejecutivo/a

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