INICIO

PINTA CARITAS-PRO

IX. CONTROLES ADMINISTRATIVOS

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INSTITUTO POLITÉCTICO NACIONAL

UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE

INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y
ADMINISTRATIVAS

Administración del Capital Humano

Pinta Caritas-Pro

2IM22

Aguilar Medina Valeria

Bedolla Maraver Lucia

Carrasco Conde Catherin

Ledezma Almanza Diego Enrique

Márquez García Daniel Fernando

Martínez Gómez Tabatha Danae

Pimentel Vallejo Lucia

Sanjuanero Guerrero Mía Johana

Trochi Anselmo Valeria

Vélez Sandoval Diego

 INICIO

IX. CONTROLES ADMNISTRATIVOS

Expediente del personal........................................................................7
a. Marco teórico....................................................................... 7
1. Definición........................................................................... 7
2. Importancia........................................................................ 8
3. Contenido del Expediente del Personal..............................9
4. Marco Legal y Normativo del Expediente del Personal.....10
5. Tendencias Actuales en la Gestión de Expedientes del
Personal en México...........................................................14
b. Actividad (Elaborar un expediente de personal)................15
Hoja de Control de Documentos...........................................16
2. NÓMINA DEL PERSONAL................................................................17
a) MARCO TEÓRICO................................................................17
1. Definición......................................................................... 17
2. Funciones de la nómina....................................................18
3. Fases por las que la nómina ha transitado.......................18
4. Diferenciadores................................................................18
5. Estructura de la Nómina y sus Elementos........................19
6. Proceso de Cálculo Emisión de Nómina............................20
7. Obligaciones Patronales Relacionadas con la Nómina......21
8. Importancia de la Nómina en la Gestión de Recursos
Humanos..........................................................................22
9. Tendencias Actuales en la Administración de la Nómina en
México..............................................................................23
b) Base Legal de la Nómina de Personal................................25
Legislación Laboral (STPS)....................................................25
 Sistema Fiscal (SAT):........................................................25
c) RELACIÓN DE 10 PERCEPCIONES Y 1 DEDUCCIÓN CORREGIR
26
d) Diseñar una nómina...........................................................26
e) Diseñar un Recibo de Nómina............................................26
RECIBO DE NÓMINA (EJEMPLO)............................................27
3. CONTROL DE ASISTENCIA.............................................................28
a. Marco Teórico....................................................................28
1. Definición......................................................................... 28
2. Importancia del Control de Asistencia en la Administración
del Personal......................................................................28

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 INICIO

3. Tipos de Sistemas de Control de Asistencia.....................29

4. Aspectos Legales..............................................................30
6. Implicaciones en área de recursos humanos....................31
7. Tendencias tecnológicas actuales....................................32
8. Mal uso del control de asistencia y sus consecuencias.. . .33
9. Buen uso del Control de Asistencia..................................34
10. Prácticas recomendadas en empresas mexicanas......34
b. Indicar el Medio y Documento...........................................35
c. Diseñar el control de asistencia individual.........................35

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1. EXPEDIENTE DE PERSONAL

a) Marco teórico

El expediente del personal reúne información laboral y personal

para cumplir con leyes mexicanas y proteger datos personales
sensibles. Su correcta gestión garantiza confidencialidad y
eficiencia, especialmente con la digitalización y el uso de sistemas
integrados en recursos humanos.

b) Actividad

2. NÓMINA DE PERSONAL

a) Marco teórico

La nómina del personal es un proceso que permite calcular,

registrar y pagar sueldos conforme a la ley en México. Su adecuada
gestión mejora el cumplimiento, la eficiencia y la relación laboral.
Hoy en día se apoya en herramientas digitales y automatización,
para que RH sea más eficiente.

b) Base Legal

c) Relacionar 10 percepciones y 1 deducción

d) Diseñar una Nómina

e) Diseñar un Recibo de Pago

3. CONTROL DE ASISTENCIA

a. Marco teórico
El control de asistencia permite a las empresas mexicanas
cumplir con la ley, mejorar la productividad, optimizar procesos y
reducir conflictos laborales. Su digitalización y buenas prácticas
lo han convertido en una herramienta estratégica para el área de
Recursos Humanos.

b. Indicar el Medio y Documento

c. Diseñar el control de asistencia individual (Control Asistencia

Base)

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 INICIO

Expediente del personal

9.1 Marco teórico

1. Definición
El expediente del personal es un recurso administrativo esencial que reúne
toda la documentación vinculada al vínculo laboral entre un trabajador y la
organización. Desde una perspectiva organizacional, puede definirse como
un archivo sistemático que contiene los antecedentes personales,
profesionales y laborales del empleado, el cual se utiliza como fuente de
consulta para la toma de decisiones dentro del área de recursos humanos
(Chiavenato, 2009).

Este expediente puede presentarse en formato físico o digital, dependiendo

de la infraestructura tecnológica de la institución. La información contenida
en él incluye, entre otros elementos, los datos personales del trabajador,
copia de documentos oficiales, historial académico y profesional, constancias
de capacitación, evaluaciones de desempeño, sanciones o reconocimientos,
así como el contrato laboral y sus posibles modificaciones (Werther & Davis,
2008). El expediente es, por tanto, un instrumento que acompaña al
trabajador durante toda su permanencia en la empresa y puede ser
consultado por los encargados de recursos humanos en procesos de
auditoría interna, revisiones legales o decisiones relacionadas con
promociones, sanciones o despidos.

En muchos países, la elaboración y conservación de estos expedientes está

regulada por normas laborales que exigen mantener un registro actualizado
del personal, tanto por razones legales como administrativas. Por ejemplo,
en México, la Ley Federal del Trabajo establece la obligación de conservar
documentos que acrediten la relación laboral, tales como el contrato de
trabajo, recibos de pago y evaluaciones (DOF, 1970). En Europa, la
normativa sobre protección de datos personales, como el Reglamento
General de Protección de Datos (RGPD), también influye en la forma en que
se gestionan estos expedientes, garantizando que la información
almacenada sea confidencial y tratada conforme a los principios de
legalidad, lealtad y transparencia (Parlamento Europeo, 2016).

A medida que las organizaciones adoptan modelos de gestión más

eficientes, se ha incrementado el uso de expedientes digitales que permiten
una mayor agilidad en el manejo de la información del personal. Sin
embargo, este proceso de digitalización requiere del cumplimiento de
estándares de seguridad informática, respaldo de la información y acceso
restringido solo al personal autorizado (Mondy & Martocchio, 2016). Así, el
expediente del personal no solo cumple una función documental, sino que

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 INICIO

constituye un activo estratégico en la administración del talento humano.

2. Importancia
El expediente del personal representa una herramienta estratégica dentro de
la gestión del talento humano, ya que centraliza la información relevante del
trabajador y permite a las organizaciones ejercer un control más eficiente
sobre los procesos relacionados con la administración del capital humano. Su
relevancia radica en múltiples dimensiones: administrativa, legal, operativa y
estratégica.

Desde el punto de vista administrativo, el expediente constituye un soporte

documental que facilita la sistematización de los procesos internos
relacionados con la contratación, inducción, capacitación, evaluación y
desvinculación del personal. Al contar con una base de datos organizada y
actualizada, el área de recursos humanos puede tomar decisiones más ágiles
y fundamentadas, lo cual incide directamente en la eficiencia operativa
(Dessler, 2013). Asimismo, permite un seguimiento individualizado del
historial laboral de cada empleado, lo que resulta útil para detectar
necesidades de capacitación, medir el desempeño y establecer planes de
carrera.

En el ámbito legal, el expediente del personal cumple una función probatoria

ante posibles conflictos laborales o inspecciones por parte de las
autoridades. Según lo dispuesto por distintas normativas laborales en
América Latina y Europa, los empleadores están obligados a conservar
ciertos documentos que acrediten la relación de trabajo, como contratos,
recibos de pago, permisos, evaluaciones, actas administrativas, entre otros
(De la Garza, 2014). La ausencia de esta documentación podría acarrear
sanciones económicas o legales para la empresa. En este sentido, el
expediente actúa como un resguardo que protege tanto al empleador como
al trabajador en caso de disputas o reclamaciones legales.

Desde una perspectiva estratégica, el expediente del personal se vincula con

la planificación del talento humano. Una gestión eficaz de la información
contenida en los expedientes permite identificar perfiles, competencias y
brechas formativas que pueden ser abordadas mediante políticas de
desarrollo profesional. Además, proporciona una visión longitudinal del
desempeño y trayectoria del colaborador dentro de la organización, lo cual
puede ser crucial en los procesos de promoción interna, sucesión de
liderazgo o rotación de puestos clave (Chiavenato, 2009).

La digitalización de los expedientes ha amplificado su importancia, al

integrarse en sistemas informáticos de gestión del capital humano (HRIS, por
sus siglas en inglés), que permiten el acceso remoto, la trazabilidad de los
documentos, la automatización de procesos y el análisis de datos a través de
herramientas de inteligencia de negocios (Snell & Bohlander, 2015). No

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 INICIO

obstante, esta transformación digital también exige una gestión ética y legal
de la información, pues la manipulación indebida de datos personales puede
violar normativas como la Ley de Protección de Datos Personales en
Posesión de Particulares (México) o el Reglamento General de Protección de
Datos (Europa), implicando responsabilidades legales significativas.

Por lo que podemos decir que, el expediente del personal no debe ser
considerado únicamente como un archivo de documentos, sino como un
instrumento vivo, esencial para la buena administración de los recursos
humanos y la construcción de un entorno laboral transparente, justo y
orientado al desarrollo profesional.

3. Contenido del Expediente del Personal

El contenido del expediente del personal puede variar en función del tipo de
organización, el sector en el que opera y las normativas legales vigentes en
cada país. Sin embargo, existen ciertos elementos comunes y esenciales que
deben estar presentes en todos los casos. Estos elementos permiten
registrar, controlar y respaldar la información laboral del trabajador desde su
ingreso hasta su eventual salida de la organización.

3.1 Datos Personales

Una de las primeras secciones del expediente está conformada por los datos
personales del trabajador. Esta información es fundamental para identificar
al empleado y establecer una comunicación efectiva con él. Incluye nombre
completo, número de identificación oficial, fecha y lugar de nacimiento,
nacionalidad, estado civil, dirección, número de teléfono, correo electrónico,
datos de contacto de emergencia y, en algunos casos, información sobre
personas dependientes (Chiavenato, 2009). Estos datos deben mantenerse
actualizados, ya que pueden ser necesarios para trámites administrativos o
legales.

3.2 Documentación Legal y de Contratación

Esta sección contiene los documentos que formalizan la relación laboral
entre el trabajador y la organización. Entre ellos destacan: la solicitud de
empleo, el contrato individual de trabajo, convenios modificatorios (en caso
de cambios de puesto, salario o condiciones laborales), copia del documento
de identidad, constancia de inscripción al sistema de seguridad social,
número de cuenta bancaria para la nómina, y formatos de ingreso
establecidos por la empresa (Dessler, 2013). También pueden incluirse
cartas de aceptación del puesto, exámenes médicos de ingreso y
comprobantes de no antecedentes penales, si la naturaleza del trabajo lo
exige.

3.3 Historial Laboral

El historial laboral es una parte crucial del expediente, ya que refleja la
trayectoria profesional del trabajador dentro y fuera de la organización. Se

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 INICIO

incluyen en esta sección el currículum vitae, constancias de empleos

anteriores, cartas de recomendación, registros de puestos ocupados dentro
de la empresa, fechas de ingreso y promociones, así como evaluaciones de
desempeño periódicas (Werther & Davis, 2008). Esta información permite a
la empresa tomar decisiones informadas sobre ascensos, reconocimientos o
posibles reasignaciones de funciones.

3.4 Formación Académica y Capacitación

En esta sección se documentan los estudios académicos del trabajador, así
como los cursos, talleres, diplomados, certificaciones y capacitaciones
realizadas tanto dentro como fuera de la empresa. Se anexan copias de
títulos, diplomas, constancias y certificados. El seguimiento de esta
información es clave para garantizar que el personal cumpla con los
requisitos técnicos del puesto y para fomentar una cultura organizacional
basada en el aprendizaje continuo (Mondy & Martocchio, 2016).

3.5 Información Administrativa

Esta categoría agrupa todos los documentos vinculados a permisos,
licencias, incapacidades, vacaciones, sanciones disciplinarias,
reconocimientos o bonificaciones extraordinarias. Asimismo, se registra la
asistencia del trabajador, su puntualidad, posibles actas administrativas y
cualquier otra incidencia relevante en su comportamiento laboral (Snell &
Bohlander, 2015). Esta sección también debe incluir el aviso de baja del
trabajador, con los documentos de finiquito, carta de renuncia o despido, y
cualquier constancia emitida al momento de la terminación de la relación
laboral.

3.6 Firmas y Responsivas

Algunas organizaciones requieren que el trabajador firme ciertos
documentos al momento de su ingreso o durante el transcurso de su empleo.
Entre estos pueden figurar manuales de bienvenida, reglamentos internos,
políticas de confidencialidad, uso de tecnologías de la información, acuerdos
de no competencia, entre otros. Estas firmas constituyen evidencia de que el
trabajador ha sido debidamente informado sobre sus derechos y
obligaciones dentro de la empresa (De la Garza, 2014).

4. Marco Legal y Normativo del Expediente del Personal

La elaboración, conservación y uso del expediente del personal no solo
responde a prácticas administrativas internas, sino que está profundamente
influenciada por disposiciones legales y normativas que garantizan el
cumplimiento de obligaciones laborales, así como la protección de los
derechos fundamentales de los trabajadores. Estos marcos normativos
varían según el país y el contexto institucional, pero en general se centran
en dos grandes pilares: las leyes laborales y las leyes de protección de datos
personales.

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 INICIO

4.1 Legislación Laboral

En muchos países, las leyes laborales exigen expresamente que los
empleadores mantengan un archivo actualizado de la relación laboral con
cada trabajador. Por ejemplo, en México, la Ley Federal del Trabajo establece
en su artículo 804 que los patrones deben conservar los documentos que
demuestren la relación laboral, entre ellos el contrato individual de trabajo,
recibos de pago de salarios, listas de asistencia y demás documentos
relacionados con las condiciones laborales (DOF, 1970). Esta disposición no
solo protege al trabajador ante posibles incumplimientos del empleador, sino
que también resguarda a la empresa en caso de litigios laborales.

De forma similar, en México, la Ley Federal del Trabajo establece la

obligación para los empleadores de conservar y mantener actualizados los
documentos relacionados con la contratación, condiciones laborales y
evolución del vínculo laboral, incluyendo contratos, recibos de pago,
registros de asistencia, sanciones disciplinarias, licencias y permisos (DOF,
1970). Además, esta ley contempla la importancia de llevar un expediente
individual por trabajador como un mecanismo esencial para el control
administrativo y la fiscalización por parte de autoridades laborales y de
seguridad social.

4.2 Protección de Datos Personales

Un segundo marco regulatorio importante es el relativo a la protección de
datos personales. El expediente del personal contiene información sensible,
como el domicilio, datos bancarios, historial médico, evaluaciones de
desempeño y otros registros que podrían afectar la privacidad del individuo
si no se manejan de forma adecuada. Por ello, los empleadores están
obligados a implementar medidas que garanticen la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de dicha información.

En México, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de

los Particulares (LFPDPPP), vigente desde 2010, establece que toda
información personal recopilada por las empresas debe ser manejada
conforme a los principios de licitud, consentimiento, información, calidad,
finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad (INAI, 2010). Esta ley
obliga a los responsables del tratamiento de datos a garantizar la seguridad
y confidencialidad de la información, así como a limitar su uso al propósito
autorizado. El incumplimiento de estas disposiciones puede resultar en
sanciones administrativas y económicas significativas, además de afectar la
reputación de la empresa.

En América Latina, varios países han adoptado normativas similares. En

México, por ejemplo, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en
Posesión de los Particulares (LFPDPPP) obliga a las organizaciones a contar
con un aviso de privacidad y a obtener el consentimiento del titular para la
recolección, uso, almacenamiento y transmisión de sus datos personales

10
 INICIO

(INAI, 2010). Este marco legal obliga a las áreas de recursos humanos a
revisar continuamente sus prácticas de manejo documental y ajustar sus
protocolos conforme a los derechos ARCO: acceso, rectificación, cancelación
y oposición.

4.3 Normas Internas y Reglamentos Empresariales

Además de las leyes nacionales e internacionales, muchas organizaciones
cuentan con normativas internas o reglamentos de trabajo que regulan el
manejo del expediente del personal. Estos documentos especifican qué
información debe incluirse, quién puede acceder al expediente, cómo se
almacenan los archivos (físicos o digitales) y qué procedimientos deben
seguirse en caso de actualización, auditoría o destrucción de documentos.
En algunos casos, estas normas se integran dentro de los sistemas de
gestión de calidad o de cumplimiento normativo.

Asimismo, la norma ISO 9001:2015, que establece los requisitos para los
sistemas de gestión de calidad, menciona la importancia del control de la
documentación, incluyendo los registros del personal. También otras
normas, como la ISO/IEC 27001, orientada a la seguridad de la información,
ofrecen lineamientos útiles para el manejo seguro del expediente del
trabajador en entornos digitales.

4.4 Confidencialidad y Seguridad de los Expedientes del Personal

El expediente del personal contiene información de carácter confidencial,
cuya divulgación no autorizada puede tener consecuencias negativas tanto
para el trabajador como para la organización. Por esta razón, uno de los
principios fundamentales en la gestión de expedientes laborales es la
confidencialidad, entendida como el resguardo de la información sensible de
forma tal que solo las personas autorizadas puedan acceder a ella (Mondy &
Martocchio, 2016).

Garantizar la seguridad de los expedientes implica implementar un conjunto

de medidas organizativas, físicas, tecnológicas y legales que permitan
proteger los datos frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o
destrucción. Esta protección debe extenderse durante todo el ciclo de vida
del documento: desde su generación y almacenamiento, hasta su
actualización o eventual eliminación.

4.5 Principio de Confidencialidad

Desde una perspectiva ética y legal, la información personal y laboral del
trabajador solo debe utilizarse para los fines para los cuales fue recabada, y
su acceso debe estar limitado a personas directamente involucradas en la
administración del recurso humano. El principio de confidencialidad impone
una obligación de secreto profesional al personal del área de recursos
humanos, directivos y cualquier otro empleado que tenga acceso a estos
documentos (Dessler, 2013). Cualquier uso indebido puede dar lugar a

11
 INICIO

sanciones administrativas o legales, especialmente si se trata de datos

sensibles, como información médica, antecedentes penales o evaluaciones
de desempeño.

4.6 Seguridad en Archivos Físicos

En entornos donde se conserva documentación física, es necesario
establecer controles de acceso a los espacios donde se resguardan los
expedientes. Esto puede incluir el uso de archivadores bajo llave, cámaras
de seguridad, controles de ingreso a oficinas de recursos humanos y políticas
internas de préstamo de documentos. Además, se deben establecer
protocolos de conservación y destrucción segura de los archivos, conforme a
lo estipulado por la legislación vigente (Chiavenato, 2009).

4.7 Seguridad en Archivos Digitales

Con el auge de las tecnologías de la información, muchas organizaciones han
migrado hacia sistemas de gestión electrónica de expedientes. Estos
sistemas ofrecen ventajas como la trazabilidad, el acceso remoto y la
automatización de tareas, pero también implican mayores riesgos si no se
implementan medidas adecuadas de ciberseguridad.

Para garantizar la seguridad digital, las organizaciones deben emplear

tecnologías como el cifrado de datos, autenticación de usuarios, firewalls,
copias de seguridad periódicas y sistemas de gestión de accesos. Asimismo,
es recomendable aplicar políticas de contraseñas seguras, sesiones
automáticas limitadas, y auditorías frecuentes para detectar accesos
indebidos (Snell & Bohlander, 2015). De acuerdo con la norma ISO/IEC 27001
sobre seguridad de la información, las empresas deben contar con políticas
específicas sobre la protección de documentos electrónicos, incluidos los
expedientes del personal.

4.8 Responsabilidad Legal y Consecuencias

El incumplimiento de las medidas de seguridad y confidencialidad puede
acarrear responsabilidades civiles, administrativas e incluso penales. Según
lo establece el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la
Unión Europea, cualquier filtración o mal manejo de datos personales debe
ser notificado a las autoridades correspondientes, y puede dar lugar a
sanciones económicas significativas (Parlamento Europeo, 2016). En el caso
mexicano, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de
los Particulares impone obligaciones similares y contempla multas por uso
indebido de la información (INAI, 2010).

4.9 Sensibilización del Personal

Además de los aspectos técnicos, la seguridad de los expedientes del
personal depende en gran medida de la cultura organizacional y del grado
de sensibilización de los empleados. Por ello, es esencial que las
organizaciones capaciten regularmente a su personal sobre el manejo

12
 INICIO

adecuado de la información confidencial, incluyendo talleres, manuales

internos y protocolos de actuación en caso de brechas de seguridad
(Werther & Davis, 2008).

5. Tendencias Actuales en la Gestión de Expedientes del Personal en México

En México, las prácticas de gestión de expedientes del personal están
evolucionando rápidamente ante el avance tecnológico y los cambios
normativos. Una de las principales tendencias es la adopción de expedientes
digitales, impulsada por la necesidad de eficiencia administrativa y la
reducción del uso de papel. Cada vez más empresas migran sus archivos
físicos a plataformas digitales, cumpliendo con los requisitos de integridad y
accesibilidad establecidos por la Ley Federal del Trabajo y la Ley Federal de
Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (INAI, 2010).

Otra tendencia destacada es el uso de sistemas de recursos humanos (como

ERP o plataformas RH) que integran el expediente con otras funciones como
nómina, evaluaciones de desempeño y control de asistencia. Esto permite
una gestión más centralizada y transparente, alineada con los principios de
mejora continua que promueven normativas como la NOM-035-STPS-2018
sobre factores de riesgo psicosocial, que requiere mantener registros
organizados y disponibles para inspección (STPS, 2018).

Además, la fiscalización digital por parte del SAT y del IMSS ha generado
presión para que las empresas mantengan expedientes actualizados y
consistentes con los comprobantes fiscales digitales (CFDI), movimientos
afiliatorios y contratos registrados. Esto refuerza la tendencia hacia una
gestión documental más rigurosa y alineada con los requisitos legales.

Por último, ante un entorno normativo más estricto, muchas organizaciones

mexicanas están invirtiendo en capacitación interna sobre protección de
datos y en protocolos de seguridad para garantizar el uso adecuado de la
información contenida en los expedientes del personal.

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 INICIO

a. Actividad (Elaborar un expediente de personal)

Pinta Caritas-Pro S.A. DE C.V.

EXPEDIENTE DE PERSONAL

Nombre del trabajador: LEDEZMA ALMANZA DIEGO ENRIQUE

Puesto: LABORATORISTA

Fecha de ingreso: 15 de febrero de 2023

Empresa: PINTA CARITAS-PRO S.A. DE C.V.

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 INICIO

Hoja de Control de Documentos

No. Documento ¿Lo tiene? (✓) ¿No lo tiene? (X)
1 Acta de ✓
Nacimiento
ANEXAR
DOCUMENTOS
2 CURP ✓
3 RFC X
4 INE ✓
5 Comprobante de ✓
domicilio
6 Certificado ✓
médico
7 Título profesional ✓
8 Carta de X
recomendación
9 Contrato ✓
individual de
trabajo
10 Número de ✓
seguro social
11 Carta de no ✓
antecedentes
penales
12 Fotografías ✓
tamaño infantil
13 Aviso de ✓
privacidad
firmado
14 Hoja de afiliación ✓
al IMSS
15 Constancia de ✓
situación fiscal
16 Comprobante de ✓
estudios
17 Formato de ✓
solicitud de
empleo

15
 INICIO

9.2 NÓMINA DEL PERSONAL

a) MARCO TEÓRICO
1. Definición
La nómina, en el contexto mexicano, es un sistema integrado de
gestión que trasciende el mero pago de salarios. Según Franklin
(2020), se define como:

"El conjunto de procesos administrativos, contables y legales

destinados a calcular, registrar y distribuir las remuneraciones al
personal, garantizando el cumplimiento de las obligaciones laborales,
fiscales y de seguridad social" (p. 48).

La nómina del personal es un documento contable y administrativo

que registra de manera sistemática los pagos realizados a los
trabajadores por concepto de sueldos, salarios, prestaciones y
deducciones legales. Representa una herramienta clave tanto para la
gestión interna de recursos humanos como para el cumplimiento de
las obligaciones fiscales y laborales de la empresa.

En México, la nómina está regulada por diversas disposiciones legales,

principalmente por la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del
Impuesto sobre la Renta (LISR), el Código Fiscal de la Federación (CFF)
y la Ley del Seguro Social (LSS). Estos ordenamientos establecen los
lineamientos sobre cómo deben efectuarse los pagos, qué conceptos
deben integrarse, y las retenciones obligatorias tanto para el
trabajador como para el patrón.

Además, a partir de 2014, con la implementación de la facturación

electrónica en México, la nómina también debe emitirse en forma de
Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), lo que ha transformado
profundamente la manera en que las empresas administran esta
función. El SAT (Servicio de Administración Tributaria) exige que cada
recibo de nómina contenga datos precisos del trabajador,
percepciones, deducciones, claves del catálogo oficial, y otros
elementos fiscales que permiten su validación y deducción (SAT,
2023).

La nómina, por tanto, no solo es una obligación formal, sino también

una herramienta que garantiza transparencia y trazabilidad en las
relaciones laborales, ayudando a prevenir conflictos y a asegurar el
cumplimiento normativo.

16
 INICIO

Desde una perspectiva legal, la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece
que el salario es:
"La retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su
servicio" (art. 82), pero la nómina engloba componentes críticos
adicionales:

 Prestaciones de ley (aguinaldo, prima vacacional).

 Deducciones obligatorias (ISR, IMSS, INFONAVIT).
 Incidencias (faltas, horas extras, permisos).

2. Funciones de la nómina
La gestión de nómina cumple tres roles estratégicos en las
organizaciones mexicanas:

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN BASE LEGAL/TEÓRICA

Distribución justa de
recursos según Franklin (2020);
Económica
productividad y CONASAMI (2024).
mercado laboral.
Garantiza el
Art. 5º LFT;
cumplimiento de la
Legal Miscelánea Fiscal SAT
LFT, LISR y LSS para
(2024).
evitar sanciones.
Promueve equidad y
motivación laboral Hernández &
Social mediante Mendoza (2021, p.
transparencia en 112).
pagos.

Importancia Estratégica en México

En el entorno empresarial mexicano, la nómina es un eje de
competitividad:
Carga fiscal: Representa hasta el 30% del costo total de un empleado
(INEGI, 2023).
Riesgo legal: El 68% de las PYMES reciben multas por errores en
nómina (SAT, 2023).
Impacto social: El 89% de los trabajadores consideran la puntualidad
en pagos como principal factor de confianza (Encuesta Nacional de
Empleo, 2024).

"La nómina es el termómetro de la salud laboral: un error en su cálculo no

17
 INICIO

solo genera sanciones, sino desconfianza institucional " (García, 2023, p.

80).

3. Fases por las que la nómina ha transitado

 Era manual (pre-1990): Cálculos en papel, propensa a errores.
 Automatización (1990-2010): Software básico (ej. Aspel-COI).
 Digitalización obligatoria (2021-actual):
o CFDI nómina 4.0 (SAT, 2021).
o Control de asistencia biométrico (reforma LFT art. 47).

4. Diferenciadores
 Salario Diario Integrado (SDI): Salario base+prestaciones÷30
días. Base para cálculos de IMSS e INFONAVIT (art. 27 LSS)
 Nómina Digital (CFDI): Comprobante fiscal electrónico obligatorio
con complemento de nómina (Anexo 20 SAT).
 Subsidio al Empleo: Apoyo gubernamental a trabajadores de
bajos ingresos (art. 113 LISR).

5. Estructura de la Nómina y sus Elementos

La nómina está compuesta por una serie de elementos que reflejan
tanto las percepciones como las deducciones que aplican al salario de
un trabajador durante un periodo determinado. Estos componentes
están claramente definidos por la normativa laboral y fiscal mexicana,
y su correcta integración es clave para garantizar el cumplimiento
legal y la transparencia en la relación laboral.

5.1 Percepciones
Las percepciones son todos aquellos ingresos que recibe el trabajador
por su labor. Se dividen en:

 Salario base o sueldo: Es el pago acordado por la prestación de

servicios, ya sea por hora, semana o mes.
 Horas extras: Pagos adicionales por laborar tiempo fuera de la
jornada ordinaria, reguladas por el artículo 66 de la LFT.
 Prestaciones: Incluyen aguinaldo, vacaciones, prima vacacional,
entre otros derechos establecidos por ley o por contrato
colectivo.
 Incentivos y bonos: Pagos variables por cumplimiento de metas,
puntualidad, productividad, etc.
 Comisiones: Ingresos proporcionales por ventas o resultados,
comunes en áreas comerciales.

18
 INICIO

5.2 Deducciones
Las deducciones son las cantidades que se retienen del salario del
trabajador, ya sea por mandato legal o por acuerdos individuales.
Entre las más comunes están:

 Impuesto Sobre la Renta (ISR): Retención obligatoria conforme a

la tabla del artículo 96 de la LISR.
 Cuotas al IMSS: Deducción por concepto de seguridad social,
calculada con base en el salario base de cotización (LSS, 2023).
 Aportaciones al INFONAVIT: Si el trabajador tiene un crédito
vigente, se retiene un porcentaje mensual.
 Préstamos personales o fondos de ahorro: Solo si hay
autorización escrita del trabajador.

Cada uno de estos elementos debe estar correctamente codificado en

el CFDI de nómina, utilizando las claves del catálogo oficial del SAT. La
omisión o mal registro de estos datos puede derivar en sanciones
fiscales y problemas legales para la empresa.

5.3 Comprobantes y Transparencia

De acuerdo con el artículo 804 de la LFT, el patrón está obligado a
conservar durante cinco años los comprobantes de pago y demás
documentos relacionados con la relación laboral. En este sentido, el
uso de CFDI no solo automatiza el proceso, sino que también facilita la
fiscalización y auditoría por parte de las autoridades.

6. Proceso de Cálculo Emisión de Nómina

El cálculo y emisión de la nómina implica un proceso administrativo
que debe seguir lineamientos legales, fiscales y contables estrictos. En
México, este procedimiento abarca desde la recopilación de incidencias
laborales hasta la generación del CFDI y el pago correspondiente al
trabajador.

6.1 Recopilación de incidencias

Antes de calcular la nómina, es necesario recolectar información sobre
incidencias laborales como: días trabajados, faltas, incapacidades
(IMSS), retardos, vacaciones, horas extras, y cualquier otro dato que
afecte el salario. Estos datos son generalmente administrados
mediante sistemas internos o plataformas de Recursos Humanos.

6.2 Cálculo de percepciones y deducciones

Una vez recabadas las incidencias, se procede a calcular:

19
 INICIO

 Percepciones brutas: incluyendo sueldo base, bonos, comisiones,

horas extras, y otras remuneraciones.
 Deducciones: se descuentan impuestos (ISR), cuotas al IMSS,
INFONAVIT, y otras deducciones autorizadas.

El resultado es el salario neto a pagar. Este cálculo debe respetar los

límites establecidos por la Ley del Impuesto sobre la Renta y la Ley del
Seguro Social, además de considerar las tablas vigentes de retención
del SAT (SAT, 2023).

6.3 Emisión del CFDI de nómina

Una vez calculada la nómina, se emite el Comprobante Fiscal Digital
por Internet (CFDI), conforme al estándar definido por el SAT. Este
documento debe incluir:

 Datos del patrón y del trabajador.

 Periodo de pago.
 Detalle de percepciones y deducciones.
 Claves y conceptos del catálogo del SAT.
 Sello digital y timbrado.

El CFDI debe entregarse al trabajador y almacenarse electrónicamente

como parte del expediente laboral, en cumplimiento con lo dispuesto
en el artículo 99 del CFF y los lineamientos de contabilidad electrónica
(DOF, 2023).

6.4 Pago de la nómina

Finalmente, se realiza el pago al trabajador, que puede efectuarse en
efectivo, cheque nominativo o transferencia electrónica, cumpliendo
con el artículo 101 de la Ley Federal del Trabajo. Este pago debe
coincidir con el monto neto indicado en el CFDI, y debe efectuarse
puntualmente de acuerdo con la periodicidad acordada (semanal,
quincenal o mensual).

7. Obligaciones Patronales Relacionadas con la Nómina

La gestión de la nómina en México no solo implica el pago oportuno a
los trabajadores, sino también el cumplimiento de múltiples
obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social que deben ser
atendidas de forma precisa y en tiempo. El incumplimiento de estas
responsabilidades puede derivar en sanciones, auditorías o litigios
laborales.

20
 INICIO

7.1 Retenciones y pagos de contribuciones

El patrón debe realizar diversas retenciones al salario del trabajador y
enterarlas a las autoridades correspondientes, entre ellas:

 Impuesto Sobre la Renta (ISR): Retención mensual conforme a las

tarifas vigentes publicadas por el SAT, de acuerdo con el artículo
96 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR).

 Cuotas obrero-patronales al IMSS: Calculadas con base en el

salario base de cotización del trabajador, en cumplimiento con la
Ley del Seguro Social.

 Aportaciones al INFONAVIT y al SAR: El patrón debe enterar las

cuotas correspondientes al ahorro para la vivienda y al fondo
para el retiro.

7.2 Emisión y timbrado de CFDI de nómina

Cada pago debe estar respaldado por un CFDI timbrado, que se genera
y valida ante el SAT. Este documento tiene validez legal y fiscal, y es
requerido para efectos de deducibilidad de impuestos y comprobación
de ingresos por parte del trabajador (SAT, 2023).

7.3 Presentación de declaraciones y reportes

El patrón debe presentar periódicamente:

 Declaraciones mensuales y anuales del ISR retenido.

 Declaraciones informativas del SUA y pago de cuotas al IMSS.
 Reportes de movimientos afiliatorios ante el IMSS (altas, bajas,
modificaciones salariales).
 Avisos al INFONAVIT y AFORE.

Estas declaraciones deben coincidir con la información reportada en

los CFDI, ya que el SAT realiza conciliaciones electrónicas que pueden
derivar en auditorías si se detectan inconsistencias (DOF, 2023).

7.4 Conservación de documentos

De acuerdo con el artículo 804 de la LFT, el empleador está obligado a
conservar los documentos relacionados con la relación laboral por al
menos cinco años, incluyendo contratos, recibos de nómina,
comprobantes fiscales y reportes de aportaciones (DOF, 1970). Este
resguardo debe garantizar la integridad y disponibilidad de la
información ante inspecciones laborales o fiscales.

21
 INICIO

8. Importancia de la Nómina en la Gestión de Recursos Humanos

La nómina no es únicamente una obligación administrativa y fiscal;
también constituye una herramienta estratégica para la gestión de
recursos humanos. A través de una nómina bien estructurada, las
organizaciones pueden mejorar la transparencia, motivación y
retención del talento, además de fortalecer la cultura organizacional.

8.1 Transparencia y confianza organizacional

Una nómina clara y puntual refuerza la confianza entre el trabajador y
el empleador, al garantizar que los pagos se efectúen con justicia,
conforme a lo pactado y de acuerdo con lo que establece la Ley
Federal del Trabajo. La transparencia en el desglose de percepciones y
deducciones también permite al empleado conocer el destino de sus
ingresos y aportaciones.

8.2 Toma de decisiones y planeación

El área de Recursos Humanos utiliza la información contenida en la
nómina para:

 Evaluar costos laborales.

 Planificar incrementos salariales o promociones.
 Determinar políticas de incentivos y recompensas.
 Analizar rotación de personal y ausentismo.

Esto permite alinear la política retributiva con los objetivos de la

organización, creando esquemas de compensación más justos y
eficientes (Chiavenato, 2011).

8.3 Clima organizacional y satisfacción laboral

Una nómina bien administrada contribuye al bienestar del personal, lo
cual impacta directamente en la productividad, el compromiso y el
clima laboral. Pagos a destiempo, errores frecuentes en los cálculos o
falta de claridad generan inconformidad, desgaste organizacional y, en
muchos casos, demandas laborales.

8.4 Cumplimiento y reputación institucional

El correcto manejo de la nómina evita sanciones fiscales, conflictos
laborales y pérdida de credibilidad ante empleados, autoridades y
socios comerciales. En el contexto actual, donde la fiscalización es más
estricta y digital, la nómina se convierte en un indicador clave de
cumplimiento normativo.

9. Tendencias Actuales en la Administración de la Nómina en México

22
 INICIO

La administración de la nómina ha experimentado importantes

transformaciones en los últimos años, impulsadas por la digitalización,
las reformas fiscales y las nuevas exigencias en materia de
transparencia y eficiencia. En México, estas tendencias están
redefiniendo la manera en que las empresas gestionan su capital
humano y cumplen con sus obligaciones.

9.1 Digitalización y automatización

La automatización de la nómina mediante software especializados ha
permitido a las empresas reducir errores, ahorrar tiempo y cumplir de
manera más eficaz con sus compromisos fiscales. Plataformas como
Contpaqi, Aspel-NOI o Nomilinea permiten la integración de datos
laborales, cálculo automático de percepciones y deducciones, timbrado
del CFDI, y generación de reportes para el SAT y otras autoridades.

Esta tendencia responde a los lineamientos establecidos por el SAT

desde la implementación del CFDI de nómina versión 4.0, que exige
precisión en la codificación de cada concepto y validación de datos con
el RFC y CURP del trabajador (SAT, 2023).

9.2 Cumplimiento normativo en tiempo real

Con el uso de tecnologías fiscales, el gobierno mexicano ha fortalecido
su capacidad de fiscalización electrónica. Esto ha obligado a las
empresas a mantener sus procesos de nómina totalmente alineados
con las actualizaciones legales, particularmente en temas como:

 Subcontratación laboral (reforma 2021).

 Constancia de situación fiscal de los trabajadores.
 Validación de datos con el Registro Federal de Contribuyentes
(RFC) y el IMSS.
 El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en multas,
auditorías e incluso inhabilitación para deducir pagos por sueldos.

9.3 Seguridad de la información y protección de datos

En el contexto digital, uno de los retos más relevantes es la protección
de los datos personales y sensibles que se manejan en la nómina,
como el NSS, RFC, datos bancarios, etc. La Ley Federal de Protección
de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP)
establece que las empresas deben implementar medidas de seguridad
administrativas, técnicas y físicas para resguardar esta información
(INAI, 2023).

23
 INICIO

9.4 Enfoque estratégico del área de nómina

Finalmente, la nómina está dejando de ser una función meramente
operativa para convertirse en un componente estratégico de la gestión
del talento. A través del análisis de datos derivados de la nómina, las
empresas pueden identificar patrones de comportamiento laboral,
planificar presupuestos, y diseñar políticas de compensación más
equitativas.

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 INICIO

b) Base Legal de la Nómina de Personal

Legislación Laboral (STPS)

 Ley Federal del Trabajo (LFT):

o Artículo 82: Define el salario como "la retribución en dinero o especie

pagada por el trabajo".
o Artículo 84: Establece el salario mínimo como derecho irrenunciable
(CONASAMI, 2024).
o Artículo 89: Obliga pagos puntuales máximo cada semana (jornaleros) o
quincena (empleados).

 Sistema Fiscal (SAT):

Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR):
o Artículo 96: Retención mensual progresiva sobre salarios (tablas vigentes
2024).
o Artículo 151: Exención de vales de despensa hasta 1 UMA diaria ($108.57 en
2024).

Código Fiscal de la Federación (CFF):

o *Artículo 29-A*: Obligatoriedad del CFDI de nómina con complemento
específico.

Seguridad Social (IMMS/INFONAVIT)

o Artículo 15: Alta de trabajadores antes del inicio de labores. Artículo 25: Cuotas
tripartitas (patrón, trabajador, gobierno)

Ley del INFONAVIT:

o Artículo 29: Aportación patronal del 5% sobre el SBC.

25
 INICIO

c) RELACIÓN DE 10 PERCEPCIONES Y 1 DEDUCCIÓN

CORREGIR
Percepciones (Ingresos que recibe el trabajador):

1. Sueldo base

2. Bonos por ventas (Ventas a tiendas departamentales mayoristas y menoristas)

3. Comisiones por eventos especiales (Exposiciones)

4. Con el tiempo

5. Premio de puntualidad

6. Premio de asistencia

7. Viáticos

8. Bonificación por metas cumplidas (ventas, producción, etc.)

9. Aguinaldo

10. Vacaciones y prima vacacional

Deducción (Descuento que se hace al trabajador):

1. ISR (Impuesto Sobre la Renta)

d) Diseñar una nómina

Diseño de nómina (Documento excel “NÓMINA”)

e) Diseñar un Recibo de Nómina

Recibo de Pago de Nómina – Empresa “PINTA CARITAS-

PRO”
Nombre del Trabajador: Ledezma Almanza Diego Enrique
Puesto: LABORATORISTA

Periodo de Pago: 1 al 15 de abril de 2025

Sueldo Base $8,000 MXN

Bono de producción $1,200 MXN

Deducción (ISR) -$1,000 MXN

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 INICIO

Total Neto a Recibir $8,200 MXN

Forma de pago Transferencia bancaria

Firma del Empleado: ______________________

RECIBO DE NÓMINA (EJEMPLO)

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 INICIO

3. CONTROL DE ASISTENCIA
a. Marco Teórico
1. Definición.
El control de asistencia es un sistema administrativo que permite
registrar y supervisar las entradas, salidas, puntualidad y ausencias de
los trabajadores en una organización. Su principal objetivo es llevar un
seguimiento exacto de la jornada laboral, facilitando la correcta
administración del tiempo y el cálculo de nómina.

El control de asistencia se refiere al conjunto de procedimientos,

sistemas y herramientas que permiten registrar la presencia,
puntualidad y ausencias del personal en sus jornadas laborales. Este
mecanismo es esencial para garantizar el cumplimiento de horarios
establecidos, calcular salarios correctamente y dar seguimiento a la
productividad de los trabajadores (Chiavenato, 2011).

Desde el punto de vista legal, la Ley Federal del Trabajo (2024)

establece en su Artículo 784 que los patrones deben llevar registros
donde se indique la hora de entrada y salida de los trabajadores.
Además, este control respalda decisiones relacionadas con
descuentos, bonos de puntualidad, sanciones o reconocimientos por
asistencia.

Asimismo, Gómez Mejía et al. (2016) afirman que “un buen

control de asistencia no solo reduce el ausentismo injustificado, sino
que fomenta la responsabilidad y compromiso del trabajador con sus
labores” (p. 121).

El control de asistencia no solo cumple una función administrativa, sino

que se integra a los sistemas de gestión de capital humano, apoyando
procesos como la evaluación del desempeño, el cálculo de horas extra,
permisos, descansos, y en algunos casos, justificando sanciones
disciplinarias por ausencias o retardos reiterados.

2. Importancia del Control de Asistencia en la Administración del Personal

El control de asistencia es una herramienta fundamental para la
gestión eficiente del recurso humano, ya que impacta directamente en
la operatividad, la planeación y la disciplina organizacional. Su
adecuada implementación permite a las empresas garantizar la
continuidad del trabajo, optimizar recursos y tomar decisiones
informadas sobre la productividad del personal.

28
 INICIO

2.1 Planeación y gestión operativa

El registro confiable de entradas, salidas, ausencias y retardos es
esencial para programar turnos, distribuir cargas de trabajo y atender
necesidades operativas. Las ausencias no planeadas pueden generar
cuellos de botella, retrasos en la producción o interrupciones en los
servicios. Por ello, contar con un sistema que permita visualizar y
anticipar patrones de asistencia es clave para la eficiencia
organizacional (Martínez, 2020).

2.2 Impacto en la nómina y cumplimiento fiscal

La asistencia registrada influye directamente en el cálculo de sueldos,
horas extras, días festivos y bonos por puntualidad, así como en
deducciones por faltas injustificadas. Según lo establece el artículo 47
de la LFT, las ausencias injustificadas pueden incluso ser causa de
rescisión del contrato sin responsabilidad para el patrón (DOF, 1970).

Además, las autoridades fiscales pueden requerir consistencia entre

los registros de asistencia y los comprobantes fiscales digitales (CFDI)
de nómina, por lo que mantener registros claros y actualizados ayuda
a evitar discrepancias ante el SAT.

2.3 Control disciplinario y clima organizacional

Un sistema de control de asistencia también permite monitorear
conductas laborales, detectar tendencias de ausentismo o retraso
crónico y aplicar medidas correctivas conforme al reglamento interno.
Esto contribuye a mantener la equidad entre el personal, evitando que
la falta de compromiso de algunos trabajadores afecte la moral de los
demás.

Por otro lado, cuando la política de control de asistencia se aplica con

transparencia y justicia, fortalece la cultura organizacional y genera
confianza entre empleador y trabajadores.

3. Tipos de Sistemas de Control de Asistencia

Existen diversos métodos y tecnologías para llevar a cabo el control de
asistencia, los cuales varían en su precisión, costos y aplicabilidad
según el tamaño y giro de la empresa. En México, las organizaciones
han ido adoptando sistemas que cumplen con la normatividad vigente
y responden a las necesidades específicas del entorno laboral.

3.1 Sistemas manuales

Los métodos tradicionales incluyen listas de asistencia, tarjetas de
registro y bitácoras firmadas, que requieren supervisión directa y

29
 INICIO

pueden estar sujetos a errores humanos o manipulación. Aunque son

económicos, su uso es limitado en empresas con gran número de
trabajadores o procesos complejos.

3.2 Sistemas mecánicos y electrónicos

Las tarjetas perforadas y relojes checadores electrónicos fueron una
evolución significativa, permitiendo un registro automático y mayor
control sobre horarios. Sin embargo, estos sistemas todavía pueden
ser vulnerables a prácticas indebidas, como el “punching” por
compañeros (marcar por otro trabajador).

3.3 Sistemas biométricos

La incorporación de huellas dactilares, reconocimiento facial, de voz o
iris ha mejorado la precisión y seguridad del control de asistencia, ya
que cada trabajador es identificado de manera única. Estos sistemas
dificultan el fraude y facilitan la integración con sistemas de nómina y
recursos humanos.

3.4 Sistemas digitales y móviles

Con el auge del teletrabajo y las modalidades híbridas, han surgido
aplicaciones móviles y sistemas basados en geolocalización y registro
vía web, permitiendo un control flexible y en tiempo real de la
asistencia, adaptado a las nuevas formas de trabajo en México.

4. Aspectos Legales
El control de asistencia está regulado por diversas disposiciones
legales en México, que buscan garantizar el cumplimiento de la
jornada laboral, proteger los derechos de las y los trabajadores y
facilitar la fiscalización por parte de las autoridades.

4.1 Ley Federal del Trabajo (LFT)

La Ley Federal del Trabajo establece como obligaciones del trabajador
“asistir puntualmente al lugar de trabajo” (art. 134) y del patrón,
“llevar registros precisos de la asistencia y tiempo trabajado por el
personal” (arts. 784 y 804), los cuales sirven como prueba en caso de
conflictos laborales. También se contempla la posibilidad de rescindir
el contrato por faltas injustificadas en más de tres ocasiones en un
periodo de 30 días (art. 47, fracción X) (DOF, 1970).

4.2 Reglamento Interior de Trabajo

Cada empresa debe contar con un Reglamento Interior de Trabajo,
registrado ante la autoridad laboral, que especifique los horarios de
entrada y salida, condiciones de asistencia y consecuencias por

30
 INICIO

retardos o faltas. Este reglamento tiene fuerza legal siempre que se

haya elaborado conforme a lo establecido en el artículo 424 de la LFT.

4.3 Obligaciones fiscales y administrativas

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) requiere que los registros
de nómina, incluyendo los CFDI emitidos, coincidan con los días
efectivamente laborados. Por tanto, una discrepancia entre la
asistencia y los recibos fiscales puede derivar en auditorías o
sanciones. Además, el IMSS e INFONAVIT verifican la correlación entre
asistencia, salario y cotización.

4.4 Protección de datos personales

Dado que los sistemas modernos de control de asistencia recaban
datos personales e incluso biométricos, las empresas deben cumplir
con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de
los Particulares (LFPDPPP), que establece obligaciones sobre el manejo,
resguardo y aviso de privacidad de dicha información (INAI, 2023).

10. Relación con la productividad y la cultura

organizacional
El control de asistencia no solo tiene implicaciones legales y
administrativas, sino que también se vincula estrechamente con la
productividad laboral y el fortalecimiento de la cultura organizacional.
Una gestión adecuada de este aspecto puede influir positivamente en
el compromiso del personal, el ambiente de trabajo y los resultados de
la empresa.

5.1 Impacto en la productividad

La puntualidad y constancia en la asistencia son indicadores directos
del nivel de compromiso de los trabajadores. La acumulación de
ausencias o retardos puede afectar el rendimiento colectivo, generar
desorganización y provocar pérdidas económicas, especialmente en
sectores donde la continuidad operativa es crítica (Rodríguez & Rivas,
2019).

Al registrar y analizar los patrones de asistencia, las empresas pueden

detectar factores que afectan el desempeño, como el agotamiento, la
desmotivación o la falta de liderazgo. Esto permite diseñar estrategias
de mejora, como programas de bienestar, incentivos o rediseño de
horarios, para optimizar el tiempo de trabajo sin afectar la calidad de
vida del personal.

31
 INICIO

5.2 Clima laboral y percepción del control

Si bien algunos trabajadores pueden percibir los sistemas de control
como mecanismos de vigilancia excesiva, una gestión transparente y
justa de la asistencia refuerza la equidad y la confianza organizacional.
Es importante que las políticas internas estén claramente comunicadas
y sean aplicadas sin distinciones para evitar tensiones o malentendidos
(Flores, 2020).

Además, cuando el control de asistencia está vinculado a

reconocimientos, premios o estímulos, puede fomentar hábitos
positivos como la puntualidad, el respeto por los horarios y el sentido
de responsabilidad individual.

6. Implicaciones en área de recursos humanos

El control de asistencia representa una herramienta clave para el
desempeño estratégico del área de Recursos Humanos, ya que le
permite vincular la administración del tiempo laboral con el
cumplimiento normativo, la productividad y la cultura organizacional.

Desde el punto de vista legal, un sistema bien estructurado facilita el

cumplimiento de la Ley Federal del Trabajo y de las obligaciones
fiscales, al contar con registros confiables que respaldan los pagos de
nómina, prestaciones y cotizaciones ante el SAT, IMSS e INFONAVIT
(DOF, 1970). Estos registros también son fundamentales para
sustentar decisiones laborales como sanciones, ajustes de horario o
incluso despidos.

Asimismo, el análisis de patrones de asistencia permite a RH identificar

factores que afectan el rendimiento, como el ausentismo crónico, la
rotación frecuente o la desmotivación del personal. Esto posibilita
implementar estrategias de mejora, como ajustes en las jornadas,
programas de incentivos o intervenciones organizacionales para
mejorar el clima laboral (Rodríguez & Rivas, 2019).

Por otro lado, al automatizar el control de asistencia mediante

herramientas digitales, el área de RH puede liberarse de tareas
operativas repetitivas y enfocarse en actividades de mayor valor, como
la capacitación, la gestión del talento y la retención del personal clave
(Ruiz, 2021).

Finalmente, una política de asistencia clara, justa y bien comunicada

fortalece la confianza del personal y mejora la cultura organizacional,

32
 INICIO

contribuyendo a un entorno laboral ordenado, productivo y alineado

con los objetivos institucionales (Flores, 2020).

7. Tendencias tecnológicas actuales

El avance tecnológico ha transformado significativamente los sistemas
de control de asistencia, facilitando procesos más automatizados,
seguros y adaptables a nuevos modelos laborales. En México, las
empresas han comenzado a integrar tecnologías de vanguardia para
mejorar la eficiencia administrativa y cumplir con los requerimientos
normativos actuales.

7.1 Digitalización y automatización

Los sistemas modernos permiten el registro automático del tiempo
laboral mediante software especializado, que se integra con
plataformas de nómina y gestión de recursos humanos. Estos sistemas
reducen errores humanos, generan reportes en tiempo real y agilizan
la toma de decisiones. Empresas proveedoras como Runa, Bind ERP o
Aspel han desarrollado soluciones adaptadas a las necesidades fiscales
y laborales mexicanas (Gutiérrez, 2021).

7.2 Control remoto y geolocalización

Con la expansión del teletrabajo, muchas organizaciones han adoptado
soluciones basadas en aplicaciones móviles o plataformas web con
funciones de geolocalización, que permiten registrar la asistencia
desde ubicaciones remotas de forma confiable. Este enfoque ha sido
impulsado tras la pandemia de COVID-19 y responde a la necesidad de
mantener el control en esquemas flexibles (INEGI, 2022).

7.3 Biometría avanzada y seguridad de datos

Las tecnologías de reconocimiento facial, iris o huella dactilar siguen
siendo ampliamente utilizadas en espacios físicos. Sin embargo,
también han surgido preocupaciones sobre el uso de datos
biométricos, lo que ha generado un aumento en la implementación de
protocolos de seguridad y avisos de privacidad, en cumplimiento con la
Ley Federal de Protección de Datos Personales (INAI, 2023).

7.4 Inteligencia artificial y analítica de datos

Algunas organizaciones más avanzadas están comenzando a utilizar
inteligencia artificial (IA) para detectar patrones de ausentismo,
predecir rotación de personal o generar alertas automáticas ante
irregularidades. La analítica de datos aplicada al control de asistencia
abre nuevas oportunidades para mejorar la planeación y la toma de
decisiones estratégicas en recursos humanos (Solís & Herrera, 2023).

33
 INICIO

8. Mal uso del control de asistencia y sus consecuencias.

 Multas y sanciones laborales (STPS)
o La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) puede
sancionar a una empresa por no llevar registros
adecuados de asistencia, lo cual es una obligación
patronal según la Ley Federal del Trabajo (LFT), artículos
784 y 804.

o Las multas pueden oscilar entre 250 y 5000 veces la

UMA, es decir, desde aproximadamente $27,000 hasta
más de $500,000 pesos.

 Riesgos ante demandas laborales

o En caso de conflictos con trabajadores (por despido, pago
de horas extra, ausencias, etc.), la empresa debe
presentar registros fehacientes de asistencia.

o Si no puede hacerlo, el juez puede dar por válidos los

argumentos del trabajador, ya que el patrón tiene la carga
probatoria (art. 784, LFT).

 Problemas con el SAT

o Un mal control de asistencia puede generar
discrepancias entre los recibos de nómina (CFDI) y los
días realmente laborados. Esto puede derivar en
auditorías o sanciones fiscales por parte del SAT.

 Incongruencias ante IMSS e INFONAVIT

o Las ausencias no registradas adecuadamente pueden
causar errores en las cuotas obrero-patronales o
afectaciones en los derechos de los trabajadores.

o En caso de revisión, estas instituciones pueden determinar

omisiones o diferencias que generen recargos o multas.

 Impacto organizacional
o La ausencia de control genera ineficiencia operativa,
desorganización, retrasos en procesos productivos y un
mal clima laboral.

o También abre la puerta a fraudes internos, como el

34
 INICIO

“checado por otro”, y dificulta la aplicación justa de

políticas internas (ej. bonos por puntualidad).

9. Buen uso del Control de Asistencia

La correcta implementación de sistemas de control de asistencia en las
empresas mexicanas no solo cumple una función legal, sino que
también ha demostrado ser un factor estratégico para mejorar la
eficiencia operativa, la disciplina organizacional y el bienestar laboral.
Diversas organizaciones en México han adoptado buenas prácticas que
pueden considerarse ejemplos replicables por otras instituciones.

10. Prácticas recomendadas en empresas mexicanas

Entre las estrategias más exitosas destacan:

Digitalización del registro de asistencia con sistemas biométricos,

códigos QR o aplicaciones móviles.

Integración de la asistencia con el sistema de nómina para automatizar

el cálculo de horas trabajadas y reducir errores humanos.

Establecimiento de políticas internas claras y comunicadas sobre

puntualidad, tolerancias, permisos y faltas justificadas.

Uso de reportes periódicos de asistencia como insumo para evaluar el

desempeño del personal y tomar decisiones informadas en RH.

Estas prácticas permiten a las empresas tener una mayor trazabilidad

del comportamiento laboral y una administración más precisa de los
recursos humanos (Coparmex, 2022).

Casos de éxito en el contexto nacional

Un caso relevante es el de la cadena mexicana Grupo Bimbo, que ha
implementado sistemas de control de asistencia integrados con su
ERP, lo que le ha permitido mejorar la puntualidad en sus plantas de
producción y reducir significativamente el ausentismo (Expansión,
2021).

Asimismo, algunas instituciones públicas, como la Universidad

Nacional Autónoma de México (UNAM), han modernizado sus
esquemas de control de asistencia para el personal administrativo y
académico, incorporando sistemas digitales con validación biométrica
para garantizar transparencia y eficiencia (UNAM, 2022).

35
 INICIO

Estos ejemplos muestran que el control de asistencia, cuando es bien

gestionado, puede convertirse en una herramienta estratégica para
promover la disciplina, facilitar la toma de decisiones y fortalecer la
cultura laboral.

b. Indicar el Medio y Documento

 Se utilizará de medio, un reloj checador con huella digital, el cual
contiene una opción de mandar todos los registros vía correo
electrónico.

 Como documento, se utilizará un registro llevado en Excel que se

respaldará con las firmas de los trabajadores.

b. Diseñar el control de asistencia individual

Control Asistencia Base

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