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1: Gestión del Alcance de un
proyecto
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FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Eduardo Maldonado - miércoles, 21 de septiembre de 2016, 09:25
Ciclo de vida de un requerimiento
Hola, alumnos..! Bienvenidos al primer foro de discusión de este módulo.
En esta ocasión, le pedimos que describa cuáles son los pasos habituales que se siguen
en su empresa cuando deben recolectar requerimientos.
Descríbalos detalladamente y compárelos con lo descripto en esta Unidad, identificando
las similitudes y diferencias que encuentra.
Esperamos sus comentarios..!
IMPORTANTE: por favor, recuerden que la participación en nuestros foros de discusión
es obligatoria. El objetivo de ellos es el debate y la discusión sobre los temas
planteados, para afianzar los conocimientos vistos a lo largo del curso. No se trata,
simplemente, de una tarea con la que tienen que "cumplir", escribiendo un par de líneas o
respondiendo "Me parece bien...". La aprobación en ellos será definida por el profesor a
cargo, en base a su participación activa y responsable.
Por favor, recuerde que para ser considerada APROBADA, su participación en este
foro debe completarse antes de las 17:59 a.m. del próximo miércoles 21 de setiembre, sin
excepción.
Las participaciones realizadas con posterioridad a esta fecha límite y hasta las 17:59 del
próximo 11 de enero de 2017 serán consideradas RECUPERADAS, con un máximo del
25% de actividades posibles de recupero a lo largo de todo el curso.
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Jesica Barrionuevo - viernes, 16 de septiembre de 2016, 13:52
Buenas tardes, nosotros utilizamos Scrum y los requerimientos del producto previos al
comenzar el proyecto son de alto nivel y detallados en un anexo del contrato.
Generalmente también se basan en una demo o se adjuntan lo que serían print de
pantallas si es que el cliente quiere algo muy particular y ya lo sabe desde el inicio. Luego,
en las planning de cada Sprint, se indaga al PO y se plantean cuestiones en el equipo que
llevan a detallar más finamente los requerimientos para ese Sprint de acuerdo a los
features a desarrollar en el mismo. Las presentaciones de la demo de la parte del producto
desarrollado en el sprint y las retrospectivas, también son una gran fuente para definir o
redefinir requerimientos del producto y del proyecto en si.
En cuanto a requerimientos de otra índole como ser tecnologías necesarias para aumentar
la velocidad de desarrollo, o capacitaciones necesarias, la realidad es que se van dando
un poco sobre la marcha del proyecto y no se definen previamente.
Si hay definiciones previas en cuanto a, por ejemplo, los tipos de lectores o dispositivos
que sirven de acuerdo al país o también las certificaciones necesarias para funcionar en
cada país. Estos requerimientos se recopilan a través de distintas reuniones con los
involucrados en el proyecto y buscando casos similares en los que se ha aplicado esto.
También hacemos mucho research de lo que hay en el mercado.
Siendo un startup no existe un flujo o proceso especifico para la recolección de
requerimientos. Si hay distintos mecanismos pero no un proceso a seguir paso a paso y
menos algo documentado.
Saludos y buen fin de semana para todos!
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Julian Barmat - lunes, 19 de septiembre de 2016, 09:58
Muy bueno el aporte Jessica.
En Scrum hay una particularidad y es que es muy necesario la presencia del Product
Owner para la definición de los requerimientos mientras que lo que plantea el PMI es que
uno sea el que va buscando las diferentes alternativas de posibles requerimientos.
Slds
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Martin Saizar - martes, 20 de septiembre de 2016, 13:19
Nosotros diferencias dos tipos de requerimientos:
1. Pequeños requerimientos correctivos o evolutivos: en estos casos, el requirente
especifica lo que quiere en un formulario, se realiza un análisis de impacto, se prioriza y va
a la cola de espera (Según la prioridad) para su desarrollo e incorporación en un release
del sistema.
2. Nuevos Proyectos: para estos proyectos, se designa un lider de proyectos, quien será el
responsable de realizar un relevamiento y definir junto a los requirentes el alcance.
Lamentablemente, no veo muchas similitudes con la metodología del PMBook, ya que no
hay un proceso especifico de gestión del alcance, planificacion, etc. Simplemente se define
un alcance (lo mejor posible), se arma un cronograma y a salir.
Esto genera permanentes cambios en el alcance, ajustes en plazos, costos, etc., con el
consevuente desgaste entre las partes.
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Germán Galante - domingo, 18 de septiembre de 2016, 10:34
Yo trabajo en el área industrial por lo que no participamos en la recolección de requisitos
de los productos, a nosotros nos vienen dados en forma de especificaciones técnicas que
deben cumplir. Las especificaciones las define desarrollo en base a requisitos de
marketing, pero no sé exactamente cómo llegan a la especificación. De nuestra parte
podemos aportar a su confección durante la prueba industrial o en el lanzamiento cuando
el procesos productivo no permite cumplir con la especificación de manera estable.
En los proyectos de mejora tampoco tenemos requisitos de productos, dado que el
entregable es un resultado. Los requisitos que deben cumplir los proyectos de mejora,
siguiendo la clasificación de la bibliografía, son los de negocio, solución y proyectos, pero
todos estos están estandarizados y definidos por lo que no es necesario recolectarlos.
Saludos
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Julian Barmat - lunes, 19 de septiembre de 2016, 23:52
Se entiende Germán.
Slds
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Ernesto Cunioli - domingo, 18 de septiembre de 2016, 11:21
Buen día. Para la recolección de los requerimientos nos basamos principalmente en
reuniones con los interesados de niveles directivos y grupos sociales, para ir detectando
las necesidades de cada uno de ellos. En cambio para los requisitos de menor nivel de
proyectos y productos, no abocamos a estudios en conjunto con los interesados de niveles
involucrados en el proceso/producto. En ambos casos realizamos reuniones periódicas se
seguimiento para analizar el grado de avance y los nuevos requerimientos que pudiesen
surgir. En los primeros estudios nos basamos en la metodología de tormenta de ideas, a
fin de ir detectando las oportunidades para indagar más a fondo en determinados temas.
No nos basamos en el uso de una importante cantidad de técnicas como las descritas en
la bibliografía. Hay puntos interesantes para desarrollar y que la implementación no parece
ser un punto complejo.
Saludos,
Ernesto.-
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Julian Barmat - lunes, 19 de septiembre de 2016, 23:55
Esa es la idea Ernesto, que puedan ver en este curso, y este foro es uno de esos
ejemplos, de las cosas que se pueden implementar en el trabajo sin tanto esfuerzo p sin
haber terminado el curso.
Slds
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Luis Alberto Alabuela Toapanta - domingo, 18 de septiembre de 2016, 16:15
Buena tardes a todos,
con respecto a la pregunta, en mi área de trabajo realizamos reparaciones a pozos
petroleros normalmente se realiza de forma simultánea a 3 pozos; estas reparaciones
duran entre 7 y 15 días, dependiendo del daño. Cada reparación es un proyecto, y para
realizar lo que se denomina los Requerimientos, se lo hace mediante una reunión entre
varios técnicos esto es para que cada uno aporte en us área de trabajo, porque las
reparaciones incluyen las áreas: ingeniería de petróleos, eléctrica, reservorios, geología,
producción y medio Ambiente y esto se plasma en un programa que lo denominamos
Programa de Reacondicionamiento, en donde se delata los pasos a seguir para la
reparación. debo indicar que estas reparaciones son muy costosas (entre 250mil y 80mil
dólares), lo cual lleva mucha responsabilidad.
De lo revisado con el material de estudio, estamos dentro de uno de los proceso que son
las reuniones, sin embrago nos falta registrar mas a detalle, como mencioné en otro foro,
mi propósito es implementar en mi área de trabajo las técnicas de Project Management,
que por ahora las aplicamos muy someramente.
Saludos Cordiales
Luis
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Julian Barmat - lunes, 19 de septiembre de 2016, 23:58
Está muy bien Luis. Por lo que contas estarian aplicando lo que en le material se conoce
como reuniones o grupos homogeneos, mas allá de las reuniones o entrevistas
individuales.
Slds
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Daniela Ruccella - domingo, 18 de septiembre de 2016, 18:35
Hola a todos,
La realidad es que mi profesión (arquitectura) le huye mucho a llevar a cabo muchos
procedimientos estándares que en muchas otras áreas te incorporan desde la formación
profesional, creo que muchos de los problemas y mala fama que tienen los arquitectos
tiene su base en esto. La realidad es que nuestra formación tiene una gran falla y es que
no nos preparan para la realidad después de la facultad, no forman más como “artistas”.
Así que muchos (la mayoría) de los procesos expuestos en el curso no son aplicados, y la
idea de hacer este curso es comenzar a implementarlos en la medida de lo posible. En el
caso particular de la recolección de requerimientos, no hay un proceso o pasos único para
seguir, ya que nos enfrentamos en la mayoría de los casos, con clientes que quieren
hacerse su casa, y la forma de recolección de los requerimientos depende mucho de estos
clientes, muchas veces tienen en claro que quieren, otras no tienen idea y hay que ir
descubriendo que casa quieren, otras veces los requerimientos son contradictorios o
durante el proceso se dan cuenta que lo que querían inicialmente no es lo que realmente
querían. Este proceso de recolección solo puede llevarse a cabo a través de reuniones
con los clientes a veces más formales, otras completamente descontracturadas, e ir
generando luego de estas reuniones esquemas preliminares que reúnan los
requerimientos anteriores, para así sobre esos poder seguir avanzando y ayudándolos a
descubrir que casa es la que realmente quieren, hasta llegar a la casa que se ajuste a
todas sus necesidades, y a partir de ese momento se inicia el trabajo del desarrollo de ese
proyecto.
El procedimiento difiere bastante de lo expuesto en los apuntes, pero en esta instancia
hacemos más de psicólogos y creo que no hay un paso a paso a seguir ya que depende
completamente del cliente y debemos adaptarnos y saber cómo llevarlos para llegar a un
buen resultado.
Saludos!
Daniela
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Julian Barmat - martes, 20 de septiembre de 2016, 00:03
Excelente Daniela. En general las carreras no te preparan para salir y trabajar
inmediatamente o para aplicarlo inmediatamente.
Mas en mi caso que fue una carrera de desarrollo de sistemas, donde la tecnología
aumenta mas rapido que lo que cambia el plan de estudio.
Yo soy un convencido que la facultad te enseña a pensar y como analizar determinadas
situaciones mas que a resolver casos puntuales.
Slds
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Leonel Enrique Pasquale - domingo, 18 de septiembre de 2016, 22:14
En mi caso particular, como trabajo como profesional independiente, cuando un interesado
en desarrollar un proyecto recurre a mi para contratar mis servicios, lo primero que hago
es realizar una entrevista personal donde busco entrar en confianza y conocerlo mejor. Le
hago una serie de preguntas acerca de lo que tiene en mente para ir conociendo su
manera de pensar, su visión, qué tipo de inversor es, etc.
Básicamente le pregunto:
1) Si ya tiene antecedentes en algún proyecto similar o si es la primera vez que va a
realizarlo.
2) En tal caso que haya antecedentes, le solicito toda la documentación que me sirva
como indicio y que esté a disposición (formularios, registros, estudios de mercado
realizados, lecciones aprendidas, etc.)
3) Su grado de conocimiento acerca del mercado.
4) Detalles significativos del producto que va a desarrollar en el proyecto.
5) Su grado de participación en el proceso de formulación. O sea, qué decisiones desea
delegar, o no, en el PM.
6) Plazo de entrega del proyecto terminado (si no lo fija el cliente, lo fijo yo, de acuerdo a la
complejidad de dicho proyecto).
7) Cuál es el capital máximo con el que cuenta para invertir.
Leyendo el capitulo 3 del apunte de la clase, veo que en algunos casos coincido y en otros
me falta profundizar de manera que pueda agregar mayor formalidad a la etapa de
recolección de requerimientos. Puedo decir que hasta el momento, no llevaba un registro
de todos los interesados, sino solamente del dueño de la empresa o del emprendedor que
contrataba mis servicios. Asimismo no he llegado a utilizar técnicas de toma de decisiones
grupales porque mi trabajo no lo ameritó hasta el momento. En el caso de las herramientas
y técnicas para el proceso de recolección de requerimientos, como dije más arriba, utilizo
el método de entrevista formal en mi primer contacto con el empresario o emprendedor.
También he recurrido al benchmarking en las oportunidades en que el empresario no tiene
la suficiente información propia o experiencia en el proyecto en el cual desea invertir.
Entonces estudio el comportamiento y la trayectoria de una empresa similar, a la que
considero como “ideal” para fijar parámetros que pueden ser reproducidos por mi cliente
(como atención al público, canales de distribución, estrategia de MKT, segmentación del
mercado, etc.). El análisis de documentación es importante para realizar mi trabajo, como
dije también mas arriba. Ahora bien, hasta el momento no pacte ningún criterio de
aceptación con quienes fueron mis clientes ni aplique matriz de trazabilidad de
requerimientos a los proyectos realizados. Después de esta clase seguramente pondré en
práctica lo que hasta ahora por desconocimiento no hice.
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Julian Barmat - martes, 20 de septiembre de 2016, 00:08
Muy bueno el aporte Manuel.
Justamente sobre la gestión de interesados/Stakeholders vamos a estar viendo el área de
conocimiento pero ahi por la unidad 8.
Slds
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Luis Alberto Oviedo - lunes, 19 de septiembre de 2016, 02:01
En la empresa que trabajo, al ser una empresa de servicios de IT con muchas fallas
organizativas (que en gran parte me llevaron a realizar este curso) en lo que refiere a la
recolección de requerimientos no está muy definido como llevar a cabo está tarea. En la
mayoría de los proyectos en los que eh participado los requerimientos se especificaban vía
mails y reuniones tanto con el cliente como internas. Se podría decir que en cuanto a lo
detallado en el material de lectura y estudio, sólo hacemos uso de entrevistas y análisis de
documentación, aunque esté análisis cuenta con información bastante escasa dadas las
pocas entradas que tiene. Sería de muchísima ayuda y mejoraría la eficiencia y la
efectividad en la realización de nuestros proyectos hacer uso de registro de interesados,
cuestionarios, brainstorming y diagramas de contexto que le aporten a los miembros
participantes del proyecto, tener mayor involucración y noción de la magnitud del mismo.
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Julian Barmat - martes, 20 de septiembre de 2016, 00:11
A mi tambien me ha pasado Luis, y también la pobre definición de requerimientos o
necesidades en proyectos (en particular uno muy grande) fue el que me llevo a estudiar
Project Management pero eso ya fue hace casi 10 años.
Slds
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Ricardo Ruben Fernandez - lunes, 19 de septiembre de 2016, 07:57
Muy buenos días a todos,
En mi caso particular, donde he participado en muy pocos proyectos, haré referencia solo
al más importante.
En aquel proyecto de migración de ERP se utilizaron las siguientes herramientas para la
recolección de requerimientos:
Entrevistas iniciales con los desarrolladores
Reuniones interdisciplinarias, las que en el material de estudio denominan
Talleresny Grupo de Análisis.
Cuestionarios para relevar información del usuario final.
Observaciones: se utilizo para entender un proceso cuando el usuario no tenía la
capacidad de describir la tarea que realiza.
En cuanto al uso de tecnicas de Toma de Decisión se ha utilizado la de Brainstorming en
la que participaron los usuarios. El resultado fue muy interesante pues, a partir de eso, se
obtuvo mayor compromiso del usuario en el proyecto.
Sin dudas y luego de la lectura del material de estudio he encontrado otras técnicas y
recursos muy intersantes y útiles que podrían haber ayudado al éxito de aquel proyecto.
Sobre todo en la cuestión de Documentar los Requerimientos y asegurar que los mismos
cumplan con todas las características necesarias.
Lo importante de este curso es que nos ayuda a ordenar de manera sistemática los
procesos que alguna vez hemos utilizado y nos aporta otras herramientas que pueden ser
de gran utilidad.
Saludos para todos!!!
Ricardo
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Julian Barmat - martes, 20 de septiembre de 2016, 00:15
Esa es la idea Ricardo, igualmente si bien pueden haber algunas para agregar al proceso
de recolección veo que hay varias que si estan utilizando.
Slds
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Santiago Benfatto - lunes, 19 de septiembre de 2016, 15:59
En la empresa de producto masivo en la que trabajo la metodología de proyectos que se
usa te va llevando a que se vayan describiendo los distintos requerimientos: de producto,
de packaging, de proceso, de maquinarias, de calidad, regulatorios, etc.
Una de las formas que se utiliza, es un template en el que cada área interesada tiene que
completar los campos requeridos. De esta manera, cuando se da por cerrado este paso, lo
que está completo se considera un requerimiento.
Para desarrollar cada parte del template se pueden usar distintas herramientas y técnicas,
por ejemplo: si el negocio es el que quiere un nuevo producto, en general ocurre que
marketing hace un requerimiento “muy poco formal” y muy ambiguo de que se pretende
insertar en el mercado. Luego se van alineando a través de talleres multidisciplinarios
(participa marketing, R&D, manufactura, calidad, ingeniería, BD, etc.) en la que se puede
llegar a usar un brainstorming si es necesario.
Si el producto ya existe, los requerimientos del producto ya están dado y hay que
respetarlos.
Los requerimientos del proceso en general se obtienen a través de reuniones o talleres y
muchas veces se hace benchmarking con otras plantas de la empresa en la cual existe un
proceso muy similar al que se pretende.
Una buena manera que utiliza la empresa para obtener los requerimientos de las
maquinarias (y de los usuarios de las mismas) es realizar talleres, que ya están
estandarizados, en el lugar de trabajo en la que existe una maquina igual o similar (dentro
de la misma planta o en otra planta de la empresa). De esta manera se obtiene
directamente desde el operador que características debe tener la máquina desde el punto
de vista de seguridad, calidad, operatividad, mantenimiento, etc.
Es importante que se definan todos los campos del template ya que es la herramienta que
se va a utilizar para el inicio de la pre-ingeniería del proyecto, lo que no está completo,
queda a discreción del área de Ingeniería.
Creo que se utilizan muchas herramientas o técnicas similares a la que figuran en el
material de lectura, las más utilizadas son entrevistas, talleres, brainstorming,
benchmarking y observaciones. Las que nunca escuche que se hayan desarrollado son
grupos de análisis, Técnicas Delphi, mapa de ideas mentales y diagramas de afinidad.
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Julian Barmat - martes, 20 de septiembre de 2016, 00:21
Está muy bien Santiago.
Delphi, Mapas de ideas mentales y diagramas de afinidad son complementarias a la
realización de Brainstormings.
Slds
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Ana Kanno - lunes, 19 de septiembre de 2016, 16:36
Buenas tardes
En la compañía farmacéutica donde trabajo tiene una estructura de organización funcional,
el upper management es el que decide que proyecto se va a llevar a cabo. Los
requerimientos de negocios están definidos por un comité ejecutivo interdisciplinario. Estos
requerimientos no se vuelcan en un plan de gestión y las áreas técnicas no están al tanto
de ellos. El proyecto se inicia con un kick-off meeting en donde participan todos los
sectores y se presenta el planning del proyecto, con hitos y fechas límite. Cada uno de los
departamentos se ocupa de definir y aprobar los requerimientos (no estratégicos)
necesarios y el departamento de Calidad los valida. Estos requerimientos se verifican y se
ponen en práctica durante el desarrollo del producto.
Los requerimientos de los interesados se recopilan en cada uno de los departamentos y
luego se vuelcan en conjunto en un documento que resumen los alcances técnicos. Los
recursos se definen en un plan de presupuestos aprobado por el upper management.
La recolección de requerimientos técnicos se realiza utilizando las herramientas indicadas
en el PMBOK, por medio de grupos de análisis, referencias, observación, análisis de
documentación vigente y entrevistas. La toma de decisiones grupales se realiza mediante
brainstorming con técnica nominal de grupos y diagramas de afinidad.
Además se fabrican prototipos en las etapas tempranas del proyecto. Se usan referencias
del mercado.
Como salidas, se elaboran documentos de requerimientos y se realiza una trazabilidad de
los requerimientos definidos. No se utiliza el plan de gestión de requerimientos, sin
embargo, se especifica el modo de documentación y gestión de los requerimientos, se
controlan las actividades relacionadas a ellos y se administran y registran los pedidos de
cambio y el impacto del mismo.
Saludos
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Julian Barmat - martes, 20 de septiembre de 2016, 00:23
Que bueno que usen tantas herramientas Ana.
Slds
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de GUILLERMO FEDERICO BUNTING - lunes, 19 de septiembre de 2016, 21:07
Buenas tardes equipo, déjenme compartir mi experiencia en este tipo de situaciones.
Por dar un ejemplo típico:
El departamento de Marketing & producto de la empresa en la que trabajo, observa
que la competencia lanzo o está en vísperas de lanzar un producto con ciertas
cualidades y, que puede impactar negativamente a nuestra marca.
Producto de ello, nace una necesidad, pero desafortunadamente con una idea
impuesta difícil de alterar, y consecuentemente debemos orbitar sobre ella.
Inicia una solicitud al departamento de ingeniería para que evalué implicancias de
acercarse a ello o con la ambición de poder superarlo.
De ahí se emprende a la recolección algo difusa y poco clara de los requerimientos
por parte de ellos. Pues se percibe un clima de pánico, y dilucidar sus deseos se
hace más que difícil.
Ocurre que iniciamos una búsqueda con lineamientos vagos que van madurando
muy sobre las fechas de lanzamiento. Van sufriendo metamorfosis constantes y,
se hacen imposibles recolectar datos certeros e inamovibles.
Si nos guiamos por los apuntes se dificulta cuantificar los deseos (en este caso los
interesados son parte de otro departamento).
Los costos se estiman, se escatiman y se negocian constantemente. El cronograma se
congela, y ya se tiene un vencimiento del proyecto para su lanzamiento. La planificación
de la calidad es desprolija y se corrige sobre la marcha una vez largado el proyecto sobre
la línea de montaje.
El consumidor final sin darse cuenta, absorbe los defectos del producto hasta que el
mismo entre en cadencia cuando se fabrica.
Hasta en tanto los requerimientos para un nuevo producto no sean claros desde un
principio, el cómo impacta en la empresa y en los interesados se evidencia notablemente.
Saludos!
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Julian Barmat - martes, 20 de septiembre de 2016, 00:29
Muy buen aporte Guillermo.
Tal cual, lo mas dificil es reconocer las expectativas o los deseos no expresados, para lo
cual es que se usan herramientas como prototipos, observación, etc.
Slds
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Alfonsina Szpeiner - lunes, 19 de septiembre de 2016, 22:33
En mi caso, en la recolección de los requerimientos he utilizado diversas técnicas de las
que menciona el capitulo 3 ya que en muchos casos la posibilidad de utilizar una u otra
depende del proyecto y muchas veces pueden utilizarse varias y complementarse.
Pero la verdad, como no trabajo en una empresa sino en un organismo público y las
lógicas son distintas a veces me cuesta encontrar paralelismos con mis compañeros o los
ejemplos pero bueno..ahí va.
Para comenzar normalmente en mi trabajo un proyecto comienza con un pedido del
presidente o algún miembro del Directorio del CONICET. Este pedido es canalizado por la
gerente del área quien designa un responsable (entiendo este sería el PM). Si el proyecto
se aboca, por ejemplo, a implementar un nuevo proceso de gestión es probable que se
realicen reuniones entre responsables involucrados ( de una o distintas áreas) y se utilicen
técnicas como brainstorming (no me animo a decirle grupo de análisis porque no tienen
moderador como dice el texto). También, los analistas del equipo suelen usar técnicas
como benchmarking (para ver como son estos procesos en otros organismos y
compararlos) y/o análisis de documentación (si, por ejemplo, lo que hay que hacer
depende de una nueva normativa ya aprobada o hay antecedentes que deben tomarse en
cuenta) para evaluar los requerimientos. Asi mismo, en este momento, el principal
proyecto del organismo en el que estoy involucrada es la elaboración de su plan
estratégico por lo que las técnicas que estamos utilizando son entrevistas, grupos de
análisis y talleres con las autoridades e informantes claves. Además he sido parte de un
proyecto en el cual se utilizaron encuestas para evaluar un programa o he participado en
la evaluación de prototipos de software pero entiendo que en estos casos coinciden las
técnicas pero no las he utilizado para recolectar requerimientos sino para evaluar
productos o procesos.
Saludos
Alfonsina
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Julian Barmat - martes, 20 de septiembre de 2016, 00:30
Muy bueno el aporte Alfonsina.
Slds
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Soledad Oliva Martinez - martes, 20 de septiembre de 2016, 15:08
Buen Dia, como estan?
En la empresa donde trabajo todo es un poco desordenado, como siempre expresan
algunos de ustedes (y en mi caso tambien fue lo que me llevo a hacer este curso). Pero de
todas formas estuve pensando un ejemplo y de me ocurre que puede haber algunos
paralelismos.
Cuando nos toca realizar algo de obra publica, los requerimientos pasan a primer plano
porque para poder licitar, y "ganar" una obra, lo primero que tenemos que hacer es
analizar requerimientos que nos vienen dados en un PET (Pliego de especificaciones
tecnicas), asignarles un tiempo y un costo. Una vez verificado esto, y presentada la
licitacion, si logramos que nos la adjudiquen, comienza el proceso interno de trabajo sobre
los requerimientos.
Comparativamente, seria asi:
- Lectura y analisis del PET // comparado con "Analisis de la documentacion" y
"Grupos de analisis homogeneos" : Se analizan todos los items especificados en el
pliego, los planos, planillas de locales, detalles tecnicos, etc. (estos son los
requerimientos). A partis de este analisis, en reuniones, o individualmente, se establecen
requerimientos que puedan no figurar en esta documentacion, para hacer un listado de
consultas. Tambien se establecen algunos requerimientos internos de la empresa, como
lineamientos a la hora de llevar a cabo la obra.
- Consulta sobre Pliegos // comparado con "Entrevistas" : Algunos requerimientos
pueden haberse cotizado y aceptado, pero quizas no puedan llevarse a cabo (por zona
geografica, material discontinuado, errores de PET, etc). Para estos casos se realizan
reuniones con los futuros inspectores de obra para realizar modificaciones. esto de puede
dar a lo largo de todo el proyecto, transformandose asi en procesos de solicitud,
apropbacion y control de cambios.
- Listados de rubros, items, organigrama inicial de obra // comparado con "Diagrama de
contexto" : Sobre un listado de rubros e items se elabora un cronograma inicial que dara
lugar al plan de trabajo de la obra, donde se asigan personas y responabilidades, y se
forman los equipos de trabajo, considerando el personal disponible de la empresa.
De todas fromas creo que nos falta mucho, porque en obras privadas (emprendimientos
propios de la empresa), los PET no existen ya que no se elaboran, lo cual es un gran
inconveniente porque esos documentos poseen todos los requerimientos y restricciones a
nivel producto (y algunas a nivel proyecto).
Este en mi caso, por mi pofesion es uno de los puntos mas relevantes, y es muy util poder
conocer mas herramientas que sirvan a este fin.
Saludos
Sole
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Emiliano Spasaro - martes, 20 de septiembre de 2016, 16:13
Buenas tardes, en la empresa donde trabajo lo que hacemos para la recolecicon de
requerimientos es:
- Reuniones grupales
- Reuniones individuales
- Cuestionarios
- Brainstorming
- Talleres
En la medida que podemos tambien utilizamos prototipos parciales del producto que
estamos desarrollando, en mi punto de vista nos es de gran ayuda para poder ir viendo
donde estamos parados y si vamos por el camino correcto o tenemos que realizar algun
ajuste.
El material de esta semana es muy interesante ya que me nutrio de diversos recursos para
poder empezar a emplear a futuro.
Saludos
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Richard Caraballo - martes, 20 de septiembre de 2016, 16:32
En esta ocasión, le pedimos que describa cuáles son los pasos habituales que se siguen
en su empresa cuando deben recolectar requerimientos. Descríbalos detalladamente y
compárelos con lo descripto en esta Unidad, identificando las similitudes y diferencias que
encuentra.
Es un poco diferente la forma de trabajo en la organización en la cual me encuentro, por
ello se me hace difícil realizar comparaciones con los contenidos trabajados en esta
unidad. Es el director quien nos asigna los proyectos a ejecutar, con el producto o servicio
requerido por el cliente de esos proyectos (¿en este sentido podríamos decir que es
“dictatorial”? no lo sé si corresponde llamarlo de esta manera en este caso).
En general es el director quien dialoga con el cliente y mediante reuniones definen el
producto y servicio que se debe entregar. Sin embargo, el director designa al PM quien,
mediante reuniones, debe entender lo que el cliente quiere que sea entregado como
producto o servicio final. Este PM deberá preparar al equipo ejecutor del proyecto para
iniciar el trabajo. Es con el equipo que se realizan algunas técnicas, no con el ánimo de
definir el producto o servicio sino con la idea de aunar criterios y entender aquello que se
pretende y requiere entregar.
A veces hemos mejorado del producto: nos ha pasado que en el equipo de trabajo vimos
que podíamos mejorar el producto a entregar, entonces sugerimos algunos cambios al
director el cual conversó con el cliente. Posteriormente se definieron los cambios y nuevos
términos en la entrega del producto.
Teniendo en cuenta lo que vengo estudiando, pienso que en nuestra organización nos falta
crecer mucho en lo que tiene que ver a la gestión de proyecto y principalmente a la
unificación de criterio para la gestión de los mismos. Lo más probable que nuestra
organización estaría necesitando un PMO, esto sería muy útil.
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de ANA BELÉN VINTIMILLA SARMIENTO - martes, 20 de septiembre de 2016, 16:32
Buenas tardes,
Al momento de estudiar la elaboración de una propuesta de proyecto lo principal ha sido
escuchar y registrar el deseo del Cliente y de los interesados en general. Hay una frase
que considero aplica en esta sección y es "SOÑAR EL SUEÑO DEL CLIENTE", así que se
hace énfasis en conocer cuales son los objetivos que se tiene con este proyecto y bajo que
características lo vamos a lograr.
Inicialmente se realizan reuniones entre representantes de la organización y del Cliente
con poder de toma de decisión para entender las principales características que tendría el
proyecto, para luego ampliar esta información obtenida con grupos de análisis
interdisciplinarios que emitirán criterios acerca de la viabilidad del proyecto.
En cada etapa de análisis se mantiene un diálogo permanente entre los interesados ya
que la cuantificación y clasificación de estos requerimientos es fundamental para la
planificación del proyecto.
Dentro de las herramientas más empleadas en esta etapa están la lluvia de ideas, el juicio
de expertos, y también la consulta a otros proyectos similares que se hayan manejado
dentro de la Organización; relacionando así el uso de las buenas prácticas y lecciones
aprendidas con el establecimiento de requerimientos que posteriormente serían hitos a
cumplir dentro de la planificación.
Saludos.
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Manuel Serantes - martes, 20 de septiembre de 2016, 17:09
Buenas tardes a todos, comparto mi opinión al respecto.
La organización en la que trabajo es un ente gubernamental, en el que no hay definidas
muchas metodologías y por ende son pocas las cosas que se documentan. Recientemente
acabo de ingresar al área de sistemas, que es donde se llevan adelante la mayoría de los
proyectos.
La "metodología" mas comúnmente utilizada es el típico ida y vuelta entre el cliente
(responsable de otras áreas que solicitan al área de sistemas el desarrollo de alguna
aplicación) y algún responsable del área de sistemas que se asigna al proyecto y tiene los
conocimientos para llevar adelante el desarrollo solicitado.
Está "metodología" netamente informal hace que la gran mayoría de los proyectos
fracasen, o en los casos en los que se obtiene u producto relativamente coherente con lo
solicitado es por el conocimiento de los involucrados, pero lo cierto es que
metodologicamente estamos a años luz de implementar algo que asegure el exito de los
proyectos.
Lo mas comun es que los clientes presenten algun tipo de documento sin un formato
estandarizado con una descripción de lo que se desea realizar y en base a eso se realizan
reuniones informales con mucho ida y vuelta para ir definiendo que es lo que se desea
lograr, pero por lo general nada queda documentado.
Actualmente estamos intentando implementar un marco metodologico basado en el
PMBOk que pueda adaptarse facilmente dependiendo de la complejidad de los proyectos y
nos encontramos en la etapa de confeccion de los templates basicos para cada una de las
salidas de los procesos identificados en los grupos de procesos del PMBOK. La idea es
poder gestionar cada uno de los proyectos utilizando los modelos que estamos
desarrollando.
Partimos de un documento base de Project Charter similar a los utilizados en este curso,
donde se realiza una enunciación de los primeros requerimientos identificados, tratandolos
muy a groso modo. En esa misma etapa estamos proponiendo que se defina también un
registro de interesados.
En el Plan para la Dirección del proyecto simplemente se pone una breve descripción de lo
que se pretende hacer y la referencia a los documentos específicos de la definición del
alcance. Esta breve descripción cumple el rol de enunciado del alcance y se complementa
con los siguientes documentos especificos:
- Flujograma genérico con el Plan de Gestión del Alcance, donde queda definido quien es
el encargado de definir el alcance, quien puede realizar modificaciones y quien debe
aprobarlas.
- Flujograma genérico con el Plan de Gestión de Requisitos, donde queda definido quien
puede pedir requerimientos, cambiarlos, documentarlos, y quien debe aprobarlos y como.
- Formulario individual de requisitos, con una serie de campos obligatorios, similares a los
de los templates del presente curso, para cada uno de los requerimientos.
- Matriz de trazabilidad de requisitos donde se va volcando el avance en el cumplimiento
de los mismos.
- EDT: documento con la estructura de desglose del trabajo para descomponer las
actividades en el menor grado de detalle posible agrupandolas para cada uno de los
componentes definidos a nivel mas general.
Si bien estamos intentando definir todos los formularios de base, lo cierto es que la
utilización de algunos o todos estará definida por la complejidad del proyecto de que se
trate y de un analisis de costo de oportunidad, para saber si el valor de la información que
vamos a documentar vale la pena en relación a su esfuerzo.
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Pablo Santini - martes, 20 de septiembre de 2016, 21:04
En coincidencia con algunos de los comentarios previamente posteados en mi empresa,
que se dedica a la manufactura de electrodomésticos, es decir que los requerimientos para
determinar el alcance de un nuevo proyecto usualmente surgen de: demandas del
mercado (se detecta una nueva necesidad), competencia (insertase en un nicho que es
liderado por la competencia) o la creación de necesidades en los clientes.
Usualmente los departamentos de Marketing, Producto o Ventas tienen herramientas
como raitings de SCR (Service Call Rate), empresas consultoras externas, encuestas a los
puntos de venta, etc. que permiten obtener varios requerimientos los cuales van a
determinar cuál es el alcance el producto. Una vez determinados estos requerimientos se
realiza una hoja de especificaciones técnicas, la cual resume como estos requerimientos
deben plasmarse en el producto a obtener. Sin embargo los requerimientos de los
interesados y los requerimientos del proyecto los obtiene el PM analizando el contexto. Es
el Líder de Proyecto quien establece las ponderaciones de los interesados como así
también determina cuales son los procesos que el proyecto debe proveer.
Lamentablemente los requerimientos cambian a lo largo del proyecto, en algunos casos
hasta cambian los objetivos del mismo. Por ejemplo el contexto de apertura de
importaciones dio un giro brusco a la mayoría de los proyectos que tenía la empresa,
varios proyectos que buscaban mejorar el performance del producto terminaron siendo
proyectos de reducción de costos para competir en precio con los productos importados.
Saludos.
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Isaac Llugdar - martes, 20 de septiembre de 2016, 22:39
Los proyectos que abordo en mi empresa (rubro manufactura), generalmente tienen que
ver con Introducciones de Nuevos Productos, donde generalmente se transfiere la
manufactura de determinado producto desde otra planta a una en nuestro país. Por lo que
los requerimientos del producto en sí ya fueron definidos y validados con anterioridad.
Sin embargo, "fabricarlos" localmente también requiere relevar los requerimientos para el
nuevo proceso de manufactura. Para ello se realiza una kick-off meeting, donde participan
distintos sectores interesados en el proyecto (calidad, testeo, comercial, supply) y exponen
sus requerimientos. Entiendo que se asemejaría a un "Grupo de Análisis" como lo expone
el PMBOK. Luego el PM que coordina el proyecto recolecta todos los requerimientos y los
vuelca en un documento.
Generalmente observo que en esta etapa los requerimientos todavía están lejos de cumplir
todas las características de un requisito bien definido. Con el correr de las reuniones de
seguimiento van completándose o volviéndose verificables.
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Fernando Martinez - martes, 20 de septiembre de 2016, 23:28
Buenas noches a todos
En mi caso en particular estoy en proyectos de producto.
Producto me comparte un plan de producto, el cual en ocasiones no se encuentra
totalmente definido.
Mediante conversaciones telefónicas, hasta en ocasiones (viaje de por medio) nos
reunimos con el jefe de producto, para cerrar diversos puntos.
Se arma un prototipo inicial para validar todo lo planificado.
El problema realmente se inicia cuando se quieren cambiar partes posteriores a fechas
críticas, o bien, suelen querer agregar accesorios que llevan desarrollos que se deberían
haber planeado desde un principio por el tiempo, por ejemplo, una semana antes un
directivo quiso agregar una etiqueta, siendo que lleva un proceso no menor a 5 días de
cargas de parámetros internos.
El mejor camino que encontré hasta el momento es consultar y volver a consultar a
quienes tiene la decisión de tal o cual liberación, siempre dentro de lo que permitan los
equipos.
Saludos.
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Re: FORO de discusión 3.1: Gestión del Alcance de un proyecto
de Mariano Martín Suárez - miércoles, 21 de septiembre de 2016, 00:10
Buenas noches,
Donde yo trabajo se suelen hacer visita a los clientes que van a comprar algún producto.
Durante estas visitas se hacen rondas de consultas donde se define que es lo que quiere
el cliente. Dado el know-how que tenemos sobre productos frecuentes que realizamos,
muchas veces con poca información nos alcanza dado que mucho no cambia.
En mi experiencia, el problema surge cuando nos tocan proyectos más grandes o que son
multidisciplinarios, donde no todos saben todo y es muy difícil definir aspectos sobre lo que
uno no conoce. Entonces, lo que sucede luego, es que el cliente no se encuentra conforme
con algún aspecto del entregable. Esto se debe a una pobre recopilación de los
requerimientos, que en general se da por ignorancia, falta de experiencia o apuro en
comenzar con los trabajos.
La realidad en la empresa, es que existe una planilla donde se ingresan los datos de
entrada, pero esta planilla contempla mucho de lo técnico y lo comercial, dejando de lado
ciertos aspectos documentales, que muchas veces son importantes, dado que abarcan
especificaciones, requerimientos, documentos de referencia o no mandatorios, etc. Al no
existir un project charter donde se contemplen los requerimientos del proyecto, muchos de
estos se van agregando sobre la marcha y muchas veces, sobre la fecha, entonces surgen
apuros que llevan a cometer equivocaciones.
Saludos