Foro de discusión 2.

2: Integración de un proyecto
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Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Eduardo Maldonado - miércoles, 7 de septiembre de 2016, 15:53

Hola, alumnos! Bienvenidos al último foro de discusión de este módulo!

Esta semana, queremos plantearles otro de los puntos importantes que se tienen que
llevar a cabo en los proyectos, y que son las Lecciones Aprendidas.
Queremos que nos cuenten si en sus empresas manejan lecciones aprendidas, cómo las
documentan, y si alguna vez éstas les han servido para desarrollar más efectivamente
sus proyectos.

En caso de que no las utilicen, ¿cómo las hubiese aplicado en alguno de los proyectos
que hayan llevado adelante?
IMPORTANTE: por favor, recuerden que la participación en nuestros foros de
discusión es obligatoria. El objetivo de ellos es el debate y la discusión sobre los
temas planteados, para afianzar los conocimientos vistos a lo largo del curso. No se
trata, simplemente, de una tarea con la que tienen que "cumplir", escribiendo un par de
líneas o respondiendo "Me parece bien...". La aprobación en ellos será definida por el
profesor a cargo, en base a su participación activa y responsable.

Por favor, recuerde que para ser considerada APROBADA, su participación en este
foro debe completarse antes de las 17:59 a.m. del próximo miércoles 14 de setiembre,
sin excepción.
Las participaciones realizadas con posterioridad a esta fecha límite y hasta las 17:59 del
próximo 11 de enero de 2017 serán consideradas RECUPERADAS, con un máximo del
25% de actividades posibles de recupero a lo largo de todo el curso.

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de GUILLERMO FEDERICO BUNTING - sábado, 10 de septiembre de 2016, 11:39

Todo el staff de compañeros provienen de distintas experiencias y edades, tienen roles y

profesiones bien marcados y diferentes, para sectores específicos de la compañía. Y,
aunque la cohesión de alguna manera exista. Las lecciones aprendidas de cada uno por
sus experiencias vividas, lo van manejando de innumerables métodos y herramientas
adquiridas por ellos mismos (a modo de auto-ayuda, y/o resguardo).
La sensación de desentendimiento por parte de cada uno de como maneja sus
habilidades para documentarlas es lo primero que intuyo.
No parece existir un estándar para llevarlas a cabo y cada integrante del equipo utiliza
algún mecanismo de defensa que más se le adapte a la circunstancia.
En mi experiencia desconozco de algún documento (digital o de papel) que existiese en
la empresa donde trabajo para poder retro-alimentarse.
En mi caso particular, si debo decir que en la medida que atravieso distintas dificultades
de proyectos, voy tomando recaudos para no volver a pasar por lo mismo (es el
mecanismo de defensa del que comento)
Genero bitácoras digitales, con:

 Planos.
 Documentos escaneados
 Facturas, Órdenes de compra.
 Desvíos.
 Bocetos a mano alzada.
 Fotografías.
 Notificaciones
 Listados de tareas no contempladas, etc.

Lo más ordenado posible, para que cualquier persona pueda acceder y entenderla. Y
para que a mí, me sirva como fueron los fundamentos en la elección / remoción, de una
idea/decisión.
Lo primero que encuentro que difiere con el estándar, es que a veces no alcanzo a
documentar en el momento del acontecimiento. Y, es probable que se me pases muchos
puntos imperiosos para la “mejora continua”.

Saludos.

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - domingo, 11 de septiembre de 2016, 20:40

Está muy bien Guillermo.

Por ahora el estándar no habla tanto de lecciones aprendidas, salvo en el proceso de
cierre, aunque estimo que esto cambiará en la proxima version del PMBOK a salir a
fines del año que viene.
Coincido con que si se hace al final se pierde mucha informacion para construirlas
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto
de Mariano Martín Suárez - sábado, 10 de septiembre de 2016, 15:50

Buenas tardes,
En la empresa que me encuentro no documentamos las lecciones aprendidas, aunque a
raíz de la última obra importante que tuvimos, en la que tuvimos muchos problemas,
vamos a comenzar. Esto se debe a que muchas de las cosas que aprendimos durante esta
obra, ya han sucedido en obras anteriores y me han dicho así: "Es como que estoy
viendo la película de nuevo".
Yo creo que para empezar a documentar las lecciones aprendidas debemos establecer un
formato que utilicemos todos en la empresa y que sea amigable para todos. Dicho esto,
el circuito que se debería seguir, a mi gusto, es el siguiente:

 Designar a alguien encargado de confeccionar el documento. Esta persona debe

ser alguien que este empapado en el proyecto y conozca, aunque sea en términos
generales, todos sus aspectos.
 A medida que van apareciendo inconvenientes durante la obra, se tiene que
solicitar una reunión aunque sea de 5 minutos con las personas involucradas en
este problema y su solución. Documentar que se aprendió.
 Al final de la obra, se debe hacer una reunión de Lecciones Aprendidas, donde
se revisarán todos los puntos que se fueron documentando, se pueden ampliar o
mejorar los mismos, agregar nuevos puntos,etc.
 El resultado final de este proceso debe ser el documento de Lecciones
Aprendidas, pero más allá del documento en sí, las personas deben tener en
claro para que sirve esta herramienta y aprender a consultarla cada vez que
surjan dudas en futuros proyectos, para no volver a incurrir en los mismos
errores.

Saludos,
Buen fin de semana!

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - domingo, 11 de septiembre de 2016, 20:45

Muy bueno Mariano. El formato único es fundamental mas que nada si después se
quiere unificar la información en una base única.
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Luis Alberto Oviedo - domingo, 11 de septiembre de 2016, 01:15

En la empresa en la que trabajo no se manejan las lecciones aprendidas y

verdaderamente noto que sería de gran utilidad contar con una fuente de información
que nos permita estar mejor preparados para próximos emprendimientos. Muchas veces
no contamos con el tiempo necesario para armar algún documento en el cual volcar la
experiencia extraída de algún proyecto y peor aún, los responsables de la empresa no
ven en eso un problema o cuestión a la cual atender (y eso que se supone que somos una
empresa de servicios de IT). Un caso en el que le encuentro una profunda utilidad a las
lecciones aprendidas, es el de un proyecto que se dio en uno de nuestros principales
clientes. Cuento Brevemente la situación:
Hace 10 meses comenzamos un proyecto de reemplazo de switches Cisco en las
sucursales de un banco. Cuando se estaba cotizando el proyecto, acudí junto al gerente
de operaciones a relevar los sitios y realizar un cálculo estimativo del tiempo y personas
que se iban a necesitar para realizar la tarea. El banco nos había llamado para realizar la
cotización gracias a que meses atrás habíamos realizado el cambio de placas en routers
principales y reorganización del cableado de red, tarea que dejó una gran satisfacción en
el cliente. El primer y gran error que cometimos al no contar con las lecciones
aprendidas fue que al relevamiento no fue la persona que ya tenía experiencia en tareas
similares (me enviaron a mí en su lugar), quién ya conocía la infraestructura del cliente
y había sido el lider del proyecto por el cual el cliente nos había llamado. Además, al no
liderar él la planificación de este nuevo proyecto, lo terminamos encabezando un grupo
de personas que no contábamos con los conocimientos y experiencia para realizar los
cálculos más aproximados. Conclusión: cada una de las implementaciones fue cotizada
con el promedio de 2 personas y 8 hs de trabajo, en la realidad tomaron entre 12-14hs
cada una y en algunas situaciones se necesitaron hasta 3 personas. Esto se tradujo en un
gran desgaste y hacia el final del proyecto se nos dificultó contar con el personal
necesario para cumplir con las implementaciones. Podría decir que si bien el primer
proyecto no fue documentado, de haberlo hecho o en su defecto, llevar a la persona que
ya tenía cierta experiencia con este tema, nos hubiese permitido contar con una
planificación más acertada y con un mejor margen de ganacia por el proyecto.

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - lunes, 12 de septiembre de 2016, 14:41

Excelente el ejemplo Luis. Tranquilamente podrías utilizarlo dentro de algunas semanas

cuando veamos gestión de stakeholders.
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Germán Galante - domingo, 11 de septiembre de 2016, 08:25
En mi organización las áreas que trabajan por proyectos no documentan las lecciones
aprendidas. Sin embargo, normalmente cuando sucede un error se modifican las
metodologías empleadas, definiendo nuevos estándares para evitar que el error vuelva a
suceder. Por eso creo que en nuestra planta el valor se pierde cuando no se documentan
los conocimientos adquiridos con respecto alguna nueva tecnología, materia prima o
material de empaque, ya que esto no queda plasmado en ningún estándar y es un
conocimiento que abandona la planta cuando se va la persona que lo adquirió.
Por ejemplo en lo que respecta a proyectos de mejora de procesos no se documenta
nada de lo trabajado, dando lugar a situaciones tales como volver a realizar un grupo de
mejora por tema ya tratado y uno se entera de esta situación por canales informales, sin
que pueda recurrir a alguna fuente para informarse de lo hecho en la primer
oportunidad.

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - lunes, 12 de septiembre de 2016, 14:44

Excelente Germán. Ese es justamente el sentido de las lecciones aprendidas.

Igualmente está muy bien que se documenten los cambios a los procesos.
Dentro del procedimiento para cambiar procesos es fundamental que este la
documentación de lección aprendida.
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Leonel Enrique Pasquale - domingo, 11 de septiembre de 2016, 11:19

En mi caso particular, a pesar de haber trabajado varios años en el sector privado y en el

público, en ninguno de estos ámbitos he escuchado hablar acerca de “lecciones
aprendidas”. Pero puedo afirmar que si se implementara un registro de lecciones
aprendidas, por ejemplo, se ahorraría mucho tiempo en capacitar o enseñar el trabajo a
los nuevos empleados que se incorporan a la empresa para trabajar en el proyecto. A lo
que voy es que varias veces sucede que el jefe del equipo pone a cargo de un miembro
la formación del empleado nuevo para que le transfiera el “know how” y su expertise, y
le enseñe a hacer las tareas correspondientes, lo cual en términos de eficiencia puede
llegar a ser bastante costoso porque se gasta tiempo, y no todas las personas aprenden
rápido por lo cual el empleado que tiene expertise debe disminuir el tiempo que dedica a
su trabajo diario afectado al proyecto (o en el peor de los casos sobrecargarse de
trabajo) para destinar tiempo a la capacitación del nuevo empleado.
Poniendo un registro de lecciones aprendidas a disposición del nuevo empleado, creo
que se puede agilizar el proceso de aprendizaje del mismo y así ganar eficiencia.
Otra ventaja de tener un registro de lecciones aprendidas es que contribuye a la curva de
aprendizaje de cada uno de los miembros del equipo y de la organización que los
nuclea.
Todos conocemos este concepto, pero lo explico brevemente para dar pie a lo que
quiero expresar: Básicamente una curva de aprendizaje refleja la mejora que se obtiene
cuando las personas repiten un proceso y adquieren habilidad, eficiencia o practicidad a
partir de su propia experiencia. Describe el grado de éxito obtenido durante dicho
aprendizaje en el transcurso de un tiempo determinado. A menudo se cometen muchos
errores al comenzar una nueva tarea, pero en las fases posteriores los errores van
disminuyendo, así como las lecciones nuevas aprendidas, hasta llegar a una llanura en la
cual ya no se cometen mas errores y, en teoría, estaría todo aprendido.
El registro de lecciones aprendidas cumple un rol muy importante en este caso porque a
la hora de que el PM y su equipo tengan que participar de la formulación de un proyecto
similar (si bien cada proyecto es único), la documentación registrada puede serle de
gran ayuda para que este proyecto pueda realizarse mas eficientemente.
Si me tocara llevar adelante un proyecto discutiría y documentaria las lecciones a
medida que vayan surgiendo. No esperaría al final del proyecto porque, sobre el cierre
del proyecto, corro el riesgo de no recordar con detalle aquellos momentos que aportan
datos determinantes, perdiendo en el camino una gran cantidad de experiencia adquirida
en las etapas tempranas y medias del proyecto.
Saludos a todos!

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - lunes, 12 de septiembre de 2016, 14:24

Excelente Leonel el aporte.

Yo también coincido con que las lecciones aprendidas se documenten a medida que van
apareciendo, por ejemplo podrían formar parte del análisis ante cada solicitud de
cambio (guiño para el ejercicio de esta semana :=D).
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Soledad Oliva Martinez - domingo, 11 de septiembre de 2016, 12:34

Buen dia a todos

En la empresa en la que trabajo no se utiliza la metodología de documentar las lecciones
aprendidas.
Si bien los problemas que enfrentamos y las soluciones que implementamos están en la
memoria de algunos de loos involucrados, no existen documentos escritos que registren
estos temas.
De alguna forma siempre pensé que seria muy positivo registrar estas situaciones, pero
nunca lo hice, confiando en mi memoria. Pero creo que de haberlo hecho hubiera sido
positivo tanto para mi como para el resto de la empresa. Para mi, porque tendría una
base para iniciar nuevos proyectos con la intención de no cometer los mismos errores
dos veces, y para mis compañeros, porque creo que no solo aprendemos de la
experiencia personal, sino también de la de los demás.
Si bien existe documentación muchos de los procesos que se llevan a cabo en la
empresa, creo que las lecciones aprendidas pueden registrar las "Conclusiones" de esos
procesos (correcciones, cambios, desiciones acertadas). Quizás tomando los
documentos existentes puedo encontrar estas "conclusiones", pero seria mucho mejor
tenerlas todas reunidas, para su fácil acceso, quizás como una especie de base de datos.
A modo de ejemplo:
Una de las falencias mas grandes en los proyectos en la empresa que trabajo, (una
constructora) es la falta de legajos técnicos de obra completos (planos), o errores en
esos legajos.
Si bien uno podría decir que este es uno de los puntos mas importantes en la
planificación, y la lógica indica que esto no debería pasar, en la realidad de mi trabajo
sucede muchísimas veces, generando muchísimos problemas en la ejecución de las
tareas.
Seria util en este solo punto en particular elaborar un registro de:
- los puntos positivos ( documentación correcta, util, bien especificada y referenciada)
- Las deficiencias (documentación faltante, cosas no consideradas en la documentación,
faltas de definiciones y referencias)
- las formas en las que se resolvieron estas falencias en obra, considerando el costo de
repararlas (tiempo, personal, dinero)
Podríamos entonces basarnos en este registro de lecciones aprendidas cuando iniciemos
la elaboración de un nuevo legajo de proyectos, intentando minimizar errores que
tengan consecuencias a futuro. (y este es solo un aspecto)
Como conclusion, creo que si el registro de lecciones aprendidas se aplicara a todas las
situaciones que lo requieran, seria muy beneficioso para el desarrollo de proyectos
futuros.
Saludos a todos

Soledad

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - lunes, 12 de septiembre de 2016, 14:28

Excelente el aporte Soledad.

Que esté en la memoria de las personas puede acarrear varios problemas, como por
ejemplo:

 Que uno se confunda

 Que las personas se vayan y esa experiencia se pierda
 Que uno por no saber que hubo un proyecto similar o con el mismo cliente,
mismo problema, etc no la utiilce por no saber a quien preguntarle

Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Ricardo Ruben Fernandez - domingo, 11 de septiembre de 2016, 12:58

Estimados,
buenos días a todos.
No había oído hablar de Lecciones Aprendidas hasta que recibí el material de este
curso. Sin embargo descubri que algunas empresas llaman a estas con otra
denominación.
En mi experiencia en la industria de servicios petroleros trabajé para una compañía
canadiense lider en el desarrollo de soluciones tecnológicas.
Esta empresa desarrolló lo que llamaban el Knowledge Base, que les permitía
administrar las experiencias recogidas en cada trabajo realizado.
De esta manera, quien debía realizar una tarea podia acceder a esta base en el cual no
sólo encontraría los manuales de procedimiento sino también la experiencia recogida de
otros que habían desarrollado esa tarea, los problemas detectados y las soluciones
encontradas.
Pero la construcción de esta gran "base de conocimiento" no es una tarea simple, pues
se requiere de una cultura organizacional que aliente a volcar cada experiencia en un
determinado formato que le permita otro a hacer mejor su trabajo.
Realmente este KB era un éxito, que no volvi a encontrar en otras compañías.
Muy pocas veces nos tomamos el tiempo, o tenemos el tiempo suficiente para
detenernos a reflexionar sobre los trabajos realizados con el fin de que nuestra
experiencia nos ayude o ayude a otros en el futuro.
Pero muchas veces solemos lamentarnos de cometer el mismo error con la consiguiente
pérdida de tiempo y dinero.
Ahora, en la actual compañia para la que trabajo, hemos propuesto comenzar a trabajar
en este tema de Lecciones Aprendidas. Algo nuevo para esta empresa.
Para ello hemos designado a alguien que pueda desarrollar una especie de cuestionario o
Check List que deberemos completar una vez finalizada una fase o etapa de un proyecto
o trabajo.
Luego esto será recopilado, seleccionado y analizado para luego ser publicado.
saludos y buen domingo para todos!!!
Ricardo

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - lunes, 12 de septiembre de 2016, 14:49

Excelente Ricardo.
Es exactamente lo mismo. Es mas el proceso o área de conocimiento que se incorporaría
en la 6ta edición del PMBOK (aun lo están definiendo) es Knowledge Management o
gestión del conocimiento.
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Marla Gualdron - domingo, 11 de septiembre de 2016, 15:44

Actualmente trabajo en una empresa que se encarga en su mayor parte en hacer

marketing, ventas,gestión de campañas y cursos online. En éste momento me encuentro
en el área de call center manejando la venta y la portabilidad de dos empresas de
telefonía móvil (claro y movistar) en diferentes áreas del país, por lo cual cada momento
es un constante cambio debido a que ambas compañías tienen ofertas bastante
atrayentes para el publico, tienen clientes con alta fidelidad y complacencia con el
servicio y a la vez son empresas bastante consolidadas no sólo a nivel nacional sino
internacional..
Debido a ésto hay que estar pendientes de como atraer y generar clientes para ambas
compañías al mismo tiempo, con lo cual se implementan diariamente evaluaciones
sobre las zonas en la que una compañía tiene mayor acogida y la otra no, los horarios y
los días en la que la gente es mas receptiva a escuchar para así darle un mayor
aprovechamiento, también se deben tener en cuenta las campañas que se lanzan para
generar una oportunidad de venta para las dos compañía con un sólo audio en un mismo
instante, tratando de optimizar al máximo los datos generados por la base disponible o
en su defecto mantener dos campañas abiertas por cada operario, generando mayor
oportunidad de venta, seguido de un constante aprendizaje para darle una seguridad al
cliente de lo que se le ésta vendiendo es totalmente veridico, debido a que es una
empresa terciaría y a la vez una venta telefónica, en conclusión no dudar a la hora de
hablar con el cliente sobre el producto.
Sumandole a lo anterior hay que estar pendientes de la frustración del operario al no
cerrar quizá las ventas esperadas y buscar continuamente la forma de hacerle el trabajo
lo más claro posible, facilitandole de la mejor forma las herramientas necesarias para
realizar el trabajo, evitando así que se confunda a la hora de vender y ésto le cause
estrés y decepcion, motivandolo constantemente, ofreciendo incentivos ya sea
monetarios u horas libres por metas cumplidas. En éste caso saber mantener un buen
ambiente en la oficina es esencial para que mentalmente la persona que esté encargada
de vender se encuentre con la mayor disposición y energía, debido a que todo ésto se
transmite a la hora de hacer una venta. la concentración y la convicción de que se puede
es esencial para mantener el ritmo y llegar al objetivo.
En conclusión hay que estar abierto y dispuesto a cualquier cambio para saber decirle no
a algo que no sirve, evitando el apego y abriendo paso a nuevas ideas.

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - lunes, 12 de septiembre de 2016, 14:54

Está muy bien Marla, pero acá no apuntamos solo a aceptar propuestas de mejora. Eso
está mas relacionado con lo que vamos a ver en calidad como plan de mejora de
procesos.
Aca vamos mas a como documentar por ejemplo los errores, lo que se hizo bien,
problemas con un proveedor o con un cliente, etc.
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de eduardo oscar mestre - domingo, 11 de septiembre de 2016, 22:12

En nuestra empresa de Ingeniería de Software se utilizan dos repositorios de

información histórica uno es el ReportBugs y el otro es el ReportDebug. Funcionan
conceptualmente como repositorios acumulativos de Lecciones Aprendidas y
documentación de diseño y fallas de código.
En la industria del software es difícil documentar ya que los procesos necesarios no se
tienen en cuenta en el día a día. Después de etapas de concientización que llevaron
mucho tiempo se definió como objetivo que los principales usuarios de la
documentación de diseño son los futuros responsables del mantenimiento del sistema y
en ese sentido la aplicación de esta práctica se hizo más fácil. Para generar los
repositorios utilizamos herramientas colaborativas que almacenan historial de procesos
y resultados obtenidos así como problemas presentados y sus soluciones según las
plataformas más comunes, siendo el propósito de la documentación enseñar a quienes
no están familiarizados con algún sistema cómo se estructura y que situaciones se
presentaron.
La actualización de los repositorios se debería realizar en el momento del desarrollo
pero esto en la práctica fue imposible de implementar, así que se eligió realizarlo en la
etapa de testing y en general el resultado por ahora es aceptable.
Los datos actualizados están relacionados a la descripción de la situación desde el punto
de vista técnico y/o de requerimientos, la etapa en que se presentó, la categoría (falla,
definición, plataforma), acciones y resultado, también se suelen agregar
recomendaciones.
Saludos.

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - martes, 13 de septiembre de 2016, 09:49

No está mal la idea Eduardo, ya que en la etapa de Testing es donde en general se

detectan los defectos. Mas allá de lo que pueda saltar individualmente en el testing
unitario.
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Damian Sastre - lunes, 12 de septiembre de 2016, 00:46

Desde que comencé a trabajar como desarrollador de software freelance me fui

encontrando con los mismos problemas una y otra vez.
Inicialmente lo tomé como un problema normal, si bien como dice Mariano Suarez me
sentia que estaba viviendo la misma pelicula de vuelta no hacía nada al respecto.
Con el pasar del tiempo empeze a usar diferentes herramientas online ( Basecamp,
Trello, etc) sin exito hasta toparme con Confluence, una aplicacion del entorno de
Attlasian ([Link] que me permite generar un Wiki de todo lo que
voy aprendiendo a medida que paso por diferentes tipos de frustraciones a lo largo de un
proyecto.
Concuerdo con que hacerlo al final del proyecto posiblemente haga que nos olvidemos
de cosas, por eso siempre trato de hacer reuniones quincenales con el equipo para
documentar y discutir los inconvenientes que tuvimos y dejarlo bien asentado para
futuros casos.
Algo que sí noto de esta práctica es que muchas veces la base de conocimiento de estos
inconvenientes se hace demasiado extensa, difíciles de encontrar lo que uno busca y
muchas veces un problema simple pero recurrente no queda documentado de forma
correcta.
Es un ejercicio dificil de seguir y moderar para que esto no pase pero cada dia me doy
cuenta de lo útiles que son.
Con respecto a temas mas técnicos, en mi caso software, siempre que encuentro partes
de código que me facilitaron la resolución de un problema y pueden ser aplicables en
otros proyectos lo agrego a mi librería de utilidades y a mis templates iniciales para
facilitar el start-up de proyectos nuevos.

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - martes, 13 de septiembre de 2016, 09:51

Muy bueno el aporte Damián.

El otro día justamente dentro de una demo que nos dio Attlasian vi confluence y es un
buen producto. Me gustó.
Con respecto a lo denso que es buscar es importante que tenga una buena indexación
para poder buscar por diferentes items.
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Santiago Benfatto - lunes, 12 de septiembre de 2016, 11:51

En la empresa donde trabajo no se manejan aún de manera sistemática las lecciones

aprendidas. Lo que si “ocurre”, es que cada dueño de proyecto se debe encargar de
registrar las lecciones que él considera que deben registrarse, pero no se hace utilizando
una herramienta apropiada ni estándar para todas las plantas. Como pensarán, la
herramienta no es efectiva, no logra su cometido ya que muchos problemas que existen
en una planta, vuelven a ocurrir en otras plantas o en la misma en la que ya ocurrió.
Por ese motivo, el departamento de Ingeniería regional, lanzará próximamente una
herramienta conocida como “knowledge managment” que buscará sanar todas las
deficiencias que tiene el actual manejo de información entre proyectos.
Según pude averiguar, la herramienta contará con un sistema de gestión para la creación
y el intercambio de las lecciones aprendidas entre las distintas plantas que tiene la
región. No solo se basará en aquellas experiencias negativas de los proyectos, sino que
también incluirá la difusión de las mejores prácticas que se llevaron a cabo en los
proyectos (tanto de la gestión de los mismos así como de las mejoras que se hicieron en
las máquinas de los proveedores, de manera que queden como un must de las próximas
compras).
De esta manera, además de mejorar la toma de decisiones en los próximos proyectos, se
espera que se reduzcan los re-trabajos en las máquinas compradas, se eliminen o
reduzcan posibles pérdidas y se mejore la relación con los proveedores.
A mi entender, la mejor manera de aplicar las lecciones aprendidas, debe ser una
reflexión en equipo luego de cada hito importante del proyecto. De esta manera, se sabe
cuáles fueron las deficiencias y las buenas prácticas que se usaron en el momento.
Por otro lado, en cada comienzo de actividades del proyecto, el PM y el equipo de
gestión, debería revisar las lecciones aprendidas de otros proyectos, y de esta manera
cerrar el ciclo.
Un trabajo importante del PM y de todo equipo de liderazgo es cambiar el pensamiento
de las personas con respecto a esta gestión de información (y a muchísimas otras). No
hay que tomar como que es una “una actividad más” de cada proyecto, sino que es una
ayuda y una forma para trabajar de forma efectiva. Este cambio cultural es uno de los
mayores desafíos que encuentro en la actual empresa en la que trabajo, pero creo
sinceramente que será uno de los que traerá mayores beneficios a futuro.

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - martes, 13 de septiembre de 2016, 09:53

Excelente Santiago, está muy claro el concepto.

Knwoledge Management es justamente lo que se estaría incorporando en el PMBOK 6
relacionado con lecciones aprendidas.
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Ana Kanno - lunes, 12 de septiembre de 2016, 14:14

Buenas tardes,
Es la primera vez que me encuentro con el concepto de lecciones aprendidas aunque
usualmente se trabaja este tipo de documentos con otros registros, por ej. informes de
investigación que luego forman parte de una mejora por ej.
En el área técnica donde me desempeño, tuve que transferir varios productos en
diferentes plantas y todo lo que ocurra en cada una puede ser una situación nueva. Los
cambios y eventualidades se registran en reportes de "Control de cambios" o "Fuera de
especificaciones" propios de la planta. Toda esta información queda adjunta en el
reporte de transferencia y al finalizar la transferencia se cierra con un reporte que está
basado en la bitácora del producto. Cada etapa de transferencia lleva su propio reporte
de fabricación, en donde se vuelcan todas las tareas y los eventos.
Durante la producción de un producto a la venta, uno de los parámetros de análisis dio
fuera de especificación y los tres lotes siguientes repitieron esta misma falla. La
producción se suspendió e inició una investigación en detalle de las causas probables, ni
el equipamiento, ni el personal, ni en los insumos dio indicios del problema. Mientras se
realizaba la investigación en la planta, se revisaron los reportes de productos similares
transferidos a otros sitios y se encontró una cusa probable. Durante la transferencia de
otro producto, este mismo parámetro falló debido a la rotura de unos filtros exteriores
que estaban conectados a los ductos de filtración del aire de las áreas. La presión bajó e
hizo que la eficiencia de extracción sea mayor. Usualmente estos filtros no llevan una
certificación, solo se cambian frecuentemente. Se comunicó a la planta esta posibilidad
y efectivamente, fueron estos filtros la causa del problema, se habían cambiado
recientemente y la eficiencia de extracción era mayor, modificando las condiciones de
los cuartos. La revisión de los reportes de otros productos llevó un tiempo prolongado.
Esto se hubiera solucionado en menor tiempo si hubiéramos contado con esta
herramienta de las lecciones aprendidas.
Una medida a implementar es crear una base de datos global que sirva de consulta y a la
cual se realicen seguimientos. Resulta complicado, en algunas ocasiones, coordinar de
reuniones de revisión al trabajar en diferentes terceristas.
Como medida a corto plazo, se puede implementar una base de datos global, con fechas
y una revisión periódica, en función a esto, redactar un checklist para revisión de los
sitios terceristas.

Saludos, Ana

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - martes, 13 de septiembre de 2016, 09:56

Está muy bien Ana.

El problema del reporte de trasferencia es que si bien puede tener muchas de las
lecciones aprendidas pueden haber algunas que se le escapen, como decisiones que se
tomaron y se hicieron bien.
Por ejemplo también pueden ser problemas con el cliente o con recursos internos, que
no lo pondría en la transferencia)
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Martin Beltramo - lunes, 12 de septiembre de 2016, 20:31
Buenas noches, actualmente no estamos trabajando con una metodologia clara de
lecciones aprendidas, pero si puedo contar lo que haciamos anteriormente en la empresa
anterior que trabaje.
Para el seguimiento de los proyectos y los equipos habiamos implementado una unidad
elemental que provenia de la metodologia LEAN de Toyota aplicada a sistemas, en la
misma teniamos una unidad propia para las lecciones aprendidas.
La llenabamos con los problemas que nos ibamos encontrando en los diferentes
proyectos, por ejemplo que la estimacion inicial diferia bastante con la estimacion final,
por lo tanto habiamos implementado una re-estimacion una vez validada las
especificaciones, de esa forma podiamos manejar el presupuesto mejor.
Otra de las lecciones fue los test de regresion para el resto de las aplicaciones
impactadas en el proyecto, nos encontrabamos con muchos problemas o errores que
provenian de no haber estimado correctamente los test a realizar.
Otra forma de documentar las lecciones aprendidas era con la metodologia de la
resolucion de problemas, el plan de accion realizado para resolverlo permanentemente
era agregado a las lecciones aprendidas.

Espero haber sido claro con la idea, creo que lo ideal es que el equipo de trabajo se
retroalimente continuamente para que las soluciones no queden solo en una persona a

Saludos,
Martin

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - miércoles, 14 de septiembre de 2016, 14:17

Excelente Martín. Dos comentario, pero solo para sumar.

La metodología de resolución de problemas es una muy buena herramienta para
documentar lecciones aprendidas pero en general las negativas.
El test de regresión tiene mucho mas sentido para lo que vamos a ver en gestión de
riesgos (minimizar la probabilidad de impacto) y Calidad (Costo de conformidad)
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de ANA BELÉN VINTIMILLA SARMIENTO - lunes, 12 de septiembre de 2016, 20:34
Buenas tardes,
En el proyecto de construcción que trabajo el tema de las lecciones aprendidas ha sido
implementado sobre la marcha. Mi proyecto está conformado por un poliducto para
transporte de diferentes tipos de combustibles y 7 terminales de almacenamiento y
distribución, por lo que el avance se da por fases en cada frente que van desde
construcción, precomisionado y comisionado.
Mi papel principal ha sido la activación de trabajos para cumplimiento de hitos
principales del contrato, por lo que las lecciones aprendidas y sobretodo documentar
esta información se convirtió en algo vital para evitar cometer el mismo error en dos
frentes de obra diferentes.
Lastimosamente, al contar con poca experiencia en el área de mi parte y de otras
personas que han estado vinculadas debo admitir que el primer frente fue llevado a un
modo de "prueba y error". Pero desde el inicio se fue construyendo una base de
información documentada, con formatos establecidos, tablas de seguimiento y
comparación entre frentes, revisión de inconsistencias encontradas anteriormente,
reuniones periódicas entre responsables de obra y planificación; por lo que esta base ha
sido muy importante para continuar el proyecto con mejores resultados que los que
obteníamos tiempo atrás.
Adicionalmente, dentro de mi empresa se maneja dentro de un programa de "Buenas
Prácticas" en el que se busca replicar una determinada práctica que haya generado o
mejorado resultados por encima del promedio en otros proyectos de la organización.
Todo esto generalmente es gracias a la revisión de las lecciones aprendidas.

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - miércoles, 14 de septiembre de 2016, 14:19

Excelente Ana, ese tipo de prácticas ayudan mucho a poder tener una buena base de
lecciones aprendidas positivas que son las menos comunes.
Uno siempre suele recordar y documentar solo las negativas.
Slds

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Daniela Ruccella - lunes, 12 de septiembre de 2016, 22:01
Buenas noches a todos! Debo decir como algunos de mis compañeros que hasta que no
recibí el contenido del curso no había escuchado hablar de las lecciones aprendidas, las
cuales me parecen una genialidad que no voy a tardar en aplicar. Es verdad que cada
proyecto es único en sí mismo, pero en cada profesión los procesos de los diferentes
proyectos suelen ser similares y es en estos donde generalmente se cometen errores o
donde según quien sea el profesional a cargo se procede de una manera diferente. En mi
caso por ejemplo, a pesar de que cada proyecto es diferente al otro, cada comitente es
diferente al anterior, los materiales y técnicas suelen ser las mismas, y muchas veces los
inconvenientes que se presentan en una obra vuelven a presentarse, y al no existir las
lecciones aprendidas, la solución a seguir o el procedimiento a adoptar depende del
profesional que está a cargo como proseguir, el cual tal vez nunca se enteró que hubo
una situación similar anterioremente. También creo que son de suma importancia al
incorporar gente nueva al staff, sino como decía Soledad, dependemos de la memoria de
los involucrados y de la comunicación del equipo, lo cual puede no resultar. Todavía
estoy formulando el cómo aplicarlo, ya que cuando lo deje entrever tuve resistencia del
equipo de trabajo (me sirvió mucho el apunte de esa unidad para entender el porque!),
pero creo que una forma ideal para implementarlo sería primero armar un formato de
documento que sea amigable así no genera tanta resistencia, y pedirle a los encargados
de cada proyecto que una vez al mes presenten un informe sobre el avance del proyecto,
las complicaciones que se le presentaron y cuáles fueron las soluciones adoptadas. Esos
informes se entregarían a una persona encargada de procesar la información y reunir la
de los diferentes proyectos en un solo informe que se debería guardar como antecedente,
para que esté disponible de consulta en cualquier momento, y a su vez ser distribuido a
todo el personal, y de ser posible ser discutido en una reunión con todos los
responsables de los proyectos para poder retroalimentarnos de los inconvenientes del
otro.

Saludos!

Daniela

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Re: Foro de discusión 2.2: Integración de un proyecto

de Julian Barmat - miércoles, 14 de septiembre de 2016, 14:21

Totalmente de acuerdo Daniela.

Además si bien es cierto que cada proyecto es único, puede tener diferentes
coincidencias con uno anterior, como por ejemplo en:

 Miembros del equipo

 Cliente
 Producto
 Proveedor
 Etc
Slds