UNIDAD ACADÉMICA DE SALUD Y BIENESTAR

CARRERA DE MEDICINA

MICROSOFT
EXCEL

Docente: FERNANDO LEÓN MARTÍNEZ

Periodo Académico: Octubre 2021– Marzo 2022

CUENCA – ECUADOR
2021-2022
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1.2.2.- Microsoft Excel

1.2.3.- Área de trabajo

Pantalla inicial de Microsoft Excel

Microsoft Office Excel 2016 ofrece herramientas avanzadas que permiten a los usuarios organizar,
analizar, administrar y compartir información fácilmente. Las celdas, las filas y las columnas de las hojas
de cálculo, así como las mismas hojas de cálculo como parte de un libro constituyen el fundamento de
Excel y las ubicaciones donde trabajará. La mayoría de las herramientas que utiliza
al trabajar en Excel se encuentran en la Dicha cinta está organizada en
Cada pestaña está dividida en que se muestra en la parte superior de la ventana. orientadas a la
realización de tareas. Con comandos y opciones relacionados con el nombre del grupo. Debido a que
se puede personalizar la cinta y a que pueden aparecer nuevas pestañas según la configuración, como
las pestañas Desarrollador y Complementos, es posible que la pantalla se vea diferente a la de la Figura
1-1.

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TRABAJAR EN LA VENTANA DE EXCEL

Cuando inicia Excel y hace clic en Libro en blanco, el programa abre un libro nuevo y muestra una hoja
de cálculo en blanco. En la sección anterior, aprendió que son algunos de los componentes más
importantes de la hoja de cálculo de Excel como las filas, las columnas y las celdas. En esta sección,
explorará la ventana de Excel y aprenderá a identificar y personalizar la barra de herramientas de
acceso rápido, la cinta y otras herramientas y componentes importantes en la pantalla. También
aprenderá a abrir y a utilizar la vista Backstage, que le brinda acceso a los comandos de administración
del archivo.

Uso de las herramientas de pantalla

La brinda acceso rápido y fácil a las herramientas que utiliza con más frecuencia en cualquier sesión
de Excel determinada. Se muestra en el lado izquierdo de la barra de título, por encima de la cinta
(aunque puede mover la barra de herramientas por debajo de la cinta si quiere que esté más cerca del
área de trabajo). Puede agregarle o quitarle comandos para que contenga únicamente los comandos
que usa con más frecuencia. En esta lección, aprenderá a mover y personalizar la barra de
herramientas de acceso rápido agregando y quitando comandos. También aprenderá a utilizar la
información en pantalla, los rectángulos pequeños que muestran texto descriptivo cuando pone el
puntero sobre un comando o un control.

PREPÁRESE. USE el libro en blanco que abrió en el ejercicio anterior para realizar estos pasos:
1. Señale cada uno de los iconos de la barra de herramientas de acceso rápido y lea la descripción que
aparece como información en pantalla.

Tome nota Use la información en pantalla para recordar la función de los comandos. La información
en pantalla mejorada se muestra en un rectángulo más grande que contiene más texto descriptivo que
una información en pantalla. La mayoría contiene un vínculo a un tema de ayuda.
2. Del lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable.
En la lista desplegable, seleccione Abrir. El icono Abrir se agregará a la barra de acceso rápido. Vuelva
a hacer clic en la flecha abajo y seleccione Impresión rápida en la lista desplegable (véase la Figura
1-3).

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3. A continuación, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier punto de la Barra de
herramientas de acceso rápido y luego seleccione Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido
por debajo de la cinta de opciones.
4. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña Inicio y haga clic en Contraer la cinta de
opciones. Ahora solo las pestañas se muestran en pantalla. Esto aumenta el área de trabajo.
5. Vuelva a hacer clic con el botón secundario del mouse en la pestaña Inicio y elija Contraer la cinta
de opciones para anular la selección de la opción y que se puedan volver a ver los comandos de la
cinta.
6. Del lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, que ahora se muestra debajo de la
cinta, haga clic en la flecha desplegable. Haga clic en Mostrar encima de la cinta de la lista desplegable.
7. Haga clic con el botón secundario del mouse en el comando Abrir y seleccione
Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.
8. En el lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable
y en Impresión rápida para quitar la marca de verificación del menú y así eliminar el icono de Impresión
rápida de la Barra de herramientas de acceso rápido.
Tome nota Para agregar a la barra de acceso rápido comandos que no aparecen en la lista desplegable,
haga clic en Más comandos en el menú desplegable. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la Barra de herramientas de acceso
rápido o en cualquier pestaña de la cinta y seleccionar Personalizar barra de herramientas de acceso
rápido para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
CÓMO CAMBIAR LAS VISTAS DE LIBRO Y DE VENTANA
En la cinta, la pestaña Vista contiene comandos para controlar el aspecto del libro que se muestra en
pantalla. También puede abrir y organizar ventanas nuevas y dividir ventanas para obtener vistas en
paralelo de diferentes partes del libro.
Cómo cambiar la vista del libro

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Algunos grupos en las pestañas de la cinta tienen una flecha en la esquina inferior izquierda
denominada selector de cuadro de diálogo. Al hacer clic en la flecha, se abre un cuadro de diálogo o
un panel de tareas que contiene más opciones para dicho grupo de comandos en particular. En este
ejercicio, aprenderá a utilizar los comandos de la pestaña Vista en el grupo Vistas de libro para cambiar
la vista del libro de Excel.

PREPÁRESE. Inicie Excel y comience un nuevo libro.

1. Si es necesario, haga clic en la pestaña Inicio para activarla.
2. Seleccione la celda A1 para activarla. A continuación, escriba 456 y presione TAB.
3. En la esquina inferior derecha del grupo Fuente, haga clic en la flecha del selector de cuadro de
diálogo. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas que se muestra en la Figura 1-4. En la
mayoría de los casos, la fuente predeterminada de Excel es Calibri, 11 puntos, sin negrita ni cursiva.

4. Tenga en cuenta que la pestaña Fuente del cuadro de diálogo está activa. Desplácese hacia abajo
en la lista Fuente, haga clic en Cambria y, a continuación, en ACEPTAR. Ahora la celda B1 está
activa.
5. Escriba 456 en esta celda y, a continuación, presione la tecla TAB. Observe la diferencia de
tamaño y aspecto entre este número y el que escribió en la celda A1.
6. Haga clic en la pestaña Vista.
7. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseño de página. En esta vista, puede ver dónde están
los márgenes y dónde hay saltos de página, y puede agregar un encabezado o un pie de página
(véase la Figura 1-5).

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8. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal para que la hoja de cálculo ya no muestre reglas,
encabezados, pies de página ni saltos de página.

1.2.4.- La hoja de cálculo

Navegación por una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo de Excel puede contener más de un millón de filas y más de dieciséis mil columnas.
Hay varias maneras de moverse por las hojas de cálculo que contienen numerosas filas y columnas.
Puede usar las teclas de flecha, las barras de desplazamiento o el mouse para navegar por una hoja
de cálculo. En los ejercicios siguientes, estudiará los diversos métodos para moverse por una hoja de
cálculo.
Nota Una hoja de cálculo puede ser muy grande o muy pequeña según sus necesidades. Las columnas
disponibles van desde la A hasta las letras XFD y las filas disponibles pueden ir desde 1 hasta
1.048.576.

PREPÁRESE. Haga clic en la pestaña Archivo, luego, en Abrir y, a continuación, en Exam inar. En el
cuadro de diálogo Abrir, elija la ubicación de los archivos de datos de Lección01, seleccione 01 Contoso
Employee Info y, a continuación, haga clic en Abrir.
1. Presione Ctrl+Fin para ir al final del documento (celda D27).
2. Presione Ctrl+Inicio para ir al principio del documento (celda A1).
3. Haga clic en el Cuadro de nombres, escriba A3 y luego presione Entrar para activar la celda.
4. Presione Ctrl+Flecha abajo para ir a la última fila de datos (celda A27).

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Nota Los métodos abreviados de teclado Ctrl+Flecha le permiten desplazarse al comienzo y al final de
los rangos de datos. El título de la hoja de cálculo, que abarca todas las columnas, no se considera
parte del rango de datos de la hoja de cálculo.
5. Presione Ctrl+Flecha derecha. La celda D27, la última columna del intervalo de datos, se convierte
en la celda activa.
6. Presione Ctrl+Flecha abajo. Se visualizará la última fila posible de la hoja de cálculo.
7. Presione Ctrl+Inicio.
8. Use la barra de desplazamiento vertical para navegar desde el principio hasta el final de los datos.
9. Si el mouse tiene un botón de rueda, gire dicho botón adelante y atrás para desplazarse rápidamente
por la hoja de cálculo.
PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio.
Cómo navegar a través de los datos con el comando Ir a
El libro utilizado en estos ejercicios no es largo ni particularmente complicado. Cuando empiece a
trabajar con bases de datos o conjuntos de libros mucho más grandes, tal vez le gustaría disponer de
medios más sencillos que el desplazamiento para moverse por los datos. El
indica la celda actual en la que está y le brinda la oportunidad de nombrar la celda o un rango. El
comando Ir a puede llevarlo a puntos concretos de una hoja de cálculo, incluidas celdas y rangos de
celdas a las que dio un nombre.

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE

Figura 2-1
Cinta, barra de fórmulas y opciones de comando
Barra de fórmulas
Algunos comandos tienen una flecha asociada. En la Figura 2-1, se pueden ver las flechas de opciones asociadas a
Autosuma y a Buscar y seleccionar. Esto indica que, además de la tarea predeterminada, hay otras opciones
disponibles para esa tarea. Asimismo, algunos de los grupos tienen Selectores de cuadros de diálogo asociados.
Si hace clic en ellos, se mostrarán comandos adicionales que no aparecen en la cinta. En la Figura 2-1, los grupos
Portapapeles, Fuente, Alineación y Número tienen cuadros de diálogo o paneles de tareas asociados, mientras
que Estilos, Celdas y Editar no lo tienen.
1.2.5.- Diseño de página
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
Aplicación de formatos a las hojas de cálculo de Excel

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Excel 2016 ofrece muchas herramientas para mejorar la apariencia de las hojas de cálculo vistas
en pantalla o impresas. Para mejorar cómo se muestra una hoja de cálculo en la pantalla de un
equipo o para preparar una hoja de cálculo para imprimirla, deberá ejecutar comandos que se
encuentran principalmente en la pestaña Inicio y la pestaña Diseño de página, tal como se
muestra en la Figura 7-1. El uso y la aplicación de las opciones de formato de los grupos de
comandos de estas pestañas permite garantizar que las hojas de cálculo serán más útiles, más
legibles y más atractivas.

TRABAJO CON FILAS Y CON COLUMNAS

Microsoft diseñó las hojas de cálculo de Excel para que sean flexibles y le permitan insertar o eliminar
filas y columnas en una hoja de cálculo existente, aumentar o disminuir el alto de la fila y el ancho de
la columna, mostrar y esconder filas y columnas, e incluso transponer datos para que los datos de una
fila aparezcan en una columna y viceversa.
Inserción o eliminación de una fila o una columna
Muchas veces, después de haber escrito datos en una hoja de cálculo, verá que tiene que insertar
columnas o filas adicionales. Para insertar una fila, seleccione la fila o una celda de la fila que se
encuentre debajo de donde quiere que aparezca la nueva fila. Entonces, se insertará la nueva fila por
encima de la fila o la celda seleccionada. Para insertar varias filas, seleccione el mismo número de filas
que desee insertar. La inserción de columnas funciona del mismo modo, salvo las columnas se insertan
a la izquierda de la celda o la columna seleccionada. De forma predeterminada, la columna insertada
adoptará el mismo formato que la columna que tenga la izquierda. La eliminación de una fila o una
columna es igual de sencillo. Solo debe hacer clic en el número de fila o en la letra de columna y hacer
clic en Eliminar en el menú contextual.

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, asegúrese de INICIAR Microsoft Excel.

1. ABRIR el libro llamado 07 Messenger Row-Column.
2. Haga clic en el encabezado de la fila 14 para seleccionar la fila completa.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Insertar y seleccione Insertar
filas de hoja, tal como se muestra en la Figura 7-2. Aparecerá una nueva fila en blanco como fila 14.

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4. Para insertar varias filas a la vez, haga clic en el encabezado de la fila 25, mantenga presionada la
tecla Ctrl y, a continuación, haga clic en los encabezados de las filas 34 y 43. Haga clic con el botón
secundario del mouse en cualquiera de las filas seleccionadas y seleccione Insertar en el menú
contextual. Las filas en blanco aparecerán sobre las filas seleccionadas, de modo que los datos de
cada mensajero queden separados por una fila en blanco.
5. Haga clic en el encabezado de la columna D para seleccionar la columna completa. Esta columna
contiene la zona de entrega.
6. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Eliminar
y seleccione Eliminar columnas de hoja. Desaparecerá la columna Zona.
7. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de la fila 3 y seleccione
Insertar en el menú contextual. En la celda A3, escriba Zona 1.
8. Seleccione A3:I3. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en el botón
Combinar y centrar. El texto “Zona 1” se centrará entre las columnas de datos.
9. GUARDAR el libro en la carpeta Lección de Excel 7 como 07 Messenger Row-Column Solution.

1.2.6.- Uso de fórmulas

Pestaña Formulas
La pestaña Fórmulas de Excel 2016 se muestra en la Figura 5 1 y proporciona acceso a una biblioteca
de funciones y de fórmulas. En esta pestaña, puede utilizar los comandos para insertar funciones y
totales, y mostrar un mapa visual de las celdas que dependen de una fórmula rápidamente.

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En esta lección, aprenderá a usar una variedad de funciones básicas para realizar cálculos
en una hoja de cálculo de presupuesto.

RESUMEN DE DATOS CON FUNCIONES

Las funciones permiten realizar fácilmente el trabajo matemático en un rango de celdas, de
forma rápida y cómoda. Esta sección muestra cómo utilizar algunas de las funciones básicas
en Excel: SUMA, CONTAR, CONTARA, CONTARBLANCO, PROMEDIO, MIN y MAX.

Uso de la función SUMA

Agregar un rango de celdas es uno de los cálculos más comunes en los datos de la hoja de
cálculo.
La suma todas las celdas de un rango, fácilmente y con precisión.
facilita aún más esta operación, ya que calcula (de forma predeterminada) el total desde la
celda adyacente hasta la primera celda no numérica, utilizando la función SUMA en su fórmula.
SUMA es generalmente la primera función que la mayoría de los usuarios aprenden a ejecutar
en Excel. De hecho, ya la vio en acción en la Lección 4, en “Uso de fórmulas básicas”.

PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento.

1. ABRIR el archivo de datos 05 Budget Start para esta lección. Haga clic en Habilitar edición,
si se le solicita.
2. En la celda B7, escriba =SUMA(B3:B6) y presione Entrar. El resultado, 2140, es la suma de
los gastos sin servicios de enero.

3. Haga clic en la celda C7. Haga clic en la pestaña Fórmulas y luego, en la parte superior del
botón Autosuma. La función SUMA aparecerá con los argumentos introducidos, pero solo se
incluye C6. Escriba C3: delante de C6 para corregir el rango (véase la Figura 5-2). Presione
Entrar. El resultado, 1340, es la suma de los gastos sin servicios de febrero.

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Figura 5-2
Uso de la función SUMA

4. Copie la celda C7 a la D7:M7 para escribir los subtotales restantes.

5. Copie la celda N6 a la N7 para insertar los gastos totales sin servicios.
6. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 5 como 05 Budget Math Solution.

La alternativa a la función SUMA consiste en crear una fórmula de suma utilizando las referencias de
celda para cada valor de celda que debe agregarse, como se indica a continuación:
=B7+C7+D7+E7+F7+G7+H7+I7+J7+K7+L7+M7
La manera más fácil de lograr el mismo resultado consiste en utilizar la función SUMA o Autosuma. La
Autosuma es una característica integrada de Excel que reconoce las celdas adyacentes en filas y en
columnas como la selección lógica para realizar la Autosuma.

Uso de las funciones CONTAR, CONTARA y [Link]

Las funciones estadísticas, como SUMA y CONTAR, compilan y clasifican datos para presentar
información significativa. Use la cuando quiera determinar cuántas celdas
de un rango contienen un número. Existen otras variaciones de la función CONTAR. La función
CONTARA cuenta todas las entradas que no están en blanco dentro de un rango, ya sea que incluya
texto o números. La función CONTARBLANCO cuenta la cantidad de celdas en blanco dentro de un
rango.

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PREPÁRESE. USE el libro que modificó en el ejercicio anterior.

1. Haga clic en la celda O5, escriba CONTAR y presione Entrar. Esta es la etiqueta de identificación de
la fórmula que escribirá en el siguiente paso.
2. En la celda O6, escriba =CONTAR (A6:M6) y presione Entrar. El resultado, 9, es la cantidad de
meses en la que realizó presupuestos para gastos misceláneos. La función CONTAR omite la entrada
de A6 porque no contiene un número, y la función no tiene en cuenta las celdas en blanco.
3. En la celda P5, escriba CONTARA y presione Entrar. Esta es la etiqueta de identificación de la
fórmula que escribirá en el siguiente paso.
4. En la celda P6, escriba =CONTARA (A6:M6) y presione Entrar. El resultado, 10, es la cantidad de
entradas no en blanco dentro del rango.
5. En la celda Q5, escriba CONTARBLANCO y presione Entrar. Esta es la etiqueta de identificación de
la fórmula que escribirá en el siguiente paso.
6. En la celda Q6, escriba =CONTARBLANCO (A6:M6) y presione Entrar. El resultado, 3, es la cantidad
de entradas en blanco dentro del rango A6:M6 (Véase la Figura 5-3).

7. GUARDAR el libro.

Uso de la función PROMEDIO

La suma un rango de celdas y, a continuación, lo divide por el número
de entradas de celdas para determinar el valor medio de todos los valores del rango. Con respecto al
presupuesto personal, dado que el costo de la electricidad y el gas fluctúa según la temporada, tal vez
sería interesante saber la cantidad mensual media que podría gastar en el transcurso de un año entero.

PREPÁRESE. USE el libro que modificó en el ejercicio anterior.

1. En la celda O8, escriba PROMEDIO y luego presione Entrar.
2. En la celda O9, escriba =PROMEDIO(B9:M9) y luego presione Entrar. El resultado,
175.8333, es la cuenta de electricidad mensual promedio prevista.
3. En la celda O10, escriba =PROMEDIO(B10:M10) y presione Entrar. El resultado, 93,33333, es la
factura de gas mensual media prevista (véase la Figura 5-4).

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4. GUARDAR el libro.

Uso de la función MIN

La le permite determinar el valor mínimo de un rango de celdas. Vamos a usar
esta función para determinar cuáles serán las facturas más bajas de electricidad y de gas. En vez de
escribir manualmente la fórmula, usará el grupo Biblioteca de funciones de la pestaña Fórmulas para
crear la fórmula.
PREPÁRESE. USE el libro que modificó en el ejercicio anterior.
1. En la celda P8, escriba MIN y presione Entrar.
2. Haga clic en la celda P9 y luego en la pestaña Fórmulas.
3. Haga clic en la flecha del botón Autosuma y, a continuación, seleccione Min en el menú. Se
seleccionará automáticamente el rango B9:O9 (véase la Figura 5-5). Este rango no es correcto, por lo
que tendrá que editarlo.

4. Haga clic en la celda B9, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en la celda M9. El rango
B9:M9 aparecerá en la función, que ahora se ve de la siguiente forma = MIN(B9:M9). Véase la Figura
5-6. Presione Entrar. Aparece el resultado 150, que es la cuenta de electricidad más baja prevista para
el año.

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5. Copie la celda P9 en la celda P10. El resultado, 70, es la factura del gas mínima prevista para el año.
6. GUARDAR el libro.

Uso de la función MAX

La devuelve el valor más alto de un conjunto de valores. La función MAX funciona
del mismo modo que MIN, salvo que MAX determina el valor máximo de un rango de celdas. Para
utilizar MAX en una fórmula, escribamos la función manualmente.

PREPÁRESE. USE el libro que modificó en el ejercicio anterior.

1. En la celda Q8, escriba MAX y presione Entrar.
2. En la celda Q9, escriba =MAX( y luego arrastre sobre el rango B9:M9. Presione Entrar. Observe que
Excel suple el paréntesis faltante cuando usted presiona Entrar. El resultado de esta función, 230, es
la cuenta de electricidad mensual más alta prevista.
3. Copie la celda Q9 en la Q10. El resultado, 120, es la factura mensual de gas más alta que debería
recibir (véase la Figura 5-7).

5. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 5 y CERRAR.

CERRAR Excel.

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1.2.7.- Ordenar y filtrar

Pestaña Datos
En la mayoría de los ejercicios de esta lección se utiliza la pestaña Datos de la cinta. Aunque en un
principio los programas de hoja de cálculo como Excel tenían como objeto servir de motores de cálculo,
a menudo es conveniente guardar registros y realizar cálculos en un mismo programa. Las tareas de
entrada de datos pueden ser aburridas y repetitivas, pero Excel facilita la importación de
Figura 9-1
Pestaña Datos
datos existentes desde otras fuentes. Puede organizar y administrar los datos de manera apropiada
una vez que los ingresó en un libro.

IMPORTACIÓN DE DATOS
Cuando utiliza un libro que requiere un gran volumen de datos, es de gran ayuda contar con que esos
datos ya existen de alguna forma y que no sea preciso escribirlos manualmente. Si los datos que
necesita para un libro se originan fuera de Excel, Excel necesita ser capaz de importar esos datos de
tal manera que pueda comprender dónde empiezan y terminan las entradas en las celdas y dónde
comienzan y terminan los registros. Se pueden importar incluso archivos de texto simples, como .TXT
o CSV, en los que los valores están separados (delimitados) por comas, porque las comas actúan como
postes, y Excel los reconoce. Las complejas bases de datos relacionales constan de varias tablas y por
lo tanto no pueden ser importadas directamente. Así que el truco es ser capaz de abrir una conexión
con la base de datos (por ejemplo, un canal de comunicaciones) y transmitir las tablas específicas que
necesita en
Excel, de manera que Excel pueda (interpretar el carácter por carácter) fácilmente.
Apertura de archivos no nativos directamente en Excel
Excel tiene dos formatos de datos principales: un formato más antiguo propiedad de Microsoft y operado
por Microsoft, cuyos archivos terminan con la extensión .XLS, y un formato .XLSX más reciente, basado
en XML, cuyas características se han compartido públicamente. Dado que el nuevo formato es público,
existen ahora más programas y servicios que publican datos en un formato que Excel acepta. Pero no
siempre es así, puesto que muchos servicios proporcionan datos en un formato XML básico que Excel
puede importar. En dicho caso, no se puede garantizar que las columnas vayan a estar todas

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correctamente alineadas o que los encabezados vayan a ocupar el lugar que Excel espera para una
tabla. El “denominador común menor” para la compatibilidad de
archivos es el archivo .TXT o .CSV, que es texto sencillo que utiliza como (caracteres
que separan las entradas de datos entre sí) determinados caracteres, tales como comas y comillas,
que Excel no interpreta como parte de una entrada de celda.

PREPÁRESE. Antes de empezar a ejecutar estos pasos, INICIE Microsoft Excel y ABRIR un libro en
blanco nuevo.
1. Haga clic en la pestaña Datos, luego en el grupo Obtener datos externos y finalmente en
Desde un archivo de texto.
2. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, busque y haga clic en
09 [Link]. Haga clic en Importar.
3. En el paso 1 del Asistente para importar texto, observe la vista previa en la parte inferior (véase la
Figura 9-2). Esta es la mejor aproximación de Excel, por el momento, a cómo se debe aplicar formato
a los datos. Observará que hay cifras de población representadas entre “comillas” con comas entre
cada cifra. En este caso, las comas actúan de delimitadores y es difícil juzgar si cada una de las cifras
entre las comas tendrá la misma longitud. En Elija el tipo de archivo que describa los datos con mayor
precisión, elija Delimitados y seleccione Mis datos tienen encabezados.

4. La vista previa muestra los encabezados desde la fila 3. Por lo tanto, para la opción Comenzar a
importar en la fila, elija 3. Haga clic en Siguiente.
5. En el paso 2 del Asistente, desactive Tabulación porque la vista previa no indica espacios largos
entre las cifras. Active Coma. Establezca el Calificador de texto en “ (comillas). Desplácese hacia abajo
por el panel Vista previa de los datos y observe ahora que Excel encontró las separaciones de columnas
entre las cifras. Haga clic en Siguiente.
6. En el paso 3 del asistente podrá establecer el tipo de datos para cada columna descubierta. Haga
clic en la primera columna del panel Vista previa de datos. A continuación, en Formato de los datos en
columnas, haga clic en Fecha. Haga clic en Finalizar.
7. En el cuadro de diálogo Importar datos que aparece a continuación (véase la Figura 9-3), deje
¿Dónde desea situar los datos? configurado en Hoja de cálculo existente. Haga clic en ACEPTAR.

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8. Cambie el ancho de la columna A a 16.

9. La hoja de cálculo que ha generado Excel, que se muestra en la Figura 9-4, muestra el cálculo de la
población de Estados Unidos para cada mes desde abril de 2010 hasta
diciembre de 2012. Excel no pudo comprender las fechas de la columna A, así que dejó el tipo de dato
establecido en General para la mayoría de las celdas. Sin embargo, cometió un error al intentar
convertir el año de la celda A25. Para corregirlo, comience seleccionando y eliminando las filas 2, 12 y
25 (asegúrese de seleccionar las tres filas al mismo tiempo antes de eliminarlas).

10. Haga clic en la celda A2, escriba Abril de 2010 y presione Entrar.
11. Arrastre el controlador de relleno desde la celda A2 hasta la celda A34. Excel cambiará las entradas
de la columna A por los meses correctos.
12. Elimine las filas 35 a 40.
13. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Monthly Census Data Solution.
Obtención de datos externos

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En el mundo de los equipos, existen bases de datosyarchivos de datos. Como las bases de datos se
almacenan generalmente en archivos, sería lógico preguntarse “¿Cuál es la diferencia?” Un
almacena una serie de registros en un formato relativamente simple, y Excel es un programa que usa
archivos de datos de esta manera. Una es un sistema comparativamente complejo
que puede almacenar un gran volumen de datos relacionados que necesitan un programa que evalúe
y procese esa información. Cuando Excel importa datos de una base de datos en vez de un archivo de
datos (como en el ejercicio anterior), en realidad inicia un programa, comienza un proceso de
comunicación con dicho programa y ordena al programa que transmita los datos que necesita.
Nota En este ejercicio, utilizará un archivo de Microsoft Access, aunque no necesita tener Access
instalado en el equipo para continuar.

PREPÁRESE. INICIE Excel si no está ejecutándose y abra un libro en blanco.

1. Haga clic en la pestaña Datos, luego en el grupo Obtener datos externos y finalmente en
Desde Access.
2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, ubique el archivo de base de datos
09 Customer [Link]. Selecciónelo y haga clic en Abrir.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla que se muestra en la Figura 9-5, haga clic en
Clientes (la tabla que queremos importar) y luego en ACEPTAR.

4. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en Tabla. En ¿Dónde desea situar los datos?, haga
clic en Hoja de cálculo existente y asegúrese de que el cuadro de texto diga =!$A$1.
5. Haga clic en ACEPTAR. Excel mostrará una tabla con formato (véase la Figura 9-6), completa con
los botones de Autofiltro en los encabezados, sobre los que aprenderá más en esta lección en la sección
“Uso de los filtros automáticos”.

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6. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Customers Solution.

1.2.8.- Gráfico de datos

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
La pestaña Insertar
La pestaña Insertar contiene los grupos de comandos que utilizará para crear gráficos en Excel (véase
la Figura 12-1). Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y aplicar formatos más
adelante, empiece por introducir los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación, seleccione
los datos y elija un tipo de gráfico para mostrar gráficamente los datos. Simplemente eligiendo un tipo
de gráfico, un diseño y un estilo de gráfico (todos ellos se encuentran al alcance del usuario en las
pestañas Insertar y Herramientas de gráficos), obtendrá resultados de calidad profesional al instante,
cada vez que cree un gráfico.

Utilice esta ilustración como referencia a lo largo de esta lección, a medida que se familiariza con las
capacidades de creación de gráficos de Excel y las utiliza para crear atractivos gráficos que resumen
los datos.
CREAR GRÁFICOS
Un es una representación gráfica de datos numéricos de una hoja de cálculo. Los valores
Tabla 12-1
Tipos de gráfico de Excel

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de datos se representan mediante gráficos con combinaciones de líneas, rectángulos verticales u

horizontales (columnas y barras), puntos y otras formas. Cuando desee crear un gráfico o cambiar un
gráfico ya existente, puede elegir entre 16 tipos de gráfico con numerosos subtipos y gráficos
combinados. Esto incluye cinco nuevos tipos de cuadros en Excel 2016: Rectánggulos, Proyección
solar, histograma, Cajas y bigotes y cascada. En la Tabla 12-1 se ofrece una breve descripción los tipos
de gráfico más utilizados de Excel.

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Nota Cuando crea una hoja de cálculo para un gráfico, normalmente el período de tiempo aparece en
la primera fila, y las categorías, en la primera columna. El botón Cambiar entre filas y columnas que
aparece la pestaña Diseño permite cambiar la orientación de los datos tal como aparecen en el gráfico
Selección de los datos que se incluirán en un gráfico
Puede comenzar creando uno de los gráficos comunes de Excel con un clic en la imagen
correspondiente de la pestaña Insertar de la cinta. Sin embargo, la selección de los datos que desea
mostrar gráficamente es más importante que el tipo de gráfico. ¿Qué aspectos de los datos quiere que
se vean? En este ejercicio, aprenderá a seleccionar datos para usarlos en un gráfico de Excel que
devuelve los cálculos y los datos en un gráfico codificado por color con las secciones identificadas
mediante números o etiquetas.

Existen dos enfoques para identificar los datos de una tabla. Si diseña eficientemente la hoja de cálculo,
puede seleccionar varios rangos a la vez que se convertirán en los diversos elementos del gráfico. La
segunda manera consiste en identificar el tipo de gráfico y después seleccionar los datos de cada
elemento del gráfico. En la primera parte de esta lección se trabajará con la selección de rangos,
mientras que en la segunda parte se estudiará cómo agregar y eliminar ciertos elementos del gráfico.

PREPÁRESE. INICIE Excel.

1. ABRIR el archivo 12 Fourth Coffee Financial History para esta lección.
2. Seleccione B2:B8 (los datos de 2014).
3. Haga clic en la pestaña Insertar y, en el grupo Gráficos, haga clic en el botón Circular. Haga clic en
el primer gráfico 2D del menú desplegable Se mostrará un gráfico circular codificado con colores con
secciones identificadas mediante un número.
4. Mueva el puntero del mouse al segmento más grande. La Sugerencia muestra Series 1 Punto 1
Valor: 2014 (39 %),como se muestra en la Figura 12-2. Esto corresponde a la etiqueta 2014 en vez de
a datos reales.

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5. Apunte al segundo segmento más grande y verá que el valor es de 1575, que es la cantidad total. Ni
la etiqueta de la columna (2014) ni la cantidad total de ventas deben incluirse como segmentos del
gráfico circular.
6. Haga clic en el espacio en blanco del gráfico y presione Eliminar. El gráfico se quita de la hoja de
cálculo.

7. Seleccione B3:B7. Haga clic en la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en Circular
y luego, en el primer gráfico circular en 2D. Se mostrarán los datos correctos, pero es difícil
interpretar el gráfico ya que las diversas partes solo están identificadas con números.

8. Haga clic en el espacio en blanco del gráfico y presione Eliminar.

9. Seleccione A2:B7, haga clic en la pestaña Insertar y luego en Circular en el grupo Gráficos. Haga
clic en el primer gráfico circular en 2D. Tal como se muestra en la figura 12-3, los datos están
claramente identificados con un título y una etiqueta para cada segmento de color del gráfico
circular.

10. Mueva el puntero del mouse a un punto en blanco del gráfico y arrástrelo para moverlo debajo
de los datos.
11. Haga clic fuera del gráfico, luego, en Archivo y luego en Imprimir. Observe que los datos de
Ventas anuales aparecen con el gráfico en la página.
12. Presione Esc y luego, haga clic en el Gráfico y elija Archivo, Imprimir. Ahora observe que el
gráfico aparece por sí mismo en la página.
Nota Si quiere imprimir solo un gráfico insertado en un libro, seleccione el gráfico antes de elegir
Archivo, Imprimir.
13. CREE una carpeta Excel Lesson 12 y GUARDAR el libro como 12 Charts Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el siguiente ejercicio.

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En este ejercicio se ilustra que la selección de datos del gráfico debe contener información
suficiente para interpretar los datos con solo echar un vistazo. Excel no distinguió entre la etiqueta
de la columna B y los datos que esta contenía cuando seleccionó únicamente los datos de la
columna B. Aunque la etiqueta tiene formato de texto porque la etiqueta de la columna era
numérica, Excel lo interpretó como datos que debían incluirse en el gráfico. Cuando amplió la
selección para incluir las etiquetas de fila, Excel reconoció correctamente 2014 como etiqueta y la
mostró como título del gráfico circular.
Cuando selecciona datos y crea un gráfico circular, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo. Esto
se conoce como un gráfico insertado. Significa que se coloca en la hoja de cálculo en lugar de
colocarse en una hoja de gráfico diferente, una hoja que contiene solo un gráfico.
Mover un gráfico
Cuando inserta un gráfico, este se inserta de forma predeterminada en la hoja de cálculo. Puede
hacer clic en una esquina de un gráfico o en el punto medio de cualquier lado para visualizar los
controladores de tamaño (flechas blancas verticales, horizontales o diagonales de dos lados).
Puede utilizar los controladores de tamaño para cambiar el tamaño de un gráfico. Para mover el
gráfico, debe hacer clic en el espacio en blanco y arrastrar usando el puntero negro con cuatro
puntas del mouse. Tal vez quiera que se revise un gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo
o tal vez quiera que el gráfico sobresalga. En este ejercicio, moverá un gráfico a una nueva hoja de
gráfico en el libro.
Mover un gráfico
Cuando inserta un gráfico, este se inserta de forma predeterminada en la hoja de cálculo. Puede
hacer clic en una esquina de un gráfico o en el punto medio de cualquier lado para visualizar los
controladores de tamaño (flechas blancas verticales, horizontales o diagonales de dos lados).
Puede utilizar los controladores de tamaño para cambiar el tamaño de un gráfico. Para mover el
gráfico, debe hacer clic en el espacio en blanco y arrastrar usando el puntero negro con cuatro
puntas del mouse. Tal vez quiera que se revise un gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo
o tal vez quiera que el gráfico sobresalga. En este ejercicio, moverá un gráfico a una nueva hoja de
gráfico en el libro.

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior.

1. Haga clic en el espacio en blanco del gráfico para seleccionarlo.
2. Haga clic en la pestaña Diseño y luego, en el botón Mover gráfico.
3. En el cuadro de diálogo Mover gráfico, haga clic en el cuadro de la hoja Nuevo y escriba
2014 Circular para crear el nombre de la nueva hoja de gráfico.
4. Haga clic en ACEPTAR. El gráfico se convertirá en una hoja separada del libro.
5. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Ventas para volver a la porción de datos del libro.
6. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el siguiente ejercicio.
Si desea devolver el gráfico a la hoja Ventas, puede ir a la pestaña 2014 Circular, volver a hacer
clic en el botón Mover gráfico y en el cuadro Objeto en, seleccione Ventas (el nombre de la hoja).

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Elección del gráfico adecuado para los datos

Puede crear la mayoría de los gráficos, tales como gráficos de columnas o de barras, a partir de
datos dispuestos en filas o en columnas en una hoja de cálculo. Algunos gráficos, como los gráficos
circulares o de burbujas, necesitan que los datos sigan un orden específico. No se puede usar un
único gráfico circular para realizar comparaciones entre períodos de tiempo o para analizar
tendencias. El gráfico de columnas funciona bien en las comparaciones. En un gráfico de columnas
3D o 2D, cada marcador de datos se representa mediante una columna. En una columna apilada,
los marcadores de datos se apilan de modo que la parte superior de la columna sea el total de la
misma categoría (o tiempo) de cada serie de datos. Un gráfico de líneas muestra los puntos
conectados mediante una línea para cada valor. En este ejercicio, aprenderá a crear un gráfico de
columnas y un gráfico de líneas para ilustrar el aumento de ventas de cafés y bebidas calientes en
Fourth Coffee durante un período de cinco años.

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior.

1. Seleccione las celdas A2:F7.

2. Haga clic en la pestaña Insertar y, en el grupo Gráficos, haga clic en Insertar gráfico de columnas
o de barras. En la lista desplegable, muévase a cada una de las opciones.
Al pausar una opción, Excel muestra una vista previa del gráfico en la hoja de cálculo, y una
descripción y consejos para el tipo de gráfico seleccionado. En Columnas 3D, mueva a la primera
opción. Como se muestra en la Figura 12-4, la Sugerencia muestra que el tipo de gráfico es un
gráfico de columna agrupada 3D. Excel sugiere utilizar este
tipo de gráfico para comparar valores cuando el orden de las categorías no es importante.

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3. En la lista desplegable, haga clic en columna agrupada 3D. El gráfico de columnas mostrará las
ventas de cada una de las categorías de ingresos para un período de cinco años. Aparecerá la
pestaña Herramientas de gráficos con la pestaña Diseño activa.
4. En cualquier punto del área en blanco, haga clic en el gráfico, arrástrelo debajo de los datos de
la hoja de cálculo y colóquelo en el extremo izquierdo.
5. Haga clic fuera del gráfico de columnas para anular la selección. Observe que la pestaña
Herramientas de gráficos desaparece.
6. Seleccione A2:F7, haga clic en la pestaña Insertar y, en el grupo Gráficos, haga clic en Línea (el
primer gráfico de la segunda fila). En el grupo Línea 2D, haga clic en la opción Línea con
marcadores. Ponga el gráfico de líneas junto al gráfico de columnas. Véase la figura 12-5.

Nota Tómese un tiempo para estudiar los dos gráficos. En el gráfico de columnas, Café y expreso
son en gran medida las mayores fuentes de ingresos, aunque Accesorios de café los está
alcanzando. En el gráfico de líneas, observe que Café y expreso aumentan con el tiempo, pero que
Accesorios de café aumenta aún más rápidamente. Los artículos de panadería están
disminuyendo, y las ventas de Deli suben y bajan.
7. Haga clic en el gráfico de columnas y en la pestaña Diseño.
8. Haga clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Columna y, a
continuación, haga clic en ACEPTAR.
9. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Ventas, seleccione el gráfico de líneas, haga clic
en el botón Mover gráfico y en el cuadro Hoja nueva, escriba Línea. Haga clic en ACEPTAR.
10. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el siguiente ejercicio.
Los gráficos de columnas y de líneas proporcionan dos visualizaciones de los mismos datos. El tipo
de gráfico que elija dependerá del análisis que desea que el gráfico retrate. El gráfico circular, que
muestra los valores como parte de un todo, visualiza la distribución de las ventas durante un año.
Los gráficos de columnas también facilitan las comparaciones entre elementos, aunque también

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durante períodos de tiempo. El punto fuerte de los gráficos de líneas consiste en que muestran las
tendencias con el tiempo.
El gráfico de líneas que creó en este ejercicio incluye marcadores de datos para indicar las ventas
de cada año. El es una barra, un área, un punto, un segmento u otro
símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o un valor que tiene su origen en
una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen
una serie de datos.
Uso de gráficos recomendados
Si es una de las primeras veces que crea gráficos, la cantidad de tipos de gráficos entre los que
puede elegir puede ser abrumadora. Excel 2016 tiene una nueva característica que ayuda a
precisar las opciones según los datos que seleccione. Se trata del botón Gráficos recomendados.
En este ejercicio, seleccionará distintos conjuntos de datos y observará qué opciones muestra el
botón Gráficos recomendados.

PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior.

1. Haga clic en la pestaña de hoja de cálculo Ventas.
2. Seleccione las etiquetas Año y las celdas Café y expreso A2:F3, haga clic en la pestaña Insertar
y luego, en el botón Gráficos recomendados. Excel recomienda cuatro tipos de gráfico y explica
cuándo se usa cada uno de los gráficos, debajo del ejemplo.
3. Haga clic en los otros tres tipos de gráfico y lea cada descripción. Haga clic en el gráfico de línea
y en ACEPTAR.
4. Haga clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Fila de café y, a
continuación, haga clic en ACEPTAR.
5. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Ventas, seleccione A2:F2, mantenga presionado
Ctrl y seleccione A8:F8. No tiene que elegir rangos adyacentes para crear gráficos con los datos.
6. Haga clic en el botón Gráficos recomendados. Observe que las opciones recomendadas son las
mismas que las del Paso 2, ya que la primera fila incluye los años y la segunda fila, los valores.
Haga clic en ACEPTAR.
7. Haga clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Línea total y, a
continuación, haga clic en ACEPTAR.
8. GUARDE el libro.
Creación de un gráfico de barras
Los gráficos de barras son similares a los gráficos de columnas y pueden ser utilizados para ilustrar
comparaciones entre elementos individuales. Los datos que están organizados en columnas o en
filas en una hoja de cálculo pueden trazarse en un gráfico de barras. Los gráficos de barras
agrupados comparan valores entre categorías. Los gráficos de barras apiladas muestran la relación
de elementos individuales comparados con la totalidad de ese elemento. Los gráficos de barras
adyacentes que creará en este ejercicio ilustran dos visualizaciones de los mismos datos. Puede
experimentar con tipos de gráficos y seleccionar el que mejor retrate el mensaje que quiere
transmitir a la audiencia.

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PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior.

1. Haga clic en la pestaña de hoja de cálculo Ventas.
2. Seleccione las celdas A2:F7 y en la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el
botón Insertar gráfico de columnas o de barras.
Nota Una Sugerencia muestra el nombre del tipo de gráfico cuando pasa el puntero del mouse
sobre el botón u la opción de subtipo.
3. Bajo Barras 3D, haga clic en el subtipo Barras agrupadas 3D. Los datos se muestran en un
gráfico de barras agrupadas y la pestaña Diseño está activa en la pestaña Herramientas de
gráficos.
4. Arrastre el gráfico de barras agrupadas a la izquierda, debajo de los datos de la hoja de
cálculo.
5. Seleccione las celdas A2:F7. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en
Insertar gráfico de columnas o de barras.
6. Bajo Barra en 3-D, haga clic en el subtipo Barra 3D aplicada.
7. Coloque el gráfico de barras apiladas al lado del gráfico de Barra en 3-D. La hoja de cálculo
debería verse como en la Figura 12-6.

8. Haga clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Barra apilada y, a
continuación, haga clic en ACEPTAR.
9. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Ventas y en el gráfico de barras agrupado. Haga
clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Barra agrupada y haga clic en
ACEPTAR.
10. GUARDAR el libro.

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El grupo Gráficos de la pestaña Insertar contiene nueve botones que conducen a varios tipos de
gráficos (incluido un tipo de gráfico combinado). Para crear uno de estos gráficos, seleccione los
datos de la hoja de cálculo, haga clic en el botón y elija una de las opciones de tipo de gráfico.
Puede seleccionar cualquier tipo de gráfico haciendo clic en el selector del cuadro de diálogo
Gráficos para abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico. Se visualizará Gráficos recomendados
en la primera pestaña. Haga clic en la pestaña Todos los gráficos del cuadro de diálogo tal como
se muestra en la Figura 12-7 para ver muestras de todos los tipos y subtipos de gráficos.
Cuando hace clic en un tipo de gráfico en el panel izquierdo del cuadro de diálogo, el primer
gráfico de ese tipo se selecciona en el panel derecho. También puede desplazarse por el panel
de la derecha y seleccionar cualquier subtipo de gráfico. Se muestran diferentes ejemplos para
determinar si desea que los datos se interpreten en filas o en columnas y filas.

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