MODULO 1:

INTRODUCCIÓN A LA
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Docente: Óscar Luis Zapata Rodríguez

Telefónica
Soluciones

La Digitalización
como recurso para
la Gestión
Documental
3
Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales

 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones
 Introducción: evolución de la TI
La promesa
Tecnología posibilitante El cambio
El negocio
“La red” interconectado en red
Reasignación de
Computación interempresarial relaciones externas
La empresa ampliada
Infraestructura empresarial
Transformación
organizacional
Computación en grupos de La empresa integrada
trabajo
Rediseño de procesos y
Multimedia personal El equipo de alto
cargos de negocios
desempeño

Aprendizaje de
eficiencia en las tareas
El individuo efectivo

4
Fuente: New Paradigm Learning Corporation
 Introducción: los SIG no cubren
todas las necesidades

FINA FAC
C
N EST. T
G
VTAS

RRH MA
CG CP
H NT ERP
CPRAS
LIQ. V + P
HAB
GEST. DOC.
C
C F
ACT. RH
FIJO C
COSTO P C
S

Gestión documental Gestión del conocimiento

tradicional
5
 Ineficiencias en la Gestión Documental Tradicional
• Pérdida de tiempo en la generación de documentos compartidos.
GENERACIÓN
• Pérdida de valor por no generar una base de conocimiento de la
empresa.
• Gasto en materiales, accesorios y equipos de impresión por no poder
compartir documentos electrónicamente

ARCHIVO • Gasto en espacio y material para el almacenamiento de documentos

físicos.
• Desorden en el ámbito de trabajo por el exceso de papel impreso.
• Archivo descentralizado; cada ordenador y cada cajón se convierten
en un archivo.
BÚSQUEDA
Y
DISTRIBUCIÓN • Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y de información de
los mismos.
• Mayores tiempos y costes de distribución de documentos.

• Pérdida de tiempo en el mantenimiento de la documentación.

• Pérdida de documentos.
MANTENIMIENTO • Falta de seguridad y confidencialidad en el acceso a la información.

6
 Mejores Prácticas en la Gestión Documental

GENERACIÓN BUSQUEDA

Repositorio Central
Herramientas de Gestión
Documental
ARCHIVO
MANTENIMIENTO

BÚSQUEDA Y
DISTRIBUCIÓN
Como consecuencia de las ineficiencias en la Gestión Documental tradicional las
organizaciones están implantando “Iniciativas de Gestión Electrónica de Documentos”.

7
 Implantación de una Gestión Electrónica de
Documentos

Una “Iniciativa de Gestión Electrónica de Documentos” incluye las siguientes

fases:

• Organización de la información de la empresa.

• Definición de políticas y estrategias de organización

• Digitalización de la documentación
• OCR e indexación de toda la documentación.

• Publicación de la documentación a la organización.

• Gestión y mantenimiento de la documentación.

Para su implantación se requieren Recursos Humanos

especializados, Tecnología y Formación

8
 Propuesta de Valor de una Gestión Electrónica
de Documentos

Beneficios
BENEFICIOS: Generación de
una base de
• Ahorro de costes conocimiento.
• Eficiencia
• Generación de valor Reducción de
tiempos de
búsqueda.

Reducción
Mayor orden y de espacio.
calidad en el
ámbito de
trabajo.
Reducción de
gastos.

Implantación Gestión Electrónica de Documentos

9
 Implantación de una Gestión
Electrónica de Documentos

PUBLICACIÓN,
ORGANIZACIÓN DIGITALIZACIÓN,
GESTIÓN
DEL CONOCIMIENTO OCR E INDEXACIÓN
y MANTENIMIENTO

• Auditoría de información. • Digitalización de • Publicación personalizada

documentos e imágenes. de la información a
• Estrategia de gestión del múltiples usuarios.
conocimiento. • OCR.
• Gestión de archivos.
• Mapa de conocimiento. • Captura de información.
• Mantenimiento integral de
• Definición de políticas y • Indexación y la gestión documental.
procedimientos. clasificación.
• Organización de archivos. • QA de indexaciones
automáticas.

10
 Herramientas de Gestión Documental

BIBLIOTECAS VIRTUALES
• Catalogación de fondos
Internet
• Búsqueda y recuperación de fondo digital/físico
Intranet
• Publicación/Consulta de fondos digitales

GESTORES DE CONTENIDO
• Préstamos/Adquisiciones
Base de
GESTION DE ARCHIVOS Datos
• Organización física de los archivos Documental
• Descripción/Indización de materiales (textos,
• Expurgo/Depuración imágenes,
GESTION DE FLUJOS DE TRABAJO video,
sonido,
• Gestión de autorizaciones. otros)
• Definición de los flujos de trabajo
• Creación de documentos modelo
• Vinculación de documentos al proceso

11
12 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones
 Qué es la Digitalización
 “Expresar datos en formato digital”. (RAE)
 “Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia de números según ciertas
reglas” (Diccionario Vox)
 Operación de transformar algo analógico –entendido como algo físico y real- en algo digital
–entendido como conjunto de unidades lógicas denominadas bits.
 Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un formato que podamos
almacenar y modificar con el ordenador.
 Proceso por el cual se obtiene fotos electrónicas tomadas de una escena o escaneadas de
documentos (fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones).
14 Por qué Digitalizar
La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de
almacenar acceder y distribuir documentación:

 Elimina el extravío de  Protege la información

documentos.  Agiliza el servicio a los clientes.
 Permite un acceso rápido y fácil  Permite una fácil distribución de
a la información. documentos vía Internet o
 Permite almacenar información intranet.
en múltiples formatos  Protege los documentos contra
electrónicos. la acción de agentes externos y
 Controla el acceso a la deterioro de los mismos.
información.  Optimiza el espacio físico
 Mejora los tiempos de acceso convirtiendo montones de papel
para la búsqueda de en soportes ópticos.
documentos.
15

Agenda
 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones
 16

Aspectos Fundamentales de
la
Digitalización
1. Formato de las Imágenes

2. Resolución de las Imágenes

3. Calidad de las Imágenes

4. Memoria que ocupa una imagen

5. Compresión de las Imágenes

6. OCR: La conversión de documentos

escritos a documentos electrónicos
17 Formato de las Imágenes
 Algunos de los factores que se debe tener en cuenta a la hora de elegir un
formato de archivo para visualización son los siguientes:
 Resolución.
 Calidad de imagen.
 Cantidad de memoria que ocupa.
 Nivel de compresión.
 Hay múltiples formatos de archivo disponibles en el mercado. Podemos
saber el formato de una imagen gracias a su extensión. Estos son algunos
de los más utilizados:
 TIFF: mejor resolución y compatible con IBM y Mac.
 GIF y JPEG: los más comunes para las imágenes de acceso Web.
 PDF: se usa frecuentemente para imprimir y ver documentos de
múltiples páginas.
18

Formato de las Imágenes

JPEG (Joint
GIF 89a PNG 1.2
TIFF 6.0 (Tagged Photographic Expert
Nombre y (Graphics ImagePac, (Portable PDF 1.3 (Portable
Image File Group) Flashpix 1.0.2
versión actual Interchange Photo CD Network Document Format)
Format) JFIF (JPEG File
Format) Graphics)
Interchange Format)
Extensión .tif, .tiff .gif .jpeg, jpg, .jif, .jfif .fpx .pcd .png .pdf

Bitonal a 1 bit,
1-48 bits; color a Escala de grises a
escala de grises o Bitonal, escala de Escala de grises a
Profundidad Escala de grises a 8 bits; Color a 24 8 bits, escala de 4 bits; color a 8
color de paleta de grises o color 8 bits; color a 24
de bits color a 24 bits bits grises a 16 bits, bits; soporta hasta
4 u 8 bits; hasta entre 1 y 8 bits bits
color a 48 bits 64 bits para color
color de 64 bits

Con
* Descomprimido pérdida: * Descomprimido
* Descomprimido
sin pérdida Formato Sin pérdida
Compresión * Con pérdida:
Sin perdida Con pérdida: JPEG * Con pérdida
patentado
Sin pérdida
* Con pérdida:
JPEG
JPEG por Kodak JPEG
"Sin
19 Resolución de las Imágenes
 Es el número de píxeles mostrados en la imagen por las unidades de
longitud.
 Normalmente se mide en Píxeles por Pulgada (ppi), aunque también es
muy habitual medirla en Puntos por Pulgada (dpi)
 La resolución es directamente proporcional al numero de Píxeles que se
usen para representar cada unidad de área.
 La resolución, en ocasiones, marca la calidad de la imagen, aunque para
determinar la resolución de una imagen hay que tener en cuenta el medio
Imagen de alta resolución: Imagen de baja resolución:
de distribución final.
 Mayor número de píxeles  Menor número de píxeles
para representar cada para representar cada
unidad. unidad.
 Reproduce más detalle  Reproduce menos detalles.
 Hay transiciones de color  Hay menos transiciones de
más sutiles. color.
20 Calidad de las Imágenes

 La calidad de las imágenes no siempre viene representada por el uso de una

resolución mayor.
 Para obtener una buena calidad lo primero es tener en cuenta el tipo de
documento escaneado.
 Los píxeles sólo representan la información que tiene el documento. No hay
que pensar que por muchos ppp que se le pongan a un documento va a
tener mejor calidad.
 Actualmente, los software gráficos permiten retocar las imágenes con el
finalidad de mejorar los documentos originales: se puede eliminar manchas
oscuras, limpiar fondos, dar nitidez al texto.

EJEMPLO
 Escaneado de una página de 8 x 10 pulgadas a 200 ppp.
 Esta página sólo se va a leer en un monitor de ordenador.
 90% de los píxeles han sido desechados.
 La imagen se ajusta pero el texto ya no se lee.
21 Memoria que ocupa una imagen

 La memoria que ocupan los documentos está en relación con la resolución

que se utilice en el escaneado de los documentos.
 A continuación se muestra una tabla que resume la cantidad de memoria
que ocupan algunos documentos a diferentes resoluciones y colores:

Tamaño de
Tipo de original Destino Método escaneado
memoria
Fotografía 10x15 cm Pantalla 75 ppp / 24 bits 0,4 MB
Impresora 300 ppp / 8 bits 2 MB
B/N
Impresora 300 ppp / 24 bits 6 MB
color
Texto o dibujo en blanco y Pantalla 75 ppp / 1 bit 66 KB
negro tamaño DIN-A4 Impresora 300 ppp / 8 bit 8 MB
OCR 300 ppp / 1 bit 1 MB
Foto DIN-A4 en color Pantalla 75 ppp / 24 bits 1,6 MB
Impresora 300 ppp / 24 bits 25 MB
22 Memoria que ocupa una imagen

Imagen de 24 KB en formato JPEG. Tamaño medio

23 Compresión de las Imágenes

 Tiene la finalidad de reducir el tamaño de los archivos para facilitar su

almacenamiento, procesamiento y transmisión.
 Existen técnicas de compresión estándar y patentadas.
 Se recomienda usar técnicas estándar porque son totalmente compatibles
con cualquier software de recuperación.
 Se caracteriza por tener o no tener pérdida de información del documento
original
 Compresión sin pérdida: no desecha información, y por tanto cuando se
descomprime la imagen es idéntica al original. (Utilizado para el
escaneado bitonal)
 Compresión con pérdida: compensa o desecha información menos
importante basada en un entendimiento de la percepción visual.
(Utilizado para el escaneado tonal).
24 OCR

 OCR (Optical Character recognition) : Software de reconocimiento óptico

de caracteres.
 Convierte una documento escaneada en texto.

Ventajas: Inconvenientes:
 Posibilita las búsquedas  Tiene muchas
a texto libre por todo el limitaciones.
texto del documento.
 No reconoce
 Indización automática: documentación escrita,
puede directamente o por lo menos en bajo
capturar información del porcentaje.
texto.
 Necesita un tiempo de
 Se puede manipular, entrenamiento bastante
corregir o insertar importante.
comentarios, como a
 El nivel de éxito no es
cualquier documento de
muy alto incluso con
texto normal.
softwares muy potentes.
25 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones
26
Proceso de Digitalización

1. Preparación de los
Documentos

2. Proceso de
4. Grabación de las
imágenes Escaneado

3. Indización de
los Documentos
28 Preparación de los documentos

En esta fase se deben realizar fundamental estas dos tareas:

 Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para poder

ser escaneados:
 Quitar grapas, clips, marcos de las diapositivas, etc.
 Desdoblar los documentos.
 Separar los documentos por lotes para ser procesados más fácilmente.
Los criterios para separar los documentos pueden ser:
 Tamaños y formatos
 Características de los documentos como por ejemplo, el color o si
están impresos o manuscritos.
 Resoluciones
29 Proceso de Digitalización

 Escaneado de los documentos:

 Los documentos se introducen en las unidades de captura (caso de
escáner de alto volumen)
 Se supervisa que la entrada de documentos se haga de una forma
correcta.
 Se revisa la calidad con la que salen las imágenes que se van
procesando.
 Finalizado el proceso, se vuelve a colocar los documentos en su
estado original.

 Tratamiento de la imágenes por medio de software especializados. Estos

softwares permiten:
 Visualizar las una imágenes ya digitalizadas.
 Manipular las imágenes ya sea para mejorar su calidad, modificar su
contenido o cambiar su apariencia. Las parametrizaciones habituales
son:
- Formato de la imagen: Resolución o tamaño que se quiere
conseguir.
- Color de la imagen: B/N, color o escala de grises.
- Página a doble cara o sencilla, etc.
 Indización de los Documentos

Una vez digitalizadas las imágenes, lo más habitual es someterlas a un proceso

de
indización. Existen varios fundamentalmente tres formas de indizar:
 Indización manual: una vez que la imagen ha sido procesada, se sacan los
términos clave por los que luego va a ser recuperado el documento.
 Captura de índices de forma automática: se entrena al escáner para que
capture algunos términos que siempre se encuentran en el mismo lugar de
la páginas (muy útil en formularios). Para esto hay que someter los
documentos a un OCR.
 Marcadores: Sólo en el caso de que la imagen se encuentre en formato
PDF. Este sistema te permite poner un marcadores en las palabras por las
que se quiere recuperar el documento.
31 Grabación de las imágenes

 El dispositivo de grabación se elegirá en función de:

 Uso posterior de las imágenes
 Frecuencia con la que se vayan a consultar las imágenes
 Volumen de documentos escaneados y peso de los mismos.
 Tipo de acceso que se desea tener: on line / off line.
 Los dispositivos más utilizados son:
 CD-ROM
 DVD
 Cintas magnéticas
 Servidores
32 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones
33
Tipos de Escáner

Escáner Características
Son los modelos más versátiles, permitiendo escanear fotografías,
hojas sueltas, periódicos, libros encuadernados e incluso
Plano transparencias, diapositivas o negativos con los adaptadores
adecuados. Dentro de este tipo de escáner exiten distintos tipos los de
uso doméstico, los de medio rendimiento y los de alto rendimiento.
Son escáneres orientados a documentos opacos como son negativos
Transparencias o diapositivas. Estos tipos de escáner pueden obtener resoluciones de
3.000 x 3.000 ppp.
Se basan en un sistema muy similar al de los aparatos de fax: un
rodillo de goma arrastra a la hoja haciendola pasar por una rendija
Escáner de rodillo donde está situado el elementos capturador de imagen. Esta muy
destinado a documentación que se componga de hojas sueltas.

Es muy similar en sus características al escáner plano, la gran

diferencia es que en el escáner plano la luz viene desde abajo (similar
Cenital a una fotocopiadora) mientras que en el escaner cenital la luz sale de
un elemento superior. Esto es muy recomendable para libros
encuadernados.
34 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones
35
Tipología de Documentos
Modo
Tipo de documento Escáner
digitalización
Libros impresos con predominio de texto sobre fotografías, Escaner cenital
ilustraciones... Escaner plano B/N (binario)
Libros impresos con predominio de fotografías, ilustraciones... Escaner cenital
sobre texto Escaner plano Grises o color
Documentos impresos con predominio de texto sobre fotografías,
ilustraciones... Escaner plano B/N (binario)
Documentos impresos con predominio de fotografías,
ilustraciones... sobre texto Escaner plano Grises o color

Documentos o libros manuscritos Cámara digital Grises o color

Escaner plano
Documentos o libros manuscritos Microfilm y Grises o color
Escaner plano B/N (binario), grises o
Revistas o periódicos (tamaño sábana o tabloide) Microfilm y color
Escaner plano
Negativos o placas de cristal con o sin Grises o color
Diapositivas y
Mapas y planos (mayor que A3) escaner de B/N o color
36 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones
37

Fotografía Digital
 Entendemos por Fotografía Digital aquellas tomadas con cámaras digitales.
 Tiene gran aceptación por parte de los profesionales.

VENTAJAS INCONVENIENTES

 El formato digital se basa en el  Es una tecnología

almacenamiento de la imagen relativamente inmadura.
mediante dígitos.  La calidad es suficiente para la
 Se mantendrá inalterable a lo mayoría de los trabajos
largo del tiempo. profesionales pero es inferior a
 La reproducción puede ser la que se puede conseguir con
repetida tantas veces como se materiales químicos.
desee.
 Los duplicados son de la misma
calidad que los originales.
 Se pueden realizar retoques
informáticos.
38 Agenda

 Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.

 Digitalización.
 Aspectos Fundamentales
 Proceso de digitalización
 Tipos de Escáner.
 Tipología de documentos.
 Fotografía Digital.
 Conclusiones
39

Conclusiones

 La digitalización es una herramienta muy útil dentro de un

Sistema de Gestión Documental.
 Para llevar a cabo la digitalización es necesario realizar un
estudio previo que nos permita saber:
- Qué es lo que queremos digitalizar (tipos de documentos,
tamaños, etc.)
- Cómo lo vamos a digitalizar (resolución, formato, calidad, etc.)
- Para qué vamos a digitalizar (acceso más rápido, archivado
menos costoso, etc.)
40
Conclusiones

 Los principales beneficios de la digitalización son:

- Acceso mucho más rápido a la documentación.
- Ahorro de espacio físico en las oficinas.
- Copia de la documentación original, inalterable a lo largo del
tiempo.
 La digitalización es un proceso costoso y complicado ya que
requiere de una buena tecnología: software y hardware.
ESTUDIO, ANALISIS Y PROPUESTA DE LA
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
Modelo Marco de Modernización
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Proceso tecnológico que permite convertir documentos en soporte físico, en
varios ficheros digitales que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del
documento.

DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS

Proceso que integra el uso de tecnologías y la aplicación tanto de

estándares técnicos como de normas archivísticas, con fines de
conservación y servicio de la información.
Un archivo que no muestre el contenido de sus fondos, que no puede difundir el valor
de su acervo, sin capacidad de conservar y servir la información para la gestión actual y
la futura, es simplemente un depósito de papeles.
Esp. Oscar Zapata Rodríguez
DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS
CONSIDERACIONES PREVIAS

Desde el punto de vista

metodológico, todo archivo debe
garantizar documentos preparados
previa y suficientemente, con el
fin de encontrar en la tecnología
un reflejo de dicha organización y
no por el contrario, el sustituto
tecnológico de una administración
documental deficiente y carente
de servicio.

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS
ANÁLISIS TÉCNICO

Es posible considerar cuatro criterios para la selección de documentos a

digitalizarse:

 El estado físico de la documentación

 El valor permanente de la información contenida

 La existencia de instrumentos descriptivos

 La frecuencia de las consultas

Objetivo: Brindar un servicio efectivo a los usuarios

Esp. Oscar Zapata Rodríguez
DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS

ANÁLISIS TÉCNICO

Clases de equipos

 Resulta importante identificar la relación directa entre el equipo de digitalización y los

documentos que se vayan a digitalizar.

 Actualmente, predominan dos clases de equipos:

 Escáner de cama plana

 Escáner de alimentación automática

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

DIGITALIZACIÓN EN ARCHIVOS

ANÁLISIS TÉCNICO

Elección del equipo de captura (escáner)

 La elección de un equipo de digitalización debe considerar:

• Las características físicas de los documentos

• Las condiciones naturales del volumen documental
• Tipo de escáner (De cama plana, de alimentación automática, etc.)
• Capacidad de formatos (A4, A3, Planos, etc,)
• Velocidad de captura (15 ppm, 75 ppm, 100 ppm, 150 ppm)
• Métodos de captura (Color, B/N, escala de grises)
• Productividad diaria (2000, 5000, 15000, 50000 imágenes x día)
• El Software de captura

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

Prueba Piloto de digitalización
de documentos

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

 ¿CON QUÉ CONTAMOS ACTUALMENTE?

INFRAESTRUCTURA FÍSICA

Ambientes
preparados para
el proceso de
digitalización

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

 ¿CON QUÉ CONTAMOS ACTUALMENTE?

Ambientes
preparados para
el proceso de
digitalización

INFRAESTRUCTURA FÍSICA
Esp. Oscar Zapata Rodríguez
 ¿CON QUÉ CONTAMOS ACTUALMENTE?

EQUIPAMIENTO

Los centros de
digitalización están
equipados con:

 68 computadoras
 20 multifuncionales
 37 escáner
Esp. Oscar Zapata Rodríguez
¿CON QUÉ CONTAMOS ACTUALMENTE?

EQUIPAMIENTO

Equipos
tecnológicos
disponibles

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

¿CON QUÉ CONTAMOS ACTUALMENTE?

MOBILIARIO

Se cuenta con
mobiliario
adecuado a las
necesidades de los
equipos y el
personal

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

¿CON QUÉ CONTAMOS ACTUALMENTE?
MOBILIARIO

Se encuentran en
uso 404 muebles
para la realización
de las labores

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

¿CON QUÉ CONTAMOS ACTUALMENTE?
PERSONAL CAPACITADO
Se han realizado las charlas de capacitación en
torno a la modernización del sector educación,
los procesos técnicos y el marco legal en materia
archivística

XXXX

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

¿CON QUÉ CONTAMOS ACTUALMENTE?
Las capacitaciones permiten que el personal
pueda afianzar sus conocimientos y estandarizar
sus actividades en los archivos de las UGEL y la
DRE

PERSONAL CAPACITADO
Esp. Oscar Zapata Rodríguez
PROPUESTAS DE PROCEDIMIENTOS
MAPA DEL PROCESO GENERAL

CONTROL
-Descongestión
- Supervisión en el volumen de
- Plan de Digitalización
requerimientos
- Instructivo de Digitalización
- Alta demanda de - Ficha de Procesamiento de información.
los usuarios por
acceder a la -Servicio de

Almacenamiento
información de consulta y

Preparación

Indexación
manera eficiente y acceso a los

Difusión
Captura
eficaz. documentos
digitalizados
- Documentos mediante el
físicos de valor portal web
permanente y con institucional.
alta frecuencia de MEDIOS Y RECURSOS
consultas, - Organización del personal
susceptibles a - Equipos informáticos
- Software de tratamiento de imágenes
daño por
Esp. Oscar Zapata Rodríguez
manipulación
PROPUESTAS DE PROCEDIMIENTOS
FASES DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

INICIO
DEL
PROCESO

CIERRE
DEL
PROCESO

IMPACTO
DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

 MODULO 2:
PREPARACIÓN DE DE DOCUMENTOS
PARA DIGITALIZACIÓN

Docente: Óscar Luis Zapata Rodríguez

Propuesta de desarrollo
del piloto de
digitalización

Preparación de documentos
1
Captura de imágenes
2
Control de calidad
3

4 Indexación

Almacenamiento
5
Difusión
6

Difusión: Puesta en valor en el portal de la página web institucional.

Esp. Oscar Zapata Rodríguez
FASES DEL PROCESO

PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS

1
Consiste en fase en la que la
documentación organizada y seleccionada,
es preparada en lotes de documentos listos
para ser procesados.

ACTIVIDADES
1. ORGANIZACIÓN
• La documentación se clasifica por series
documentales, identificando su
dependencia productora.

• Se ordena correlativa o cronológicamente

según corresponda.

• Para el control, se realiza un inventario

registro de los documentos organizados.
Esp. Oscar Zapata
FASES DEL PROCESO

PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS

1
ACTIVIDADES
2. SELECCIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
• Se seleccionan los documentos de
valor temporal y los de valor
permanente.

• Por su naturaleza, los documentos de

valor permanente son los
potencialmente seleccionados para
atravesar el proceso de
digitalización.

• El preparador verifica en el
inventario registro, para proceder a
la selección por años y al retiro físico
de los documentos.
Esp. Oscar Zapata Rodríguez
FASES DEL PROCESO

PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS

1
ACTIVIDADES
3. TRATAMIENTO DE LOS LOTES
• El preparador realiza la limpieza
de los documentos, retirando el
polvo y todo material plástico o
metálico adherido a la superficie
y que pueda afectar o dañar el
paso de los documentos por el
escáner

• Agrupa los documentos a

digitalizarse en lotes, estimando
el volumen de folios de acuerdo a
la naturaleza de los documentos
seleccionados.

• Finaliza con la entrega a los

operarios de la captura de
imágenes. Esp. Oscar Zapata Rodríguez
FASES DEL PROCESO

CAPTURA DE IMÁGENES
2
Se procede a realizar la captura de imágenes en
los escáner, pudiendo ser mediante la lectura por
cristal, o mediante rodillo de tracción automática.

ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
1. TRATAMIENTO TÉCNICO
FORMATO DE LOS FICHEROS:
PDF (Portable Document Format - Formato de
documento portátil), estándar ISO (ISO 19005-
1:2005).

RESOLUCIÓN DE LAS IMÁGENES:

300 dpi
Permite el reconocimiento óptico de caracteres
(OCR).

MODO DE COLOR:
Escala de grises (8 bits por píxel), con ello se
puede representar hasta 256 niveles de grises.
Esp. Oscar Zapata Rodríguez
FASES DEL PROCESO

CAPTURA DE IMÁGENES
2
2. CAPTURA

3. CODIFICACIÓN

• Se generan nuevos ficheros independientes, cuyas imágenes coincidan con la cantidad

de folios de cada documento físico escaneado. Es decir, cada nuevo fichero en formato
PDF corresponderá a cada documento físico.

• La carpeta será compartida en la red de trabajo para el control de calidad de las

imágenes. Esp. Oscar Zapata Rodríguez
FASES DEL PROCESO

CAPTURA DE IMÁGENES
2
3. CODIFICACIÓN

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

FASES DEL PROCESO

CONTROL DE CALIDAD
3
Se realiza la verificación en cada fichero que las imágenes
resultantes del procedimiento cumplan con las siguientes
exigencias:
 La integridad de la información contenida en
las imágenes.
 Su legibilidad en pantalla.
 La Resolución y el color.

En caso de error, se da el reproceso,

volviendo a la captura de imágenes.

Se Confirma que las imágenes de cada

fichero se encuentran completas.

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

FASES DEL PROCESO

INDEXACIÓN
4
Es el proceso mediante el cual se elabora una
base de datos con los registros de cada fichero y
se integran con sus imágenes a través de un
campo de enlace.

ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
1. TRATAMIENTO TÉCNICO

- Los registros serán ingresados manualmente en un ordenador, mediante el

aplicativo de Microsoft Excel, con el formato XLS.

- En un primer nivel, cada libro Microsoft Excel corresponderá a una serie

documental digitalizada.

- En un segundo nivel, cada hoja de cálculo de Microsoft Excel corresponderá a

cada año y sus respectivos registros.

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

FASES DEL PROCESO

INDIZACIÓN
4
FASES DEL PROCESO

ALMACENAMIENTO
5
Se establece una estructura de almacenamiento de imágenes, obedeciendo a
criterios uniformes. A través de una carpeta o unidad de destino organizado, en
donde las imágenes se estructuran y almacenan de manera útil, se pueden asociar
coherentemente los ficheros con sus registros.

ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
1. TRATAMIENTO TÉCNICO

- Establecimiento de la ruta
- Nomenclatura de los ficheros y
carpetas
- Medios de almacenamiento

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

FASES DEL PROCESO

ALMACENAMIENTO
5

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

FASES DEL PROCESO

ALMACENAMIENTO
5
FASES DEL PROCESO

DIFUSIÓN
6
Es la finalidad del proceso de digitalización.
Supone la formulación y aplicación de
políticas y estrategias para facilitar el acceso a
la información digitalizada a los usuarios,
tanto internos como externos.

• La publicación en línea, se realiza mediante un web-hosting enlazado al portal

web institucional de la UGEL. El portal web institucional deberá contar con un
enlace directo a la plataforma de consulta, la misma que permitirá acceder a la
información, a partir de los siguiente campos de búsqueda:
- Número de resolución directoral
- Apellidos y Nombres
- Asunto
- Fecha de emisión del documento

• Otro canal empleado, es la configuración de una intranet para conexión y

acceso a través de usuarios y claves de acceso al servidor.

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

FASES DEL PROCESO

DIFUSIÓN
6
PROPUESTA TÉCNICA
 MODELO DE PROYECTO DE DIGITALIZACIÒN DE
DOCUMENTOS: BUENAS PRÀCTICAS EN EL SECTOR
PÙBLICO

“Implementación de un Sistema Integral

de Administración de Documentos
IN HOUSE”

Modernización de la Gestión de Archivos

2012-2015
ANTECEDENTES 2014 - 2015

Modernización de la DRELM y UGEL de Lima Metropolitana, Proyecto de

“Mejora del Acervo Documentario”.

Acopio, Organización y Selección de los fondos documentales de la

DRELM y UGEL. (% avance)

Preparación de los expedientes documentales con mayor demanda

administrativa en la DRELM y UGEL de Lima Metropolitana.

Prueba Piloto de la puesta en marcha del funcionamiento de un Centro de

Digitalización de Documentos en la DRELM y UGEL. (% avance)

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

Objetivos Principales de la Propuesta Técnica

• Sistematizar e integrar toda la información y

documentación de mayor demanda en el público
usuario, generada en la DRELM y UGEL de Lima
Metropolitana.

• Certificar la idoneidad técnica de un Sistema de

Producción de Microformas.

• Generar y dar valor legal a la documentación de

mayor demanda en el público usuario, a fin de agilizar
los trámites administrativos en el sector.

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

Soluciones de Digitalización

DIGITALIZACIÓN

 Escaneo con captura de información

GESTIÓN DOCUMENTAL
 Content Management
 BPM

GENERACIÓN DE DOCUMENTOS

 CCM (Customer Comunication Managment)

Necesidades de Digitalización

Experimentamos
dos tipos de DIGITALIZACIÓN
DEL HISTÓRICO
necesidades:

DIGITALIZACIÓN
DEL DÍA A DÍA

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

DEMANDA

9000

8000

7000

6000

5000

4000

3000

2000

1000

0
UGEL UGEL UGEL UGEL UGEL UGEL UGEL DREL
01 02 03 04 05 06 07 M
DOCUMENTOS 382 246 1783 8718 6578 7751 552 3173

CUADRO ESTADÍSTICO DE SERVICIOS – AÑO 2015

Propuesta de Impacto

Entre las principales series documentales que tienen

mayor demanda en las solicitudes de información por
parte del púbico usuario ante la instancias
descentralizadas del sector tenemos:

TIPO DE DOCUMENTO % DE
ATENCIONES
RESOLUCIÓN DIRECTORAL 60%
PLANILLAS DE
25%
REMUNERACIÓN
ACTAS DE NOTAS 15%

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

Propuesta de Impacto

Capturar en microformas como primera etapa:

Producción:
405, 000, 000 millones de imágenes
que corresponden a 5,000 metros lineales de documentación
de mayor demanda: Resoluciones, Planillas y Actas de Notas

Tiempo:
AB semanas calendario

Difusión:
Puesta de la documentación digitalizada en sistema intranet,
compartido vía web-on line y debidamente almacenada.
Esp. Oscar Zapata Rodríguez
DEMO

VIDEO DE MUESTRA DEL IMPACTO

Demo

PROYECTO MODERNIZACIÓN UGEL/DRELM, PROYECTO PLAN DE MEJORA DE ARCHIVOS AL 30 ABRIL 2015

AVANCE DIGITALIZACION

UGEL ACERVO CAPTURA DE BASE DE DATOS SERVICIOS

DRELM DOCUMENTARIO IMÁGENES (REGISTROS) PRESTADOS
UGEL 01 3500 19,827 17,801 924
UGEL 02 3620 56,837 10,000 780
UGEL 03 4500 38,227 17,637 26270
UGEL 04 2500 87,822 84,291 13450
UGEL 05 2500 10,200 37,094 8148
UGEL 06 1700 175,250 68,572 11181
UGEL 07 1500 384,865 112,024 937
DRELM 6535 8,000 8,000 3173
TOTAL 26355 781028 355419 64863

RESULTADOS
Requerimiento

Funcionamiento de una línea de producción de

micro formas, que este integrada por:

 Coordinador

 Técnico en archivo (Preparador)

 Digitalizadores

 Digitadores

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

Vamos trabajando…

Consultoría para la certificación de un

sistema de producción y almacenamiento de
micro formas.

Elaboración de un Plan de Trabajo y

Cronograma para su implementación

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

“Un sistema de producción de microformas está
conformado por una estructura organizativa, recurso
humanos y materiales, proceso y procedimientos y
ambientes destinados tanto para la producción como
para el almacenamiento de las microformas”

Esp. Oscar Zapata Rodríguez

¿Qué tenemos?

1. Estructura organizativa

2. Recursos humanos

3. Materiales

4. Procesos y procedimientos

5. Ambientes destinados

Esp. Oscar Zapata Rodríguez