Sistemas de Producción enfocado en (Sistemas de Información Gerencial
SIG en las PyME)
Facilitador: Dra. Yesenia Fuentes.
Subproyecto: Administración de Pequeñas y Medianas Empresas
Autores:
Katerin Calderón.
Rusmary lopez
Jose Parra
San Carlos – Cojedes - Venezuela.
Introducción
Los ejecutivos que manejan los Sistemas de Información Gerencial (SIG)
están creando nuevos principios administrativos con el fin de lograr éxito en la
nueva economía global donde se engloba como un sistema de producción
eficaz al pase del tiempo, de tal manera que para alcanzarlo se requiere un
nuevo estilo de dirección aunado a un cambio radical en las prácticas comunes
de administración.
En efecto, en un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la
mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir
eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano. Es por ello, que la tecnología de
información en la pequeña y mediana empresa (PYME) es un factor
determinante, el cual será la punta de lanza, así como la vanguardia en los
procesos de cambio de este sector.
Sin embargo, en la gestión de los sistemas de información visto desde la
óptica nacional, el punto nodal estriba en como organizar, involucrar y evaluar
la tecnología existente en un ámbito organizacional, con miras a enfatizar un
radio de acción para un colectivo quien le demanda la prestación de un servicio
o la entrega de un producto con altos rasgos de calidad y eficiencia.
Así, se crea una fuente de ventaja competitiva compleja de replicar, la cual
se fundamenta en valores propios y únicos de la organización. Esta realización
al interior de una organización en lo atinente a su gestión tecnológica, abre la
posibilidad de una mejor relación con el entorno, ya que es vista como una
organización exitosa en términos de indicadores de cómo su base tecnológica
genera no sólo datos, sino puntales claves a posibles soluciones.
Al respecto, O’Brien (2001:35) expresa, “en este marco de cambios y
avances tecnológicos, la eficiencia así como la efectividad de los procesos
informacionales aunado a los gerenciales permite reducir los costos, mejorar
tanto la calidad como el servicio al cliente, y el desarrollo de productos
innovadores para la conquista de nuevos mercados”. Por otro lado, Rivera
(2003) aduce que los sistemas de información apoyan los procesos de la
empresa de manera eficiente, para lograr ventajas competitivas mediante la
disminución de los costos, desarrollo de productos y una excelente atención al
cliente.
Ahora bien, los sistemas de información de una organización de acuerdo con
Senn (1998) y Montilva (1999), demarcan lo que ocurre en el entorno general
de las PYMEs, en el hecho de que la pequeña y mediana empresa utiliza
escasamente los SIG, caracterizado para realizar automáticamente parte del
proceso o todo el proceso de toma de decisiones e indicar la acción a tomarse,
para mantener a la organización dentro de condiciones normales de
funcionamiento.
Por ello, tal como lo manifiesta O’Brien (2001) se hace necesario considerar
la información en las PYMEs con las dimensiones de tiempo, contenido y
forma. Todo por el efecto que produce el incremento de la competencia en los
mercados nacionales e internacionales, tal como lo señala Tomabell (1999), la
globalización de los mercados los obliga ahora a estar más pendiente de los
acontecimientos en cualquier parte, como están sus clientes y competidores; es
decir, requieren más y mejor información.
Ante esta situación, las PYMES deben responder a las necesidades del
mercado en forma rápida y creativa, integrándose en conglomerados o redes
de empresas para sopesar y dar respuesta a los eventos suscitados y ante la
presencia de una crisis en todos los órdenes en el ámbito nacional, donde un
eficiente sistema de información gerencial puede conducir a generar un entorno
de éxito en tiempos de crisis.
Las ideas expuestas hacen mención al término crisis, y en ese sentido,
Samanes y Muñoz (1998:22) lo conceptualizan como un “punto climático o de
transición entre una fase de expansión y una de contracción, ese punto se
distingue por que en el mismo concurren técnicamente con un mínimo de
desfase los valores máximos de las variables más significativas de la
expansión”.
El presente estudio se tipificó como cualitativo conceptualizado por Flores y Tobón
(2001) como aquel cuya temática es abordar un significado a propósito de un caso
que no se repite porque no es aislable de su contexto, el cual parte de la
perspicacia, sensibilidad del investigador, de su capacidad para captar cualidad y
calidad sobre las cosas, así como, acontecimientos estudiados, dependiendo de
su horizonte conceptual presente.
Ahora bien, atendiendo a los criterios de Bavaresco (1992:26), la investigación es
un estudio de campo, en virtud de que los datos se recolectaron en el terreno
donde se desarrollaron los fenómenos y donde los informantes clave hacen vida
copartícipe. En este caso, 29 PYME del sector metalúrgico del estado Portuguesa,
específicamente del municipio Araure. Por otra parte, el diseño de investigación es
no experimental ya que, se midió el objeto de estudio según se fueron generando
los datos, sin manipular las categorías de análisis.
En este sentido, Hernández, Fernández y Baptista (2003:268) plantean que la
investigación no experimental es aquella que se realiza sin manipular
deliberadamente las variables, donde se observa el fenómeno tal y como se
presenta en el contexto natural del cual proviene.
Consecuentemente, este estudio según la evolución del fenómeno se clasificó
como transversal, ya que, las categorías de análisis se midieron en una sola
oportunidad, sin hacer un análisis comparativo de las mismas en diferentes
oportunidades, en si, se efectuó una medición única en un tiempo determinado. De
la información suministrada por los encuestados, se obtuvieron resultados, los
cuales permitieron emerger las distintas categorías de análisis:
El 75% de las PYMEs no tiene ningún tipo de recurso tecnológico y sólo el 25% de
las PYMEs disponen de programas computarizados en algunos de sus
departamentos y están en proceso de tomar en considerac ón lo atinente a la
practicidad o utilización del SIG. Con respecto al nivel tecnológico, el 70% de los
encuestados expresó que su empresa no refuerza el concepto de utilización de
equipos computarizados para la adopción de decisiones provenientes de una
información real, suministrada por el sistema, posibilitando con ello el desarrollo de
las PYME.
Los resultados anteriores revelan, falta de estrategias de crecimiento compatibles
con los rasgos culturales, debilidad estructural de los mercados locales y
regionales, inadecuada apropiación de tecnologías y conocimientos, lo cual señala
la urgente necesidad de proyectos de instauración de los SIG en las PYMEs.
En los últimos cinco (5) años, el sector de la pequeña y mediana empresa (PYME)
en Venezuela ha venido experimentando una larga depresión. Una de las
acciones que dichas empresas pueden tomar para ser competitivas se basa en
optimizar sus procesos de negocios y reducir los costos operativos. Para ello, el
tema de la utilización de los SIG surge como una posible opción a ser considerada
e implementada por este sector para mejorar su desempeño. Ahora bien, el
problema radica en que estas empresas están desasistidas en cuanto a
soluciones de hardware, software, servicios, así como la generación de una red
administrativa-gerencial, la cual le permita solventar esta brecha, a través de un
proceso de planificación rápido y completo.
Las PYMEs están preocupadas por sobrevivir, sus presupuestos son limitados y
sus inversiones se han reducido a lo estrictamente necesario, así que no tienen
entre sus prioridades la automatización de sus procesos ni la utilización de un SIG,
el cual coadyuve a demarcar su competitividad en el mercado.
En este sentido, es interesante resaltar que la temática de la incorporación de los
Sistemas de Información Gerencial (SIG), surge como una opción a ser
considerada y aplicada por este sector para mejorar su desempeño. Con base a lo
expuesto, se hace imperativa la realización de un proceso el cual permita
incorporar a los SIG para la obtención y mantenimiento de las ventajas
competitivas, las cuales puedan poseer dichas empresas ante el entorno de crisis
actual. En referencia a los conocimientos obtenidos para la definición de
lineamientos de un sistema de información gerencial para las PYMEs, con base al
proceso tecnológico vigente para este tipo de organización, un 60% de los
informantes expresó, que en efecto, los eventos del entorno, si bien es cierto no
son considerados como elementos certeros, los toman en cuenta para la toma de
decisiones, considerando a los elementos computarizados solamente con el tramo
auxiliar y pequeño en su quehacer laboral, más no como un demarcado puntal
para tomar decisiones fundamentales para la organización.
Mientras, el restante 40% pone énfasis en la utilización de una información
proveniente de un SIG, el cual es de vital importancia en el marco de
consolidación gerencial de los procesos en las PYME y su manera de gestionar
adecuadamente su gerencia. Otro aspecto, según lo manifestado por el 80% de
los encuestados, es que la adopción de sus estrategias no contempla el manejo ni
uso de un SIG, el cual pudiese servir de guía y orientación ante los cambios
suscitados en el entorno.
Lo anteriormente expuesto, se opone al 20% quienes observan la necesidad de
una visión integradora de la gestión empresarial con los SIG, para generar
cohesión y eficiencia de sus líneas de acción, así como una capacidad de
respuesta de manera eficiente por parte de la empresa, adaptando su oportunidad
del momento con la mancomunación de esfuerzos entre los diversos actores
involucrados para generar relaciones estables y grandes oportunidades que
puedan tender a maximizar beneficios en conjunto para toda las PYME. Por otro
lado, los resultados demuestran que dentro de las PYMEs no se combinan las
estrategias con los SIG, por su inexistencia, y en otros casos, por lo incipiente de
los mismos. No obstante, reconocen su importancia en la inserción ante los
eventos, los cuales se suscitan en el entorno y pueden generar acciones de
merma competitiva frente a otras empresas pertenecientes al mismo sector.
Por otra parte, los resultados obtenidos permitieron determinar que dentro de las
características principales de las PYMES en el estado Falcón radica la ausencia
de un departamento formal en el área gerencial que coadyuve en el ámbito de la
informática. Muchas, alrededor de un 70% de las empresas, poseen personal
técnico dedicado a actividades que van desde la administración de pequeñas
redes, soporte a usuarios, mantenimientos de aplicaciones y equipos, entre otras.
Otras, en un 90% de las 29 empresas no poseen estructuras organizativas de
sistemas sino que recurren a esquemas tercerizados que les brindan soportes en
esta área. Adicionalmente, un alto porcentaje de estas empresas están focalizadas
en sus labores del día a día, en cuanto a lo que administración se refiere, lo cual
no les permite enfocarse en la generación de estrategias de los SIG.
Aunado a ello, la forma de actuar es netamente reactiva ante las presiones que se
presentan, lo cual las hace vulnerables para superar a sus competidores, por la
incapacidad para alinear las inversiones actuales y futuras en SIG con los
objetivos del negocio. Los resultados demostraron la importancia de formulación
de lineamientos, los cuales permitan reorientar la gestión de las PYMEs en el
establecimiento de un SIG, que coopere a lograr el éxito en tiempos de crisis, es
decir, que puedan crear nuevas estrategias de negocios e incorporar los SIG. Para
ello, se presentan los siguientes lineamientos teóricos gerenciales que coadyuven
a las PYMEs objeto de estudio, a su incorporación dentro del espacio competitivo
actual. En este sentido, dichos lineamientos cubren las fases de: estrategia
corporativa del espectro medular de la empresa; priorización de procesos; análisis
de competencias; selección de Iniciativas; priorización de proyectos; preparar la
documentación y presentación de resultados.
El Sistema de Información Gerencial (SIG) del que debe disponer la gerencia de
una PYME en el estado Portuguesa debe estar compuesto fundamentalmente de
Comisiones por área funcional de la empresa, sin embargo, existirá una comisión
denominada “enlace-responsable” quien suministrará información a la Gerencia
General y quien conducirá la mayor directriz operativa de la organización. Estas
comisiones por área estarán integradas por el número de personas que integran la
gerencia media y alta de la organización, presidido por el gerente de la PYME.
La información que recibe o que debería recibir la Gerencia General de la PYME
desde la comisión enlace-responsable, debe cumplir con ciertos valores para
poder permitirle a este tramo jerárquico, tomar decisiones correctas en el
momento adecuado. Esta información debe ser lo más exacta y real posible
(satisfaciendo así el valor de la Calidad de la información). Para permitir medidas
correctivas eficaces frente a posibles desvíos de las metas de la organización, la
información debe llegar a tiempo (Oportunidad).
De esta manera, la Gerencia General debe contar con la suficiente información
para tomar decisiones acertadas si bien no debe ser inundado por datos
irrelevantes (Cantidad). Por último, la información debe ser específica a la
resolución de cada temática planteada (Relevancia).
Conclusión.
Las empresas deben mejorar su habilidad para tratar con el continuo cambio,
aumentando su capacidad de respuesta a las necesidades de sus clientes e
invirtiendo en nuevos tipos de activos cruciales para la flexibilidad y la
competitividad a largo plazo. Probablemente el cambio más importante en la
estrategia de las empresas sea la necesidad de un mayor énfasis en la inversión
en activos (tecnología, entrenamiento para emplazarse en un SIG, desarrollo de
mercados y software). Pero si bien estos activos, proveen a las empresas la
capacidad y flexibilidad necesarias para sobrevivir y crecer en un entorno incierto,
el desarrollo de estas inversiones debe ser complementado por la expansión de
las actividades de servicio al cliente y por un extensivo cambio organizacional.
Este cambio en el ámbito de la empresa, es parte de un movimiento mayor hacia
una economía basada en la utilización de los Sistemas de Información Gerencial
(SIG). Los cambios en el ambiente de los negocios en la nueva economía tienen
profundas implicaciones para la formulación de políticas de modernización
industrial en general, de promoción de la Pequeña y Mediana Empresa (PYME),
en particular a las referidas al estado Portuguesa. A tal efecto, en una economía
basada en los SIG, las PYME deberían añadir dinamicidad para hacer un uso más
productivo y eficiente de recursos en su ámbito funcional-operativo, aunado a
proveer y estimular el empleo. De igual manera, se debe hacer presente la
posibilidad de acceso tanto a factores de producción como a recursos claves,
además de un apropiado marco regulatorio y una infraestructura de apoyo técnico
gerencial. Por ello, el Estado tiene la responsabilidad de crear un ambiente de
negocios para este sector productivo que le permita obtener ventajas de las
oportunidades ofrecidas por los SIG y los avances tecnológicos.
Las PYME muestran una serie de debilidades dentro de las mismas, a saber:
tecnológica; financiera; gerencial; mercadeo/ventas; un nivel directivo débil; la
dirección de la organización se concentra en pocas personas con escasa
formación específica; las estructuras organizativas son poco formales; deficiente
calidad técnica en cuanto a los recursos integrados en las diferentes unidades
operativas.
En el marco de lo expuesto, algunos de los problemas encarados por la PYME en
este entorno, están relacionados con un déficit de inversiones en activos. La
evidencia, demuestra que un gran número de pequeñas empresas está en
desventaja para tener acceso a la tecnología, y desarrollar e instaurar un SIG, las
razones son diversas, altos costos, carencia de tiempo y de recursos humanos,
falta de acceso a la información, en tal sentido, a las PYMEs se les hace difícil
llevar a cabo internamente actividades relacionadas a un sistema de apoyo a sus
decisiones gerenciales. De tal manera, se hace necesario instaurar fases,
proclives a generar en sus estructuras funcionales un SIG, el cual aborde y
permita ejercer su función práctica, como es, la emisión de información que
soporte las decisiones de la gerencia general en este tipo de empresas.
En relación al sistema de información gerencial para las PYMEs, con base al
proceso tecnológico vigente para este tipo de organización, los datos confirman
que el sector de las PYMEs, es más dependiente que las grandes empresas, de
los recursos externos de información científica y tecnológica. Además, las PYMEs
basadas en tecnología se ven particularmente afectadas por las debilidades de los
marcos que regulan los derechos de propiedad intelectual y los sistemas de
protección de tecnología propietaria, así como, por las dificultades de acceso a
fondos para el financiamiento de actividades de orden tecnológico, también la no
practicidad de actividades de adiestramiento en su personal gerencial, el cual
permita tener, incentivar y desarrollar su propio Sistema de Información Gerencial.
Los lineamientos propuestos por los organismos nacionales competentes en pro
del éxito gerencial de las PYMEs, para el logro de un eficiente sistema de
información gerencial bajo un enfoque de calidad competitiva del entorno,
permiten destacar la importancia de los gobiernos en el fortalecimiento de las
capacidades de las PYMEs para tener acceso a la tecnología y a la creación de su
propio Sistema de Información Gerencial (SIG).
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