Los diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son perfectos para visualizar procesos complejos en un

equipo. En este artículo, aprenderás el significado de los diferentes símbolos
de un diagrama de flujo, en qué casos son útiles y los tipos de diagramas de
flujo que se pueden implementar en el trabajo.

En el diagrama de flujo se representan todos los pasos, las secuencias y las

decisiones de un proceso o flujo de trabajo. Si bien hay muchos tipos
diferentes de diagramas de flujo, el diagrama de flujo básico es un mapa de
procesos en su forma más simple. Es una herramienta muy potente que se
puede aplicar en muchos campos como la planificación, visualización,
documentación y mejora de los procesos.

Los ingenieros industriales Frank y Lillian Gilbreth presentaron esta

herramienta por primera vez en la Sociedad Americana de Ingenieros
Mecánicos (American Society of Mechanical Engineers ASME) en 1921. Desde
entonces, los diagramas de flujo han servido para perfeccionar, estandarizar y
optimizar procesos en diversos sectores.

¿Qué es un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo o flujograma es una representación gráfica y secuencial
de un proceso o flujo de trabajo con todas las tareas y actividades principales
necesarias para lograr un objetivo común. Para que visualmente se pueda
representar la sucesión de tareas y la relación entre ellas se utilizan símbolos
como flechas, rombos, rectángulos o prismas.

Seguro que habrás visto que existen varios diagramas de flujo. Un diagrama
de flujo permite por ejemplo, seguir los pasos de un proceso de headhunting,
identificar de forma fácil en qué fases del proceso estás implicado y también
ayuda en la toma de decisiones.
¿Para qué sirve un diagrama de flujo?
Los diagramas de flujo pueden ser útiles en muchas situaciones, como, por
ejemplo, para hacer lo siguiente:

1. Documentar un proceso con diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son magníficos para trazar y documentar algún
proyecto o proceso colaborativo.

2. Simplificar y visualizar ideas con un diagrama de flujo

No todos los miembros del equipo tendrán el tiempo (o los recursos) para leer
detenidamente un proceso documentado largo y complicado. Los diagramas de
flujo son muy útiles para que cualquiera pueda seguir el flujo de trabajo,
entender las tareas y analizar los pasos individuales de manera rápida y
sencilla.

3. Organizar al equipo y asignar tareas con efectividad

Los diagramas de flujo representan visualmente un proceso, facilita la
asignación de tareas a los miembros del equipo y organiza el trabajo del
equipo de manera que todo fluye mejor.

4. Tomar decisiones y justificarlas con diagramas de flujo

Las decisiones, con frecuencia, parecen ser mucho menos intimidantes y
complicadas cuando están dispuestas en un diagrama de flujo. Los diagramas
de flujo también pueden ser útiles para ver las consecuencias de esas
decisiones, lo que facilita la anticipación y argumentación de los pasos a
seguir.

5. Identificar y evitar cuellos de botella o problemas

Los diagramas de flujo son muy útiles para descubrir cuellos de botella o
inconvenientes antes de que se vuelvan problemas graves. Con el trazado del
proceso entero en esta guía visual, puedes seguir cada paso y, a la vez,
garantizar que se dediquen el tiempo y los recursos suficientes para cada
tarea.

6. Estandarizar los procesos con diagramas de flujo

Una vez que el diagrama de flujo está listo, puedes reutilizarlo para otros
proyectos o procesos similares. A la larga, tanto el equipo como tú ahorraréis
tiempo y estrés.

7. Dar seguimiento al progreso de un proyecto

Como es muy fácil seguir los pasos del diagrama de flujo, siempre es posible
detectar en qué etapa del proceso o proyecto se encuentra el equipo en un
momento dado. Simplifica muchísimo el seguimiento del progreso y también
ofrece un panorama general excelente de las tareas que falta finalizar.

Beneficios de crear un diagrama de flujo

Crear un diagrama de flujo no es sólo beneficioso para tu empresa, sino
también para tu vida cotidiana. A continuación, enumeramos algunas ventajas
clave asociadas con la utilización de diagramas de flujo:

 Claridad visual
Una de las ventajas más significativas al emplear un diagrama de flujo es la
capacidad de visualizar y comprender los procesos de una operación compleja
de manera simple y accesible. En diversos sectores, como la fabricación, la
logística y la administración, muchas empresas utilizan estos diagramas para
representar de manera precisa las secuencias de procesos esenciales.
Asimismo, los diagramas de flujo pueden ser útiles para que las partes
interesadas comprendan fácilmente los flujos de trabajo de tu empresa.

 Mejora en la comunicación
Los diagramas de flujo son útiles en reuniones en las que tu equipo necesita
entender y comunicar procesos fundamentales. Simplificar una operación
compleja mediante símbolos de diagramas de flujo y estandarizaciones
constituye una forma efectiva de comunicar con claridad información que, de
otra manera, sería difícil de discutir.

 Documentación eficiente
Utilizar un diagrama de flujo para describir los procesos de una empresa se
convierte en una excelente manera de documentar tareas y comprender el
progreso en su ejecución. Los diagramas de flujo sirven como una estrategia
efectiva para complementar la documentación con elementos visuales,
facilitando así la comprensión y seguimiento de las actividades empresariales.

Símbolos de un diagrama de flujo

Los diagramas de flujo van desde ilustraciones rápidas hechas a mano para
ayudar a documentar o planificar un proceso hasta diagramas de flujo de
trabajo complejos generados con algún software exclusivo para tal fin. Para
que fuera más fácil entender los flujos de trabajo en los distintos equipos,
departamentos e incluso sectores, el American National Standards
Institute (ANSI) estableció estándares oficiales en la década de 1960 que
la International Organization for Standardization (ISO) adoptó en 1970 y se han
actualizado y mejorado continuamente desde entonces. La última versión de
este estándar es la confirmada en 2019.

Cuando leas un diagrama de flujo, hazlo siguiendo los estándares

occidentales. Es decir, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Ten en
cuenta que existen más de 30 símbolos estandarizados para crear diagramas
de flujo. Los símbolos pueden indicar algún proceso o documento, decisiones
que hay que tomar y mucho más.

Ahora, echemos un vistazo a algunos de los símbolos de un diagrama de flujo

(los nombres y significados) más comunes.
 Línea de flujo: La línea de flujo muestra la dirección del proceso y conecta a
dos bloques entre sí en un diagrama de flujo.
 Terminador o terminal: El terminador o terminal representa los puntos de inicio
o fin del proceso de un diagrama de flujo.
 Proceso: El símbolo del proceso es el componente más común de un diagrama
de flujo e indica un paso del proceso.
 Comentario o anotación: Puedes mencionar información extra acerca de un
paso con un comentario o anotación.
 Entrada/salida: El símbolo de entrada/salida representa el proceso de
incorporación o extracción de datos externos en diagramas de flujo.
 Decisión: Este símbolo representa a una decisión que tu equipo o tú debéis
tomar para pasar al paso siguiente del proceso. Por lo común, se trata de una
decisión del estilo “verdadero o falso” o de una pregunta que se responde por
sí o por no.
 Datos almacenados: Simboliza a un archivo o base de datos.
 Símbolo “o”: Indica que el flujo del proceso continúa en tres o más ramas.
 Entrada manual Este símbolo representa a los datos o la información que se
debe ingresar manualmente al sistema.
 Exposición: Indica un paso en el que se expone información importante.
 Documento: Este símbolo representa a un solo documento.
 Retraso: Con este símbolo puedes planificar y representar cualquier período
de demora que será parte del proceso.
 Símbolo de unión de invocación: Este símbolo se usa para converger diversas
ramas en un solo proceso.
 Operación manual: Simboliza a una operación o ajuste manual del proceso.
 Conector (con otra página): Este símbolo se usa para conectar otros dos
símbolos que están en diferentes páginas.
 Conector (en esta página): Con este punto se pueden conectar dos símbolos y
reemplazar líneas largas para simplificar el diagrama de flujo.
 Preparación o inicialización: Este símbolo indica un paso de preparación o
inicialización en el proceso.
 Proceso alternativo: Las líneas de este símbolo, por lo general, son líneas de
puntos. El símbolo en sí mismo indica una alternativa al paso normal del
proceso en caso de ser necesaria.
 Proceso predeterminado: Este símbolo señala un proceso que ya ha sido
determinado en algún otro lugar.
 Múltiples documentos: Simboliza a muchos documentos.
Una vez que conoces lo que representa cada símbolo, puedes leer o crear casi
cualquier tipo de diagrama de flujo y entender mejor el proceso visualizado.
Cuando crees un diagrama de flujo en el que se utilicen diferentes formas y
símbolos, incluye una leyenda para que los demás compañeros de equipo
puedan entenderlo.

Tipos de diagramas de flujo

Como los diagramas de flujo son herramientas muy potentes, se usan en
muchos campos y sectores del mercado. Puedes verlos en educación, ventas y
marketing, negocios, ingeniería o fabricación. Los diagramas de flujo se
pueden hallar prácticamente en cualquier lugar.

Dependiendo del tipo de proceso que pretendes visualizar, tal vez te convenga
usar algún tipo de diagrama de flujo en particular. Mark A. Fryman, en su
libro Quality and Process Improvement (Mejora de los procesos y la gestión de
calidad), 2002, afirma que hay cinco tipos de diagramas de flujo desde la
perspectiva de los negocios:

 El diagrama de flujo de decisiones ayuda a explicar las medidas que se toman

para justificar una decisión. Este tipo de diagramas de flujo es muy útil para
anticipar las consecuencias de diferentes decisiones.
 Un diagrama de flujo lógico se aplica para detectar deficiencias, cuellos de
botella o limitaciones del proceso que podrían causar interrupciones o
problemas.
 Un diagrama de flujo de sistema representa el modo en que los datos fluyen en
un sistema. Por lo general, se usan en el mundo de las finanzas.
 Con un diagrama de flujo de productos se visualiza el proceso de creación del
producto y su orden secuencial. Este tipo de gráficos pueden constituir
documentación muy útil para cuando lances un producto nuevo o mejores el
proceso de producción.
 En un diagrama de flujo de procesos se muestra cómo se obtendrá cierto
resultado con un proceso. Probablemente crees un diagrama de flujo de este
tipo para mejorar algún proceso que ya uses o para implementar uno nuevo.

Además de los tipos de diagramas de flujo que Fryman definió para el ámbito
de los negocios, hay muchos otros tipos que se desarrollaron a lo largo de los
años.

Otros tipos de diagramas de flujo

Algunos de los tipos más populares de diagramas de flujo fueron acuñados por
Alan B. Sterneckert en su libro de 2003, Critical Incident Management (Gestión
de incidentes críticos) e incluye las siguientes clasificaciones:
 Diagramas de flujo de documento
 Diagramas de flujo de datos
 Diagrama de flujo de sistema
 Diagrama de flujo de programa
En 1987, Andrew Veronis publicó un libro llamado Microprocessors: Design and
Application (Microprocesadores: diseño y aplicación) en el que se describen los
siguientes tres tipos de diagramas de flujo:
 Diagrama de flujo de sistema
 Diagrama de flujo general
 Diagrama de flujo detallado

A continuación, enumeramos otros tipos de diagramas de flujo comunes:

 El diagrama de PERT
 El diagrama de flujo de trabajo
 El diagrama de flujo de carriles
 El diagrama de flujo de datos (DFD)
 El diagrama de flujo de procesos (PFD)
 El modelo y notación de procesos de negocios (BPMN 2.0)
 El diagrama de flujo de lenguaje de especificaciones y descripciones (SDL)
 El diagrama de flujo de cadena de procesos impulsada por eventos (EPC)

Cómo hacer un diagrama de flujo

Para saber cómo hacer un diagrama de flujo necesitarás definir el propósito y
el alcance, ordenar las tareas cronológicamente, después organizarlas por tipo
y símbolos de un diagrama de flujo, dibujar el diagrama y perfeccionarlo.
Independientemente de que escribas el diagrama de flujo en un cuaderno o de
que uses una plantilla para trazar un proceso oficial, tendrás que seguir estos
cinco pasos para generar un diagrama de flujo útil y razonable:

1. Define el propósito y el alcance. Antes de empezar a dibujar o de abrir la

herramienta para diagramas de flujo, define el alcance del proyecto y el
propósito del proceso. Pregúntate qué se debería cumplir con tu proyecto y
cuáles serían las fechas adecuadas de inicio y de fin.
2. Pon las tareas en orden cronológico. Dependiendo de los tipos de diagramas
de flujo que crees, tal vez te convenga revisar la documentación que tienes,
consultar a algunos miembros del equipo sobre sus experiencias anteriores u
observar algún proceso en curso. Todo esto puede ayudarte a redactar
algunos de los pasos en forma de lista antes de crear el primer borrador del
diagrama de flujo.
3. Organiza las tareas por tipo y símbolo del diagrama de flujo. Una vez que
tienes todas las tareas escritas y organizadas en forma cronológica, asígnalas
al símbolo correspondiente para prepararte y dibujar el diagrama de flujo.
4. Dibuja el diagrama de flujo. Puedes hacer un boceto a mano o utilizar una
herramienta o software para generar diagramas de flujo que puedes compartir
fácilmente con el equipo.

5. Confirma y perfecciona el diagrama de flujo. Recibir una segunda, tercera o

incluso una cuarta opinión sobre el diagrama de flujo puede resultar muy útil
para detectar cuellos de botella o problemas potenciales y darte la posibilidad
de perfeccionar el diagrama antes de iniciar el proceso.

Diferencias entre diagramas de flujo y mapas de procesos

En un diagrama de flujo se visualizan todos los pasos que deben seguirse y
esto incluye también los envíos de información y documentación, los
momentos de toma de decisiones, las entradas y las salidas. Este nivel de
detalle hace que los diagramas de flujo sean especialmente interesantes en
procesos individuales. Se utilizan, de hecho, para diseñar nuevos procesos o
revisar un proceso existente.

En cambio, un mapa de procesos te mostrará todos los procesos de una

organización o unidad de negocio. Así, en un mapa de procesos podrás ver los
procesos más estratégicos, los procesos auxiliares y los procesos más
operativos.

Puedes tener mapas de procesos por áreas de negocio: mapas de procesos

para departamentos de ventas o mapas de procesos para un lanzamiento de
un plan de marketing.