UNIDAD – FORMATOS
Formato de Fuente
Formato de número
Alineación de contenido
Bordes y relleno
Copiar y pegar un formato
Formato de Fuente
Cuando trabajamos con datos en Excel, Excel nos permite darle un formato a la fuente de nuestros
datos, da igual si son números, si son letras, es decir, cualquier tipo de datos.
Para dar un formato lo primero que debemos hacer es seleccionar las celdas a las que queremos
aplicar el formato. Nosotros vamos a seleccionar por ejemplo estás celdas que tenemos con los meses
del año.
Para darles formato nos vendremos a la pestaña inicio al grupo Fuente. Aquí tenemos distintas
posibilidades de formato.
Lo primero es el tipo de fuente que queremos. Ahora mismo vemos que tenemos la fuente calibri.
Podríamos cambiarle el tipo de fuente. Si nos vamos situando sobre cada una de ellas vamos viendo que
nos da una vista previa de cómo quedaría.
Podríamos cambiarle el tamaño. Vamos viendo también que nos va daría una vista previa de como
quedaría con el tamaño seleccionado.
Nos permite ponerlo en negritas.
Nos permite ponerlo en cursiva.
Nos permite subrayado simple.
O subrayado doble.
Y también nos permite tacharlo.
Además de eso, en cuanto a la fuente, nos va a permitir cambiarle el color a la fuente, nos va a dar
los colores del tema que tenemos seleccionado por defecto. Estamos viendo también una vista previa
de cómo quedaría con cada uno de los colores, o bien seleccionar colores estándar.
Además de todo esto también tenemos estos otros 2 botones:
El primero nos permitiría aumentar el tamaño de la fuente.
Cada vez que lo pulsemos veremos que nos va aumentando el tamaño.
Y este que nos disminuiría el tamaño de la fuente, que haría justo lo contrario.
Esta sería la forma de aplicar formato a nuestras fuentes.
Formato de número
Continuamos viendo con aplicar formatos. En este caso vamos a hablar de los formatos de número.
Para ello como siempre seleccionamos las celdas que contienen los números a los que le queremos
dar formato, y nos vendremos a la pestaña de inicio al grupo Número.
Aquí vemos que nos va a dar una serie de opciones. Lo primero el tipo de formato de número qué
tenemos aplicar. En este caso está en General que ya vemos que ni llevan separador de miles, ni ningún
distintivo típico de los números. Si la desplegamos, podríamos adjudicarlo como número, como moneda,
como contabilidad, como fecha corta, en fin, aquí nos da una serie de opciones.
Nosotros vamos a pulsar en más formatos de número para que nos dé todos los posibles formatos
de número.
Como vemos nos aparece una ventana qué nos va a dar todas las posibilidades que tenemos para
aplicar formato a nuestros números.
Ya hemos visto que el tipo de formato general no tiene un formato de número específico.
Si marcamos número, nos va a dar un formato que se utiliza para mostrar números normales.
Estos números, ya vemos que aquí me los está poniendo aquí directamente ya con los decimales,
con 2 decimales. Las posiciones decimales que queremos las podemos adjudicar aquí, en este caso nos
adjudica 2, si pusiéramos uno ya vemos aquí en el ejemplo que daría un solo decimal.
Nos permite también decirle si queremos separador de miles. Si lo pulsamos vemos que ya nos
aparece con el separador de millares.
Dentro de este formato que hemos elegido podríamos elegir los números negativos como queremos
que se vean, si con el símbolo menos y pintados en negro, Sí en rojo, pero sin el símbolo menos, con el
símbolo menos como hemos viso arriba y en negro o en rojo y además con el símbolo menos.
Vamos a pasar al formato Moneda. El formato moneda vemos que nos sitúa el símbolo de la moneda
a continuación del número, en este caso a continuación, ya veremos que hay determinados formatos
que lo colocarían antes del número.
También nos permite marcar las posiciones decimales y el símbolo de moneda que deseemos. Por
ejemplo, si nosotros cogemos la libra, vemos que el símbolo nos lo pone delante del número.
Contabilidad. Lo que va a hacer es alinearnos los símbolos de monda y las comas decimales en una
columna. Por lo demás es igual que el formato Moneda. Ya estamos viendo que nos permite también
establecer las posiciones decimales.
Si lo que estamos trabajando es con fechas, seleccionaremos el formato de fechas. Aquí tenemos el
ejemplo, y dentro del Tipo podríamos coger distintos tipos de fecha.
Sí conviene establecer la configuración regional, la ubicación desde la que estamos trabajando que
ya vemos que nos da a distintos tipos de configuración. Nosotros en este caso dejamos español
(España).
También nos permite el formato de hora. Y dentro del formato de hora nos da distintos tipos para
que seleccionásemos el tipo de formato de hora que deseamos.
Tenemos también el formato del porcentaje. Que nos permitirá establecer las posiciones decimales y
que como vemos nos añade detrás del número el símbolo del porcentaje.
Tenemos el formato de fracciones. Podríamos elegir distintos tipos para el formato de. fracciones.
El formato científico que nos permite también marcar las posiciones decimales.
El formato de texto que lo que va a hacer es tratar de estos números que tenemos como si fueran un
texto. La celda se va a presentar exactamente como la hemos introducido, sin separadores, sin símbolos
y sin decimales y sin nada.
Tenemos una serie también de formatos especiales. Se utilizan para códigos postales, para números
de teléfono, número de la seguridad social. Aquí elegiríamos el tipo de número especial qué queremos.
Y por último tenemos el formato personalizado. Ahora mismo no es posible crear formatos de
número personalizados en Excel online, pero los existentes están disponibles, que serían estos. Estamos
viendo que en realidad son formatos ya predeterminados, no nos dejaría crear nuestros propios
formatos de número.
Cancelamos este cuadro y vamos a seguir viendo en la cinta de opciones.
Vamos a ponerle con formato, por ejemplo, de moneda.
Vemos cómo funciona. Cuando lo desplegamos, podemos ver que son los mismos que acabamos de
ver, pero qué esta lista es más incompleta.
Tenemos acceso rápido al símbolo de monedas. Esto sería para sí tenemos elegido contabilidad o
moneda bien que nos dejaría cambiar a euros, a dólares, a libras, el formato chino, el formato francés
de Suiza.
Tenemos también el acceso rápido al porcentaje.
El acceso rápido al estilo de millares.
Y por último podríamos aumentar el número de decimales o disminuir el número decimales.
También podríamos aplicar el formato a nuestros números pulsando sobre ellos con el botón
derecho del ratón y pulsando en formato de número, que nos vuelve a llevar a la ventana de formato de
número que ya hemos visto.
Alineación de contenido
Cuando trabajamos con Excel e insertamos datos en sus celdas podemos ver que, por defecto
cuando lo que insertamos son textos, Excel los alinea automáticamente a la izquierda, mientras que si lo
que insertamos son números, los alinea automáticamente a la derecha.
Vamos a ver qué podemos variar estas alineaciones.
En la pestaña de inicio, en el grupo alineación, tenemos 2 clases de alineaciones: la alineación
vertical y la alineación horizontal.
No debemos olvidar que siempre que trabajamos con celdas, con formato de celdas tenemos esas 2
posibles alineaciones, no sólo la horizontal que sería izquierda, centro y derecha, sino también la
vertical, que sería en la parte inferior de la celda, la media que sería en la parte central de la celda y la
superior que sería en la parte superior de la celda.
Vamos a ver con estos textos y estos números qué tenemos aquí escritos estas alineaciones.
Por ejemplo, lunes lo tenemos alineado a la izquierda. Sería esta alineación, que me alinea el texto a
la izquierda.
Vamos a alinear martes al centro, de momento no estamos tocando la alineación vertical, solo la
horizontal. Para ello en el grupo de alineación en segunda fila tenemos la alineación horizontal,
cogeríamos centrar.
El miércoles podríamos alinearlo a la derecha. Seleccionamos la celda y pulsamos en alinear texto a
la derecha. Ya vemos las 3 posibles alineaciones.
En estos 3 siguientes, como vemos, aparte de alineárnoslos a la izquierda por ser un texto, Excel los
alinea por defecto en la parte inferior de la celda.
Bien vamos a cambiar, por ejemplo, jueves lo dejamos en la parte inferior, a viernes vamos a
alinearlo en la fila superior del grupo de alineación pulsaremos alinear en el medio, que ya vemos que la
alineación queda en el medio, en sentido vertical en la celda.
Sábado vamos a alinearlo en la parte superior de la celda con el botón alinear en la parte superior.
Podríamos también combinarlas. Por ejemplo, Viernes, que lo tendríamos centrado, podríamos
también centrarlo en horizontal y nos quedaría justo en el centro de la celda.
Y por ejemplo sábado vamos a alinearlo a la derecha. Y veríamos que nos quedaría en la parte
superior de la celda y alineado a la derecha.
Además de estas alineaciones, tenemos el botón de disminuir sangría y aumenta sangría.
Por ejemplo, si seleccionamos lunes y aumentamos la sangría, lo va a desplazar ligeramente hacia la
derecha, sería como darle una tabulación.
Para disminuir la sangría simplemente pulsaríamos en el botón de disminuir sangría, lo iría llevando
hacia la izquierda.
Además de estas posibilidades tenemos estos otros 2 botones.
Tenemos el botón de ajustar texto.
Este botón, por ejemplo, aquí tenemos un texto que vemos que rebasa el ancho de la celda. Si yo
escribiera en esta celda cualquier cosa, por ejemplo, un número, dejaría de verse el resto del texto. Bien
pues este botón lo que va a hacer es ajustarme el texto dentro de esta celda.
Por último, el grupo alineación, nos ofrece la posibilidad de combinar y centrar.
¿Qué es esto de Combinar y centrar? Combinar lo que va a hacer es combinarme celdas de forma
que donde yo tengo por ejemplo 2 o 3 celdas, se haga una única celda.
Por ejemplo, tengo en esta celda el número tres.
Imaginémonos que queremos que esto ocupe estás 3 celdas.
Si pulsamos el botón de combinar y centrar, vemos que nos ha combinado esas tres celdas, qué
ahora conforman una única celda y qué el número está centrado respecto a esa celda.
Sí hubiéramos tenido un texto en la celda h2 y en la celda I2, ese texto se perdería. Es decir, se
conserva únicamente el texto que hay en la celda de la izquierda de las qué vamos a Combinar.
Sí desplegamos este botón vemos que además de combinar y centrar tenemos más opciones:
• Combinar horizontalmente, que no nos va a centrar el texto, pero me va a combinar
celdas horizontalmente, sólo horizontalmente.
• Combinar celdas que nos va a combinar celdas no solo en horizontal sino también vertical.
• Separar celdas.
Nosotros ahora tenemos seleccionada esta celda es una celda que está combinada, que es la unión
de tres celdas distintas.
Si pulsamos Separar celdas veremos que vuelven a formarse las 3 celdas originales.
Bordes y relleno
A continuación, vamos a ver cómo poner bordes y sombreado a nuestras celdas.
Estos bordes que me aparecen predeterminados en Excel, en realidad son bordes ficticios, son
bordes virtuales. Sí yo imprimiese esta hoja, esos bordes no aparecerían.
Vamos a imaginarnos que queremos ponerle un borde a nuestras celdas. Podríamos poner bordes o
bien solamente el borde Superior, o el izquierdo, o el inferior, o el derecho a una celda. Igual que sí
tenemos varias celdas seleccionadas para ponerle bordes, podríamos poner borde superior, inferior,
izquierdo, o el derecho y también los bordes internos, los bordes del división de cada una de las celdas.
Lo primero que tenemos que hacer para poner bordes es seleccionar las celdas a las que queremos
poner esos bordes.
A continuación, desde la pestaña de inicio en el grupo de Fuentes, tenemos el botón de Bordes.
Si lo desplegamos vemos que nos dejaría poner Borde inferior, que únicamente nos colocaría el
borde inferior a todas estas celdas, superior, borde izquierdo, borde derecho, sin borde, esto lo que
haría sería quitar los bordes en caso de tenerlos, todos los bordes, en este caso me daría todos los
bordes externos y también los internos, solo los bordes externos, borde de exterior grueso, solo los
bordes internos, solo los bordes verticales internos, una flecha de bloque único, un borde inferior
grueso, borde superior e inferior y superior e inferior grueso, y borde superior e inferior doble.
Nosotros, por ejemplo, vamos al pulsar en todos los bordes. Si quitamos la selección vemos que nos
ha montado todos los bordes de todas las celdas que teníamos seleccionadas.
Como vemos nos los monta en color negro.
Puede ser que no queramos los bordes en ese color. Vamos a quitarle estos bordes, seleccionamos
todas las celdas, nos venimos aquí al botón bordes y pulsamos Sin bordes. y ya nos los ha quitado.
Si por ejemplo quisiéramos los bordes en un color azul, lo primero que tendríamos que hacer, sería
venirnos a color del borde y seleccionar aquí un color por ejemplo azul.
También podríamos seleccionar un estilo de borde, por ejemplo, que fuera un estilo doble.
Si ahora, con esas dos opciones seleccionadas, volvemos a seleccionar Todos los bordes y quitamos
la selección, vemos que nos ha dado los bordes ya de color azul y con el estilo que le habíamos dicho
que es un borde doble.
Excel nos ofrece también la opción de además de ponerle bordes a nuestras celdas, darles un
sombreado, es decir, un color de fondo.
Para darles ese color de fondo lo primero que tenemos que haceres seleccionar las celdas que
queramos ponerles el color de fondo y desde la pestaña de inicio, desde el grupo fuente, tenemos el
botón de color de relleno.
Si lo desplegamos nos da los colores del tema, que sí vamos pasando por encima nos va enseñando
cómo quedarían con ese color de fondo, y nos dejaría elegir entre los colores del tema, colores estándar
y sin relleno que, en este caso, sí tuviéramos un color nos lo quitaría.
Vamos a seleccionar por ejemplo azul y vemos qué ahora tenemos las celdas con un sombreado de
color azul.
Para quitárselo, cómo ya hemos dicho, simplemente volveríamos a seleccionar las celdas y
marcaríamos sin relleno y ya volveríamos a tener las celdas sin ese sombreado.
Copiar y pegar un formato
A continuación, vamos a ver cómo copiar y pegar un formato.
Es muy frecuente que tengamos en nuestra hoja de cálculo datos con un formato que queremos
copiar para ponérselo a otros datos.
Por ejemplo, nosotros aquí tenemos está lista de días con este formato, tiene unos bordes en
naranja, ya vemos que en realidad es la opción todos los bordes puesto que están marcados todos ellos,
el texto está en blanco y el relleno de la celda, el sombreado está en azul oscuro.
Queremos pasar este formato las celdas de más abajo, pero sin tener que dárselo manualmente.
Excel nos ofrece una herramienta que va a hacer esto.
Lo primero que tengo que hacer es seleccionar las celdas de las que quiero copiar el formato, y
desde el grupo Portapapeles tengo la herramienta de copiar formato.
Pulsamos ese botón y cuando desplazamos ahora el cursor, vemos que ahora al lado de la flecha nos
aparece como una brocha.
Esto quiere decir que lo que voy a hacer ahora es pegar un formato. Ahora lo que tengo que hacer es
únicamente tengo que seleccionar las celdas a las que les quiero pegar el formato, en este caso las tres
de abajo que contienen nombres de meses y soltar y vemos que inmediatamente, nos ha copiado el
formato.
Vemos que tenemos los mismos bordes naranjas, el texto está en blanco y el fondo en azul oscuro.