ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: PLANEACIÓN
1. PLANEACIÓN
La planeación es cuando se determinan los escenarios futuros y el rumbo hacia donde se
dirige la empresa, así como la definición de los resultados que se pretenden obtener y las
estrategias para lograrlos minimizando riesgos.
2.-IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
A través de la planeación se plantea el rumbo hacia donde se dirige la organización, por
eso la planeación es el punto de partida del proceso administrativo. De esta forma, gran
parte del éxito de cualquier empresa depende de la planeación.
Mediante la planeación se responde a las preguntas: ¿qué queremos?, ¿quiénes somos?,
¿hacia dónde nos dirigimos? De esta forma, con la planeación se promueve la eficiencia,
se optimizan recursos se reducen costos y se incrementa la productividad al establecer
claramente los resultados por alcanzar.
Algunas de las ventajas de la planeación son:
Define el rumbo de la organización de tal forma que todos los esfuerzos y recursos
se dirijan hacia su consecución.
Establece alternativas para hacer frente a las contingencias que se pueden
presentar en el futuro.
Reduce al mínimo las amenazas, se aprovechan las oportunidades del entorno y
las debilidades se convierten en fortalezas.
Establece la base para efectuar el control.
3.-TIPOS DE PLANEACION
Estratégica. Es un proceso a largo plazo que define la visión, misión, valores y objetivos
generales de la organización. Se enfoca en el posicionamiento de la empresa en el
mercado y en cómo lograr ventajas competitivas sostenibles. Su alcance comprende entre
(5-10 años o más) ejemplo: Una empresa de tecnología decide planificar su expansión en
mercados internacionales en los próximos cinco años.
Táctica o funcional. Se refiere a la planificación a medio plazo y está orientada a
implementar las estrategias definidas en la planificación estratégica. Involucra la creación
de planes más detallados en áreas específicas, como marketing, producción, o finanzas.
Su alcance comprende de (1 a 3 años) ejemplo: Un departamento de marketing desarrolla
un plan de lanzamiento de un nuevo producto en el mercado nacional dentro de los
próximos dos años.
Operativa. es un tipo de planificación a corto plazo que se centra en las actividades
diarias y en la administración de los recursos. Su objetivo es asegurar que las operaciones
se realicen de manera eficiente y que los recursos se utilicen de manera óptima. Su
alcance es muy específico y a corto plazo (semanal, mensual, trimestral)
Ejemplo: Un gerente de producción organiza los turnos de trabajo y la asignación de
tareas para la semana próxima.
4.-DEFINICION DE MISION Y VISION
4.1.-MISION
La misión de una empresa es su razón de ser, es el propósito o motivo por el cual existe.
La misión es de carácter permanente.
Las siguientes tres preguntas son básicas para definir la misión:
¿Quiénes somos?
¿A qué nos dedicamos?
¿Cuál es nuestro valor agregado y/o ventaja competitiva?
4.2.-VISION
La visión de la empresa se refiere a los que busca alcanzar la empresa en un futuro
provee dirección y forja el futuro. Una representación de sus aspiraciones a largo plazo
que se pretende conseguir.
Asimismo, la visión fija el rumbo de la institución, plantea retos, sirve como punto de
consenso, estimula la creatividad y coordina esfuerzos.
Para formularla se deben responder las siguientes preguntas:
¿Qué se nota como clave para el futuro? ¿Qué contribución única se debe de hacer en el
futuro? ¿Cuál es la oportunidad de crecimiento? ¿En qué negocios no deberíamos estar?
¿Quiénes son o deberían ser nuestros clientes? ¿Cuáles son o deberían ser nuestras
divisiones? ¿Qué es probable que cambie en nuestra organización dentro de tres o cinco
años?
5.-DETERMINACION DE LOS OBJETIVOS
Una vez que se han establecido visión y misión, se determinan los objetivos que indicarán
los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado. Estos
proporcionan dirección y un punto de referencia para medir el éxito del proyecto.
5.1.-OBJETIVO GENERAL
Son amplios y describen el propósito principal del proyecto. El objetivo general en
resumen da a conocer que es exactamente de lo que se quiere lograr con dicha empresa.
Por lo tanto, su buena estructuración es muy importante.
El objetivo debe responder a las siguientes interrogantes
¿Qué quiero lograr con esta empresa?
¿Cómo?
¿para qué?
¿Dónde?
5.2.-OBJETIVO ESPECIFICO
Son más detallados y concretos. Describen los pasos específicos necesarios para
alcanzar el objetivo general. Responden a la pregunta "¿Cómo voy a lograr el objetivo
general?"
6.-DISEÑO ESTRATEGICO
El diseño estratégico es un enfoque que utiliza principios y métodos del diseño para
resolver problemas complejos y desarrollar soluciones que no solo sean funcionales y
estéticamente atractivas, sino también alineadas con los objetivos a largo plazo de una
organización o proyecto. Este enfoque va más allá del diseño de productos o servicios y
se centra en crear valor estratégico a través de la innovación, la sostenibilidad y la
adaptación a un entorno cambiante.
A través de las estrategias se plantea el cómo lograr específicamente y de la mejor
manera los objetivos. Por ello es que existen tantas estrategias como objetivos se
planteen en una organización.
A manera de ejemplo, para el objetivo “incrementar las ventas a 1 millón de dólares
anuales” se podrían plantear las siguientes estrategias de mercadotecnia.
Diseñar una campaña publicitaria para radio y televisión durante todos los meses del año:
Radio Transmitir los cuatro programas de mayor rating con una frecuencia de seis
cápsulas por programa y 30 segundos de duración del mensaje.
Televisión. Incluir dos comerciales diarios de 30 segundos durante el programa de
mayor audiencia juvenil por tres meses a fin de lograr la penetración en el mercado.
7.-VALORES
Pautas de conducta o principios que orientan la conducta de los individuos en la empresa.
Los valores deben compartirse y practicarse por todos los miembros de la empresa. Como
ser trabajo en equipo, confianza, responsabilidad, excelencia, transparencia, calidad y
compromiso, etc.
8.-POLITICAS
Las políticas son lineamientos que auxilian el logro de objetivos y facilitan la toma de
decisiones. La diferencia que existe entre una política y una regla es que las reglas son
mandatos precisos que deben acatarse; mientras las políticas son flexibles.
En conclusión, las reglas son rígidas y determinan lineamientos muy precisos que deben
cumplirse; su no cumplimiento se sanciona. Tanto las políticas como las reglas determinan
un esquema de conducta que debe seguir el personal.
Para que una política sea operante y cumpla con su finalidad, debe:
Establecerse por escrito y redactarse claramente y con precisión.
Difundirse en los niveles en donde se vaya a aplicar.
Actualizarse periódicamente.
Servir de sustento a la filosofía, misión y visión organizacional, y ser flexible.
9.-PRESUPUESTO
Los presupuestos implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de
las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.
Los presupuestos se calculan de acuerdo con los pronósticos y datos numéricos de los
resultados obtenidos con anterioridad en la empresa. En su elaboración deben participar
los responsables de las áreas funcionales, los departamentos y/o secciones involucradas.
Las técnicas de planeación más usuales son:
ANALISIS FODA
El análisis FODA consiste en detectar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
que pueden afectar el logro de los planes.
Fortalezas. Son puntos fuertes y características de la organización que facilitan el
logro de los objetivos. Ejemplo de una Institución educativa
Alto nivel académico reconocido a nivel nacional.
Personal docente con amplia experiencia y formación avanzada.
Infraestructura moderna con acceso a tecnologías educativas avanzadas.
Oportunidades. Son factores del entorno externo que propician el logro de los
objetivos. Ejemplo:
Creciente demanda de programas educativos en línea y a distancia.
Potencial para expandir programas de formación continua y profesional.
Debilidades. Factores propios de la empresa que obstaculizan el logro de los
objetivos. Ejemplo
Procesos administrativos lentos y burocráticos.
Dependencia significativa de subvenciones gubernamentales.
Amenazas. Factores externos del entorno que afectan negativamente e impiden el
logro de los objetivos. Ejemplo
Competencia de otras instituciones que ofrecen programas más accesibles o
innovadores.
Cambios en las políticas de financiación educativa que podrían reducir el apoyo
gubernamental.
La finalidad del FODA es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en
oportunidades.