ACADEMIA PROPHET'S PEN, INC.

MÓDULO 7

GRADO 12
 FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD, NEGOCIOS Y GESTIÓN 1

Nombre: _____________________________ Fecha:____________

PRUEBA PREVIA

¿Cuál es la definición de contabilidad?

2. Según la definición, ¿dónde registramos las transacciones que hemos identificado? ¿Qué
¿Cuáles son las herramientas que utilizamos para documentar estas transacciones? ¿Qué tan importantes son?
registros en contabilidad?
LIBROS DE CONTABILIDAD

Los 2 principales tipos de libros contables son el diario y el mayor.

➢ Diario
Las empresas registran inicialmente las transacciones y eventos en orden cronológico (el orden en
los cuales ocurren). Así, el diario se refiere como el libro de entrada original. Para cada
la transacción el diario muestra los efectos de débito y crédito en cuentas específicas.

Hay dos tipos de diarios, el diario general y el diario especial.

DIARIO GENERAL
El diario general es el diario más básico. Normalmente, un diario general tiene espacios
para fechas, títulos de cuentas y explicaciones, referencias y dos columnas de monto.

El diario hace varias contribuciones significativas al proceso de grabación:

• Revela en un solo lugar los efectos completos de una transacción.
• Proporciona un registro cronológico de las transacciones.
• Ayuda a prevenir o localizar errores porque los montos de débito y crédito para cada entrada pueden
ser fácilmente comparados.

A continuación se muestra un ejemplo de un diario general

Diario General
Fecha Título de la cuenta y explicación Ref Débito Crédito

Proceso de registro
Ingresar los datos de la transacción en el diario se conoce como registración. Las empresas realizan registros separados
asientos de diario para cada transacción. Una entrada completa consta de:

➢ La fecha de la transacción que se ingresa en la columna Fecha.

➢ El título de la cuenta de débito (es decir, la cuenta que se va a debitar) que se ingresa primero en el
margen extremo izquierdo de la columna encabezada "Títulos de Cuenta y Explicación," y la cantidad
del débito se registra en la columna de Débito.
➢ El título de la cuenta de crédito (es decir, la cuenta que se debe acreditar) que está indentado y se ingresa en
la siguiente línea en la columna titulada "Títulos de Cuentas y Explicación," y la cantidad de la
el crédito se registra en la columna de Crédito.
➢ Una breve explicación de la transacción que aparece en la línea debajo de la cuenta de crédito
Se deja un espacio entre las entradas del diario. El espacio en blanco separa las entradas individuales del diario.
las entradas y hace que todo el diario sea más fácil de leer.
➢ La columna titulada Ref. (que significa Referencia) que se deja en blanco cuando la entrada del diario
se hace. Esta columna se utiliza más tarde cuando las entradas del diario se transfieren al mayor
cuentas.

Para ilustrar el registro de transacciones en el diario general, usemos lo siguiente

transacciones como ejemplo:
o1 de septiembre de 2015, el Sr. Ben Mabait invirtió PHP500,000 en un negocio de restaurante por
abrir una cuenta con SuperBank.
El 5 de septiembre de 2015 se compraron electrodomésticos para su negocio por un monto de PHP100,000
Ahora registraremos las transacciones anteriores en el diario general.
Diario General
Fecha Título de la cuenta Ref Débito Crédito
9/1/15 Efectivo 500,000 500,000

B. Mabait, Capital

Para registrar la inversión del Sr. Ben Mabait

9/5/15 Electrodomésticos de cocina 100,000 100,000

Efectivo

Grabar la compra de electrodomésticos de cocina

9/6/15 Efectivo 20,000 20,000

Ventas

Para registrar las ventas del día

*Algunas entradas involucran solo dos cuentas, un débito y un crédito. Una entrada como esta es
se considera una entrada simple. Sin embargo, algunas transacciones requieren más de dos cuentas en
la contabilidad. Una anotación que requiere tres o más cuentas es una entrada compuesta. Todas las
Las transacciones en los ejemplos anteriores son entradas simples. Un ejemplo de una entrada compuesta es
lo siguiente:
El 7 de septiembre de 2015, el Sr. Mabait compró una motocicleta que costaba PHP80,000. Él paga
PHP30,000 en efectivo y acuerda pagar los restantes PHP50,000 a cuenta (para ser pagado más tarde).
La entrada compuesta es la siguiente:

Diario General
Fecha Título de la Cuenta y Explicación Ref Débito Crédito
9/7/15 Equipo de Transporte 80,000 30,000
Efectivo 50,000
Cuentas por Pagar

Para registrar la compra de una motocicleta por

pago en efectivo y el saldo a cuenta

REVISTAS ESPECIALES
Algunas empresas se encuentran con volúmenes de cantidades de transacciones similares y recurrentes
lo que puede crear congestión si estas transacciones se registran repetidamente en un solo día o un
mes en el diario general. Tomemos el caso de nuestro ejemplo anterior, si el Sr. Mabait registrará
las ventas por día utilizando el Recibo Oficial o Factura de Ventas en Efectivo emitido, sería
innecesario e impráctico acreditar repetidamente la cuenta de "ventas". Para facilitar un funcionamiento eficiente
y el registro práctico de transacciones similares y recurrentes, se utiliza un diario especial.

Los siguientes son los diarios especiales de uso común:

• Diario de Recepciones de Efectivo–utilizado para registrar todo el efectivo que se ha recibido
• Diario de Desembolso de Efectivo: utilizado para registrar todas las transacciones que involucren efectivo
payments
• Diario de Ventas (Diario de Ventas a Crédito) – utilizado para registrar todas las ventas a crédito (en
cuenta)
• Diario de Compras (Diario de Compras a Crédito) - utilizado para registrar todas las compras de
inventario a crédito (o a cuenta)
El Diario de Recibos de Efectivo se utiliza para registrar transacciones que implican el recibo o la recolección de efectivo.
A continuación se ilustra el formato de un diario de recibos de efectivo:

Diario de Recibos de Efectivo

Fecha Descripción (Particulares) Ref Débito Crédito Crédito Crédito
Efectivo Ventas Cuentas Diverso
Cuentas por cobrar

➢ La fecha de la transacción se ingresa en la columna de fecha.

➢ Se ingresa una breve explicación de la transacción en la columna de descripción.
➢ La columna titulada Ref. (que significa Referencia) que se deja en blanco cuando la entrada del diario
se hace. Esta columna se usa más tarde cuando las entradas del diario se transfieren al libro mayor.
cuentas.
➢ La columna de Efectivo Débito representa la cantidad de efectivo recibido por una transacción en particular.
➢ Las principales categorías de recibos, como las ventas en efectivo y la cobranza de cuentas por cobrar son
proporcionados con columnas separadas. Estas transacciones son artículos frecuentes y repetitivos,
por lo tanto se proporciona una columna separada.
➢ La columna varios se utiliza para diversos artículos misceláneos y menos regulares, tales como el capital.
inversión, recepción de fondos del préstamo, entre otros.

El documento fuente para este diario son los recibos oficiales o recibos de caja emitidos por el
negocios.
Diario de Desembolsos de Efectivo (DDE)

El diario de desembolsos de efectivo es lo opuesto al diario de recibos de efectivo. Es el diario donde

todos los pagos en efectivo son registrados. Un ejemplo de un diario de desembolso de efectivo se muestra a continuación:

Diario de Desembolsos de Efectivo

Descripción Verificar o
Fecha Ref Crédito Débito Débito Débito Crédito
Particularidades Vale
Número Efectivo Cuentas Salarios Suministros Varios
Pagadero

➢ La fecha de la transacción se ingresa en la columna de fecha.

➢ Se ingresa una breve explicación de la transacción en la columna de descripción.
➢ La columna titulada Ref. (que significa Referencia) que se deja en blanco cuando la entrada del diario
se hace. Esta columna se utiliza más tarde cuando las entradas del diario se transfieren al libro mayor
cuentas.
➢ El número de cheque o vale representa el número identificativo del cheque emitido para el
pago en efectivo relacionado. La mayoría de las veces, un cheque o un vale de efectivo acompaña el
desembolso. El número del comprobante puede usarse como alternativa para esta columna.
➢ La columna de Efectivo de Débito representa la cantidad de efectivo recibido por una transacción en particular.
➢ Las principales categorías de recibos, como las ventas en efectivo y la cobranza de cuentas por cobrar son
proporcionados en columnas separadas. Estas transacciones son elementos frecuentes y repetitivos,
por lo tanto se proporciona una columna separada.
➢ La columna misceláneo se utiliza para varios artículos diversos y menos regulares, como capital
inversión, recepción de los fondos del préstamo, entre otros.

Los documentos fuente utilizados para actualizar este diario son el comprobante de cheque o el comprobante de efectivo, efectivo
Diario de Ventas (Diario de Ventas a Crédito)

El Diario de Ventas o Diario de Ventas a Cuenta se utiliza para registrar varias transacciones de ventas
a cuenta. El documento fuente para este diario es la factura de cargo o factura de ventas (para crédito
transacciones) a varios clientes o consumidores. Un ejemplo de un diario de ventas se muestra a continuación:

Diario de Ventas
Fecha Descripción (Nombre del Cliente) Ref Factura de Cargo Débito Crédito
o Factura de Venta Cuenta Ventas
No. Cuentas por cobrar

➢ La fecha de la transacción se ingresa en la columna de fechas.

➢ Una breve explicación de la transacción se ingresa en la columna de descripción o el nombre
del cliente.
➢ La columna titulada Ref. (que significa Referencia) que se deja en blanco cuando la revista
se realiza una entrada. Esta columna se utiliza más tarde cuando las entradas del diario se transfieren a la
cuentas de libro mayor.
➢ El número de factura por cargos o el número de factura de venta representa el número identificador
del documento fuente emitido al cliente cuando se realizó la venta.
➢ La columna de Cuentas por Cobrar Débito representa el monto de las transacciones de venta
indicado en la factura de cargo.
➢ La columna de Ventas a Crédito representa la cantidad de las transacciones de venta indicadas en el
factura de cargo.

El documento de origen para este diario es la Factura de Carga emitida por la empresa.

Diario de Compras (Diario de Compras a Crédito)

El diario de compras o el diario de compras a crédito se utiliza para registrar transacciones recurrentes
transacciones de compras a crédito. Los documentos fuente para el diario de compras son los
facturas del proveedor de la empresa. Un ejemplo de un Diario de Compras se muestra a continuación:

Diario de Compras
Fecha Descripción (Nombre de los Proveedores) Ref Factura de carga Débito Crédito
o Factura de Ventas Compras Cuentas
No. Pagadero
Proveedor)

➢ La fecha de la transacción se ingresa en la columna de fecha.

➢ Una breve explicación de la transacción se ingresa en la columna de descripción o el nombre
del proveedor
➢ La columna titulada Ref. (que significa Referencia) que se deja en blanco cuando el diario
se realiza una entrada. Esta columna se utiliza más tarde cuando las entradas del diario se transfieren a la
cuentas de mayor
➢ El número de factura de cargo o número de factura de venta representa el número identificativo
del documento fuente emitido por el proveedor cuando los artículos, bienes o mercadería
fueron entregados a la empresa cuando se realizó la compra.
➢ La columna de Compras a Débito representa el monto de las compras de bienes según lo indicado
en la factura de cargo del proveedor
➢ La columna de Cuentas por Pagar Crediticias representa la cantidad de los bienes o artículos.
comprado a crédito del proveedor. El monto está indicado en la factura de cargo
LIBRO DE CONTABILIDAD

El libro mayor se refiere al libro de contabilidad en el que se registran las cuentas y su relación.
los montos registrados en el diario se publican periódicamente. El libro mayor también se llama 'libro
de entrada final' porque todos los saldos en el libro mayor se utilizan en la preparación de la información financiera
declaraciones. Esto también se conoce como la Cuenta T porque la forma básica de un libro mayor es como
la letra 'T'.

Hay dos tipos de libros contables, a saber; el libro mayor y los libros auxiliares.

LIBRO MAYOR
El libro mayor (comúnmente referido por los profesionales de la contabilidad como GL) es un agrupamiento de todos
cuentas utilizadas en la preparación de estados financieros. El GL es una cuenta de control
porque resume todas las actividades que han tenido lugar según lo registrado en su subsidiaria
libro mayor. El formato de un libro mayor se muestra a continuación:

Libro mayor
Efectivo Número de cuenta: 1000
Fecha Artículo Ref Débito Saldo de crédito

➢ La parte de la cuenta se refiere al título de la cuenta, por ejemplo: efectivo, cuentas por cobrar.
➢ El número de cuenta es un número asignado a cada título de cuenta para facilitar el uso.
grabación y cruce de referencias.
➢ La columna Fecha identifica cuándo ocurrió la transacción.
➢ El ítem representa el diario fuente y la naturaleza de las transacciones
➢ La referencia identifica el número de página de nuestro diario general o especial del que se...
se tomó la información.
➢ Las columnas de Debito y Credito se utilizan para registrar el monto de las transacciones desde
el diario general o diario especial.
➢ La columna de saldo representa el saldo corriente de la cuenta después de considerar
los montos de débito y crédito. Si el saldo en cuenta es positivo, la cuenta
tiene un saldo deudor, mientras que si tiene un saldo corriente negativo, la cuenta tiene un
saldo a favor.

LIBRO AUXILIAR
Un libro auxiliar es un grupo de cuentas similares que contiene los datos independientes de un
libro mayor específico. Un libro auxiliar se crea o mantiene si se necesita información individualizada.
necesario para una cuenta de libro mayor específica. Un ejemplo de un libro auxiliar es el individual
registro de varios pagos a proveedores. El monto total de estos libros auxiliares debe
igualar el saldo en el libro mayor de Cuentas por Pagar.

Un ejemplo de un libro mayor auxiliar se muestra a continuación:

Cuentas por Pagar

Libro auxiliar
Corporación Joy Food Número de vendedor: 201
Dirección: Matangad, Git. Mis. Or.
Fecha Artículo Ref Débito Saldo a favor

➢ La parte superior indica el nombre y la dirección del vendedor o proveedor.

➢ El número de proveedor es un número asignado para cada proveedor como referencia en la gestión del
registros de un proveedor.
➢ La columna Fecha identifica cuándo ocurrió la transacción.
➢ La columna de descripción describe la naturaleza de la transacción.
Tenga en cuenta que el saldo total en movimiento de todos los libros auxiliares debe ser igual a las Cuentas
libro mayor de cuentas por pagar.

POST-TEST

Instrucciones: Identifique qué diario especial es aplicable para lo siguiente

transacciones

1. Se recolectaron PHP10,000 de un cliente en pago de su cuenta

2. Compré 100 piezas de tazas para vender en la tienda por un total de PHP1,500 en
cuenta.
3. Vendí cinco piezas de tazas a X, PHP320 en efectivo.
4. Vendí dos piezas de tazas a Y, PHP112 en efectivo.
5. Se compraron suministros de oficina al contado, PHP500.
6. Alquiler mensual de PHP20,000.
7. Salario pagado al personal, PHP15,000.
8. Vendió 100 piezas de tazas a Unicup, Inc., PHP5,600 a crédito.
9. Vendí 500 piezas de tazas a Bugsmore Corp. por PHP15,300 pagaderos un mes después
entrega.
10. Compra a crédito de 1,000 piezas de tazas por PHP12,400.