EXCEL
Es un programa de Microsoft Office que busca introducir los conceptos básicos sobre las
planillas de cálculo, también llamadas hojas de cálculo electrónicas. Responde a 3
necesidades básicas: la gestión de cálculo, de gráficos, y de bases de datos/operaciones
básicas. Cada archivo se guarda con la extensión XLSX.
Cada planilla se compone por un conjunto de hojas de cálculo y de gráfico, donde hay filas
y columnas. Actualmente Excel cuenta con 18.278 columnas de la A a la XFD, y 1.048.576
filas enumeradas. Estas conforman a las hojas de cálculo. Son una matriz que permite
introducir y calculas datos. Al conjunto de hojas de cálculo se lo denomina libro de
trabajo.
Partes de la planilla de cálculo
· Barras de herramientas de acceso rápido: aparecerán las opciones guardar, retroceder,
adelantar, etc.
· Fichas: solapas que contienen las herramientas del programa.
· Cintas de opciones/grupo: botones que aparecen debajo de las fichas. Contienen útiles.
· Barra de estado: está ubicado en la parte inferior de la ventana. Muestra
información útil del programa al usuario.
· Cuadro de nombres: sirve para colocar la referencia a una celda.
· Barra de fórmulas: muestra el valor constante de la celda activa, y permite modificar los
valores.
Visualización del contenido rm
Una celda puede contener hasta 256 caracteres. Debido al tamaño predeterminado de la
celda no siempre se verá todo lo que el usuario escriba, por lo que se deberá ajustar ese
tamaño, posicionándose entre la celda activa y la consecuente, y hacer doble clic.
Desplazamiento en una planilla de cálculo
Bastará con presionar las flechas del teclado para desplazarse por la planilla. En caso de
querer desplazarse con más rango de movimiento, se usarán las teclas Av Pág para
moverse hacia abajo 20 celdas, y la tecla Re Pág para moverse hacia arriba 20 celdas.
Modificar el ancho de una columna o altura de una
fila
El usuario deberá posicionar el cursor sobre la línea divisoria entre cada columna y celda,
hasta que vea que la flecha del cursor se cambia a una doble flecha. Hecho esto, deberá
hacer doble clic sobre esa línea para que el tamaño de la fila/columna sea acorde con el
contenido de la celda. Si no, podrá hacerlo de manera manual, solo que, en lugar de hacer
doble clic, tomará la línea divisoria y deberá moverla.
Otra manera de hacerlo es dirigiéndose a la solapa Formato, en la opción alto de fila o
ancho de columna, donde se modificarán los centímetros a gusto.
Rangos
Es el conjunto de celdas adyacentes. Hay 2 tipos de rangos:
· Simple: Rango de celdas único. Por ejemplo, B1:B7. Se hará moviendo el ratón desde una
celda
· Múltiple: más de 1 rango de celdas. Por ejemplo, A1:B5; D4:F6. Se hará moviendo
el ratón desde una celda, pero luego de la primera selección, mientras se presiona
Ctrl, se seleccionará otro rango.
Existe la selección extendida, la cual es parecida a los rangos múltiples, pero aquí se
seleccionará un rango muy grande de celdas. Si se aprieta la tecla F8 y luego se presiona la
celda hasta donde se requiere que sea el rango. Si éste se precisa aún más grande, se
combinarán las teclas F8 y Av Pág, o F8 y Re Pág.
Datos
· Números: Será aquella combinación de decimales que pueden o no estar
acompañados de símbolos y operadores aritméticos. Si se precisa que el numero
tenga una determinada cantidad de decimales, en la solapa Inicio, opción número,
se podrá eliminar o agregar decimales.
· Fechas y horas: El programa toma una fecha como un numero comprendido entre
el 1 de enero de 1900 hasta el 31 de diciembre de 9999, lo que está indicando que
se pueden operar entre 2 fechas. Los separadores de fechas serán la barra (slash)
o el guion del medio. Lo mismo pasa con la hora, puesto que se separará la hora
por los dos puntos; poner pm sería lo mismo que comer la hora convencional.
· Texto: Cadena de caracteres que no contenga números. El único caso que se
obviará será cuando un dato numérico contenga un punto en medio, ya que se
cuenta como “dato numérico” la coma.
Aplicar un formato
Permite modificar una celda u objeto dentro de la misma. Se puede colocar antes o luego
de haber insertado algún dato en la celda. Para aplicar algún formato, se hará clic derecho
en la celda destino y se elegirá la opción formato de celda. Si no, se podrá lograr
combinando las teclas Ctrl y 1. Un formato podrá aplicarse a1 sola celda o a un conjunto
de ellas.
Formato número
· Opción General: formato predeterminado de todas las celdas previo a aplicar otro
formato. Hay diferentes tipos de formatos generales: aumentar o disminuir
decimales, el porcentaje, y el tipo de moneda (euro, dólar).
· Opción Número: luego de haber ingresado un numero en la celda, se analizará el
primer carácter. Si el valor ingresado es muy alto, se le aplicará de manera
automática el valor científico.
· Opción Texto: convierte un valor numérico en texto para volverlos más legibles.
· Opción Fecha y Hora: cuando se colocan fechas, Excel las transforma en números
enteros, representando así la cantidad de días que pasaron desde el 01/01/1900
hasta la fecha. Con la hora pasa algo similar. Trabaja con un número de hora, y la
cantidad de segundos que pasaron desde medianoche.
Formato alineación
Formato por el cual, de manera predeterminada, lo números son alineados a la derecha,
el texto a la izquierda y los valores lógicos o de error en el centro. Por otro lado, se podrá
alinear verticalmente o a una inclinación x.
Por otro lado, la alineación de las celdas se podrá hacer mediante 3 opciones:
· Ajustar texto: servirá para centrar el texto en medio de la celda.
· Reducir hasta ajustar: reducirá el tamaño de la fuente hasta que el texto entre en 1 sola
celda.
· Combinar celdas: combinará las celdas que ocupó el texto y lo centrará.
Formato fuente
Permitirá resaltar el texto según el usuario lo desee. Se podrá poner en Negrita (Ctrl+N),
Itálica/cursiva (Ctrl+K), o subrayada (Ctrl+S). También se podrá elegir la tipografía, su
tamaño, el color y diferentes efectos, como tachado, superíndice o subíndice.
Formatos bordes y relleno
Permitirá pintar o bordear con color la celda o un grupo de ellas. Se podrá realizar de 2
formas diferentes: desde la solapa Inicio en las opciones de fuente, o bien haciéndolo
mediante el cuadro de texto que aparece haciendo clic derecho sobre la celda y
seleccionando la opción formato de celda.
Fórmulas
Se define formula como el conjunto de referencias a celdas, nombres de rangos y valores
que, en conjunto con operadores aritméticos, genera un resultado por medio de los
valores existentes. Existen fórmulas sencillas, para las cuales se ingresará en la barra para
escribir el símbolo = y se procederá a escribir la fórmula.
Direccionamiento de fórmulas
Cuando se quiere copiar una fórmula de una hoja a otra, se precisa indicar de qué sección
se ha extraído esa función. Hay 3 tipos de direccionamiento:
· Direccionamiento relativo: hace referencia a que Excel almacena la relación que
existe entre la celda almacenada y la celda referenciada. Cuando se requiera la
información de una celda para ingresar una formula en otra, no se escribirá la
fórmula de nuevo, sino que se seleccionará la celda donde esa fórmula esta
almacenada.
· Direccionamiento absoluto: cuando se realizan formulas y una celda partícipe en
esa fórmula debe permanecer intacta, se colocará entre la letra y el numero
(columna y fila), y al principio, el símbolo $.
· Direccionamiento mixto o híbrido : se utiliza cuando una celda se necesita de
manera absoluta, pero a la vez de manera relativa. Si se precisa que la columna
sea absoluta o fija, y que la fila sea relativa, el signo $ se colocará delante de la
letra. En cambio, si es viceversa, el signo se colocará en medio de la letra y el
número.
Funciones
Son expresiones predefinidas por Excel. Pueden ser usadas para realizar operaciones
simples o complejas. Una función está compuesta por varias funciones unidas por
operadores.
Hay diferentes tipos de funciones:
· Base de datos: permite realizar cálculos en bases de datos o listas de Excel.
· Búsqueda y referencia: permite buscar valores en listas o tablas y referencias de
celdas y sus valores asociados.
· Estadísticas: permite efectuar análisis estadísticos avanzados sobre rangos de
datos, incluyendo distribuciones muy utilizadas.
· Compatibilidad: Herramientas más avanzadas para cálculo estadístico y probabilidades.
· Fecha y hora: analizan los valores de fecha y hora en diferentes formatos y
trabajar con cálculos de periodos en las fórmulas.
· Financieras: Agrupa funciones financieras para efectuar operaciones comunes y
avanzadas, en entornos contables y de economía.
· Información: determinan el tipo de datos almacenados en una celda y permite
verificar si se cumplen condiciones de error varias.
· Ingeniería: permite efectuar análisis de ingeniera, así como convertir valores
entre sistemas de numeración y entre sistemas de medida, o trabajar con
números complejos.
· Lógicas: verifica el cumplimiento de condiciones determinadas, y decide a partir de los
resultados.
· Matemáticas y trigonométricas: efectúa cálculos simples y complejos y múltiples
operaciones con valores matemáticos.
· Cubo: permite operaciones en matemática avanzada usando conceptos de cubo OLAP.
· Texto: se efectúan operaciones con cadenas de texto.
Operadores de funciones
Especifican la operación que se quiere realizar. Esos operadores pueden ser aritméticos, de
comparación, y lógicos.
· Operadores aritméticos: permiten realizar operaciones matemáticas básicas.
· Operadores de comparación: permiten comparar 2 expresiones y producen un valor
verdadero o falso.
· Operadores lógicos: también llamados relacionales, combinan 2 valores
booleanos y devuelven un valor verdades, falso, o nulo.
Podrá ocurrir que luego de ejecutar las funciones o fórmulas se presenten errores en las
celdas, ya sea porque el número, resultado de la formula o función, es muy grande para
la celda, porque se hizo referencia a una celda inexistente, se utilizó mal una función,
entre otros.
Gráficos
Representación de datos de un rango de celdas de forma visual. Facilita la lectura,
interpretación, comparación y análisis de los datos. Si se actualizan los datos usados para
el grafico, éste se actualizará también.
El gráfico puede redimensionarse según el usuario desee y cambiar su formato. Dentro de
la solapa diseño aparecerán opciones para modificar la apariencia del gráfico y sus datos.
Se podrá aplicar WordArt (diseños de fuente), formas, entre otros.