Conceptos Básicos en Oracle AP - Parte 1

Oracle 11i Finanzas - AP

El módulo de Cuentas por Pagar en las Aplicaciones de Oracle te permite pagar a tus proveedores por mercancía
y servicios y te permite gestionar tu ciclo de compras. Este módulo consta de dos
bancos de trabajo integrados, Factura y Pago.
Este ReferencePoint describe Cuentas por Pagar (AP) y explica cómo gestionar los pagos a
proveedores y suministradores.

El flujo de trabajo de cuentas por pagar

Oracle Payables está integrado con Oracle Purchase y Oracle Cash Management. Cuando tú
alquila bienes o servicios de un proveedor, se crea un gravamen. Tan pronto como recibas
los bienes o servicios, la carga se convierte en un pasivo que permanece en tus libros hasta que
pagar por bienes o servicios.
La figura muestra la integración de Oracle Payables, Oracle Purchase y Oracle Cash
Gestión

Integración de Cuentas por Pagar, Compras y Gestión de Efectivo

La compra de Oracle, similar a todos los demás sistemas de alimentación, también está integrada con Oracle GL. Puedes
transferir todas las transacciones contables generadas y creadas en Oracle Payables a Oracle GL
a través de GL_INTERFACE_TABLE.
Para integrar cuentas por pagar con GL:
1. Ejecutar la Transferencia de Cuentas por Pagar desde Oracle Payables al proceso de Libro Mayor. Usando esto
proceso, puedes transferir la facturación y la contabilidad de pagos a la tabla GL_INTERFACE.
 2. Ejecute el programa de Importación de Diario de Oracle GL para transferir la factura y el pago
contabilidad de la tabla GL_INTERFACE a GL. Esto crea asientos contables no publicados
en GL, que puede ser revisado y finalmente publicado. El proceso de publicación actualiza la cuenta
balances.

How to Set Invoice Workbench

El Workbench de Facturas te permite ingresar, ajustar, modificar y revisar facturas y facturas.
lotes que sus clientes han planteado sobre usted.
Puedes integrar los tableros de Factura y Pago a través de la Vista General de Factura y
Ventanas de resumen de pagos. Puede utilizar cualquiera de estas áreas de trabajo para revisar la información
en la otra mesa de trabajo.
Las opciones de configuración en Oracle te permiten gestionar el ciclo de aprovisionamiento y ahorrar dinero para
su organización. Puede definir el sistema de Cuentas por Pagar para:
Pagar a los proveedores a tiempo

Obtén los máximos descuentos en los pagos

Preventar la facturación y la emisión de facturas duplicadas

Realizar múltiples coincidencias de facturas y órdenes de compra

Evitar sobregiros en cuentas bancarias
Revisar información en línea para verificar el estado de los pagos
Hay varias opciones que puedes configurar para trabajar con la función de facturación en Oracle Payables.
Estos incluyen las opciones para proveedores, facturas y conjuntos de distribución.

Proveedor
La ventana de Proveedores le permite ingresar información sobre individuos y organizaciones que
suministrar bienes y servicios. Puede ingresar empleados como proveedores para permitir que el sistema haga
pagos contra gastos.
Si alguno de los proveedores opera desde múltiples ubicaciones, necesitas introducir la información del proveedor
solo una vez. Puedes asignar múltiples sitios a cada una de las ubicaciones del proveedor. Un sitio es un
ubicación desde donde el proveedor maneja un negocio específico. Los sitios pueden ser designados como sitios de pago,
sitios de compra, y sitios solo de REQ. Sobre la base de la definición del proveedor, puedes comprar bienes.
o servicios y enviar pagos a un sitio.
Cómo definir un proveedor
Para definir un proveedor:
1. Inicie sesión en Oracle Applications. Seleccione Cambiar Responsabilidad -> Cuentas por Pagar, desde el menú principal
menú. Seleccionar Proveedores –> Entrada. Se abre el formulario de Proveedores, como se muestra -
El formulario de proveedores
 2. Ingrese un nombre, un ID de contribuyente y un número que signifique su ID de cliente. Seleccione el
Pestaña de clasificación. En el campo Tipo, seleccione un tipo de la lista de valores para el proveedor.
3. Abre la pestaña de Contabilidad. Ingresa un conjunto de distribución para ingresar automáticamente las distribuciones para
una factura cuando no coincide con una orden de compra. Por ejemplo, puedes crear un
conjunto de distribución para proveedor de papelería. Esto asigna el gasto de papelería en una factura a
un número específico de usuarios finales.

4. Abre la pestaña de Control. En la opción de Coincidencia de Factura, selecciona Orden de Compra o

Recibo.
Si habilitas cualquiera de las opciones de RETENCIÓN para un proveedor específico, Cuentas por Pagar retendrá los pagos.
a ese proveedor.
5. Haz clic en la pestaña de Pago. En el campo Términos, selecciona un Término de Pago acordado por ti.
y su proveedor. Seleccione el Grupo de Pago para asignarlo al proveedor, como se mostró anteriormente en
captura de pantalla-2
6. Ingrese un número de prioridad entre 1 y 99 en la ventana de Prioridad de Pago con uno
teniendo la prioridad más alta de 99 y la más baja de 1. Selecciona el Término Fecha Base para definir la fecha
de la cual Cuentas por Pagar calcula un pago programado a un proveedor.
7. Seleccione Pagar para determinar la fecha de pago de la factura de un proveedor. Haga clic en la pestaña Cuentas bancarias.
definir las cuentas bancarias del proveedor.
8. Seleccione Compras. Defina las ubicaciones de Envío y Facturación de la organización, entre otras.
opciones, donde el proveedor envía los bienes a la ubicación de envío y las facturas para
bienes o servicios a la ubicación de facturación.
9. Seleccione la pestaña de Recepción. Las opciones para abrir la pestaña de Recepción son:

Aplicar ubicación de envío: Determina si la ubicación de recepción es la

igual que la ubicación de envío.
 Enrutamiento de Recepciones: Define el flujo de bienes después de que el proveedor haya entregado los mismos.
en la ubicación de envío.
Nivel de Aprobación de Coincidencias: Le permite coincidir en línea recibos y órdenes de compra a
asegúrate de pagar solo por los bienes y servicios ordenados.
Tolerancia de Cantidad Recibida: Define el rango máximo de sobre-recepción adicional
a la cantidad ordenada, según el porcentaje que ingreses.
Tolerancia: Define cómo el departamento de compras maneja los recibos que exceden el
Cantidad Recibida Tolerancia basada en el valor seleccionado.
Días anticipados y días tardíos permitidos para la recepción: Define cuántos días antes y después
la fecha de recepción de mercancías, está listo para aceptar la entrega.
Excepción de Fecha de Recepción: Define cómo el departamento de compras maneja las recepciones que
superar los Días Anticipados y los Días Tardíos Permitidos para la Recepción.

10. Guarda y haz clic en el botón de Sitios. Se abre el formulario de Sitios del Proveedor, como -

El Formulario de Sitios de Proveedores

11. Escriba un nombre de sitio, EC-NYC en el cuadro de texto del Nombre del Sitio. Escriba la dirección en la Dirección
opción. Seleccione la pestaña General y marque las casillas de Pago y Compras en el Sitio
Usa la opción. El proveedor interesado utiliza este sitio para recibir órdenes de compra también.
como pagos. Seleccione la pestaña de Contactos e ingrese un nombre y la información de contacto para el
proveedor.
12. Selecciona la pestaña Contabilidad. Ingresa las cuentas GL predeterminadas que se actualizarán cuando tú
tratar con el proveedor. Haga clic en la pestaña Cuentas Bancarias y ingrese la cuenta bancaria del proveedor
Guardar y cerrar el formulario de Sitios de Proveedores.
Términos de Pago
Necesita definir los Términos de Pago para asignarlos a una factura. Esto le permite
cree automáticamente pagos programados cuando envíe una factura para su aprobación. Un pago
El término consiste en una o más líneas de Término de Pago donde cada línea crea un pago programado.
Cada pago programado tiene una fecha de vencimiento asociada o una fecha de descuento basada en:

Un día específico de un mes, como el décimo día del mes.

Una fecha específica, como el 10 de enero de 2003.
The number of days added to the terms date, such as 10 days after the terms date.
Un calendario especial que menciona una fecha de vencimiento para el periodo que incluye los términos de la factura
fecha. Las fechas de vencimiento pueden basarse en un calendario especial pero no en fechas de descuento.

Para definir un Término de Pago:

1. Seleccione Configuración -> Factura -> Términos de Pago desde el menú principal. Los Términos de Pago
el formulario se abre, como se muestra -

El Formulario de Términos de Pago

2. Ingrese un nombre para el Término de Pago.

3. Ingrese un Día de Corte si está ingresando términos de Día del Mes. El Día de Corte define el
día del mes. Después del Día Límite, las fechas de vencimiento y descuento estarán en un mes futuro
dependiendo del valor ingresado en el campo Meses por Delante. Por ejemplo, los valores de
El día de corte es 10, los meses por delante son 0 y el día del mes es 15. Si ingresas una factura
Con una fecha de vencimiento de marzo 12, Cuentas por Pagar establecerá la fecha de vencimiento para abril 15.

Nota También puedes usar términos de Fecha Fija o Días en lugar de Día del Mes.
 términos, pero no puedes seleccionar dos términos diferentes.

4. Ingrese 100% o menos si el pago se realiza en cuotas en el campo % Adeudado. Haga clic en el Primero
Pestaña de descuento.

5. Ingrese el porcentaje de descuento en el campo % Descuento. Presione Tab para ir al campo Días.
Ingrese un valor de 10 en el campo Días. Este Plazo de Pago proporcionará un descuento del 2% si
el pago se realiza dentro de los 10 días posteriores a la Fecha de Terminación. Defina el segundo y el tercer descuento.

6. Guarde y cierre el formulario de Términos de Pago.

Conjuntos de distribución

Un conjunto de distribución crea distribuciones para una factura donde la orden de compra no coincide.
con la factura. Necesitas asignar conjuntos de distribución a un sitio de proveedor donde los Cuentas por Pagar
el módulo los utiliza para cada factura asignada al sitio del proveedor. Si no se ha configurado un conjunto de distribución
asignado a un sitio de proveedor, seleccione uno al ingresar la factura.
Los dos tipos de conjuntos de distribución son:
Conjunto de distribución completo: Contiene los porcentajes en los que se distribuye el monto de la factura
es creado.
Esqueleto: No contiene porcentajes predefinidos. Necesitas ingresar la cantidad cuando entres
la factura.
Para definir un conjunto de distribución:

1. Selecciona Configuración –> Factura –> Conjuntos de Distribución. Se abre el formulario de Conjuntos de Distribución, como se muestra

El Formulario de Conjuntos de Distribución

2. Introduzca un nombre para el conjunto.

 3. Haga clic en el campo Num. Escriba 1 para la primera línea de distribución.

4. Introduzca el porcentaje del monto de la factura que desea distribuir entre la distribución.
línea en el campo %.
5. Escribe el código de cuenta al que pertenece esta línea de distribución en el campo Cuenta. Para
ejemplo, puedes ingresar el departamento 001.

Puedes crear tantas líneas de distribución como necesites, pero asegúrate de que
Nota
el total de los valores del campo % equivale a 100.
6. Guarda y cierra el formulario de Conjuntos de Distribución.

Tolerancias de Factura
La ventana de Tolerancias de Factura permite al usuario final definir tolerancias aceptables, permitir
variaciones entre facturas, órdenes de compra y obtención de recibos e información fiscal. Puedes
definir tolerancias en términos porcentuales o absolutos.
Las tolerancias en cuentas por pagar almacenan una coincidencia o una retención fiscal en una factura, si el valor excede el
niveles de tolerancia definidos en la ventana de Tolerancias de Factura. Cuando envías una factura para
la aprobación, Oracle Payables verifica si la factura coincide con la orden de compra o el recibo
dentro de los límites de tolerancia de la orden de compra que ha establecido.

Cuando envíe la factura con un monto de impuesto para su aprobación, Cuentas por Pagar verifica si el
el monto del impuesto en la factura es igual al monto del impuesto calculado dentro de los límites de tolerancia que tiene
definido.
Si defines una tolerancia basada en un porcentaje, Cuentas por Pagar calcula la tolerancia, basada en el
importe de la factura incluyendo el impuesto. Por ejemplo, el importe de la factura es USD 100, la tasa de impuesto es
10%, y la tolerancia fiscal es del 5%. En este caso, no se emitirá una factura por una variación fiscal.
mantener si el monto de distribución de impuestos ingresado varía de USD 9.5 a USD 10.5.
Para definir las Tolerancias de Factura, seleccione Configuración -> Factura -> Tolerancias en el menú principal.
Se abre el formulario de Tolerancias de Factura, como se muestra-
El Formulario de Tolerancias de Factura

Aprobaciones de facturas
La ventana de Aprobaciones de Facturas define las reglas que retienen o liberan manualmente las facturas. Puedes
crear reglas de retención, como APROBACIÓN REQUERIDA,
Puedes definir tantas reglas de aprobación como necesites.
Para definir el código de Aprobación de Factura:

1. Seleccione Configuración -> Facturas -> Aprobaciones, desde el menú principal. Las Aprobaciones de Factura
el formulario se abre, como se muestra -

El Formulario de Aprobaciones de Factura

2. Ingresa un nombre y una descripción para el código.

 3. Seleccione un tipo predefinido en el campo Tipo.
4. Seleccione la opción Contabilidad Permitida si está definiendo un código de retención.
5. Habilite la opción Permitir liberación manual manualmente si está definiendo el código de liberación.
Libera la retención de una factura.
6. Guarda y cierra el formulario de Aprobaciones de Facturas.

Facturas
Oracle Payables permite al usuario final ingresar y trabajar con los siguientes tipos de facturas:
Estándar: Indica la forma básica de factura que representa un pago pendiente a un proveedor por
bienes o servicios adquiridos.
Nota de crédito: Indica una factura de monto negativo que se recibe del proveedor para
bienes y servicios comprados. Puedes usarlo como una herramienta de corrección de precios.

Nota de débito: Representa un monto a crédito, que el proveedor te debe. Este documento es
creado y enviado al proveedor.
Pedido de compra por defecto: Le permite comparar la factura con el pedido de compra. Mientras
ingresas una factura, el número de orden de compra ingresado copia automáticamente al proveedor
información relacionada de la orden de compra a la factura.
Mixto: Permite la cantidad ordenada contra órdenes de compra y otras facturas, tanto en
exceso y en déficit.
Coincidencia Rápida: Te permite coincidir una factura con todas las líneas de envío o recepción en un
orden de compra.
Anticipo: Te permite ingresar un pago anticipado para gastos a un proveedor o un
empleado. Por ejemplo, puede que necesite hacer un depósito al realizar un pedido o hacer
pagos anticipados para gastos de viaje.
Impuesto de retención: Le permite remitir impuestos facturados retenidos de la autoridad fiscal.
Informe de gastos: Le permite ingresar las cantidades adeudadas a un empleado por motivos laborales.
gastos.
Interés: Te permite calcular el interés por facturas vencidas y generar interés.
facturas para proveedores relevantes. Necesitas habilitar la opción Permitir factura de interés en
la ventana de opciones de Cuentas por Pagar.

La figura muestra el proceso de facturación:

Descripción del Proceso de Facturación
Pasarela de facturas vs. Banco de trabajo de facturas

Puede ingresar la información de la factura utilizando ya sea el Taller de Facturas o la Puerta de Facturación.
La puerta de enlace de facturas le permite ingresar grandes volúmenes de facturas estándar y de notas de crédito
que no son complejos y no requieren una validación en línea extensa o cambios en los valores durante
entrada de datos.

El Gateway de Facturación permite la conciliación de Órdenes de Compra y la aplicación de pagos anticipados a las facturas.
siendo ingresado.
El escritorio de facturación te permite ingresar facturas complejas que requieren un extenso en línea
validación y cambio de valores que aparecen por defecto durante la entrada de datos. También puedes usar el
Banco de facturas para realizar una acción en la factura inmediatamente después de ingresarla.
por ejemplo, es posible que deba aplicar un pago inmediatamente al introducir la información de la factura
y puedes hacerlo desde la misma ventana.
Cómo ingresar una factura
Para crear un lote de Factura de Compra y para ingresar una factura de compra:
1. Inicie sesión en el sistema. Seleccione Cambiar Responsabilidad -> Cuentas por Pagar, desde el menú principal.

2. Seleccione Facturas -> Entrada -> Lotes de Facturas, desde el menú principal. Los Lotes de Facturas
el formulario se abre, como se muestra -

El Formulario de Lotes de Facturas

 3. Introduzca un nombre de lote y un Término de Pago. Haga clic en el botón Facturas. El formulario de Facturas
se abre, como se muestra -

El formulario de facturas

4. Selecciona Tipo como Estándar. Selecciona un Proveedor. Cuando seleccionas un Proveedor, el Proveedor
El número y el sitio se rellenan automáticamente.
5. Ingrese una fecha de factura en la columna Fecha de Factura. Ingrese el número de factura como 100.
6. Seleccione la moneda de la factura como USD. Ingrese el monto de la factura como 10,000.
7. Tipo de fecha GL = Fecha del sistema y fecha de términos = Fecha del sistema.

8. Cambie el plazo de pago si es necesario. El valor predeterminado definido será similar al

Formulario de Lotes de Facturas.

9. Seleccione un método de pago como Cheque. Seleccione Grupo de Pago, si es necesario.

10. Guarda la fecha en el formulario de Facturas. No cierres la ventana de Facturas.

Cómo ingresar distribuciones de facturas

Es posible que necesite distribuir la factura ingresada a varios departamentos en su organización. Para
ejemplo, tienes un artículo de gasto, Muebles. Puede que necesites asignar su costo a tres
departamentos.
Utilice la factura creada en el ejercicio anterior. Para ingresar las distribuciones de la factura:
1. Haga clic en la línea de la factura y luego haga clic en el botón de Distribuciones. El formulario de Distribuciones
se abre, como se muestra -

El Formulario de Distribuciones

2. Escriba uno en el campo Número. Seleccione Artículo en el campo Tipo.

3. En el campo Cantidad, escribe 3500.
4. Escriba una fecha GL o acepte la fecha del sistema.
5. Escriba la combinación de cuenta para el primer departamento para el cual se está calculando el costo.
asignado en el campo de la Cuenta.
6. Escribe 2 en el campo Num. En el campo Tipo, selecciona Artículo. En el campo Monto, ingresa 4000.
Escriba una fecha de GL y la combinación de cuentas para el segundo departamento, como se muestra en el
Captura de pantalla arriba.

7. Repite los pasos para el tercer número. Asegúrate de que el Total de la Factura coincida con el
Distribución Total.
8. Guarda y cierra el formulario de Distribuciones.
Cómo ingresar distribuciones utilizando un conjunto de distribuciones

Requisito previo: Crear un conjunto de distribución.

Para ingresar una distribución de factura usando un conjunto de distribución:

1. Abra la ventana de Lotes de Facturas.

 2. Selecciona Ver -> Buscar, desde el menú superior. Se abre la ventana Buscar Lotes de Facturas. Ingresa
el nombre de su lote de facturas. Haga clic en el botón Buscar. Se abre el formulario de Lotes de Facturas
con el lote de facturas.
3. Haga clic en el botón de Factura. Se abre el formulario de Facturas.

4. Ingrese el Tipo como Estándar.

5. Introduzca su proveedor y presione Tab para ir al campo de Fecha de la Factura. Escriba una fecha de factura.
6. Ingrese el número de factura y el monto de la factura.
7. Haga clic en el campo Conjunto de Distribución. Seleccione el conjunto de distribución que ha creado anteriormente.
y guardar.
8. Haga clic en el botón Distribución. Se abre la ventana de Distribuciones donde puede ver que el
la distribución de tu factura está completa.
9. Guarda y cierra el formulario de Lotes de Factura.

Cómo crear un pago programado

Después de ingresar una factura, el módulo de Cuentas por Pagar utiliza los Términos de Pago y la fecha de Término
especificados para programar automáticamente los pagos. Los parámetros de los Términos de Pago le permiten
calcular la fecha de vencimiento de la factura, la fecha de descuento y el monto del descuento para cada uno
pago programado
Para crear un pago programado para una factura:
1. Abra la ventana de Lotes de Facturas. Seleccione Facturas -> Entrada -> Lotes de Facturas.
Se abre la ventana de Lotes de Facturas.

2. Seleccione Ver -> Buscar para consultar el Lote de Facturas desde el menú superior.
3. Haga clic en el botón de Facturas en la ventana de Lotes de Facturas. Se abre el formulario de Factura.
4. Ingrese una factura estándar usando un conjunto de distribución. Guarde la fecha en el formulario de factura.

5. Haga clic en el botón de Pagos Programados. Se abre el formulario de Pagos Programados, como -

T
el Formulario de Pagos Programados
 6. Introduzca el 70% de su monto de factura en el campo Monto Bruto.
7. Haga clic en el botón Dividir Horario. Se crea automáticamente una nueva línea de pago programado.
en el formulario de Pagos Programados.
8. Asegúrate de que el monto de la factura coincida con el monto total bruto.
9. Guarda la fecha en el formulario de Pagos Programados.
Cómo Crear Distribución de Carga
Para crear la distribución de flete en Oracle Payables:
Habilite la opción Crear Distribución de Flete Automáticamente cuando parametrice el
Opciones de pago. Puedes habilitar esta opción en la pestaña de Factura incrustada en el Pago
Formulario de opciones.

Asignar flete a través de las distribuciones de facturas.

Ingrese manualmente las distribuciones de flete.

Para crear distribución de carga:

1. Abra la ventana de Lotes de Facturas y seleccione Consultar para encontrar la opción de lote de facturas.

2. Selecciona tu lote. Haz clic en el botón de Facturas.

Si no puede ver el campo de Monto de Flete y Crear Flete

Nota Casilla de verificación de distribución, seleccionar carpeta –> Mostrar campo desde arriba
menú.
3. Crea una factura estándar en el formulario de facturas.
4. Ingrese el número de la factura y el monto de la factura en el formulario de Facturas. El monto de la factura
aquí se incluye el flete.
5. Ingrese un valor en el campo Monto de Flete.
6. Seleccione la casilla Crear Distribución de Carga. Se abre la ventana de Carga. Escriba su
Cuenta de distribución de carga aquí. Haga clic en Aceptar.

Si ya has ingresado una cuenta de distribución de carga cuando

Nota configurando la opción A Pagar, entonces ese código de cuenta aparecerá por
predeterminado.
7. Guarda el formulario de facturas.

8. Haga clic en el botón de Distribuciones para verificar la distribución del flete. La línea de Flete aparece,
por defecto.
9. Agregar otra línea de distribución. Guardar y cerrar el formulario de facturas.

Cómo asignar el flete

Para ingresar la distribución de carga y asignarla a dos departamentos o divisiones:
1. Abre la ventana de Lotes de Facturas y selecciona Consultar para encontrar el lote de facturas.
2. Haga clic en el botón de Facturas. Se abre el formulario de Facturas. Ingrese una factura.
3. Establecer el tipo como Estándar y seleccionar un nombre de proveedor.
 4. Ingrese un número de factura y el monto de la factura. El monto de la factura incluye el
monto de flete.
5. Haga clic en el botón Distribuciones. Se abre el formulario de Distribuciones.
6. Introduzca una distribución de dos líneas para su factura.

La cantidad distribuida aquí será el monto neto del flete.

la distribución se está realizando entre dos departamentos diferentes. Mientras
Nota al ingresar el código de cuenta, asegúrese de que se seleccionen diferentes valores para
el segmento del departamento.

7. Reserva la fecha. Haz clic en el botón Asignar. Se abre el formulario de Asignaciones de Carga, como se muestra

El Formulario de Asignaciones de Cargos

8. Seleccione Flete en el campo Tipo y marque la casilla Prorratear.

9. Ingrese el monto del flete que se asignará a cada departamento en el campo Monto. Haga clic
el botón Seleccionar/Deseleccionar todo.

10. Haga clic en el botón Aceptar. Regresará automáticamente a la ventana de Distribuciones.

La asignación de flete se prorratea en función de los montos en la distribución de dos artículos.
líneas. Guarda y cierra el formulario de Asignaciones de Carga.

Cómo conciliar facturas con órdenes de compra

Las mejores prácticas comerciales incluyen el pago por los bienes que se han solicitado. Para esto, necesitas
para comparar tu factura con los pagos realizados y la orden de compra original.
Oracle Payables te permite emparejar una sola factura con múltiples órdenes de compra o
distribuciones o combinar múltiples facturas con una sola orden de compra o distribución.
Usando Oracle Payables, puedes crear retenciones en facturas donde se te está facturando en exceso de
las tolerancias de cantidad y cantidad que defina. No podrá realizar un pago en
las facturas a menos que se levante la retención.
Hay tres niveles de aprobación de partidos:
2 Vías
La cantidad facturada se compara con la cantidad ordenada.
El precio unitario de la factura se compara con el precio unitario de la línea de la orden de compra.

3 vías:
La cantidad facturada se compara con la cantidad ordenada.
El precio unitario de la factura se compara con el precio unitario de la línea de la orden de compra.

La cantidad facturada se compara con la cantidad recibida.

4 Vías:
La cantidad facturada se compara con la cantidad ordenada.
El precio unitario de la factura se compara con el precio unitario de la línea de la orden de compra.

La cantidad facturada se compara con la cantidad recibida.

La cantidad facturada se compara con la cantidad aceptada.

Necesitas crear una factura y compararla con la orden de compra original.

Prerequisito: Necesitas crear una Orden de Compra utilizando el módulo de Compras de Oracle.
Recuerda anotar el número de orden de compra.
Para entender los tres Niveles de Aprobación de Partidos:
1. Seleccionar Cambiar Responsabilidad -> Oracle Cuentas por Pagar, desde el menú principal.

2. Seleccionar Facturas –> Entrada –> Lotes de Facturas.

3. Consulta tu lote de facturas. Selecciona Ver -> Buscar, desde el menú superior.
4. Haga clic en el botón de Facturas. En la ventana de Facturas, ingrese una factura.
5. Establecer Tipo como PO Predeterminado. Aparecerá la ventana del Número de PO. Ingrese su orden de compra.
número aquí. Haz clic en Aceptar.

6. Ingrese un número de factura y un monto de factura.

 7. Haga clic en el botón Coincidir. Se abre el formulario Buscar Órdenes de Compra para Coincidir, como -

Buscar Órdenes de Compra para el Formulario de Coincidencia

8. Acepta el número de orden de compra predeterminado. Haz clic en el botón Buscar. La coincidencia con las órdenes de compra
se abre el formulario, como se muestra-

El formulario de coincidencia con órdenes de compra

9. Seleccione la casilla de verificación de Coincidencia y haga clic en el botón Coincidir. Guardar y cerrar la Coincidencia para
Formulario de órdenes de compra.
Conceptos Básicos en Oracle AP - Parte 2
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Cómo aplicar retenciones
Puedes aplicar retenciones en facturas, pagos programados, así como en sitios de proveedores. Retenciones en un
la factura te impide generar un pago haciendo referencia a esa factura. Se pueden aplicar retenciones
ya sea por el sistema o manualmente como:
Retenciones manuales: Indique las retenciones definidas por el usuario. Puede definir retenciones manuales para prevenir el pago.
de la factura o incluso prevenir la cuenta por la factura. Las retenciones manuales no se pueden
se liberaron automáticamente y necesitan ser liberados manualmente.
Retenciones del sistema: Indica una retención que no es definida por el usuario. Si Cuentas por Pagar aplica un sistema
Mantén una factura, necesitas rectificarla antes de que se levante la retención.
Retenciones de Factura: Aplica una o más Aprobaciones de Razón de Retención de Factura o retiene manualmente a un
factura utilizando la ventana de Retenciones de Factura del Taller de Facturas.
Para aplicar una retención de factura:

i. Abra la ventana de Lotes de Factura y consulte y seleccione el lote de factura.

ii. Haga clic en el botón de Facturas. En el formulario de Facturas, seleccione la factura a la que usted
quiero aplicar una retención de factura.
iii. Haga clic en el botón de reservas. Aplique una reserva seleccionando un nombre de reserva.

iv. Guarda y cierra el formulario de Facturas.

Retención de Pago Programada: Retiene el pago en una parte de una factura al colocar uno o más
de los pagos programados en espera en la ventana de Pagos Programados de la Factura
Banco de trabajo.
Para aplicar una retención de pago programado:

i. Abra la ventana de Lotes de Factura y consulte y seleccione el lote de factura.

ii. Haga clic en el botón de Facturas. En el formulario de Facturas, seleccione la factura a la que
quiero aplicar una retención de pago programado.
iii. Haga clic en el botón de Pagos Programados. Seleccione la casilla de verificación de Retener para aplicar una retención.

a este pago programado. Si deseas pagar parcialmente una factura que solo tiene
un pago programado, elija Dividir para dividir el pago programado en dos. En
de esta manera, puedes poner una de las líneas en espera, mientras dejas la otra libre para
pago. Guardar y cerrar el formulario de Facturas.
Retención de Proveedor: Puede habilitar la Retención de Todos los Pagos, Retención de Facturas No Aprobadas o Retención
Opción de Facturas No Coincidentes en la ventana de Sitios de Proveedores. También puede especificar un
Límite de monto de factura para un sitio de proveedor.
Para aplicar un Retención en un Sitio de Proveedor:

i. Seleccionar Proveedores –> Entrada del menú principal.

ii. Consultar al Proveedor al que se le debe aplicar un Retención.
 iii. Selecciona la pestaña de Control.
iv. Seleccione las casillas de verificación de opciones de retención relevantes. También puede especificar una factura.
límite de cantidad para un proveedor. Guardar y cerrar el formulario.

Cómo liberar retenciones

Puedes liberar retenciones para hacer pagos y permitir que el sistema cree registros contables para
facturas. Al enviar solicitudes concurrentes como las Facturas en Espera y la Coincidencia en Espera
Detail reports, you can list the invoices with holds.
Las retenciones manuales deben ser liberadas manualmente. Las cuentas por pagar no liberan automáticamente las retenciones que tú
aplicar a las facturas. Durante el proceso de Aprobación, Cuentas por Pagar libera automáticamente las retenciones del sistema
de facturas al liberar retenciones de facturas, retenciones de pagos programados y retenciones de proveedores.
Para liberar las retenciones de facturas:

1. Abra el formulario de Lotes de Facturas. Consulte el lote de facturas.

2. Haz clic en el botón de Facturas. En la ventana de Facturas, selecciona la factura de la cual se mantiene.
necesita ser liberado.
3. Haz clic en el botón de Retenciones para abrir la ventana de Retenciones de Factura.

4. Selecciona la retención que deseas liberar. Haz clic en el botón Liberar para pasar a la Liberación
ventana.
5. Selecciona un nombre de versión. Haz clic en Aceptar. Guarda y cierra el formulario de Facturas.

Para liberar las retenciones de pago programadas:

1. Completa el Paso 1 del ejercicio anterior.

2. Seleccione la Factura a la que se ha aplicado una retención de Pago Programado.
3. Haga clic en el botón Pagos Programados para ir a la ventana de Pagos Programados.
4. Desmarque la casilla de verificación de retención para quitar la retención.

5. Guarda y cierra el formulario de Lotes de Facturas.

Para liberar una retención en el sitio del proveedor:

1. Abra la ventana de Proveedores.

2. Ve a la pestaña de Control y borra las Opciones de retención.
3. Guarda y cierra la ventana del Proveedor.

Cómo configurar el banco de trabajo de pagos

Payment Workbench te permite crear, ajustar y revisar los pagos y el pago
lotes que crea contra facturas. El módulo de Cuentas por Pagar también le permite definir un banco o
un centro de compensación. Utilizas la ventana de Bancos para definir bancos internos donde tú o tu
la organización es el titular de la cuenta. También puede definir cuentas bancarias externas donde su
los proveedores son los titulares de la cuenta.

Necesitas definir una cámara de compensación para registrar información relacionada con los bancos que procesan el
información del recibo que envía en un formato electrónico. Las casas de compensación crean copias de la
información del recibo del cliente y envíe la misma a cada uno de sus bancos de remesas.
Para definir un banco y cuentas bancarias:
2. Seleccione Configuración -> Pago -> Bancos, desde el menú principal. Se abre el formulario de Bancos, como
mostrado

El Formulario de Bancos

4. Escribe un nombre para tu banco en el campo Nombre. Opcionalmente, escribe un Nombre Alternativo.

El valor que escribiste en el campo Número es el número de identificación del banco.

el sistema utiliza este número para identificar el banco en formatos de pago que utilizan pago electrónico
métodos.
3. En el campo Nombre de la Sucursal, escribe el nombre de la sucursal bancaria con la que haces negocios.
4. Seleccione ya sea Banco o Cámara de Compensación en el campo Institución. Ingrese una descripción para el
banco o la sucursal en el campo Descripción.
Si ingresas una Fecha Inactiva en el campo Inactivo Desde, después de esta fecha, no podrás
seleccione esta cuenta bancaria de la Lista de Valores al ingresar transacciones. Lo siguiente es el
Lista de Valores:
i. El ID de Intercambio Electrónico de Datos (EDI): Utilizado solo por el módulo de Energía de Oracle.

ii. Ubicación EDI: Indica el código de ubicación de Intercambio Electrónico de Datos para el
banco.
iii. Número de EFT: Utilizado por el módulo de Transferencia Electrónica de Fondos de la organización. Esto
el número identifica a la organización en cualquier transmisión de EFT con el banco.

5. Escriba la dirección y luego escriba la información de contacto y del centro de coordinación después de seleccionar
la opción relevante de la lista que muestra la dirección.
6. Haga clic en el botón Cuentas Bancarias. Se abre la ventana Cuentas Bancarias. Ingrese un nombre para
tu Cuenta, como Chequeo en el campo Nombre.
7. Selecciona ya sea Interno o Proveedor en el campo de Uso de Cuenta. Ingresa el tipo de banco
cuenta, como electrónico en el campo Tipo de Cuenta. Ingrese el número de cuenta bancaria en
el campo Número.
8. Ingrese el código de cuenta para su Cuenta de Efectivo en la pestaña de Cuenta GL. También puede
ingresar combinaciones para su liquidación de efectivo, cargos bancarios, errores bancarios, recibos confirmados,
y cuentas de pago con fecha futura. Ingrese el nombre de la persona de contacto de su banco
cuenta en el banco en la pestaña de Contacto de la Cuenta.
9. Ingrese valores en los siguientes campos de la pestaña del Titular de la Cuenta:

i. Titular de la cuenta: Indica el nombre de la organización o del empleado que es

responsable de esta cuenta.
ii. Titular de cuenta alternativo: Indica un nombre alternativo de una persona o un
organización que es responsable de esta cuenta bancaria.
iii. ID de solicitante de EFT: Indica un número asignado por el banco y representa el
identificador numérico de la persona o la organización que es responsable de
generando el pago electrónico de la cuenta.

10. Ingrese valores para los siguientes campos en la pestaña de Cuentas por Pagar:

i. Gasto Máximo: Indica el mayor desembolso en moneda que permites para un

lote de pago para esta cuenta bancaria. Si el desembolso total de un lote de pago
excede su gasto máximo, Cuentas por Pagar muestra una advertencia pero te permite procesar
el lote de pago.
ii. Pago máximo: Indica la mayor cantidad de pago que usted permite en un
lote de pago. Cuando inicias un lote de pago utilizando la cuenta bancaria, Cuentas por Pagar
usa este valor como el valor predeterminado que se puede sobrescribir.
iii. Pago Mínimo: Indica el monto de pago más bajo que permites en un
lote de pago.
iv. Ganancia Realizada: Te permite ingresar la cuenta del GL donde necesitas registrar el
ganancias realizadas al realizar pagos denominados en la moneda no funcional
moneda.
p. Pérdida realizada: Te permite ingresar la cuenta del GL donde necesitas registrar la
pérdidas realizadas al hacer pagos denominados en la moneda no funcional
moneda.
vi. Pagos en múltiples monedas: Le permite pagar facturas en monedas extranjeras si
esta opción está habilitada. Solo puedes habilitar esta opción si has habilitado Usar
Múltiples monedas al definir opciones de pago y esta cuenta bancaria está en
tu moneda funcional.
vii. Permitir Pagos a Cero: Te permite generar pagos de monto cero desde esto
cuenta bancaria si esta opción está habilitada.
 VIII. Cuenta agrupada: le permite utilizar compensaciones automáticas y asociar
múltiples organizaciones con esta cuenta bancaria si esta opción está habilitada.

11. Haga clic en el botón Documentos a Pagar. Se abre la ventana de Documentos de Pago. En la
Pestaña de información del documento, define los valores para los siguientes campos:

Escriba un nombre para el documento.

ii. Tipos de desembolso.
iii. Generado por computadora: Usado para lotes de pagos o pagos rápidos. El
los documentos son de dos tipos, registrados y combinados.
iv. Documento Registrado: Es un documento de pago que se utiliza solo para manual.
pagos. Usa este tipo para los pagos que generes fuera de Cuentas por Pagar pero que necesitas
para registrar en Cuentas por Pagar.

v. Documento Combinado: Es un documento de pago que utiliza tanto manual como

pagos generados por computadora.
vi. Formato de Pago: Utilizado por Cuentas por Pagar para formatear pagos para un documento de pago.
vii. Método de Pago: Utilizado por Cuentas por Pagar para seleccionar el método de pago asociado con
el tipo de formato seleccionado por usted.

12. Define valores para los siguientes campos en la pestaña Información Adicional:
i. Último utilizado: Define el último número de pago que usaste para crear un pago. Cuando
el próximo pago se crea, tendrá un número inmediatamente siguiente al
Número utilizado por última vez. Cada vez que se crea un pago, Cuentas por Pagar automáticamente
actualiza este campo.
ii. Último disponible: Indica el último número de pago disponible para un pago
documento. Si has escrito 1000 en este campo, el pago que crees llevará
el número 1000.
iii. Comprobaciones de Configuración: Permite al sistema imprimir una cierta cantidad de cheques en la
comienzo de cada lote de pagos o pago rápido. El valor en este campo permite
alineación de la impresora.
iv. Categoría de Documento: Permite a Cuentas por Pagar predefinir una categoría de documento para cada uno
método de pago para un documento de pago si el Sistema de Numeración Secuencial
La opción de perfil está habilitada.

En la pestaña de Cuentas GL, ingrese el código de cuenta GL para su Aclaración de Efectivo, Cargos Bancarios, y
Errores bancarios en cuentas.
En la pestaña de Pagos Fechados en el Futuro, en el campo Uso de Fecha Futura, seleccione entre No Permitido,
Opciones Permitidas y Obligatorias. Si seleccionas Permitido u Obligatorio, puedes ingresar el futuro
cuenta de pago con fecha en el campo de Cuenta.
Cómo definir programas de pago automático
Los programas de pago te permiten crear documentos de pago. Los programas determinan cómo
Cuentas por pagar crea y formatea documentos de cuentas por pagar. Necesita asignar un programa de pago a un
formato de pago y luego asignar el formato de pago a un documento de pago para una cuenta bancaria.
La ventana de Programas de Pago te permite definir si un programa es para la construcción
pagos, creando un pago o creando un aviso de remesa de pago.
Las cuentas por pagar definen un programa para construir pagos y muchos programas estándar para
formateo de pagos. También predefine un programa para crear un aviso de remesa separado para
pagos. Puede seleccionar los programas predefinidos cuando define un formato de pago, o usar el
programas como plantillas para crear tus propios programas de pago personalizados.
Puedes definir programas de pago utilizando la ventana de Programas de Pago Automáticos. Selecciona Configuración
–> Pago –> Programas desde el menú principal.
Oracle Payables admite tres tipos de programas de pagos:
Construir Pagos
Formato de pagos
Aviso de remesa
Cada formato de pago requiere un programa de Construir Pagos y un programa de Formatear Pagos. Puedes
adjuntar un programa de Aviso de Remesa a un formato de pago, si es necesario.
Si utilizas los programas de pago predefinidos proporcionados por Cuentas por Pagar, no necesitas realizar
los pasos de configuración. Para usar un programa de pago personalizado, debes crear un programa de pago
Informes de Oracle, regístrelo y, finalmente, defínalo en Cuentas por Pagar.

Cómo definir formatos de pago

Necesitas definir y adjuntar un formato de pago al documento de pago en la ventana del Banco.
Definir formatos de pago para los cuatro métodos de pago utilizados por Oracle Payables. Mientras que cada
el método de pago puede tener múltiples formatos, cada formato de pago tiene que ser único para eso
método de pago.
Para definir un formato de pago:
3. Selecciona Configuración -> Pago -> Formatos desde el menú principal. El formulario de Formatos de Pago
se abre, como se muestra -
El Formulario de Formatos de Pago

2. Ingrese el nombre del formato de pago que está definiendo en el campo Formato de Pago. Este
el nombre aparecerá en una lista de valores en la ventana de Documentos de Pago.
3. Seleccione el método de pago requerido en el campo Método de Pago.
4. Habilita la casilla de verificación de Pagos de Cantidad Cero solo si deseas que el formato de pago sea pagar
pago de cantidad cero.
5. Habilita la casilla Agrupar por fecha de vencimiento, si deseas agrupar los pagos por fecha de vencimiento.

6. Habilita el formato para pagos en múltiples divisas, o selecciona una única divisa.
7. Especifique si necesita el formato de pago para imprimir un aviso de remesa en un pago.
por el botón de opción. También menciona si lo quieres impreso antes o después del pago
documento.
8. Ingrese el número de facturas que deberían aparecer en su aviso de remesa para esto
formato de pago.
9. Selecciona un Programa de Pagos de Construcción y un Programa de Pagos en Formato. Si no seleccionaste ninguno
para el aviso de remesas, seleccione un programa de remesas separado.

Cómo crear un pago manual

Requisito previo: Necesitas crear una factura. Al guardar, anota el número de factura.
Para crear un pago manual:
1. Inicie sesión en el sistema. Cambie la responsabilidad a Oracle Payables.
2. Seleccione Pagos –> Entrada –> Pagos en el menú principal. La ventana de Pagos
se abre, como se muestra -
El formulario de pagos
3. Seleccione Manual en el campo Tipo.
4. Selecciona la cuenta bancaria que creaste en el campo Cuenta Bancaria.
5. Seleccione el documento que creó desde la ventana de Bancos en el campo Documento.
Cuando seleccionas un tipo de documento, cuentas por pagar reserva ese tipo y no
Nota otro usuario puede utilizar ese tipo de documento hasta que completes el pago
El campo Número de Documento se completará automáticamente.
6. Escriba una fecha de pago. En el campo Proveedor, ingrese el proveedor al que se le realiza este pago.
siendo hecho.
7. Haga clic en el botón Ingresar/Ajustar Facturas. Se abre la ventana Seleccionar Factura.

8. En el campo Número de Factura, selecciona el número de factura que creaste y contra

en la que estás realizando este pago. Guarda y cierra el formulario de pagos.
Cómo crear una función de pago rápido
La función de Cuentas a Pagar de Oracle te permite crear un programa de pago automático bajo demanda.
El Pago Rápido permite la selección de facturas específicas que necesita pagar. Luego imprime el
comprobaciones en una impresora que elijas.
Requisito previo: Crea una factura y anota el número de factura.
Para crear un pago rápido:
10. Seleccione Facturas -> Entrada -> Lotes de Facturas, desde el menú principal.
11. Consulta el lote de facturas. Haz clic en el botón de Facturas
12. En la ventana de Facturas, seleccione la Factura sobre la cual se realizará el Pago Rápido.
 13. Haga clic en el botón Acciones. Seleccione la casilla de verificación Pagar en su totalidad y luego haga clic en Aceptar.

Se muestra la ventana de pagos.

14. Selecciona Rápido en el campo Tipo y selecciona tu cuenta bancaria en el campo Cuenta Bancaria.
15. Haga clic en el botón Acciones. Seleccione la casilla de verificación Formato y luego haga clic en Aceptar. Una concurrente
La solicitud está activada. Tenga en cuenta el número de identificación de la solicitud y haga clic en Aceptar.

16. Seleccione Ver –> Solicitudes para ver la salida de la solicitud concurrente generada. Haga clic
el botón Buscar.
17. Haga clic en el botón Actualizar datos y luego haga clic en el botón Ver salida para ver la salida
en línea.
Cómo crear un lote de pagos
Requisito previo: Explorar la ventana de Lotes de Facturas. Crear un nuevo lote de facturas. Seleccionar Pagar
Agrupar en el campo Grupo de Pago. Esto le permitirá identificar las facturas que se incluirán.
en el Lote de Pago.
Haz clic en el botón de Facturas. En la ventana de Facturas, crea algunas facturas.
Para crear un lote de pagos:
6. Seleccionar Pagos -> Entrada -> Lotes de Pagos. Se abre la ventana de Lotes de Pagos, como
mostrado

El Formulario de Lotes de Pago

2. Introduzca un nombre para el Lote de Pago en el campo Nombre del Lote y escriba la Fecha de Pago
como la fecha de hoy.
3. En el campo Grupo de Pago, selecciona el Grupo de Pago que utilizaste para crear el lote de facturas.
4. Seleccione el nombre de su cuenta bancaria en el campo Cuenta Bancaria.
5. Seleccione el nombre de su documento en el campo Documento.
6. Ingrese una fecha que esté a 60 días en avance a la fecha actual en el campo de Fecha de Pago.
Guarda los datos.
 7. Haz clic en el botón Acciones. Se abre la ventana de Acción de Lote de Pagos. Selecciona lo siguiente
marca las casillas en esta ventana:
i. Seleccionar Facturas
ii. Crear Pagos
iii. Imprimir Registro Preliminar

2. Haga clic en Aceptar. Se activa una solicitud concurrente. Puede ver la salida de esta concurrente.
solicitud.
3. Regresa a la ventana de Lotes de Pago. Consulta tu Lote de Pago. El campo Estado
debería haber cambiado de la opción NUEVO a la opción CONSTRUIDO.

Formatear e imprimir el Lote de Pago:

1. Abra la ventana de Lotes de Pago. Consulte su Lote de Pago.
2. Haz clic en el botón Acciones. Se abre la ventana Acciones del Lote de Pagos. Marca la opción Formato
la caja aparece seleccionada.
3. Seleccione la casilla de verificación Imprimir ahora. Haga clic en Aceptar. Se activa una solicitud concurrente. Tenga en cuenta que
solicite el número de identificación y luego haga clic en Aceptar.

4. Seleccione Vista –> Solicitudes en el menú principal. Haga clic en el botón Buscar.
5. Haz clic en el botón Actualizar datos y luego haz clic en el botón Ver salida para ver la salida
en línea. Vea los cheques en línea y anote el último número de cheque.
6. Regresa a la ventana de Lotes de Pagos. Vuelve a consultar tu Lote de Pagos.
7. El campo de estado ahora debería haber sido actualizado de la opción CONSTRUIDO a la
Opción FORMATEADA. Haga clic en el botón Acciones.

Asegúrate de que en la ventana de Acciones del Lote de Pago, la casilla Confirmar esté marcada.
Nota la casilla ya está seleccionada.

8. Haga clic en Aceptar. Se abre la ventana Confirmar Lote de Pago. El campo Estado debe tener el
valor, Impreso.
9. En el campo Para, escribe el último número de cheque que anotaste. Haz clic en el botón Confirmar y
entonces haz clic en Aceptar.

[Link] la ventana de Lotes de Pago. Reconsultar su Lote de Pago. En el campo Estado,

la opción FORMATEADA cambia a la opción CONFIRMADA.

Cómo procesar detenciones de pago

Para detener un pago, necesita contactar a su banco y solicitar una detención de pago.
Para registrar una detención de pago en Oracle Payables:

7. Abra la ventana de Pagos seleccionando Pagos -> Entrada -> Pagos. Consulte el
formulario para la línea de pago en la que se debe hacer una solicitud de suspensión de pago.
 8. Haga clic en el botón Acciones.
9. Seleccione la casilla de verificación Iniciar Detener en la ventana de Acción de Pagos. Guarde y haga clic en Aceptar.

Para liberar una orden de detención de pago hecha anteriormente en una línea de pago:

1. Abra la ventana de Pagos.

2. Consulta el formulario para encontrar la línea de pago en la que se ha aplicado una orden de detención de pago.
antes.
3. Haz clic en el botón de Acciones.
4. Seleccione la casilla de verificación Liberar Detener en la ventana de Acciones de Pago. Guarde y haga clic en Aceptar.

Anulación de Pagos
Anular un pago revierte automáticamente los registros contables y de pago. Este método
restablece el estado de la factura a No Pagado.
Para anular un pago:
1. Abre la ventana de Pagos. Busca registros de pagos.
2. Haga clic en el botón de Acciones.
3. Seleccione la casilla de verificación Anular en la ventana de Acciones de Pago. También puede que necesite cambiar
el Vacío y la fecha de GL que deseas que Cuentas por Pagar utilice para las distribuciones contables.
Para cambiar el Void y la fecha GL que se utilizan para las distribuciones contables:
i. Seleccione Ninguno en el campo Acción de Factura para cambiar el estado del relacionado
factura a sin pagar.
ii. Seleccione Retener para la Acción de Facturas y elija un nombre de retención en la ventana de Retención para
aplicar una retención a las facturas relacionadas.

iii. Selecciona cancelar para la acción de factura para cancelar todas las facturas relacionadas y restablecer el
suma cero.

4. Guarda y luego haz clic en Aceptar.