Gestión por Procesos
Módulo 1: Fundamentos y Diseño de Procesos
Unidad 1: Introducción a la Gestión por Procesos
Introducción a la Gestión por Procesos
“En el diseño de procesos, cada paso
es una huella en la eficiencia, cada
decisión, un camino hacia la
optimización.”
Conceptos Clave:
Proceso, Gestión por Procesos, Enfoque Basado en Procesos
Entradas (Inputs):
Son los elementos que se requieren para que el proceso comience. Pueden ser materiales, información, energía, datos,
o incluso personas.
Actividades:
Son las tareas específicas que se realizan para transformar las entradas. Estas actividades deben estar ordenadas
lógicamente y ser ejecutadas de manera coherente para asegurar la eficiencia y la calidad del resultado.
Salidas (Outputs):
Son los resultados del proceso, que pueden ser productos (físicos o digitales), servicios, o información. Idealmente, las
salidas deben satisfacer las necesidades del cliente interno o externo.
Controles:
Son los mecanismos y criterios que aseguran que el proceso se realiza de manera correcta y cumple con los estándares
de calidad establecidos. Incluyen procedimientos, normativas y puntos de verificación.
Recursos:
Son los elementos necesarios para llevar a cabo las actividades, como personal, equipos, tecnología, infraestructura y
finanzas.
Conceptos Clave:
Proceso, Gestión por Procesos, Enfoque Basado en Procesos
Gestión Funcional
Actividad
Actividad 1: Reflexión y Compartir Experiencias
Descripción: A través de un foro de discusión en la
plataforma del curso, los participantes deben compartir
un ejemplo de un proceso (ya sea laboral o personal) que
consideren ineficiente debido a una falta de enfoque por
procesos o debido a la presencia de "silos" funcionales.
Deben explicar brevemente la situación y proponer una
mejora inicial desde la perspectiva de procesos.
Beneficios y Desafíos de la Gestión por Procesos
Mejora de la Eficiencia y la Productividad: Al tener una Reducción de Costos y Desperdicios: La optimización de los
visión clara de todo el proceso, se pueden identificar y procesos minimiza errores, retrabajos, uso excesivo de
eliminar actividades que no agregan valor (desperdicios), materiales y tiempos de espera, lo que se traduce
optimizar el uso de recursos y estandarizar las operaciones. directamente en una disminución de los costos operativos.
Esto reduce los tiempos de ciclo y aumenta la capacidad de En la industria alimentaria, por ejemplo, esto es crucial para
producción. la sostenibilidad.
Aumento de la Satisfacción del Cliente: Al centrarse en el Mejor Toma de Decisiones Basada en Datos: La gestión por
flujo de valor que culmina en el cliente, las organizaciones procesos promueve la recopilación de datos sobre el
son más capaces de comprender y satisfacer sus rendimiento de los procesos. Esto permite una toma de
necesidades. La entrega más rápida, los productos de mayor decisiones informada, basada en hechos y cifras, en lugar de
calidad y un servicio más consistente mejoran la experiencia intuiciones o suposiciones. Se pueden identificar cuellos de
del cliente. botella y áreas de mejora con precisión.
Mejora en la Comunicación y Colaboración: Al visualizar los
Mayor Adaptabilidad y Flexibilidad ante los Cambios: Las
procesos como un flujo que atraviesa diferentes funciones,
organizaciones que entienden sus procesos son más ágiles
se fomenta la comunicación y la colaboración entre
para adaptarse a nuevas condiciones del mercado, cambios
departamentos. Los equipos trabajan hacia un objetivo
tecnológicos o nuevas normativas. Modificar un proceso es
común (el éxito del proceso) en lugar de objetivos
más sencillo cuando este está bien definido y comprendido.
departamentales aislados.
Beneficios de la
Gestión por
Procesos
El enfoque basado en procesos es
uno de los siete principios de gestión de
la calidad en los que se fundamenta la
norma ISO 9001:2015 para Sistemas de
Gestión de la Calidad (SGC). Este
principio establece que: "Cuando las
actividades se gestionan como procesos
interrelacionados, se consiguen
resultados más coherentes y
predecibles".
Desafíos de la Gestión por Procesos
Gestión por Procesos
Aprendamos más
[Link]
La Gestión Funcional: Ventajas y Desventajas
El Enfoque por Procesos: Un Paradigma de Transformación
Beneficios de la Gestión por Procesos
Principios Clave del
Enfoque Basado en
Procesos (ISO 9001:2015)
El principio de "Enfoque por
Procesos" establece que: "Cuando las
actividades se gestionan como procesos
interrelacionados, se consiguen resultados
más coherentes y predecibles". Esto implica
que una organización debe identificar y
gestionar sus procesos y sus interacciones
como un sistema, lo que contribuye al
rendimiento global de la organización.
Actividad
Actividad 2: Análisis de Principios
Descripción: Los participantes deben seleccionar uno de
los principios de la gestión de la calidad de la ISO
9001:2015 (distinto al "Enfoque por Procesos") y, en un
breve párrafo, explicar cómo ese principio se relaciona
directamente con la mejora de un proceso que hayan
identificado.
Recuerda
Un proceso transforma entradas en salidas, agregando
valor.
La gestión por procesos supera los "silos" funcionales,
enfocándose en el flujo de valor.
Los beneficios incluyen eficiencia, reducción de costos y
satisfacción del cliente.
El enfoque basado en procesos es un principio clave de la
ISO 9001:2015.
La documentación es vital para la estandarización y la
mejora continua de los procesos.
INQUIETUDES
Gestión por Procesos
Módulo 1: Fundamentos y Diseño de Procesos
Unidad 2: Diseño y Documentación de Procesos
Identificación y Mapeo de Procesos
"El primer paso hacia la mejora es
entender el trayecto; identificar y
mapear procesos es dar forma a lo
invisible"
— *Adaptado de Michael Hammer,
pionero en la reingeniería de
procesos*
Tipos de Procesos en una Organización
Mapa de Procesos
Actividad
Actividad 1: Taller Colaborativo - Creación de un Mapa de Procesos
Descripción: En grupos, los participantes deberán
seleccionar una organización de los participantes y
construir un mapa de procesos. Deberán identificar
claramente los procesos de Gestión, Operativos y de
Soporte. La entrega se realizará en un formato
colaborativo.
Identificación y Mapeo de Procesos (SIPOC)
Diagrama SIPOC
Aprendamos más
[Link]
Actividad
Actividad 2: Taller Colaborativo - Creación de un Diagrama SIPOC
Descripción: En grupos, los participantes deberán
seleccionar un proceso de su entorno (laboral, académico
o personal) y construir un diagrama SIPOC completo.
Deberán identificar claramente los proveedores, las
entradas, los pasos principales del proceso, las salidas y
los clientes. La entrega se realizará en un formato
colaborativo.
Mapeo de Procesos: Visualizando el Flujo de Valor
Propósito y Beneficios del Mapeo de Procesos
Herramientas Comunes para el Mapeo de Procesos
Recuerda
Los procesos se clasifican en estratégicos, operativos y
de apoyo.
El diagrama SIPOC es una herramienta de alto nivel para
visualizar proveedores, entradas, procesos, salidas y
clientes.
El mapeo de procesos es clave para entender el flujo de
valor y detectar oportunidades de mejora.
Herramientas como los diagramas de flujo son
fundamentales para el mapeo.
La colaboración es vital en la identificación y mapeo de
procesos.
INQUIETUDES
Gestión por Procesos
Módulo 1: Fundamentos y Diseño de Procesos
Unidad 3: Diseño Gráfico de Procesos: Diagramas de Flujo
Diseño Gráfico de Procesos: Diagramas de Flujo
"El diseño gráfico de procesos es el
arte de transformar complejidades
en claridad, donde cada diagrama
de flujo revela el camino hacia la
eficiencia."
— Adaptado de Frank Gilbreth,
pionero en la ingeniería de
métodos y visualización de
procesos.
Los Diagramas de Flujo: Definición y Simbología Básica
Diagrama de Flujo Lineal
Colocar agua Servir agua
Hervir agua
en tetera en taza
Poner 1 cdta Poner 2 cdta
café en taza azúcar
Diagrama de Flujo Funcional (Carriles de Nado)
Herramientas y Mejores Prácticas para el Diseño de Diagramas de Flujo
Mejores Prácticas para un Diagrama de Flujo Efectivo
Aprendamos más
[Link]
Actividad
Actividad 1: Creación de un Diagrama de Flujo Funcional
Descripción: Basándose en el diagrama SIPOC
desarrollado en la Actividad 1 de la Unidad 2, los grupos
deberán ahora transformar ese proceso en un diagrama
de flujo funcional (con carriles de nado). Deberán utilizar
la simbología estándar aprendida y una herramienta de
software en línea (como Lucidchart, [Link] o Google
Drawings) para representar el flujo de actividades,
decisiones y transferencias de responsabilidad entre los
involucrados.
Recuerda
Los diagramas de flujo visualizan la secuencia de
actividades de un proceso.
La simbología estándar (óvalos, rectángulos, rombos,
flechas) es crucial para la claridad.
Los carriles de nado muestran las responsabilidades de
diferentes roles o departamentos.
Herramientas como Visio o Lucidchart facilitan su
creación.
Las mejores prácticas aseguran la efectividad del
diagrama.
INQUIETUDES
Gestión por Procesos
Módulo 1: Fundamentos y Diseño de Procesos
Unidad 4: Documentación de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo
Documentación de procedimientos e instrucciones de trabajo
"Documentar no es escribir para el
papel, sino para que el
conocimiento no se pierda en el
olvido"
— Ana Torres
Importancia de la Documentación
Estandarización
Trazabilidad
Capacitación
Cumplimiento
Mejora Continua
Componentes Clave de un Manual de Procedimientos
Aprendamos más
[Link]
Actividad
Actividad 1: Desarrollo de un Manual de Procedimientos
Descripción: en el siguiente link de acceso: Procedimiento
modelo [Link], el estudiante deberá descargar el
formato base para su conocimiento y desarrollo general
de un manual de procedimientos, que podrá ser utilizado
en su organización
Recuerda
Los procesos se clasifican en estratégicos, operativos y
de apoyo.
El diagrama SIPOC es clave para una visión de alto nivel
del proceso.
Los diagramas de flujo visualizan la secuencia de
actividades, utilizando simbología estándar.
Los carriles de nado en los diagramas de flujo muestran
responsabilidades entre departamentos.
La documentación de procesos es fundamental para la
estandarización, la calidad y el cumplimiento normativo.
INQUIETUDES
GRACIAS