¿Para qué sirve un diagrama de flujo?
El diagrama de flujo es una visualización simplificada de procesos complejos que representa
de forma clara, esquemática y secuencial los pasos a seguir de manera que las actividades
se adapten y realicen de forma óptima y estandarizada.
Para facilitar su diseño se utilizan una serie de símbolos o figuras con significados definidos
que se describen el tipo de los pasos a implementar y el flujo a realizar desde el inicio hasta
el final del proceso.
Los símbolos o figuras en el diagrama de flujo se utilizan y favorecen para:
Conocer y comprender los procesos de un solo vistazo.
Diseñar, planificar, documentar, analizar y gestionar protocolos con los equipos de
trabajo.
Definir responsabilidades, funciones, tiempos, movimientos y recursos.
Llegar a acuerdos sobre la forma como llevar a cabo las tareas.
Estandarizar la forma de trabajar de manera ágil y efectiva.
Encontrar brechas, duplicidades y errores para plantear mejoras y solucionar
problemas.
Identificar patrones y similitudes entre los procesos para facilitar la transferencia de
habilidades entre los colaboradores.
Pasos para crear un Flujograma
Paso 1. Define tu propósito del diagrama
¿Qué deseas lograr? ¿Estás considerando las cosas correctas con un punto inicial y final
apropiados para alcanzar ese propósito? Realiza una investigación lo suficientemente
detallada, pero lo suficientemente simple a la hora de crear tus diagramas para comunicarte
con tu audiencia.
Paso 2. Listado de actividades
Comenzaremos por la actividad inicial (el detonante) y nos preguntaremos reiteradamente
para cada actividad identificada: ¿qué se realiza después de esta actividad?
Paso 3. Identifica los puntos de decisión
Si durante el listado de tareas aparecen puntos de decisión también los anotaremos,
identificando las actividades que se deriven de cada alternativa de decisión.
Las decisiones son preguntas de sí o no, que te permitirán tomar un camino u otro
a lo largo del diagrama de flujo.
Paso 4. Ordena las tareas en orden cronológico.
Identificar tareas puede involucrar las conversaciones con los participantes, la observación
de un proceso o la revisión de cualquier documentación existente. Puedes escribir los pasos
en forma de notas o comenzar con un diagrama en versión borrador.
Paso 5. Elige los símbolos para tu diagrama
Existen diversos tipos de diagramas tanto por su diseño: vertical, horizontal, panorámico.
También se pueden catalogar por su aplicación, ya sea en procesos, datos, entradas, entre
otros.
Como norma general emplean formas rectangulares, ovaladas, de diamante y muchas otras
variedades de símbolos para definir el tipo de paso, que junto a flechas sirven para conectar
y establecer flujos secuenciales. Para iniciar es recomendable empezar con procesos
sencillos y diagramas simples, a los que ir añadiendo detalles a medida que se tiene algo
más de experiencia.
Paso 6. Crea tu flujograma
Elegiremos un formato de diagrama de flujo (matricial o lineal) y, teniendo en cuenta la
simbología, se irá dibujando la secuencia cronológica de actividades hasta completar el
diagrama de flujo del proceso, lo podemos dibujar a mano o usando un programa como
Lucidchart, Miro y Visio.
Paso 7. Comparte y confirma
Verifica y analiza todos los pasos del diagrama con las personas que participan en el
proceso. Observa el proceso para asegurarte de no dejar de lado nada que sea importante
para tu propósito.
Revisaremos si se ha configurado adecuadamente el diagrama de flujo, si está completo y
si describe el proceso tal cual lo estamos ejecutando.
Recurso. Símbolos para diagrama de flujo
Símbolo Nombre Función
Marca el punto inicial o final del proceso, la mayoría de las veces
Inicio / Final
incluye la palabra inicio o fin.
Acción o Muestra un solo paso dentro de un proceso o un subproceso
Proceso dentro de un proceso más grande.
Documento
Es un documento o informe impreso.
impreso
Multidocumento Representa multidocumento dentro del proceso.
Es un punto de decisión o ramificación. Las líneas que
Decisión o
representan diferentes decisiones surgen de diferentes puntos
Ramificación
del diamante.
Representa el material o la información que entra o sale del
Entrada / Salida proceso, como orden del cliente (entrada) o un producto
(salida).
Simboliza un paso en el que se pide al usuario u organización
Entrada manual
que introduzca la información anualmente.
Preparación Muestra un ajuste a otro paso dentro del proceso.
Indica que el flujo continuo donde se ha colocado un símbolo
Conector
idéntico.
Representa que el flujo del proceso continúa en más de dos
Símbolo
ramas.
Unión de Simboliza un punto en el diagrama en el que múltiples
invocación ramificaciones convergen de nuevo en un solo proceso.
Fusión Indica que dos o más subprocesos se convierten en uno.
Línea de flujo Indica el sentido del flujo del proceso.
Base de datos Se utiliza para representar la grabación de datos.
MsC. Dr. Ing. Yuri Efraín Torrez Mollinedo
DOCENTE ACADEMICO