Sistemas de Información: Diseño y Gestión de Procesos
Organizacionales
Resumen Detallado
1. Concepto Fundamental de Sistemas de Información
Definición
Un Sistema de Información (SI) es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una
colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y
distribuyen información necesaria para las operaciones de la empresa y las actividades de
dirección y control.
Objetivo Principal
Proporcionar información de calidad con las características adecuadas:
Persona apropiada
Momento oportuno
Lugar correcto
Formato más útil
Componentes de un SI
Equipo computacional (hardware)
Recurso humano (usuarios, administradores, técnicos)
Datos e información (entrada del sistema)
Programas (software)
Telecomunicaciones (redes, conectividad)
Procedimientos (políticas y reglas de operación)
Ejemplo: En un supermercado, el SI incluye las cajas registradoras (hardware), los cajeros (recurso
humano), los códigos de productos (datos), el software de punto de venta, la red que conecta todas
las cajas, y los procedimientos para procesar ventas.
2. Diferencia entre SI y TIC's
Sistemas de Información (SI)
Foco en la gestión de información para apoyar procesos organizacionales
Incluye personas, procesos y tecnología
Orientado a resolver problemas de negocio
Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC's)
Foco en la tecnología (hardware, software, redes)
Herramientas que habilitan los sistemas de información
Medio para lograr objetivos organizacionales
Ejemplo: Una aplicación de gestión de inventarios es un SI que utiliza TIC's (computadoras, bases
de datos, redes) para ayudar a la empresa a controlar sus existencias.
3. Efectos de las TIC's en las Organizaciones
Transformaciones Principales
1. Incorporación masiva de tecnología en procesos
2. Incremento de dependencia de los procesos hacia las TIC's
3. Globalización e interconexión de organizaciones
4. Nuevos paradigmas en concepción de procesos
5. Reducción de barreras de conocimiento
6. Mayores demandas de servicios (24x365 días)
Impactos Organizacionales
Automatización a gran escala
Centralización de decisiones
Flexibilidad operativa
Integración de unidades descentralizadas
Cambios en estructura jerárquica
Ejemplo: Las empresas de comercio electrónico como Amazon deben operar 24/7, integrando
almacenes globales, procesando millones de transacciones y coordinando entregas en tiempo real.
4. Calidad de la Información
Tres Dimensiones Críticas
Tiempo
Disponible cuando se necesita
En el momento oportuno
Contenido
Sin errores
Relevante al análisis
Completa, no parcial
Forma
Sencilla de entender
Nivel de detalle apropiado
Ordenada con criterio
Ejemplo: Un reporte de ventas mensual debe estar disponible el primer día del mes siguiente
(tiempo), mostrar cifras exactas por región y producto (contenido), y presentarse en gráficos fáciles
de interpretar (forma).
5. Actividades Básicas de un SI
1. Entrada de Información
Manual: digitación de datos
Automática: lectores de código de barras, sensores
Ejemplo: Registro de ventas mediante códigos de barras
2. Almacenamiento
Bases de datos
Archivos
Dispositivos de almacenamiento
Ejemplo: Base de datos de clientes con historial de compras
3. Procesamiento
Cálculos según operaciones predefinidas
Transformación de datos en información
Ejemplo: Cálculo automático de comisiones de vendedores
4. Salida
Reportes
Pantallas
Interfaces
Ejemplo: Estado de cuenta bancario impreso o digital
6. Tipos de Información
Por Naturaleza
Información Sintética
Periódica, regular, predeterminada
Ejemplo: Reporte mensual de ventas consolidado por región
Información Analítica
Periódica, puede ser predeterminada o variable (ad-hoc)
Ejemplo: Análisis detallado de ventas por producto y vendedor
Información por Excepción
No sujeta a plazo, sino a condición
Se genera cuando ocurre un evento específico
Ejemplo: Alerta cuando el inventario de un producto baja del mínimo establecido
Por Propósito
1. Apoyo a decisiones estratégicas (largo plazo)
2. Apoyo a decisiones gerenciales (mediano plazo)
3. Control de gestión (seguimiento)
4. Soporte a especialistas del conocimiento
5. Supervisión y coordinación
6. Operacional o transaccional (día a día)
7. Clasificación de Sistemas de Información
Sistemas de Soporte Estratégico (ESS)
Usuarios: Alta dirección
Propósito: Decisiones de mediano y largo plazo
Características:
Información externa del entorno
Modelos de simulación y proyección
Herramientas de Business Intelligence
Ejemplo: Sistema para evaluar la viabilidad de expandirse a nuevos mercados
Sistemas de Información Gerencial (MIS)
Usuarios: Gerentes medios
Propósito: Gestión y control operativo
Características:
Basado en información interna
Monitoreo de resultados a corto plazo
Control de desvíos
Ejemplo: Dashboard gerencial con indicadores de productividad mensual
Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS)
Usuarios: Gerentes intermedios
Propósito: Decisiones no rutinarias, análisis "qué pasa si"
Características:
Modelos de simulación
Análisis de escenarios alternativos
Combinación de datos internos y externos
Ejemplo: Simulador para evaluar impacto de descuentos en la rentabilidad
Sistemas de Apoyo al Conocimiento (KWS)
Usuarios: Profesionales y técnicos especializados
Propósito: Generar, administrar y distribuir conocimiento
Ejemplo: Sistema de gestión documental para ingenieros con planos y especificaciones
Sistemas de Automatización de Oficina (OAS)
Usuarios: Personal administrativo
Propósito: Herramientas estándar de soporte administrativo
Ejemplo: Suite de oficina (Word, Excel, PowerPoint)
Sistemas Transaccionales (TPS)
Usuarios: Personal operativo
Propósito: Procesar transacciones rutinarias
Características:
Alto volumen de transacciones
Procesos estandarizados
Tiempo real
Ejemplo: Sistema de punto de venta, nómina, facturación
8. El Profesional de Sistemas de Información
Roles Posibles
Usuario Pasivo
Simple receptor de información
Reactivo ante demandas
Usuario Activo y Proactivo
Gerente de proyectos de SI
Implementador de soluciones informáticas
Administrador de recursos informáticos
Integrante activo de equipos de trabajo
Competencias Requeridas
Visión de negocio para alinear TI con objetivos organizacionales
Capacidad de análisis para identificar oportunidades de mejora
Habilidades de comunicación para interactuar con usuarios y directivos
Conocimiento técnico para evaluar soluciones tecnológicas
9. Información por Excepción: Caso Especial
Características
Generada por condición, no por tiempo
Crítica y prioritaria
Requiere acción inmediata
Alto valor agregado
Mecanismo de Implementación
1. Identificar puntos críticos de aplicación
2. Definir condiciones a medir
3. Establecer parámetros de referencia
4. Incorporar lógica en sistemas transaccionales
5. Diseñar formato de presentación
Ejemplos Prácticos
Pedidos pendientes de entrega por más de X días
Desvíos en cuota de ventas mensual por zona
Items inmovilizados en inventario
Saldos vencidos en cuentas por cobrar
Horas extras del personal que excedan límite
Beneficios
Mecanismo de alerta temprana
Prevención oportuna de problemas
Bajo costo de generación
Alta relación costo-beneficio
Gestión proactiva de riesgos
10. Automatización de Oficinas
Concepto
Uso de equipamiento y sistematización para incrementar la eficiencia en tareas administrativas
mediante la mínima intervención humana.
Aspectos Clave
Equipamiento
Hardware: computadoras, redes, dispositivos
Software: aplicaciones, sistemas operativos
Comunicaciones: internet, telefonía, videoconferencia
Sistematización
Estandarización de procedimientos
Documentación de métodos de trabajo
Definición clara de roles y responsabilidades
Razones para Automatizar
1. Capacidad: procesar más información más rápido
2. Control: mayor exactitud y consistencia
3. Comunicación: mejor integración entre áreas
4. Costo: reducción de gastos operativos
5. Competitividad: mejores servicios al cliente
Cuándo Automatizar
Cuando es necesario actualizar equipos y procedimientos
Cuando se requiere mayor productividad medible
Cuando la relación costo-beneficio es favorable
Cuando hay recursos disponibles para la inversión
11. Factores No Tecnológicos en el Éxito
Factores Críticos para Crear Valor
1. Cultura organizacional: actitud ante el cambio
2. Comprensión conjunta: del rol tecnológico
3. Interacción efectiva: entre todos los niveles
4. Alineamiento: entre plan de TI y plan de negocios
5. Visión estratégica: versus enfoque de corto plazo
Variables del Entorno
Demandas del mercado
Presión competitiva
Recursos humanos disponibles
Estructura de poder organizacional
Presión del tiempo
Restricciones presupuestarias
Clave del Éxito
Balancear el rigor tecnológico con metas viables para el medio organizacional específico.
12. Evolución de los Sistemas de Información
Etapas de Crecimiento (Modelo de Nolan)
1. Inicio: introducción básica de tecnología
2. Contagio/Expansión: crecimiento descontrolado
3. Control/Formalización: establecimiento de normas
4. Integración: coordinación entre sistemas
5. Administración de datos: acceso controlado a información
6. Madurez: uso estratégico, orientación al cliente (CRM)
Conclusiones
Los Sistemas de Información son mucho más que tecnología: son la integración de personas,
procesos, datos y tecnología para crear valor organizacional. Su éxito depende tanto de aspectos
técnicos como de factores humanos, culturales y estratégicos.
La información de calidad en el momento adecuado se convierte en ventaja competitiva, pero
solo cuando está alineada con los objetivos del negocio y es adoptada efectivamente por la
organización.
El profesional de SI debe ser proactivo, comprensivo del negocio y facilitador del cambio, no
solo un usuario pasivo de tecnología.