ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN
ARCHIVO: es el lugar donde se ordenan, clasifican y guardan dichos documentos de interés
Utilidades:
- Gracias al archivo, una ea pde recuperar y consultar documentos cuya info pde serle d vital
importancia.
- Gracias a su info se toma mejores decisiones.
- La info sirve pr probar determinados hechos.
- La ley establece la obligación temporal de custodiar ciertos documentos.
Objetivos:
- Los documentos sean guardados y conservados correctamente.
- Fácil y rápida localización cualquier documento.
- La ea pde controlar la info que entra y sale.
TIPOS DE ARCHIVOS EMPRESARIALES
Según el equipamiento utilizado:
- Archivo convencional en soporte papel: se usa en tds ls eas.
- Archivo informático: se pde corregir y modificar ls documentos almacenados.
Según la frecuencia de uso de la documentación:
- Archivos activos: contienen documentos q suelen ser utilizados con cierta frecuencia.
- Archivos semiactivos: documentos q han terminado su vida útil dentro de una activ.
concreta o han cumplido su ciclo fiscal.
- Archivos inactivos: suelen localizarse en ls sedes centrales de ls eas, almacenando
documentos q rara vez son consultados, ya q no se suelen utilizar en el dia a dia de la ea.
Según su localización física:
- Gestión centralizada dl archivo: guarda td la documentación en un mismo lugar.
- Gestión descentralizada dl archivo: tiene repartidos distintos archivos x cd uno d ls dptos q
componen la ea.
- Gestión mixta dl archivo: se basa en la existencia tanto d archivos activos y semiactivos en
ls distintos dpts cm d un único archivo inactivo descentralizado.
CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
Requisitos:
- Ser comprensible, pr cualquier persona q no esta familiarizada cn el sistema, pueda
encontrar info sin excesivos problemas, permitiendo la localización rápida y eficiente d
documentos.
- Ser sencillo d aplicar, reduciendo la posibilidad d una mala interpretación y x tanto d un mal
archivo.
- Dar una solución d archivo a cualquier posible clasificación y ordenación d documentos.
- Permitir futuras ampliaciones x la entrada d muchos documentos nuevos.
Sistemas de clasificación:
- Sistema alfabético: Sencillo de aplicar, localización rápida y sencilla.
- Sistema numérico: es muy útil pr archivar documentos q contiene una identificación
numérica cn verdadera importancia en el documento.
- Sistema cronológico: localización rápida y sencilla de documentos.
- Sistema geográfico: muy flexible, ya q permite intercalar en el subdivisiones.
- Sistema temático: rapidez d localización y archivo, sistema muy flexible pr intercalar
documentos.
- Sistema alfanumérico: serán similares a ls d ls sistemas numéricos o alfabéticos, en función
d si la palabra ordenatriz comienza cn números o cn letras.
EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados entre si y que suelen contener la info d un
asunto concreto.
ARCHIVO FÍSICO Y DIGITAL
Inconvenientes de conservar info en papel:
- Cuando el número d documentos y expedientes es muy elevado, complica la localización d la
info.
- Es + sensible a siniestros, cm inundaciones o incendios.
Entrada d la documentación en el archivo:
- Paso 1: confirmar q el documento q se va a archivar no está siendo utilizado en ese mismo
momento.
- Paso 2: se dbn clasificar en documentos q no necesiten ser conservados, los cuales serán
destruidos, documentos cn valor legal u operativo.
- Paso 3: si es necesario se realizaran copias d seguridad, fotocopias o digitalizaciones.
- Paso 4: se procede a referenciar aquellos documentos q se considere necesario, pr hacer q
el archivo sea lo + operativo posible.
- Paso 5: pre archivar la documentación llegada hasta aquí, esto supone la ordenación d la
documentación en el mismo orden q va a tener la documentación una vez archivada.
Conservación y utilización de la documentación:
- Es necesario dejar constancia de la entrada o salida d cualquier documento en un registro
auxiliar.
- Cuando se utiliza un documento es recomendable dar salida dl archivo al expediente
completo.
- Se recomienda proceder a la devolución d la documentación al archivo lo antes posible.
Purga y destrucción de documentos: se db hacer con cierta frecuencia.
La labor d archivo:
- Conocer qué documentación entra y sale del archivo.
- El sistema q db seguir pr archivar cd tipo d documento.
- Establecer ls medidas oportunas d conservación d la documentación.
- Elaborar ls normas de acceso y consulta d la documentación conservada en él.
Las 5 reglas pr archivar documentos físicos:
- Los documentos dbn ordenarse d tal forma q cualquier persona, aunque no conozca el
sistema d clasificación utilizado.
- Clasificar documentación decidamos abrir un nuevo expediente, asegurarse de q no ha sido
abierto cn anterioridad.
- Recomendable utilizar cualquier tipo d señales visuales al clasificar la documentación.
- Agrupar ciertos documentos pr evitar su pérdida d info.
- La colocación d la documentación en el archivo físico facilita su localización en una posterior
búsqueda.
Cómo ayuda un sistema de gestión documental al servicio de atención al cliente Mantiene la
info segura y confidencial, permite responder a las peticiones del cliente al instante, evita que el
cliente tenga que repetir procesos porque es un sistema visible.