TRABAJO
SERIES Y SUBSERIES
EDGAR WILLIAM CARDENAS GARZON
DOCENTE
CESAR MIGUEL LIZARAZO RAMIREZ
CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR
FACULTAD DE ADMINISTRACION
GESTION DOCUMENTAL
BOGOTA D.C
2013
IDENTIFICAR SERIES, CONTROL INTERNO, CLASES DE CONTROL ENTERNO,
ROL DEL CONTROL INTERNO, TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, GUIAS
DE RETENCIONDOCUMENTA PROCESO TRANSVERSAL EN EL EDISTRITO.
En la estructura orgánica de una empresa, el departamento de de gestión Humana
la subdirección administrativa, tiene como función controlar la gestión del recurso
humano. Velar por la salud ocupacional y el bienestar social de sus empleados, sus
familiares, además adelantar los estudios sobre necesidades de capacitación y
presentar el plan semestral a la dirección para su gestión correspondiente, para el
cumplimiento de sus funciones.
Dicho departamento genera y recibe, entre otros los siguientes documentos.
Hoja de vida, Embargos, certificado de capacitación, historias laborales, comunicación
recibidas ( EPS ), Contratos laborales, afiliación a la caja de compensación familiar,
afiliación ARP y fondo de pensiones y Cesanteas, Llamados de atención liquidación de
vacaciones, Informe de actividades, Controles de inducción, Estadística de
capacitaciones, Panoramas de riesgos profesionales, Circulares informativas y
normativas, Exámenes de ingreso, Actas de reuniones, Certificados educativos,
ordenes de matriculas, Formularios para apoyo educativos, Diagnostico de necesidad
de capacitación
Estados de préstamos, Programas de salud ocupacional y planes semestrales de
capacitación.
CONTROL INTERNO
Es el conjunto de planes y métodos, procedimientos adoptados por una organización
con el fin de asegurar que:
1- Que los activos estén debidamente protegidos.
2- Que los registros contables sean fidedignos
3- Que las actividades realizadas eficaz mente de acuerdo con las políticas trazadas
por la gerencia.
DIVISION DEL CONTROL INTERNO
Hay dos tipos de control interno
1º Control Interno Contable
2º Control Interno Administrativo
ROL DEL CONTROL INTERNO
Proteger los recursos de la organización, buscando una adecuada administración
ante los riegos potenciales y reales que puedan atacar.
1º - Garantizar la eficiencia y la eficacia y economía en todas las operaciones de la
organización, promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades
establecidas.
2º - Velar por que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimientos de los objetivos previstos.
3º- Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los
registros que respaldan la gestión (Contable) .
GUIA DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PARA EL PROCESO
TRANSVERSAL ARCHIVO DISTRITAL DE BOGOTA.
La presente metodologías se propone para ser utilizado en el proceso documental,
transversal que no fueron desarrollada por el archivo Distrital de Bogotá. Me permito
señalar, relacionar las actividades a seguir por el equipo inter disciplinario.
1º RECOLECTAR INFORMACION INSTITUCIONAL
Para la normalización de la gestión documental, se debe recolectar la guíenle
información, disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la
creación y cambios estructurales de la entidad. ( Decretos, acuerdos.
IDENTIFICACION DE LA PRODUCION DOCUMENTAL
Para la identificación documental se debe establecer la unidad administrativa, con sus
respetivas funciones esto se debe hacer por medio de acto administrativo, juntos a los
procesos y procedimientos con el fin de construir la TRD.
Aspecto para en la identificación documenta
A – Registro de SGC. Claramente identificado en los procesos y procedimientos
misionales.
B – Los documentos que son recibidos por la entidad que no figuran en el SGC, en
cumplimiento de sus funciones.
C – Los documento que se generan en cumplimiento de las funciones asignadas y que
el SGC no identifica, estos últimos se presentan con actas que emiten los comités
establecidos.
Hay un último caso que lo constituye la alta dirección en el sistema de calidad en el
ejercicio de las funciones asignadas y genera Series y Subseries documentales que
no quedan registradas en los procesos y procedimientos.
CADENA DE PRODUCCION DE DOCUMENTAL PARA IDENTIFICACION DE
DOCUMENTOS.
A – Competencia
B – Función
C – Proceso
D procedimiento
D – Actividades
DOCUMENTOS PARA LA ELABORACION DE NUA TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL. TRD
1º - Copilar información institucional, consiste en las disposiciones legales sobre la
creación, cambios de la estructura organizacional.
2º Revisar los manuales de funciones y procedimientos para definir a cuales unidades
administrativas se les deberá elaborar ( TRD ).
3º Aplicar encuestas, estudios. Unidad documental. Se aclara que este instrumento
de análisis documental es surtido con la caracterización documental.
4º Analizar la información recolectada con el propósito de obtener la propuesta TRD,
se debe realizar un análisis objetivo y exhaustivo en la información copilada, durante
los pasos anteriores.
5º Estructurar las TRD en el formato establecido, registrar las series y subseries
definidas en el CCD juntos con los tiempos de retención, tanto en el archivo de gestión
como en el archivo central.
DEPENDENCIAS QUE PRODUCEN LA DOCUMENTACION
A – Dirección General
B – Oficina de control interno
C – Subdirección de informática y sistema
D – Subdirecciones administrativa
E – Subdirección de talento humano
F – Grupo de nomina
G – Grupo de administración de personal
H - Grupo de bienestar social
SUBSERIES DOCUMENTALES
1º - Acta de comisión distrital de sistemas
2º - actas de comités de auto control
3º - Circulares externas
4º - Circulares internas
5º - Informes finales de ejecución del plan personal
6º - Informes finales de ejecución del programa de bienestar social
7º - informe finales de ejecución de incentivos
PRESENTACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
La entidad podrá remitir una comunicación oficial, firmada por el secretario general, o
por un funcionario de igual o superior jerarquía a cuyo cargo estén los archivos
públicos, a la subdirección del sistema distrital de archivo, solicitando la revisión de
TRD.
Las tablas de retención documental presentadas al archivo de Bogotá, deben
presentar los siguientes requisitos generales.
1º - Reflejar la producción documental de cada una de las dependencias según la
última estructura orgánico funcional, de las entidades aprobadas por acto
administrativo.
2º - tener ficha de elaboración posterior al 1º de enero del 2007, de acuerdo con la
ultima restructuración del Distrito capital, estipulada en el acuerdo 257 del 2006.
3º - Estar diligenciadas en el formato del archivo general de la nación, incluyendo un
ítem donde se identifique el proceso o el procedimiento, con los anexos
correspondientes.
4º - Ser entregados en soportes de papel y en medio magnético ( CD o DVD )