Dr. Nery Muñoz. Introducción al Derecho Notarial.
RESUMEN
CAPÍTULO XIV. EL PROTOCOLO NOTARIAL
ANTECEDENTES. Hernández Camey, Enma Yolanda. El Contenido y Forma del Protocolo del
Notario, tomado de Argentino I. Neri (Tratado teórico-práctico de derecho notarial). “En los
comienzos de la vida jurídica, los hombres estipulaban verbalmente, realizando el
lenguaje como elemento capital empleado a modo de texto, y el rito como forma de
expresión litúrgica; eran las únicas huellas que quedaban de las declaraciones de
voluntad jurídica, puramente verbales, que vinieron a ser medios de prueba poco
consistentes, pues se perdían en las sombras del olvido, y para revelar su existencia
había que reproducir el acto; la supervivencia de éste no se logra así nada más, ya que
muchas veces faltaban sus propios actores, aún los testigos presenciales del acto, todo lo
cual daba una prueba a medias del mismo. “Por esta razón, la oralidad se sustituyó por la
prueba escrita, más eficaz por ofrecer menos fallas. “Pero los hombres no se
conformaron con traducir y presentar en un escrito la voluntad creadora de sus derechos,
ya que el título así creado no resultaba cabalmente seguro, porque el documento podía
extraviarse, la veracidad del acto ser negada; los testigos desaparecer o incapacitarse.
“Hubo entonces necesidad de materializar la prueba, de recurrir a la grabación gráfica
sobre un elemento físico para que hiciera visible y perpetua su consideración. De este
modo los hombres idearon que al emitirse la voluntad se hiciera entre solemnidades y
quedara grabada gráficamente sobre un objeto material impregnado de la voluntad
creadora, guardador de una primera decisión del espíritu, conservador de una creación
del hombre; a esa primera fuente de la génesis del acto jurídico; llamaron PROTOCOLO.
“De manera, que el protocolo ha sido una creación derivada de la necesidad que el
hombre tuvo de llevar al papel escrito la voluntad creadora de las relaciones jurídicas,
para que de él surgiera, sin riesgo de pérdida, y en caso de duda para mejorar probar,
toda la intención contractual, materializada en forma gráfica, manuscrita. “Como
fenómeno derivado de la ordenación de los instrumentos públicos, el protocolo penetró en
el derecho positivo y fue adoptado por la mayoría de las legislaciones y superado por el
proceso de transformación.”
“El protocolo es de alta conveniencia porque mediante él, se guardan en lugar seguro los
instrumentos públicos y no sufren el riesgo de perderse, ocasionando con ello, la pérdida
de sus derechos o un perjuicio talvez irreparable. Si los actos y contratos tuviesen una
vida fugaz podría excusarse el protocolo pero cuando se contraen relaciones jurídicas
duraderas, es conveniente que los mismos permanezcan en forma íntegra.
“En consecuencia, la existencia del protocolo, es necesaria para la función notarial
guatemalteca, e importante para la conservación del instrumento público. Asegurando
así los derechos de los otorgantes. Por otra parte, tiene relevancia el protocolo en
nuestro medio por el hecho que los actos y negocios jurídicos que se consignan en el
mismo, tienen, por lo general cierta durabilidad que se prolonga con el tiempo, por cual,
en cualquier momento constituye prueba fehaciente sobre los derechos y relaciones
jurídicas incorporadas en tales documentos.”
ETIMOLOGÍA. Oscar Salas, citando a varios autores, entre ellos Escriche, Fernández
Casado, Otero y Valentín, y R. Barcia, expone: “Existen varias acepciones de la palabra
protocolo. Su etimología poco ayuda para esclarecer cuál es su sentido propio, pues hay
diversidad de opiniones acerca de su origen. Evidentemente es palabra compuesta del
prefijo proto, procedente de la voz griega protos, y del sufijo colo o colon, sobre cuya
significación no se han puesto de acuerdo los autores.
Según Escriche proviene de la voz latina colliun o collatio, que significa comparación o
cotejo; según otros, mencionados por Fernández Casado, se deriva del griego kollon, que
quiere decir pegar, debido quizás a que en la Roma de Justiniano se fijaba a toda copia
en limpio una etiqueta o sello, aunque según dicho autor se deriva del sánscrito kul que
significa reunir y lo reunido, es decir, depósito. Para Roque Barcia, en fin, proviene del
griego kolla, equivalente de cola o engrudo porque así se pegaban las hojas de los libros.
Su origen se remonta, según algunos, a la práctica de los tabelliones romanos de
conservar copia de los documentos que redactaban, y según otros, de la costumbres de
los argentarios griegos que desempeñaban funciones de procuración y gestión de
negocios de sus clientes y notariales, redactando contratos que escribían en libros que
guardaban en su poder.”
Enuncia el autor aludido, que el Fuero Real de España, dispuso que los escribanos
tuvieren notas primeras o resúmenes, llamadas también imbreviaturas, hasta que se llegó
a conservar en poder del Notario el texto íntegro del documento y la cartae fue la
reproducción fiel, (lo que nosotros conocemos como testimonios). Esto fue consagrado
legalmente en la Pragmática de Alcalá en 1503.
DEFINICIÓN. Carlos Emérito González, se refiere al Registro de escrituras públicas: “El
vocablo “registro” tiene distintas acepciones. Podemos decir que es el libro en que cada
notario extiende las escrituras públicas que otorgan ante él. En ese sentido puede
emplearse como sinónimo de protocolo. Larraud: “…el volumen, o serie de ellos, en que el
escribano colecciona ordenadamente y conforme a la ley los documentos matrices de
oficio, sometidos a su custodia.”
Giménez-Arnau: (1) la palabra “Protocolo" es expresión de múltiples acepciones. En su
sentido más vulgar, quiere decir colección de hojas, folios o documentos, adheridos unos
a otros que, en su conjunto, forman un volumen o libro.
Con mayor (2) valor técnico, Gonzalo de las Casas, le atribuía los siguientes significados:
- El instrumento público notarial
- El libro anual formado con los instrumentos públicos autorizados por un Notario
- El formulario que contiene las reglas de etiqueta y diplomacia, con que se tratan
recíprocamente los Gobiernos;
- El registro donde se inscriben las deliberaciones y acuerdos de los Congresos y
negocios diplomáticos.”
Son muchas las acepciones que se le dan a la palabra protocolo, por lo que es más
adecuado hablar del (1) protocolo del notario, (2) protocolo notarial o (2) registro notarial.
Guatemala: Se conoce como protocolo, (1) al tomo empastado de los instrumentos
autorizados durante un período de tiempo (un año natural, según la ley); (2) al papel
sellado especial que se vende exclusivamente a los Notarios para faccionar escrituras; y
(3) al conjunto de escrituras que se llevan faccionadas en el año que transcurre. Nuestra
legislación, también hace referencia al (4) conjunto tomos de protocolos de varios años.
DEFINICIÓN LEGAL. “El Protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices,
de las actas de protocolación, razones de las legalización de firmas y documentos que el
notario registra de conformidad con esta ley.” (Arto. 8 C. de Notariado).
APERTURA. El protocolo se abre cada año, con la primera escritura que se facciona, la
cual llevará siempre el número uno, la que principiará en la primera línea del folio inicial.
(Arto. 12)
No es necesaria razón de apertura, es obligatorio el pago de cincuenta quetzales en la
Tesorería del Organismo Judicial por derecho de apertura. Los fondos se destinan para
la encuadernación y conservación de los protocolos depositados en el Archivo General de
Protocolos. (Arto. 11).
CONTENIDO, del protocolo del notario: las escrituras públicas o matrices, las actas de
protocolización, las razones de legalización de firmas, la transcripción del acta de la
cubierta del testamento cerrado, la razón de cierre, el índice y los atestados.
FORMALIDADES.
1. Los instrumentos deben redactarse en español, escribirse a máquina o a mano de
manera legible y sin abreviaturas.
2. Los instrumentos deben llevar numeración cardinal, escribiéndose uno a continuación
de otro, en orden riguroso de fechas, y entre cada instrumento solo debe quedar
espacio para las firmas.
3. El protocolo debe llevar foliación cardinal, escrita en cifras.
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o cantidades, se expresan con
letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, prevalece lo escrito
en letras.
5. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se
copian de manera textual.
6. La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse, salvo casos de
protocolizaciones, o que se hubiera terminado la serie y se inicie una nueva.
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes
de que se firmado el instrumento. (Arto. 14)
CIERRE. El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural, pero también
puede cerrarse antes si el Notario dejare de cartular. El cierre es mediante una razón
notarial, la cual debe hacerse en papel especial de protocolo. Debe contener: La fecha,
el número total de instrumentos autorizados, indicando cuantos de ellos son escrituras
públicas, número de actas de protocolización, razones de legalización, número de
escrituras canceladas, si hubieren; el total de folios utilizados; observaciones si fueran
necesarias y la firma del Notario.
ÍNDICE. A continuación de la razón de cierre, debe redactarse el índice en cual se
elabora en papel corriente o bond. Según el Código de Notariado debe hacerse en papel
sellado del mismo valor del papel de protocolo, pero por ya no existir papel sellado, el
índice se elabora en papel bond y debe contener en columnas separadas:
1. El número de orden del instrumento. (Escritura, acta de protocolización, o razón de
legalización).
2. El lugar y fecha de su otorgamiento.
3. Los nombres de los otorgantes, si fuere el notario, debe anotar su nombre.
4. El objeto del instrumento.
5. El folio en el que se inicia.
Es permitido utilizar cifras y abreviaturas, al final la fecha y firma del Notario, antes de
suscribirlo podrá hacer observaciones si las hubiera. (Artos. 15 y 16).
ATESTADOS. Documentos que el Notario agrega al final del protocolo y tienen relación
con los instrumentos autorizados. Deben constar, principalmente, el recibo del pago de
apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales, copias de avisos, recibos,
solvencias, etc. (Arto. 17).
EMPASTADO. Dentro de los treinta días posteriores al cierre del protocolo el Notario
debe mandar a empastar su protocolo. (Arto. 18). Puede hacerse en uno o más tomos,
dependiendo de su volumen, usualmente es solo tomo. No es permitido empastar en un
tomo, dos o más años.
INSPECCIÓN Y REVISIÓN, del protocolo. OBJETO: Comprobar si en el mismo se han
llenado los requisitos formales establecidos en la ley. La revisión puede ser de TRES
CLASES.
A) Inspección y revisión ORDINARIA. Debe hacerse cada año. El Notario está obligado a
presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la inspección y
revisión en su presencia. En la capital, es el Director del Archivo General de
Protocolos el facultado y en los departamentos los Jueces de primera Instancia.
También el Presidente del Organismo Judicial puede nombrar a Notarios colegiados
activos para que practiquen la inspección y revisión de protocolos, tanto en el
departamento de Guatemala, como en los otros departamentos. *** En la actualidad en
las Delegaciones departamentales del Archivo.
B) Inspección y revisión EXTRAORDINARIA. En cualquier tiempo, cuando lo ordene la
Corte Suprema de Justicia.
C) ESPECIAL. En casos de averiguación sumaria por delito, también se puede hacer la
revisión de un protocolo notarial.
ENMIENDA DE ERRORES U OMISIONES DE FORMA. Artículos 96 y 97, C. de
Notariado.
❖ Alterar la numeración cardinal del instrumento.
❖ Alterar la numeración de la foliación.
❖ Alterar el orden de la serie.
❖ Dejar una página en blanco.
❖ Inutilización de una hoja o pliegos del protocolo.
PROCEDIMIENTO. El notario acudirá a un Juez de Primera Instancia del orden civil, el
cual al constatar el error y en vista de las razones expuestas por el notario, podrá acordar
la enmienda, levantándose el efecto un acta, certificación de la cual se agregará entre los
comprobantes del protocolo.