Anexo. Acta de constitución de proyecto.

Fecha: 25-06- Nombre del Proyecto: Creación de una empresa móvil de catering para
2025 eventos

Justificación

La creación de una empresa móvil de catering para eventos en la ciudad de Cúcuta surge como
respuesta a una necesidad concreta del entorno: la creciente demanda de servicios gastronómicos
flexibles, de calidad y con un enfoque innovador. Este proyecto busca aportar al desarrollo
económico local mediante la generación de empleo, el fortalecimiento del emprendimiento y la
promoción de prácticas sostenibles en el sector de alimentos y servicios.

Este emprendimiento se articula con varios Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de la

Agenda 2030, en particular:

• ODS 8: Trabajo decente y crecimiento económico, al generar oportunidades laborales

dignas y fortalecer el tejido empresarial local.
• ODS 12: Producción y consumo responsables, al promover prácticas sostenibles, como el
uso de productos locales, reducción del desperdicio de alimentos y uso de materiales
biodegradables o reutilizables.
• ODS 11: Ciudades y comunidades sostenibles, al contribuir a una oferta de servicios
modernos y adaptables que mejoran la calidad de vida urbana.

Asimismo, el proyecto está alineado con el Plan Nacional de Desarrollo de Colombia, que
impulsa el fortalecimiento del sector empresarial, el apoyo a las microempresas y la reactivación
económica a través del emprendimiento juvenil, la inclusión productiva y la innovación.

En el ámbito regional, se articula con el Plan de Desarrollo Departamental de Norte de

Santander, que contempla la dinamización de la economía a través del impulso a sectores como la
gastronomía, el turismo y los eventos, además de apoyar el desarrollo de capacidades empresariales
en los jóvenes y emprendedores.

A nivel local, el Plan de Desarrollo Municipal de Cúcuta reconoce la importancia de fomentar

iniciativas empresariales que aporten al desarrollo económico y social de la ciudad, especialmente
aquellas que promuevan la formalización laboral, el uso de tecnologías limpias y la inclusión social.

El impacto del proyecto se proyecta en diversas dimensiones:

• Económica: generará ingresos y empleos directos e indirectos, incentivará el consumo de

productos locales y dinamizará el sector de eventos y gastronomía.
 • Social: ofrecerá oportunidades de capacitación y empleo a jóvenes y mujeres, mejorará la
oferta de servicios en la ciudad y fomentará una cultura de emprendimiento.
• Ambiental: mediante prácticas de consumo responsable, manejo adecuado de residuos y la
reducción de la huella ambiental de los eventos.

este proyecto no solo representa una oportunidad empresarial viable, sino que también tiene el
potencial de contribuir significativamente al desarrollo sostenible de la región, fortaleciendo las
capacidades locales y generando un impacto positivo en la economía, la sociedad y el medio
ambiente.

Objetivos Estratégicos de la Organización a los que está alineado el proyecto

• Brindar servicios de catering móvil de alta calidad en la ciudad de Cúcuta, caracterizados por
su innovación, eficiencia y atención personalizada, satisfaciendo las necesidades gastronómicas de
eventos sociales, empresariales y culturales.

• Fomentar el desarrollo económico y social local mediante la generación de empleo digno, la

vinculación de proveedores regionales y la capacitación continua del talento humano vinculado a la
empresa.

• Implementar prácticas sostenibles en todos los procesos operativos, promoviendo el uso de

productos locales, la gestión responsable de residuos y el consumo consciente, contribuyendo así a
los Objetivos de Desarrollo Sostenible y al bienestar ambiental de la región.
Breve descripción del proyecto:

Creación de una empresa móvil de catering para eventos en la ciudad de Cúcuta:

Este proyecto consiste en la creación de una empresa móvil de catering en la ciudad de Cúcuta,
enfocada en ofrecer servicios gastronómicos innovadores y personalizados para eventos sociales,
empresariales y culturales. La propuesta se materializa a través del diseño y operación de carritos
móviles de comida, los cuales serán modulares, personalizables y adaptables a la temática y tipo
de cada evento. Estos carritos no solo permitirán una atención eficiente y atractiva al cliente, sino
que también llevarán el concepto de la cocina directamente al lugar del evento, garantizando
frescura, calidad y una experiencia única.

La empresa integrará prácticas sostenibles en sus operaciones, priorizando el uso de productos

locales, materiales ecológicos y una gestión responsable de residuos. Además, se orientará a generar
impacto social y económico positivo mediante la creación de empleo, la inclusión de jóvenes y
mujeres emprendedoras, y el fortalecimiento del sector gastronómico local.
Objetivo General

Diseñar y poner empresa móvil de catering en la ciudad de Cúcuta, que ofrezca servicios
gastronómicos personalizados a través de carritos móviles adaptables a diferentes tipos de eventos,
promoviendo la innovación, la sostenibilidad y el desarrollo económico local.

Objetivos Específicos

1. Diseñar e implementar carritos móviles de catering, con estructuras modulares y

estéticamente personalizables, que se ajusten a la temática y necesidades de cada evento.
2. Establecer alianzas con proveedores locales y capacitar al personal vinculado, para
garantizar la calidad del servicio, fomentar el empleo digno y fortalecer el ecosistema
gastronómico regional.
3. Aplicar prácticas sostenibles en los procesos operativos, como el uso de productos
locales, materiales biodegradables y una gestión adecuada de residuos, en coherencia con los
Objetivos de Desarrollo Sostenible.

Principales interesados

1. Emprendedores/Equipo Fundador
o Interés: Desarrollar el modelo de negocio, generar ingresos y posicionar la marca en
el mercado local.
o Rol: Líderes del proyecto, tomadores de decisiones y responsables de la
implementación.
2. Clientes (particulares, empresas, organizadores de eventos)
o Interés: Acceder a un servicio de catering innovador, personalizado y de calidad.
o Rol: Usuarios finales del servicio, fuente de retroalimentación y fidelización.
3. Proveedores locales (alimentos, bebidas, insumos, decoración)
o Interés: Establecer relaciones comerciales sostenibles y aumentar sus ventas.
o Rol: Aliados estratégicos para garantizar calidad, frescura y sostenibilidad del
producto.
4. Personal operativo y administrativo (cocineros, meseros, logísticos, diseñadores de
carritos)
o Interés: Obtener empleo digno, capacitación y estabilidad laboral.
o Rol: Ejecutores del servicio y embajadores de la marca en campo.
5. Entidades gubernamentales (alcaldía, Cámara de Comercio, SENA, Invima)
o Interés: Promover el emprendimiento, el empleo y la formalización del sector
gastronómico.
o Rol: Facilitadores de apoyo técnico, normativo, financiero y de capacitación.
 6. Clientes potenciales del sector turístico
o Interés: Acceder a una oferta gastronómica atractiva y culturalmente relevante.
o Rol: Expansión futura del mercado objetivo.
7. Comunidad cucuteña
o Interés: Generación de empleo local, fortalecimiento económico y cultural de la
ciudad.
o Rol: Beneficiarios indirectos del impacto social y económico del proyecto.
8. Inversionistas o entidades financieras (si se busca financiación externa)
o Interés: Rentabilidad del negocio y sostenibilidad a largo plazo.
o Rol: Posibles financiadores del capital inicial o de expansión.

Requisitos:

1. Carritos móviles de catering

• Diseño modular y desmontable: Fácil de transportar, montar y desmontar.
• Estética personalizable: Superficies lisas que permitan vinilado, iluminación intercambiable
y accesorios temáticos.
• Materiales resistentes y livianos: Estructuras en aluminio o acero inoxidable, paneles de
PVC o madera tratada.
• Cumplimiento de normas sanitarias: Superficies lavables, espacios para almacenamiento
seguro de alimentos, sistema de lavado portátil.
• Eficiencia en el uso del espacio: Incluye compartimentos para utensilios, refrigeración,
calentadores portátiles.

2. Plan de capacitación

• Contenidos actualizados y prácticos: Manipulación higiénica de alimentos, servicio al

cliente, montaje de carritos, prácticas sostenibles.
• Instructores con experiencia: Chefs, técnicos en alimentos, expertos en sostenibilidad.
• Formato accesible: Talleres presenciales y/o virtuales, materiales didácticos (manuales,
infografías, videos).
• Evaluación y certificación: Sistema de evaluación y entrega de certificado al personal
capacitado.

3. Protocolo de sostenibilidad
• Lista de proveedores locales certificados: Productores de alimentos frescos y sostenibles.
• Manual de gestión de residuos: Separación en fuente, uso de compostaje y reciclaje.
• Catálogo de materiales sostenibles: Envases biodegradables, servilletas recicladas, bolsas
compostables.
• Indicadores de sostenibilidad: Huella de carbono, cantidad de residuos evitados, empleos
verdes generados.
•
PARTE TÉCNICA DEL PROYECTO

1. Materiales
Tipo de material Uso Especificación
Estructura de Resistente, higiénico y fácil de
Acero inoxidable
carritos limpiar
Aluminio Soportes y marcos Ligero, resistente al óxido
PVC o madera tratada Paneles modulares Personalizables, lavables
Temáticos, removibles,
Vinilos decorativos Personalización
resistentes al agua
Empaques Servicio de
Comportables, certificados
biodegradables alimentos
Estética y
Iluminación LED Bajo consumo energético
visibilidad

2. Talento humano necesario

Rol Función Perfil requerido
Preparación de alimentos, Formación técnica en
Chef o cocinero/a
diseño de menú gastronomía
Control de calidad, Experiencia en BPM
Técnico en alimentos higiene y seguridad (Buenas Prácticas de
alimentaria Manufactura)
Transporte, armado y Habilidad en estructuras,
Montajistas/logística
desmontaje de carritos manejo de herramientas
Personalización estética Dominio de diseño visual
Diseñador gráfico
de carritos y vinilado
Experto en servicio al
Capacitador/a Formación de personal
cliente o sostenibilidad
Coordinador/a de Gestión de eventos y Perfil administrativo con
operaciones logística experiencia en eventos

3. Equipos y maquinaria
Equipo Función Detalles
Carritos modulares Unidad principal de Con ruedas, lavamanos
de catering servicio portátil, compartimentos
Conservación de Bajo consumo, ideal para
Neveras portátiles
alimentos exteriores
Calentadores o Mantener temperatura A gas o eléctricos, de bajo
estufas portátiles de alimentos consumo
Sistema de lavado Lavamanos con bomba
Higiene
móvil manual o eléctrica
 Herramientas de
Armado de carritos Taladros, llaves, cortadoras
montaje
Equipos de Guantes, gorros, delantales,
Seguridad del personal
protección personal mascarillas

4. Sostenibilidad técnica
• Selección de insumos según criterios ambientales (ecoetiquetas, producción responsable).
• Medición de impacto: sistema para medir cantidad de residuos, uso de productos locales,
huella ecológica.
• Capacitación continua: talleres periódicos sobre sostenibilidad operativa.

Supuestos

Nº Supuesto Justificación
El crecimiento de eventos sociales y corporativos
Habrá demanda suficiente de servicios de
1 en exteriores y formatos flexibles favorece este
catering móvil en la región.
modelo.
Se podrá acceder a proveedores locales Muchos productores y negocios locales buscan
2
dispuestos a establecer alianzas. canales de distribución alternativos.
El talento humano disponible podrá ser Existen instituciones de formación técnica y
3 capacitado en estándares de calidad y profesionales interesados en el sector
sostenibilidad. gastronómico.
Los materiales y equipos necesarios estarán La mayoría de los insumos son comunes o tienen
4
disponibles en el mercado nacional. alternativas locales/importadas.
Los clientes valorarán la personalización Las nuevas tendencias de consumo valoran la
5
estética y el enfoque ecológico. sostenibilidad y la diferenciación visual.
Se podrá operar con los permisos y
Siempre que se sigan las BPM y regulaciones
6 normativas vigentes para el sector
locales, no habrá impedimentos legales graves.
alimentario y de eventos.

Restricciones

1. Restricciones de Tiempo
Restricción Descripción

Temporadas altas de La mayoría de los eventos se concentran en ciertos meses del año (ej.
eventos verano, diciembre), limitando la operatividad continua.

Tiempos de montaje y El servicio debe instalarse y retirarse en tiempos muy ajustados según
desmontaje la logística del evento.
 Duración de las Capacitar al personal de manera eficiente sin afectar la operación
capacitaciones regular es un reto de programación.

Desarrollo y Diseñar, fabricar y personalizar cada carrito requiere tiempo previo,

personalización de carritos especialmente si se hace a medida para cada evento.

2. Restricciones de Costo
Restricción Descripción

Presupuesto inicial El capital de inversión debe priorizar entre diseño de carritos, compra de
limitado equipos y marketing inicial.
Costos de materiales Los insumos biodegradables o ecológicos suelen ser más costosos que
sostenibles los convencionales.

Mantener condiciones de empleo digno puede representar un costo fijo

Gasto en talento humano
significativo en las primeras etapas.

El traslado frecuente de los carritos y personal representa un gasto

Transporte y logística
operacional continuo.

3. Restricciones de Alcance
Restricción Descripción
Alcance geográfico limitado Se comenzará operando en una zona específica antes de escalar a
inicialmente otras regiones.

Cantidad limitada de carritos Por presupuesto y capacidad operativa, se iniciará con un número
en fase inicial reducido de unidades móviles.
Oferta de servicios modular y En las primeras etapas no se ofrecerán todos los tipos de catering o
acotada temáticas, sino solo una selección básica.

4. Restricciones de Calidad
Restricción Descripción

Normativas sanitarias y de Se deben cumplir estrictamente los estándares de manipulación y

inocuidad alimentaria transporte de alimentos.

Estándares de presentación El alto nivel de personalización implica mantener una calidad visual
estética consistente, lo que exige materiales y mano de obra especializada.
 La calidad debe mantenerse en diferentes eventos, incluso con
Consistencia del servicio
cambios en personal o locaciones.

5. Restricciones de Satisfacción del Cliente

Restricción Descripción

Expectativas de Los clientes esperan un servicio visualmente atractivo y adaptado a su

personalización elevadas evento, lo que aumenta la exigencia.

El cliente puede tener expectativas altas respecto a lo que incluye el

Valor percibido vs. precio
servicio, especialmente al pagar por sostenibilidad y diseño.
Tiempo de respuesta y Se espera una atención rápida y eficiente, tanto en la preventa como
atención durante el evento.

Riesgos principales

1. Riesgos Operativos
Riesgo Descripción Impacto Probabilidad Mitigación
Retrasos en la instalación Protocolos de montaje,
Fallas logísticas en de carritos por falta de personal capacitado,
Alto Medio
montaje/desmontaje personal, transporte o tiempos de reserva
condiciones del lugar. amplia.
Dificultad para contratar Alianzas con centros de
Escasez de talento
y mantener personal con Medio Alto formación técnica,
capacitado
el perfil adecuado. planes de retención.
Gestión de reservas
Dificultad para atender
Saturación en anticipadas, límite de
todos los eventos en Alto Medio
temporada alta eventos diarios,
picos de demanda.
subcontratación

2. Riesgos Financieros
Riesgo Descripción Impacto Probabilidad Mitigación
Aumento de precios Encarece la operación Negociar con proveedores,
de insumos y reduce margen de Medio Alto buscar materiales alternativos,
sostenibles ganancia. compras al por mayor.
Reducción en la
Diversificación de servicios
Fluctuación en la cantidad de eventos
Alto Medio (ej. food truck en ferias,
demanda durante temporadas
ventas directas), promociones.
bajas.
Falta de Dificultad para Buscar inversionistas,
financiamiento adquirir equipos o Alto Medio crowdfunding, concursos de
inicial materiales clave. emprendimiento.

3. Riesgos Técnicos
Riesgo Descripción Impacto Probabilidad Mitigación
Fallas en equipos Mantenimiento preventivo,
Interrumpe el servicio
(carritos, neveras, Alto Medio equipos de respaldo,
durante un evento.
calentadores) manuales de operación.
Vinilos o elementos
Problemas con la
decorativos Estandarización de calidad
personalización Medio Bajo
defectuosos o mal y revisión previa al evento.
estética
instalados.

4. Riesgos Comerciales
Riesgo Descripción Impacto Probabilidad Mitigación
Competencia de Empresas consolidadas
Diferenciación por
servicios pueden ofrecer precios
Medio Medio sostenibilidad, diseño y
tradicionales o food más bajos o más
experiencia personalizada.
trucks variedad.
Protocolos de atención al
Malas reseñas o Puede afectar la
cliente, seguimiento post-
insatisfacción del reputación y futuras Alto Bajo-Medio
evento, encuestas de
cliente contrataciones.
satisfacción.

5. Riesgos Legales y Sanitarios

Riesgo Descripción Impacto Probabilidad Mitigación
Multas o clausura si no Formación continua,
Incumplimiento de
se siguen buenas Alto Bajo inspecciones internas,
normas sanitarias
prácticas. asesoría legal.
Limitaciones en Gestionar permisos con
Restricciones
permisos para instalar anticipación, ofrecer
municipales para operar Medio Medio
carritos en algunas servicio en espacios
en espacios públicos
zonas. privados.
6. Riesgos Ambientales / Climáticos
Riesgo Descripción Impacto Probabilidad Mitigación
Condiciones Lluvia o viento afectan Uso de carpas resistentes,
climáticas montaje y operación al aire Alto Medio plan de contingencia con
adversas libre. carritos techados.
Inadecuada Contenedores
Riesgo reputacional y legal
gestión de diferenciados, capacitación
si no se separan o Medio Bajo
residuos en al personal, alianzas con
recolectan adecuadamente.
eventos recicladores.

Cronograma de hitos principales

Acta de Inicio aprobada 25/06/2025

Definición del modelo de negocio y registro 02/07/2025
en cámara de comercio
Contacto con aliados clave (evento 09/07/2025
planer, imprenta, banco) Encargo de
diseños de carritos.
Personalizacion grafica de carritos y 27/07/2025
capacitación rápida de personal
operativo
Prueba piloto en evento real o simulado 07/08/2025
Feedback inicial o ajustes 09/08/2025

Director del Proyecto Nivel de autoridad

Acceder a la información del cliente y negociar cambios
Andrea Gonzalez Programar reuniones del proyecto con los gerentes funcionales
Administrar el presupuesto del proyecto y sus modificaciones
Negociar con los gerentes funcionales los miembros del equipo

Patrocinador Daniela Carvajal Pabón

Firma del patrocinador
Daniela Carvajal
NOMBRE DEL PROYECTO: Creación de una empresa móvil de catering para
eventos en la ciudad de Cúcuta

FECHA DE ELABORACIÓN: 21/06/2025

[Link]
corporativos
NOMBRE DEL PROYECTO: Creación de una empresa móvil de catering para
eventos en la ciudad de Cúcuta

FECHA DE ELABORACIÓN: 21/06/2025

EDT - Empresa Móvil de Catering para Eventos - ACTIVIDAD

1. Creación de una empresa móvil de Catering para eventos en la ciudad de
Cúcuta
1.1. FASE 1
1.1.1. Planificación del Proyecto
[Link] Elaboración del acta de constitución
[Link] Definición de objetivos y alcance
[Link] Identificación de interesados
[Link] Análisis de riesgos y restricciones
[Link] Cronograma general del proyecto
[Link] Presupuesto inicial
1.2. FASE 2
1.2.1. Diseño y Desarrollo de Carritos Móviles
[Link]. Diseño conceptual y técnico
[Link]. Selección de materiales sostenibles
[Link]. Personalización estética (vinilos, iluminación)
[Link]. Fabricación y montaje
[Link]. Pruebas de funcionamiento
[Link]. Cumplimiento normativo sanitario
1.2.2. Gestión de Proveedores y Alianzas
[Link]. Identificación y selección de proveedores locales
[Link]. Negociación de condiciones y contratos
[Link]. Elaboración de catálogo de insumos sostenibles
[Link]. Establecimiento de indicadores de sostenibilidad
1.2.3. Capacitación del Personal
[Link]. Diseño del plan de formación
[Link]. Contratación de capacitadores
[Link]. Ejecución de talleres presenciales y virtuales
[Link]. Evaluación y certificación de participantes
1.2.4. Gestión Operativa y Logística
[Link]. Selección y adquisición de equipos (neveras, calentadores, etc.)
[Link]. Contratación de personal operativo y administrativo
[Link]. Diseño de protocolos de montaje y desmontaje
[Link]. Planificación logística para eventos
[Link]. Manual de operación de los carritos
1.2.5. Estrategia Comercial y Marketing
[Link]. Diseño de imagen de marca
[Link]. Desarrollo de material publicitario
[Link]. Plan de lanzamiento (redes, ferias, demostraciones)
[Link]. Estrategia de fidelización y atención al cliente
[Link]. Gestión de reservas y agenda
1.3. FASE 3
1.3.1. Piloto y Validación
NOMBRE DEL PROYECTO: Creación de una empresa móvil de catering para
eventos en la ciudad de Cúcuta

FECHA DE ELABORACIÓN: 21/06/2025

[Link]. Selección de evento piloto

[Link]. Pruebas operativas y logísticas
[Link]. Evaluación de la experiencia del cliente
[Link]. Ajustes finales al modelo de negocio
1.4. FASE FINAL 4
1.4.1. Cierre del Proyecto
[Link]. Evaluación de resultados vs. objetivos
[Link]. Informe final del proyecto
[Link]. Documentación de lecciones aprendidas
[Link]. Entrega oficial de los carritos y sistema de operación
[Link]. Cierre administrativo y financiero